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档案管理基础与实务范文1
关键词：档案管理;项目化教学法;工程项目档案
中图分类号：G712 文献标志码：A 文章编号：1674-9324（2015）42-0166-02
一、项目化教学法的必要性
1.项目化教学法含义。“项目化教学法”是实施一个完整贯穿的项目（包含若干个子项目）的教学活动。课程的主要载体是教学项目，其核心是教师通过设计的课程项目，把课堂教学中的理论知识转变为项目化的教学活动，传统的教学方式转变为以教师为主导、学生为主体的教学活动。学生在教师的指导下，去寻找得到项目结果的途径，在完成项目的过程中，学习理论知识，锻炼知识的方法与途径，提高综合应用能力，项目的最终成果能够让学生找到自我价值，充分发掘学生的创造潜能，提高学生解决实际问题的综合能力。
2.项目化教学法的必要性。现代职业教育的核心是满足经济社会对技术技能人才需求，而如何让学生掌握技术，提升技能，同时又适应高等职业教育特色，是当今职业教育亟待解决的一个问题。在《档案管理实务》这门文字性理论性较强的课程中更需要找到一个突破口，而项目化教学方法恰好解决这一难题，也就是把档案的收集、整理、价值鉴定、保管、检索、编研、利用等这些枯燥的理论知识转变为一个项目化的教学活动，学生在教师的指导下，完成项目，学习理论知识，锻炼知识的方法与途径，提高综合应用能力，因此在本课程中实施项目化课程改革是很有必要的。
二、课程内容与岗位任务相结合
1.岗位分析。《档案管理实务》课程的授课对象是高职高专道桥类专业的学生，根据毕业生在道路交通建设、养护、运营管理等企业中的部分初次就业岗位与主要工作做了大量调研，总结见表1：
通过分析表1，安全技术管理专业学生部分初次就业岗位为：安全员、资料员等，在这两个岗位的中，主要工作任务都包括道路施工方面的档案及资料的管理。
2.根据岗位工作任务确定课程项目与教学目标。通过分析学生的岗位工作任务，结合《档案管理实务》课程内容，确定的贯穿项目为108国道（河北镇―贾峪口段）复线工程项目档案资料（以下简称108国道复线工程项目档案资料）贯穿项目包含七个子项目，分别为：108国道复线工程项目档案资料的收集归档、整理立卷、价值鉴定、保管、编研、利用、数据统计七个项目，这七个子项目分别对应着档案管理的收集归档、整理立卷、价值鉴定、保管、编研、利用、数据统计能力点。
这里的“108国道复线工程”是一个虚拟的工程，学生借助网络资源、计算机Word、Excel办公软件，运用档案的收集、立卷、档案、保管、检索、编研、统计等工作方法、原理知识，完成这个虚拟的工程档案资料，从而掌握道桥施工类档案资料的管理能力。
3.子项目具体任务与岗位能力相结合。学生在完成子项目过程中，学习、锻炼档案的应用能力，提升学习成就感，子项目具体任务与所对应的岗位能力目标如下：
三、课程实施过程
1.第一堂课。《档案管理实务》项目化课程改革后，需要学生自己去完成108国道复线工程项目档案资料这个贯穿项目，学生必定会对这个项目产生好奇与疑问，甚至部分同学存在觉得不可能完成的畏惧的心理，这反而起不到提高学生积极性的目的，因此在上第一堂课时，教师可以通过多媒体进行任务情境的导入，如：毕业后，你被分配到某道路施工公司做一名实习生，此时公司正在翻修108国道（河北镇―贾峪口段）旧路，并新修复线工程。此时，施工项目的工程概况、设计依据、设计概要等前期的资料已经做好，作为公司的一名资料员，请你完成其他档案资料。同时教师展示108国道河北镇―贾峪口段）的地理线路、实际道路图片，考虑到项目的难度，项目采取三至四人团队完成，每个团队负责项目档案资料的一部分，如：第一小组负责“施工部署”部分，第二小组负责“主要工程项目的施工方案、施工方法及技术措施”部分，第三小组负责“质量保证措施”部分，第四小组负责“安全生产保证体系及措施”部分等。第一堂中教师还需要告知学生项目贯穿本课程的始终，强调每次课的重要性和连贯性，并告知学生课程的考核方式等。以便学生了解项目化课程改革后的课程形式与内容，便于安排课余时间的学习。
2.课程实施以学生为主导，提高学习兴趣。《档案管理实务》项目化课程改革与旧的过去注重书本知识的现状相比，打破原有的讲授为主“填鸭式”的教学模式，让学生作为课堂的主角，教师作为学生完成项目的引领与辅导，学生通过自身的教学实践活动，学习专业知识，提高团队意识，提高沟通交流的能力;其次，在课程整体时间安排上选择学生学习最后学期，在学生有一定的专业知识积累的基础上，完成本课程的项目效果会更好，教师在布置子项目任务时，需要注重档案管理的专业知识，弱化108国道复线工程项目档案资料道桥方面的专业知识。
最后，建立过程中的子项目的评价体系，而不是以最终成果判定成绩，以促进学生学习过程中的积极性。最终达到提升他们的成就感的同时，掌握专业实用技术，提升专业技能。
参考文献：
[1]何屹.档案管理实务[M].北京大学出版社，2010.
