前言：一篇好的文章需要精心雕琢，小编精选了8篇档案管理体系建设范例，供您参考，期待您的阅读。
档案管理体系建设范文1
1.1现代预防医学档案管理体系，是预防医学研究的基础设施
预防医学是一门实践性很强的学科体系，需要有大量的真实案例和实践材料作为研究对象，预防医学档案真实记录了疾病预防与控制的全过程，为现代预防医学研究提供了宝贵的第一手的研究资料，是预防医学理论发展的重要基础。因此，建设科学的现代预防医学档案管理体系，就是建设现代预防医学研究的基础设施，一个国家现代预防医学档案管理体系建设的先进程度，将直接决定了这个国家预防医学的发展水平。
1.2现代预防医学档案管理体系，是国家公共卫生管理机构制定疾病预防控制政策的重要指导
预防医学档案是对人类疾病预防控制活动的真实记录，是人类医学实践的宝贵结晶。疾病的预防控制体系，不仅需要医疗工作者的全程深入参与，更需要公共卫生政策的制定者、以及人民群众的广泛参与，因此具有很强的社会体系属性。建设科学有效的预防医学档案管理体系，能够帮助公共卫生政策制定者总结过去的经验教训，激发群中的参与热情，提高公众的认知水平和重视程度，动员全社会的力量，构建全面高效的疾病预防控制体系。
2现代预防医学档案管理体系的核心要素
2.1动态记录
建设现代预防医学档案管理体系，首先应注意对预防医学档案信息进行动态记录和动态处理。同时，预防医学档案管理还应注重资料获取和管理的时效性。疾病防治的规律告诉我们，很多类型的疾病，尤其是地区重大的传染疫情，其发展速度和变化速度都是非常快的，因此需要我们建立动态监测和观察体系，以求能够及时、高效、真实的记录疾病发展变化的每个阶段。因此，我们应该建立经常性检测记录、突发性检测记录、跟踪记录等记录方式相结合的动态监测记录体系，并能够根据疾病发展的阶段不断调整记录方法。所以，建立一个动态监测记录体系，是建设现代预防医学档案管理体系的核心之一。
2.2注重基础数据的整合
建设现代预防医学档案管理体系，另一个核心就是对预防医学档案基础数据的处理和整合。预防医学档案的存在形式多种多样，有文字、声音、标本等等，但是，随着现代信息处理技术的发展，人们已经可以将这些材料整理成基础性的数据进行存储和交流，以方便进行进一步的研究。在数据处理和整合的过程中，尤其要注意较少的运用医学理论对原始材料进行处理，而需要运用数学和统计学的语言去客观描述一个原始材料，这是因为医学具有很强的证伪性和扩展性，随着现代医学理论的不断发展，很多过去的理论已被证明是不科学的甚至是错误的，而数学和统计科学具有较强的理论上的稳定性和传递性，有利于保证预防医学档案基础数据的利用率和使用价值的稳定性。
2.3信息系统的构建和交流
档案管理体系建设范文2
1.县域范围。县域范围是指以县为行政单位划分的地理空间，同时包含以县级政权为主体、囊括乡镇（州）以及行政村的行政管理体系。2.精准扶贫档案。精准扶贫档案是指在精准扶贫工作中形成的，对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。3.管理体系。管理体系是建立方针和目标并实现这些目标的体系，包括质量管理体系、环境管理体系、职业健康安全管理体系、信息安全管理体系等。
二、县域范围精准扶贫档案管理问题与不足
1.县域范围精准扶贫档案管理目标导向不明。在开展县域范围精准扶贫档案管理工作之前首先需要确定此项工作的目标，即为什么要做这项工作。对于县域范围的精准扶贫工作，部分地区仍然存在着“贫困县不摘帽才能得补贴”的错误观念。另有一部分人员认为从事县域范围的精准扶贫档案管理工作主要是为了应付上级部门的检查并非具有实际作用，这样的观念也是错误的。在以上两种错误观念的引导下，精准扶贫档案管理工作目标也难以获得正确的、明确的导向，分别表现为精准扶贫档案管理工作目标选定偏误和目标选定过低，并衍生出精准扶贫档案管理不作为和机械化的现象，甚至在部分地区出现了精准扶贫档案资料遗失、缺漏、自相矛盾等情况[1]。2.县域范围精准扶贫档案管理规范标准不一。目前，大多数的县域范围尚未制定详细的档案收集清单和管理标准，贫困村的扶贫档案管理标准不一致，导致了档案内容混乱，存在材料不全、分类不一致、摆放混乱等问题[2]。经详细梳理，主要可以分为三种情况。一是同一事项不同标准。主要表现在有些档案偏向于表现贫困户的收支情况，有些偏向于表现贫困户的住房情况，或是突出生活条件情况，还有侧重于其他方面[3]。二是同一表格不同方法。由于精准扶贫档案管理人员往往具有不同的专业背景和工作经验，因此对于同一套扶贫档案表格的理解和填表方式有所不同。三是同一级别不同分类。乡镇与村两级中乡镇与乡镇或村与村的同级单位各自精准扶贫档案的分类标准不统一，为县级精准扶贫档案管理部门收集汇总资料造成了障碍。当然，不同类型的贫困户的规范和标准必然是有所不同的，同时不同县域、地市以及省份之间的精准扶贫档案管理规范标准因面对各自扶贫实际情况不同也应当有所不同。3.县域范围精准扶贫档案管理水平参差不齐。县域范围精准扶贫档案管理水平主要体现在软件、硬件以及人员三个方面，其中核心要素是人员。当前现状是软件方面面临着部分山区贫困乡镇和村落网络不通的情况，硬件方面则存在着设备老旧、配备不齐的情况。核心要素人员的情况更为严重，主要表现如下：一是数量短缺，精准扶贫档案管理人员大多为兼职人员，且队伍相对不稳定，更换较为频繁，这与档案管理工作的系统性和延续性相悖；二是质量不高，档案管理基本素养不足，从事精准扶贫档案管理的人员大多数为非专业，学历水平不高，部分地区存在老龄化现象，这就导致管理人员自身对扶贫档案信息填报、保存管理以及相关规章制度了解不充分，这与这与档案管理工作的专业性和规范性相悖；三是缺少学习培训的机会，一方面由于经费紧缺、工作任务繁重，扶贫档案管理人员较少能够外出学习，另一方面也由于学习培训意识较差，扶贫档案管理人员较少主动争取学习培训的机会。4.县域范围精准扶贫档案管理信息互联不畅。按照《精准扶贫档案管理办法》中有关信息化的要求，部分县域范围的精准扶贫档案已经建立了信息系统。但是，受限于部分地区尚未铺设网络以及网络链接不好的情况，同时还存在系统开发者不同造成的不兼容情况。总之，会造成县域范围精准扶贫档案管理信息无法及时、顺畅实现互联互通，相关数据无法共享。此外，精准扶贫档案信息安全得不到保障，存在着扶贫对象信息不保密、个人隐私遭泄露等问题[4]。
