档案工作论文范例

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档案工作论文

档案工作论文范文1

一、新时期高校档案管理工作存在的问题

(一)高校档案管理制度不完善

目前,由于高校档案管理制度的不完善,导致档案管理工作常常出现混乱的现象,比如档案编号不规范,案卷标题混乱,而且很多档案没有建立卷内目录。另外在档案的搜集、保存、借阅等环节出现较多纰漏,严重影响了高校档案材料的使用价值。还有许多高校普遍存在档案管理人员只重视档案的收集整理,忽视档案建档环节,导致许多档案不能及时建档,当出现管理人员调动时,易出现资料丢失等情况。

(二)高校档案管理人员素质偏低

新时期,档案管理工作对管理人员整体专业素质提出了更高的要求,档案管理工作不再是简单的整理文件、编号、归档。由于高校对档案管理工作的不重视,普遍存在管理人员录用门槛低,甚至许多是为了解决高等人才配偶工作而聘用,导致档案管理人员专业素质偏低,不能适应新时期信息化的高速发展对档案管理工作的要求,严重制约了高校档案信息的利用效率。

(三)档案检索效率低下

在我国高校档案管理工作中,档案检索主要存在两种方式,人工检索和计算机检索。虽然计算机检索在检索速度和效率上具有较大的优势,但是高校档案管理检索中人工检索依然是最重要的检索方式之一。人工检索不仅检索效率低下,而且不可避免地会出现错误。另外,由于高校在档案管理中的硬件投入不足,导致许多计算机检索软件匮乏,计算机检索的巨大优势不能有效发挥。这些都严重影响了档案检索效率,对高校档案的开发与利用极为不利。

(四)信息开发和编制存在缺陷

目前,高校档案管理部门在信息的开发和编制方面存在问题,由于许多高校档案部门对信息开发的不重视,普遍存在草率开发以应付检查的现象,导致档案信息开发选题不严谨。另外,由于重视程度和投入不够,往往开发出来的产品水平较低,不能有效发挥作用。

二、做好高校档案管理工作的措施

新时期下,高校档案管理工作存在诸多问题,严重影响了高校档案管理工作的正常运行,不利于发挥档案信息的作用。针对上述问题,提出以下解决办法。

(一)提高高校档案管理人员专业水平

要做好高校档案管理工作,首先在档案管理人员的聘用上要严把质量关,提高人员录用标准,制定录用专业限制条件。另外,在管理人员考察时,要着重考察其政治信仰、工作作风、责任心等,加强对管理人员的培训工作,提高档案管理业务水平,使管理人员工作积极性和主动性能充分发挥。

(二)完善高校档案管理制度

档案管理制度是档案管理工作的有效保障,高校档案管理工作的开展和运行要有完善的管理制度要求作为保证。高校在制定档案管理制度时,要保证其合理性和科学性,满足高校自身情况和档案管理要求。提高管理制度的可操作性,制定详细的档案管理流程,规范档案管理中信息收集、存档、借阅和保密等每一个环节。

(三)提高档案管理信息化利用水平

新时期,信息化是推动高校档案管理工作发展的有效武器,提高高校档案管理信息化管理水平,加大高校档案管理信息化投入,提高计算机管理在档案管理中的比重,建立档案管理系统,借助互联网和计算机管理,将高校档案管理全面推向信息化,对完善高校信息管理系统具有重要作用。

三、结语

新时期,高校档案管理工作要满足新要求,高校档案管理工作由于管理制度、管理人员素质、硬件投入等方面存在的不足,导致档案管理工作出现各种各样的问题。高校要提高对档案管理工作的重视水平,结合高校实际制定并完善档案管理制度,提高管理人员专业水平,为有效发挥档案信息的重要作用提供保证。

作者:姜晓波 单位:吉林建筑大学城建学院

第二篇:医院档案管理工作的现状与对策

一、医院档案管理工作的现状

(一)管理方法陈旧,管理态度随意。

随着社会发展及科学技术的进步,档案管理工作的外延和内涵都在变化。而很多医院依然还在用陈旧的经验与理念进行管理,缺乏科学系统的管理标准,致使档案管理工作形同虚设。

(二)制度不健全,收集效率低。

通常各医院都制定有比较健全的适用于本医院的医疗、行政、人事以及后勤管理制度,而档案管理方面却涉及较少,更不要说将档案管理纳入医院目标管理考核方案了。从而造成档案管理制度不健全且收集效率低。

(三)管理重复,管理分散。

各科室对档案资料分散、重复管理,造成人力、物力和空间的极大浪费。不利于档案的统一利用,很难保证档案资料的完整性。

(四)档案意识不强,档案利用率较低。

不能正确认识档案管理的重要性和必要性。可有可无的态度导致信息资源开发不足,造成档案利用率低甚至形同虚设。

(五)硬件投入不足,管理技术落后。

由于大多数医院医疗用房紧张导致档案用房狭小,设备陈旧、技术落后,造成档案保存以及资料分析的空间局限性。虽然计算机网络技术在医院的医疗技术管理中已经被广泛应用,而应用于档案管理的却相对较少,以至于很多医院的档案工作还停留在手工收集、查阅,很大程度低限制了档案管理工作的发展。

(六)缺乏专业培训,人员素质不高。

医院在人才的吸纳与培养中,通常更偏重于医疗技术人员的素质提高,而往往忽略对档案管理人员进行素质培养以及档案知识的培训,导致档案管理人员思想陈旧、管理知识落后,缺乏创新和活力。

二、加强医院档案管理工作的对策

(一)加强《档案法》的学习,提高依法管档的自觉性。

《档案法》规定:档案工作实行统一领导、分级管理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面的利用。这就要求医院领导要充分认识档案管理工作的重要性,在日常工作中大力宣传《档案法》,明确档案工作的重要性,使职工充分认识档案工作与医院管理的密切关系,促进全员档案意识格局的形成,形成依法管档、科学管档的局面。

(二)建立健全档案管理制度,实现规范化、制度化。

健全档案管理制度,建立科学的档案管理体系,是促进档案工作规范管理的关键。各医院要结合本单位档案工作实际,根据相关法律、法规制订出科学、系统、完整、切实可行的档案管理制度并进行统一管理、统一考核,做到档案管理与医疗业务同步考核评价。

(三)改变分散管理、重复管理格局,采取集中统一管理。

充分运用法律手段与行政手段强制档案管理采取统一管理是推行档案工作标准化管理的基础。只有实行档案的统一管理,才能对医院档案进行规范化管理,真正充分发挥其凭证与研究作用。

(四)构建三级网络管理模式,为档案的开发利用提供可靠依据。

形成由分管院长统一领导,办公室主任或副主任负责,各科室负责人和专、兼职档案员为成员的医院档案三级网络管理模式。这样一个统一机构、统一领导、统一制度、统一操控的管理模式,对于贯彻政策精神、监督组织各职能部门的档案工作、档案的收集和利用、档案的安全、完整性都有着极大的便利,也为医院档案的开发利用提供了可靠依据。

(五)加大硬件投入,实现档案的现代化管理。

一方面要提高现代技术的档案保护设备的配备,如档案库房的空调、去湿、灭虫、灭火设备;另一方面要引进现代化计算机管理设备,用于各项档案业务的储存、阅读、检索、分析,从而节省大量时间、人力、物力以及财力,提高工作效率,大量节省档案的保存空间,便于信息的保存,增加保密度,真正实现医院档案管理工作的现代化办公。

(六)强化业务培训,提高管理素质。

将档案管理人才的培养纳入到医院的人才培养计划。主要方式:一是专业培训、继续教育、知识更新等。二是深入临床调研医疗、教学以及科研对档案信息的需求,在不断总结探索中调整档案业务发展方向,提高档案管理水平,使之真正成为医疗工作的得力助手。

作者:赵靖 单位:东宁县人民医院病案室

第三篇:人事档案管理工作分析

一、人事档案管理工作中存在的问题

(一)人事档案管理工作意识淡薄,重视程度不高。

在人事档案管理过程中,人们对人事档案管理工作的意识浅薄,以为就是对人事档案的简单保管,只要不丢失能够随时查阅就可以了,通常对人事档案管理工作都持一个冷漠的态度,很多单位也因此减少对人事档案管理人员的配备,减少对人事档案管理工作所投入的资金,导致了人事档案管理工作得不到必要的保障,影响了人事档案管理工作的健康发展。

(二)人事档案管理制度、整理规范不健全。

人事档案的管理制度,收集、整理、编目等档案的整理规范不健全,人事档案管理工作没有制度的制约,没有规范所遵循,人事档案管理质量自然就难以保证。例如,人事档案收集归档工作制度不健全、执行不严格,往往造成收集归档工作被动、不及时。

(三)人事档案信息化管理程度不高。

随着科学技术手段的不断更新,人事档案已经普遍采用信息化手段来进行管理。但在人事档案管理工作中,有些先进的技术手段还没有被使用,计算机技术还没有在事业单位人事档案管理工作中广泛地运用,不利于提高人事管理效率,同时也造成一定的人事档案管理资源的浪费。

(四)人事档案管理人员的综合能力不高。

人事档案管理人员的综合能力是影响档案管理工作开展的重要因素。随着信息时代的发展,很多单位部门的人事档案管理也在逐渐向信息化、现代化发展,对人事档案管理人员的素质同样提出了更高的要求。但在人事档案管理的过程中,人事档案管理人员的业务技能、职业道德素养等都还有待进一步提高,比如有的工作人员不能对各种计算机技术进行有效地利用,不能对人事档案管理模式进行改进等,都会影响人事档案管理工作的效率。

二、做好人事档案管理工作的对策

(一)重视人事档案管理工作。

单位领导应高度重视人事档案管理工作,把它放在单位干部队伍建设的高度来对待,并将其纳入到议事日程。建立人事档案管理工作领导小组,定期对人事档案管理工作进行检查、指导、督促,发现问题及时解决;建立人事档案管理达标升级考核机制,对人事档案管理工作实行定性定量考核,分级分类指导,等级升降动态管理,进一步推进人事档案管理工作的有序开展。

(二)建立健全人事档案管理制度。

人事档案部门要制定有关人事档案管理的制度,实行责任追究制,将责任分解到具体管档人员,保证工作质量,明确每一级负责人与管理人员的工作责任任务,并列入个人考核中,以促进人事档案管理工作的发展。同时,要定期检查人事档案归档工作,在录入人事档案时遵守制度与规范,以保证人事档案材料的准确与完整,维护人事档案的真实性与严肃性。

(三)加大人事档案管理的信息化建设力度。

加大资金投入,建立并完善人事档案信息数据库,利用人事档案信息资源完成各种人事相关工作,并能够更好地进行日常管理。要不断摸索人事档案应用软件与实际工作的结合点,利用计算机应用技术研发更完善的数据库,建立更加可行的档案信息系统,强化数据的再分类、再提取、再分析、再加工,提高人事档案数据的实用性,使其更快捷、更方便、更安全可靠,提高工作效率与人事档案内容的质量。

(四)提高人事档案管理工作人员素质。

为适应工作发展,人事档案管理部门要不同程度地引进相关专业人才,对已有的人事档案管理人员进行全面培训,学习人事档案管理工作的专业知识,积累管理经验,提升管理水平。同时,人事档案工作人员要不断熟悉管理业务,加强学习,在工作实践中逐渐成长为既懂得管理知识,又掌握信息化技术和信息化应用管理技术的复合型人才,成为人事档案管理工作的行家里手。

三、总结

人事档案管理工作对单位的发展具有十分重要的意义。随着市场经济的快速发展,在当前的经济发展过程中,人力资源成为单位发展的核心竞争力,越来越多的单位对人事档案管理工作的重视程度都在逐渐提高。因此,更需要我们创新工作思路,不断提高人事档案管理工作的质量,管理好、利用好人事档案,为促进人才资源开发和促进和谐社会建设的全面发展更好地服务。

作者:匡秀辉 单位:黑龙江省煤田地质勘察院

第四篇:事业单位档案管理工作优化分析

一、当前事业单位档案管理现状分析

(一)事业单位管理者对档案管理工作认识不足

事业单位管理者认为档案管理仅仅是一项辅助性工作,没有必要投入太多人力物力,造成一些不必要的浪费,单位管理者对档案管理工作缺乏应用的重视,从而导致相关管理规划制度欠缺实施力度,造成事业单位档案管理工作实施的有效性相对缺乏。

(二)事业单位档案管理工作缺乏信息化建设

随着我国信息技术的发展,信息技术在我国各领域都被广泛应用,然而,我国部分事业单位依然采用传统管理方式,没有将信息技术充分融入到管理工作中去,导致事业单位工作进度与低成本方式难以保持同步,大大削弱了事业单位管理工作的反馈机制,并且还造成了档案管理的同步要以更高成本作代价现象的出现,非常不利于当前事业单位档案管理工作的顺利开展。

(三)管理人员专业水平相对低下

我国事业单位大部分管理人员在管理方面还是比较有经验的,使事业单位服务管理工作能得到顺利开展,对事业单位的发展起到一定促进作用,但有小部分管理人员的文化水平相对比较低,管理经验比较缺乏,管理人员水平参差不齐。介于这一点,相关单位面应该加强对管理人员进行专业培训,提升事业单位整体素质水平。

二、加强档案管理优化的有效措施

(一)建立完善的档案管理制度

由于事业单位档案管理工作内容比较复杂,工作量较大,企为了方便管理必须将档案管理工作纳入到统一管理中来,建立相对完善的档案管理制度,增强管理依据性、规范性及权威性,对单位文件进行编制归档。《国家重大建设项目文件归档要求与档案管理规范》、以及本企业《项目档案归档管理制度》等文执行,做到有迹可循,充分发挥档案管理最大作用,促进事业单位档案管理工作的顺利开展。

(二)实施档案管理一体化,加强档案管理

由于事业单位档案管理工作的开展通常会涉及到多个部门,为确保所有档案的完整性,单位管理人员必须加强档案管理一体化,确保档案资料的准确性。档案管理人员可以利用信息技术将纸质档案转化为电子档案,电子档案便于查阅,具有方便、快捷的特点,不过电子档案涉及到企业内部信息等重要资料,一旦丢失便很难找回。因此,档案管理人员必须对档案的归档、保存工作做好,实现企业档案的安全管理。

(三)加大对档案信息化建设的力度

单位必须加大对档案信息化建设的力度,用低成本方式来实现档案管理工作的具体运行,将网络信息技术完美融合到事业单位档案管理中,促进我国事业单位档案管理工作的顺利开展,为事业单位的全面发展打好基础。

(四)将档案管理纳入合同

合同扮演着决定性作用的角色,它是强有力的法律依据、相关单位应该将档案管理纳入到合同,为档案管理争取主动权,加强档案归档的完整性及准确性。

(五)提高档案管理人员的素质水平,加强相关培训

随着我国经济结构的改变,档案管理工作越来越趋于科技化管理模式,管理模式的转变对档案管理人员的自身素质水平提出了更高的要求。相关单位必须加强对相关人员的系统培训,他们必须具备专业文化知识、科技化管理手段以及正确的症状倾向。同时还必须加强与其他各部门之间的沟通,了解每一个工作环节,随时根据工作进度来调整工作流程。事业单位的档案管理人员是事业单位档案管理工作的重要组成部分。因此,他们必须不断提高自身素质水平,努力顺应时代的发展,才能真正促进我国事业单位的发展。

三、结束语

档案管理工作对于事业单位来说至关重要,因此相关单位必须将重点放在档案管理工作上,加强统一认识与宣传意识、建立完善的档案管理制度、将档案案管理纳入合同、注意档案安全管理工作的实施、提高档案管理人员的素质水平、实施档案管理一体化、做好相关的统筹规划和安排,以及加大对档案信息化建设的力度,从而达到提高事业单位档案管理工作的效率。

作者:韩炜 李尚丽 单位:山东省滨州市沾化区海洋与渔业局

第五篇:医院档案管理工作新思路研究

一、新常态下的医院档案管理问题分析

医院档案管理重要的职责就是制定规章制度,做好相关资料的收集及整理等工作,不断提升档案管理的实际水平,利用先进的计算机技术,实现现代化管理。目前,大部分医院仍然没有建立比较完善的管理制度,具体的工作分工以及考核制度仍然缺乏科学合理的设置。

1.档案管理人员综合素质较差,缺乏工作积极性。

首先,医院档案管理部门很少有一些比较专业的工作人员,甚至有些档案管理人员学历较低,缺乏专业的工作培训,缺乏基本档案管理相关的知识技能,缺乏完成档案管理工作的能力。其次,大部分从事档案管理的相关工作人员缺乏基本操作使用计算机的技能,更不能利用各种现代化的数据技术将整个档案内容进行相应的开发以及研究。

2.管理制度和设施不完善,极易出现档案丢失。

部分医院内部没有按照规定以及要求严格地完成档案的管理工作,不断降低医院内部档案管理的相应工作标准,缺乏专门的库房管理,甚至一些档案工作没有基本的收集、审核以及装订等工作内容,只是将大量的档案资料散放在角落中。最终导致医院的档案不全,为医院内部人力资源管理相关工作带来非常大的困难。

3.医院档案资料无法充分利用。

部分医院内部的档案管理工作被边缘化,档案管理部门不能实现信息资源的有效整合,无法及时提供利用各种有价值的档案资源,加深了档案管理保管与利用之间存在的主要矛盾。

二、新常态下完善医院档案管理工作的思路与措施

1.更新档案管理理念,不断加强工作人员自身的综合素质。

首先,必须更新管理理念,不断提升档案管理工作人员自身的综合素质,改变档案管理工作在医院被边缘化的现状。发挥档案管理工作的最大价值,为医院的正常运行以及发展提供更多有价值的信息资源。其次,结合医院内部的实际情况,组织相应的工作人员参加一些涉及管理专业知识、计算机知识等的综合能力培训活动,培养工作人员成为综合能力较高的人才,为档案管理工作打下坚实的人才基础。

