第一篇：高校档案管理创新思维
1实行档案管理服务创新的必要性
1.1档案管理的创新服务是经济全球化的客观要求
随着社会经济的发展，全球都已经进入了经济时代，而我国顺着潮流的发展也努力朝信息化发展，但是在发展的同时也有严峻的挑战，这主要表现在信息量的急速扩增。而档案管理工作作为为社会提供服务的工作，也面临着这个严峻的考验，所以，只有加快档案管理信息化的发展，才能解决这一类问题，从而可以发挥其自动化程度高、传输信息快。
1.2具有创新意识有利于档案事业的可持续发展
档案事业的可持续发展除了创新之外还需要社会功能的改善，同时也要经济社会的同步发展，而这些都需要我们站在社会的角度，把握住事业发展的方向。
1.3开展在线服务的创新
在信息化的今天，对于传统的档案利用方式必然发生改变，因为社会的信息化对于人们的学习、工作、生活都产生了一定的影响，所以对于其他方面的管理也必然产生影响，这种影响使得人民对于信息的时效性会比较重视，而互联网的快速发展就会使人们想要通过网络得到更多的信息，所以传统的以纸质文字为基础的档案管理模式也逐渐被信息化科技化的管理模式所代替，而这也是时展所必须经历的结果。
2高校档案管理现状
由于经济的发展，社会对于人才的需求量也在逐渐增加，而高校作为为社会输入人才的院校，其教学也越来越受到重视。正是由于高校受到前所未有的关注，其数量也在迅速增加，相对的高校的学生与教职工也在成倍地增长，这些对于高校的档案管理工作都起到了一定的促进作用。高校档案除了具有传统档案的一些特点之外，还具备其高校本身所具有的专业性的特色。对于普通高校而言，高校档案管理隶属于学校的一个服务性质科室，是没有决策的能力的，所以高校档案管理的主要职责是配合学校工作，其他一些决策的事件还需其他部门决策。针对目前高校档案管理的现状，我们将其缺点分为三个方面：（1）资源不足和浪费现象，这一方面主要是由于过于追求全面性而忽略应用性，而这种情况会导致整个档案管理工作处于被动的局面，从而对沟通也起到一定的阻碍作用，这些虽然看不起眼，但实际上对档案文献等都造成了极大的浪费；（2）高校档案管理评价体系相对松散，其严谨程度有待提高，并且通过对管理水平的评价就能够判定档案管理工作质量。而且高校档案管理人员都是一些年资比较深的老干部，其专业素养还有待提高。
3高校档案管理的存在问题分析
3.1高校档案管理理念比较落后，档案呈现方式和管理方式相对单一
目前高校档案管理依然保持着传统的“以藏为主，重藏轻用”理念，而且对于高校档案管理学校领导并不是十分重视，其管理人才也缺乏专业知识。还有就是在信息化的今天，高校档案管理的硬件设施仍然比较少，这样就使高校档案管理工作拥有较大的提升空间。现在的高校管理主要分为三类，分别包括纸质档案、声像档案和电子档案这三类，而电子档案虽然也在高校档案管理的计划中，但是由于属于发展阶段，所以还停留在口号阶段，并没有进行实际的操作。所以对于高校的档案管理，目前主要是依靠手工进行操作管理的，这种情况就会使得工作效率比较低，而随着档案资料的增多，手工管理也越来越无法满足大量文件的查阅与管理。
3.2档案归档规范性有待提升
随着办公自动化的日益普及，电子化、信息化成为档案信息发展的趋势，因而电子文件将是归档工作的重要组成，然而，由于计算机技术并未很好地运用于档案管理工作之中，因此，电子文件归档管理无法充分发挥出其先进的技术优势，仍然采用手工模式进行资料检索、调阅档案，以及使用纸化阅档方式，致使档案归档能力较弱。相对而言，高校使用计算机技术较为普及，信息资源流通较快，通常采用方便快捷的网络接收、发送文件，但是由于没有统一规范的管理制度，多数电子文件未能及时形成档案，未做系统化处理，造成资源白白流失。与纸质文档相比，电子文档的收集和归档范围比较广泛，在管理上二者有着本质的区别。由于技术方面的原因，统一管理电子文档难度较大，加之标准亟待完善，因此在实践中产生许多问题。
