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档案归档管理制度范文1
汇交工作做为档案管理工作的第一个环节，其质量直接关系到归档档案的价值，这就要求汇交工作必须全面并且精细。随着计算机技术的广泛应用，地质报告的编写、图鉴的制作等工作都利用计算机完成。因此，近年来汇交的地质成果资料除了纸质版本外，都配有电子文件。从而，汇交验收工作必须对纸质报告和电子文件分别进行。
（一）纸质地质档案的汇交及验收
纸质地质档案验收的重点在于汇交资料的完整性和规范性。完整性主要检查汇交资料是否齐整。每一套地质报告都由报告正文、附表、审批文件、附图（附件）等组成。汇交验收不仅要查移交清单与移交文件是否相符，还应根据卷内目录核对资料是否齐全。在汇交中最容易遇到的问题是附图短缺，因此，仅根据移交清单清点，无法查明原报告图纸的缺失。规范性主要检查汇交资料是否按照规范进行编制，如：报告正文打印装订是否符合规范、内容是否有残缺；图纸打印是否完整，是否按照手风琴叠图方法正确叠图等。每套汇交的地质报告需要有两套，一套用于存档，一套用于后期借阅利用。
（二）电子地质档案的汇交及验收
国土资源部下发的《成果地质资料电子文件汇交格式要求》（2006年）对地质资料电子文件汇交工作做出了具体规定，包括电子文件的命名、电子文档的格式、电子文件在存储介质中的组织形式、电子文件的汇交及验收等。因此，对于电子文件的汇交和验收工作可以按照《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）、《电子档案移交与接收办法》（国家档案局档发[2012]7号）和《成果地质资料电子文件汇交格式要求》规定要求进行。
二、地质档案的整理及保存
（一）地质档案的整理
保管期限的划分。根据《科学技术档案工作条例》第一章第三条的规定，地质档案属于科技档案范畴，在保管期限的划分上分为永久、长期、短期三种。中心馆藏的地质档案尽管年代跨度大，但其对地质工作都具有不同的利用价值，且馆藏资料数量总体不大，管理难度和成本都不高。因此，中心馆藏地质档案的保管期限都定为永久。随着今后勘探开发程度的提高，再根据实际情况对年代久远的地质档案重新评估定级。分类划分。对于地质档案采用“3•X•X—XXX”方式编号，类目号采用三级类目编号，案卷顺序编号使用三位阿拉伯数字。一级类目号为“3”。根据《山西省煤炭地局档案分类大纲》的划分，地质勘查类档案编号为“3”。二级类目编号范围为“1—8”，代表地质档案类型，共8类；三级类目编号范围是“1—7”，代表山西省境内不同煤产地（表1）。三级类目使用省内煤炭系统惯用的分区方法，按照山西省地理区域共划分为六大煤田和五个煤产地。案卷顺序号采用三位阿拉伯数字编号，编号从001号起，顺序编写。每组编号可以满足最多999卷地质档案归档。目前馆藏归档数量最多的类目中，也仅有270卷地质档案，其他各类目下存档数量为几十到一百不等，考虑每年档案增加总数仅10卷左右，因此采用三位数进行编号可以在较长时间满足需要。对于成果地质资料的组卷顺序，地质行业有着规范要求，顺序为报告正文、附表、附图、其他附件，因此卷内编号时需保持原有顺序。尽管每套报告卷内文件数量大相径庭，但总数都不会超过1000件，因此编号可以采用三位阿拉伯数字编号。以报告正文为001号，依次排序。排号顺序为报告正文附表各类图纸其他附件。值得注意的是图纸的排序应按照附图目录中的顺序依次排序。另外，对于包含电子文件的地质档案，在编制索引目录时应将电子文件的文件名及保存路径与相应纸质档案的索引信息对应。
（二）地质档案的保存
纸质地质档案需装入无酸纸盒存放在密集架上。由于地质档案有各卷内件数相差大，借阅使用频率高的特点，选用的档案盒就需要同时兼顾结实牢靠、便于取拿、尺寸合理（经济性）等特点。因此，承装地质档案的档案盒选取了薄（220×30×50mm）、厚（220×306×75mm）两种尺寸。由于档案盒在密集架上是垂向排列，管理员只拿档案盒的脊部，因而档案盒脊部需显示便于查询定位的基本信息，包括档号、案卷题名、盒内档案的卷内顺序号范围、盒数及盒序号等。库房应做好“八防”工作，并对库存档案进行定期抽检，对因多次借阅利用发生磨损的的档案及时修复，或使用电子档案复制。电子地质档案保存需刻录三套，一套用于存档、一套负责借阅查询、一套异地保存。光盘须根据数据容量规模选用档案级CD-R或DVD-R，刻录光盘经过校验后用光盘记号笔在光盘印刷层上标记案卷题名、档号等基本信息，并装入光盘盒中放入防磁柜竖直保存，避免挤压。据《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）规定，光盘的保管温度为17℃-20℃，相对湿度介于35%—45%之间，较纸质档案都有很大区别。[1]对于电子档案，库房除了做到“八防”工作，还应重点防范磁场和酸性气体对光盘载体的影响。存档的光盘每4年进行一次抽检，抽样率不低于10%。[1]
三、地质档案的利用