2.完善医院档案管理制度。

建立一个科学合理的档案管理制度,保证工作能够有规矩可循。医院档案管理工作实际上涉及各个方面,能够准确地反映出医院整体的发展情况,并且能够为医院做出的任何决策制定医院的宣传资料等提供有效的依据。因此,医院对于档案管理的实际工作具有较高的要求。通过实践证明,建立完善的管理制度,能够有效提升档案管理工作的效率。

3.提高认识,充分发挥档案管理的作用。

不断加强医院各个层面人员对档案管理工作的认识具有重要的意义。受到各种因素的影响以及制约,医院档案管理工作实际上并没有充分发挥自身的价值,一些部门只有在需要档案的时候才想起档案工作,尤其是对于人才的聘用或者是对工作人员的考核等工作都需要利用相应的档案资源。因此,在新常态背景下,需要加强医院内部对档案管理工作的管理意识,科学、系统地完成医院档案资源的管理工作,完成档案管理工作的开发利用,并充分利用现代化的技术手段,做好每一项工作。同时要加大对医院档案管理的实际投入,得到资金以及人员的大力支持,不断改善档案工作的环境,利用先进的科学技术,实现大数据的档案管理。还可以结合实际情况,适当聘请退休的档案管理工作人员,这些工作人员拥有非常丰富的工作经验,利用他们掌握的丰富专业知识,帮助完善医院的档案管理制度,从事对档案资源进行科研的工作,发挥现代的技术力量,最终实现医院档案管理工作自身具有的最大价值。

三、总结

综上所述,医院档案管理属于一项非常复杂的系统工程,管理水平以及管理的质量能够直接影响整个医院顺利的发展。这就需要建立并完善医院档案管理工作制度,并做好管理工作的责任划分,提升工作人员对档案管理相关工作重要性的认识,积极引进各种先进的技术手段,最终实现档案现代化管理,为医院的档案管理工作打下良好的基础,然后利用完善的管理模式为医院内部的工作提供有价值的信息资源,保证医院工作的顺利进行,并推动医院的不断进步与发展。

作者:房云鹏 单位:吉林省中医药科学院

第六篇:档案管理工作路径探讨

一、信息时代下档案管理工作的内容及特点

(一)信息时代下档案管理工作的内容。

针对信息时代下的档案管理而言,它在一定程度上是与传统档案管理过程中的工作是不同的,它进一步地要求把现代信息技术在档案管理工作中进行充分的应用,这就需要相关的档案管理部门,不仅要在规划下进行,同时也要在组织下进行,在一定程度上对档案信息资源进行相应的采集,对其进行有效的整理以及保存。信息化档案管理在一定程度上能够对实体的保管进行脱离,不仅走向了数字化档案管理,同时也走向了现代化档案管理。

(二)信息时代下档案管理工作的主要特点。

一是在信息时代背景下,针对档案管理来说,不仅要对相关的法律进行遵循,同时也要对相关的政策以及法规进行遵循,并且这些政策在一定程度上都是由档案管理部门进行统一制定的。二是针对目前来说,档案管理大多数以电子档案形式或者是重要电子文件形式进行的,这在一定程度上标志着国家以及企业走向信息化时代。三是档案管理工作在信息时代下,对现代信息技术所具有的优势在一定程度上进行了充分的利用,不仅实现了档案管理的数字化,同时也实现了档案管理的网络化,对档案管理在工作过程中的效率进行有效的提高,让档案在管理的过程中不仅具有高效性,并且还具有一定的准确性。

二、信息时代下改进档案管理工作的措施

(一)不断推进档案管理的制度建设。

制度在一定程度上是规范管理的主要基础,同时也是对档案管理科学化的基本要求。由于档案管理方式的变革,进一步要求对其管理制度也要作出相应的调整。要想把档案管理工作做好,首先应该做的就是加强制度建设,相关的工作要作出具体的规定,只有这样才能让档案管理工作在今后能健康有序地发展。档案的保存时间、方式、方法以及公开的程度都要进行明确的界定,让档案管理相关的工作人员在对档案管理的过程中能够有章可循,在新技术背景下,让档案管理更加规范有序。档案管理制度建设一定要适应社会的发展,对不适应发展的制度不仅要进行修订,还要对其进行变革,对空白的地方要制定出新的制度进行相应的补充等。

(二)完善档案管理的体制。

由于信息化技术的不断发展,让档案工作管理工作能够和信息技术进行有效的集合。但是就目前来说,在信息化的时代下,档案信息管理体制在一定程度上存在着管理力度不够的问题,并且档案在使用的过程中也不是很方便。我国的档案信息系统在进行建设的过程中比较分散,在软硬件进行选用上也还存在着一定的问题,所以,应该在管理体制上进一步地保证各个部门能够在一定程度上对信息自动化系统进行统一的管理,这不仅要求对技术操作进行有效的规范,还要求对软硬件的选择进行相应的规范。

(三)实现档案信息资源的充分共享。

目前在信息化建设过程中,对软件的使用比较混乱,而且硬件上的功能在一定程度上也没有得到有效地发挥,这样就会进一步导致档案信息不能充分共享,相关各个部门的档案信息在管理的过程中都是各自为营。所以,应该在一定程度上应该明确档案管理过程中的内容以及范围,并且有效地规范档案管理过程中各项工作和档案管理过程中各个环节,建立相对比较规范的系统工程,以保证档案信息资源共享渠道的畅通。

(四)加强档案信息数据库的建设。

我国大体上还处在文件处理向信息化管理进行过渡的阶段,因此,要想向信息化管理的过渡进行得更快,其中比较重要的就是建立档案信息数据库。针对数据库系统建设来说,它不仅是档案信息管理的核心,同时还是其重要的基础。建立数据库在一定程度上是需要长期的过程,我们应该本着从低级到高级的过程进行相应的建设。在对数据库建设的过程中,应该把档案管理的相关工作和计算机技术这两者进行有效的结合,并让其能够在一定程度上协调合作,把综合数据及档案目录库进行相应的集合,只有这样才能进一步地形成网络开发式以及分布式的数据库,使信息化档案管理工作过程中的效率进得到不断地提高。

(五)提高档案管理人员的素质。

档案管理工作进步和发展需要有与之相适应的的管理队伍,因此,要加强对档案从业人员的教育培养,不断提高管理人员的素质。一是档案管理人员自身要具备较强的业务素质和能力,对其相关知识进行有效的的掌握,并能运用现代化手段对档案进行规范化管理。二是档案管理人员一定要具备较强的责任心和事业心,对档案管理工作能够全身心地投入。三是相关的工作人员要树立较强的大局意识,使档案管理工作能够满足国家规定的要求,保证工作的过程中不会出现纰漏。

作者:王维佳 单位:呼兰区档案局

第七篇:高职院校科研档案管理工作思考

1.高职院校科研档案管理工作现有问题

1.1档案管理基础薄弱。

目前,许多高职院校科研档案管理工作沿用普通高等专科学校档案管理制度与方法,缺乏实施细则与明确的档案管理目标,普遍按照申报、立项、开题、结题的程序建立、整理和归档科研档案。事实上,档案的收集是否齐全、内容是否翔实均未得到统一的审核与评定,同时,科研项目的核心技术内容往往得不到有效保护与保存。

1.2载体单一,格式混乱。

信息化技术快速发展,对高职院校科研档案管理工作产生了深刻影响,越来越多的高职院校配备了齐全的信息化设备,对档案管理工作的信息化改革奠定了坚实基础。但目前,我国高职院校科研档案管理工作的信息化水平普遍较低,纸质档案多于电子档案,且不论是纸质档案还是电子档案,规格不一、格式不完善的情况十分普遍,给今后科研档案开发与利用带来一定阻碍。就电子档案而言,虽然它不受时间和空间的限制,通过存储、复制、下载等方式就可加以利用,但格式不完整、不统一等问题将影响档案利用者的检索、下载与利用活动,可见强化科研档案管理的规范化与信息化建设势在必行。

2.高职院校科研档案管理改进策略

为提升高职院校科研档案管理工作成效,应采取以下改进策略:

2.1强化科研档案管理工作基础建设。

首先,不断完善科研档案管理制度,在上级主管单位、院系领导及档案部门负责人的指导下,对科研档案的收集、整理、录入、鉴定、保管、检索、编研、统计等工作流程、方法、目标和注意事项进行明确,并形成相应的规章制度,就以上科研档案管理工作环节的方方面面进行严格要求。对国家级、省厅课题项目管理采取问责制,责任落实到人,使项目负责人和各级管理部门各司其职、各负其责。对各类重点课题进行中期检查和跟踪检查,保障课题高质量完成。其次,采用课题组立卷归档制,对课题组科研档案的收集与归档工作程序进行规范,要求承担课题项目的部门对课题材料进行全面、系统、准确的收集和整理。档案内容具体包括科研准备阶段,有科研课题审批文件、任务书、开题报告、调研报告、方案论证和协议书等文件;研究实验阶段,各种载体的重要原始记录、实验报告、计算材料、专利申请的有关文件材料;总结鉴定验收阶段的工作总结、科研成果、论文、专著、技术鉴定材料、成果申报奖励及推广应用的经济效益和社会效益证明材料等。

2.2推进科研档案管理信息化、规范化建设。

目前我国高职院校科研档案管理工作偏重收藏,对其开发与利用不足,随着高职院校科研工作不断发展,科研档案资源的利用价值将进一步提高,随之强化科研档案管理的信息化、规范化建设势在必行。对此,高职院校档案管理部门首先要逐步推进信息化建设,逐步完善学校档案管理信息系统和数据库,逐步将纸质档案转化为电子档案,采取纸质档案与电子档案相结合的管理方式,为科研档案交流、共享、编研等工作奠定良好基础,使科研档案需求者及时、快捷、方便地查找和调用相应档案资料。其次,强化科研档案管理规范化建设,对各种载体的科研档案规格、内容、格式等进行统一,对不符合要求的科研档案进行修改和订正,归档前对档案资料内容和格式进行严格审查,确保科研档案格式规范,内容准确而翔实。

2.3创新科研档案管理思路。

首先,树立知识产权意识,强化对高职院校科研档案的知识产权保护,对科研项目的研究过程、知识产权的获取、知识产权的维护、知识产权的转让等过程进行详细记录,并将相关资料归档,为维护知识产权秩序,促进高职院校科研工作健康发展提供有力支持。其次,树立保密意识,对科研档案的密级划分、适用范围、机密档案的归档与保存等工作环节详细规定,确保科研档案的保密性与完整性,保护高职院校科研成果不受非法侵犯,保证机密档案资源不流失、不损毁。

3.总结

做好科研档案管理工作对促进高职院校科研、办学事业健康发展有着重要意义,认真分析科研档案管理工作中的现有问题并采取针对性改进策略,是当前高职院校档案管理人员义不容辞的责任。对此,高职院校科研档案人员可从完善科研档案管理制度、强化科研档案信息化和规范化建设,以及创新科研档案管理思路等方面做起,全面推进高职院校科研档案管理工作发展。

作者:吕亚梅 单位:宝鸡职业技术学院

第八篇:工程项目档案管理工作探讨

一、工程项目档案的重要意义

由于工程项目的建设需要投入更大的资金,建设周期长;一般工程项目都由施工前、施工中、竣工验收三大步骤,施工前所形成项目决策、审批、预算编制、投标等资料都需要进行储存保存管理;施工中所形成的检查报告、产品批次等;竣工验收所形成一系列的验收文件都是工程项目档案的具体表现。工程项目档案记录了整个项目从始到止的全过程,是最原始准确的记录,是反映该工程项目整体质量的重要凭证,也为以后工程项目改建、管理提供重要依据。但是目前很多公司对工程项目的档案管理工作还存在一些问题。

二、如何做好工程项目档案管理

(一)因地制宜的制定档案管理制度。

工程项目档案具巨量,且种类繁多的资料,因为在其形成过程中,由于工程项目是个系统工程,各种子系统整合起来,才构成整个的工程项目工程,其档案形成同样如此,也是由各个子系统的档案所构成的。因此,首要加强对档案工作的组织领导工作,根据项目的实际情况配备档案管理人员并建立科学、健全的项目档案管理制度,来明确岗位责任、绩效考核、奖罚制度,只有科学、健全的项目管理制度才能完善工程项目档案的管理,通过各个部门的协调组织,监督使档案工作实现制度化、科学化、法制化,让整个工程项目建设的管理做到有章可循,有法可依。

(二)工程项目施工前档案准备工作。

作为档案人,应该事先介入、控制为主,施工前,建设单位首先在施工合同中明确相关单位的档案收集方面的要求及违约责任及把档案的重要性向各个部门宣传,做到预防为主。由于一个工程项目所涉及到建设、监理、设计等不同的公司或部门,它们在工程项目各个阶段收集着不同的资料,因此,档案管理人必须要落实好各个单位、部门的档案职责。要保证工程项目档案能够及时的、按质按量完成收集工作,例如审批文件、预算文件、监理规划、相关的图纸、验收记录等。只要我们抓住主要环节,把握重点,才能把档案管理工作做好。

(三)注重企业档案现代化建设。

随着时代不断进步,在信息时代的今天,大量工作将有计算机软件、系统来完成,它能快捷、安全的对这些工作管理和分析,档案工作也是如此。由于工程项目的档案生成大量的文件。

三、工程项目档案管理遵循原则

工程项目档案管理之所以存在,主要是为了保证档案的完整性、准确性、系统性以及安全保管的作用。待到工程完工后投入生产运行,再为其提供服务。并且可以等到未来类似工程开展的时候为其提供宝贵的数据参考。所以,工程项目档案管理工作需要认真进行,并且要严格保证档案的完整、准确、系统和安全。

1.系统收集各种材料。对各个部门和人员在工作的过程中所形成的各种档案进行合理的归档,并且要对这些材料进行认真地检查和审核,确保材料是原始材料、完整和准确。

2.对于收集到的各种材料,根据其性质、用途等特征进行科学分卷建档。

3.对卷内文件进行认真细致的整理,这是工程项目档案管理工作的重要环节。档案整理八步:第一,依照建设项目档案的归档范围对收集到的材料进行鉴定和分类,除去那些重复文件和不属于该范围的文件。第二,按照材料的属于、文字、图表、图纸等进行分类,然后再按照立项、设计、施工和竣工四个阶段进行细分。确保文件按照阶段、项目等进行细致的区分。第三,在同个项目中,要依照专业的不同进行区分。对于以单体工程进行的项目,需要先将文件材料依照单体工程标准进行细分,然后再按照专业进行分类。第四,分类组卷。依照问题类别对管理型文件进行分类,按照专业类别对图纸进行分类,按照规律对于施工文件进行分类。第五,以文件、材料、图表和图纸的数量根据实际进行分类组卷。第六,卷内文件材料排列。如果单个项目中相关文件材料数量很少,则可以直接将所有文件归为一个组卷,但是需要按照先后顺序对组卷中的文件进行排列。也可以按照所反映的问题对文字材料和图纸图表进行分类,或者以时间和重要程度作为标准对档案进行排列。而图纸的排序则按照目录进行。同个档案中,文字材料需要排列在图片材料的前面。第七,编目。第八,案卷装订。

4.诸如案首处理和目录填写等其他工作。在进行档案分类的过程中,要认真处理卷内目录的填写,以保证更快的进行档案的检索。在进行卷内目录填写的过程中,一是要项目完整性应该得到保障,要确保序号、文件编号、责任者以及材料提名和页码、形成时间及相关说明都进行详细和完整的记录;二是要确保目录填写的规范和完整,时间格式、字体大小都有统一标准。还应当认真处理案首工作,因为案卷封面内容中具有案卷形成单位的标注、卷内文件的起始时间、文档的保管期限限制以及文件保密级别的限定,所以要注意对立卷单位、时间、保管期限和保密级别的认真填写。

四、总结

作为工程项目中非常重要的一个步骤,工程项目档案管理不仅是竣工验收的一部分,同时也是确定竣工验收的一个非常重要的依据。工程档案资料是否符合验收标准,依赖于档案管理部门的认真工作。从事工程项目档案管理的工作人员,必须从思想上高度重视这项工作,认真细致对待这项工作的各个环节,充分利用计算机等各种现代化的设备,提高档案管理的效率性,使档案管理工作更好的服务于工程项目这个大局,为经济建设提供优质服务。

作者:陈霞 单位:中铁宝桥(扬州)有限公司

第九篇:高校档案管理工作中问题与对策

一、高校档案管理工作的重要意义

高校的管理、科研以及教学等活动,是高校档案的主要内容。因此,顺利开展档案管理工作,对高校的未来发展有着非常重要的意义。高校要想使其建设与管理工作具有连续性,就必须实施档案管理。档案管理能够为高校的教学评估工作、科学研究工作、教学改革、党政管理工作以及教育宣传、史志编修提供可靠的信息资源。

二、高校档案管理工作的存在问题

(一)管理模式。

随着社会的进步及科学技术的不断发展,信息化已经成为当今社会的主要潮流,与人们的生活、工作密不可分。不过,很多高校在档案管理工作过程中,依然沿用传统的模式,对档案进行人工检索、整理、立卷以及归档。即使高校为档案管理工作配备了先进的计算机设备,它也只能发挥其输入输出的简单功能。高校并没有构建一个符合现代化需求的信息管理系统,这不仅导致高校的档案管理工作琐碎且繁重,档案管理工作人员工作效率较低,准确性不高,还很大程度地限制了档案的价值。