3.3档案信息化水平有待提高
多数高校档案信息化水平较低，亟待改革创新档案工作，以提升管理水平。高校档案管理信息化水平低的现象，主要表现在以下几方面：首先，档案管理系统未建立和完善，手工操作仍然是日常档案管理工作的主要模式；其次，网络平台未建立，信息化水平较低，开发利用档案的渠道不顺畅；第三，采用“双轨制”的管理模式，不仅工作量大，而且未能充分发挥出所引进的档案管理系统的优势，延缓了信息化的发展。发展和实现档案的信息化，必须改革和创新管理模式，以适应新形势的需要。
3.4档案管理人才结构相对单一
当前，在高校档案管理工作方面，急需引进计算机、档案研究等专业的人才，以此来适应信息化档案管理的发展要求。然而，实际上高校从事档案管理工作的人员，无论是在专业知识方面、科技化技术方面还是在科研创造方面都远远不够，同时又因为档案人事制度的改革，造成档案人员频繁调动，甚至一些非专业技术人员担任档案管理工作，从而难以适应新形势下的档案管理工作的要求。高校的档案管理人员，一部分人对于档案管理工作并不热衷，不但缺乏专业技能，对业务不熟悉，而且对工作敷衍了事，缺少收集档案信息的意识，整理档案材料不够及时，对档案管理水平的提升造成很大影响。
4加强高校档案管理创新体系建设
4.1思想观念意识上的创新
在不一样范畴想要完成立异都需求率先在思想观念上立异，在思想上完成了彻底的转变才能够真实地完成立异，档案管理工作同样是如此，要想推动档案管理的立异首要就应该做好思想观念上的立异。要想在思想观念认识上完成立异，从事有关档案管理工作的人员就要战胜原有的消极思想情绪，活跃地研讨档案管理工作存在的疑问及现状，尽力用新的观念来处理工作中的疑问。首先要将档案管理工作的质量放在第一位，有关的从业人员要活跃地提高本身的专业本质和技术，在档案真实接纳之前细心的查看工作，同时在承受以后要仔细且谨慎做好立卷、鉴定等等管理工作，此外，上级监督部门也要对档案工作进行定时地查看和验收，切切实实地执行好档案的管理使命。最终，要建立档案管理工作的时效观念。有必要更新管理者的观念，才能以超前的认识、超前的节奏、超前的效劳来准确及时地为使用者供给信息和档案。
4.2在管理模式上开展创新型实践
从高校行政部门的设置以及职能来看，档案管理部门只是统一管理之下的一个科室，其工作人员素质参差不齐，随着现代化教学的深入发展，这些问题的弊端逐渐显现，已严重影响到学校档案管理工作的正常运转。因此，不少高校已经意识到问题所在，在随后的学校机构改革过程中，已将档案管理部门明确为学校的直属部门，从其他部门之中剥离出来，使得高校档案管理部门有了更多的自主决策的权利，让其具有了更为宽松的发展空间。档案管理部门的主体地位一经确立，而后应进一步研究和探索档案管理的发展方向和未来趋势。高校应从自身实际出发，根据档案管理的几大主要要素，以破釜沉舟的勇气，下定决心将创新档案管理模式作为一项基础工程来抓。与此工作有关的人员，也应于日常工作中积累经验，注重学习，一旦时机来临，实现由量到质的飞跃。唯有这样，才能探索出高校档案管理工作的新模式。
4.3实现高校档案管理服务模式的创新
高校档案管理工作要想实现创新就需要改变传统的管理手段，随着社会发展、高校招生、学生就业形势的不断变化，高校的教育与管理工作对于档案的需求也会越来越大，涉及范围也会越来越广，所以高校档案的服务水平就要有所提高，院校方面需要加大档案工作的服务力度，不断利用信息化技术开创档案服务新方式，由被动的服务转变为主动服务，实现服务方式的高效率、多元化与社会化。“90后”CEO余佳文所创建的“超级课程表”就是一个很好的典型案例，为同学们了解相互动向提供了一个良好的服务平台，高校档案管理的服务模式也可以全面借鉴“超级课程表”而进行创新，如用人单位或学校通过特定的APP对学生的档案信息进行全面搜索与了解，避免了一系列调用与审核等繁琐流程，既省时又省力。