[2]戴式宏.职教院校整体课改[M].北京：清华大学出版社，2012.
档案管理基础与实务范文2
关键字：会计档案；管理；问题；思考
中图分类号： E232.5文献标识码： A
档案是企业生产经营不可或缺的工具，真实、完整、准确地记录着企业开展工作活动以来的原始情况。会计档案是指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业资料，是检查企业经济活动的重要依据。会计档案是由人类社会实践活动中留存下来的历史真迹，是一笔宝贵的历史文化财富，对国家、企业、社会、个人都具有重要的利用价值。比如，当清查拖欠费用、固定资本、税费、生产成本及诉讼等细节问题时，就可以发挥会计档案作为经营管理的凭证支持和参考作用。
1、会计档案管理中存在的问题
1档案室简陋、条件差、管理方式落后，领导不够重视。会计档案室设施不齐全、落后陈旧，档案装备不统一，办公场所空间狭小，会计档案都没足够的地方保存。档案管理信息化进程缓慢，大多数企业未装配档案管理专业软件和先进的档案技术设备，原因是这些软件使用起来虽然方便，但价格相对高，对使用人员的计算机知识要求也很高，所以现在的多数会计档案不能快捷地搜索，而要通过人工去翻阅目录查找，会计档案的整理也采用手工方式，从而不能满足档案工作的需要。领导对会计档案管理工作的认识存在误区，认为会计档案工作是保管资料、实物的事务性工作，不是企业的主要工作，只要“守好摊”，不丢失，不泄密，能应付上面的检查和提供借阅、查档就行了，忽视了在平时工作中对会计档案的搜集整理和归类工作，导致忽然想查找有利用意义的会计凭证、账簿及报表等资料都找不着，这表明了对会计档案管理工作缺乏细心了解，忽视会计档案对个人、集体和企业利益的重要性，这种轻视会计档案管理工作的思想已无法适应现在的档案管理制度需求。
1.2移交会计档案不及时、不完整、不严密。实务中存在有些财务人员未能在会计年度终了及时归档，而是按自己的时间整理归档会计档案，从而导致一些会计资料的遗失或损毁。财务部对会计档案移交工作不够重视，领导把关不严。在会计档案移交时，只移交电子形成的资料，而对于当年手中收集的所需归档资料随处乱放，不作为移交的内容之一，容易导致在年度归档时缺少应归档的附件原始凭证，还有些企业在归档时，将合同、报告等单独从凭证后抽出来装订，结果造成这些重要的合同与会计凭证无关联性，查找起来也显得特别困难，使会计档案存在不完整，证据链缺失。会计档案移交手续不严密，一些移交档案的资料员或者档案管理人员工作马虎，随便检查，随便清理，该签字的不签字，档案人员对移交过来的会计档案保管清册没认真核查，导致纸质档案与电子档案无法一致对应，从而忽视档案移交工作的基本要求和程序。还有，财务资料员档案意识淡薄，对会计档案工作重视程度不够，只注重本职工作，而在工作中形成的关键和重要资料却不注意收集、整理和保管，导致档案不完整，缺乏系统性和原始性。
1.3档案管理人员和移交会计档案的资料员对档案管理意识不强以及业务素质不高。例如，财务资料员未正确区分会计档案的保管期限，造成会计档案管理混乱；有些财务人员对会计档案的范畴理解不够完整全面，在实务中没把握好哪些属于会计档案，哪些属于非会计档。由于档案人员时常更换，缺乏相对稳定性，而且档案人员的业务技能不够熟练，对档案管理工作没有精益求精和钻研的精神。还有很多人认为档案工作枯燥无味，是与外人隔绝、浪费青春的工作，从而很多人都不愿意从事此项工作。移交会计档案的资料员觉得归档工作可以敷衍了事，档案管理人员也这样觉得的话，后续就会导致会计档案的不真实和不完整；也有另外一种情形：会计档案借出后，档案管理人员不及时要求借阅人归还，时间久了，造成会计档案丢失或主要的附件丢失；在岗的专责人员一身多职，不会很重视档案管理，没有时间去理会计档案，有时只是应付一下而已。
2、对会计档案管理过程中存在的问题进行思考
2.1统一认识，加强领导，提高档案管理重要性的意识，规范管理。各企业必须加强对会计档案管理工作的领导，保证会计档案妥善保管、有序存放，完整归档，严防毁损、散失和泄密。各单位的领导一定要提高依法加强会计档案管理的意识，从法律的高度来依法加强管理，切实把会计档案管理列入领导工作的日程中，使会计档案管理走上法制化的轨道。领导还应加强对会计档案设备的更新，完善档案库，推进会计档案保管和利用的信息化体系建设。