三、县域范围精准扶贫档案管理对策建议
1.建立县域范围精准扶贫档案管理目标体系。县域范围精准扶贫档案管理目标导向不明这一问题的根源在于观念，表象在于目标。但二者之间的因果关系是可以相互转化的，合理的选定目标有利于更正错误的观念。因此，需要县级行政主体合理明确选定县（县级市）、镇、村三级各自精准扶贫档案管理工作的目标，进而形成三级管理目标体系。同时，还需要加强对基层精准扶贫档案管理工作的指导，将监督检查与审核工作落到实处，对不作为、慢作为、乱作为的情况实行问责制[5]。在三级管理目标体系的约束和要求下，错误的观念才能够得到修正，从而达到县域范围精准扶贫档案工作“标本兼治”的效果。2.制定县域范围精准扶贫档案管理规范标准。县域范围精准扶贫档案管理规范标准不一这一问题的主要原因在于缺少统一的原则和规章制度。地方政府依据的文件大多数为国家及省市一级政府颁布的相关规章制度，较少细化到县域范围，其政策效力和指向性往往在县域范围难以得到切实发挥。因此，建议制定县域范围精准扶贫档案管理规范标准，对县域范围精准扶贫档案进行精细化管理。例如，严格规定建档立卡的步骤和程序、统一制作精准扶贫档案的表格、统一乡镇一级各单位的数据上报格式等。3.构建县域范围精准扶贫档案人员培训机制。县域范围精准扶贫档案管理水平参差不齐这一问题的根本原因在于工作人员队伍的问题。因此，建议依据县域范围精准扶贫档案管理规范和标准，并具体采取如下措施：一是稳固现有队伍，以精准扶贫工作首席档案管理员的形式上报一名县域范围内各单位人员队伍情况；二是适度扩大精准扶贫档案管理工作人员队伍，尤其是吸纳具有一定专业背景和工作经验的人员；三是分批次定期组织县域范围内的所有扶贫档案管理人员。4.打造县域范围精准扶贫档案管理信息平台。通过在县域范围内，建立囊括县（县级市）、镇、村三级行政区域和行政管理体系的三级精准扶贫档案数据中心，村随时收集上报扶贫工作进展，乡镇及时整理更新数据，县（县级市）精准扶贫档案数据中心定期进行数据分析、帮扶追溯、动态管理[6]，及时促进县域范围内扶贫档案数据和信息的互联互通，提升扶贫档案的数据提取和分析能力，进而形成有据可依的扶贫规划决策。此外，还要注意精准扶贫档案信息安全问题，同时避免贫困户的个人隐私信息泄露。为了能够更大限度地发挥精准扶贫档案对于脱贫攻坚工作的促进作用，各地区都进行了广泛而又深入的实践探索。本文聚集县域范围精准扶贫档案管理工作，分别从目标体系建设、标准体系建设、组织队伍建设以及信息平台建设四个方面提出了一些相对合理的对策和建议，以期对实践起到一定的参考借鉴作用。
参考文献
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[5]潘梦雅，刘芮.农村精准扶贫中的档案管理工作[J].兰台世界，2018（S1）：59.
档案管理体系建设范文3
自来水公司的基建档案是工程项目建设中重要的档案资料，大部分以设计图纸、文字记录、表格等形式存在，它反映了自来水公司整个基建项目的真实全过程，为公司定位提供依据和条件。随着我国城镇化进程的不断深入，城市地下管网错综复杂，如果没有基建档案提供重要原始依据，那么给今后项目的改造、扩建、重建埋下了隐患。本文对自来水公司基建档案管理模式的创新进行了探讨。
关键词：
基建档案；档案管理；模式创新；自来水企业；体系建设
随着我国经济建设的快速发展，基建工程建设项目自来水公司的基建档案工作日益复杂，档案管理人员在工作过程中需要注意档案管理的规范性和条理性。基建档案是项目建设中产生的重要档案，大部分以表格、图纸、文字等形式存在，包括施工图纸、文字记录、施工管理文件、工程预算及竣工验收等技术性文件，并直接在基建项目开发过程中产生的，具有保存价值及利用价值，它反映了基建项目的招投标、施工建设、监理、竣工验收等全过程。在新形势下，如何对传统基建档案进行管理，以提高对基建档案重要性的认识，实现基建档案自身价值，提升公司管理水平，是基建档案管理人员应当认真思考的问题。
一、开展基建档案管理体系创新模式建设的必要性
（一）必须与时俱进，减少对项目的滞碍
随着信息技术的快速发展，现代档案工作也随之不断完善，以纸质为媒介的传统档案慢慢淡出人们的视线，档案信息化越来越普及。电子档案为档案的内容提供了更丰富的载体与环境，文字、图片、音频等成为档案信息的组成部分。因此，对这些资料进行有效管理，可以进一步增加对基建档案的利用价值，让决策者能够根据之前的基建档案对即将要进行的基建项目进行准确的判断，在最大程度上避免错误决策的出现，保证公司经济效益的稳定性。在新形势下，传统的基建档案管理模式已不适应社会的发展，创新将是基建档案管理工作未来发展的方向，所以，我们不能故步自封，这样容易造成基建档案管理滞碍，不利于基建档案本身价值的实现。
（二）强化管理制度，促进管理质量
在传统的基建档案管理中，由于其制度和模式出现了严重问题，影响了项目管理工作的顺利进行，造成基建档案整理时间周期长、利用效率低等情况。在实际工作中，如果坚持延续传统管理模式进行基建档案管理工作，其质量无法得到提升。由此可见，对基建档案管理体系进行模式创新已经刻不容缓，必须依靠严格的管理制度和新观念对传统的档案管理体系进行调整，从而推进基建档案管理工作不断完善，实现工作质量的稳定上升。
（三）创新管理观念，促进队伍建设
目前，很多档案工作人员缺乏对现代化管理技术方法掌握的能力，导致很多现代化的信息管理系统难以得到应用。主要原因是档案工作人员在思想上、能力上停滞不前，在实际工作中，也不具备现代化的管理理念。为了让档案工作人员素质和能力得到提升，必须加大力度从思想上进行引导，从技能上加以培训，促进其在新的体系下形成新思想、新观念，使得自身能力得以提升。
二、自来水公司基建档案管理创新模式建设的途径
（一）创新模式引入，重塑管理模式
任何创新的观念和思想都离不开宣传，要通过宣传教育，来传递新思想的总体思路和中心价值，让档案工作人员在工作过程中具备这些思维。在宣传教育过程中，首先要转变基建档案工作人员的认识与状态，由于他们长时间被传统档案管理模式熏陶导致对工作认识不够深刻，从而使档案处于封闭状态，更别说档案利用，他们大多仅仅关注档案的基本著录，对基建档案的整理和分类缺乏专业性的认知。因此，在创新体系下，要求档案工作人员必须改变之前的工作状态，要做到对图纸、文字记录、表格等不同类型方面的收集、整理、分类，这样才能实现创新体系下对基建档案管理的条理化。其次，必须重塑基建档案管理模式，从而增强基建档案管理过程中的透明化，为基建档案信息化共享打下基础。在进行基建档案信息化时，需要制定严格的轮班制度和多重加密分级权限账号设定，从而保障基建档案的安全性。