5总结
总而言之，在高校中，档案管理工作有着重要的地位，要想实现高校全面服务，充分利用高校档案价值，就必须做好相关的档案管理工作。所以针对档案管理人员也要严格地要求，通过培养其科学严谨的工作态度，结合档案管理创新思维，再加上不断创新的档案服务思路、管理模式、管理手段来提升档案管理工作的效率，为高校管理工作发展做出最大贡献。
作者：郭未艾 单位：菏泽学院办公室
第二篇：高校基层档案管理工作浅析
一、对档案进行目标化管理，建立完善的档案管理制度
（一）加强制度建设
要建立健全的档案利用规章制度，包括外借制度、复制制度、阅览制度等，并制定详细的方案、以确保档案不丢失、不失密、不泄密、不破损。对不同层次的利用人员要根据实际情况确定不同的利用范围，规定不同的审批手续。利用档案要有详细的借阅登记记录程序，并指定详细的丢失、泄密、破损赔偿方案，以便责任到人、责任到事，并在实践中不断总结经验和教训、使档案的利用制度不断充实和完善。
（二）加强档案管理人员队伍建设
高校档案管理人员是高校档案利用制度的直接责任人，是档案利用制度的直接执行者，对档案安全负有不可推卸的责任。所以提高基层档案管理人员的素质就变得极其重要。第一，要有较高的政治素质，要有全心全意为人民服务的精神和较高的政治觉悟，要热爱档案事业和档案管理工作。第二，要有较强的业务素质和较高的专业知识，熟悉档案法律法规，熟悉所保管的档案内容及其重要性。第三，要有较高的文化素质，能在日常的档案管理工作中分析存在的问题，及时总结工作的经验和教训，从中找出档案管理工作的规律。第四，要有明锐的的观察能力，根据利用者的具体情况，做好利用者的工作，使其遵守档案管理规定，能及时地发现问题、解决问题。
（三）建立完善的监督措施
要善于观察，根据不同利用者的不同目的和需求，揣摩其思想动机或利用档案的心思，加强重点监控。通过安装摄像监视器，对于为获取凭证而来查阅档案的利用者，要防止其涂改或者偷撕档案；对于在查阅档案时，在纸上划线或者沾口水之类的利用者要及时提醒，以保持档案的整洁、干净。做好利用监督，要勤宣传档案利用的制度和规定，多与利用者交谈，掌握其利用的目的和动机，要用眼睛观察利用者的动态，及时分析利用者的情况和利用档案的效果，落实好利用等级制度，及时检查利用者的案卷，在利用者离开之前，仔细翻阅被利用过的文件和案宗，发现问题及时处理，及时在利用登记薄上备注说明。对于损毁档案的违法行为，要立即报告有关领导，及时检查处理，及时挽回损失。
（四）加强档案制度建设，保持与档案工作进程同步发展
随着档案信息化进程的加快，各高校应该加强档案制度的建设。根据档案工作快速发展的特点，采取一系列措施，逐步完善、更新学校档案的管理方法和程序。如重新修订档案规章制度，制定特色档案管理制度，将各种规章制度汇集成册，做到有法可依、有法必依，以保证档案材料的系统性、科学性。同时，对档案人员进行系统的培训，使档案管理人员能顺利地适应新的档案管理制度，使对档案进行实时监控成为可能。
二、重视第一手资料的收集，确保第一手资料的完整性、真实性
（一）认真做好收集工作
为了确保第一手资料的完整性、真实性，各个部门要认真做好第一手资料的收集工作。部门负责人要认真制定档案收集的规章制度，积极与其他部门协调一致，起草规定统一的档案格式。同时，还需要老师的积极配合，既要收集整理纸质文档，又要建立健全的电子文档库，及时检查督促老师上交纸质文档与电子文档，验收时要认真检查每个负责人的签字情况，整理时要细心认真，分类要科学准确。根据文件类别、编号，要贴上标签，把电子文档科学归类储存，便于查找。
