一、高校固定资产管理内控缺陷
（一）固定资产信息沟通渠道不畅通，重复购建严重
由于固定资产归口管理，相关部门缺少有效沟通，各使用部门为方便自己使用，一味追求“小而全”，固定资产在购置前缺乏合理方案论证，缺乏统一调剂配置，造成了大量重复购置。学校缺乏整体统筹规划协调，各系部、处室、院所之间互不沟通，设备不能共享使用，造成部分固定资产购置后出现低效运转，利用率和使用效率都不高，有的甚至长期闲置，造成资源严重浪费。
（二）固定资产信息记录不对称，账实不符突出
目前部分高校财务部门只对固定资产进行价值核算，不设置台账，使得账物相互分离，由于没有建立严密的固定资产管理信息系统，使得固定资产管理部门、使用部门和财务部门信息记录不对称，会计核算时有滞后，再加上固定资产日常管理中，未严格执行资产的清查盘点制度，导致账实不符现象较为突出。如某些高校自建的建筑物已使用多年，因未办理竣工决算和审计手续，财务部门因此而无法入账。某些高校将固定资产投入校办产业时没有严格履行有关手续，造成该部分资产在账面上属于学校，实质上被校办企业无偿使用，造成资产流失。
二、完善内控制度及建立评价指标体系
（一）健全固定资产内控制度，提高责任管理意识
高校在遵循国家有关法律政策前提下，结合单位实际，建立一套安全完整且操作性较强的固定资产内控制度体系，以保证资产的安全完整和使用效益，通过建立固定资产清购与审批、验收使用、清查盘点、处置收益等各项管理制度，健全资产管理的内控责任制，要全员参与，明确各方职责，分工到人，做到既相互配合又互相制约。
（二）遵循不相容岗位相分离管理原则，确保各环节有效监控
固定资产管理岗位存在不相容性，如拟购建固定资产的预算编制与审批；采购、付款与验收；处置环节的申请、审批与执行；业务办理与会计核算等，建立健全不相容岗位控制制度，严格分工，明确职权，相互牵制，落实责任。在固定资产采购环节要强调采购过程的公正、规范和透明，积极推行政府采购和公开招投标方式。单位对于大额固定资产采购业务应实行集体决策和审批，避免决策失误。承担采购任务的部门应在充分熟悉和掌握供应商的情况下，通过多方比质比价办法来确定供应商，签订供销合同。对已中标的厂商，可随时到现场对生产过程中的产品质量进行抽查监督。在固定资产验收环节，需要由资产管理部门牵头，资产使用部门、财务部门和监察审计部门共同参与实施。验收时要将固定资产的品种、规格、数量、质量、技术参数等项目与固定资产采购合同拟定的协议进行逐项比较，对技术参数部分还要进行相关技术测试。固定资产验收完成后，资产管理部门应及时出具验收报告单，验收信息，办理固定资产建卡、编号、仓储登记、会计入账、部门使用调配等手续。
在固定资产使用环节，日常的维修和保养业务由固定资产使用部门负责。固定资产使用部门主要负责人对本部门使用的国有资产的真实性、完整性、安全性负全责，将固定资产管理纳入部门工作责任目标中，并作为部门领导工作业绩衡量指标，从而改变对公共财产重使用、轻管理的局面。固定资产管理部门需要定期对固定资产进行盘点和清查，以落实检查责任，及时消除风险。在固定资产处置环节，按照“分级管理、分级负责”的原则，严格履行审批手续，要把“审批”作为关键控制点。明确什么样的固定资产需要处置、如何处置、谁具有审批权限、需承担什么样的责任等，并完善处置资产的资料档案。资产处置前，资产管理部门应组织专人对拟处置的固定资产进行论证、评估或技术鉴定，提出具体处理意见。在具体处置过程中，资产管理部门要区分不同情况，针对固定资产不需用、未使用、投资转出和正常报废等情形采取相应的控制程序和处置方案，并报学校相关授权领导审批。加强内部调配固定资产控制，完善交接手续，确保账物流向一致。规范资产处置收入，学校固定资产用于对外投资、出租等取得的收入应当按照有关规定及时缴入非税，纳入学校预算，统一管理。
