摘要：伴随着信息化进程的深入，高校会计档案在管理和内容也随之发生了根本性的变化，由原来的纸质凭证、报表等会计档案被电子凭证和数字档案所取代，传统意义上的会计档案也就变为了信息化档案。本文从高校会计档案信息化建设的意义、现状和建设的意见三个方面进行粗浅阐述，以求为高校会计档案信息化建设提供参考意见。
关键词：高校；会计档案；信息化；建设
0.引言
在新课程改革的积极作用下，我国高等教育事业迈向了新的发展阶段，涉及的管理形式和工作内容也实现了改革创新。特别是我国于2015年提出的“双一流”方案：“总体规划、分级支持”“强化绩效、动态支持”“多元投入、合力支持”，说明未来高校经费来源更加多元化、立体化，将由“投入型”向“绩效型”的管理方向转变。因此，高校财务管理的规范化和服务的效率化要求越来越高，会计档案正是财务管理很重要的一部分。可是，从当前来看，高校会计档案管理模式还在原地踏步，管理方式依然以整理、装订、归档等为主，这种方式不仅无法保证管理质量和管理效果，还会与高校的发展理念格格不入。
1.高校会计档案信息化建设的意义
会计档案是财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的经济史料和证据。利用信息化技术必然会使高校会计档案管理与服务得到创新发展，从而为提高财务管理的效率和服务水平的提升奠定基础。会计档案是财务会计工作的重要基础，是一种宝贵的信息资源，是财务管理过程中最具有说服力的凭证，同志也指出：档案工作是一项非常重要的工作，经验得以总结、规律得以认识、历史得以延续，各项事业得以发展，都离不开档案。因此，做好会计档案工作具有重要的意义。
1.1有利于高校内部管理改革和效率的提升。随着“双一流”高校战略的实施，各高校纷纷制定适合自身发展战略向一流学科、一流高校迈进，建设中国特色高校。传统的会计档案信息资源的流动速度较慢，学校内部机构不完善等情况存在，由此，高校通过会计档案管理数字化建设，大力推进信息化建设，平衡好办学质量与经济效益之间的关系，以期能更好地顺应大数据时代的管理改革内在需求，提升各部门之间办事的效率。
1.2有利于克服传统管理模式带来的阻滞。目前会计档案多数是以纸质模式存储，纸质载体管理模式存在的不足之处有：会计档案无法利用信息技术来管理，无法进行数据挖掘和信息分享；会计档案容易被破坏、丢失，转移、外借成本高等容易受时间和空间的限制，因此使用效率低，并且无法保证其他工作的顺利开展与实施，若是将信息化技术应用在会计档案管理中，就能对上述问题和弊端迎刃而解。
1.3有利于会计智能化发展的转变。当前，以信息技术为依托的新兴技术不断涌现，云计算、大数据、物联网等的诞生使人们的生产生活方式发生了翻天覆地的变化。在这种情况下，如果将实现高校会计档案信息化管理，相关的财务工作均能实现数据信息化共享和数据共享，并且实现由财务会计职能向管理会计职能的转变。此外，在会计档案信息化管理的积极作用下，还能发掘各数据之间存在的关联，提取重要的数据信息，为高校管理者提供有效的决策信息。
1.4有利于提升校内财务的准确性。高校会计档案信息化建设是以信息技术为依托开展相应的工作，在这种情况下，不仅可以使传统的工作方式得到改变，减轻会计档案人员的工作负担，凭借信息技术的超高计算能力，还能保证数据的准确性，避免工作错误、计算失误等问题的发生。与此同时，基于信息化手段的高校会计档案管理，能够有效提升档案管理的实效性，促进管理效果的提升。
2.高校会计档案信息化现状分析
高校经费来源渠道广泛，业务种类繁多，服务对象涉及全校师生，面对财务工作任务复杂繁重，财务信息化是必然选择。学生缴费、日常经费报销、预算申报、执行情况统计分析等都可以通过信息化软件搭载银行电子支付功能得以实现。经过多年的建设，财务信息化建设程度虽有提高，但不够深入。主要表现在如下几方面：
2.1领导意识有待提高。就高校会计档案信息化建设来说，领导的重视程度起到决定性作用。如果领导重视信息化建设，并积极参与其中，给予实质性的建议和资金支持，将会获得良好建设效果。但是，从实际来看，多数高校领导对会计档案信息化建设置若罔闻，认为是一种可有可无的存在，仅靠传统的会计档案管理模式就能保证工作质量。殊不知，领导这种偏见的看法不仅会影响会计档案管理效果，还会阻碍学校的发展。
2.2管理制度有待健全。目前执行的是2016年实施的《会计档案管理办法》和《电子文件归档和管理规范》对会计档案规范管理和电子元件数据作出了相关的规定，为会计档案电子化提供了依据。然而，就目前来看，制约高校会计档案信息化建设的制度并不完善，相应的管理体系也漏洞百出，难以满足实际所需。
2.3资源整合有待加强。据了解，高校会计档案囊括多项工作，如资产设备系统、科研系统、教务系统、学费系统等。这些工作虽然同属会计档案范畴，但彼此之间各自为政，并没有实质性的联系。在这种情况下，将会使会计档案信息化建设面临重重困境，难以达到相应的建设和管理目标。