服务于生产是地质档案的落脚点，但高频率的翻阅使地质档案极易产生过度磨损，因此，规范的查借阅程序，不但可以使地质档案发挥应有作用，还可以得到充分的保护。地质档案的借阅需由申请人提出，作为申请人主体的只能是法人单位，不允许以个人名义申请借阅，并且中心只向局属各勘查院提供原件外借服务，对系统外单位的申请只提供查阅服务。局属各勘查院借阅时，经办人应携带个人身份证明及单位委托书或介绍信，国土部门批准的项目立项书等材料向中心提出申请；系统外单位提出申请时还应提供组织机构代码证及相应的地质勘查资质证明。档案部门接到申请后，审核申请材料齐备后报送局地质处审核。对局属各勘查院提交的材料，地质处审核立项真实性和资料借阅范围是否符合勘查范围；而针对系统外单位提出的申请，还要审核立项审批材料的真实性等。通过审核的申请，提交分管局领导授权方可借阅。鉴于地质勘查工作对地质资料依赖程度高、使用时间长的特点。地质档案的借阅时间以30天为界限，到期后如仍需继续使用的，需携带档案原件，到中心办理续借手续。档案原件需经管理员清点，并检查无污损后，方可续借。这样既可以满足地质工作需要，又可以在最大程度上使借出的资料得到监控和保护。
四、其他影响因素
（一）提高管理员素质
无论管理制度如何完备，作为档案管理主体的管理员的素质对管理效果都有着决定性作用。[2]因此，提高档案管理人员素质是十分重要的。对于地质档案的管理员来说，除了具备扎实的档案管理知识外，还应具备一定的地质专业知识。由此可见，对档案管理人员地质知识的培训也是提升地质档案管理水平的重要一环，与管理制度的完善是密不可分的。
（二）提高数字化程度
随着计算机技术在地质工作和档案工作中的普及，可以利用现代计算技术对生产年代久远，并仅有纸质版本的地质档案进行数字化，这样可以有效地延长这些档案的保存时间，降低由于长期借阅造成的纸质档案的破损，延长档案寿命。[3]
五、结语
档案归档管理制度范文2
第一条为规范高等学校档案工作，提高档案管理水平，有效保护和利用档案，根据《中华人民共和国档案法》及其实施办法，制定本办法。
第二条本办法所称的高等学校档案(以下简称高校档案)，是指高等学校从事招生、教学、科研、管理等活动直接形成的对学生、学校和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录。
第三条高校档案工作是高等学校重要的基础性工作，学校应当加强管理，将之纳入学校整体发展规划。
第四条国务院教育行政部门主管全国高校档案工作。省、自治区、直辖市人民政府教育行政部门主管本行政区域内高校档案工作。
国家档案行政部门和省、自治区、直辖市人民政府档案行政部门在职责范围内负责对高校档案工作的业务指导、监督和检查。
第五条高校档案工作由高等学校校长领导，其主要职责是：
(一)贯彻执行国家关于档案管理的法律法规和方针政策，批准学校档案工作规章制度；
(二)将档案工作纳入学校整体发展规划，促进档案信息化建设与学校其他工作同步发展；
(三)建立健全与办学规模相适应的高校档案机构，落实人员编制、档案库房、发展档案事业所需设备以及经费；
(四)研究决定高校档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。
分管档案工作的校领导协助校长负责档案工作。
第二章机构设置与人员配备
第六条高校档案机构包括档案馆和综合档案室。
具备下列条件之一的高等学校应当设立档案馆：
(一)建校历史在50年以上；
(二)全日制在校生规模在1万人以上；
(三)已集中保管的档案、资料在3万卷(长度300延长米)以上。
未设立档案馆的高等学校应当设立综合档案室。
第七条高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，应当具备符合要求的档案库房和管理设施。
需要特殊条件保管或者利用频繁且具有一定独立性的档案，可以根据实际需要设立分室单独保管。分室是高校档案机构的分支机构。
第八条高校档案机构的管理职责是：
(一)贯彻执行国家有关档案工作的法律法规和方针政策，综合规划学校档案工作；
(二)拟订学校档案工作规章制度，并负责贯彻落实；
(三)负责接收(征集)、整理、鉴定、统计、保管学校的各类档案及有关资料；
(四)编制检索工具，编研、出版档案史料，开发档案信息资源；
(五)组织实施档案信息化建设和电子文件归档工作；
(六)开展档案的开放和利用工作；
(七)开展学校档案工作人员的业务培训；
(八)利用档案开展多种形式的宣传教育活动，充分发挥档案的文化教育功能；
(九)开展国内外档案学术研究和交流活动。
有条件的高校档案机构，可以申请创设爱国主义教育基地。
第九条高校档案馆设馆长一名，根据需要可以设副馆长一至二名。综合档案室设主任一名，根据需要可以设副主任一至二名。
馆长、副馆长和综合档案室主任(馆长和综合档案室主任，以下简称为高校档案机构负责人)，应当具备以下条件：
(一)热心档案事业，具有高级以上专业技术职务任职经历；
(二)有组织管理能力，具有开拓创新意识和精神；
(三)年富力强，身体健康。
第十条高等学校应当为高校档案机构配备专职档案工作人员。
高校专职档案工作人员列入学校事业编制。其编制人数由学校根据本校档案机构的档案数量和工作任务确定。