(二)服务功能。

我国高校在对档案进行管理时,主要侧重于档案对机关部门工作以及校领导决策的服务,并没有注重档案管理工作的全面发展,无法满足管理、科研、教学等方面的服务要求,致使档案管理工作的服务功能比较单一化。并且,档案管理工作与高校师生并没有直接关联。因此,也没有实现高效全体人员参与档案管理工作的根本目标。

(三)档案内容。

在高校档案管理内容中,学生档案特别容易出现内容较少的现象。这是高校并没有建立健全学生档案收集制度,也没有设定工作的标准规范,并且没有给予学生档案收集工作足够的重视等原因造成的。

(四)工作人员素质。

很多高校对档案管理工作的重视度较低,导致并没有为档案管理工作配备具有专业知识与素养的工作人员,很多档案管理人员都不具备合格的专业技能以及信息网络技术。高校也没有对他们进行专业的系统培训与学习,这便导致档案管理工作人员只能对档案进行简单的整理与归档,无法从事档案管理的创新性工作,例如档案信息编研,对高校的档案管理水平有着较大的制约性。

三、高校档案管理工作的应对措施

(一)提高工作人员的素质。

档案管理工作人员的专业能力水平对档案管理工作有着重要的影响。只有提升档案管理工作人员的业务素质水平,才能提升档案管理工作的质量。要想提升档案工作人员的素质,高校首先要对工作人员进行严格的选拔,工作人员必须是具备了专业知识、专业技术的人才;其次,高校还要对工作人员进行专业培训,增强他们的现代信息技术的操作能力。

(二)创新档案管理模式。

高校要依据自身的实际情况,制定符合自身发展需求的档案管理体系。只有建立健全档案管理制度,才能保障档案管理工作的顺利开展。不仅如此,高校在制定档案管理体系的同时,还要设定相关的考核制度,并在档案管理工作中进行贯彻与落实。而且,传统的档案管理模式根本无法满足信息化时代对高校档案管理工作提出的要求,高校还应对档案管理模式进行有效创新。例如,推行部门立卷、缩减立卷的归档周期、改进工作手段以及将档案号改为条形码等。这样不仅可以提高档案归还效率、增强档案管理的可靠安全性,还能促使信息化管理模式的优势得以最大程度的发挥,提高高校档案管理工作的能力水平。

(三)促进档案管理的现代化。

随着现代科学技术的不断发展,档案管理的手段也在不断改进,为了促使高校的档案工作,在社会经济新形势下,依然可以为高校变革提供可靠的参考信息,高校必须在档案管理过程中科学有效的应用新技术,改变传统的单一发展模式,加快高校档案管理的信息化进程。

四、结语

高校档案管理工作具有非常重要的意义,高校领导者以及档案管理工作人员应该对档案管理工作进行综合性的开发与建设,提高档案管理工作的技术含量,从而促使档案管理工作的社会价值得到充分的发挥。

作者:尚静 单位:湖北医药学院

第十篇:新常态档案管理工作分析

一、档案管理工作面临的现状

一是档案管理工作的重视程度有所提高。随着现代计算机技术的应用与完善,以及信息的便捷传递,各单位与部门的领导已认识到档案管理工作的重要性。不仅在硬件的配置上而且在软件的提升上都给予了充分的重视,同时对资源和专业人才的配备都给予了相对的倾斜。这给档案管理工作的改进创造了必要的条件。二是档案管理所需的现代化设备相对齐全。电脑、打印机、扫描仪、专业管理软件、多功能保管柜(架)以及监控设备等基本能正常配备。“巧妇难为无米之炊”,有了必要的设备,就为档案管理的新常态提供了保障。比如,进行电子档案的数据化录入,纸质档案存储区域安装各种摄像头等监控设备,确保了档案核心机密的安全性。三是档案管理的信息化建设水平有了提升。无论是机关、事业单位还是企业都在向无纸化办公迈进,档案管理工作也随着开始了信息化和数字化。各种档案资料都通过统一的数据库进行录入和管理,方便调阅和查询,使数据分析更准确和便利。有些单位开始将档案管理系统和办公系统以及网络服务系统进行有效整合,从而提升了档案管理的便捷性和高效性。四是有些人对档案管理信息化认识不到位。档案管理信息化作为一种新的档案管理手段,在管理方式及管理理念上与传统的档案管理有一定的差异。在从传统的纸质档案管理向电子信息化管理转换过程中,一些人不能与时俱进改变认识,认为纸质储存才是档案,电脑储存失去了档案的原始意义;另外,档案管理搞信息化建设需要设备资金投入,录入也会浪费大量时间和精力。这些不到位的认识会影响到信息化的进程。

二、新常态下完善档案管理工作的有效举措

1.提高对档案管理工作重要性的认识。

档案管理工作小到与我们每个人的工作和生活息息相关,大到关系国家方针、政策的制定和调整。档案管理的信息化和数字化,可以对庞大的数据群体进行迅速分析,从而得出最科学的结果,应用到国家的各项建设事业中去。所以,只有全社会都重视档案管理的新常态化建设,我们的档案管理工作才能有实质性、突破性的跨越。利用电子计算机以及专业档案管理软件,可以有效提高档案管理工作的效率,减轻档案管理工作人员的劳动强度,在进行档案管理的过程中,避免文档的存积。档案管理信息化可以方便对文档的补漏,档案管理人员仅仅需要对档案进行归档,在计算机上对相关信息进行检索,就可以方便地找出档案管理中的问题,及时补漏。档案的信息化管理可以有效实现信息的开放性及共享性,提高工作的效率。

2.加大档案管理工作的投入保障力度。

在档案管理工作中,人才、资金、技术、培训等多方面的投入必不可少,没有专业性人才,信息化工作就无从谈起。而缺少资金的保障,就无法采购新设备、新技术。没有信息化所需的技术,工作就会盲目,无从适应数字化需要。如果没有培训保障,档案人员就不能更好地接受新知识、掌握新方法、熟悉新技能。一切工作都是以人的因素为主导,调动人的积极性尤为重要,所以工作中的激励机制同样是做好档案管理工作的有力保障。我们各级单位和部门,特别是各级领导要对档案管理工作给予充分的重视与支持,尤其是人才的选拔和培养,档案存储场地和管理设备的配置等。

3.完善档案信息化管理体系尤其重要。

档案工作论文范文2

随着科技的进步与社会的发展,传统的手写档案已远远不能适应时代的需求,传统档案以纸质文书为主,而在计算机网络技术不断发展更新的现代社会,许多医院,尤其是一些集医疗、教学和科研为一体的综合性三级甲等医院,因为其病人数目较多,传统文档较难进行档案管理,因此电子文件逐渐地取代了以往的文字材料[1]。传统的文档管理工作一般为一年一次,按照工作流程进行文件归档立卷,而电子文件是由拟稿者直接在磁盘上撰写并修改,随时产生并可以随时更改,对计算机有很强的依赖性。此外,电子文件还可以通过计算机系统进行迅速、有效和多角度地排序,不再需要对其进行手工分类整理。

二、新时期医院档案管理存在的问题

1.对档案管理工作重视度不够

各级医院在管理中均为本院量身定做了一系列适合自己的、较为健全的医疗、人事、行政与后勤管理制度,而专门涉及其档案管理的制度却较少[2]。许多医院的档案管理办公室附设在行政办公室的综合档案室内,让普通档案个医疗文书档案摆置一起,没有进行有效的划分。同时,医院“重经营、轻档案”的意识还很强,认识不到档案工作在医院管理中的重要性和必要性。由于对档案重视程度不够,档案信息资源开发不足,造成档案利用率不高。

2.没有很好的利用电子档案管理

目前很多医院的档案管理还停留在人工手写和抄录的水平上。档案管理的工作繁琐复杂,采用人工抄录的方式,错误遗漏的现象时有发生。仅靠人的记忆查找翻阅档案,信息量太少。管理思想陈旧,没有吸纳新型的档案管理模式,因此,档案管理水平一直止步不前,没有新突破。

3.档案管理人员的素质有待于提高

当前我国医院档案管理专业人员在专业素质、理论水平及文化程度上均参差不齐,与当前飞速发展的社会需求相差甚远[3]。一些医院中从事档案工作的多数为兼职人员,年老者多于年轻者,人员流动多固定少,导致档案从业人员素质较低。其次,多数管理人员并未经过档案学或医学方面的系统培训和学习,缺乏以电子信息技术对档案进行管理的相关经验。

三、不断提升医院档案管理现代化,促进医院管理新发展

1.医院档案管理系统创新

(1)健全档案管理制度

建立科学的档案管理体系,健全档案管理制度,成立专门的档案管理科,将其从原来所附属的行政办公室中游离出来,并明确其职能,将医院各科各部门的不同的档案分门别类进行统一综合管理、统一考核,使档案管理与医疗同步发展,综合管理能充分发挥档案的整合效能。此外,领导的重视和支持是健全档案管理制度的关键。

(2)加强档案网络化管理

档案管理人员应深入临床一线或各职能部门调查了解医疗、科研、教学工作对档案信息的需求,提高对医院档案数据的敏感性,对科研管理和临床实践过程所形成的有参考价值的文件材料进行重点管理,不断地有针对性地为医疗、科研和教学工作提供信息。档案员需变被动为主动,充分认识到医院档案的价值所在,转变工作观念,以“上门服务”的方式对档案进行整理与收集。

(3)加强档案硬件系统建设

电子化的档案管理需要现代化的档案硬件设备,根据医院档案室建设标准,配置相应档案管理所需硬件,如计算机、装具、档案密集架、复印机等;同时还需要加强清洁卫生管理,注意防火,设置安全监控,以现代化装备更好的服务档案工作。

2.档案管理服务方式创新

(1)档案信息加工服务

档案工作者可以根据利用者的不同需求,以自身所具有的档案资源优势,快速进行档案信息加工,有目的、计划对档案进行整理、分类、组合,以网络信息技术为利用者提供便捷服务。

(2)档案咨询服务

档案部门建立的多种形式的“档案咨询服务中心”、“档案事务所”等均属于档案咨询服务的范畴。以网络化的技术手段支持档案咨询服务、提升档案咨询服务的水平将是未来的发展方向。

(2)其他档案服务

此外,档案网络服务、档案展览服务、档案文化休闲服务等服务方式正在不断涌现。医院档案部门也可在一定范围内采取有效的措施挖掘档案信息资源为全院各项工作主动提供信息服务。

四、结语

档案工作论文范文3

[摘要]

本文首先分析了医院档案管理如何适应新常态下档案工作要求,然后提出了医院档案的管理工作如何引领新常态、推动医院发展的措施,对于当前医院档案的管理工作具有很大的参考价值。

[关键词]

新常态;医院;档案管理

中办、国办在2014年制定《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》,该《意见》的出台标志着我国档案工作进入了新常态。在新常态下,对医院档案工作也有了新的要求,怎样以创新的思维、开阔的视角、全新的理念、务实的举措来实现医院档案工作的“中国梦”,是当下医院档案管理工作的重中之重。医院档案管理人员如何把握机遇,主动作为,以更加健康、科学、有效的措施推动医院档案管理工作在新常态下的发展;如何把“死档案”变成“活信息”,把“档案库”变成“思想库”是每一位医院档案管理工作人员应该考虑的问题。

1主动适应新常态、明确工作职责

(1)主动适应档案专业化细分的新常态,提升医院档案工作的管控能力。由于医院档案的特殊性决定了档案部门具有办档案和管档案的双重责任,医院档案信息的划分要更加专业细化,医院医疗、财务、科研、人事、教学和后勤等部门的档案信息更加复杂,档案来源多元化。档案专业化细分,提高和扩大了医院档案的利用效果和范围,不仅可以为医务人员、患者服务,也可以为社会公众服务。因此医院档案管理需要加强其独特性,需要拓展细化专业领域以及担当更多的社会责任。

(2)主动适应信息化条件下医院档案安全的新常态,加强档案信息安全。在互联网飞速发展的今天,人们的工作手段和思维方式都有了很大的改变,医院档案工作也要进行改变以适应时代的要求。由于档案信息化势在必行,所以完善医院档案信息安全机制,将成为档案管理中的一项长期工作。医院档案信息安全工作,应在思想上高度重视,从开发、信息传输、管理、利用各个环节步步为营,同时完善软件实时更新、硬件设施定期升级等建设工作,严格执行档案信息安全的各种制度。

(3)主动适应医院档案需求日益增长的新常态,增强医院档案服务能力。以患者需求为导向,不断满足其需求,这种趋势将使医院档案不断面临考验和挑战。在医院档案管理中目前仍有许多方面需要去开拓、去创造、去建设,要更加专注于档案资源开发,在维护医院权益、保护患者利益、促进医院文化发展等方面发挥档案的独特作用。

(4)主动适应作风建设的新常态,提高档案工作人员的综合素质。在党的群众路线教育实践活动总结大会上指出:“贯彻党的群众路线、保持党同人民群众的血肉联系的历史进程永远不会结束。”机关作风建设的新常态,对于医院档案管理队伍来说,标准更高、要求更严、责任更重。作为医院档案管理人员,不但要忠于职守、踏踏实实,要守得住寂寞、甘于奉献,还要有较高的过硬的档案管理专业水平本领。作风建设永远在路上,档案干部队伍建设同样永远在路上。

2积极引领新常态,推进医院发展

当前,医院档案管理需要解决的问题有很多,需要认真面对,比如档案制度不健全、档案的多元管理、保密与开放问题、档案服务的信息量和服务边界问题等。在新常态下,要有新作为、开创新局面、实现新跨越,推动医院档案管理工作的科学发展。

2.1以科学理念驱动发展

在新常态下对医院档案工作者的新要求是,要具备创新理念、信息思维、合作意识,这三种思维是医院档案工作者转变思想观念与时俱进的创新举措。作为医院的档案工作者,要认真学习掌握这三种思维的内涵,在学习实践中将三种思维转化为三种理念,以科学理念统领工作,推动医院档案管理工作的发展。

(1)牢固树立创新理念。

创新是事业发展的不竭动力,在医院档案宏观管理、开发利用、安全防范等领域中充分体现对创新的执着追求,以创新的理念和实践在医院档案工作中不断开创新领域、引领新发展。

(2)牢固树立网络理念。

互联网是医院档案工作发展的快捷通道,档案管理人员要充分认识利用网络化对快速推进医院档案工作发展和档案存储数字化的重要作用,深化互联网应用理念,大力实施档案数字化战略,有效建立QQ、网络云盘、微信等公众能直接参与的网络社交平台,多元化促进医院档案工作的网络化、信息化、数字化发展。

(3)牢固树立合作理念。

在医院档案管理工作中,档案管理人员要加强合作拓展训练,把合作理念运用于医院档案管理的方方面面,进一步深化和拓宽合作领域,加大资源整合力度,加大和提高医院档案收集、数字化、异质备份领域中的合作,为推动医院档案工作发展凝聚合力,提高管理能力和档案的利用率。

2.2以特有视角服务“大局”

医院档案管理工作是医院日常管理工作中不可缺少的重要内容之一。要保障医院的持续健康发展,就必须以规范、完整的医院档案管理作为基础支撑。要想做好新常态下的医院档案工作,站得高、看得远就显得尤为重要。所谓站得高,就是要时刻谨记医院档案管理工作是医院的大事,要主动围绕医疗卫生的中心工作去设计和谋划医院档案工作,不能就工作论工作,局限于具体工作上,要做到正确认识大局、自觉服从大局、以大局为出发点;所谓看得远,就是要跳出旧有的模式,在保证原有工作质量的基础上,不断学习医院档案管理前沿知识,深入研究,广泛应用,不断提出解决新问题的新思路、新方法,为医院整体发展、政策的制定提供可靠依据。笔者相信通过医院档案工作人不懈的努力,医院的档案管理工作定能迈上一个新台阶,达到一个新高度,从而真正把医院档案管理工作做成不是中心,却是服务中心;不是大局,却影响大局的崇高事业。

作者:麻冬茹 单位:张家口市第五医院

主要参考文献

[1]王建领.新常态下档案工作顺势而为的思考[J].陕西档案,2015(3).

[2]曹文波.新常态经济下医院档案管理工作的新思路[J].经济师,2015(3).