2.2建立健全会计档案管理的规章制度。必须将档案管理工作纳入日常化工作，促进会计档案的规范化、有序化、合理化，明确要求、责任，制定档案工作管理目标，并建立健全一套档案管理制度，规范会计档案的收集、整理、归档、保存、利用等各项工作程序，使会计档案管理工作有章可循，有据可依。
2.3提高会计工作人员和会计档案管理工作人员的业务素质和职业道德素质。提高会计档案的案卷质量，会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化、完整性、真实性整理的熟知、熟练程度决定了会计档案案卷质量的高低。会计档案管理工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备业务知识和职业道德素养。因此，各企业应加强对会计工作人员和会计档案管理工作人员的培训，树立职业责任心和科学管理意识，强化会计档案管理知识和操作技能作为会计工作人员和会计档案管理工作人员岗前培训的重要内容，从而提升会计档案管理质量水平，对企业的稳健发展起到重要作用。
2.4不定期抽查档案的保管情况。公司财务负责人或审计负责人应不定期对会计档案进行抽查，包括会计档案是否装订好，摆放整齐，按类别放好；档案柜上贴的档案清单是否与实质存放的会计档案一致、完整，看有没丢失凭证或账簿，摆放是否有规律，是否按时间顺序摆放，发现问题要当场指正并避免类似情况发生。
3、结语
总之，会计档案的收集、征集、整理、保管、保护、鉴定与利用、制度建设都是不容忽视的。提高会计档案重要性的认识程度，做好会计档案的保管工作，使得企业规范化、科学化生产经营，记录着企业真实完整的经济活动。
参考文献：［1］陈会改.基层国土所档案管理存在问题与思考［J］.档案与建设，2013（8）
［2］杜江华.档案管理存在的问题和解决途径［J］.时代报告：学术版，2013（1）
档案管理基础与实务范文3
[关键词]档案；现代化；管理；基础工作
doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.16.000
[中图分类号]G271 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）16-0-02
档案管理现代化是推动档案管理工作创新发展的客观要求。随着档案事业的不断发展，档案的种类数量也在增加，给保管和利用带来诸多方面的问题。同时利用者也对档案工作提出了更高的要求，使信息技术现代化的管理模式能够为其提供个性化服务。档案现代化无疑是推动档案管理工作快速发展的动力。信息技术和互联网技术的快速发展，为档案管理工作带来了新的契机。建立计算机档案管理系统是要做好档案工作基础，将收集、整理、著录等一系列前期的档案资源进行计算机数字化处理转换，达到现代信息化档案管理的技术要求。就目前而言仍有许多档案管理部门（档案馆室），出现基础工作做的不扎实、管理不规范现象，需要通过科学化、标准化管理，来适应档案现代化管理的需要。
1 档案管理基础工作存在的问题
档案基础工作主要体现在档案的收集、鉴定、整理、编目、编研、销毁、保管、利用、统计与管理等方面，如果某一项做得不规范就会给档案的管理工作带来麻烦和不便，档案基础工作做的好坏与否直接影响档案现代化的进程，笔者探究发现，目前档案馆室档案现代化建设参差不齐、问题较多，只注重保管、应付，效率低下，影响了档案事业的发展。
1.1 档案的整理过程中分类不清鉴定不明
界定把握不准确，出现类别叠加现象。对档案的鉴定管理工作把握不清，如保管期限的鉴定、档案销毁的鉴定、归档文种的确定等。档案的分类甄别不清，是档案管理工作实务中经常出现的问题，给档案的检索、利用带来困难。
1.2 卷内索引目录不完整，组卷、立档不规范
缺少规范化的卷内案卷目录要求，卷内文件目录文字填写表述不齐全，有的只有卷内目录，没有“卷内备考表”或者空缺档案号章，不标页码或标注位置不规范。组卷、立档文种、机构（问题）、责任者、时间等含混不清，档案卷脊与卷内标引发生冲突，含糊不清、相互混淆，给检索利用带来不便。
1.3 档案管理人员专业业务素质低