第十一条高校档案工作人员应当遵纪守法，爱岗敬业，忠于职守，具备档案业务知识和相应的科学文化知识以及现代化管理技能。
第十二条高校档案机构中的专职档案工作人员，实行专业技术职务聘任制或者职员职级制，享受学校教学、科研和管理人员同等待遇。
第十三条高等学校对长期接触有毒有害物质的档案工作人员，应当按照法律法规的有关规定采取有效的防护措施防止职业中毒事故的发生，保障其依法享有工伤社会保险待遇以及其他有关待遇，并可以按照有关规定予以补助。
第三章档案管理
第十四条高等学校应当建立、健全档案工作的检查、考核与评估制度，定期布置、检查、总结、验收档案工作，明确岗位职责，强化责任意识，提高学校档案管理水平。
第十五条高等学校应当对纸质档案材料和电子档案材料同步归档。文件材料的归档范围是：
(一)党群类：主要包括高等学校党委、工会、团委、派等组织的各种会议文件、会议记录及纪要；各党群部门的工作计划、总结；上级机关与学校关于党群管理的文件材料。
(二)行政类：主要包括高等学校行政工作的各种会议文件、会议纪录及纪要；上级机关与学校关于人事管理、行政管理的材料。
(三)学生类：主要包括高等学校培养的学历教育学生的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。
(四)教学类：主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究等活动的文件材料。按原国家教委、国家档案局的《高等学校教学文件材料归档范围》((87)教办字016号)的相关规定执行。
(五)科研类：按原国家科委、国家档案局的《科学技术研究档案管理暂行规定》(国档发[1987]6号)执行。
(六)基本建设类：按国家档案局、原国家计委的《基本建设项目档案资料管理暂行规定》(国档发[1988]4号)执行。
(七)仪器设备类：主要包括各种国产和国外引进的精密、贵重、稀缺仪器设备(价值在10万元以上)的全套随机技术文件以及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。
(八)产品生产类：主要包括高等学校在产学研过程中形成的文件材料、样品或者样品照片、录像等。
(九)出版物类：主要包括高等学校自行编辑出版的学报、其他学术刊物及本校出版社出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。
(十)外事类：主要包括学校派遣有关人员出席国际会议、出国考察、讲学、合作研究、学习进修的材料；学校聘请的境外专家、教师在教学、科研等活动中形成的材料；学校开展校际交流、中外合作办学、境外办学及管理外国或者港澳台地区专家、教师、国际学生、港澳台学生等的材料；学校授予境外人士名誉职务、学位、称号等的材料。
(十一)财会类：按财政部、国家档案局的《会计档案管理办法》(财会字[1998]32号)执行。
高等学校可以根据学校实际情况确定归档范围。归档的档案材料包括纸质、电子、照(胶)片、录像(录音)带等各种载体形式。
第十六条高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度。
学校各部门负责档案工作的人员应当按照归档要求，组织本部门的教学、科研和管理等人员及时整理档案和立卷。立卷人应当按照纸质文件材料和电子文件材料的自然形成规律，对文件材料系统整理组卷，编制页号或者件号，制作卷内目录，交本部门负责档案工作的人员检查合格后向高校档案机构移交。
第十七条归档的档案材料应当质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。电子文件的归档要求按照国家档案局的《电子公文归档管理暂行办法》以及《电子文件归档与管理规范》(GB／T18894-2002)执行。
第十八条高校档案材料归档时间为：
(一)学校各部门应当在次学年6月底前归档；
(二)各院系等应当在次学年寒假前归档；
(三)科研类档案应当在项目完成后两个月内归档，基建类档案应当在项目完成后三个月内归档。
第十九条高校档案机构应当对档案进行整理、分类、鉴定和编号。
第二十条高校档案机构应当按照国家档案局《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》，确定档案材料的保管期限。对保管期限已满、已失去保存价值的档案，经有关部门鉴定并登记造册报校长批准后，予以销毁。未经鉴定和批准，不得销毁任何档案。
第二十一条高校档案机构应当采用先进的档案保护技术，防止档案的破损、褪色、霉变和散失。对已经破损或者字迹褪色的档案，应当及时修复或者复制。对重要档案和破损、褪色修复的档案应当及时数字化，加工成电子档案保管。
第二十二条高校档案由高校档案机构保管。在国家需要时，高等学校应当提供所需的档案原件或者复制件。
第二十三条高等学校与其他单位分工协作完成的项目，高校档案机构应当至少保存一整套档案。协作单位除保存与自己承担任务有关的档案正本以外，应当将复制件送交高校档案机构保存。
