摘要:在大数据的时代背景下，需要高校进一步的强化人才培养工作，提高人才培养水平和质量，研究生方面招生规模正在逐渐增加，目前需要针对研究生档案进行科学有效的管理，本文主要是关于研究生档案工作问题以及相关策略的研究，以供相关专业人士进行参考和借鉴。
关键词:高校研究生;档案管理;问题;策略
如今，高校在教学水平、办学理念以及办学水平层面都有了质的发展和飞跃，研究生培养规模正在逐渐扩大，更加需要当前强化研究生档案资料管理工作，要求相关人士端正工作态度，进一步提高档案管理质量和管理水平。研究生档案不仅仅是研究生在学校期间记录载体，而且是毕业之后参加各类考试的重要依据。档案管理工作开展的过程当中，研究生档案资料管理是不可忽视的一部分。通过对于研究生档案资料管理能够充分展现出学校管理情况。针对国内的研究生档案管理实际情况进行分析，需要相关人士采取合理措施进行改良和优化。
一、研究生档案作用概述
首先，研究生档案是学生实现发展和就业的根本性依据，同时，档案中也记录着研究生学术成果、学术思想，记载着研究生各方面的情况，用人单位只要查看档案就可以选择相关人才。其次，研究生档案也是保障高校教学质量得到提升的关键性材料。研究生档案对于学生在读研期间学术、品行、规范以及科研等方面进行了记载，充分体现出了高校的人才培养的全部过程，导师们通过观看研究生档案材料，导师就可以充分了解到研究生的特点，可以有利于导师采取科学有效教学方式，促使导师工作思路进行调整和优化，帮助研究生确定主攻方向以及明确课题，让研究生个体优势得到充分地发挥，有利于研究生学术水平得到进一步的提高，同时，可以让研究生在学术研究方面有所突破和拓展。最后，研究生档案资料是学生获得学位证书以及学历的相关凭据，需要保障档案管理的高效性和准确性，要客观以及原始的记录研究生的学校情况和各种表现，其中包括研究生的学业成绩、德智体美、开题报告、社会实践、论文答辩、转学复学、奖励处分情况，因此，可以对于符合条件研究生颁发学位证书以及毕业证。进而规范研究生办学工作，提高办学水平。
二、高校研究生档案管理工作过程之中存在的主要问题
(一)重视程度不够以及缺乏专业管理人员
大部分的高校对于研究生档案管理工作缺乏深刻认知，依然存在着很多高校缺乏专门档案办公室，同时，没有专门档案人员任命和编制，特别是二级学院通常都是教务秘书所兼任，但是教务秘书本身的工作量比较大，难以实现专业化以及系统化的档案资料管理。另外，从工作人员角度进行分析，大部分的档案工作人员认为只要不丢失、不遗漏档案就等于出色完成工作，这样观念相对较为片面，无法切实地提高资料管理水平和管理质量。
(二)研究生归档信息内容单一
研究生档案资料是研究生踏上工作岗位同时也是参与各项考试的重要凭证和依据，这就需要对于归档材料名单进行科学合理的明确，但是大部分地高校缺乏对于这方面工作的高度重视。首先，目前依然存在着很多的高校工作开展的过程当中大同小异，归档材料方面，主要包括了个人培养计划、招生录取材料、实践报告书、中期筛选考核表、答辩材料以及学位论文开题报告等。其次，材料的趋同性相对较为严重，未能充分展现学生个性化和独特性。如今，研究生培养过程中更加需要注重学术性和专业性，更加要通过档案资料充分展现学生个性化和独特性。
(三)管理模式和手段相对落后
档案管理手段和管理模式相对较为陈旧和落后，由于档案管理人员受到传统思想负面影响，所以未能够充分地利用好互联网实现档案信息化管理，还是采取传统人工管理的方式，比如，青岛大学，研究生学位档案管理工作是由学校综合统筹管理，通过人工结合卷内目录对于档案进行整理和收集工作。随着当前各大学校研究生招生规模不断地扩大，档案管理工作开展的过程当中依然采取纯人工方式特别容易出现问题，导致档案归档不全或者是档案资料错误。另外，还有很多档案材料记录之中缺乏日期、没有编号或者是没有结合规定用黑色签字笔填写表格。
三、高校研究生档案管理工作的几点思考
(一)专人专职进行档案管理
对于目前高校来讲，需要高度重视档案管理工作。要求从档案管理层面建立合理及科学的规章准则和工作流程，这样才能够进一步强化档案管理工作人员的职能，与此同时，还需要建立档案管理系统，保证做到专人专职，在档案管理过程中尽可能避免出现一人身兼数职的情况。除此之外，还需要对于岗位职责加以明确，大范围普及档案知识，防止工作人员出现较大失误，保障档案的完善性。这样为研究生求职工作提供良好保障。
(二)利用档案信息管理系统
对于研究生档案进行管理的过程当中，需要合理及科学的利用信息化系统。在大数据时代背景下，对研究生档案如果依然采取陈旧的管理模式难以满足现实需求，所以这就需要高校提高档案管理信息化水平，要求在档案管理过程中进一步强化数字化建设，目前双一流高校之中管理信息化已经得到了一定程度的落实，值得其他高校加以借鉴。另外，档案管理工作开展过程中，还需要进一步增加经费投入对于档案管理系统进行改良和优化，这是目前高校不可忽视的重要任务之一。首先，要求集中力量加强研究生档案管理工作人员计算机培训工作，要求充分利用档案信息管理平台，切实保障工作人员可以严格按照规范进行操作，要求工作人员结合有关数据进行规范化数据统计分析，这样不仅仅可以有效促使工作人员的工作量得到大幅减少，而且也可以减少人为失误问题，切实的保障数据材料的真实性、科学性和合理性。其次，研究生档案资料管理过程中，为了提高档案管理水平和管理质量，需要加强电子信息平台的构建，切实保障各大高校之间资源以及数据信息实现良好的共享，让档案的潜在作用得到充分地发挥，这样才能够为研究生毕业就业提供更多的机会和信息。
(三)加强档案管理人员专业培训
在档案管理过程中，需要档案管理人员提高自身的专业素养，同时要增强服务意识。高校需要进一步强化思想政治教育工作，这样才能促使档案管理工作人员事业心得到提高和增强。研究生档案管理工作本身就具有较强系统性和专业性，这就需要相关研究生档案资料管理人员能够具备良好专业能力和专业素养。对于高校来讲，需要进一步展开人员档案管理技术培训和知识培训工作，进而提高工作人员专业能力和综合素养，另外，在研究生毕业时期需要高校指派档案管理骨干前往二级院校开展业务指导工作，要切实保障毕业生人事档案归档完整。
四、结语
综上所述，需要高校进一步强化研究生档案资料管理工作，提升档案管理质量和水平，要求相关档案管理人员可以认清形势，针对目前存在的问题，需要采取有效的措施加以解决。
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作者:谭洋洋 单位:天津体育学院