（二）加强制度落实，关注信息收集
由于地下管道铺设复杂，如果没有详细的基建档案作为开工依据，则无法保证基建项目顺利进行。同时，自来水公司的业务关乎广大百姓日常生活，因此基建项目的开建要严格控制在预控范围之内。制度的落实必须加强对基建档案管理工作的监督。因此，要建立基建档案管理工作的监督机制，动员员工积极向监督部门及时反馈相关信息，便于扩大监督管理的范围，避免出现监督管理的死角。同时，还要重视信息的收集。这里说的信息主要围绕着创新管理体系而制定的制度展开的，主要指工作上存在的不足、缺失等相关信息，管理人员作为信息收集的对象，采用内部交流论坛、设立意见箱、调查问卷等方式，全面了解基建档案工作的实际情况，最终达到为自来水公司基建档案管理工作提供有力依据的目的。
（三）人性化管理，注重服务体系建设
目前，大部分基建档案工作人员在服务方面意识缺乏严重，没有真正认识到开展档案服务的重要性。档案服务体系的建设是基建档案管理体系创新的重要组成部分。因为基建档案工作人员若要掌握基建档案管理工作的特征，就需要针对不同自来水公司基建项目的结构构建不同的服务体系。比如，在日常工作中，可能因为该基建项目档案信息保密程度不同，需要设置差异性的服务范围以限制某些基建档案信息被随意查询。所以，基建档案工作人员必须掌握档案信息共享的尺度，同时需要关注普通查阅者心理变化，注重对普通查阅者的态度。工作中，我们要将良好的服务体系建设落实到位，对相关人员的服务理念树立动态化的管理思想，并且对服务模式、范围等进行及时调整，这样才可能在最大限度上避免服务工作的停滞，让自来水公司基建档案管理工作呈可持续发展模式。
综上所述，由于自来水公司的特殊性，在对其基建档案管理体系创新模式建设时，应该与时俱进，将档案信息化管理、人性化管理、服务体系建设等引入到具体工作中去，以达到创新思想能够在基建档案管理工作中不断地深入，促进创新体系建设的顺利开展。
作者：林燕 单位：台州自来水有限公司
参考文献：
[1]曹中友.浅谈基建工程档案管理模式探讨[J].兰台世界，2013（10）.
[2]丁林辉.基本建设项目档案管理创新体系建设初探[J].兰台世界，2016（14）.
档案管理体系建设范文4
【关键词】财务会计；档案；信息化管理；建设
信息技术近年来快速发展，并深入应用在医院财务档案管理中，对提升医院管理水平，促进医院各项管理工作顺利开展具有重要作用。但是目前我国各大医院财务会计档案管理在实现信息化建设中，还存在诸多不足，难以充分发挥信息技术在财务会计档案管理中的优势和价值。基于此，有必要深入探究财务会计档案信息化管理建设的意义，及时采取有效策略推进管理建设，逐步提升医院财务会计档案信息化管理水平。
一、财务会计档案信息化管理建设的意义
在信息技术高速发展过程中，越来越多的领域开始深入应用信息技术，并在发挥信息技术优势的基础上，促进领域发展。医院在不断改革与发展中，也积极利用信息技术，建设信息化档案管理体系，而目前医院档案信息化程度直接影响着医院整体网络化进程。所以，医院财务会计人员需要积极推进档案信息化建设，集中收集并整理各种分散信息，利用大数据技术等对重要、有价值信息实现精准、高效的提取，为医院发展提供支持服务。虽然医院在建设信息化档案管理体系过程中，需要耗费大量人力、财力和物力，但是该信息化系统可以长期应用，对提高财务会计档案管理效率，提升档案信息利用率具有重要价值。在医院档案管理当中，财务会计档案属于关键组成部分，在医院评估当中属于关键依据。相比其他档案，财务会计信息档案利用价值更高，它主要是对医院各方面财务工作的动态记录，对指导医院日常工作、重大决策制定等都要重要价值。因此，医院加强会计档案信息化管理，对提升医院管理水平，促进医院健康发展与改革都具有重要意义，需要加快建设。
二、财务会计档案信息化管理建设策略
（一）树立正确的建设理念。医院对财务会计档案进行信息化建设，能够促进医院整体运作效率更高，在高效处理档案信息基础上，促进医院后续档案管理工作可以更加顺利、有序地开展。医院各科室工作人员，都要充分认识财务会计档案信息化建设的重要意义，树立正确的建设观念，在日常工作中全力支持相关建设工作。医院管理层需要对财务会计档案开展信息化建设工作给予充分支持，认识到只有积极利用大数据、云计算等现代化信息技术，才能提升财务会计档案管理水平，同步促进医院整体管理水平的提升。在此基础上，要增加资金投入，加快体系建设，做好人员配备和培训，逐步提升医院档案现代化管理水平。
（二）加强基础性软件与硬件设施建设。医院以往都是以照片、纸质形式保存财务会计档案，但是在这些资料文件保存期间，需要加强温控管理，避免发生火灾，需要为档案存储营造良好环境。但是医院财务会计档案持续增多，档案资料数量越来越大，缺乏充足的档案保存空间，并且一些档案资料在长期保存中字体会逐渐消失或者变浅，不利于后续利用，难以长期保存。因此，医院在对财务会计档案实现信息化管理建设过程中，首先要为档案保存建立坚实的物质基础，充分购进硬件设备，比如计算机、存储设备、输入系统以及图像采集系统等。同时，为了更加安全、有效地保存档案资料，还要购入一些温控设备、湿度控制设备以及防火、防盗设备等，像除湿机、空调等。除了硬件设施，还要加强建设软件设施，引进完善的文件检索、文件录入以及文件管理系统等，并配备安全系统，以免软件系统受到网络入侵。
（三）加快实现档案数字化管理。医院要基于自身实际情况，结合档案数字化工作，制定完善的规范制度，促使档案管理有效提升数字化速度。当前所有财务档案基本上都要通过数字化形式进行存储，而以往纸质化、图片化档案信息，也要加快转录为电子文档形式，保证所有档案全面实现数字化管理，促进档案信息化建设。在档案信息化建设中，可以积极通过网络技术，扫描财务报告、会计凭证以及会计账簿等，将其转为电子文档，并将电子档案传输到信息化档案管理系统当中，以提升会计信息档案实际管理效率。