第二篇:现代化信息手段医院档案管理应用策略探究

[摘要]

目前,信息化已成为医院档案管理的最有效工具。身为医院档案管理人员,应充分认识到旧有档案管理已然难以适应当前,只有运用现代化手段,才能充分促进医院档案管理工作。本文针对现代化手段运用过程中,如何落实医院档案管理工作展开相应探讨。

[关键词]

现代化;信息手段;医院;档案管理

当前信息时代背景下,在医院档案管理方面,无论是档案载体,还是档案分类,各项工作正在悄然发生变化。而通过现代化手段,能够大大提升医院档案管理的效率。一方面,能大大降低管理人员的工作量,最大限度提高管理效率。另一方面,能对文件以及病案相关信息,及时增加以及补漏,同时也能更加快速便捷地检索,准确率也比以往大大提高。此外,还能够充分克服旧有档案管理存在的弊端,充分节省人力以及物力资源。

1新时期医院档案管理变化

1.1档案载体变化

以往的档案部门所保存的档案是以纸张为主要载体,但现在医院可以通过和软件开发企业合作,共同开发信息管理系统,力求实现标准化信息工作机制,从而充分满足信息数据处理要求,以及远近传递变换。尤其是医院诸多的管理活动,可以通过电子文件形式,加快办公进度及共享速度,从而充分取代以往纸质文件模式。

1.2档案分类变化

传统的较为的完整档案,相关信息一般位于若干个管理系统。而运用现代信息手段,只要遵循相关规定指令,就能按照工作目标,有效调整以及设立类目信息。虽然不同的医院,在档案信息分类方面,存在一定差异,但运用计算机管理手段,可以实现更加符合医院实际的分类,尤其在医院教研、管理等各个方面,可以实现更加具体细致、规范、科学有效的分类。

1.3档案接收及保管方式的改变

在信息时代,无论是医院档案的接收,还是保管,同样出现一定程度改变。作为医院档案人员,应充分借鉴吸收专业人员的经验,掌握操作档案信息系统,同时应学会怎样管理以及维护信息资源,并且保证信息有效、可靠。此外,还应该熟悉掌握相关电子档案收集工作,使信息收集到位,管理充分落实。而在此过程中,医院档案保管工作也同样应该变化,从多个部门保管档案的格局,变为,需要档案人员进行鉴定,然后存进虚拟库房之中。

1.4档案信息提供形式的改变

尤其对于医院档案人员,应该通过信息集成系统,合理有效了解医院信息,还有科研信息,乃至于开发过程等。档案人员所做的一切工作,都需要始终围绕医院医疗保健的中心工作进行开展。同时应该落实各项档案工作措施,在医疗服务方面充分找到切入方法。应充分实现将有效信息,通过较为科学方式,以及在较为恰当的时间段,向正确的人员传递。然而为实现更高水平档案信息管理,作为一名档案工作人员,需要摒弃思想守旧的观念,避免图安逸重享受的思想。因为对于档案工作来说,几种目录形式,或者说几间库房,难以达到现在医院档案管理的要求。

2现代化手段对医院档案管理的作用

2.1大大降低档案人员工作量,提升工作效率

首先,通过科学的现代化手段,能有效降低管理人员工作量,充分克服以往档案管理过程中,普遍面临的立卷难、档案利用率不高的问题,同时能使查准率得到充分保障。其次,通过现代化管理,能省去立卷归档过程,以及繁杂的检索寻找过程,不仅降低工作者劳动量,还提升检索速度。此外,能够实现帮助广大档案工作人员避免直接建档,从工作量大中实现充分解脱。

2.2完善文件以及病案补漏

现代化技术能完善文件以及病案补漏工作。按照以往医院档案方法,一旦出现信息收集不完整,以及漏缴归档等现象,如果进行增补,就需要拆卷重做。而在拆卷以后,对于卷内一些相关文件,需要进行重新排列组合,还要进行编档页号工作,以及抄写卷内目录等。这种方法,一方面比较费时费力,另一方面给管理人员带来一系列麻烦。而在电子环境下,通过信息管理,对于医院各项档案资料,只要遵循按件整理的原则,很方便进行文件插入,使工作省时省力。而档案工作人员,也能拥有充分的时间,不断增强自身业务能力。

2.3查找档案资料更加快速

运用信息化手段,在查找档案资料的过程中,不仅方便快捷,准确率方面也能实现大大提高。以往的档案管理,一方面浪费诸多人力物力资源,另一方面档案信息含量上,和档案实体量之间对比,普遍属于较低水平状态。而采取现代化管理,能够改变过去仅仅依靠经验管理的方法,实现了案卷级朝着文件级方向发展,同时把手工立卷形式调整成微机形式,能够充分完善文书档案以及加速病案查找。

2.4提高档案管理水平

档案管理的根本目的是实现档案的充分利用,因此,档案管理人员应首先加强档案管理方面的意识,并且针对档案管理采用科学的方式方法,提升管理水平;其次,应改变传统纸质化的管理模式,运用电子信息化技术,提高档案的使用效率与管理效率,更好地发挥档案资源应有的作用。

3结语

本文针对现代化手段运用过程中,如何落实医院档案管理展开相应探讨。综上所述,通过科学现代化手段,能有效减轻管理人员负担,不仅方便文件以及病案的补漏,还能使查找资料更加方便快捷,大大提升档案管理水平。

作者:苗艺文 单位:张家口市妇幼保健院

主要参考文献

[1]柏丽娜.现代化信息手段在医院档案管理中的应用[J].中国新技术新产品,2011(10).

[2]杨琳,冯瑞娟,陈石.充分发挥档案管理在医院建设中的作用[J].中华医院管理杂志,2001(10).

第三篇:医院档案管理现代化路径研究

[摘要]

作为医院管理过程中一个重要环节,档案管理工作应以时展趋势和社会发展要求为指导,实现医院档案管理工作的信息化、科学化、现代化,真正将档案管理水平提升上来,充分发挥出档案在医院科研、医疗救治、人事管理中的重要作用,推动医院的现代化建设。本文从医院档案管理现代化意义出发,分析了现阶段医院档案管理现代化建设中的不足,进而提出了实现医院档案管理现代化的具体途径。

[关键词]

医院;档案管理;现代化

随着各种现代化技术的发展,医院档案的存储方式也不再是单一的纸质形式,而是有声音、影像等多种形式。此外,医院档案主要的服务对象就是病人,且对时效性要求很高,因此,新时期对医院档案实行现代化管理势在必行。

1实现医院档案管理现代化的积极意义

档案中记录的有关各类型疾病症状、治疗过程、反应现象等可以为日后的医疗研究提供有效参考依据,为技术的开发和业务的拓展以及整个医院管理决策提供科学依据,可以调动医务人员工作的主观能动性,激发其创造力,进而推动医院的现代化建设。

2实现医院档案管理现代化的具体途径

2.1树立新型的档案管理观念

管理观念决定管理的行为和方式,因此,医院档案管理现代化建设中需要解决的就是观念问题。主管医院的上层领导、部门应正视传统档案管理工作中存在的不足,认清时展的形势和趋势,以“现代化”为目标,充分利用现代化技术、设备、人才和科学有效的管理手段将档案管理工作向着现代化、信息化方向推进。在实际工作中可以在制定长期规划目标的基础上将其分解成几个阶段性的短期目标,逐个实现,最终完成大目标。2.2培养现代化档案管理人才作为管理工作真正的实施者,档案管理人员在实现医院档案管理现代化的过程中发挥着关键性作用,可以说档案管理如果没有现代化档案管理人才作为支撑,就无法真正实现现代化。因此,医院在将实现档案管理现代化放在战略性位置的同时,要注重人才的培养,针对档案管理人员进行相关知识、技能的专业培训,以提升档案管理人员的素质,使其了解现代化设备、掌握现代化管理技能。

2.3购入现代化新设备

现代化技术的实施离不开先进的设备,所以,在引进先进管理理念、技术的同时要加大对档案管理现代化建设的资金投入,用于新设备、新系统、新技术的引进,为档案管理工作的现代化建设提供全面、系统的硬件保障。其一,根据自身医院的实际情况统一购置一批性价比高的计算机,并使用统一的软件和系统。其二,创建或购入专门存储、调用和处理档案信息的管理系统,更好地对档案信息资源进行管理,可实现档案信息的快速查找和调用,提升工作效率,同时还减少了人力和物力的投入,增加了档案保存所需空间。

2.4加快纸质档案的电子化进程

传统的医院档案都是以文字的形式记录和存储下来的,而且医院的现代化建设开始时间不是很长,所以,纸质档案在当前医院的全部档案资料中仍然占据了很大比重。为跟上社会、科技的发展,实现档案管理工作的现代化,必须加快纸质档案资料的电子化,具体方式有:利用扫描仪扫描纸质文本档案或利用具有数字成像功能的仪器拍摄纸质文本档案,将其变成数字图像的形式。在这个过程当中需要注意一点,扫描装订纸质档案时,需要将其拆分开后再进行扫描处理,且扫描完成后还需要将其按照原来顺序装订回去,不仅工序繁琐,还很容易造成档案的丢失、破损和混乱。针对此种情况,可根据医院自身档案电子化工作量多少等实际情况适当采取外包形式。

2.5做好电子文件的整理归档

在计算机和计算机技术日渐普及的情况下,医院的办公方式逐渐向着自动化、网络化、标准化方向迈进。在这个过程中,电子文件的数量快速增加起来,有文字、表格这种文本形式,也有图像、音频、视频等多种形式。因此,电子文件作为医院档案信息化建设中最关键的资源,必须严格遵循有关规定和规范来整理、归纳、编辑。需要注意的是,每个档案都应进行备份,一般都一式三份,分别用于查阅、异地保存和封存保管。

2.6实行开放式的管理方式

随着医院档案数量的日渐增多,优化档案管理工作方式,提高档案管理工作效率变得十分紧迫。因此,在将医院的档案管理工作向现代化推进的过程中要用变化的眼光,多角度看待问题,实行开放式的管理方式。第一,以《医药卫生档案管理办法》和《档案法》等有关法规和规范来创建新的管理制度和体系或进一步完善现有制度和体系,并根据实施情况不断进行相应的调整和改进,以便将档案管理的信息化建设具体化,并落实到实处。第二,在明确档案重要性的基础上,及时、全面地了解档案需求变化,引进先进的管理理念,利用现代化技术来对信息进行分类汇总和分析处理,创新档案内容和服务方式,为各部门、人员提供更有价值、更能够满足其需要的档案信息。

3结语

只有适应社会发展形势,满足社会发展需求才能更好地生存于现代社会之中。因此,作为社会的基础设施,医院也必须跟上时代的发展脚步,更新档案管理观念,从人才培养、新技术和设备的引进到制度、管理方式等多个方面入手,采取合理有效的措施,切实推进医院档案管理工作的现代化建设。

作者:甄玲 刘吉羊 雷蕾 李璐 单位:湖北省孝感市中心医院

主要参考文献

[1]史明明.医院档案管理的现代化路径研究[J].决策与信息,2015(29).

[2]尉红.现代化医院管理须加快医院档案管理信息化建设[J].兰台世界,2014(z4).

第四篇:医院人事档案管理研究

[摘要]

在医院的日常管理中,人事档案管理是非常重要的组成部分之一,与医院的长远发展有着紧密联系。根据新形势下医院人事档案管理的整体情况来看,必须注重信息化、现代化发展,提高医院的人才竞争力,才能真正提升医院整体管理水平。本文就当前医院人事档案管理的基本情况进行全面分析,提出新形势下医院人事档案管理的实施策略,以促进医院整体效益不断增长。

[关键词]

新形势;医院;人事档案管理

随着信息技术、网络技术的不断推广,医院面临的市场竞争越来越大,必须高度重视人事档案管理,才能真正满足医院发展在人才方面的需求。因此,对新形势下医院人事档案管理有比较深入地了解,对于提高医院的综合实力有着极大作用。

1当前医院人事档案管理的基本情况分析

1.1人事档案管理方法不够多样化

受到传统管理观念的影响,较多医院的人事档案管理都存在方法不够多样化的问题,从而无法满足新形势下医院发展的相关要求。在实践过程中,很多档案都是一次性入档,并不会根据实际情况进行完善和修正,给医院员工充分发挥自身能力带来了极大影响。与此同时,医院人事档案管理的流动性不够强,没有合理地配置人员,造成医院资源严重浪费,这是当前医院人事档案管理急需解决的重要问题之一。

1.2人事档案管理方式落后

由于医院的人事档案有着极大保密性质,数量很多,需要安排合适的专人进行管理,才能真正提高人事档案管理水平。但是,部分医院没有注重现代信息技术和网络技术等的合理运用,致使医院人事档案管理出现方式落后的问题,大大增加管理人员的工作量,给医院人事档案管理现代化发展造成严重阻碍。

1.3人事档案利用效率低

一般情况下,人事档案的流动性不大,基本上是存放在档案室中,因此,较多人事档案都是在需要的时候才进行整理,致使较多人事档案的利用效率较低。与此同时,人事档案存在信息不够完整、不真实和不准确等问题,给医院合理运用人事档案带来极大影响,必须采取有效策略及时解决,才能真正提高医院的人才竞争力。

1.4医院领导管理理念落后

随着我国医疗体制改革力度的不断加大,医院人事档案管理在医院发展中占据的地位变得越来越重要,这就需要医院领导快速转变管理理念,树立现代管理观念,才能真正促进医院更长远发展。但是,部分医院领导的管理理念比较落后,没有充分认识到人事档案管理的重要性,从而影响人事档案管理各种基础设施的完善、投入力度等,给人事档案管理整体效用提升带来极大阻碍。

2新形势下医院人事档案管理的实施策略

在医院的长远发展中,人事档案是非常重要的信息平台,可以最直接、最全面、最快速地了解医院员工的相关情况,因此,一个完善的人事档案管理系统,对于提高医院人才资源的有效利用率有着重要作用,是医院各种人才得到最有效配置和服务水平全面提升的重要保障。总的来说,新形势下医院人事档案管理的实施策略主要有如下几个方面。

2.1注重信息化人事档案管理平台的合理构建

随着医院发展规模的不断扩大,医院人事档案管理发挥的作用变得越来越重要,必须注重信息化人事档案管理平台的合理构建,才能真正节省人事档案管理的时间,最终推动医院人事档案管理的现代化发展。在实践过程中,信息化人事档案管理平台是通过充分利用计算机的处理能力、计算能力等,提高各种信息查询的效率,并确保人事档案管理信息的完整性、准确性,对于促进医院更长远发展有着重要影响。与此同时,通过合理运用计算机,医院人事档案可以得到大量储存,可以有效消除纸张带来的各种问题,并起到保护环境和降低环境污染的作用,是我国医疗卫生服务水平不断提升的重要体现。

2.2注重人事档案管理的网络化和多元化发展

由于传统单一形式的人事档案管理方法已无法满足现代医院的发展需求,所以,必须注重医院人事档案管理的网络化、多元化发展,充分利用视频、图像等资料等,才能让医院员工的各种信息可以更加具体、形象和生动,最终为患者提供更优良的服务。在实践过程中,根据医院人事档案管理的基本情况,选择最合适的软件系统,加强维护和信息化处理,才能实现医院人事档案的最有效利用。与此同时,充分运用计算机网络的各种处理方法和统计方法,通过电子邮件、网络视频等方式进行各种数据的远程交换,是医院各种资源得到优化配置的重要保障。另外,注重医院人事档案的动态化管理,及时完善、整理、修正各种资料,提高人事档案信息的准确性、完整性和可靠性等,才能为医院各部门提供有效参考依据,最终促进医院员工未来更好的发展。

2.3转变人事档案管理理念,提高管理人员综合素质

在医院不断发展的过程中,医院人事档案管理工作面临的环境变得越来越复杂,必须快速转变领导人员的管理理念,提高工作效率和管理水平,才能真正提高医院全体员工的人事档案管理意识,最终让他们充分认识到人事档案管理的重要性。在实践过程中,加大宣传力度和投入力度,明确医院各部的工作职责,制定合适的考核机制、管理机制,有利于提高医院人事档案管理人员的工作积极性,对于促进医院人事档案管理工作规范化、信息化发展有着极大作用。与此同时,不断提高医院管理人员的综合素质,根据医院人事档案管理工作的各种需求,加强档案管理人员的培训和教育,才能真正提高人事档案管理工作人员的计算机操作能力,最终在增强他们责任意识、职业修养等的基础上,确保医院人事档案管理工作有序开展。由此可见,不断扩大医院人事档案管理人员的职业发展空间,培养一支高素质、高水平的专业管理队伍,对于提高医院人事档案管理工作效率、避免优秀人才流失、促进医院稳定发展等有着重要影响。

2.4完善人事档案管理相关机制和制度

在不断提高医院人事档案管理工作效率的新形势下,医院面临的市场竞争越来越激烈,必须有效完善人事档案管理的相关机制和制度,增强全体员工的法律意识和创新意识等,才能真正优化医院人事档案管理结构,最终促进医院人事档案管理水平快速提升。通常情况下,医院人事档案管理工作的有序、稳定开展,需要注重人事档案材料的合理收集、人事档案材料的及时递交、人事档案的科学查阅等,才能真正促进医院人事档案管理的规范化、标准化发展,最终为医院开展各种人事活动提供重要参考依据,对于保障医院人事档案资料的真实性、完整性等有着重要影响。由此可见,注重信息化平台的科学构建,加强信息档案维护队伍的管理,制定合适的管理机制、制度,是提高医院人事档案管理工作效率的重要基础,对于实现医院人事档案的最有效利用有着极大作用。

3结语

在医院的经营管理中,人事档案管理占据的地位越来越重要,对于提升医院市场竞争力和整体效益有着极大影响。因此,根据医院人事档案管理的实际情况,注重医院人事档案管理的现代化发展,加强专业管理人才的培养,是医院人事档案管理平台信息化发展的重要内容,对于提升医院的整体管理水平有着重要作用。

作者:张燕 单位:湖南中医药大学第一附属医院

主要参考文献

[1]关力.医院人事档案信息化管理的思路[J].中国病案,2013(4).

[2]杨建民,孙晔晗.浅谈医院人事档案管理[J].内蒙古医科大学学报,2013(z2).

[3]程贵宝.新形势下加强医院人事档案管理的思考[J].科技信息,2014(9).

[4]陶锋.加强医院人事档案管理的探讨[J].办公室业务:上半月,2014(6).

