高校工程管理审计存在问题

2022-09-21 16:28:40 来源:写作指导

【摘要】近年来,高校内部审计出现了新形势,工程管理审计受到越来越多高校领导层的重视。本文在对高校工程管理审计中存在问题分析的基础上,提出了信息化解决方案设计思路和框架,并简要分析了信息化解决方案对高校工程管理审计的影响效果。

【关键词】工程管理审计;信息化

0引言

近年来,随着高等教育体制改革的不断深入,高校的建设规模和招生人数不断扩大,国家资金投入不断加大,与之配套的工程建设项目日益增加。多年实践证明,工程审计在合理控制工程造价、完善建设工程管理、规范财政资金使用秩序方面发挥了重要作用。但是,随着我国经济社会发展水平不断提高,高校内部审计工作出现了新形势。一是加强内部审计工作,发挥内部审计作用,是党中央对审计工作新的部署和要求。二是审计署关于内部审计工作有新规定。《审计署关于内部审计工作的规定》(审计署令第11号)进一步明确了内部审计的监督、评价、建议的新定位,对内部审计的目标、范围、职能与职责进行了修订,强化了内部审计独立性,规范了审计结果运用等,对内部审计工作提出明确要求。三是教育系统内部审计有新要求。《教育系统内部审计工作规定》(教育部令第47号)指出内部审计不仅要保障资金使用安全,还要在提高资金使用效益、强化内部控制、预防资金风险方面发挥重要作用,这对内部审计工作深度提出了更高要求。可以看出,新形势下内部审计的职能定位发生较大变化,发挥作用的空间和范围越来越宽广。工程审计由以往过于施工过程跟踪和工程结算审计为主向管理审计转变,笔者认为新形势下,高校内审部门只有强化工程信息化建设,才能实现促进完善内部治理、落实管理责任、提高资源绩效的目的。

1.对工程管理审计的认识

2016年国家教育部曾印发了加强高校工程管理审计的指导意见,强调工程审计要引入管理审计理念,并从深化认识、实现审计全覆盖、建立投资评审制度、突出审计重点、完善审计结果运用机制、规范审计组织实施等六个方面,对建设工程管理审计提出了具体要求。笔者认为工程管理审计应是在项目管理部门对工程项目进行全面管理的的基础上,对组织内部的业务活动、内部控制和风险管理等进行独立、客观的监督、评价和建议,内部审计的客体应该是项目管理部门。工程管理审计的重点是从项目立项到竣工结算的全过程业务和管理活动审计以及建设工程内部控制的设计与执行情况审计。

2.高校工程管理审计的存在的问题

2.1审计定位不清、审计职能越位。审计定位不清是现阶段高校工程审计中普遍存在的问题,严重影响着审计工作独立性和审计效果。在建设项目实施过程中,通常会形成项目管理部门管工程质量、安全和进度,而审计部门管成本的局面,这样内部审计人员不可避免的参与到工程项目管理中来,涉及造价变化的变更、签证、材料价格需要审计人员来确认,经济分歧需要审计人员来解决,工程量和进度款支付需要审计人员来核对,工程审计逐渐走入误区。在结算审计过程中,审计部门或者委托的工程造价咨询机构与施工单位直接进行谈判,审计对象变成了施工单位,造价的真实性和合理性成为关注的重点,由于项目管理不善而引发的签证、材料价格、合同纠纷、索赔成为博弈焦点,对于项目管理的评价反而却被弱化,本质上分离了工程质量、进度、成本之间的联系,违背了管理规律,无法根本上控制工程成本。

2.2内部控制建设不足。近年来,政府层面越来越重视高校的内部控制建设,通过开展内部控制基础性评价、内部控制专项审计等来促进高校加强内部管理、实现提质增效。但现阶段高校普遍存在的内部控制重视程度不够,制度体系建设还不够完善,执行不严等问题,已成为制约工程管理审计作用发挥瓶颈。如在施工过程中经常出现的规避招投标、越权签字审批、合同签订执行不规范、结算签证后补等问题,这些问题的根结就在于缺少或弱化内部控制。

2.3审计意见执行难。审计执行难也是高校审计工作中普遍存在问题。一是由于内控建设不足,缺乏相应的规章制度,审计部门常常是单枪匹马作战,未与纪委监察、组织人事等部门形成协调联动;二是内部审计力量薄弱,审计人员专业知识综合性不强,造成对工程管理活动中屡审屡犯的共性问题梳理和总结不到位,对项目的疑点、难点追根溯源的决心和韧性不足。三是未形成和谐审计的局面,审计部门与项目管理部门常常成为矛盾体,项目管理部门感觉部门权力受到制约,工作成果受到质疑,不愿承认在工程管理过程中存在管理漏洞和职能缺位,进而拖延抵触、敷衍应付审计整改意见。

2.4审计介入滞后。现阶段大部分高校存在着事前主要由招标部门负责项目招标,事中由项目管理部门负责施工管理,事后审计部门负责结算审计的管理体制,人为的把完整的工作链条截断为各个部分。虽然部分高校也提出要开展全过程跟踪审计,并制定了相关的管理办法,但在具体实施过程中还是以结算审计为主。事后审计导致许多施工过程无法全面了解,隐蔽工程难以现场见证,当结算中遇到争议时,由于审计人员手里没有详细确凿的记载和证据,常常只能将有关签证单、验收单等本应加以审计的资料作为审计依据,形成了审计工作漏洞。

