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固定资产投资项目档案归档研究

2018-12-14 10:09 来源:证劵投资论文 人参与在线咨询

[摘要]固定资产投资项目档案“归档”是项目建设部门和档案部门档案文件材料交接的一个重要步骤,是项目档案管理工作不可缺少的重要组成部分。档案文件材料交接方法和方式依据不同项目、不同单位档案管理模式有所差异。对于建设周期短的项目可能产生的归档文件材料也较少,可以选择在项目建设竣工后整体归档,但对于建设周期长、投入资金多、涉及建设部门较多的项目,就需要根据实际情况针对项目档案的收集与管理,制订既符合国家项目档案管理要求,又具有个性化的项目档案归档方式。本文针对上述固定资产投资项目档案归档情况进行综合阐述,并提出一种便于管理的项目档案归档方式。固定资产投资项目是指利用国家预算内基本建设拨款、筹资金、银行贷款等多种方式,以扩大生产能力(或新增工程效益)为目的而进行的新建、扩建、技术改造等基本建设工程和设备设施的更新等建设项目。它包括了以扩大再生产能力而增建的分厂、主要生产车间、军品生产线、民品生产线;为改变生产布局而进行的全厂性迁建项目及遭受自然灾害而进行的恢复性项目。项目一般有两部分,即建设项目和设备仪器项目。项目中产生的档案一般包括基建档案、设备档案、会计档案、声像档案、照片档案。

一、固定资产投资项目档案常见归档方式

固定资产投资项目档案归档方式一般包括:1.在任务或项目完成后归档:主要适用于建设周期不是很长的项目;2.按阶段归档:主要适用于将形成于不同阶段或程序的文件材料进行分期归档,比较适合于建设周期较长的项目;3.随时归档:适合于设计变更、维修等活动所产生的文件材料的归档。对于1和3两种情况,由于文件材料相对较少,归档也相对简单,但对于第2种情况,建设周期长的项目,其文件材料的归档就比较繁琐,有的项目建设周期长达十几年,项目参与人员不断变化,想要控制好项目文件材料的完整并及时归档,是一个非常棘手的问题。

二、固定资产投资项目档案归档前的工作

为了保证项目实施部门归档文件材料规范、完整,归档及时,固定资产投资项目在开始前,要严格按照档案“三纳入”“四同步”“四参加”要求,档案人员在了解项目概况的同时,要组织项目涉及人员进行档案基础知识的培训,比如:图纸签字完整、准确、清晰、规范、更改到位;书写使用碳黑墨水;不使用易褪色材料(复写纸、热敏纸等);采用“手风琴式折图法”折叠图纸;没有达到A4尺寸的图纸文件要装裱成A4尺寸;对复印件的处理,尽可能收集原件等等。同时从项目档案归档范围,项目档案收集的齐全性、准确性、有效性等各方面进行培训,尤其是要强调档案的准确性,要求项目涉及人员所收集的文件材料一定要满足档案的准确性。通过项目档案基础知识的宣贯,让项目涉及人员掌握档案专业知识,这对项目档案归档尤为重要。

三、固定资产投资项目档案归档过程

1.归档过程出现的困难

一般情况下,档案工作处于项目尾端,各单位档案工作人员相对较少,专职项目档案工作人员更是缺少。如果让档案人员亲自收集全部项目档案文件材料,实施起来难度比较大,也不符合项目档案管理中“谁做谁负责编制”的原则。所以项目档案文件材料的收集还是要依靠项目实施人员,由具体实施人员收集、预立卷后进行移交归档。但是项目施工人员工作忙,对项目文件材料的收集常常不能按期完成,项目各个阶段收集的文件材料的齐全性也不能保证。久而久之,在向档案部门移交文件材料时,往往是缺东少西,造成项目档案文件材料的完整性降低。档案部门因为归档文件材料不完整,无法进行系统的组卷,如此形成恶性循环,直接影响项目档案工作的进程。