第五篇:办公自动化系统对医院档案管理积极作用

为提高办公效率,顺应医院建设发展,医院将采用一系列的科学管理方法,办公自动化系统则是一个深入基层、沟通上下、传递数据的信息化平台。本文简要介绍了办公自动化系统在我院的实施中对医院档案建设的积极作用。

1产生背景

数字信息化技术的飞速发展,给各行各业的管理工作带来了便捷和高效。医院作为卫生事业改革的主要单位,将接受严峻的挑战,面对日渐突出的工作紧迫性,已被医院管理者高度重视。他们越来越感觉到没有信息技术支持的管理是力不从心的,办公自动化系统应运而生,从而拉开档案建设从传统纸质迈入数字信息化的新局面。

1.1意义

长期以来,人们一直习惯以纸质文件的传统办公方式,不仅耗费了大量的人力、物力、财力,而且效率低、时效性差、容易出错,而办公自动化系统的出现则将人工操作从繁琐、无序、低序、低端的工作中解放出来。以文书档案管理为例,过去我们大多数依赖于手工抄写,既要求资料完整、齐全,又要书写规范、清楚,这样做费时又费力,还要保存大量的纸质档案[1]。通过办公自动化系统处理后,使文件资料收集、分类、统计和查阅等环节变得十分方便,资料的储存更为安全和长久,还大大节省了储存的空间,减少了资源的浪费和办公成本,使管理更趋完善。

1.2发展

医院推广办公自动化系统是为了使管理人员从传统工作模式中解脱出来,把更多的时间用于思考提高科室工作效率,配合医院快速圆满完成各项工作。办公自动化是一项持续时间长、工种繁杂、涉及面广的系统性工作,其涵盖医院的行政、医疗、护理、财务、信息、后勤等各方面的管理,不仅是对文字材料的整理,还可以制成光盘加以长期保存;加大系统对医院的覆盖,可实现临床、行政、科研等部门的信息共享;做大做实办公自动化系统,更能拓展医院的服务范围,能使远程会诊、满意度调查、预约诊疗等服务变得简单易行。

2系统实施

目前,各大医院的办公自动化建设还处在起步、完善阶段,大多数的系统只应用于文书传递、邮件(内部)收发、请(销)假制度上,真正渗透于行政各项事务办理、临床应用和医诊的还很少。近年,我院规模日趋壮大,在同级医院中率先实行院区异地管理,并连续多年位列全国县(市)级医院综合竞争力排名前三,面对如此严峻的管理难度,医院高层领导决定采用国际上通用的信息自动化系统,并建设符合医院特色的办公OA平台。

2.1应用

2010年,医院开创办公自动化管理新模式,组建第一代信息化工作平台。第一代平台突出政务工作的重要性,以最简单的工作流程解决日常基本事务,如收文流程、发文流程、请假流程、用车流程。该系统一经出现,便大大缓解了办事员的工作压力,提高了工作时效性,受到大批基层办事员的推崇。2013年,全院开展精细化工作,医院联合各部门磋商,针对第一代系统所暴露的缺陷,开发了第二代办公自动化系统,该系统面向全院职工,涉及医疗、护理、人事、科研、财务等各个方面,通过人与点的结合,组成一张无形的网络,极大方便了广大员工的办事效率。2011年,医院成立档案室,在管理层的高度重视下,按照《江苏省三星级档案建设标准》、《江苏省档案管理条例》、《江苏省机关企业事业单位档案工作规范》,坚持高标准、严要求的建设思路,档案工作蓬勃发展,多次获得省、市级荣誉。第一代办公自动化系统中侧重对资源的交流与共享,利用权限设置及分类搜索,初步具备了电子档案室的功能。第二代办公自动化系统加入了大量的工作流程,制订分级管理、资源共享的管理办法,为档案建设锦上添花。

2.2成效

第一代办公自动化平台2年内为医院处理公文4000件,其他事务600件,大大减轻办事员的工作负担,使原本需要几小时甚至几个工作日才能完成的事情,变得简单化、规范化,凸显了无纸替代有纸、电脑替代人脑的优势,为电子政务在医院的推广奠定了基础。第二代办公自动化平台的启用,突出简便、面广、实用、易操作,并且让每一名职工都变成网络中的一个工作点,随时可以发起流程和监控流程,还让跨部门的工作变得简单、快捷。电子文档的保存在形式上不仅继续保留传统的纸质文件,还根据信息结构、媒体的类型和用途分为:文本文件、图形文件、图像文件、视频文件、音频文件、命令文件和数据文件等,系统通过对文件种类、标识等要素予以归类和借阅管理,建立查询记录、统计分析等功能,实现文档管理一体化[2]。

3积极作用

医院初步实现办公自动化管理,运用通讯网络传递数据,实现了无纸的信息交换和信息处理,并构架了医院各部门间的工作平台;医院还在信息交换中注重与外部机构的联系与交流,使信息获得更加畅通便捷;对文档的保存不再局限于传统的纸质材料,电子文件能减少空间贮存、延长时间、提高安全,多种形式的存贮,让文件管理更加丰富。

3.1减轻压力

改变繁琐的手工操作,让办事人员有更多的时间参与到医院的其他服务中去。

3.2运用面广

根据医院运作,可及时增减和修改工作流程,能在跨部门间协同操作,对内覆盖全院各部门,切身让每一名员工体会到办公自动化的方便;对外接口上级部门,让上级精神和指示快速传达到医院。

3.3资源共享

实现资料有效管理,对实施中的项目进行督办和查办,可建立员工信息平台、医院工作日程、办事指南,对医院内的动态信息收集、反馈、指导,加强协同办公。

3.4改变意识

了解档案工作所面临的转变,掌握办公自动化工作对档案的影响要素,提高计算机及档案方面的专业知识,知道泄露及遭破坏的危害性,及时开展必要有效的手段来维护文书档案的安全。

3.5完善档案制度

新型档案管理必须建立相对应的新的档案管理体系,将文件的前期管理与控制纳入到工作系统中,切实保证了文件从形成到归档的过程有序进行,并形成有力的管理制度。

3.6节省开支

节省人力、减小贮存空间、降低印刷费用,无纸化的操作也让许多固定资产充分发挥作用,真正意义上地加入到办公自动化中。

4发展前景

4.1办公自动化作为现代办公新方式,不仅可以为档案管理提供先进的信息技术,还可以同时提供一大批既懂技术又精通档案业务的高层次信息人员[3],档案工作将得到普及。

4.2电子档案将采用更多的媒体类形式,相机、摄影机、扫描仪等一系列数码设备将广泛应用于档案管理中。

4.3贮存空间的体积将越来越微型化,容量却“高增长”,数据保存期限将得到延长。

4.4文件的分类、建立、检索将变得轻松、简单,文件保存的载体会更多地依赖服务器,真正做到“移动办公”。

4.5文件获得共享的可能性越来越高,泄密或破坏的危害将更为严重,防范措施势在必行。

4.6办公自动化、电子档案馆更容易被单位接受和推广,一大批的管理新政策将充实到档案管理工作中。

5总结

档案是“今世赖之以知古,后世赖之以知今”的工具,随着办公自动化等一系列新技术的广泛应用,已使档案管理由简单的经验管理发展到复杂的科学管理,由手工管理向计算机管理发展。科学技术的进步对办公自动化环境下文书档案管理工作提出了更高的要求,只有在不断地汲取新知识、不断地开创新需求的道路上,档案工作的发展才能提升到一个新台阶。

作者:陈雨冰 王丹 唐纯茜 单位:昆山市第一人民医院

参考文献

[1]张凌燕,公立华.文书档案管理的办公自动化应用[J].科技信息,2010,34(23):207.

[2]魏金英.办公自动化“电子文件档案”的发展趋势[J].档案管理(卷宗),2010,12(3):66-67.

[3]常争.办公自动化条件下档案管理研究[J].广东轻工职业技术学院学报,2009,8(1):66.

第六篇:医院档案管理分析

摘要:

医院档案承载着其医院的重要信息资源和知识结晶,传统中医院档案管理在新形势和新发展的前提下已经不能适应当代科技的进步,其规范化管理存在一些弊端。现就加强领导管理、档案重要性认识和提高管理人员素质修养一一论述,旨在加强档案规范化管理和提高医院各方面实力,从而更好地为众生服务,为人类健康做出应有贡献。

关键词:

中医院;档案管理

伴随着当代科技和医疗卫生的大发展,医院之间的竞争愈演愈激烈,其竞争不仅是单纯的人才、设备、经济等方面。对于医院来说,尤其是现代化的中医院,其中的软硬实力和医护人员的梯队建设更加重要。档案作为知识的结晶和信息资源,是历史的发展和社会时间的真实记录,是各项管理工作中取之不尽的信息源【1】。医院档案是医院整体建设结构中至关环节,承载着医院的重要信息,它已不再是单纯的为某一临床、科研作服务与记录,而是搭载着现代化科技朝着多元、适应、整体、个性方面发展,更好的提供医务工作人员对于传统医学和现代医疗信息的索求,同时更好的为临床医护人员业务交流,自身修养和本专业水平提供前所未有的新型平台,对医院自身的发展和外现起着事关至微的作用。虽此种种关要,传统医疗档案管理已不适应现代体制下的发展和需求,尤以中医医疗来说,我们不仅对国外先进医疗技术加以借鉴和学习,同时仍不忘继承和发掘古中医对人类之贡献。对此情形,加之在医院档案管理工作多年所发现问题,结合医院自身现状,略析几点看法,恭希同道校正。

一、档案的基本概念与作用价值

(一)基本概念:

《档案法》第二条明确规定,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。

(二)作用及价值

华夏文明源远流长,在五千年的历史长河中,各种文明闪烁着其自己独有的光芒,尤以中医药文明最为尤显,从《黄帝内经》到后代诸家蜂起,各个时期中医药都承载着华夏的璀璨文明和古中医的魅力,从“药王”孙思邈的《大医精诚》到当代驻马店市中医院的勤求古训、护佑众生,无不呈现出以人为本的救死扶伤和全心全意为病者谋幸福的伟大追求。从病者刚踏入诊室一瞬间到望闻问切四诊合参,再到辨证施治,这一系列过程中,其相应的医疗档案也就随之产生,古之都有医籍医论等记载和传承,现在我们搭载着高科技的元素和信息,随之生成的档案更加详尽地记载和保护。医疗档案之所以能够世代流传,乃是其具备固有的特点及其体现着重大的价值。医院档案是总结古之圣贤和当代大家的重要思想和经验结晶,为其后人少碰壁,少迂曲,起到事半功倍的作用,从而为医疗集团人才流失和荒废,经济物力的损失提供了巨大的帮助。1、医院档案是医院的固有资产,它能够为医院的经营管理和人事变更以及重大决策提供基础资料。2、医院档案是医院建设和科研、教学的参考依据。档案反映了医院的软硬实力,能为“一带一路”的现代化和信息化医疗建设提供档案信息,能够对外推广医院的综合实力和科技成果,衔接医护人员和医疗技术与质量。

二、中医院档案管理中出现的若干问题

中医医疗机构档案管理人员的素质与德修有待于提高。中医医疗机构的档案管理人员的素质与文化修养普遍较低,这是由于目前一些在职的档案管理人员是从其他的岗位通过工作轮换或者转岗过来的,在专业技能方面比较欠缺,这批工作人员的理论水平不高、专业知识掌握不牢或者不够扎实,特别是对于古中医文化和医论的了解少之又少,或者从来就没有接触过中医的相关理论和知识,因此从事专业的医疗档案管理的人才比较欠缺,这致使当前医疗卫生机构档案管理工作人员的构成结构趋于老化,知识面较为狭窄,管理观念和管理模式存在滞后性,这给医疗卫生机构档案的规范化管理但来了消极的影响医疗卫生机构档案管理的格局凌乱,管理机构不够健全。医院相关领导不够重视,领导们总认为档案是附带的,不足重要的,和中医院的其他部门和科室比较都是最最普通,不可能为医院带来任何效益,这也是档案管理中普遍存在的大问题、大误区。加之某些历史性的因素及中医院管理层的片面要求,档案室只是负责管理医疗的文书、病理切片结果以及各种检查的影像档案等。虽然随着各项标准的生成,医院的档案管理也有所健全,但是有关档案管理的规章制度、考核标准却是无法统一。由于档案管理在制度上的严重缺失,管理混乱及职能相互重叠,遂造成医院的信息资源缺乏,将严重滞后于新形势下大发展的需求,这对医院档案规范化的管理产生阻碍。

三、加强中医院档案管理相应措施

档案信息具有借鉴和科研价值,任何医疗卫生机构的管理和运行离都不开档案资料,同时医疗卫生机构档案规范化管理能够在一定程度上反映当前医疗卫生机构的发展水平,这都决定了医疗卫生机构档案实施规范化管理的必要性以及重要性。医疗卫生机构的档案是医疗卫生机构在行驶各种职能的过程中逐渐累积整理生成的,其中包括多种有价值的文字和图表等各种形式的历史记录。这些记录基本上在工作活动中由于客观需要而逐渐形成的,不论是在形式上还是在内容上,这些档案都是真实而客观的存在依据。由于医疗卫生机构的档案管理的一部分在职人员是从其他岗位通过工作轮换或转岗过来的,故而在专业方面水平普遍较低,专业知识也掌握的不扎实,导致整个档案管理下来出现了格局混乱的状况。这就需要我们来不断地加大硬件设施和资金投入,以提高档案管理人员的素质和整体水平。加大对档案管理人员的培养和使用,使他们所现有的职称、职务以及奖惩和工作绩效相挂钩,使他们的辛勤工作得到公正回报,也是提高规范化管理一项重要措施【2】。

作者:李艳 单位:驻马店市中医院

参考文献:

档案工作论文范文4

随着计算机技术和网络技术的快速发展,在各个行业中的应用也越来越广泛。在当前人事档案管理工作中,信息技术的应用有效的提高了人事档案管理的水平,不仅人事档案管理效率得以大幅度提升,而且为人事档案的利用奠定了良好的基础。文中分析了人事档案信息化管理的必要性,同时对人事档案信息化管理的途径进行了具体的阐述。

【关键词】

人事档案 信息化管理 必要性途径

近年来,信息技术开始在人事档案管理工作中进行应用,这不仅有效的提升了人事档案管理现代化的水平,而且为什么各单位人事档案信息管理提供了可靠的保证。将人事档案管理技术与信息化技术有效的结合起来,加快推动人事档案信息化建设,这不仅是人事档案管理发展的必然趋势,而且能够更好的将人事档案在人事工作中重要作用发挥出来,为人事档案的健康发展起到积极的促进作用。

1人事档案信息化管理的必要性

1.1信息化管理有利于人事档案利用率的提升

人事档案作为国家和企事业单位不可或缺的重要工某些人,其是对个人信息的真实记录,而且与每一个职工的切身利益息息相关。人事档案还是单位人事部门对个人进行管理的重要凭证,是各项工作开展的基础。在单位选拔人才及干部队伍建设中具有非常重要的作用。通过实现人事档案信息化管理,有利于人事档案利用率的提升,特别是当前人事档案使用频率不断提高的新形势下,加快人事档案信息化管理更具有必要性。

1.2信息化管理有利于人事档案管理效率的提高

长期以来在档案工作中一直采用纸质载体进行保管,而且档案的收集、整理和利用也都是手工的方式,档案管理人员不仅工作量较大,而且工作效率很难提高。通过将信息化技术在人事档案管理工作中进行应用,只需要将个人信息数据录入到计算机系统中就可以反复对其进行查阅和使用,利用计算机管理系统可以自动对档案信息进行分类、提取和加工,不仅工作效率得以提高,而且数字档案更易于保存和查询,有效的提升了档案的利用率,同时档案管理成本也得以降低。

1.3人事档案信息化管理是必然趋势

信息化发展已成为当前社会发展的必然趋势,同时从档案管理的改革工作中我们也不难看出,信息化发展作为档案管理改革的总方向。在当前人事档案管理工作中,充分的利用计算机技术和网络技术,更好的运用当代科技新成果和管理新手段,通过对人事档案各类信息进行编辑、管理、存储和检索,提供更准确及方便的人事档案信息利用,加快推动档案信息资源共享的步伐。

2人事档案信息化管理的途径分析

2.1提高人事档案管理的信息化意识

在当前社会知识信息进代,人们对信息的需求量不断增加,在这种情况下,作为档案管理人员,需要努力提高自身的信息化意识,更好的推动档案信息化建设。特别是在当前人事档案管理工作中还存在着手工管理的方式,这就需要加快向数字管理进行转变,确保人事档案接收、传递、存储和利用实现一体化,确保人事档案信息共享的实现。在当前人事档案信息化建设过程中,电子档案作为人事档案信息和资源建设的重要内容,通过加快档案信息化建设,可以更好的使人事档案为人事管理工作提供优质的服务,利用科学、先进的人事档案管理模式,从而实现人事档案管理的高效化,确保人事档案管理质量的提升。而且在信息化技术在人事档案管理工作中进行应用时,不仅提高了档案查阅的效率,而且档案内容也得以更加丰富,实现了人事档案的无纸化阅档。

2.2加快人事档案全文数据库建设

人事档案信息数据库虽然在信息的查询、检索、统计、及名册和表格的快速生成方面具有较大的优势,但在正常对人事干部进行提拔及考察时需要对其政历、组织鉴定和考核材料等内容进行查阅,这是人事档案信息数据库无法提供的。所以需要进行全文数据库的建设,有效的提高人事档案利用的效率,通过人事档案信息数据库虽能进行人员信息的查询、检索、统计、分析,并能快速生成各种名册和表格,但组织、人事部门在选拔、考察干部时经常会查阅其简历、政历、组织鉴定、考核材料等内容,这些则是人事档案信息数据库无法提供的。为深化人事档案信息资源的开发利用,提高人事档案利用工作的效率,满足利用者的需求,保护实体档案,全文数据库的建设就显得尤为重要。建立一个全文数据库,利用者通过屏幕就可以方便地查阅并按要求摘录打印了。建成技术先进、功能完善的人事档案信息服务网络,以实现单位内部管理部门、单位之间以及上级主管部门对全国人事档案信息资源的共享。

2.3加强人事档案信息动态化管理

人事档案的管理不能再拘泥于传统的统一模式,可以不断的充实本人的一些个性资源,使档案材料和信息得以不断的充实和完善。同时现在人员流动性较大,所以需要加快人事档案信息的更新速度,使之与人员流转的速度相协调,从而实现人事档案信息的动态化管理,完成人事档案信息的电子档案的建立,使现代化手段在人事档案信息动态化管理过程中得以有效的建立,从而有效的提高人事档案的使用价值。

2.4加强网络建设,构建信息平台

在当前人事档案管理工作中,需要构建完善的人事档案网络管理体系,各单位人事档案可以通过局域网进行联接,确保干部档案网络化管理的实现。而且人事档案网络管理体系构建以后,有利于提升人事档案管理效率,为人事档案管理现代化的实现起到积极的作用。另外,为了能够实现人事档案管理现代化,则需要人事管理机构要进行信息中心的设置,做好人事信息化管理的指导和技术支持工作,更好的对人事信息流动渠道进行规范,履行好人事信息收集和的重要职责。人事信息资料是人事管理工作的重要基础,当前社会发展过程中,人员具有较大的流动性,而且人事信息资料量较大,并且呈现动态的变化,这就需要建立科学的人事信息库,并将人事信息库与人事档案管理有效的结合起来,实现静态信息和动态信息的统一,有效的确保人事档案利用过程中信息的准确性和实时性,为人事档案管理工作的顺利开展奠定良好的基础。

3结语

在当前社会和经济快速发展的新形势下,相对于经济和社会的发展,人事档案管理工作存在一定的滞后性,为了能够使人事档案管理工作更好的与当前社会发展的需求相适应,则需要加快对人事档案管理工作的完善和优化,加快推动人事档案信息化建设工作,为人事档案更好的服务于人事管理工作奠定良好的基础。

作者:凌玲 单位:黑龙江省哈尔滨水文局

参考文献:

[1]李玮,温婉稀.论人事档案管理信息化和社会化[J].科技资讯,2011(18).