（四）科学地建立信息检索体系。通过管理软件进行档案信息的收集与转化之后，还要借助现代化信息技术，建立科学检索系统，为档案管理与使用人员，提供多样化的检索方式，并确保检索工具的全覆盖和准确度。在对互联网检索技术实现充分利用基础上，各个科室以及档案管理部门，可以更加高效、顺畅地通过互联网管理和调用财务会计档案，有效实现档案资源共享，发挥财务档案最大作用。
（五）对档案管理人员做好信息化培训工作。医院财务会计档案在实际管理过程中，相关工作人员不仅要扎实地掌握档案管理专业化知识，还要掌握一定财务管理相关理论。同时，为了高效推进财务档案信息化建设，还要求相关管理人员对多种数字化设备实现熟练操作，对多种现代化技术能够灵活运用，以更快适应信息化档案管理工作，提升档案管理成效。医院在日常管理中，需要着重对档案信息建设相关人员加强培训，并对此类岗位人员提高招聘门槛，对档案管理工作者做好业务培训工作，制定系统化培训制度，不断更新自身管理知识和信息操作能力，引进现代化档案管理理念，提升档案信息管理水平。在档案管理工作者逐步提升职业素质和专业技能基础上，要配合开展研讨会、座谈会等活动，促使档案管理工作者及时学习优秀的工作经验和先进技术，逐步提升自身信息化水平，促进财务会计档案信息化管理质量有效提升。
（六）建立完善的档案信息化管理制度。医院在对财务会计档案实现信息化管理的过程中，一个关键内容就是要保证管理系统具备充足的安全性，确保档案资料充分安全的基础上，才能更高效地利用档案资源，为医院其它管理工作提供服务支持。比如针对财务会计档案数据库，要制定完善的监控制度；针对重要数据，要制定严格的备份制度；对于财务档案管理，要制定相应保密制度；对于档案资源的录入，要制定有关存入制度；对于财务档案相关管理人员，要制定并落实岗位责任制等。为了充分发挥信息化管理体系在财务会计档案管理当中的重要作用，财务管理人员需要从多个方面入手，构建系统化档案信息化建设以及管理制度，配备完善的奖惩机制，推行责任终身制，促进财务会计档案信息化管理建设。在相关制度建设基础上，要进一步推进信息化档案管理体系建设，保障财务档案管理的完整性和安全性，进一步推进信息化管理系统建设。在信息化档案体系建设过程中，需要深入探究多方面问题，包括存储条件标准、档案分类标准等。通过信息化档案体系建设，可以促使档案管理工作有序、高效地开展。
（七）对动态数据信息加强整理和挖掘。医院财务会计档案实现信息化建设期间，需要合理优化资源配置，并对动态数据信息实现动态管理和深入挖掘。财务档案管理中，财务档案室属于数据采集源，在数字化信息数据存储、查询、传递、检索以及管理中，属于重要基地。因此，需要合理建立数据库，及时录入并管理数据信息，对隐藏信息进行深度挖掘，充分提升数据库资源的完备性。
三、结束语
财务会计档案信息化管理建设，能够有效提升档案管理效率，提升档案信息利用率，充分发挥档案资源价值和作用，促进医院整体管理水平的提升。为了有效促进医院健康可持续发展，需要医院积极采取有效措施，推进信息化财务档案管理建设，对现代化信息技术实现高效、合理的利用，并在管理体系建设中，提高财务档案管理质量和效率。
【参考文献】
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档案管理体系建设范文5
一、“建章建制”对企业档案规范化管理的影响
问：实现企业档案制度化管理与企业档案标准化体系的关系是什么？答：在DA/T28-2018《建设项目档案管理规范》4.1中明确指出：“建设单位对项目档案工作负总责，实行统一管理、统一制度、统一标准”，而所谓的建设单位就是《企业档案工作规范》中所说的企业。在现代企业制度体系中，包括企业档案标准化体系在内的企业标准体系不可能自动运行，需要通过以某种形式制定、规章类的规范性文件，对企业部门职责进行必要的指导、监督、检查及考核，才能够保证企业标准体系正常运行。在这种情况下，制定、与实施相关的属于规范性文件的企业档案规章制度，就成为实现企业档案规范化管理的必要手段。李和平等作者认为：“《企业档案工作规范》第6章‘档案工作制度’，首次提出企业档案工作制度体系建设。企业档案工作规章、管理制度、业务规范构成了企业档案工作的制度体系……从加强企业管理的角度，提出企业档案工作制度建设的要求”。(P49)笔者则认为，如果从企业档案规范化管理的角度看，企业档案工作制度建设与企业档案标准化体系建设、企业档案工作流程建设是企业档案规范化管理体系的组成内容，三者相辅相成，共同实现企业档案规范化管理建设目标。问：实现企业档案制度体系建设的要点是什么？答：笔者认为，实现企业档案制度体系建设的要点在于行政推动，即通常所说的领导重视(在《质量管理体系要求》GB/T19001-2016中是“领导责任”)。这就是说，企业档案制度体系建设，必须由企业领导也就是通常所说的“一把手”(不仅仅是企业的“一把手”，还包括企业内各职能部门的“一把手”)担纲，推动企业建立自上而下的企业档案管理制度(体现企业档案制度行政管理的垂直关系)和体现企业档案管理部门职责的企业档案管理制度(体现企业档案制度协调管理的横向关系)。通过这种纵横交错、相互支撑的建章建制方式，构建起覆盖全企业的企业档案制度体系。而且，这种由上而下的企业档案制度体系和囊括企业各部门档案工作职责的企业档案制度体系应当是建立在现代企业制度下的企业规范化管理制度体系，而不是独立的、仅在企业档案管理体系内运行的管理制度体系。
二、企业档案工作规章