第二十四条高等学校中的个人对其从事教学、科研、管理等职务活动所形成的各种载体形式的档案材料，应当按照规定及时归档，任何个人不得据为己有。
对于个人在其非职务活动中形成的重要档案材料，高校档案机构可以通过征集、代管等形式进行管理。
高校档案机构对于与学校有关的各种档案史料的征集，应当制定专门的制度和办法。
第二十五条高校档案机构应当对所存档案和资料的保管情况定期检查，消除安全隐患，遇有特殊情况，应当立即向校长报告，及时处理。
档案库房的技术管理工作，应当建立、健全有关规章制度，由专人负责。
第二十六条高校档案机构应当认真执行档案统计年报制度，并按照国家有关规定报送档案工作基本情况统计报表。
第四章档案的利用与公布
第二十七条高校档案机构应当按照国家有关规定公布档案。未经高等学校授权，其他任何组织或者个人无权公布学校档案。
属下列情况之一者，不对外公布：
(一)涉及国家秘密的；
(二)涉及专利或者技术秘密的；
(三)涉及个人隐私的；
(四)档案形成单位规定限制利用的。
第二十八条凡持有合法证明的单位或者持有合法身份证明的个人，在表明利用档案的目的和范围并履行相关登记手续后，均可以利用已公布的档案。
境外组织或者个人利用档案的，按照国家有关规定办理。
第二十九条查阅、摘录、复制未开放的档案，应当经档案机构负责人批准。涉及未公开的技术问题，应当经档案形成单位或者本人同意，必要时报请校长审查批准。需要利用的档案涉及重大问题或者国家秘密，应当经学校保密工作部门批准。
第三十条高校档案机构提供利用的重要、珍贵档案，一般不提供原件。如有特殊需要，应当经档案机构负责人批准。
加盖高校档案机构公章的档案复制件，与原件具有同等效力。
第三十一条高校档案开放应当设立专门的阅览室，并编制必要的检索工具(著录标准按《档案著录规则》(DA／T18-1999)执行)，提供开放档案目录、全宗指南、档案馆指南、计算机查询系统等，为社会利用档案创造便利条件。
第三十二条高校档案机构是学校出具档案证明的唯一机构。
高校档案机构应当为社会利用档案创造便利条件，用于公益目的的，不得收取费用；用于个人或者商业目的的，可以按照有关规定合理收取费用。
社会组织和个人利用其所移交、捐赠的档案，高校档案机构应当无偿和优先提供。
第三十三条寄存在高校档案机构的档案，归寄存者所有。高校档案机构如果需要向社会提供利用，应当征得寄存者同意。
第三十四条高校档案机构应当积极开展档案的编研工作。出版档案史料和公布档案，应当经档案形成单位同意，并报请校长批准。
第三十五条高校档案机构应当采取多种形式(如举办档案展览、陈列、建设档案网站等)，积极开展档案宣传工作。有条件的高校，应当在相关专业的高年级开设有关档案管理的选修课。
第五章条件保障
第三十六条高等学校应当将高校档案工作所需经费列入学校预算，保证档案工作的需求。
第三十七条高等学校应当为档案机构提供专用的、符合档案管理要求的档案库房，对不适应档案事业发展需要或者不符合档案保管要求的馆库，按照《档案馆建设标准》(建标103-2008)的要求及时进行改扩建或者新建。
存放档案应当设有专门库房。
存放声像、电子等特殊载体档案，应当配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。
第三十八条高等学校应当设立专项经费，为档案机构配置档案管理现代化、档案信息化所需的设备设施，加快数字档案馆(室)建设，保障档案信息化建设与学校数字化校园建设同步进行。
第六章奖励与处罚
第三十九条高等学校对在档案工作中做出下列贡献的单位或者个人，给予表彰与奖励：
(一)在档案的收集、整理、提供利用工作中做出显著成绩的；
(二)在档案的保护和现代化管理工作中做出显著成绩的；
(三)在档案学研究及档案史料研究工作中做出重要贡献的；
(四)将重要的或者珍贵的档案捐赠给高校档案机构的；
(五)同违反档案法律法规的行为作斗争，表现突出的。
第四十条有下列行为之一的，高等学校应当对直接负责的主管人员和其他直接责任人员依法给予处分；构成犯罪的，由司法机关依法追究刑事责任。
(一)，造成档案损坏、丢失或者擅自销毁档案的；
(二)违反保密规定，擅自提供、抄录、公布档案的；
(三)涂改、伪造档案的；
(四)擅自出卖、赠送、交换档案的；
档案归档管理制度范文3
建立健全水利建设项目档案管理制度是做好水利档案工作的保证，水利建设项目档案管理制度必须由水利管理权威部门制定，是水利建设项目在设计、施工、监理、竣工验收等建设过程的办事规程和行动准则。水利建设项目档案资料管理制度涵盖了水利建设项目参建单位的岗位责任制、文件归档制度、文件保管制度、档案鉴定制度。目前，在水利建设项目档案资料管理制度贯彻与执行方面存在问题，一是档案资料管理职责不清，制定的水利建设项目档案资料管理制度没有明确建设单位、设计单位、施工单位、监理单位等在水利建设各阶段档案资料管理应承当的各自工作职责。二是水利建设项目资料档案管理制度实施过程中缺乏执行力度与监督、协调工作。做好项目建设过程中档案资料管理制度的执行、监督、协调工作，可以保证水利建设项目档案资料管理工作顺利开展。
