企业文书档案收集归档管理问题对策

2022-09-21 16:45:58 来源:写作指导

摘要:本文介绍和分析了企业文件档案收集、归档工作中存在的问题,研究了文件、档案收集和归档工作的要点和改进方法,以及收集和归档管理制度,提出了改进建议。完善文件档案管理、归档管理制度以及对管理人员的相应措施和培训的建议。

关键词:档案资源;文书档案;收集;归档

文书作为公司和机构以及各种机构或组织的运作核心,是各种信息资源交换的中心。文件、档案的收集和归档对公司来说非常重要。但档案管理对服务意识和专业技术的要求非常高,档案管理历史悠久,是人类文明融合传播的技术手段之一。在日常工作过程中,企业制作的大量书面材料都是文件。文档可以说是一种用于记录信息和表达意图的书面材料。公司文件是信息收集和传递的关键,文件归档管理是文件的收集、归档、存储和管理。但是,随着社会的发展,企业的工作方式、信息传递的媒介、重要文件的制作和传递、信息资源的载体都发生了变化。同时,档案信息的使用率也在不断提高,为提高档案管理质量,文件档案的收集和归档方式也必须改变。

1 企业文书档案收集归档的重要性

企业的文件和档案在一定程度上记录了公司的发展,可以反映一定阶段社会、团体和组织的发展情况。此外,公司文件档案中还包含会议录音、谈话及批文等记录公司发展历程、活动、日常运作等资料。因此,文档文件是文件开发的重要数据,收集和保存文档文件已成为企业日常工作的一部分。在此基础上加强文件档案的收集和管理,为各项活动和工作提供参考依据。文件和档案的收集和存放关系到公司的发展,时间越长,工作量越大,文件的数量也会增加。收集和归档企业文件和档案非常耗时,对档案管理人员有一定的要求,管理人员必须具备一定的技术水平。因此,加强文件档案的收集和归档工作,是提高档案管理质量,是促进企业档案管理长远发展的重要举措。

2 企业文书档案收集与归档工作存在的问题

(1)收集与归档力度不足

从企业档案的现状来看,还存在书面归档的情况,这对于无纸化、自动化办公的发展趋势无疑已经跟不上企业发展的步伐,导致效率和存档的质量下降。此外,提交公司文件的过程还不够充分。尽管许多文件已被分类,但由于未及时存档,因此无法访问它们。最后,文档文件中存在分页符和错误。由于企业文件档案收集和归档不规范,文件档案缺乏完整性和连续性。

(2)档案资料的收集处理方法落后

随着社会的发展和科技的创新,档案管理工作在这样的背景下受到了一定的影响:传统的档案管理方式已经不适应新时代档案管理的要求。例如,办公自动化在很多企业的日常工作中普遍存在,很多原本是体力劳动的任务逐渐转移到不同的设备上来执行。因此,不仅可以显著提高工作效率,还可以降低工作强度。文件和档案的收集和管理也可以通过信息技术来完成。一方面,利用计算机完成档案的收集归档工作,大大提高了工作效率,避免了档案收集和归档的重复,降低了档案管理的强度,降低了信息密度。由于文档档案的多样性,文档档案的记录和归档也必须基于此属性。受单位类型影响,文件类型以纸质文件和数字文件为主,使收集归档更加复杂。

3 提高企业文书档案收集与归档工作水平的措施

(1)完善文书档案收集和归档管理制度

一是在负责人的指导下,提高档案管理工作的重要性。各部门和档案管理人员要积极参与文件档案的收集和归档工作,确保各部门和档案馆馆藏之间的有效协作和沟通。要营造良好的档案工作氛围;二要制定和完善档案的收存制度,提高规范化水平。在当前档案管理质量、档案秩序、公务档案处理等要求的前提下,全面监控档案的创建、打印、执行和归档工作,确保档案的收集归档质量。最大程度做好文件档案的收集归档工作,尽快审核归档内容,做好敏感文件档案的归类、保密、留存工作,避免文件外流或丢失。

(2)增强管理意识

优秀的档案管理人员必须具备档案管理敏感性、基本的专业知识和档案管理能力,因为只有具备专业能力,档案管理的效率才能提高。因此,企业必须进一步提高档案管理人员的专业技能,强化责任人的资质,提高员工对档案收集归档的敏感度,要求了解档案收集归档的标准化流程。同时要培养员工主动学习文献管理、建立电子档案等新管理方法,利用闲暇时间组织网络学习培训和法律学习,参与各类文献档案建设项目等。档案管理人员积极参与文件档案的收集和归档工作,促进管理效率和质量的提高。

作者:何玉芳 单位:新疆新鑫矿业股份有限公司