摘要：人工智能技术的发展开启了一个新时代，也将推动档案管理模式革命性变化。本文主要在分析人工智能对档案工作的影响的基础之上，提出人工智能技术应用于档案工作的具体路径。
关键词：人工智能；档案管理；应用
人工智能技术起源于西方，英文缩写为AI，其概念的提出最早见于1956年，其实质是研究如何使计算机像人类一样，甚至超过人类所做的智能工作。从时间上看，人工智能概念提出已经有半个多世纪，而人工智能技术在信息、数据方面的处理能力早已经让人类大开眼界，且已经被人们广泛认知。但是，当前仍然处于弱人工智能时代，所以人工智能在许多领域还没有被开发和利用。自新中国成立以来，国家对档案工作非常重视。档案工作发展到上个世纪80年代时，已经开始利用电子技术来辅助档案管理。发展到现在，档案管理电子化已经比较成熟，但距离档案管理现代化还有相当的距离。档案管理现代化很重要的标志就是将人工智能技术应用于档案管理中，这一技术的应用将使档案工作更加便捷、高效、智能，必将会促成档案管理质的飞跃。在这个过程中，将会对档案管理岗位提出新要求，档案管理人员则需要转变角色，以适应新的档案管理模式。
1人工智能技术对档案工作的影响
1.1提升档案工作的效率和用户的满意度。人工智能技术对档案的电子化、数字化等方面都有较高的应用价值。科学技术的发展提升了管理的水平，自动化办公、无纸化办公等模式都已经实现，这些技术的应用极大地提升了管理工作的效率，也改变了传统的档案管理模式。比如受办公自动化的影响，直接形成了许多电子文件，而这些电子文件被录入档案管理系统后，在查阅时可以实现智能检索。从当前档案管理情况看，简单的信息检索已经难以适应未来用户个性化的需求，所以针对用户采用同一类服务方式是不利于提升服务效果的。用户不同，对档案需求的内容是有很大差别的，尤其是对那些利用档案比较频繁、对档案有较强的认知能力的群体，他们并不希望所获得的信息只是对原始信息的简单整合，而希望获取的是将原始档案信息进行整合、加工及编研之后的档案。随着人工智能技术越来越成熟，其不仅能够查找相关的信息，还能够对信息进行分析和推理，最终得出相应的结论，为广大用户提供更好的服务。[1]1.2提升档案资源管理成效。互联网技术自诞生以来，推动了各行各业发展，但如何将互联网技术应用到档案资源的管理过程中，这一领域还有很大的上升空间。随着人工智能技术在信息资源管理中的应用逐渐增多，不仅实现了对资源的精细收集，还做到了对资源分类管理，这都得益于管理方式辨识及机器学习等一些核心技术的应用，由此也提升了资源管理成效。从档案资源整理角度看，人工智能技术能够根据预先所设定的形式来自动实现对各类文件资料的分类整理，还可以整理档案数据库的文件资料。除此之外，人工智能技术也拥有识别图像、视频及音频等类型的技术。人工智能多项核心技术的组合，使档案信息录入、检索的功能更加强大，这不是其他工作模式可以相比的。在实现人工智能核心技术组合以后，就能够根据之前所设定的指令来完成对应的工作，这个过程还可以筛选出错误、不符合要求的信息和资料，从而确保检索的正确性，也能够有效缩短检索时间。[2]1.3促成档案管理工作人员角色发生变化。传统的档案管理模式下，档案工作人员所扮演的更多是“守卫者”的角色。但是，随着管理自动化、办公自动化的推进，对档案管理工作岗位也带来了冲击。物理学家霍金曾经在英国的《卫报》上说过：“自动化的盛行已经让大量的传统制造业工厂的工人失业，而人工智能技术的兴起会让更多的人失业，甚至会波及到中产阶级，最后留给人类的很可能只是护理、监管之类的工作。”不仅如此，我国的学术界也普遍认为：进入人工智能时代，那些传统的依靠记忆、重复就能够完成的技能是最没有价值的，而且在不久的将来一定会让机器所替代。人工智能技术对我国各行各业的影响也是显而易见的，比如说近几年兴起的万科物业管理机器人、工厂的无人全自动流水线作业等等，都表明人工智能技术对很多行业产生了冲击。[3]传统的档案管理多依赖于人工完成，而管理过程中主要是对档案资料的收集和档案的开发利用，并服务于社会和大众。在资料整理的过程中，整理纸质文件需要经过从组件到排架共十个步骤，整理电子文件则需要经过组件到存储共十个步骤。从这里可以看出，无论是整理纸质还是电子文件，这些步骤都是程式化的，而且有很多是重复步骤。在引进人工智能技术以后，这些看似繁琐、耗时的工作却可以轻松地被机器人所完成，那从事这些工作的人力都可以被机器所取代。传统管理模式下，档案查阅、检索也是很重要的服务工作，但在人工智能技术的冲击下，这些都可以通过机器直接办理，而且简化了很多步骤，提升了工作效率，导致传统的人工模式也会被取代。