档案管理人员素质的高低直接影响着档案管理的质量，档案基础工作做的不好是档案管理人员素质不够高，表现在几个方面：一是档案工作人员缺乏较高的业务能力；二是缺乏掌握适应现代化信息技术发展技能要求；三是创新意识不强，管理意识停留在传统模式上。
2 加强档案基础的有效措施
提高档案管理的水平就必须实行标准化、规范化的工作程序。要求档案管理收集、整理、鉴定、著录保管等各个环节都要按照组织协调、统一规范的程序和科学的方法进行工作。按照《归档文件整理规则》为依据，有组织、有步骤地实施。档案基础工作，适应档案现代化管理的要求，强化创新管理机制。
2.1 制订完善的档案管理标准化、规范化工作方案
档案基础要以《归档文件整理规则》为依据，标准化、规范化是实现档案管理基础工作夯实的重点。首先，档案收集要完整齐全，从档案的历史沿革纵向角度看，要保持档案连续性。从时间节点的角度看，要保持档案的完整性。做到归档不遗漏、档案不会缺失。这是档案整理工作的前提准备工作。以天津电子信息职业技术学院学籍档案为例，学籍的立档要从其建校以来至今，历届毕业生在校期间学历过程都要进行归档中，并保持学籍档案种类收集齐全，历届所有学生不能出现空档现象。这样才能方便利用，精确查找，提高管理效率。其次，要特别注重电子文件的收集归档，要按照《电子文件归档与管理规范》要求来做，注意规范文件的存储格式，不同文件要区别对待，做到不同格式的转换，以确保电子文件的完整和数据的安全，这也是实现档案管理现代化的基础前提。
2.2 组卷建档要规范
档案的规范化是一项系统工作，包括卷内文件目录的填写、归档案卷号的确定、件号、页码、卷内备考表、机构问题及责任者等内容，其不能出现页码不清、标题不清、目录不清的现象。要以《归档文件整理规则》为依据，实行规范化组卷、整理，同时立档也要标准、规范，为利用信息化技术手段管理做好基础性工作。
2.3 建立统一协调的组织工作机制
建立档案统一协调的组织机制是对档案有组织、有步骤地进行科学管理的有效机制，遵循国家有关档案管理规定办法，制定本馆的规章制度、办法，循序渐进科学组织、协调管理，不能因人而异。
2.4 提高档案管理人员的业务技能素质
档案管理人员的职业素质直接影响档案管理的质量，加强档案工作人员的素质尤为重要。在当今社会快速发展的今天，需要培养具备复合型专业技能的档案管理人才，具备创新理念，能适应档案事业发展的需要。管理人员要做到基础业务扎实、技术能力强，能够熟悉掌握现代信息技术，适应互联网及“互联网+”的发展需求，推进档案事业的发展。
3 利用现代信息技术是实现档案管理现代化的重要手段
档案现代化管理中的基础工作是实现档案现代化的前提，利用现代化信息技术是推动档案管理现代化的重要手段。随着现代信息技术的快速发展，必将提高档案现代管理的水平，由计算机管理向网络技术、互联网技术的延伸，并向着物联网、云计算、大数据的拓展发展。这些现代技术工具为档案的现代化管理打开了想象空间，如“智慧档案馆”的构建，“互联网+”档案的架构体系，都是档案现代化创新的工具。
3.1 档案现代化管理是档案基础工作的延伸
档案现代化管理是档案管理规划化的工作过程，是创新发展的要求，是档案基础工作的延伸。随着信息技术及互联网技术的快速发展，档案管理现代化程度将会越来越高，为此利用计算机互联网、物联网、云计算、大数据等现代信息技术是档案现代化管理的重要保障。
3.2 发挥现代信息技术在档案现代化管理中的重要作用
档案的现代化管理夯实了档案管理的基础，如今人们的生活节奏越来越快，社会的参与度越来越高，对档案的利用会越来越广，希望用快捷、个性化的方式获取对档案的利用，现代化的管理手段正好适应了这一需求。为此加快档案信息化、现代化管理，推进档案基础工作具有重要意义。
4 结 语
实现档案现代化管理必须做好基础性工作，档案管理者要注重档案基础建设，运用计算机现代信息化技术手段，提高档案检索、查找的效率。在当代信息技术互联网、物联网、云计算、大数据快速发展之时，档案管理要不断创新，推动档案事业的不断发展。
主要参考文献
[1]毛白英.加强基础业务建设提高档案工作水平[J].档案与建设，2003（3）.
[2]张欢.我国高校档案管理基础工作与档案管理现代化工作分析[J].办公室业务，2012（17）.
[3]张小青.加强基础工作是档案管理现代化的前提[J].北京档案，1999（3）.