（二）对档案内容及格式严格把关
基层档案管理者，是高校各种第一手档案资料的收集者，所以收集第一手档案时一定要做好档案文件的把关工作。比如，档案原始文件的文本格式、档案的原始记录、原始文件以及各级部门负责人的亲笔签字、负责部门的签章等，都要仔细检查，严格验收，确保第一手资料的标准化、规范化、完善化。基层工作者作为第一手资料的收集者，要对所收集资料的内容有一定的了解，对相关资料的内容所涉及的专业知识有一定的了解，这样才能科学、合理地对文件进行归类整理。基层档案管理者要对所收集的第一手材料的数量要清楚，要确保教学文件指定人将第一手资料保质保量地交到基层档案管理者的手中。这就要求教学管理人员制定与文件资料相关的档案数量统计表，交接手续表，要求每个教学文件的验收都要有相关责任人的亲笔签名等、力求确保教学文件、教学资料的真实性、原始性、完整性。
（三）档案管理要善于创新，分类要合理，信息要全面
档案整理不是简单的收集资料，更重要的是要科学化、合理化，要善于创新，不断改进。要将大量的第一手资料合理地规划整理不是一件简单的事，基层管理者要合理规划。如试卷档案：每个试卷袋都要写清楚学期、课程名称、专业、年级、班级、试卷份数，以及代课教师姓名等相关信息，试卷袋里的每份试卷都要按学生的学号排序。为了更精确地了解试卷信息，试卷袋里还要按学号排序的成绩登记表、平时成绩来源表、试卷分析、及标准答案等，这样就使档案内容丰富、翔实。为了便于查阅，档案袋应该更加美观、实用，方便快速查找。如试卷袋封皮上每一个信息，都要写清楚，试卷袋的下方，也要将最简单的信息条贴上标签，标明课程名称，教师姓名，以及年级、专业、班级、学期等，以便于打开陈列柜，就能一眼看到要找的试卷袋，这样就大大提高了工作效率。陈列试卷的档案柜，也要按学期、年级、专业，逐一分类，贴上标签并编号，使其既美观，又便于查找。
（四）对珍贵的，重要的第一手资料要重点保存、加强监督
教学科研档案、试题库、毕业设计档案等要重点保存，加强监督。对试题库保存，既要有纸质档案，又要有电子文档，而且要有严格的审批制度以及保密制度，确保试题库安全，保证考试的公正。每门课的试卷内容在考试前只有任课老师知情，其他老师一律没有知情权。试卷档案管理者一定要将试卷单独保管，以免泄密。对老师交来的试卷电子文档要按系部、专业、课程性质、教师分类，这样做便于查询。试卷的电子文档一定要进行加密保管，不能存放在电脑硬盘上，要放在移动硬盘上，以防止黑客进入电脑，窃取试卷信息，造成试卷泄密。成绩档案作为记录学生成绩的最原始资料，收集时一定要各种手续齐全，格式、文本要求统一，而且必须要有任课老师、各系部主任以及主管领导的亲笔签名，以确保成绩档案的真实性。成绩档案的保存必须按学期、年级、专业、班级进行分类保管，并加上封皮，写清每份成绩单的详细信息，并编上号，这样做既美观，又以便于查询。如果任课老师改动成绩单，就必须有其本人的亲笔签名，以确保成绩的准确无误。成绩档案是高校基层档案管理工作的重中之重，不仅要保存好纸质档案，更要保存好电子文档。要使学生能随时查到自己的成绩，这就要借助信息化网络，建立高校教务管理平台，将学生成绩输入网络系统，使学生能随时查到自己的成绩。
（五）做好档案开放前的基础工作，为开放档案做好准备
1.开放档案首先对档案进行系统化整理，提高开放档案的质量，使其分类科学，组卷合理，编目清楚、便于查询。2.建立健全档案号。为适应开放后检索与管理的要求，要建立完善的档案信息查询检索系统，使查询者能以最快的速度查到所需资料。3.编制检索工具。如标题、目录、作者、来源等，实现检索途径的多元化。
三、要做到纸质文件与电子文件并存
（一）电子文件的鉴定与归档