二、水利建设项目档案资料管理制度执行的对策
泉州市石壁水库位于南安市水头镇大盈溪上游，总库容6147万立方米，是一座集防洪、供水、灌溉、发电等功能为一体的重要中型水库。近年来，不断加大水库建设投入，先后开展了除险加固工程、灌区节水改造、信息化建设等工程项目。在水利建设过程中，石壁水库档案管理部门深入探讨如何强化水利建设项目档案资料管理制度的执行力度，结合工作实践，采取以下措施。
（一）明确档案资料管理各参建单位应负的职责是根本
1.明确档案资料管理各参建单位应负的职责有利于归档制度的执行。归档制度是保证水利建设项目形成的各种档案资料能够完整、准确、及时归档的一项重要制度，也是文件材料和档案鉴定的重要依据。准确反映水利建设项目的设计、施工、竣工验收、监理过程的归档制度涵盖了各参建单位档案资料的形成与积累，确保档案资料齐全、完整、准确、系统，满足水利建设项目各项工作查考利用的需要。2.由于各参建单位在水利项目建设的工作性质不同，应参照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》，制定适应各参建单位档案资料的形成与积累规律管理，操作性较强的档案资料工作职责，确保项目档案资料管理符合国家规范。
（二）细化水利项目建设单位档案资料管理的责任是关键
为确保归档水利建设项目档案资料的质量，细分各参建单位的所承担的工作职责，能够保证档案资料形成与积累、归整理工作顺利开展。1.水利项目建设单位的责任。建立健全建设单位的档案工作网络体系，确定档案工作的分管领导和各项目档案工作的负责人。项目建设单位的档案管理部门要负责建设单位形成的项目档案的收集与整理、立卷归档，同时组织、监督和检查各参建单位的档案资料管理工程文件的形成、积累和立卷归档工作，及时向有关档案管理机构移交已经组卷的水利建设项目档案。2.水利建设项目勘察、设计单位的责任。将水利建设项目文件的管理列入项目计划，按照项目所属关系，将项目档案工作纳入项目负责人和档案人员岗位责任制。勘察、设计单位档案资料管理部门，应将本单位形成的水利建设项目文件立卷后向建设单位移交。3.水利建设项目施工单位的责任。施工单位负责整编承包水利建设项目施工范围内，工程施工技术文件和水利工程项目竣工图。水利建设项目实行总承包的，档案人员要监督、指导各分包单位档案资料的收集与整理分包范围内的水利建设项目档案，施工单位应对施工资料的真实性、完整性和有效性负责。4.水利建设项目监理单位的责任。《工程建设监理规定》第十四条“工程建设监理程序”规定：工程建设监理应”参与工程竣工验收，签署建设监理意见”，并在“建设监理任务完成后，向项目法人提交“工程建设监理档案资料”。因此，监理单位对水利建设项目档案资料的管理应负有两方面的责任：一方面，是对水利工程建设项目产生的档案资料，特别是对竣工图的完整、准确性进行监督和审查的责任：另一方面．应对监理工作中形成的档案资料进行整理、归档与移交。
（三）依据项目生命期，做好水利项目建设各阶段档案资料管理制度执行的监督与协调工作
项目生命期确定了将水利建设项目的开始和结束连接起来的整个阶段，反映了在项目档案资料的管理过程中，谁做什么和怎么做，如何确保项目档案资料质量符合国家制定的有关规范。这些工作内容是通过各参与水利项目建设的单位收集与整理项目档案资料来体现，每个阶段的项目任务各异，各阶段形成的项目文件比较完整地重现水利项目建设全过程。在水利建设项目档案资料管理工作中，强化档案资料管理工作的执行力度，必须依据项目档案形成与积累的生命期，加强建设单位与监理单位对项目全过程档案资料管理制度执行的监督与协调工作。一是项目开工前的组织与协调。根据水利档案管理规定，归档的档案资料应具有真实性、完整性和系统性。参与水利项目建设的各方应从工程建设准备阶段，就应指定档案资料管理的责任机构与责任人，负责参建单位归档档案资料的收集、整理与移交工作，履行其档案资料的管理职责。此时，建设单位的档案部门应与监理单位一起做好档案资料管理制度的执行、监督、工作。在项目开工前，检查各参建单位是否已落实档案管理制度，专、兼职档案资料人员能否适应水利建设项目档案资料管理的要求，针对建设项目档案资料形成情况，制定归档范围与保管期限表。同时要求参与项目建设各方认真编写《交工档案资料编制说明》，并组织建设、施工、监理单位进行讨论确认，形成各参建单位达成共识的《《交工档案资料编制说明》，作为项目建设档案资料归档标准的依据性文件。二是施工过程中档案资料质量的检查指导与控制。具备经验丰富、专业知识过硬、责任心强的档案人员，才能在施工过程对档案资料的管理真正在起到检查与指导作用。首先，档案管理人员要与项目管理技术人员密切配合，共同制定项目归档范围与保管期限。在施工过程，建设单位要建立档案资料管理业务培训制度，对施工单位的兼职档案员提供适时服务，及时解决项目档案收集与整理存在的问题。其次，充分发挥监理单位对项目档案资料的实时监控功能。监理人员每天都工作在施工现场，能够随时检查施工单位形成的工序报验材料和隐蔽工程报验材料的档案资料是否符合标准，内容是否真实有效。归档的档案资料，经监理工程师确认工程实体同见证材料数据档案相符，施工单位才能进行归档档案资料的组卷。