档案管理基础与实务范文4
档案信息化是近年来研究的热点问题，中职学校档案信息化应以促进、完善学校信息化和提升档案管理现代化水平为总目标，并坚持技术与管理并重、与学校信息化协调同步的原则，在学校各信息系统的开发与实现过程中，也应充分考虑档案管理的要求。究其内容则主要有电子文件的归档、传统载体档案数字化、电子档案的管理、档案网络化服务、档案管理系统软件等，知识贵在活用，而活用的过程不外乎“内隐知识外显化与外显知识的内隐化”之交互作用的历程。因此知识若能加以灵活运用，则可精益求精、增进效能，由此可见知识管理之重要性。③
2中职学校档案信息化建设与管理的重要性
在当代世界中有可供使用的大量信息，知识的类型亦相当繁多，尤其身处在信息时代，更是充斥着各式各类的知识，而哪些才是教育工作人员所需要的？能够为教学过程带来何种效益？如何使众多知识有系统的呈现？如何搜集、精炼、储存、分享、创造知识，管理这众多知识，便是知识“管理”的目的。如何善用知识，将会是未来竞争的主要关键因素。人类的知识不断被开发出来，而信息也将面临“数据过剩，却信息不足”的失调问题，教学资源的多样化，使得教育工作者无法忽视知识管理的重要性。相信未来在科技上的进步，并不只在于信息的生产，更也不会是信息的传播，最困难的问题将是在于如何减少和筛选信息。未来储存信息的能力是相当可观的，但是要如何从我们记忆中取出有用信息的能力确实相当贫乏。真正的知识管理，便是要做到取出每个人脑袋里所需要的信息，凡能藉由知识管理系统而不断学习的组织单位，才能发挥知识的最大功能，带来竞争优势。④
3文档一体化管理模式下中职学校档案信息化建设的策略
3.1强化中职学校档案信息化建设的意识
教育被视为一专业工作，于是乎需以专业知识为基础，而教育专业知识是由教育研究、研习中学习而得，亦能由教师的实务经验及省思所产生。教师所累积的教学实务经验，往往是教师教学智慧的结晶，十分珍贵。但遗憾的是，学校方面往往忽略了教师长年所累积下来的专业知识，并伴随着教师调动或是退休而消逝无踪，无法有效的经验传承及保存；同样地，教师本身亦往往不清楚自己所拥有的专业知识，而造成无法储存、应用甚至分享，更不用说是创造新的知识。教师所拥有的教师专业知识乃是学校组织中的重要资产，然而，学校和教师对于知识管理的内涵，却仍一知半解。
3.2加强对档案人员信息技术应用能力的培训
学习与档案信息化相关的计算机应用基础知识、数字化技术知识、网络技术知识、现代管理技术知识、外语知识等，提高档案工作者掌握和运用现代化技术的技能，以适应档案信息化的发展。⑤我们有必要将这些珍贵的知识或经验须予以搜集、储存并传承分享，以至于其它教师得以透过这些珍贵知识而提升教学质量、活络教学过程，“教师个人知识管理”便因此被孕育而生。对教师而言，知识管理是一种专业学习的过程，也是获取专业知识的手段，再者将知识管理应用于教育的领域，早已成为近年来教育研究的主要议题。学校本身可视为是一个教师社群的结合，而教师知识更是学校的重要资产，更应珍惜并积极管理。若教师知识管理得宜，教师将不再只局限于自我的知识，可借助他人所分享的知识，达到教师专业成长的理想。教师个人专业理论有许多属于内隐的、特殊的以及不断建构、变动的特性，大体上是透过团体合作、自我省思、深度对话等活动而得。知识的生成变化是个体其内在个体经验、意义结构在社会或特定文化脉络之中，交互影响历程中，不断经由诠释、反当、转化的结果。因此，教师的知识管理策略，必需着重在整体的教师专业实践历程。⑥
3.3加大档案现代化管理的投入
制约档案现代化管理的因素有很多，如资金、人才等，但起主要决定因素的是领导者的现代化意识水平，应投入大量的精力关心和支持这一工作，没有资金，应想方设法创造条件投入资金；没有设备，应千方百计配置先进设备；没有管理人才，应积极培养、选拔高素质的专业人才；把档案现代化管理纳入中职学校档案管理工作计划，列入中职学校档案部门重要达标的内容进行考核。
4结论
档案管理基础与实务范文5
关键词：信息技术企业管理人事档案
中图分类号：TP311 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2013）34-7936-03
人事档案是我国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，具有法律效用，是记载人生轨迹的重要依据。是企业选拔、任用、考核的主要依据。随着我国人事管理制度改革不断深化，对企业人事档案管理工作也提出了更高要求，深化和提升人事档案信息化管理，是目前企业人事档案管理工作中急需考虑的问题，如何使用信息化手段管理人事档案是当前企业人事档案管理的重要任务。
1 企业人事档案管理信息化的基本内容
企业人事档案管理信息化的核心内容是计算机技术的应用，信息化的主要表现就是利用计算机来对人事档案信息资源进行管理，因此企业人事档案管理信息化的基本内容可以概括为以下几个方面：
1）实现人事档案信息的数字化