随着信息化时代的到来，电子文件的作用越来越重要。电子文件的鉴定与归档在现今档案管理中是必不可少的一部分。只有认真地对电子文档进行鉴定，才能合理地对其进行归档。区分文件的价值是电子文件鉴定归档的核心部分，在高校档案管理中，只有对学生、教师教学、人事、科研有利用或者参考价值的电子文档，才有必要保存下来，用处不大，或者经常不用的电子文档，可以删除。
（二）电子文件的区别真伪
区别真伪对电子文件的鉴定和归档起着举足轻重的作用。真实的电子文件应该是电子文件的原件，起着凭证的作用。为了保持电子文档的原始性，需要归档的电子文件还应该区分出原件与复制件，制作文件的单位一定要将电子文件的原件归档，以维护电子文件的原始性，保持电子文档的依据性和凭证性。基层档案管理者应当将电子文件的隐形标示与电子文件一起归档，并作为电子文件原始性、凭证性和依据性的基础，以维护电子文档的权威性。电子文件的复制件，应注明原发单位和复制人，避免与原件混淆。在电子文档的归档过程中，还应该对文件的完整性进行鉴定，包括电子文件法律依据的完整性、法律手续的完整性、文件办理过程的完整性和内容的完整性等。
（三）电子文档鉴定后的工作
首先，要根据文件归档时间顺序编制文件顺序号。其次，要确定文件的保管期限，并打印出文件移交目录，为办理文件的移交手续提供方便。电子文件的归档方式有两种，一种是移动硬盘，一种是计算机硬盘。硬盘要分类编号并编辑详细目录，逻辑要清楚，分类要合理，查阅时要一目了然。电子文件在移交前应该通知档案接收部门做好接收工作，然后由文件管理部门向档案部门通过网络传送归档文件，并将文件管理权限移交到档案部门，同时打印出文件目录以备交接查存，重要文件应该复制到移动硬盘备存。交接双方在办理交接手续时，要本着认真负责的原则，按照规定在交接目录上签字。
四、提高案卷质量，推进档案工作规范化、标准化、信息化、现代化
随着信息化时代的到来，档案工作的规范化、标准化越来越重要。在搞好硬件建设的同时，提高卷宗质量，做好文书的处理工作，是实现档案工作的重要基础。文书和档案看似相互独立，工作任务性质却各不相同，实际上两者是在文档工作流程中密切相关的工作环节。文书是档案的来源，档案是文书的归宿。文书处理工作能做到规范化、标准化，档案工作的规范化，标准化就能抓住要害了。
（一）原始文件的制定是推进高校档案工作规范化、标准化的基础性前提
档案是由各种原始文件转化而来的，所以原始文件是否规范化、标准化将直接影响档案的质量。因此，我们在整理档案时必须注意档案的标准化、规范化问题。档案材料的纸张质量、幅面尺寸规格、排版形式都要统一，要符合国家的有关规定。同时检查档案材料是否履行了签字手续，是否符合审批权限，文件标题、主送单位和抄送单位是否准确，落款是否与公文一致，有无日期等。
（二）高度的责任心是推进档案工作规范化、标准化的关键环节
档案工作实现规范化、标准化的最大问题是相近材料的重复与整理档案的无序。所以，为了实现档案保管利用价值的最大化、案卷完整化以及检索利用便捷化的目标，档案管理人员必须有高度的责任心，强烈的主人翁意识，严格认真地收集整理档案，注意档案文件的格式、编号、签字、公章等细节上的工作，才能做到档案工作的规范化、标准化。实际工作中，归档的文件要以本单位形成的文件为主，根据高校档案管理的规定，将各种材料科学合理地分类，准确把握立卷归档的时效性，完成现行文件阶段任务的，有参考价值和利用价值的，才能立卷或归档。未定稿的文件、重份的文件、无查考利用价值的事务性、临时性的文件等不予立案或者归档。档案管理人员要认真甄选归档材料，以免造成档案的混乱和无序。立卷归档要明确重点，合理分类，在整理归档时，要根据文档的内容、形式和作用区分文件和资料之间的差别，认真分析，仔细筛选，以减少档案管理中的信息重复和材料重复，提高档案利用的效率和效果。在归档时，一定要严格把关，防止不该归档的文件混入，更要注意应该归档的文件缺失。特别是在立卷中，要把具有内在关联的文件材料组在一个卷内，保持同一卷宗文件的关联性、完整性，使立卷归档后的文件，既完整又不庞杂，从而提高档案的利用价值，为档案的规范化、标准化管理奠定坚实的工作基础。