最后，做好项目中间交工前的档案资料的检查与指导。各单位在中间交接验收前，组织参建各方人员对交工资料进行综合检责，但由于时间限制．一般也只会以抽查形式出现，归档资料有些会存在遗漏现象。这种情况的处理，需要提前通知施工单位进行自查，以确认的《交工资料编制说明》为依据，及时解决档案资料不规范的问题。在综合检查时，建设单位、监理单位的各专业项目管理人员和专兼职档案员一定要到现场，分专业进行检查，对即将调离施工现场的技术人员整理的交工文件，要全部检查，出现问题，立即整改。竣工图部分重点确认变更到图与实物相符。随机资料要重点检查与设备开箱清单是否定相符，有无档案资料遗失情况，因种种原因而丢失的资料，应与厂家取得联系补齐丢失的资料。对未进行仪表联校等部分资料，中间交工后要随时跟踪检查，档案资料完整系统后归入交工文件中。三是编制文件竣工阶段，严格档案资料归档制度的执行。水利建设项目施工及设备安装调测完成后，施工单位根据项目建设开始阶段签订的《交工档案资料编制说明》编制竣工文件，监理单位负责审核竣工文件，依据归档范围，要求竣工文件编制单位进一步收集所缺少的重要文件，文件数量应满足合同或者协议规定的份数。严格执行档案资料归档制度，例如，建设单位档案部门配合监理部门，审核项目文件整理与归档的质量。同时检查项目文件的组卷是否遵循水利建设项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；项目文件的组卷应达到分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。
（四）推进水利建设项目档案资料信息化管理，为执行制度奠定基础
档案归档管理制度范文4
关键词：医院；照片档案；存在问题；管理措施
随着科学技术的不断发展，数码相机在医院的档案管理工作中得到了广泛的应用。医院传统的文书档案管理逐渐向数码照片档案管理的形式转变。其主要是利用数码相机对医院的各类研究、临床等档案进行拍照归档。并且这种数字化的档案在后期的处理方面更加的便捷，并且可以实现档案数据远距离传输，档案的内容可以备份，损坏的几率小。但是，现阶段我国医院在数码照片档案管理的过程中，依然存在着很多的问题，必须积极采取有效的措施提升医院数码照片档案管理的效率和水平。
1 数码时代下医院照片档案管理存在的问题
1.1 没有较高的归档意识
过去医院主要是采用文书归档，虽然在利用处理上存在较大的缺陷，但是归档的及时性效率较高。现在医院开始广泛使用照片档案，但是很多医务工作人员没有将照片档案及时归档管理的意识，甚至很多工作人员不知道如何将照片档案进行归档，导致经常会发生照片档案流失的现象。其次，是档案管理人员缺乏专业的照片档案归档技术，经常在归档处理的过程中会发生照片档案文件格式的损坏，或者无意识的将照片档案删除，对医院的数码照片档案管理工作水平的提升，产生了不利的影响。
1.2 没有健全的照片档案管理制度
医院在照片档案的管理和运用比较混乱，主要表现在多个不同的科室之间合并运用的照片档案。还有很多医院没有设置照片档案的管理人员，知识将照片档案归类某一个类别中，对档案管理水平的提升产生了很大的阻碍。另外，现我国大部分医院没有明确的照片档案管理制度，很多医院只是将照片档案应用于医院建设的表面工作上，例如，上级领导的检查，医院相关的展览活动等。真正能够用于医学研究和临床的照片档案少之又少，所以导致现在很多医院的照片档案失去了其本身的意义和价值。医院存在的价值就是服务与社会，所以急需建立健全照片的档案管理制度，促使照片档案能够充分的应用于医院的医学研究当中。
1.3 归档整理和安全隐患较大
首先，主要是医院照片档案的数量较大，经常会出现档案重复的现象，并且有很多照片的质量不过关，在整理、核实、删选的过程中会浪费大量的时间，并且在这个过程中也容易出现失误，从而导致照片档案的归档整理难度增大。其次，大部分医院没有切实可行的归档整理方法，所以很多工作人员很难意识到照片档案的分门别类，对照片档案的整理工作产生了不利的影响。最后，医院照片档案的安全性问题比较突出，很多工作人员对照片档案没有备份就进行相关的整理操作，容易造成档案数据的丢失和损坏。
2 数码时代的医院照片档案管理与利用措施
2.1 加强工作人员的归档意识
首先，需要对医院内部参与档案管理的工作人员进行思想认识的强化教育，促使其高度重视数码照片档案归档工作的重要性。并且医院要大力的宣传照片档案的归档工作，引起医院各部门领导和相关医务人员的重视。其次，要加强对参与数码照片档案管理的工作人员技术技能的培训，促使档案管理人员可以掌握先进的管理技能，科学、规范的参与到数码照片档案的管理技术当中。
2.2 建立完善的照片档案管理制度