档案工作论文范文5

一、什么是档案的电子信息化

现如今是一个对于信息的沟通要求非常高的时期,可以通过计算机等先进的办公仪器对于电子文档进行迅速的传播和处理;能够分享电子文件,而且再也不用受到距离长短和时间多少的制约;而且计算的有着储存数量非常大的特点,所以说,可以凭借这些计算机手段把一个纸质档案管理局十几年、几十年或者是更长时间的馆内储藏文件都储存在电脑里面,所有的对象在随意的地区、随意的时间都可以对于这些储存的档案进行查询和阅读。能够对电子文档进行储存,这些传播媒介都有着保存时间比较长、便捷传播、存储、读取,而且外面的环境对于这些电子文档的制约都比较小,而且特别安全、稳定。

二、档案管理信息化在我国当前的状态

没有对电子档案树立比较强的意识。在有些管理人士来看现如今的电子存档比起来以往的普通纸质存档,没有实在的感觉,这些人觉得只要是传统的纸质档案还完好,它们的档案管理就不会出现差错,这就让管理人士对于信息技能的使用缺少主动性。另外,因为电子档案在管理的过程中比较复杂,在不是很长的时间内不能有好的效果呈现,而且还要有一定的专业知识来支撑,这就让档案管理人士对于电子档案的管理失去了信心,当然也就不主动承担电子档案的管理工作了,从而没有对电子档案树立比较强的意识。

档案管理的准确化、流程化不够有待增强。基本工作的规范化、准确化是档案管理信息化的基本条件。因为有些以前留下的问题,档案馆工作有些不是很好的的基础,它们的档案纸质质量也非常的不好,特别是对档案目录的细化不是很高,让系统软件转移的可能性非常低,这对于档案管理也有着一定的限制。

没有从互联网信息技能特征和进步上思考档案管理的技能准则、组织工作流程标准,光盘是基本上所有档案的资料,现如今的目录准则、档案规划、分类方式和有关规定对于它们的推动已经非常不适合。档案管理计算机软件的信息管理技能不是特别强。现如今的档案管理中,信息原来的承载量的通用性不够。在档案机构中因为他们使用的计算机没有统一的型号,规模也是各种各样的,它们的档案软件一把都是为自己开通的,这就让这些计算机软件之间不兼容。所以说,这就是一点很大的缺陷。因为不能实现共同使用,在存档之后的读取只能在一台计算机上进行,这就导致了工作效率的大大减慢。

三、电子档案管理的信息化未来发展动态

现如今,办公自动水平、没有纸作业等技术已然变成了大家生活、学习和工作中的主要方式,档案的处理方法也伴随着这些技术的普及发生了非常大的转变,这些转变主要表现在档案工作人员面临的是越来越多的以光盘为主要传播媒介的计算机阅读方式的方案。信息搜索人员所所用的信息内容检查搜索,可以是不一样的计算机阅读方式档案中的一类,而且要保证所提供信息的含量,就要求有一个求真求精的流程,这样才能让计算机阅读方式档案有着真实、价值和条理的性能,为使用者提供越来越完美的服务,伴随着互联网信息化的进步,档案管理现代化已经成为了现如今档案管理的必要动向。

档案管理的信息化是一个全面、长时间而且特别详细的工作,而且它要求档案管理人员主要的参加到其中。它们的管理意识、管理形态、管理设施和档案管理人士的水平等等都对档案管理的信息化有着十分主要的作用。在互联网发展的如此之快的这个时代,档案管理进入电子信息管理是这个时期所赋予我们的使用,它的推动也一定是所有档案管理工作的必然发展动向。

作者:王春梅 单位:吉林省德惠市环境监测站

第二篇

一、档案管理信息化建设的重要意义

随着现代信息技术的广泛应用,档案的利用范围也越来越广,档案应用服务方式也在不断创新。信息化的档案管理有利于逐步建立起点对点服务、网上咨询、计算机联网查询等新型利用服务体系,实现高效率、多途径、宽渠道、全方位的主动地服务模式。通过对档案信息资源的索引、分类、提取、研判、加工、并网连接与共享,满足对档案使用者快捷、精确、高效、实用地需求。以现代科技手段和设备为依托,挖掘档案信息的浩瀚资源,利用档案信息的网上公开,可以为使用者提供更加丰富的馆藏档案以及现行的相关文件,从而提高档案服务的便捷性和及时性。

二、档案管理信息化建设工作中存在的问题

(一)缺乏统一的标准体系

我国的档案计算机管理技术于上世纪80年代初起步,而标准制定工作直至90年代末才刚开始,并且制定出台的相关标准寥寥无几,内容缺乏系统性、配套性,导致工作流于形式,信息资源分散孤立,采集数据的内容、质量标准各异,良莠不齐,造成了极大的人力、物力的浪费。

(二)重设施建设轻信息资源建设的倾向依然存在

档案信息化建设的重中之重是信息资源建设。很多单位对此有所忽视。常见一些信息化建设中资金投向几乎全部是设备,信息资源建设投入几乎没有或者很少,这种重设施建设轻信息资源建设的错误,导致信息化的应用成果不明显。

(三)人员知识结构“老化”,重视程度不够

一些有丰富纸质档案管理经验的人员在管理理论基础、馆藏原则、管理方法和技术上已熟门熟路,但对以电子计算机、应用软件、信息存储、电子检索、、利用等技术“一窍不通”,而年轻、掌握计算机知识的档案管理人员确仅仅懂得信息化建设所需的技术,对档案管理的基本原则和管理流程却知之甚少。各别单位还存在对档案工作人、财、物的投入不够,档案工作人员的经济、政治待遇得不到应有的保障等问题。

三、加快档案管理信息化建设的建议

(一)加快档案信息标准规范化建设步伐

所谓档案信息化的标准规范主要是指:管理标准规范、业务标准规范和技术标准规范。标准规范既是档案信息化建设的“行业法规”,又是衡量档案管理工作水平的一个重要标志。自上而下地组织制定标准规范是亟待解决的问题。一方面,档案信息化建设涵盖技术、法制、体制、机制问题,须从政府和国家层面入手,协调和解决与之相关的问题。另一方面,与传统的档案工作相比,档案信息化建设更加需要讲求标准化和规范化,因此自上而下更加需要统筹规划,以便最终达成高度的信息共享。

(二)提升档案管理人员业务水平

档案工作的发展和变化对档案管理工作者提出了新的要求,新时期的档案管理人员要树立档案管理信息化意识,熟练掌握计算机技术和网络信息技术。建设高素质的专业人才队伍,既要组织档案管理人员掌握基本知识,又要熟练掌握计算机操作技术,灵活运用档案管理系统软件,提高业务能力和综合素质。

(三)提高认识,加大设施投入

档案管理部门要充分认识档案管理的重要性,健全档案管理制度,进一步提高规范化管理水平。从自身实际出发制定一套完整的档案管理制度;引进先进的档案管理软件,借助先进的档案管理技术,实行电子文件与电子档案一体化管理,逐步建立和完善档案管理机制,促进档案事业的发展。

作者:赵海燕 单位:沾化县交通运输局

第三篇

一、我国档案管理的概况和信息化时代对其的影响

档案是一种能被传输、传达的信息,它是以文件、图像等载体体现出来的信息。在现代社会,我国的网络技术水平也在不断提高,档案管理的数字化要依靠科学技术的发展来实现,这已经成为我国档案管理现阶段的必然趋势。在这种趋势下,很多档案信息都可以从档案的实体中分离出来,实现资料的及时共享,为人们获取信息带了方便。这样一来,档案管理工作将可以通过网络技术进行有效的管理,为档案管理未来的智能化奠定了基础。

二、数字化档案管理的内涵和优点

在我国第十三届国际档案大会上,美国提出了物理档案和实体档案库的相对应的虚拟档案。所以,发达国家已经开始对档案数字图书馆的建设,并且出现了数字化管理的概念。数字化档案管理就是指把传统的纸张、录音带等为传播介质的原始材料,采用扫描、压缩、转化的方式制成图片、声音等文件,并且图片的文件可以通过文字识别技术来表现,在应用存储的技术等图片的时候可以通过大容量的媒介来表现,也可以通过各种比较方便的查询工具达到查询检索的目的。信息使用者可以把这些信息到网络上,企业内部网、国际互联网,以此来实现文件的共享,达到数字化档案管理的新型网络档案管理技术。它的使用技术建立在计算机技术的基础上,使用者通过数字化的手段,保证管理的准确性和高速性,凭借高速宽带通信技术为主要的管理系统。数字化档案管理包括很多的方卖弄。这里只对四个方面进行阐述。

1.现代化的通信、计算机网络、多媒体技术为管理的设施,在管理的内部建立一个计算机网络平台,在外部建立一个高速的宽带分享型网络,

2.数字化管理在各个时间段、各个学科的档案信息库的信息为主要的资源,这些资料包含传统档案,以及对其转化后的办公自动化的电子文档和各个职能部门的信息库。

3.数字化管理以智能化的处理技术为主要的技术,把以往的数据库变成基本的知识信息,使用常用的语言进行全网络的搜索。

4.建立起全方位、整体化的档案管理体系,及时的搜集各种各样的信息资源,并且可以为档案信息提供更为严密的保密措施和环境。

数字化档案管理相较于传统的档案管理拥有以下的优势:

1.信息管理数字化。档案管理人员在管理时可以采用现在高科技的网络技术,完成数字化的管理。来提高档案管理的安全性、时效性等优点,互联网的可视性、专业性可以为管理人员提供及时的查询和浏览功能。

2.资源管理虚拟化。通过互联网和档案馆相互对档案进行及时的管理,可以达到档案管理的稳定性和时效性,避免在档案借阅中的不及时和漏记等现象,从而达到对档案信息资源的便捷性管理。

3.管理信息档案数字化管理具有智能性。档案管理人员可以利用先进的软件和系统对信息的智能化搜索。搜索的速度要比普通的查阅快好几倍,这样不仅可以提高搜索的效率,还可以扩展搜索的范围,查阅到有有用的信息和资料,还可以对资料进行加密安全的管理,保证档案的安全性。比如某市1964年、1980年、1996年总体规划图,2003年“1918”道路工程建设两年大会战情况等进行了数字化。这种数字化不仅提高了档案的保存年限,更对比较珍贵的资料进行了智能化的管理,方便使用者查阅。

4.用户使用方便化。用户可以在不同的时间、不同的地点使用互联网进行信息的查阅,不受地域和时间的限制,这样可以帮助用户取得更及时、准确的信息,节省了用户的时间和精力,提高工作效率。检索速度快只需要几秒钟,而且还提高了信息的保存年限,至少100年。信息的真实性也有了一定的保证,在一定的时间内不会受到人为或者自然的损害,导致信息的失真。所以实现档案管理的数字化可以令使用者在世界的有网络信号的位置可以查询到想知道的信息。

三、数字化档案管理的重要性

(一)是时展的必然需求

从我国信息数字化的发展来看,其在历史的发展中受到很多因素的制约,网络技术的发展并没有引起档案管理者重视度。信息需求者者在需要信息时,不能得到及时、准确的服务,致使我国的档案管理的效率和服务,大大落后与世界的先进国家。随着我国经济和科技的飞速发展,特别是我国加入了WTO以后,档案管理的数字化在这几年迅速发展,适应了社会发展的需要。所以如果现在不加强对档案数字化管理的建设,不能利用现在国际上的先进的数字化的技术,我国档案管理就不能实现稳定发展,必将落后于时代的发展。

(二)档案管理数字化是提高我国的国际竞争力的有力手段

数字化档案管理是在旧的档案管理模式上的创新,是参与攻击竞争的有力武器,是我国科学技术发展的具体体现。它不但可以提高管理的效率,更包含多种语言、文字和文化,这些都为我国在国际环境下的发展,提供了必要基础条件。

(三)档案管理数字化还可以加强科学研究、普及知识的力度,为社会更好的服务

数字化档案管理可以提供更为准确和快速的信息,方便信息利用者的搜说。而且所提供的信息一定是具有权威性和可利用价值的信息,既能够满足科学领域的需求,也能够满足教育领域的需求,对我国的科教兴国战略有着巨大的促进作用。

(四)可以完善档案管理工作,提升档案管理工作的社会影响力

数字化的档案管理对计算机技术、通讯技术、网络技术的广泛应用,实现了科技在信息领域的具体应用,实现了档案管理体系、机构的整顿和改革,从档案信息管理角度实现了信息传递的准确性和真实性以及广泛性,真正的达到对档案信息的共享,实现了档案事业发展的飞跃,提高了其在社会活动中的地位。

四、结论

总得来说,大概介绍,分析了加强档案管理的数字化对我国社会发展的具体意义。加强档案的数字化管理是时展的必然需求,运用现在先进的科学技术手段完善对档案的管理,才能促进我国信息化的发展,为人们提供更好的信息服务。

作者:杨湘潭 单位:五矿二十三冶建设集团有限公司

第四篇

一、网络化档案管理的特点及优势

(一)网络化档案管理可以将管理对象数字化

网络化的档案管理并不是改变档案原有的性质与内容,只是在其形式、载体还有管理与使用方式上作出改变。在档案形式与载体上,不再单单采用传统的纸质载体,而是进一步多样化发展,以计算机等现代化信息技术处理载体为核心,不断发展,不断完善。

(二)网络化档案管理可以实现信息服务网络化

传统的档案管理下,各类的信息资源是相对独立的,缺少一定的关联性,但是网络化的档案管理下,自动化的管理技术会将档案管理与文书、资料、图书、报刊等信息资源的管理结合起来,以一体化的管理手段,把高校内部的所有信息资源连成一片,开成一个完整、科学的高校内部信息资源系统,实现全校信息资源的共享,以便于使用者更有效地进行信息的存取与利用,提高高校内部档案信息的利用效率。

(三)网络化的档案管理可以实现档案收集的网络化

档案收集的工作虽然专业性相对不强,但是如何最大限度收集档案信息成了决定室藏的水平,决定了高校档案室的身价。网络化的档案管理下,档案管理的工作者可以利用现代的信息技术与网络技术,进行网上电子文件的传输,提高了档案收集的便利性与广泛性。

二、高校进行网络化档案管理的对策分析

(一)转变观念,建立现代档案管理理念

目前,大部分的高校已经拥有自己的档案信息管理平台,可以进行基本上网络化档案管理工作。但是从信息管理平台的投入使用来看,那是远远不够的。另外,部分高校在开展网络化档案管理工作时,缺少整体规划,会出现个别的学院独立于学校整体档案系统之外,拥有一套独立的教务管理信息系统、人事管理信息系统、招生就业管理信息系统等,各自为政,学院与学院之间缺少沟通与共享,没有从根本上实现全校数据的共享与交换。所以,对于高校而言,要实现网络化的档案管理,就必须从观念上出发,随着信息时代的更新,转变观念,不断吸收新时代带来的技术成果,将高校的档案管理工作与现代化信息技术相结合,积极探索,不断创新,不断发展新业务,全面树立现代化的档案管理理念。

(二)加大投入力度,建立符合高校特点的档案管理信息平台

现阶段,很多的高校在档案管理信息平台的重视不够,资金与人力资源的投入相对较少,大多数档案管理信息平台都是从软件公司直接购买的,只有少部分的高校是与软件公司共同开发的,虽然软件公司会根据高校的特点进行调整,但是在具体的操作中还是会遇到很多问题的,很多高校具体的要求是没办法达到的。所以,网络化的档案管理是需要一定的软硬件设施作为配套的。高校应该加大网络化档案管理的投入力度,增加相应的硬件设备,根据高校的实际情况,与知名度高的软件公司合作,设计适合高校实际的档案管理信息平台。另外,高校也要加强对专业人员的培养力度,可以根据高校自身的特点,有针对性地进行自主开发,打造符合高校实际的数字化信息平台。