（三）提高案卷质量是推进档案工作规范化、标准化的可靠保证
大量的实践工作证明，案卷材料的收集是档案工作中最重要的一环，档案的完整与否直接影响和决定着档案的价值，收集档案的方法和档案的装订是否美观、整洁、规整，是影响和决定档案是否规范化、标准化的实操性因素。因此，在推进档案规范化、标准化的进程中，我们一定要做好档案的收集工作，研究切实可行的归档方法，做好档案标准化管理中的分类和检索工作，解决好档案的装订质量问题，提高档案的规范化管理。
作者：刘艳娟 单位：宁夏大学机械工程学院
第三篇：高校车辆档案管理现状及策略
一、新形势下做好高校车辆档案管理的意义分析
当前形势下，高校公车的车辆数目已经远远不止简单的几辆，车辆档案管理不当很容易造成车辆资源的浪费，在驾驶员档案管理；车辆的维修费用、洗车费用、养路费、燃料费用等档案信息中弄虚作假；车辆使用中磨损严重并造成重大交通事故等等。建立完善的高校车辆档案管理，不但可以对车辆的使用进行合理的管理，而且对车辆的使用情况进行跟踪记录，这对于单位车辆责任到人，费用清晰，避免责任混乱、费用虚假等一系列相应问题的解决。管理人员通过车辆档案信息及时了解每一辆车的情况，提高车辆的使用效率，减少费用支出，实现高校车辆档案管理的优化与改良。
二、新形势下高校车辆档案管理现状
1.高校公车数量不断增加，管理难度加大
出于各方面的需要，加上日益发达的交通设施建设使得高校的公车数量不断增多，已经不仅仅局限于几辆，而随着公车数量的增多，管理的难度与压力也不断加大，在管理上既要对每辆车的信息有充分的备档了解保证其正常开展学校各项工作，满足师生需求，另一方面要严格杜绝“八项规定”的情况发生，实现车辆资源的合理配置与优化，保证所有车辆得到最大限度的使用。而一旦车辆出现问题必须第一时间明确责任，进行事故的处理，所以高校车辆档案管理难度不断加大。
2.缺乏明确档案管理标准，追踪定位偏慢
面对高校不断增加的车辆数目，积极做好每辆车的信息跟踪与记录十分必要。但是当前高校的车辆档案管理情况来看，我国高校的车辆档案管理发展偏慢，在事故处理上带有一定的滞后性，很难在车辆事故或问题发生之前做好防范，在问题发生后处理事故的速度与责任人的追踪都难以满足车辆管理需要。
3.车辆资源难以合理分配，车辆利用率低
目前高校的车辆管理上存在明显的资源分配不均不合理的情况，因为缺乏完善的档案系统，难以对高校现有的车辆资源进行分配与优化，切实保证每辆车的利用率。这就导致我国高校虽然车辆数量比较多，但是真正能得到充分利用的却较少，我国高校的车辆整体利用率不高。
4.车辆档案缺乏制约与处罚，违法乱纪现象严重
违法乱纪现象是公车使用中的常见问题，对于高校来说也不例外。我国高校车辆档案管理缺乏明确的奖惩制约，导致公车私用现象严重。除此之外，还有车辆维护费的虚报、车辆磨损严重、车辆责任混乱等一系列现象，严重影响了高校车辆的正常管理与使用。
三、新形势下高校车辆档案管理的应对措施
1.减少不必要的公车，降低档案管理难度
对于高校车辆档案管理来说，降低不必要的公车，可以一定程度上降低档案管理的难度。对于有限的公车来说，管理起来比较方便，也比较明确，对于车辆的档案管理也更加细致，涉及到车辆的档案管理、车辆的具体维修磨损管理、车辆的养护管理、车辆驾驶员管理等等，档案管理越细致，那么公车使用就更加充分，管理更加清晰明确，管理难度大大降低。
2.制定明确的档案管理标准，即时定位与追踪
