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档案管理工作缺陷与改进

2012-05-29 09:20 来源:图书档案 人参与在线咨询

 

档案是直接形成的历史纪录,它全面、客观地反映了各个不同历史时期、不同背景条件下发生的重大事件、重要人物及重要工作,是历史的客观真实反映。随着我国经济社会的快速发展,档案工作在新时期也面临着新机遇、新挑战,因此,根据新时期的要求,准确把握档案工作的特点,使档案管理达到现代化,是目前档案工作的重要任务。为此,我们有必要对当前档案工作中存在的问题加以梳理,并提出有利于档案现代化的措施。

 

1、目前档案管理中存在的问题目前我国档案管理工作的水平普遍较低,主要存在以下问题:

 

1.1对档案管理工作的重要性普遍认识不足,重视程度不够。

 

长期以来,相当一部分地区和部门普遍对档案管理工作的认识存在着一些误区,认为档案工作就是保管事务性工作,不是部门的主要工作,只要不丢失,不泄密,能应付外调、查档就可以了。

 

同时,档案管理人员身兼数职的现象较为普遍,不能集中精力做好档案管理工作。

 

1.2.档案专业人才匮乏。目前我国档案专业人员队伍在专业素质、理论水平、文化程度等方面参差不齐,与时代发展的要求相距甚远,主要表现为档案专业人员较少、专业知识老化、知识面较窄,知识结构不合理、计算机应用能力低等。许多档案管理人员的管理水平停留在传统的经验上,思想观念和管理水平跟不上时代的发展,缺乏创新和活力。特别是进入21世纪,熟悉档案内容,能进行档案信息深层次研究和开发的专业人才十分匮乏。

 

1.3档案管理不够规范。目前,在一些大的企事业单位或者是专业的档案馆,普遍存在管理不规范的问题,主要表现为:档号不规范;案卷标题不规范;大部分案卷缺少卷内目录;组卷混乱现象比较严重。这些问题的存在,严重阻碍着档案工作的现代化。

 

1.4档案管理制度不健全。目前,许多地区和部门不重视档案管理这项工作,使得档案资料收集的内容、整理的范围、分类的标准、移交手续、查询登记等都没有制定严格的管理制度,全凭管理人员的随意性来完成。虽然一些地区和部门按照有关要求制定了适用于本地区本部门的、较为健全的管理制度和各级各类人员工作职责,而涉及档案管理的制度、职责较少,没有相关的制度和检查考核措施。

 

1.5档案检索效率不高。档案检索方式有手工检索和计算机检索两种方式。目前,传统的手工检索占有很大比重。各档案部门在手工检索的途径上做了大量的工作,编制了多种形式的检索工具。在编制检索工具中出现了求多不求精的现象,误认为编制的检索工具越多档案工作服务质量越高。

 

1.6信息开发和编研工作上有误区。一些档案部门为达标升级、应付检查,随便选几个题,人人都来编研,使编研产品层次低、质量差、实用性不大。有的选题虽好,但因编研时间过长失去了时效性而影响了作用的发挥。

 

综上所述,档案工作面临深刻的变化,这些问题的出现既是我国现代体制出现的一种转折,也是科技不断发展的必然。因此,我们必须正视现实,应对形势的要求,改进档案管理的方法,使档案工作更具现代化。

 

2、提高档案管理水平的措施

 

档案的根本目的在于利用,因此,只有提高档案工作的管理水平,才能为各地区、各部门的建设和发展提供更加快捷的服务。

 

2.1提高认识,加大对档案工作的投入。领导的重视是做好档案工作的重要保证。各级部门应高度重视档案管理工作的重要性,将其纳入到议事日程。建立档案管理领导小组,定期对档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决。同时,加强有关档案法律、法规的学习,进一步明确档案工作是各部门义不容辞的责任和义务。要舍得投入,档案工作经费做到年初有预算安排。特别是对档案的档案维护、档案保护和抢救、档案信息化建设等方面所需费用要予以重点保障,要有专项预算。

 

2.2加强学习,提高档案人员的专业技能和素质。档案管理者的职责就是维护档案的完整与安全,做到不坏、不丢、不散、不乱。不坏是指对档案保管的完好无损,不致因各种不利因素而使档案损坏;不丢指要保证档案绝对安全,不致因工作疏忽而使其遗失或被窃;不散是指档案保管相对集中,不致因档案的分散保管而使档案管理不便;不乱,就是要求档案保管整齐规范,有据可循、有目可查。档案管理者在工作之余必须加强理论学习,提高档案方面的理论修养,充分认识档案的价值,增强档案管理工作的责任心和法制观念。同时,扎实有效地推行专业继续教育,提高现有人员的素质。当前社会和经济生活处于快速发展时期,新的行业和领域不断形成,这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。档案人员应努力学习,拓宽视野,了解所涉及工作领域的现状及发展动态,提高自身素质,运用档案学科新理论、新技术来指导和改进档案工作,实现单一型向多样复合型转变。

 

2.3建立健全档案管理制度。首先,必须从思想上深刻认识档案管理工作的重要性,认识到将有价值的资料有序地分类归档、编号保存,有利于工作的连续性,有利于对既往资料的考证、利用。档案室要建立完善的规章制度,减少档案管理的随意性,保证档案管理工作的健康、持续发展。其次,要建立有效的激励机制,将档案建设作为档案员的年度考核内容之一,以激励他们的工作热情,促进档案事业的完善与发展。

 

2.4建立有效的激励机制。档案工作应当引进竞争激励机制,改变档案部门存在的“铁饭碗”现象。积极推行全员聘任合同制,对现有人员实行公平竞争、择优上岗,真正做到优胜劣汰,能者上庸者下,从而使档案工作者清楚地认识到自己的工作成绩与其生存和发展息息相关,从而激发每个人的工作活力,最大限度地发挥个人潜力,使档案工作出现充满竞争活力,开拓创新的新局面,再上一个新的台阶。

 

2.5实现档案管理的信息化。在信息飞速发展的今天,档案管理现代化已成为不容置疑的事实,作为新时代的档案管理者,必须具备超前的意识,熟练掌握计算机应用的基本知识,学会建立各类档案数据库,提高计算机对档案信息的采集、著录、检索、传输、服务的工作力度。同时,借助于录放机、监视器、多媒体电脑技术等手段,使档案信息在现代化机器设备中快捷、准确、方便地再现,使档案信息的处理、传输获得前所未有的积极效果。

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