(三)更新档案管理的业务知识,全面提高档案工作者的综合素质

部分高校由于人力资源的限制,很多的档案管理者并非是科班出身,在档案业务知识与业务能力上存在一定的局限性,随着科学技术与信息化技术的不断深入发展,档案管理的设备不管是数量上,还是种类上与形式上都有了很大的不同,这就对档案管理工作的综合素质提出了更高的要求。所以,高校实行网络化档案管理,就要加大对档案管理工作者的培训力度,让档案管理工作者跟得上日新月异的信息技术水平,多学习,优化自身的知识结构,树立良好的档案信息管理意识,积极奉献,从思想重视档案管理工作,不断创新,探索更好的信息化建设方法,提高专业的业务知识水平,增加业务能力,加强与外部的联系与合作,积极引入新的方法,为高校的网络化档案管理提高坚实的人才保证,尽快实现档案管理的现代化。

三、结语

传统的档案管理,仅能实现单一数据的管理,存取不便,不利于管理与利用,不能适应高校日益发展的需要,不能为高校的长远发展提供有效的信息。所以,传统的档案管理终将被淘汰。而随着时代与科技信息的不断发展,网络化的档案管理应运而生。系统化、网络化的档案管理,一方面可以节省更多的资金与劳动力成本,另一方面可以提高高校档案信息的利用率,从长远来说,具有不可估量的积极意义。所以,对于高校来言,应该转变观念,重视高校的档案管理工作,建立现代化的档案管理理念,加大投入,不断完善档案管理的软硬件设施,提高高校的档案管理效率。

作者:于蓓蓓 单位:江苏省盐城技师学院

第五篇

一、高校档案信息化建设存在问题

据不完全统计,目前我国高校档案信息化建设中或多或少存在着问题,但可悲的是没有被发现,依然采取以往的管理方式,严重制约影响着高校档案信息化管理工作的发展。

(一)制度与法律不健全

经过分析,笔者认为,在高校档案信息化建设中都存在着制度与法律得不健全。虽然一些学校有电子文件的法律法规,但不是很全面,不能满足日益发展的需要或者不尽完善。这种状况长期存在着,而且无人管理。

(二)存在管理观念问题

观念是长期滞留下来的,依然习惯于传统的手工档案管理模式和方法,重“硬件”轻软件环境,重档案信息资源建设、轻档案信息资源利用等落后观念。这些观念的存在,笔者认为是人的问题。首先突破改变的是人要有档案管理的创新理念,也要与信息化时代的需要相适应。

(三)基础设施不完善导致

一般来说,高校档案信息化建设的硬件设施包括存储器、计算机、复印机、刻录机等。在这些设备中如果缺少应有的资金来源保障的话,就不能很好的为之服务,也会导致信息化发展慢的原因,不能满足于档案管理的数字化、网络化建设。

二、高校档案管理信息化建设有效措施

高校档案管理信息化建设中存在问题是一种常见问题,但是如何解决是每个学校档案管理工作者的重要任务。结合实际笔者谈谈这方面的心得。

(一)档案人员要树立正确意识

这一点很重要,档案管理人员要运用现代技术和信息技术应用于档案管理工作中,工作中要不断创新档案管理工作,更要积极接受继续教育及终身教育,努力培养自己具有更深的层次、更高的综合素质,把自己从一般的管理者变为档案信息专家,由传统的“档案保管者”变为“档案信息管理者”。

(二)做好目标工作责任制

这就要求档案管理人员将本单位形成的电子文件的收集、保管等工作纳入自己岗位职责范围,并落实到人。更要保证本单位产生的电子文件真实、完整、安全地保存,并适时通过数字化校园上的档案管理系统上载到档案室的服务器。

(三)完善档案队伍的建设

在这一点中笔者认为必须要有专业的团队来管理。这个团队的建设必须要有要引进相关领域人才,和对现有档案工作人员进行针对性的培训,不断提高自身素养,恪守档案工作纪律,认真贯彻执行《档案法》。

三、总结

不管怎么说,档案信息化建设是高校档案工作的重要内容,它服务的对象是学生,学生是高校的主体。从这一点来说,档案管理人员要逐步完善学生档案在收集和整理过程中的科学化、系统化,方便学生档案的利用和查找,增加学生档案的使用价值,发挥档案应有的作用。笔者认为,这既是高校提高档案信息化程度的标志之一,也是充分发挥高校档案信息化管理平台对提升高校档案的管理效率和效益,扩大其规模、延展其功能、强化其开放性的重要体现。

作者:崔海生 单位:云南林业职业技术学院

第六篇

一、创新驱动发展

(一)创新文化是推动高校档案工作信息化建设的驱动力

因此,必须重视科技创新文化软实力的建设,用科学发展观梳理高校档案工作发展思路,建立科学合理、成本低廉、优质高效的创新体制,让激励创新、敢为人先的创新文化植入到每个人思想里,落实到工作中。创新不仅是一种理念,更是知识、能力和责任的体现,只有形成以创新求发展的价值取向,与时俱进的创新动力,才能推动档案工作由传统到信息化的转变。实现基于信息系统的档案工作体系模式,是一项以信息化为特征,以信息技术为核心的深刻变革,必然会对传统的档案工作理念和手段带来巨大的冲击和挑战。同时,我们工作中的教条主义、经验主义、自以为是的态度、守旧观念和传统习惯是档案工作创新和转变工作模式的最大障碍,创新文化建设是突破障碍实现档案工作跨越式发展的根本动力。也是提升高校档案工作创新能力的根本之策。因此,必须深入探索和掌握基于信息系统的档案工作体系的科学规律,创新档案管理工作理论和实践,以创新驱动档案工作信息化建设,真正推动一场基于信息系统的档案工作体系革命,实现高校档案工作信息化建设又好又快的发展。

(二)观念更新,观念更新

是自我否定、自我变革和自我超越的过程是艰难、痛苦的强制性的转变,如同破茧出蛾,需要冲破陈旧观念的束缚,破除固有的思维方式,改变现行的工作方法和行为习惯。观念不更新,眼光就短浅,思路就封闭,就设计不出具有创新性、突破性的高校档案工作信息化建设方案,就建不成基于信息系统的档案工作体系。高校档案管理工作必须解放思想、更新观念、创新变革、破除封闭僵化观念、确立科学先进理念,开创档案工作信息化建设的新局面。追赶上时展的步伐、

(三)制度应当创新

创新的制度应当是保障和规范信息化建设和工作模式变革的制度,再造基于信息化环境下的新制度,广泛包容高校建设和发展相关的全部要素,重新调整内部与外部的关系,上级与下级的关系,部门与部门的关系,岗位与岗位的关系。保证基于信息系统的档案工作体系成为高校管理工作信息化体系中的有机组成部分,用制度去规范和约束高校各项工作的运行程序,使档案工作程序成为高校各项工作运行程序中的必经之路。加强对执行制度的情况进行考核,通过考核有效规范教职工的活动和行为,持续提高教职工的档案意识和培养保存凭证、留存档案的自觉性,促进、保障和规范高校档案信息化建设。

(四)技术规则立新

技术规则是指预先在高校信息化建设规划和设计思想内嵌入档案管理工作信息化相关的技术,通过技术设置来迫使人们遵守规则,最终达到对高校档案信息化建设规划和设计思想的主动认知和践行。在由传统工作模式向信息化工作模式转型的过程中,会遇到由守旧观念和传统习惯而形成的巨大阻力。技术规则是破除障碍的最好利器,比如在需要限速的道路上设置减速带强制车辆在该路段减速以防止交通事故的发生。通过设置技术规则,强制性的倒逼着信息化体系中的所有单元(系统)、所有节点(部门)、所有终端(岗位)、甚至每一个人,都必须主动适应变化,融入档案工作体系,按照程序工作,确保执行落岗,规则落实。否则将无法胜任工作

(五)知识必须更新

我们在高校档案工作息化建设的知识和认识程度上遇到了玻璃幕墙现象,我们现在只能认识和看到高校档案工作息化建设的表面却无法透视和探及本质。这就要求我们克服自满和畏惧情绪,加强学习和大胆吸纳新知识、新技术、新方法、新手段,突破实践与理论,专业与业余,封闭与开放,实体与虚拟,现实与未来的界限,丰富知识结构,弥补信息化技术知识的不足。当前,风起云涌的档案工作息化浪潮和工作模式变革,对高校档案工作者的创新意识、知识结构和综合能力,提出了更高的要求,创新意识不是无源之水,无土之木。创新意识有赖于知识的积累,丰厚的知识贮藏和良好的综合素质。在推进档案工作转型发展和工作模式转变的过程中,我们必须在学习中创新,在创新中积累知识。

(六)思路也要刷新,档案工作者同样是档案工作信息化的建设者

必须通观国内、国外信息化发展趋势,厘清高校档案工作信息化建设需求现状,放小利识大局,抛弃拿来主义,买来主义,死搬硬套的现象,避免重复建设和建成过时的东西。不能只围绕档案管理系统软件和服务器打转转,而要结合高校档案工作实际,创新性的提出校园档案云、信息校园、云校园等概念,在更高的起点上参与谋划高校档案工作信息化建设。强化全局统筹跨界管理,严格把跨职能、跨系统互通性作为衡量档案工作信息化建设的标准,实现向系统融合、规则统一、操作一体、信息共享的基于信息系统的档案工作体系转型。

二、统筹规划、顶层设计、统一建设,档案工作是高校各项工作的重要组成部分,任何一项管理工作都与档案工作密切相关

例如,在行政管理工作和活动中产生了行政类档案,在教学管理工作和活动中产生了教学类档案,在财务管理工作和活动中产生了财会类档案等。由此可见,档案所需要的文件材料绝大部分不是在档案管理机构和档案工作人员的工作与活动中产生的,而是在各职能部门每天的工作和活动中产生的。档案管理工作与学校的各项工作紧密相连,是高校管理体系中不可缺少的组成部分。因此,只靠档案馆自身搞档案信息化建设困难很大,高校档案工作信息化建设必须统筹规划,进入高校信息化建设的顶层设计,将高校档案工作信息化体系设计自上而下的落实到具体文件材料形成的初始点上,使基于信息系统的档案工作体系延伸至各职能部门的工作和活动中,使传统的树形化的工作体系转变为信息化的网络状的工作体系。高校档案工作信息化建设顶层设计的基本原则,就是要统筹所有的与档案工作有关的信息资源、重建包含档案工作信息化内容的各项规章制度、信息系统,考虑到高校档案工作信息化规划的战略性、前瞻性、统一性。

所谓战略性是指高校档案工作信息化体系只是高校管理工作信息化体系中的一个子系统,它要配合整个高校信息化建设的发展格局和发展战略,要融入高校信息化建设的总战略和信息化体系,而不能与其相悖;前瞻性是指档案工作信息化是逐步建设完成的,需要几年、十几年甚至更长的时间,所以既要考虑到中短期的档案工作信息化可持续性即人力、物力、技术保障等问题,又要考虑到和规划好远期目标及各个发展阶段的无缝连接,符合基于信息系统的体系工作模式的发展方向;统一性是指档案工作信息化建设过程中,要充分考虑到档案资源建设的多元性、广泛性,对高校档案工作信息化建设进行全方位、全过程的精细规划。实行统一领导管理,统一规划计划、统一技术体制,无论是在顶层设计或实践推进过程中必须避免由档案管理部门独自进行信息化建设的规划与设计,而是引进档案管理部门参与高校信息化建设的规划与设计,把档案工作信息化建设融合到高校信息化建设体系中,形成顶层规划、联合设计、集中投入、系统集成、配套发展的思路。打破信息化建设村村点火、户户冒烟的体制机制性壁垒,逐步建设成为跨职能、跨领域、跨业务的一体化档案工作保障体系,实现系统兼容,体系运转,信息共享,标准统一,动态管理,减少层次、避免重复、化繁为简、降低成本、提高效率,一键归档。

三、基于信息系统的档案工作体系

系统是指由若干相互联系和相互作用的要素组成具有一定结构和功能的有机整体。当前,高校各职能部门根据业务需求对信息数据资源独立规划和建设,,已形成了由财务、资产、教学、档案等管理系统构成的复杂而庞大的系统群,但是构成这些系统的硬件和软件都是封闭管理、独立运行的,结果在高校的信息化建设中造成了各种系统独立设置、信息不能共享的信息孤岛,并在一定程度上存在着基础设施和基础数据重复建设和重复投资的问题。如果能够设计一个架构,将上述独立运行的各种管理系统整合集成起来,就可以实现信息化水平、综合管理能力和工作效率的大幅度跃升。而将这些系统有效整合起来的架构就是体系,简单的说,体系就是将各种不同的系统集成起来组成的一个整体。所谓系统集成(SI,SystemIntegration),就是将各个分离的设备、功能和信息等集成到相互关联的、统一和协调的体系之中,使设施和信息资源达到共享,实现集中、高效、便利、实时的管理。实现各种不同功能系统集成的一体化形式,是档案工作信息化建设的基础。基于信息系统的档案工作体系是指为实现档案工作的信息化管理能力,由各种既可以独立运行与管理,又可以整体同步、协调运转与管理的系统构成,并以“文件材料运行回路和人为回路”的方式不断调整与完善的系统。能够实现人的档案工作意志,体现人的档案工作目的和档案工作企图的系统集合,被称为档案工作信息化体系。基于信息系统的档案工作体系模式的前提是数字技术、网络技术、信息技术及其应用。

档案是由人的工作和活动而形成,必然在人与人之间建立联系或联动机制,能够建设成为体系。将高校各项工作、工作单元、工作要素连接起来形成“神经系”,其中任何一个节点出现活动都会引起体系的注意,各类信息系统之间的信息共享和有效转递是实现档案工作信息化的关键。基于信息系统的档案工作体系模式的突出特点表现在:一是收文管理、行文管理、职能管理、项目管理(教学、学生、科研、设备、财务等)、档案管理、查询管理、用户管理、数据管理、技术支持等模块一体,各系统互通、互联、联动操作。信息形成、信息采集、信息传递、信息处理实时监控,实现从各项业务终端到档案工作中枢的无缝连接。二是打破了档案工作以及其他各项工作相互分割的界限,实现了各类信息共享和各项工作标准化、规范化。三是档案由实体空间向虚拟空间拓展,并受到虚拟空间的制约和影响,档案工作体系模式将离不开网络技术和信息技术的支持。四是档案工作体系模式更加重视个人的作用,基于信息系统的档案工作体系模式对个人的综合素质和能力提出了新的更严格的要求。在网状结构的档案工作体系模式中,每一个人都是档案工作体系上的一个节点,其自觉性、主动性、积极性和综合能力的发挥,直接影响到档案工作的效率和质量。

档案工作论文范文6

转变观念,主动服务

只有思想解放,观念转变,将“服务”作为立馆的根本,放在最重要位置,不断进行服务领域拓展,改变服务方式,提高服务水平,增加专业性,对接市场,城建档案工作才可以不断地做大做强。一是城建档案工作需要为城市的规划、建设以及管理主动提供大量的依据、咨询和决策信息。二是主动介入围绕城市进行规划建设的业务,将馆内的藏声像档案进行数字化基础管理工作,积极提供各种形式服务工作。三是将现存馆藏的城建档案声像及信息等资料通过城各种陈列开放活动,积极宣传城市的规划建设和管理成就,为社会提供广泛地利用服务。拓宽服务的范围,并改变服务方式。一是充分整合档案资源信息,建立城建档案的信息管理系统,增加档案利用效益及水平。二要深层次挖掘城建档案所蕴藏的各类信息,开展各类信息数据的汇总统计工作,对城乡建设工作提供各类基础信息,三要是建立网站,加强城建档案馆和社会沟通的能力,使大众能方便地获知城建档案工作的信息资源,把服务作为工作出发点进行开展,这才是城建档案管理工作的创新发展之路。

加强基础性业务建设,提高城建档案馆的整体管理水平

要不断增强馆藏建设。档案是一个档案馆的根本,所以进一步增加馆藏依旧是今后很长一时间的工作重点,在重视各类工程竣工时的档案收集同时,也要进一步地加大收集规划编制和建设系统过程的档案资料,例如市政设施、土地房产、人防、管线、防洪等各种重点防护工程的资料和应对突发事件所急需的档案资料收集,而且要将这些保障性的措施和城建档案工作的法制建设职能及其体系的建立进行一并考虑,使其能够统一规划和解决。进行城建档案工作的人员要主动积极地开展工作,运用各类宣传工作,使得有关单位积极将向我们进行档案报送。做好城建档案的现代化管理技术培训工作,能充分应用城建相关专业的学科知识。对城建档案的工作者来说必须要求其既要懂城建档案的管理知识,也要有能力进行实地操作,而且了解工程建设知识,是一种复合型交叉类人才。这就需要我们的城建档案管理部门及档案管理的工作人员尽快地适应现代化发展要求,不断进行知识更新,掌握现代化的管理知识和专业化的标准方法。所以,在城建档案的培训工作当中,对城建档案的业务人员需加大新知识理论应用、新技术设备和新方法的培养以及城建档案管理的信息化知识运用建设培训。增强业务人员对现代化知识技术的掌握运用,不断提高整体队伍的知识水平及业务能力,增强人员的政治思想教育和职业道德素质,树立勤奋工作、无私奉献、合作团结、积极进取的精神状态风貌。