首先，医院在数码照片档案管理制度制定的时候，要对医院的实际发展情况进行分析，对国家的相关档案管理法规进行仔细的研究，保证制定的照片档案管理制度既能符合医院具体发展的需求，也能规范于国家的档案管理法规。其次，要严格落实实施制定的照片档案管理法规，尽快解决医院内部数码照片档案管理的混乱状态。最后，在档案管理制度的基础上设立专门的照片档案管理岗位，并有效的落实责任问责制度，如果在档案归档的过程中出现严重的失误，则要将具体的责任落实到具体的管理人员身上。因为医院各个科室的照片档案多而复杂，所以管理人员要定期的对数码照片档案进检查、审核、分类、归档等。医院还要监督照片档案管理工作的运行秩序，促使医院数码照片档案管理工作水平的不断提高。
2.3 制定科学的照片档案整理方法
医院原有的文书档案整理方法是不能直接应用于数码照片档案整理，医院应该积极探索多种照片档案的收集和整理方式，确保数码照片档案整理的有效性。例如，医院的档案管理人员可以主动到医院的各个科室进行照片档案的收集，最大程度的降低照片档案失管而丢失的概率。其次，档案管理人员应该及时准确的了解各科室具体的工作内容和工作情况，及时的将医学研究和临床研究价值的信息，进行数码记录，制成数码照片档案进行归档整理。
2.4 提高德胝掌档案整理的技术手段
照片档案归档整理的前提是对照片档案进行安全的保存，照片档案一般是存储在计算机中，所以要加强计算机的防火墙设置，防止病毒感染，确保照片档案存储位置的安全性。同时照片档案的管理人员要熟练掌握相关的计算机操作技能，减少在数码照片归档整理的过程中出现档案数据损坏或者丢失的现象。在数码时代背景下，计算机技术在不断的更新，所以照片档案管理人员也要定期的进行管理技能的更新培训，不断的提高自身照片档案整理和管理的水平，为医院的健康稳定发展奠定基础。
3 结语
综上所述，照片档案管理可以直观的反映医院的档案信息，为医院的医疗、研究和日常管理等工作发挥着指导和服务的功能。医院应该认识到自身照片档案管理存在的问题，加强工作人员的归档意识，建立完善的照片档案管理制度，制定科学的照片档案整理方法，提高数码照片档案整理的技术手段，促使医院数码照片档案管理工作水平不断提高。
参考文献
[1]张敏.医院照片档案管理的现状与对策[J].科技情报开发与经济，2011（24）
[2]宫娟.信息化背景下医院照片档案管理研究[J].管理观察，2015（19）
档案归档管理制度范文5
农业的科研技术研究设计的范围比较广，综合性强。对于特定的研究对象进行研究时，需要从它的生长环境、生长习性、气候条件、土质条件、成熟周期的等个方面进行综合考察，确保所得数据的准确性。
二、新时期下农业科技档案管理存在的问题
（一）归档率低
首先，农业科研工作的管理体制存在很多的漏洞，很多的单位研究管理工作和研究成果归档工作不协调，严重脱节；其次，因为农业科研工作的周期性较长，因此，档案的来源较为分散，在收集整理时由于各个档案的来源时间不确定，会出现部分档案丢失现象；最后，研究者自身对档案管理工作的曲解，认为研究的成果档案属于个人成果，对专门的档案管理机构存有疑虑，从而出现研究档案的断档现象。
（二）档案管理制度不健全
农业科技档案管理工作在我国具有很长的应用历史，正是因为历史较为悠久，很多的档案管理制度和档案管理人员的管理模式与新时期的发展形式严重“脱轨”，没有及时的更新完善，现代档案管理工作大多采用网络化、自动化、信息化的方式，因此在相关的管理制度上也有了相对应的要求，当前农业科技档案管理制度仍然是传统的人工方式，效率不高，从而影响到农业科研技术工作的深层发展。
（三）管理人员的素质有待提高
档案管理工作的一个重要前提就是管理人员要有专业的管理方法，能够对各种不同的档案进行正确合理的分类，为后期的档案查阅提供便利，这也是档案管理工作的基本功能。然而，很多的档案管理人员其自身的知识构成不够完善，学识水平不高，对档案管理的专业素质薄弱，对各种研究成果档案定性不明确，出现分类混乱的现象，迟滞了规范化管理的步伐。
（四）保密工作不够深化
虽然现代网络化技术在农业科研档案管理工作中有了一定的应用，对管理工作提供了很大的便捷，但是，网络化也增加了档案信息的渠道，的载体在管理上也没有强有力、严格的管理制度，不够规范化，容易使研究成果外泄，另外，就是档案管理人员的保密意识不高，对于查阅的程序检查不够严格，这也是导致档案信息外泄的重要因素。
三、农业科技档案管理问题的应对对策
（一）加强档案的收集和管理工作
针对于不同的档案特点，要有合理的收集方案，对档案进行统一式管理。建立一套完整高效的档案管理体系，把研究工作与档案归档工作协调起来，对每一研究项目进行实时档案跟踪，严防因为周期长的原因，造成档案的遗失，可以有专门的人员分工进行细化管理，还要加强对管理人员的研究成果归档观念的强化，灌输正确的归档意识，以确保档案的整体连续性。规避断档现象发生。
（二）完善制度建设
高效的档案管理制度不仅是档案管理工作的标准化、规范化的依据，更是日常管理的行为准则。管理人员要按照科学的归档程序对各种档案进行标准化管理操作，不能主观的对档案进行随意安放，要严格按照制度规定的要求进行，与此同时，管理人员要对档案管理的一些基本法规准则进行学习深化，进一步促进各种的标准化，使档案管理工作在制度的强化下更加有序。
（三）提高档案管理人员的综合素质
管理人员要有专业的档案管理技术和经验，对各种农业科研成果有一定的认知，在档案归类上可以进行明确的划分，按照不同档案的属性进行分区、分层放置，不断的提高完善自身的素质，与时展形势相接轨。