（三）建立固定资产管理内部控制评价指标体系
高校在固定资产管理过程中，应建立一套健全的、符合实际情况的、具有可操作性的评价指标体系，主要从以下几个方面进行：第一，评价制定的内部控制制度在形式及设计上是否完善、合理；各控制方法的环节是否符合基本原则及要求；需要控制的各控制点是否都建立了相关的控制措施。第二，针对评价发现的问题，应当采取何种措施来控制和完善，及时改进固定资产内控的缺陷。第三，评价各项制度的实施情况，是否真正发挥了良好作用。
（四）加强内部和外部监督
内部控制强调过程控制，固定资产内控要保证较好的执行效果，需要内部和外部监督相结合。内部监督主要依靠高校内部监察审计部门参与固定资产采购、验收、处置等环节，在日常管理中多调查、倾听职工对包括教学仪器、设备在内的使用和管理意见，加强管理意识和责任。另一方面还需对固定资产管理存在的问题进行积极反馈，以完善内部控制。高校应明确固定资产的监督管理责任，具体使用部门和个人应承担相关资产的监督和管理责任。此外，固定资产作为高校重要的国有资产，还要依靠上级财政部门、主管部门、审计部门以及社会等方面进行定期或不定期的外部监督，做到专项检查与日常监督相结合，事前、事中与事后监督相结合。上级部门可每年抽样部分高校，委托会计师事务所进行全面或专项审计。通过外部监督可以发现内部监督不足现象和不易发现的内控漏洞，以便加强改进，促进高校固定资产内控系统地完整有效。
三、改善高校固定资产内控管理的对策
（一）固定资产组织人员控制
通过设立固定资产管理的内部机构并按不相容职务相分离原则进行岗位分工，明确各自职责范围而形成的组织与人员控制制度，组织控制的核心内容主要有组织机构的设置、岗位制约、岗位责任、职务分离等方面。人员控制主要指专业相关、不相容职务互相分离、监督和制约。以高校固定资产管理实行资产归口管理部门、资产使用部门和财务部门三者相结合的管理模式，资产归口管理部门牵头负责固定资产管理工作,各系部、处室、院所等使用部门负责固定资产保全管理，财务部门主要负责固定资产价值管理。各部门的职责权限必须得到授权，且保证在各自授权范围内的职责职权不受外界干预。
（二）固定资产授权审批控制
通过明确赋予固定资产经办人员和审批人员相应权限来进行相互牵制控制，主要明确固定资产采购、验收、保管、调配与处置等各个环节相关人员承担的工作要求和职责范围。经办人和审批人在各自授权范围内分工协作，凡审批人未经授权或越权审批的，经办人有权拒绝办理，并可向审批人上级授权部门报告。经办人员依据固定资产业务流程，以符合内控要求的记录单据来完成固定资产控制各环节。
（三）固定资产会计系统控制
我国会计法律要求，高校财务部门应建立严密的固定资产会计控制系统，设立专门的固定资产核算会计岗位，通过会计系统达到其价值形态的控制。学校会计制度中要明确固定资产核算的标准和范围，设置固定资产总账和明细账卡片，对发生的固定资产业务进行及时会计核算，除文物和陈列品、图书、档案、动植物等固定资产外，高校应当对固定资产计提折旧，可采用年限平均法或工作量法，计提折旧时不考虑残值。会计系统控制建立了高校财务部门、固定资产管理和使用部门三方的内部牵制体系，财务部门除设立固定资产总账进行价值核算外，固定资产管理和使用部门还需分别建立固定资产保管明细账和固定资产卡片，全面记录固定资产相关信息，如资产的取得时间、使用部门、名称、数量、金额等信息，保证账、卡、物相符，即账账相符、账实相符。
（四）固定资产预算控制
高校固定资产的购建、使用和处置等与预算的编制、执行和决算是统一的过程。高校固定资产主要表现为教学仪器、实验实训设备等，因资金量占用较大，应当加强预算管理。新增的固定资产一般要经过预算编制、申报审批、政府采购、登记入账等程序，确保所有资产定额配置、公开采购、有据可循、有档可查。高校固定资产管理部门应先会同财务部门审核固定资产存量，依据事业发展规划和经费预算，本着配置科学、使用高效原则，严格固定资产年度预算编制，明确编制程序各节点的控制要求，按照精简节约、从严控制、保障事业发展需要和建设节约型校园的原则处理好增量资产与存量资产的关系。