当前我国高校应该针对车辆档案管理缺乏标准的现状建立并完善明确的管理规范与标准，做到有规章制度可依可循。我国高校车辆档案管理要具体规范到驾驶人、车费报销、车辆磨损等细小环节的要求与规范，对于任何一环出现问题都可以找到对应的解决措施与评判标准，使得以前比较模糊的管理标准更加细化与具体，可以实现高校车辆的即时定位与追踪。
3.借助档案实现资源合理配置，提高利用率
我国高校车辆普遍利用率不高，因此如何借助高校车辆档案管理实现车辆资源的合理配置，实现最优化的选择与分配是提高利用率的关键所在。要想实现车辆资源的优化配置必须具有全局意识，从整体上进行把握分析，对于目前高校的车辆使用与拥有情况有明确清晰的了解，对于存在的问题都有详细严格的档案记录，在此基础上定期对现有车辆进行审核，将审核结果放入到完善的档案管理中，只有这样才能从源头上提高当前我国高校的车辆利用率，降低不必要的开支。
4.制定明确的奖惩制度，严厉打击违法乱纪
我国高校车辆的档案管理应配合建立完善的车辆管理与使用奖惩制度，严格监督每辆车的使用，对于车辆保养与使用得当的责任人进行奖励，对于利用公车从事违法乱纪的责任人进行严厉处罚，保证赏罚分明，调动高校车辆责任人的责任意识与职责意识，积极主动地做好高校车辆的管理与维护，在此环节中要严厉打击严重的违法乱纪现象，特别是严重的公车私用、车费虚假报销等，必要时候追究其法律责任。赏罚分明的奖惩制度对于高校车辆档案管理来说必不可少，两者相辅相成，共同做好高校车辆的管理工作。
四、结束语
必须承认的是车辆档案的管理已成为日常事务中的一项重要的工作。为了更好规范高校的车辆档案管理，更好的服务于广大师生的情况下，了解当前车辆档案管理的现状，对车辆的运营、维修、事故、违章等一系列的问题提出相应的对策具有现实意义。
作者：武建新 单位：东营职业学院
第四篇：信息时代高校档案管理安全风险
1高校档案管理安全风险因素
1.1管理制度风险
就目前而言，国内高校在档案管理方面仍然没有建立一套完善的法律法规，缺少针对信息化档案管理中的信息安全问题的法律法规，相关问题只能参考相关计算机法规。这一局面的出现使得高校档案管理安全事故频发，一些不法分子通过各种手段对高校信息资源进行窃取与破坏。没有相应的法律法规约束，这种不法行为将更加猖獗，这对高校信息资源的安全而言是一项重大的威胁。
1.2外来风险
信息化时代，高校档案管理多以计算机网络技术作为基础，而应用这一技术将面临两大方面的难题。一方面，信息资源在计算机中的安全存储，计算机联网以及信息传输过程中不可避免地会遇到计算机病毒；计算机病毒不仅会破坏信息资源的安全性与完整性，并且一些不法分子会通过病毒来入侵档案管理系统，进行窃取或破坏高校档案信息。另一方面，档案信息的安全访问，信息档案在档案管理系统中一般会进行联网管理，信息资源在网络环境下可能出现内部以及外部的非法访问，系统虽设定一定的访问权限，但都存在一定的漏洞，给档案资源的安全性造成威胁。
1.3物理安全风险
所谓的物理安全，通常指的是与信息资源相关的设备或者系统不受到物理侵害。在信息时代高校档案管理的物理安全风险是指受到不可控因素（如地震、火灾）或者人为操作失误引起的，信息资源存储或者传输等过程中受到侵入或截获等外界因素的破坏。
1.4管理风险
如有不法分子刻意探获某高校信息档案，高校自身设置的防火墙措施将土崩瓦解，相应的防护技术并不足以适应现代化信息安全防护的需求，致使高校档案管理中风险因素飙增。造成这一局面出现的重要原因在于高校对于档案安全管理的不重视，档案管理不严格，相关工作人员在工作中无意识泄露系统账号、口令等信息，这些漏洞都是信息被窃取或破坏的突破口，给高校档案管理造成不可估量的危害。
1.5信息安全评估风险