问：为什么应当高度重视建立企业档案工作原则及管理体制？答：DA/T42《企业档案工作规范》的“6.1工作规章”中提出了需要建立的规章内容，包括：档案工作原则及管理体制、归档责任、档案工作责任追究管理、档案应急预案管理等方面的内容。其中，建立企业档案工作原则及管理体制应当处于首要位置。建立完善的企业档案管理体制，是推进DA/T42《企业档案工作规范》贯彻落实的基本要素。长期以来，在我国企业档案管理中就有集中统一管理档案的良好传统，在新时期，特别是贯彻落实新《档案法》的过程中，在设计、构建企业档案管理体制时，需要因企制宜地考虑具体体现档案管理“统一领导、分级管理”的原则，保证“集中统一管理企业档案”的原则真正在企业制度体系中得以落实，如在企业集团及下属企业中，在制定企业管理部门职责时，需明确企业集团档案管理部门的职能、企业集团下属企业档案管理部门的职能，明确相关企业分管档案工作主管领导的职责等。问：为什么要关注DA/T42-2009《企业档案工作规范》提出的档案管理体制建设问题？答：所谓“没有规矩、不成方圆”，建立健全企业档案管理制度就是为全面管好企业档案立规矩。DA/T42《企业档案工作规范》提出要“制定企业档案工作规定”，认为其主要内容为“档案工作原则及管理体制，文件的形成、积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等”。由于企业档案制度体系是现代企业制度的有机组成部分，要建立和完善企业档案制度体系，就应当以“企业资产关系为纽带”，结合“资产与产权变动”来建立企业档案制度体系。因此，在建立企业档案制度体系以实现企业档案规范化管理时，应当按照本企业档案机构所处的位置(这个“位置”指企业中的管理关系)，制定相应的企业档案管理制度，即如果是有下级单位的企业档案管理部门，在规划企业档案制度体系时，应当按照“企业资产关系”设计企业档案制度架构，明确规定本级企业及下级企业的档案制度体系架构，建立与形成对应关系；如果是独立的企业(指企业法人不是二级法人)，则应当明确规定本企业档案工作的档案制度体系架构。问：为什么要明确文件的形成与归档责任？答：档案工作者都了解，收集工作是档案工作的起点，所以DA/T42《企业档案工作规范》提出，要“明确企业文件形成、归档责任”，指出“企业在制定有关规章、标准和制度中应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求”，按照归档文件形成部门负有收集、整理本部门应归档文件的传统要求(由归档文件形成部门立卷即通常所说的“文书立卷”，这里的“立卷”指由谁负责归档文件的收集和初步整理工作)，由文件形成部门而不是企业档案部门来完成归档文件的收集与整理工作，本着“谁形成、谁归档”“谁归档、谁受益”的原则，把归档责任落实到企业各文件形成部门中。在制定文件形成部门收集归档制度时，应当有针对性地提出不同类型的文件的归档流向、收集要求，对管理类文件(根据《国家档案局关于印发<关于企业执行<科学技术档案案卷构成一般要求>和<归档文件整理规则>的意见》(经科字〔2003〕第2号)，规模比较小的企业可以把文书档案的四个大类合并为一个大类)、科技类、会计类、电子文件等不同类型的归档文件，要依据本企业的部门职能划分、岗位职责、文件形成特点等具体情况制定可行的收集、整理(预立卷)制度。问：为什么DA/T42-2009《企业档案工作规范》提出要建立档案工作责任追究制度？答：DA/T42《企业档案工作规范》提出，要“建立档案工作责任追究制度”。这是因为档案本身具有“原始证据性”“孤本性”“机密性”等与企业其他信息资源不同的特点。一旦由于某种原因造成档案的损害，可能会给国家和企业带来难以预测的负面影响或重大损失。为督促企业各部门及相关人员尽职尽责地做好档案工作，应当制定档案工作责任追究制度。档案工作责任追究制度包括：相关岗位人员不按规定收集文件归档，违反档案管理制度造成档案泄密、损毁等行为时，应追究和处罚相关部门及人员责任的管理制度。需要明确，要对违反企业档案管理规定，造成档案损毁的事件采取零容忍态度，应当追究造成企业档案损毁的部门和人员的责任，彻底改变企业档案管理制度是“软”制度的认识误区。问：为什么DA/T42-2009《企业档案工作规范》提出要制定档案管理应急预案？答：DA/T42《企业档案工作规范》提出，企业应当制定档案管理应急预案。由于档案的“孤本性”“原始凭证性”等基本特性决定了档案必须得到长久安全保存，所以应当考虑制定可行的、在遇到各种意外和突发事件时如何依据档案应急抢救方案组织实施有效的档案抢救措施。档案管理应急预案需针对可能危害档案安全的突发事件和自然灾害(如火灾、地震、洪水、大规模停电、战争等)。企业应制定包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保障措施和转移地点等以及档案信息化管理软件、操作系统、数据维护、防灾和恢复内容在内的档案抢救应急措施。在条件许可时，可根据档案的重要程度及利用需要，制定馆际容灾备份异地保存方案。
三、企业档案管理制度
档案管理体系建设范文6
关键词：大数据；实物档案；声像档案；数字化管理
大数据是信息技术发展的产物，具有三个明显特征，一是信息容量大，达到10TB-1PB之间；二是处理效率高，通过实时计算存储，实现高效传输的目标；三是信息种类多样，包括文本、图像、音频、视频等。在大数据时代，如何对档案进行数字化管理，成为从业人员的关注重点。
一、数字化档案管理的特点
数字化档案管理工作，是在高速网络背景下，通过信息资源库群、跨数据库检索，针对多媒体信息进行收集、加工、存储，最终形成完善的档案文献[1]。从本质来看，数字化档案管理就是采用数字技术，对各类信息进行组织管理，用户利用网络和终端，即可实时获取信息，满足自身需求。大数据时代，信息容量明显增大，相比于传统纸质管理，数字化管理更加安全、更加便捷，且管理成本降低，成为档案管理的必然发展趋势。
二、实物与声像档案传统管理模式存在的问题
1.工作重复
实物与声像档案的载体多，管理之前要先进行分类，对于不同的档案载体，采用不同的管理方法。如此一来，不仅增加了工作量，而且伴有大量重复性工作，促使人力、物力成本明显提高。此外，不同载体的档案，由于材质差异明显，对管理工作提出了较高要求，必须配备复合型管理人才，成为一个关键问题。
2.资金投入大
相比于普通的文书档案，实物与声像档案具有特殊性，由于自身价值高，对存储环境提出了较多条件。具体到实际管理中，管理机构会购买专用存储设备，例如档案密集柜、恒温净化消毒一体机、视频监控设备、烟雾感应器等[2]。其中，视频和音频档案的存储要求更高，为了实现保护目的，就会投入大量资金，对企业单位的生产经营产生一定影响。
3.保护不到位
传统档案管理模式下，对档案文献的保护不到位，主要体现在以下几点：①档案室建设不科学，缺少必要的防护措施，由于温度、湿度调整不当，会加快档案的损坏速度。②受限于保存空间的有限性，随着档案文件增多，管理人员一般直接将其放在档案柜中，出现新旧档案不断积压现象，不仅影响检索效率，还容易丢失档案。③在档案的查阅上，没有严格执行管理规定，部分管理人员将档案随意借给他人查阅，忽视了档案的保密性。