人事档案信息的数字化是整个人事档案管理信息化的基础，其它一切环节都建立在此基础之上。人事档案数字化管理是人事档案的管理由传统介质档案和纸质档案管理为主向数字化人事档案管理为主转变。企业首先要做好室藏档案的数字化进程，把以前形成的传统档案通过扫描、拍照等途径转化为数字文件，以便通过计算机直接利用。
2）实现档案查借阅的网络化
人事档案服务由以往面对面服务为主转变为以网络服务为主。人事档案信息化管理中，借阅者通过网络提交借阅申请，经相关人员批准后，档案管理人员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室联系，方便借阅工作和开展，必然会有更多人借阅，从而提高档案的利用率。
3）实现信息检索的自动化
计算机检索速度快，效率高，可实现多角度检索的特点，是传统档案管理检索工具所不具备的。尤其当档案的数量较大时，传统检索工具的检索效率远远低于计算机检索。同时，计算机检索还可以通过网络实现。
2 人事档案管理信息化设计
人事档案信息化管理的实现，必须考虑到人事管理的实际问题。根据问题按照企业的具体情况，分析研究，找到切实可行的解决办法。
2.1 功能设计
人事档案管理系统从工作要求上要求具有人事档案室基础设施管理、人员信息管理、组织机构管理、人事档案目录管理、人事档案的转递管理、人事档案的查（借）阅管理、零散材料收集管理、档案整理记录、缺失材料登记管理、相关统计查询管理等功能。
2.1.1人事档案室基础设施管理
包括基础设施名称、数量等。以便于对照标准核对及上级检查工作
2.1.2人员信息管理
这里指人员的基本信息。主要包括姓名、个人身份（干部、工人）、性别、出生日期、身份证号、档案编号、人员状态（在职、退休、死亡）等。
2.1.3组织机构管理
组织机构管理根据企业具体情况设定。对于较大型企业尤其是具有二级甚至多级管理的企业，需要对组织机构进行分级别管理。对于一般的企业仅需具有部门管理即可，为了直观和方便一般和公司人力资源管理系统一致。
2.1.4人事档案目录管理
目录管理是人事档案管理的主要内容。主要包括档案材料类号、序号，形成材料时间、份数、页数、备注等。这些信息的维护可以自动生成档案目录直接打印出来。
2.1.5人事档案的转递管理
转递管理应包括转递类别（转入、转出）、转递日期、对方单位名称、转递原因、转递编号、转递方式（专人、机要）、经办人、档案转递单的自动生成打印、回执日期、回执人等。
2.1.6人事档案的查（借）阅管理
查（借）阅管理是做查（借）阅记录。包括查（借）阅方式、日期、查（借）阅天数、查（借）阅人、查（借）阅原因、经办人、批准人、归还日期。系统还应具有查（借）阅到期自动提醒功能。
2.1.7零散材料收集管理
零散材料收集工作是做好档案整理前的重要工作。主要内容可以与档案目录管理内容合并记录。零散材料转递应具有专门记录。
2.1.8档案整理记录及缺失材料登记管理
人事档案应定期整理。在整理过程中档案目录可能会有所变化。整理记录应当包括整理时间、整理人。同时应按照员工的实际情况确定缺失的材料名称，以便于管理人员向相关部门收集。
2.1.9相关统计查询管理
查询功能包括人员查找、内容查找、模糊查找等各类查询功能，统计功能包括档案统计、人员数量和各类材料统计、转递、查（借）阅统计等功能。
2.1.10数据的导入导出管理
包括建立系统初期数据的迁移功能，日常维护的数据备份和数据恢复。
2.2 系统设计要求
2.2.1界面要友好、工作效率要高。
企业人事档案管理系统必须有良好的界面，便于使用人员操作，各类功能能够比较直观的反映和标示，能够是操作使用人员很快的掌握，减少企业培训费用。在信息维护过程中，尽量使用代码维护，增加智能化操作，减少信息录入条数，解决部分人事档案管理人员信息录入较慢的问题，提高数据维护速度。尽量在界面上以菜单和按钮形式完成人事档案管理事物，使得烦琐的事务只需点一下鼠标即可完成，降低错误率，同时提高工作效率。增加汇表工具提高数据的汇总的速度。
2.2.2兼容性要强、资源能共享
当前大部分企业建立了企业人事管理系统（HR-ERP），人事档案管理系统要和前期开发的企业人事管理系统（HR-ERP）功能兼容。企业的组织机构和人员信息等关键词段的兼容，使得“人档匹配”、“机构同步”成为可能，汇表工具导出的数据以Ecxel、Access等格式保存，与办公系统软件兼容。同时，人事档案在系统内部转递时，通过秘钥文件，只有系统能够自动解密，可以将人员信息直接加到转入单位，避免了信息的重复录入，达到资源的共享。同时也可以为双方交接留下了电子依据。
2.2.3克服工作矛盾，增强工作连续性
人事档案管理系统的建立，使企业人事档案开始走向电子化管理，工作效率大大提高。但是，系统在实施过程中并不是一帆风顺的，也存在着许多困难和矛盾，如国有企业遗留的许多问题并不是人事档案管理系统在短时间内能够解决的，有些电子操作流程和实际操作流程还有不一致情况，但只要能够本着人事档案管理要求和发展趋势，结合现代计算机技术，沿着人事档案管理的电子化（Electronic）、高效化（Efficiency）和全面化的方向发展，人事档案管理一定会在企业人力资源管理中发挥重要作用。