推进城建建设信息化,加大收集管理地下管线和重要工程

积极推进城市建设的信息化管理,力争将城建档案馆设置为城市的建设信息中心。城建档案信息的资源管理是一个城市所有建设中最为集中、全面和丰富实用的信息宝库,经过一个很长时间的积累和发展才可以形成一定规模。档案馆要充分发挥自身资源信息、技术人员优势,开展创造性工作。加强地下管线的档案信息收集与管理,努力将城建档案馆建设成地下管线档案信息管理中心。加强各种城市地下管线的档案管理,作为城建档案馆重要内容。加强两个方面工作:一加强管线档案管理机制建设,将各种管线的建设档案信息都收集进馆;二加强管线的档案信息管理,使管线档案信息力争得到最充足开发利用。大力加强对城市建设中重要工程、重要数据的收集,将城建档案馆建设成为城市建设重要数据备份中心。城建档案部门应做好三个方面的工作:一是做好重要工程档案的收集管理,包括重点建筑、管线、人防、防洪、军事等工程的档案收集管理。在集中管理的前提下尽可能实现数字化,特别是对结构、消防、能源供给、给排水及各种流向等内容进行高效数字化管理,确保紧急状态下能够及时提供使用;二是加强与政府公共安全和应对突发事件机构的合作,严格执行有关安全保密规定,做好重点档案备份安全保管工作,建立紧急情况下重要工程档案的利用机制都和受损恢复机制;三是加强对重点工程档案的研究分析,提高重要工程档案研究利用能力和水平,培养相关高素质专业人才,为制定应急预案和抢救方案提供服务。

档案工作论文范文7

高职院校基建档案记录着一所高职院校产生,发展和不断壮大的整个过程,因此高职院校基建档案的保存管理工作是一份值得人们下功夫去做的,随着信息化技术的不断发展,信息化技术的高效率性在高职基建档案管理工作中也得到了体现。本文将分析我国高职院校在基建档案保存管理方面存在的问题,并据此给出策略建议。

关键词:

高职院校;基建档案;信息化管理

我国大多数的高职院校发展步伐很快,高职院校的迁徙和重建等工作已经成为大多数高职院校都会面临的问题,在高职院校迁徙和重建的过程中需要进行大量基建档案的建立,保存,审核等工作,信息化技术能够很好的帮助高职院校完成基建档案的管理,因此很多高职院校在进行基建档案管理工作时都会借助信息化的手段或工具。

1我国高职院校基建档案信息化管理存在的主要问题

目前我国高职院校在基建档案信息化管理中存在主要问题有四个。一是不能合理理解档案信息化管理,我国高职院校的相关负责人不能正确理解基建档案信息化管理,对于这个问题可以从基建档案管理的领导人员和普通工作人员两个方面进行分析:首先,很多高职院校基建档案工作的领导人员不能正确地认识基建档案管理工作的重要性,也意识不到信息化管理对于基建档案管理效率的重要影响,这种对高职基建档案信息化管理工作认识的不到位,导致领导人员并不重视高职基建档案在信息化管理过程中的硬件更新以及软件升级等。其次,很多高职院校基建档案管理工作的一线操作人员由于不重视基建档案的信息化管理,以至于在处理基建档案资料时不够认真,出现不合规范地保存和归档相关基建档案的电子资料。二是高职基建档案信息化管理工作的制度化建设有待提高,目前很多高职院校在基建档案管理方面存在无依据可循无标准可依据的问题。三是高职院校进行基建档案信息化管理的基础不够坚固,基建档案信息化管理的工作人员专业知识匮乏,技能不过关。四是高职基建档案管理过程中信息的利用率较低,很多高职院校基建档案管理虽然采用了信息化的手段,但是由于并没有合理地利用信息化技术手段,致使信息化技术手段的使用对于基建档案管理效率的影响并不明显。

2改善高职基建档案信息化管理工作现状的措施

2.1正确对待高职基建档案信息化管理工作

首先,基建档案管理部门的领导层应该认识到信息化管理的优势,通过了解这种信息化管理模式基建档案管理部门的领导人员会重视起高职基建档案管理工作的信息化,并积极引进先进的硬件设施来保证高职基建档案信息化管理工作的物质基础,领导层的正确意识还可以逐渐传染给其下属的工作人员,使实际管理基建档案的工作人员也可以正确对待高职基建档案管理的信息化。其次,基建档案管理部门工作人员对信息化管理的正确认识,可以促使他们积极学习对基建档案进行信息化管理的技能,减少他们在工作过程中的失误,提高基建档案管理工作的规范性。

2.2做好高职基建档案信息化管理的制度建设

高职基建档案信息化管理的制度建设能够以书面的形式正式让员工们意识到基建档案信息化管理的重要性,在进行高职基建档案信息化管理的制度建设时,一方面,应该考虑我国相关法律的规定以及相关行业的标准,制度要求应该符合法律法规的要求,保证基建档案管理人员进行档案管理时所遵循的是正确合理的标准和制度要求。另一方面,高职院校应该规范一些在建项目和工程负责人的职责和态度,这些手中掌握高职院校原始基建资料的人员应该配合基建档案管理部门的合作,不应该以各种理由拒绝基建档案管理部门对于相关资料的使用要求,这种横向的协作机制可以提高基建档案信息化管理部门的工作效率和工作质量。

2.3提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能

无论高职院校基建档案信息化系统的硬件和软件是如何的先进和发达,工作人员是进行基建档案管理的实操人员,这有这部分实操人员的专业技能满足要求才能真正使信息化手段发挥功效。高职院校的基建档案管理部门在招聘和吸引基建档案管理的工作人员时,应该严格考核这些人员在高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能是否过关,只有对高职基建档案信息化管理方面的专业知识和技能都达标的人才可以接受。此外,对于从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员应该进行定期的培训,不断提高这些基建档案管理人员的技能,扩展他们的眼界,让这些从事高职基建档案信息化管理工作的在职人员可以在日常的工作中不断完善不断进步不断创新。

2.4积极建立高效的信息资源系统

为了解决高职基建档案管理过程中信息的利用率较低的问题,应该积极建立高效的信息资源系统,提高高职院校基建档案管理的效率,可以通过构建电子化数据库以及增强网络环境的运行效率。首先,高职院校基建档案管理部门应该建立一个信息完整的电子数据库,信息完整的电子数据库不仅可以帮助工作人员有效的检索,而且可以增加基建档案管理工作的质量,高职院校为了构建一个信息完整的电子数据库,应该至少进行三种电子数据库的建设:高职院校全部基建档案的电子版数据库的建设,高职院校内单个建筑物的基建档案资料的电子数据库以及高职院校子系统的基建档案电子数据库,这三个数据库的建设能够使高职院校的基建档案资料以电子形式进行存档,既保证了基建档案资料的全面完整,又使得基建档案资料的保存条理清晰,高效便捷。其次,高职院校基建档案管理部门应该完善网络环境,网络的使用可以提高相关人员对高职院校基建档案进行查阅和远程传输的便利程度和速度,以便于及时对相关的基建档案资料进行保存和管理,在日后进行基建档案的检索和审阅时,也不用对纸质的基建档案逐个进行处理,可以说这提高了大多数高职院校进行基建档案管理的工作步骤。

3结束语

本文通过分析高职基建档案信息化管理工作中存在的问题,给出了完善高职基建档案信息化管理现状的策略:端正高职基建档案信息化管理工作人员对工作的态度和认识,做好高职基建档案信息化管理的制度建设,提高高职基建档案信息化管理工作相关人员的专业技能,积极建立三个基建档案数据库并完善网络环境。

作者:钱琳琳 单位:常州机电职业技术学院

参考文献

[1]赵哲琼.浅析高职院校基建档案管理中存在的问题与对策[J].现代经济信息,2013(6):52-52.

档案工作论文范文8

公元前六世纪的代书人制度是公证制度的起源,历经宗教公证的完善,发展到现在的国家公证人的现代公证制度。由于其在社会经济活动中无可取代的地位,而愈来愈受到人们的重视。公证文书作为公证制度的最终成果体现,具有无可置疑的证据力和执行力,在现代各国都将其作为国家档案的重要组成部分。因此,对公正文书的鉴定工作是至关重要的。公证档案是公证人员和当事人在具体时间、具体地点、具体行为记录,也就是说当事人当时的一举一动、一言一行都是由公证人员以文字形式记载下来,并确定其真实合法性。文件档案鉴定是评价主体以一定的评价尺度或标准来衡量被鉴定的文件档案这一客体价值的活动过程。在档案鉴定过程中,由于文件档案自身价值存在多样性、相对性和潜在性等特点,再加上参与评价的主体在学识水平、分析问题能力等方面的差异,就会出现对同一鉴定客体得出不同鉴定结果或意见的情况。面对此种情况,为了最大限度地实现鉴定工作的科学性及鉴定结果的准确性,必须确立明确的档案鉴定标准依据,特设鉴定机构、统一鉴定程序、科学化管理方式,保证档案鉴定工作的有序进行。

二、公正文书档案的重要性

公证处存档的公证档案,有重要的利用价值,在一定程度上相当于机密档案,在人们的社会生活中起着重要作用。一方面,在市场经济活动中,大部分文件档案的履行都要持续一段时间,有些可长达几十年,在这期间,人们受客观外界的影响,以及形势的变化,可能在主观上会出现某些偏差,不履行或不能履行自己的义务。公证文书档案就像一个非常有威信的监督者,默默地约束着当事人要对自己的言行负责。另一方面,在市场经济活动中,调解和诉讼通常是解决矛盾和纠纷的办法。因为档案客观记录了以往发生的事情,当时的状态、当时人的真实意思表示,可以澄清有关事实,所以公证书连同公证档案的作用非同一般。在大量调解和诉讼实践中,司法机关和各级行政主管部门对公证档案一般都给予采纳。

三、现行公证文书档案鉴定工作中存在的问题

1.鉴定理论问题

我国的档案鉴定理论是结合我国档案工作实践,学习原苏联档案学理论的基础上,吸收民国时期档案学有关档案鉴定理论上形成的。建国以来长期形成并得以贯彻的具有我国特色的档案鉴定理论,虽在实践中证明了其价值,但同时也证明了这些理论自身存在着的不足之处:造成“档案价值”概念的模糊,鉴定理论的框架构建不完善;对应用技术研究的不足,造成具体操作中的技术、标准、鉴定质量的检查与控制的方法空白或残缺,忽略了档案价值中实际存在着的数量关系,缺乏足够的定量分析的成分,显然存在着具体操作上的困难。由于鉴定理论的缺陷使鉴定质量无法得到保证。

2.待鉴定的文书档案数量繁多

2.1进馆问题

档案界一直把馆藏量为档案馆的重点,衡量档案馆的规模以及达标升级评定中,馆藏量均为主要硬件之一,使丰富馆藏成为各档案馆追求的主要目标。在增加馆藏的片面指标下,一些不具有进馆价值的档案也随之入馆,造成进馆档案质量不高。由于上述原因,档案馆需要鉴定的已不仅仅是有鉴定价值的到期档案,还有相当一部分冠以长期、永久之名,却无实际保存价值的档案。

2.2认识问题

另一方面,档案馆没有做到有计划、周期性地开展鉴定工作,导致需要鉴定的档案日益增多。由于鉴定工作费时费力且见成效,档案馆未将鉴定工作放到应有位置,致使鉴定负担越来越重。

2.3鉴定程序问题

鉴定程序问题主要体现在两个方面。第一,鉴定程序复杂。目前,档案采取的是案卷装订法。在具体鉴定过程中,若发现卷中若有不符合保管期限的文件,就必须按照处理手进行处理。首先进行拆卷,将不需继续留存的文件剔出,并在卷内文件目录上注明。然后调整档号,保管期限的调整、案卷的变化,需要重新编排档号才能保证管理和利用。最后调整检索工具,案卷目录、全引目录、专题目录等检索工具都需作相应调整、更改。这一系列复杂繁琐的操作工作,令许多鉴定工作人员望而却步。

2.4鉴定标准问题

我国现行的文书档案的鉴定标准依据的是1987年颁布的《文书档案保管期限表》,此保管期限表虽然在多年的文书档案的接收、立卷、鉴定工作中起到了重要作用,但实践证明,文书档案内容庞杂,涉及面广,在鉴定时困难较大,不便于鉴定人员操作,影响了鉴定工作的开展。其次,文书档案的珍贵程度鉴定不准。对于同一份文书档案材料,不同的档案管理机构的鉴定期限有一定的差异,有的作为永久收藏,而有的可能作长期甚至短期保存,而一份真正的、有价值的文件材料应该从历史的角度、从社会的角度综合评定它的价值,这样才有利于珍贵档案的保存,才能体现档案管理机构的作用和地位。

2.5归档文书档案的问题

首先,文书档案是工作活动的原始记录,但不一定是真实的记录。这在不同时期和不同工作领域都不同程度地存在,档案工作者不可能、也不允许改正档案材料原始内容,但有责任也有义务对其进行鉴别、评价,以指导利用者。其次,不少单位除综合部门形成的红头文件外,对于其他部门的文档往往长时间没有文件归档。个别文件材料还不完整,编号文件本身连接不上,缺附件、少底稿等现象普遍存在。这样,在不同程度上造成了归档文件材料不完整。

2.6管理方式问题

装订式案卷是目前档案保存的一种基本形式。这种形式影响鉴定工作的顺利开展,现在对档案鉴定后,如发现失去保存价值需剔除的档案,即使仅有一份,也要全卷拆开,页号重编、目录索引重新搞,一系列的连锁反应,工作量十分大。因此,很多情况下,明明知道有些案卷的档案已失去保存价值,但考虑到牵一发而动全身,即停止剔除工作因而滞后了鉴定工作的经常开展。

2.7期限问题

长期以来,档案部门一直承袭这样的理论与办法,即上级机关下发的文件除对本机关颁发和形成的外,其保管期限为长期或短期,并认为“这样会减少重复档案的数量”,但在实际操作过程中上,并没有达到减少库存的目的效果。目前档案室、馆中文书档案中长期卷的比例十分大,有的同一份文件可能会在同一档案馆的多个卷中找到,同一馆内重复性就这样大,加之上一级的档案馆也要长期或永久保存这部分档案,因此,这也是造成重复性归档的现象的重要原因。

3.提高公正文书档案鉴定工作质量的策略

3.1完善鉴定理论

我国现行的鉴定理论侧重于对鉴定的原则、保管期限、一般分析方法和保管期限表以及鉴定工作组织的研究,而对档案鉴定中的基本理论研究和应用技术研究等方面做的不够深刻,缺乏足够的实用性,可操作性不强,在实际工作中就显得空泛。因此,要完善档案鉴定理论,使其更具有实践操作性,逐步实现鉴定标准的多元化,更有效地指导实践。借鉴西方相对成熟的鉴定理论体系时,要加以正确的吸收与借鉴,同时要结合我国档案工作实际情况加以发展、完善,形成具有针对性的档案鉴定理论,以引导鉴定实践前行。

3.2设立专门鉴定机构

为了确保鉴定工作顺利进行,在档案馆内应健全必要的组织机构,专人负责鉴定工作,建立必要的监督机制,严格鉴定销毁制度。对馆藏到期档案进行统计,对馆(室)藏的文书档案的珍贵程度、文书档案的质量评价和保管期限的鉴定工作,主要是制定鉴定计划,对虽未到期但实践证明已无利用价值的档案进行分析、甄别,提出鉴定意见,确保鉴定工作有条不紊地进行。为当事人保密是公证处的义务和职责,为确保这项职责的正确遵守,公证机构应设专人保管公证档案材料,防止遗失或泄密。

3.3细化文书档案保管期限表

各级档案室可以依据国家关于档案保管期限的规定,并结合本机关的实际情况及档案特色细化保管期限表条款,制定出条款清晰、内容丰富精练、层次分明、明确具体、可操作性强,即符合全面、系统、准确要求的文书档案保管期限表。也可以在条款附上详细说明或举例,使条款规定更加明确具体、便于操作。特别注意的是,档案室细化的文书档案保管期限表,需经本机关领导人审查批准后,要以书面形式上报档案行政管理机关或档案价值鉴定工作组织机构,经过审查批准后才可实施。

3.4规范鉴定程序

3.4.1重视进馆质量

加强在档案进馆之前的鉴定工作。在立卷、确定保管期限时的筛选、鉴定,档案指导部门定期对案卷质量检查时涉及到的鉴定,档案馆接收之前对案卷进行的检查这三个环节上加强鉴定力度,确保案卷质量的关键,为保证档案进馆质量。

3.4.2完善鉴定程序

改变档案鉴定工作的一次鉴定制,规范为二次复核制、三次确定制。第一,由文书处理部门在鉴定当中,按照国家档案局颁发的机关文件材料归档和不归档的范围等规定划分,剔除无保存价值的文件,划分档案的保管期限后将应归档文件移交档案室。第二,由档案室鉴定人员复核归档档案保管期限划分的准确性,对移交进室的档案进行再鉴定,以提高鉴定的准确性。三是在档案局确定进馆单位的前提下,由档案局专门鉴定人员指导、监督、协助机关档案室人员对应移交进馆的到期档案、销毁档案等做最后的价值审查及保管期限确定。此外,对按手续办理准备销毁的文件要坚决销毁,使其尽量减少差错,以保证档案馆藏的质量。

3.5加强信息技术在文书档案鉴定工作中的运用

3.5.1数据库技术在文书档案信息化管理中的应用

首先我们要建立档案数据库,将所有库藏的档案资源按照一定的著录格式与标准进行计算机存储。具体来说,文书档案数据库一般具备档案数据的录入、修改、查询、删除、统计显示和输出等功能。用户界面要简洁直观,档案材料的所有著录项都能在屏上显示,并且著录项中的内容和排列顺序与纸质档案排列一致,符合录入人员的习惯,便于校对鉴定。数据库应当具有较强的自动纠错功能,有效地避免数据录入及人工校改中出现的差错,确保档案数据存储的质量,力求准确、规范。