4.体系建设不全
构建完善的档案管理体系，是对档案进行管理的前提，保证管理工作有章可循。其中，实物与声像档案管理体系的建设，要满足收集、整理、鉴别、传输、储存等业务需求，只有采用模块化设计，才能提高管理效率。而传统档案管理工作，采用人工手动模式，难以建成完善的管理体系，出现归档不及时、管理混乱、信息泄露盗用等情况。
三、基于大数据时代下实物与声像档案的数字化管理方法
1.数字化采集
数字化采集，是使用专业化的数字设备，将实物与声像档案中的图文，转化为数字化信息，实现档案采集的目标。举例来说，对于证书、照片等档案，可以使用扫描仪，对档案内容扫描并传输到计算机上，通过编码、保存，为下一步管理工作打下基础。对于数码胶片档案，可利用互联网技术，在网上采集数据资料，然后按照一定标准进行分类。相比于传统采集工作，数字化采集的优势如下：第一，拓展了资源采集范围，能提高资源的利用价值；第二，采集工作完成后，能及时进行分类、归档、保存，保证前后工序的连续性，减少人力物力投入；第三，如果数据发生损坏、丢失等现象，只要再次采集即可，不会对原来的实物与声像档案造成不利影响，将利用和保护有机结合。
2.数字化处理
对档案信息进行数字化处理，应该以《纸质档案数字化规范》、《档案数字化外包安全管理规范》等为准[3]，保证处理后的档案数据具有统一格式，方便归档、保存、查询等作业。以档案检索为例，为了提高检索效率、缩短等待时间，应该对档案信息进行统一编码。举例来说，如果是以光碟为载体的声像档案，应该将场景、镜头作为重点，针对制片、编导、演员等要素进行编目。对于管理人员而言，应该认识到对档案进行数字化处理，并不是为了保存，而是为了方便今后使用，而编目就是一个重要环节。考虑到实物与声像档案类型多、数量大，编目工序繁琐，需要耗费一定时间和精力，这就要求增强管理人员的责任意识，严格落实质量负责制，以提高档案处理水平。
3.数据库建设
数据库建设的目标是资源共享，这是档案数字化管理的特征之一，具体方法如下：(1)针对档案内容进行分类和整理，以声像档案为例，主要分为图片、音频、视频三种，分类并归档，能为后续检索、使用等活动创造有利条件。(2)数据库的建设不是一朝一夕就能完成的，要求管理人员结合本单位的实际情况，分析档案管理的特点和需求。以查询检索为例，可将数据分为时间信息数据库、专题信息数据库、项目工程建设信息数据库等类型，能提高数据库的智能化、人性化[4]。(3)将实物档案、声像档案转化为数字化档案后，依然需要占用大量空间，这就要求对数据库定期进行升级，通过扩展内存，提供充足的存储空间。(4)对于磁盘数据，划分为近线、离线数据流磁带库两种类型，并根据实际利用情况进行分别存储，能提高空间利用率，降低使用风险。
四、结语
综上所述，随着信息技术的进步，大数据在各行各业中的应用更加普遍。具体到档案管理上，传统管理模式存在的问题，集中在工作重复、资金投入大、保护不到位、体系建设不全。基于大数据背景下，针对实物与声像档案进行数字化管理，成为档案管理的必然趋势，文中介绍了数字化采集、数字化处理、数据库建设方法和要点，以期提高档案管理效率和质量。
参考文献：
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档案管理体系建设范文7
充分挖掘、整合地名档案信息资源，建立体系完备、内容丰富的地名档案资源，是国家档案发展纲要的根本要求，也是地名档案服务国家行政管理、服务社会公众的根本途径。目前，我国的地名档案资源体系建设工作相对滞后，还没有形成体系完备，资料翔实，结构合理资源体系，亟待厘清发展思路，建立起适应数字化、网络化、信息化的结构框架。
一、总体原则
1.多元化原则。地名是人类改造自然、利用自然过程中形成的具有地理实体记忆性的名称表象。从其形成机理看，具有多元化的特征。地名被利用和记录不仅表现在对地物的标记，而且表现在各种文化媒介之中，尤其是近现代以来，地名载体更加呈现出多元化趋向。作为地名档案资源体系建设，必须与时俱进，凸显时代特色，建立其多元的形成机制，丰富地名档案资源体系。在数字化、网络化的今天，我们的地名档案资源体系，不仅要继承先人留下的古籍资料，而且要吸收当代地名工作形成的各种档案资料，还要以数字化、网络化、数据化为依托，建立完善的数字化、数据化档案资源体系，以多元化的馆藏，推进地名档案利用的网络化、信息化进程。2.社会化原则。地名档案的根本属性是社会性。这是由其产生、利用的社会性决定的。一个地名，自诞生之日起，就为社会所承认，成为公共产品，成为人类交往、生活的工具，并且成为公众利益和文化教育、统治思想的集中体现。地名在历经一个时代的利用与文化沉淀后，就会融入到社会的每个细胞中，成为国家的文化基因，进入文化传承的社会体系，融入社会的各个层面，植入国家的文化体系，并以文献、典籍的形式留存下来，成为一种文化，并且国家意志、民族意志的形式凸显。由于文化的多元性，文化植入的个体性，地名将以不同的形式存在于国家文化的根脉之中。有的进入各种研究论著，有的进入地理志书，有的进入诗词歌赋，有的进入德育教育丛书，成为亘古的永恒。当我们建立地名档案资源体系时，这种社会化的资源将成为不可或缺的要素。因此，地名档案资料的征集丰富馆藏的过程就是一个社会化的过程。只有将社会化的征集常态化，才能实现国家档案发展规划提出的目标。3.数据化原则。数据化，是不同于数字化的概念，是指一种把现象转变为可制表分析的量化形式的过程，被认为是档案数字化发展的新阶段，它是指档案部门以用户需求和业务需要为导向，将数字档案资源转换为可供阅读、分析和处理的档案数据资源的过程。其实质是可以利用相关资料进行运算并总结出规律性或提出工作指导意见的一种概括总结，并通过某些数据的集纳的归纳分析，做出对事物发展趋势的预测，进而以指导性意见服务于经济社会和文化建设。地名档案资源体系建设，就是要以地名档案数字化为依托，建立起具有数据意义的数据库，然后利用挖掘技术对某一文化现象进行数据挖掘分析，形成具有指导性的意见和建议，以推动国家文化建设。比如，可以通过地名档案数据挖掘，分析当前我国撤县设市、撤县设区的数量分析，名称采词分析、设市设区前后的经济总量分析，建立推演模型，预测撤县设区（设市）的最佳比例关系。