3.新形势下工程管理审计信息化解决方案

3.1设计思路。1.OA系统融合。充分利用OA系统中公文流转的流程化、资源信息共享性来规范工程管理业务活动的申请和审批流程,实现审批环节显性化和流程链条化及不相容岗位分离。2.电子表单化。统一设计变更签证单、材料核价单、竣工验收单、工程报审表、付款审批单等电子表单,在信息化平台中录入表单内容,设置必填项目,经办人网上填写信息,也可直接下载打印。3.协同工作平台。网上审计、网上谈判,网上认定,工程参建各方在本单位完成即可,无需反复传递纸质文件和现场审计,减少审计成本、实现“让信息多跑腿,让群众少跑腿”、“背对背审计”。4.云审计。将工程资料和审计数据传输到“云”中,审计业务活动参与各方通过“云审计”平台对不同的审计数据进行计算分析,在“云环境”中完成各自的工作。5.实时跟踪。现场隐蔽工程图片实时上传,有利审计取证,项目进展实时,有利各方了解工程进展情况。6.档案电子化。将工程资料和审计文件存储在服务器中,形成电子文档,按一定规则确定的专属编码,方便查询和下载。也可以线上直接打印后形成纸质文档。

3.2信息化模块构建和功能分析。采用软件工程领域结构化化设计思想,可将信息化平台分为门户系统和审计系统两个部分。门户系统主要含信息公开、信息查询和审计系统三个模块。1.信息公开可实现项目管理部门、施工单位等工程参加方对工程审计项目审计进度的实时查询,部分审计结论面向全校师生公开。2.信息查询主要包含物资价格、企业资质和票据鉴定等子模块。实现企业基本情况查询功能。全面了解有资金来往、业务关系的施工或供货单位单位的注册资金、经营范围、企业资质、法人信息、社会信誉、业绩、企业变更情况、经营异常及违法信息等详细资料;实现建筑材料、体育器械、实验仪器设备、办公耗材等价格的查询功能,全面掌握采购物品的品牌、产地、规格型号、价格及市场评价等详细资料;实现票据鉴别功能,能有效甄别车票、油票、住宿发票及部门所购物品发票等入账凭证的真假。3.审计系统为四个层次、每层为其上一层提供支持(如图1所示),对每层每个模块,按照自底向上、逐一攻破的逻辑顺序展开。审计系统负责实现平台的核心业务,提供工程审计服务,以及账户权限管理、常用电子表单下载归档、造价数据的查询调用等业务实现。

4.信息化解决方案对高校工程管理审计的影响效果分析

4.1有效改善工程内部控制的设计与执行不足的问题。信息化平台可以根据高校内控相关规定实现批准授权控制,在系统中赋予了每个人员不同的岗位分工和岗位职责,强制将人员、岗位、职责交叉配置,可以解决审批过程中不相容岗位分离的问题,避免线下审批环节中一人多责,跳跃审批等问题。同时,工程管理活动涉及立项审批、工程签证审核、隐蔽工程验收、工程材料批价、工程结算和付款控制等多个流程,不同的业务流程又有不同的审批环节,通过工程管理信息化平台可以将工作任务分配至每个审批环节,在审批环节之间设置流转指引,显示审批进度,这样可以避免线下审批过程中出现的对业务流程掌握不清,审批时间过长或人为操纵信息风险。

4.2满足审计全覆盖和动态监控要求。信息化平台实现从创建项目、信息审核、审计启动、过程跟踪审计、结算审计等审计流程全生命周期管理(如图2所示),将项目管理部门、内部部门、施工单位、第三方审计单位、监理单位等均纳入系统中,并对各方行为任务进行设定。可以对工程项目建设从项目立项到竣工结算付款所产生的领导批示、会签单、洽商纪要、补充协议、材料批价单等进行全面的监控和分析,使得项目参加各方能及时掌握项目实施过程中所产生的各种资料,对发现的问题及时解决。所有的业务必须提前审批,才能开展下一步工作,避免后补资料等现象发生。

4.3解决工程中可能出现的腐败问题。通过信息化平台中的流程管理,工程管理活动的各环节均在平台上留有痕迹,所有的审批环节均公开透明,谁经办、谁审批、谁负责,整个过程可以对财务、纪委、招标办等相关部门开放查询、监督权限,这样能提高业务经办人和部门领导的责任意识,有效的避免各类腐败问题的发生。同时所有的数据的传输和任务的指派均通过平台完成,施工单位和第三方审计单位之间进行数据和信息隔离,在平台中均不显示单位信息,这样避免相互之间串通联系(如图3所示)。

5.结语

新形势下高校工程管理审计信息化解决方案应以工程管理审计实际需求为前提,以解决工程管理审计存在问题为目标,利用互联网和计算机技术,建立网络审计平台,联合财务处、资产处、招标办、网络中心等部门及委托审计单位,实现云审计功能,并在此基础上,加强与工商网、税务网、物价网、造价网等专业网站链接,建立价格数据综合平台,掌控权威数据,以提高审计工作管理水平。

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作者:李曰君 单位:山东体育学院