（四）强化保密措施
档案归档管理制度范文6
一、事业单位档案归档难度的成因分析
1、档案管理思想意识薄弱
事业单位属于我国政府部门的附属机构，主要负责我国的公共事业项目的建设，关注民情，对教育、文化、公共设施建设等项目进行承接，在国家建设中扮演着无可替代的角色。当前，通过对档案管理现状的分析，管理人员的思想意识相对薄弱，对档案工作不够重视，对事业单位的重要资料未进行及时的归档，为公共事业的开展带来阻碍。事业单位属于政府机构，会承接上级下达的机密性文件或任务，必须要做好保密工作，及时对机要文件、资料进行保管是对档案管理人员的基本要求[1]。
2、缺乏健全的管理制度
通过对事业单位档案管理工作的分析，由于管理制度不完善，导致档案资料管理混乱，档案归档工作缺乏规范性[2]。档案管理人员在进行归档时，未对档案进行鉴定、分类、归档、编号等，档案管理流程缺乏规范性。在归档时不注意流程的规范性，会为档案查询与检索工作带来困难，寻找目标档案的难度变大。在事业单位中，部分档案管理人员只是根据自己的经验和认知进行工作，未严格遵守归档流程，是管理制度缺失的重要体现。
3、电子归档实施效果不强
信息技术的出现，在各个领域都取得了良好的应用，实现社会快速化、智能化建设，将其应用到事业单位的归档工作中，将纸质档案改为电子档案，更有利于保存、分类和整理。但是，信息技术在事业单位档案资料的建设上还不够全面，电子档案的实施效果不强，档案管理人员由于思想上认知不清，操作技术不娴熟，导致电子档案归档工作面临着严峻的考验，纸质档案到电子档案的转变承接不够全面，是制约归档工作开展的一个重要方面。
二、加强档案归档工作的合理对策
1、提高管理人员的专业能力，加强档案队伍建设
档案是事业单位公共事务发展的重要依据，记载着单位的发展历程，对重大项目的实施方案、计划和策略等进行保管，可为后续事业单位的发展提供建设性的意见，具有高度的参考价值，参考典型的成功案例，对社会的发展具有积极影响。为了加强事业单位的档案管理工作，应从档案管理队伍方面着手，提高档案管理人员的专业性，要提升自身的责任感与使命感，不断的提升自身的专业能力，了解档案归档对事业单位的重要性，要具有高度的职业敏感性，及时做好档案归档工作，不要等到工作繁重、积压之时再进行档案的归档，会出现归档混乱、分类整理不及时等现象，档案管理质量下降。为此，事业单位应重视对档案管理人员的选拔，禁止选择非专业类或兼职类的人员[3]，应选择档案管理专业型人才，并定期对其进行专业性培训，保证持证上岗，无证者无法加入到工作队伍中，建设一支更专业性、高素质的档案管理队伍。
2、完善档案信息化建设体系，提高归档的质量
新媒体时代背景下，实现了社会的现代化建设，信息化水平得到了广泛的应用，逐渐在各个领域得到了普及，当然，在档案管理工作中也同样受用。如今，档案管理的信息化水平不是很高，电子档案归档处理不够娴熟，内部局域网、信息传输技术还存在漏洞等，是当前面临的重要问题[4]。档案的信息化建设，在事业单位中应建立档案管理信息化系统，运用信息化办公软件对档案信息进行分类、整理和归档，强调电子归档的程序和操作流程，以计算机操作平台为载体，通过电子系统的运作，将目标档案资料由纸质档案转化为电子档案，并借助计算机庞大的存储系统进行储存，以达到理想的效果。另外，每个电子档案都有属于其独特的编号，严格做好档案编号，将归档的序号制作成表格，以便后续查询和检索。归档完成前，档案管理人员应对档案信息的完整性、准确性和真实性进行反复的确认。与此同时，应对档案管理人员进行计算机操作技术的培训，为档案信息化建设提供条件，能够熟练掌握电子归档技术。
3、优化单位档案归档制度，以保证归档的规范化
为了提高归档的质量，应优化与完善事业单位的归档管理制度，以保证归档的规范化，为事业单位档案管理提供保障。在事业单位中，应建立健全管理规章制度，对档案管理人员的行为、归档等进行有效的约束，针对档案管理工作，应对法律体系进行完善，通过推出一系列的法律文件来对档案管理人员的行为进行规范，并建立有效的奖惩制度，对档案进行全方位的管理。事业单位的档案文件有文本、影像、视频、照片、图形和数据库文件等多种类型，应从收集、整理、分析到归档都要严格控制，将精细化管理理念应用其中，进而激发归档工作者的积极性，端正其工作态度，提高归档的质量和水平。
4、对档案借阅过程进行简化，以提高档案应用效率
档案属于事业单位内部的重要文件，由于档案数量众多，归档工作开展难度大，档案的查询与借阅过程相对复杂，档案的借阅要经过层层的审批，是制约档案工作开展的一个重要方面，无法在需要档案资料的时候获得资料。为此，事业单位可以将现阶段可能会使用到的档案资料保存在部门的文件库中，将档案在文件库中进行归档，使用时可直接从文件库中查找，能提高档案的应用价值，能及时满足部门对资料的需求，以提高项目的实施质量。将档案资料保存在各个部门，能够对档案资料进行分散，能减轻事业单位档案归档人员的工作负担，缓解工作压力，部门对业务、所需信息查阅、利用更为方便，充分发挥了档案的应用价值，是档案归档创新的重要体现。