再如，利用全国市县更名的数据资料建立数据模型，对更名前后的经济指标进行挖掘分析，形成相应结论，服务于国家经济布局指导国家区划地名工作健康、科学发展。4.数字化原则。“积极响应数字中国建设，加快推进信息技术与档案工作深度融合，”是《全国档案事业发展“十三五”规划纲要》提出的具有网络时代、大数据时代意义的档案工作发展规划，它要求各级档案部门从实际出发，全面开展档案数字化工作。《纲要》还明确指出，要“全面推进档案资源存量数字化、增量电子化、利用网络化；创新档案信息化管理模式，加快与信息社会融合，以信息化为核心的档案管理现代化水平明显提升。”作为专门档案的地名档案则应以此为契机，大力开展数字化工作。目前，我国的地名档案是基于1987—1991年第一次全国地名普查和2014—2018年第二次全国地名普查工作建立起来的，其核心资料是地名普查成果表、地名普查成果图、地名词典、地名志以及工作文件等资料。据了解，目前全国地名档案的数字化程度还比较低，只有辽宁等一两个省份开展了数字化工作，而且仅限于一普地名普查成果表和地名资料卡片档案。因此，全国内陆省份均实现地名档案数字化的道路还很艰巨，还有很长的路要走。下一步，地名档案工作要紧紧围绕国家数字化目标，积极建立并完善地名数字化管理和资源体系的任务还相当繁重。只有实现数字化，才能适应网络化、信息化时代的发展要求，为社会贡献更多的档案力量。
二、地名档案资源体系框架构想
1.建立完善的地名档案文献体系，服务国家疆域管理。我国是一个有着5000年历史的国家，形成浩如烟海的文化典籍，其中的大量历史文献记载了我国地名文化的发展历程。作为地名档案工作，就是要挖掘历史文化，将其中富含地名文化的典籍文献挖掘出来，建立完整的古典地名档案文献体系。一是以二十四史为基础，形成以《地理志》为核心的第一手地名档案资料；二是以《禹贡》《括地志》《水经注》《皇舆图经》为核心，建立方舆地图档案资料体系；三是以历朝各类历史地图集为核心建立地名地图考据档案体系；四是以地名词典为核心，建立辞书文献档案资料体系。例如，我国第一部重要地名辞典，清代李兆洛等编的《历代地理志韵编今释》，以及近现代中国地名大辞典、分省、分市地名词典等。五是以历代编辑的疆域沿革类文献为核心，建立地名沿革文献资料库。例如清人所编的《历代地理沿革表》(陈芳绩)、《历代沿革表》《历代疆域表》(段长基)与《历代舆地沿革表》(龙学泰)等，均应收纳其中。2.建立地名学术研究成果数据库，服务国家文化建设。近现代以来，尤其是1977年全国地名委员会成立以来，我国的地名工作取得了长足进展，在地名科研方面也取得了可喜的成就，形成了一大批具有跨时代意义的地名文化研究论著，出版了大量地名图书，为我国的地名文化建设做出了贡献。仅论文一项就呈现三大特点：一是研究领域宽、二是文章数量多、三是研究深。据初步统计，仅在中国知网上登载的地名研究论文就有8800多篇。另外，学者们还出版了大量地名文化图书，例如《中国历史地理论丛》《东北通史》《地名学研究文集》《群岛老街巷记忆》《福州古厝》等。但是就我国地名档案管理体系而言，这些数据信息还仍处在散居民间或社会各个角落状态，还没有建立起完整的地名档案管理体系。虽然在数字化出版的今天，数字图书已经成为常态，成为阅读的主流。但是作为我国的地名档案部门将其归并到一起，建立地名学术研究成果数据库还是十分必要的。如果能够建立起以档案馆为核心的地名研究成果数据库，尤其是建立起数据化的成果体系，对于加快国家的文化建设，推动行政区划和地名管理的科学有序开展具有十分重要的意义。3.建立地名普查档案数据库，服务国家行政管理。地名普查工作是我国于1978年和2014年，分别由国家地名委员会和国务院地名普查办公室领导，由国家民政部牵头，全国各级民政系统开展的两次全国性的普查工作。地名普查档案则是这两次普查工作的全新成果，是具有国家意义和行政管理性质的国家级资料，具有准确性高、权威性强、数量庞大的特点。从其分类情况看，主要包括业务类、成果类、其他类三大类。业务类包括：地名登记表、同一地名的地名标志登记表、同一地名的地名用字读音审定申报表、地名标准化处理表、搜集的地名相关史料、考证、实地调查的记录等；成果类包括：地名目录、地名标准化处理统计表、地名普查成果图、地名标志登记表、地名用字读音审定申报表、本级国家区划地名数据库数据等；其他类包括地名调查目录、地名普查工作图以及组织机构、会议资料、培训、普查方案、质检、安保、验收等文书类材料。此外，还应包括成果转化形成录图典志等图书资料。上述资料在建立纸质档案管理系统的同时，还应建立数字化管理体系，以数据库的形式服务于对外社会利用和国家行政管理。4.建立电子地图数据库，服务国家地理系统开发。地名普查的核心成果之一就是编制具有国家意义的标准行政区划地图和标准地名图。根据国家关于由各级测绘部门编制国家、省市、县区地图，并由区划、地名主管部门进行审定的有关规定，在全国地名普查结束后，按照国家、省、市、县区的模式出版各自属地的行政区划图和标准地名图。目前，我国的地图出版技术已经实现了数字革命，随着制图软件的数字化程度的不断提高，制图工艺已经进入智能化时代。基于GPS地理信息系统的网络化、云计算的网络数字地图，已经成为国家空间地理信息系统的核心。因此，建立起具有全覆盖、分布式的电子地图数据库，则成为具有国家意义的资源体系。目前，电子地图的应用，已经成为国家战略，它不仅体现在国家领土安全方面，还体现在经济发展社会进步等方面。从民用的角度看，主要表现在电子导航的应用，在政务方面则可以将其利用到国家资源规划、城市规划、军事作战规划，乃至太空的卫星遥感等方面。因此，建立电子地图数据库，并形成以利用为先导的电子地图更新、体系，将成为数字时代、乃至5G、6G时代地名档案工作的发展主流，必将为国家建设和民用提供先机。
三、结语
档案管理体系建设范文8
关键词：重点工程；项目档案；档案管理；思考
重点工程建设项目对我国国民经济的发展有着至关重要的作用，重点工程建设项目档案管理工作是企业的基础管理，也是承包商项目管理水平的体现，但由于建设项目建设周期长、人员调动频繁、数据管理人员分散、数据放置地点多变等问题，重点工程建设项目档案管理工作开展并不顺利，基于此，本文将围绕重点工程建设项目档案管理工作展开进行相关分析，并给予可实施路径。
一、重点工程建设项目档案管理工作的必要性