2.4安全防护有待增强。会计档案包含诸多重要文件，如果发生损坏或丢失，将会对学校造成不可估量的影响。因此，会计管理人员除了要做好纸质版档案的存储工作外，还要重视信息化管理中的安全问题，避免安全隐患的发生。但是，从目前来看，高校会计档案信息化安全管理只是增加了木马查杀和病毒隔离等功能，忽视了其他安全防护体系的建设，从而为病毒或黑客提供可乘之机。
2.5人员素养有待提高。时下，会计档案管理人员具有熟练的档案技能知识，但对财会和计算机网络知识缺乏，在数据备份上、技术问题解决中过分依赖外请人员，因此不利于会计档案信息化推进。信息化时代对高校会计档案管理人员要求相当高，不仅要具备档案专业知识，还需具备财会专业知识和计算机、网络知识，如拥有创新性思维的人才更好，这样的管理人员才能在日新月异的变化发展中立于不败之地。
2.6技术设备有待完善。对于高校会计档案来说，要想实现信息化管理，就要有先进的设备予以保障，只有这样才能获得良好的管理效果。然而，从目前来看，一些高校虽然意识到会计档案信息化管理的重要性，但硬件设备却与发展理念极不相符。也就是说，高校并未根据实际情况建立网络安全保障防护体系，在日常办公中十分容易发生信息泄露，网络环境存在诸多安全隐患。另外，有些高校会计档案信息化管理由于技术不完善，导致管理进程停滞不前，管理水平也有所降低，进而造成数据传递缓慢，同时增加工作难度，无法达到既定的管理目标。
3.高校会计档案信息化建设的意见
3.1提高领导会计档案信息化意识。同志说，要提高档案信息化水平，运用现代化技术做好档案管理工作，并把档案工作纳入电子政务建设中去。高校内部要把档案建设、会计档案信息化建设列入高校发展规划中，要按照要求大力推进档案信息化工作，运用现代管理思维，走信息化道路。加大经费投入，增加硬件设备，如计算机、打印机、扫描仪等，同时对操作应用系统和储存系统进行完善，确保各项工作的顺利进行。
3.2健全相关管理制度。对于高校会计档案工作来说，其标准化、流程化和规范化直接影响建设质量和建设效果。因此，高校要针对现有的管理制度进行完善创新，除了要继续严格遵守国家提出的关于档案管理的政策和法律法规外，还要建立完整的会计档案规范体系。与此同时，对于会计档案管理涉及的各个部门，如教学教务、科学研究、人事职称、工资、后勤保障、基建等，要提出相关要求制约他们的工作行为，防止不必要的问题发生。此外，还需从制度上保障会计档案信息化建设的规范性，建立会计档案信息化评价指标，如档案对接自动化程度、电子档案备份制度等。
3.3整合各资源系统数据。由会计档案涉及数据范围广，量浩大，高校应根据《会计法》、新的《政府会计准则》和《政府会计制度》的相关要求，整合校内财务有关各类资源信息平台，即实现高校内教务系统、科研系统、人事职称工资系统等整合优化，并以此为契机建立协调统一的财务信息采集平台，加强其与高校档案管理之间的联系，从而增加会计电子档案的功能，最终实现会计档案信息化管理实效性的提升。
3.4做好安全防护措施。为了避免或减少高校会计档案信息化管理过程中出现的安全隐患，需要管理人员予以充分重视，不仅要做好数据备份、资源储存管理等常规工作，还要定期进行病毒查杀，通过增设身份认证、权限管理等方式保证会计档案的安全性，防止系统被外界恶意攻击或数据被篡改，提高高校会计档案安全性。
3.5提高管理人员专业素养。在信息化背景下，需要培养一批具有脚踏实地、严谨仔细、保密意识工作作风的，熟悉财经法规、能熟练操作计算机、有数字化知识、网络知识等信息技术的专业的档案管理人员。定期组织会计档案管理人员学习培训，学习新的技术、新的设备、新的方法等，并将档案管理责任制落到实处和纳入年终考核中。此外，高校还要建立激励机制提升管理人员的工作热情和积极性，使其主动参与到会计档案信息化的建设与管理当中，只有集思广益、众志成城才能促使会计档案信息化管理质量的提升。
3.6完善会计工作信息化技术设备。高校会计档案信息化管理质量与效果的提升，需要依靠先进的技术和更为完善的信息化流程。因此，在高校会计档案信息化管理中，管理人员要以实际情况为依据对现有的设备进行升级，同时引进先进的设备进行管理。为了保证管理实效性的提升，管理人员还要完善网络信息化平台，并在日后的数据统计工作中形成一套完善的体系，以满足管理过程中的各种要求。在完善的信息化技术设备和网络信息化平台的保障下，高校可以将与会计数据相关的资料进行整合，在此基础上形成完整的数据库，一来可以实现数据的系统化储存，为后续工作的顺利开展奠定基础，二来能够促进会计档案信息化管理质量和效率的提升。
4.结束语
高校会计档案信息化建设是高校适应时展趋势，提升自身实力的必然选择，也是信息技术深入到会计档案事业的具体表现，在深入过程中，我们不仅会遇到机遇，还会面临一定的困境和挑战，面对这种情况，我们要迎难而上，正视会计档案信息化建设中存在的各种问题，通过正确的手段予以解决，从而提升会计档案信息化管理的整体质量，实现高校的长久发展。
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作者:张华媚 单位:广州番禺职业技术学院