导致高校信息安全评估风险出现的原因主要有三个方面：其一，缺乏足够的重视，对于引进与培养安全评估技术人员关注程度偏低。其二，相关评估流程不完善，缺少一套完善的评估体系对评估流程以及标准进行定性、定量分析。其三，信息安全评估工作较为落后，跟不上档案管理漏洞形式及内容的变化。
2高校档案管理安全的重要性
2.1基础工作要求
信息时代的高校档案管理工作发生了重大的变化，主要体现信息媒介以及相关存储管理工作内容，档案利用方式也由以往的书籍查阅转向计算机智能检索，并可便利地通过网络平台实现资源的查询、调用。这种方式除了给档案资源的管理带来方便，同时以计算机、网络等工具的信息管理方式也给信息安全造成了威胁，比如高校科研内容、教职工信息等安全受到侵犯，将影响学校的正常运营。这就要求高校档案管理工作的基础内容除了日常的档案保存与利用，更要注重档案管理的安全，保证高校档案资源的完整性、保密性以及价值性。
2.2应对客观威胁需要
档案信息在管理过程中不可避免地会承担一定的风险因素，如病毒、火灾、计算机系统问题等一些外在因素的影响。因此，有必要在风险发生之前，做好预防与应急策略，这亦是档案管理安全的重要部分。
2.3确保档案保管和利用的安全
高校档案管理工作的重要内容就是档案信息的保管与利用，信息档案保管是资源利用的基础条件，信息资源的利用是档案保管的最终目的。而二者的前提条件是必须要保证档案资源的安全，缺乏有效的档案安全保护，档案信息的完整性、价值性等方面就谈不上保障。因此，信息安全是高校档案资源保管与利用的重要纽带，是档案管理工作的重中之重。
3加强高校档案管理安全性措施
3.1建立高校档案信息安全规章制度
从目前的法律章程来看，并没有一套完整的保障高校档案安全的章程，仅有部分大学建立了专门的档案管理办法，且没有专门的安全管理规范。由此可见，建立相应的档案管理制度是非常必要的。具体实施办法可以参照2002年国家档案局的安全建设纲要，并结合高校自身的档案管理要求，出台适合高校自身的规章制度，以保障档案信息系统的安全。
3.2做好档案管理基础工作
高校档案管理可以从以下5个方面着手进行：第一，设备安全。在购置硬件设备上，最好不要选用同一个厂家，防止信息的泄露。第二，设置子网，进行物理隔断。目的是为了保障档案信息在网络上传播的安全性，同时还要定期进行安全扫描，形成日志，确保网络的安全。第三，控制上网的信息范围。高校档案涉及很多内容，有的是个人资料，也有寄存的资料，都属于集体财产，需要考虑到隐私性问题，因此在调用档案前要征得所有者的同意。第四，划分安全级别。不同级别的用户所具有的权限不同，所能浏览的档案等级也不同。第五，建立应急响应机制，如果数据库资料被入侵，或是服务器出现故障，能够及时报备，以便管理人员快速做出反应。
3.3加强档案管理队伍的建设与管理
具体进行管理和操作的对象是人，能否真正保障资料安全的重要因素也是人，只有加强队伍建设，才能让资料得到有力保障。其次，要明确岗位职责，管理人员各司其职，不能越级管理，这样才不会发生人为泄露资料的可能。最后，还要加强对档案管理人员的培训管理，适当为相关从业人员提供一些进修、学习的机会，尤其是计算机网络技术的学习，为档案信息管理提供技术保障。总之，高校管理部门应该从人才选拔、制度管理、政策、待遇等多个方面着手，综合采取多种措施，提升高校档案管理队伍的职业水平，充分调动起管理人员的积极性，提高管理人员的保密意识，从而保证档案安全。
4结语
档案管理安全风险已经成为了信息时代的重要内容之一，伴随着计算机网络技术的不断发展，安全风险因素种类的增多，这一问题的重要性将更加凸显。应重视档案管理安全，并采取综合的改善措施，切实提升高校档案管理的安全水平，确保档案信息资源的安全。
作者：姜晓波 单位：吉林建筑大学城建学院