在人工智能技术引领下的新的未来生态环境中，档案管理行业的岗位分布会呈现出“哑铃式”结构。[4]在笔者看来，档案工作人员的工作会从传统的业务操作层面转向系统管理和对管理运作的监督层面。档案管理的具体业务操作都会变为系统的自动化操作。比如说档案资料的鉴定、整理、分类等，都会实现半自动化或者自动化的管理，这就大大提升了档案管理的效率。也就是说，未来的档案管理模式下，整个管理系统将会是一个多功能系统，是一个可以完成一部分具体业务的新角色。[5]得益于这个档案管理系统，传统的资料整理人员、存放档案的库房管理人员都将节约大量的时间，人工的档案管理核心工作则主要转向了对量化和系统化嵌入的研究、管理制度改进、系统的维护和优化等方面。
2人工智能技术应用于档案工作的具体路径
2.1档案资源整理应用。当前的档案管理模式下，为了更好地保护传统的纸质档案、实物档案、口述档案等，在收集到原始档案之后，都会对这些档案资源实行数字化加工，以确保其可以永久保存。有很多档案部门建立了档案数据库，将馆藏档案都录入到了数据库中，人们使用时只需要检索就可以了。但是，当前已经是大数据时代，大数据时代下显著的特点就是海量信息资源，所以档案资源的数量也随之增加。面对海量的档案资源，要实现顺利收集，则需要依靠人工智能技术，比如说利用智能Agent来实现，从而可以快速收集到各类信息和资料。所收集到的信息资源数量大，格式也有差异，整体是杂乱无序的，普通的分类整理难度非常大。要准确找到档案的相关信息，则需要对信息进行预处理，这要求档案工作人员具有非常专业的技能。要确保收集到的资源准确分类，则需要利用人工智能的分类技术，从而将看似杂乱无章的数据资源按照一定的标准进行分类。对档案管理人员来说，要实现将档案智能分类的人工智能技术有多种多样，但核心技术则主要包含自然语言处理和机器学习。2.2档案资源搜索应用。人工智能技术的发展使得其应用范畴被进一步拓展。面对海量的信息，传统的档案管理模式已经疲于应付，提升档案资源的检索效率，则必须加大技术投入，促使传统检索模式进一步优化，从而实现档案信息检索的高效和智能化。在检索档案资源过程中，主要是利用自然语言处理等一些核心智能技术，但影响检索效率的因素有很多，除了技术方面的因素之外，档案工作人员对系统的维护和工作的观念也会影响检索的效果。正因为如此，引进人工智能技术则显得意义重大。但在实际操作过程中，因为信息量非常之大，而且影响档案管理成效的因素有很多，所以还是给用户体验带来了影响。要确保用户能够在较短的时间内获得想要的资料，则需要引入人工智能技术中的搜索技术，比如说神经网络技术等，从而更好地满足用户的信息需求。2.3档案管理过程中专家系统的应用。人工智能专家系统指的是解决专门问题的计算机程序。将专家系统引入到档案管理中，则需要建立具备自动标引功能的专家系统。首先需要建立一个能够满足应用要求的知识库，通过编程应用这样一种固定的形式存储到计算机中，从而建立起档案数据库。现在很多档案部门已经建立起了数据库，但这些数据库只是基础的，所存储的更多是信息和事实，不属于专家系统数据库。真正的专家系统数据库除了包含信息和事实之外，还包含专家的思考、假设和经验等，以便对输入数据的信息进行推理和分析，并最终作出决断，从而发挥出专家的作用。建立人工智能专家系统的工作人员被称为知识工程师，所以建立专家系统的人员属于复合型人才，需要对计算机知识足够熟悉，也需要掌握档案管理的相关知识。因此，从事档案工作的人员如果是建立人工智能专家系统数据库知识工程师就能够解决很多问题。但当前档案管理工作中还缺乏这样的人才，很多管理人员只是停留于传统模式下的管理。因此，档案部门应该着力于引进和培养具备较高知识层次的档案工作人员，能够在建立专家系统知识库以后独立自主地对档案的密级、自动标引等内容作出相应的判定，也能够采用智能技术检索和搜集档案资源。在人工智能技术快速发展的今天，专家系统应用于档案管理是大势所趋，所以应该提前做好准备。
参考文献：
[1]郭小磊.浅谈人工智能技术在档案管理中的应用和加强应用的必要性[J].才智,2009(19):36.
[2]黄丽清.浅析人工智能技术在数字档案信息资源分类与检索中的应用和发展[J].中国管理信息化,2019(14):164.
[3]沈牡丹,范智新.人工智能时代档案工作如何寻求新发展[J].兰台世界,2018(5):78.
[4]薛四新.云计算环境下电子文件管理的实现机理[M].上海:上海世界图书出版公司,2013:204-205.
[5]薛四新,袁继军,杨艳.新技术环境下档案从业人员技能探析[J].档案学通讯,2018(6):54-55.
作者:丁晶晶 单位:河南省白龟山水库管理局