3 企业档案管理信息化必须解决的几个问题
3.1 企业领导的高度重视和大力推动
领导的重视和支持是人事档案管理的信息化建设的根本，领导的意识水平直接决定了是否会进行信息化以及信息化的深度和广度。企业的领导者应该投入大量的精力关心和支持这一事业，在资金、设备、人才等方面予以适当的投入，并把档案信息化管理纳入本企业工作计划和考核范围。主管档案工作的领导，要经常过问此项工作，了解档案工作人事档案管理现状，提出人事档案管理要求，指导人事档案管理部门依法开展工作，帮助解决工作中实际存在的困难和问题。
3.2 档案管理人员的培训教育
人事档案人员素质的提升，是档案管理信息化是不断完善、优化的基础。作为应用性很强的人事档案管理工作，我们必须加强档案人员的继续教育，使他们掌握新知识、新技能。计算机技术的应用是人事档案信息化管理的主要内容和核心。为了保证电子时代人类活动的真实历史记录得以长期保存和利用，人事档案管理者必须学会利用计算机管理及电子文件的归档与管理的知识与技能，这就要求每一个档案管理者都必须及早适应电子信息技术革命给档案工作带来的影响和变革，否则难以胜任计算机时代的档案管理工作
3.3 确保传统的管理方式向新的管理方式的顺利转变
任何管理方是的转变不是一蹴而就的，必然会存在一个长期的过渡阶段。在此过程中必须确保日常的档案管理活动仍然能够正常运转，不能出现因为过渡影响档案的保存和利用的问题，在一段时间内，可以采取信息化管理和手工管理双轨制，即两种管理方式在一定时间内同时存在，直到新的方式能正常运行。
3.4 安全问题
档案管理的安全不仅包括了档案管理系统软、硬件自身的安全，还包括人事档案信息传播过程中信息的安全。前一种问题主要需要通过技术手段来解决，后一种安全问题不仅要靠技术手段，还要依靠完备的规章制度。通过技术手段的提高和规章制度的建设，并把两者结合在一起，防止不被许可的人接触到相关档案信息，避免机密信息的泄漏。
参考文献：
[1] 杨公之.档案信息化建设实务[M].北京：中国档案出版社，2003.
[2] 刘家真.电子文件管理导论[M].武汉：武汉大学出版社，1999.
档案管理基础与实务范文6
关键词：档案资料,现状问题,解决分析,管理
中图分类号：G271文献标识码： A 文章编号：
如今的公路建设项目，传统的工程档案管理模式已经落后，项目信息的分类和归档有着各种缺陷。然而，随着信息技术的发展，信息技术带来了的档案文件管理的创新机会，信息化管理是现代管理的一个重要概念。公路工程档案管理在其概念措施的不断完善，不断优化，促进公路工程项目档案信息管理应用的发展。
一、当前公路工程项目档案管理工作现状及问题
1.1当前公路工程项目档案管理工作现状
公路项目档案是指与工程有直接或间接关系、价值的文字，图形，音频和视频以及其他形式载体的历史记录。包含从项目建议书，可行性研究，规划和设计，选址，材料准备，施工，竣工完成的各阶段项目文件中，记录了该项目的全过程的各个阶段。由于项目具有投资大、周期长、施工单位单位多、涉及到政府审批、科研设计、施工单位建设、监理、质检等部门评定，决定项目档案材料的涉及广、信息量大、分类多，导致公路工程档案资料收集难。
目前，经济的高速发展和科技进步，然而公路工程档案管理却与此并不适应。1、归档档案资料不齐全。做好档案工作的基础是搜集齐全资料，但由于公路工程项目建设的特点，导致档案得不到有效妥善保管。2、档案资料可靠性。档案资料应当是工程施工全过程的真实记录，但个别施工单位对工程项目档案资料管理工作缺乏责任心，忽视对对日常资料的搜集与积累，一旦工程竣工验收资料汇总时，胡乱编凑，致使资料可靠性不强。3、材料不规范。s公路工程涉及档案内容繁多，内容主体多样繁杂，参与编制工作人员素文化质参差不经相同，因此档案的编制质量出现高低不同的区别。这样的不符合规范的档案，势必会导致以后的工作用带来隐患。
随着公路工程建设的发展，我国的公路工程档案资料的管理体系日渐趋于完善。可是，随着公路工程建设的不断发展，公路工程数据管理任务越来越多，不同层次的业务单位的建设管理能力变化很大，所以，人工进行公路工程资料的管理难度逐步加大，人工编制文档错误和不足的情况时有出现，且编制时间长，效率低，成本高。这样的人工管理模式下出现了诸多负面因素，不利于公路工程项目建设中使用和搜索资料信息。
1.2公路工程项目档案管理工作问题
1.2.1施工管理与工程档案管理脱节