（五）固定资产日常管理控制
固定资产日常管理控制旨在保证固定资产的安全完整。高校应成立“固定资产清查小组”，主要成员由资产使用部门、管理部门、财务部门、审计部门等有关部门负责人组成，定期或不定期开展对固定资产实地盘点清查，发现问题，及时处理，充分发挥国有资产的使用效能并有效防止资产的流失。此外，固定资产管理和使用部门还应定期对固定资产进行检查、保养和维修，以延长其使用寿命。加强固定资产会计资料的妥善保管，做好重要资料的备份记录工作，以便在记录受损、被毁时重新恢复，这在信息化处理条件下尤显重要。建立保险制度，投保那些单位价值高、使用重要的固定资产，以规避高价值固定资产管理和使用风险，使固定资产在遭受意外时能够得到补偿，从而最大限度保证固定资产的安全完整。
（六）固定资产管理队伍控制
高校固定资产不管是一般设备、专用设备，还是图书、标本及陈列物，对固定资产管理人员的专业要求都是很高的。高校领导要认识到资产管理人员素质的高低对固定资产管理质量起着关键性的作用。学校要高度重视固定资产管理队伍建设，按照工作需要和内控制度要求足额设置岗位，配备高层次、高素质专业人员。学校各资产使用、保管基层单位应设专职或兼职的资产管理人员，采取走出去请进来方式，让更多的资产管理者参加培训学习。培养提高人员的素质和能力，应明确每人的工作职责，不得越权行事。对于一些诸如采购、保管、登记等重要岗位的工作人员，应定期或不定期轮换工作岗位，不断挖掘员工的潜力潜能。固定资产管理队伍控制就是要提升资产管理人员综合素质，促进资产管理队伍整体素质和业务水平不断提高。
（七）固定资产现代技术管理控制
高校资产管理部门按照国有资产管理信息化的要求，以现代网络信息技术为介质，负责建立安全统一的固定资产管理信息系统，及时将本校固定资产变动信息录入该系统，同时实现各部门的信息数据无缝对接，资产管理部门、使用部门和财务部门可以通过该系统及时了解各项固定资产信息，可进行实时对账，动态适时地掌握资产从购置、验收、领用、使用、保管、维护、交回等内部管理全过程，加强了各部门之间的信息沟通交流与监督，便于检查并改善固定资产使用状况，减少资产的非正常损耗，有利于资产的统一管理，做到高效节约、物尽其用。同时依该资产管理信息平台，及时掌握固定资产变动、存量及其结构等信息，为学校进行资产配置决策提供依据，为编制和审核部门预算提供必要的信息支持，最终达到单位固定资产使用效益最大化。
（八）固定资产内部管理报告控制
固定资产占有、使用部门应当按照学校统一规定的报表格式、内容和时间，按时向学校资产归口管理部门报告本部门资产增减变动、使用和维护等相关信息资料，做到客观真实，数据准确。资产归口管理部门最后会同财务部门于每年预算年度末向学校办公会报告截止目前固定资产总额以及各类固定资产拥有量和金额，对当年固定资产预算执行情况、当年固定资产增减变动及使用情况也应有专项报告，使高校领导掌握校内固定资产具体情况，以便进行资源整合、利用。
（九）固定资产内部监督控制
高校内部审计部门应当独立公正地履行审计职责，保证其对高校资产内部控制的设计及实际的运行情况能进行客观独立公正的评价和监督，具有追查异常情况和提出处理处罚建议的权力，针对固定资产内部控制上的缺陷和有效性，以书面形式向学院领导反馈，提出改进和完善内控制度，以不断完善高校固定资产内部控制。在强化预算的基础上，逐步加强内部管理审计，重点加强当年新购、报废固定资产的审计，以维护学校国有资产的安全完整。
作者：吴海英 单位：安徽工商职业学院会计系
