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高校电子档案的应用探讨

2012-05-29 09:23 来源:图书档案 人参与在线咨询

 

目前,随着社会信息技术的不断发展与进步,各种网络技术已开始慢慢渗透到了高校档案部门的管理中,使得电子档案成为高校档案管理中的重要组成部分。由于电子档案存在着载体的特殊性,给高校的档案管理方法和技术提出了更高的要求。因此,如何加强电子文件的归档工作及其应用,是摆在高校档案管理部门面前的一项重要工作。

 

一、高校电子档案的涵义

 

所谓高校电子档案,是指学校从事教学、科研、党政管理等活动中形成多种类型的,具有保存价值的已归档的电子文件及相应的支持软件和其他相关数据。它主要包括电子文书、电子信件、电子报表、电子图纸、电子声像等等。

 

二、电子档案和纸质档案的区别

 

(一)鉴定方法的不同

 

对这两种档案的鉴定是对其保存价值的判断和预测,所不同的是判断过程要对文件的内容和形式特征进行充分分析,并要进行必要的技术分析。

 

一般,电子档案的鉴定须在文件形成前就开始,且其完整性、可读性和可行性要在鉴定工作中全面体现,鉴定方法分为内容鉴定和技术鉴定。而纸质档案的鉴定分为资格审查(归档前的鉴定)、确定生存期和价值复审(文件或档案形成后的鉴定)三个阶段。

 

(二)库房管理方法的不同

 

电子档案以软盘、磁带、光盘等为存储介质,占用空间很小,受外部温度、湿度及微生物环境影响小,但对防灰尘、防磁性、防紫外线和有害气体、防机械震动、防高度磁场和电场的设施要求高,且还须严格防范计算机病毒,须定期对电子档案载体进行检测和拷贝,以保证电子档案信息的可靠性。而纸质档案是以纸张、磁带或胶卷为存储介质,占用空间大,对外部温度、湿度及微生物环境要求较高,要求温度在14-20度左右,相对湿度在50%-60%左右,还要防水、防火、防潮和防霉等。

 

(三)编目与检索方法不同

 

电子档案中的软盘、磁带和光盘等均要按库房排列顺序编号,并增加盘带目录,须标明贮存的内容和年代跨度,且可通过计算机实现全文自动检索。而纸质档案是按年代和分类号对案卷进行卷内文件目录誊写,再写案卷目录,然后形成全引目录,且是以手工查阅为检索手段。

 

(四)利用方法的不同

 

电子档案可通过计算机和网络为利用者实时提供服务,通过网络可直接满足利用者对电子文件信息的使用需求,同时还可根据其要求进行分类、统计、汇总、打印和复制等功能。而纸质档案主要是以纸张作为介质,其是通过阅览服务、外界服务、展览与陈列服务等方式,为利用者提供档案原件、档案副本或是复印件等。

 

(五)技术寿命的不同

 

电子档案是通过计算机将信息与载体结合在一起而形成的,依赖于计算机来识读,一旦技术过时,或者是网络设备无法找到相匹配的设备,就会导致电子文件信息无法读取。而纸质档案是以纸张为主,一旦形成就将纸张、字迹材料、字迹三者永久结合了,其寿命与其内部诸因素和保护环境条件有关。

 

(六)信息保护的不同

 

电子档案中,信息与载体是可分离的,其易受电脑病毒的侵害,因此一般是采用防火墙技术、存取权限控制、数据加密法、数字水印法、数字时间印章法等方法来实现信息保护。且对于长期保存的电子档案,应每两年抽检一次,抽检率不低于10%;磁性载体上的归档文件,每4年要复制转存一次;在保管上,至少每5年转存或迁移一次,原载体同时保留时间不少于2年。而纸质档案是以纸张为介质,只要保住纸质文件的形体,以文字记录的信息就得以保存。

 

三、电子档案在现代档案管理中的优越性

 

(一)高效、快捷的归档速度

 

使用电子档案,运用相应的信息化技术,可减少传统纸质档案归档的繁琐程序,同时可进行归档的相关工作,如文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等,大大提高了档案的归档速度,并在一定程度上减少了档案管理人员的劳动强度。

 

(二)方便快捷的实现资源共享

 

使用电子档案,利用信息化手段,可很好地实现档案的体系管理,实现充分的资源共享,使索引、查找等更加快速便捷。同时,由于采用了信息、网络传输等技术,使得电子档案能根据不同要求实现分类、搜索、排序、过滤等操作,更加有利于档案的管理和调度,极大发挥了占用空间小、储存信息量大、应用能力强、传输速度快等特点。

 

(三)存储更为稳定

 

与传统的纸质档案相比,电子档案可采用DVD光碟、闪存U盘、硬盘、存储卡等载体进行存储,其受外部温度、湿度及微生物环境影响小,且储存时间长和信息存储量大大超过了其他介质,具有很强的稳定性。

 

四、加强电子档案管理在高校档案管理中应用的相关对策

 

(一)加强电子档案存储设备以及网络的安全性

 

由于电子档案存在着一定的安全风险性,因此在加强其应用时,应加强电子档案存储设备的安全,即定时进行软硬件更新升级,定期对设备、网络服务器进行管理维护,设立档案网络安全员,定期对存档文件更新备份存储等,同时还可通过网络防火墙、身份验证、数字签名、病毒预防、防写技术、网络监控技术和访问权限控制技术等来加强设备的安全性,以确保电子档案在存储、运输、运用操作的过程中的安全、保密性和可读性。另外,电子档案在使用时,须进行严格要求,规定在利用的过程中只能查阅,不能修改或下载,以预防电子文件被其他用户非法访问和随意删改、篡改,从而确保其安全。

 

(二)完善各项规章制度,规范操作流程

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