重点工程建设项目开展的顺利进行离不开项目档案管理工作，这是因为该项工作对重点工程建设项目以及其他日常管理工作提供资料参考，以此推进管理工作效率的有效提升，项目数据收集、分类、整理和通过整个监管过程进行。项目档案是合规管理的重要载体，做好档案管理将使重点工程建设项目工作开展有例可循、各项决策有据可依、各项巡查审计有证可查、项目成果有史可溯，是可持续发展的基石。
二、重点工程建设项目档案管理工作现存问题
（一）对档案重视程度不足
在当前的档案管理工作中，在管理手段、管理人员和管理体制等方面都存在一些问题。由于档案管理不能直接给项目带来经济效益，重视程度不高，重点工程建设项目档案管理工作也得不到应有的尊重和发展，而在重点工程建设项目档案管理工作基础建设中，规章制度和管理人员培训等方面缺乏长远的规划。
（二）档案管理者的专业素养有待提升
在重点工程建设项目中档案管理者并不是专业从事于此岗位，管理工作大多由其他岗位人员兼职完成，导致档案管理质量不高，兼职人员的主要精力在于自己的工作，很难花太多的时间和精力去学习相关的专业知识，进而导致档案管理者的专业素养不高，无法高效、快速地完成档案管理任务。
（三）档案管理者工作态度不端正
档案管理工作单调乏味，需要档案管理人员花费大量的时间和精力来完成。此外，大部分时间为人员整理、归档、鉴定、核实档案资料，造成档案管理人员的不当态度。档案管理工作重复性强、单调性强，工作人员在工作中容易产生厌烦和厌倦感。
（四）信息化水平不足
档案管理信息化水平低是当前困扰众多重点工程建设项目档案管理工作的主要问题之一。这主要有两个原因，一是档案管理人员缺乏信息技术培训，无法实现档案管理信息化转型，无法利用现代化设施有效提高重点建设项目档案管理效率；二是重点工程建设项目档案管理复杂，档案管理人员缺乏对档案管理重要性的认识，并且高层领导缺乏引进专业人才的思想，将档案管理的发展过程局限于信息化，使信息的保存、检索和存取费时费力，此管理方法已然是拉低工作质量，无法高效工作。
（五）档案管理体系的不完善
档案管理制度的缺失是重点工程建设项目档案管理工作不能有效完成的重要原因之一。档案管理制度并没有归入发展重点，导致档案管理人员在工作中缺乏准确规范的指导方针，逐渐降低了档案管理工作质量以及效率。
三、重点工程建设项目档案管理工作的可实施路径
（一）加强档案管理培训
借助权威专家的讲解，重新认识档案管理的重要性，普及档案管理的理论知识，提升思想认识，为后期工作的推动奠定思想基础，减少阻力。可聘请专业老师就重点工程建设项目档案管理的内容、方法、体系建设等知识，给档案管理者进行相关培训，培训过程应使档案管理者深刻地认识到重点工程建设项目档案管理工作的所存问题、系统管理能力缺乏。通过专家的指导在一定程度上提升档案管理者的档案管理理论水平，认识到档案管理的重要性，同时可明确下一阶段工作的方向。
（二）构建档案管理团队
成立档案管理项目小组，建立重点工程建设项目档案管理体系，以“统一管控，实际操作”为原则，责任落实到人。档案管理组组长主要负责整个项目工作的统筹，协调重点工程建设项目档案管理的相关事务，制定档案管理的工作计划和档案管理制度。项目成员负责推动、落实档案管理工作。在档案收集、归档阶段，坚持“由谁产生，谁归档”的原则，从而提升档案管理工作质量以及效率。
（三）梳理归档文档，制成文档目录表
确定应纳入档案管理文件的范畴，锁定档案收集的对象。经整理、分析、归纳，确定应该收集什么文件，保存什么文件，统一收集文件的标准。集中统一保管，降低了重要资料丢失的风险，确保了文件资料的安全，特别是工程建设过程的原始记录、变更资料等。
（四）归总文档目录，制成档案目录表
通过对归档文件的梳理，归总成《重点工程建设项目文档目录大纲》，确定了各类文件的收集部门和归档时间，并明确了档案材质和保存方式（电子或实物保存），档案目录大纲，在全面征求意见并得到了相关领导的充分认可后，作为后期档案收集的标准性文件。采用卷内目录、案卷目录、重点工程建设项目文档档案目录表为一体的三级档案目录管理，使得档案管理的保管、查询、借阅更简单、更直观。
（五）下发体系文件，确定档案管理标准
《档案管理办法》规定档案管理实行一级所有、两级管理体系，全宗单位对本单位的档案具有完全的管理权限，负责档案室的建立，档案的收集、整理、归档、借用以及日常维护管理工作。《档案管理办法》规定档案的归档、分类、编号原则，以及借用程序，界定各管理部门的职责，并包括了对档案管理工作人员的考核和激励机制。档案管理办法搭建完整的档案管理体系，对档案的收集、归档等工作提供了标准，构建档案管理人员体系、制度体系的已搭建完备，使得档案工作有章可循，有法可施。
（六）及时归档项目档案
经过前期的准备工作，及时对工程建设项目每阶段的档案进行收集、整理、归档。前期立项审批、勘察设计、征地拆迁、施工阶段、交（竣）工等各类档案都需要一一归档，实现档案的集中管理。
（七）落实档案管理的信息化进程
提高档案管理信息化水平，不仅对规范档案管理具有积极意义，而且将大大提高档案利用效率，减少人员工作量。信息管理的方便、规范、快捷等优点，使人们能够在最短的时间内通过搜索引擎快速检索档案。另外，网络管理的实现可以帮助工程档案纸质资料的数字化转换，利用大数据技术提高信息传输和共享的效率，进而建立和完善网络档案管理系统。
（八）提升档案管理意识
要进一步提升全员档案管理意识，使之内化于心、外化于行；要建立健全重点工程建设项目档案管理工作分级分类授权机制，做好保密工作，确保重点工程建设项目归档安全有效；要加强档案管理制度建设，确保重点工程建设项目档案制度体系合法合规，可操作性强；要规范档案移交，加强档案管理考核，确保档案移交的完整性、符合性和时效性；要加强培训与交流，着力提升档案业务专兼职人员业务技能；要以外审、内审为抓手，规范档案管理，推进重点工程建设项目档案管理工作合规管理取得实效。
四、总结
综上所述，项目小组和完备的体系能有效地推动档案管理进度。档案管理工作是一个长期、持续的工作，需要保持管理体系的稳定，培育档案管理意识。灵活实用的管理手段能更有效地推进项目档案管理，避免重复工作，在信息化时代，充分借助计算机软件技术提升档案管理的效率和水平，纳入管理体系，从而推动重点工程建设项目档案工作可持续发展。
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