2.解决途径及优势

针对以上问题,建议选择按阶段归档的方式。由于目前项目档案验收已经有了一套完整的制度和详细的归档范围,为了更好地促进项目建设部门和档案部门做好项目档案文件材料的移交工作,在进行文件材料归档时,可以采用把大项目划分成多个小项目的形式进行文件材料的收集和归档,比如:可以将设备项目中的每一台设备划分成一个个小项目,并对每一台设备预制定归档文件材料清单,相当于先有卷内目录,再进行卷内文件材料的收集,从而完成组卷,这样就可以保证项目档案文件材料的完整性和系统性,也遵循了设备仪器档案按“单台套”组卷的原则。由于设备仪器分为自制、外购、计算机、特种四种形式,在制作设备资料清单时要按照不同设备采用不同清单的方式。而且制定清单时要严格按照项目批复内容对每一台设备单独建立清单。下表是自制设备归档文件材料部分清单。 清单除了可以帮助收集文件材料外,还可以协助管控项目,通过清单可以很清楚地了解项目的施工进程。当项目完成一个阶段后,就应该组织文件材料的移交,档案人员可以根据移交的文件材料进行归档整理,而项目实施人员经常使用的合同、协议等文件材料可以在组卷完成后,由项目实施人员按借阅制度借出,但不建议复制,因为项目中合同太多,每份都复制将不利于合同管理。这样既保证了文件材料的完整,也保证项目实施人员在施工中能够方便地利用。档案人员和项目人员进行文件材料移交时,一定要按照项目批复文件的内容,对移交文件材料进行详细的一一核对和交接,对清单中已经归档的文件材料及时进行备注,对于缺少的文件材料应尽快通知项目实施人员进行补充,不能拖延到下一个阶段,以免影响项目档案工作。至于其他文件材料,比如:前期文件、施工技术文件等也要按阶段及时归档,将固定资产投资项目划分成一个个小项目,并分阶段归档,以方便项目管理和档案整理。档案整理中最为突出的问题是项目所涉及的人员对项目文件材料是否全部归档,没有一个准确的反馈,文件材料往往要等到项目快结束时才整体移交到档案部门,让档案人员无从着手整理各阶段。如果有了每一个小项目的清单或者每一台设备的总清单,进行清点和核对将事半功倍,也会使项目各阶段中形成的文件材料情况清晰,并且很容易发现哪个阶段形成的文件材料没有归档,目前形成的文件材料能不能在保证档案系统性、完整性的情况下进行组卷,以及归档的文件材料属于哪个项目或设备,应该编什么档号,是重新添加档号还是接着以前的档号进行组卷,并且移交文件材料时可以据此进行有序的核对。档案人员不是全才,不可能对基建项目和设备做到了如指掌,因此就必须提前建立小项目清单,按清单进行文件材料的清点,确保项目文件材料的完整并及时归档,归档后的文件材料还可以录入档案管理平台进行资源共享,方便各部门使用,从而更好地发挥档案的利用价值,而不应该将文件材料留存于某个员工手中,造成项目文件材料无法共享甚至遗失。

四、固定资产投资项目档案文件材料归档存在的问题

1.准确性差

竣工图修改无标记、不规范,竣工图签字不完整,比如:项目验收中发现竣工图修改后没有相关支撑文件,修改原因、修改人、修改日期等都无法找到,这样就无法保证档案的准确性,不利于档案的利用,也失去了档案的价值作用。另外,档案案卷中常有重复件发生,而原则上档案部门立卷一份文件只存一份,换句话说“档案是唯一的”。

2.完整性差

在项目验收后,经常出现该归档的文件材料没有归档的情况,这就是档案收集过程中采用整体归档或者阶段归档时出现的问题。这是因为没有严格按照归档清单进行及时归档,或者没有采用大项目划归小项目的方式方法进行归档,造成档案文件材料的缺失,影响了项目档案的整理工作,降低了项目档案的完整性,从而影响项目档案的验收。

3.系统性差

项目文件材料如果按照小项目分阶段依据清单全部移交,档案人员则会按照文件材料形成的顺序进行归档处理,从而确保档案的系统性。但实际操作过程中经常出现的是项目实施人员分阶段移交时出现缺项情况,没有及时进行补充,甚至下一个阶段的文件材料移交完毕,上一个阶段的文件材料还没有补充上来。到项目结束后,需要进行档案验收时,才突击补充,这就造成项目档案卷内顺序的混乱。如:“设备开箱验收单”排列在“终验收”文件之后,这些看似文件排列顺序的错误,其实反映的是项目管理上的问题,这些项目文件材料很有可能是后期人为补充归档的。对于后续补充归档的项目文件材料,档案人员理应在文件材料甄别过程中进行清除(因为不能确认文件材料的原始性),但为了满足项目档案的完整性,迫不得已违规接收。档案作为项目建设过程的历史见证记录,必须真实完整,而不应该等到项目完成后再进行文件材料的补充归档,这会破坏项目档案的系统性,不利于后期档案的利用,也使得档案的利用价值丧失;并且很有可能对利用者产生误导,甚至铸成大错。另外,档案人员在接收专业性较强的项目归档文件材料时,归档文件材料清单就显得尤为重要,不可或缺。

参考文献:

[1]中国船舶重工集团公司宣贯项目档案验收办法培训手册.中船重工集团公司办公厅.2007年11月

作者:金迪 单位:机械工业档案馆

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