工程施工单位在施工过程中不重视日常工作材料的及时收集和整理，导致竣工后收集的档案的数据往往会不均匀的，不完整记录，这些都不能准确地反映施工真实情况，影响了工程技术档案文件的准确和完整。例如说说施工照片，施工日志作为工程归档管理信息，但现实往往没有注意这方面的数据收集，对于工程的施工照片直到竣工验收时才去收集已经为时过晚；施工日志应是做为施工员的工作记录，对施工日志填写的相关数据的信息是很重要的，但实际工作中施工人员很少坚持写。事实上，这些数据如果在施工过程中收集，整理将是一件容易的事情，然而，由于不够重视往往会被被忽略，要完成的检查时候去收集这些数据增加了难度，诸如此类，本来，其内在品质，外观品质的项目已经达到了很高的工程标准，然而，由于信息不完全使得一个优秀的工程到最后评估只有合格。
1.2.2施工管理用表格式不统一工程用表是公路工程项目管理的一种工作表现形式，它是根据国家有关规定对工程质量控制而在工程施工过程中形成的原始记录。由于我国交通行业还没有制定出统一的工程管理用表，各省只能根据《公路工程质量检验评定标准》（JTJF80/1-2004）及交通部颁发的《公路工程竣工验收办法》等国家规范、办法来编制用表。由于各地的认识存在不同，表格在施工组织设计使用缺乏科学合理设置。格式各不相同，一些公路建设施工单使用的表格在其规范中甚至没有解释，使施工单位只能根据自己的理解来编制表格或填写，造成填写内容数据重叠，没有科学地反映客观现实。此外，我国家工程规范的修改时又可以不会跟上我国家施工技术的的发展，使得目前的施工用表更难以适应工程技术的发展要求。
1.2.3档案管理水平差归档的数据档案管理水平不够专业，很多不符合规定要求，如项目中的数据有很多的复印件，一些复印件修改后再次复印，字迹潦草，经不起长期永久保存。这样的数据是难以成为真实可靠的文件依据，以以至于带来不必要的麻烦和损失。
二、公路工程项目档案信息化管理的途经分析
2.1充分认识到档案信息化建设的重要性
信息化档案管理容量大、速度快、精度高、占用空间小，且计算计具有统计、打印、共享、修改、查询等功能，利用好这些功能可以方便归档和开发档案资源。档案建设是工程项目建设不可或缺的重要组成部分，工程项目档案建设要像其他工作一样逐步实现信息化，这是社会发展的必然趋势，也是顺应时代潮流的结果。目前，从全国范围公路工程项目信息化管理来看，部分重点城市重点项目的档案信息化建设相对较迅速，起步也比较快，也取得相应的技术成果。但是绝大部分的地区项目工程档案信息话建设仍处在初级阶段，这些地区的相关部门要加快建设步伐，大力推进项目档案的信息化建设。
2.2创新信息化技术手段
信息化管理已经成为21世纪主流的管理手段，信息化的高速发展也为公路工程项目档案建设工作带来了新的契机，提供了良好的基础。计算机功能非常强大，所具有的收集、归档、管理与整合，在档案资源的开发利用、检索中发挥了巨大的优势，极大提高了我们文件管理效率和质量，使档案管理人员从繁重的体力劳动中解脱出来。因此我们必须充分利用信息创新下档案管理工具的优势：建立文件信息数据库。创建的文件信息数据库。数据库有一个非常强大的信息存储和检索功能，文件管理可以充分利用这一点，更加细分的文件，建立一个完整的档案资料库。以这种方式，不仅我们的文件的集合的最大容量，也可以快速记录存档。同一项目内部人员只需要一台连接互联网的电脑，可以快速而轻松地实现档案信息的检索，查询和使用。通过计算机网络，扩大服务范围，建立区域联网系统。有利于项目各部门之间的资源共享，提高了信息的利用率。
2.3.提高信息化设备和管理人员的专业化能力
信息时代，从表面上看，管理人员从繁重的体力劳动中解脱出来，但另一方面，极大地增加了他们的工作量，他们接触到的信息更加纷繁复杂。因此，要加强公路工程项目单位信息化基础设备的建设和提高档案管理人员的专业化能力。
首先，建设单位应当注意的档案信息化建设工作，从长远的角度来看，要加强工作的资金投入，提高企业档案管理的基础设施。在基础设施建设中，应该花很大的精力，因为基础设施是确保档案管理基础工作的顺利进行。基础设施不到位，项目信息化档案管理将是不可能的。基础设施包括档案库房，文件存储设备，档案库房管理的相关制度建设以及其他相关方面的建设。以此确保公路工程项目档案信息化管理的顺利开展。
其次，开发档案信息化管理工作，第一件事就是要配备高素质档案管理人事人员。信息化时代施工单位要配备高素质档案管理团队。他们不仅要知道常识性的文件，更要擅长熟练使用计算机进行整理工作。这些管理人员应该与时俱进，加强自身不断学习，使档案管理工作的更高效，更高品质。施工单位要通过各种渠道选拔、培训、引进人才，在这方面尤其是既懂得档案管理又懂得使用计算机的复合型人才。档案管理人才不仅要学习管理知识，更要注重管理理念的创新和方法的改革，不断提高档案管理水平。
三、结束语
公路项目档案作为一种信息资源，用以确保工程安全使用和工程正常运行和促进城市建设和经济发展具有重要意义。通过高速公路项目档案实行信息化管理，将有助于公路建设项目工程科学技术的进步，使其继续迈上一个新的台阶。
参考文献
[1]刘尊明．建筑工程资料管理［M］．北京理工大学出版社.2013
[2]上海浦东新区档案局．建设项目（工程）竣工档案编报实务新编［M］．同济大学出版社.2013
