高校学生收费管理存在的问题和对策

2022-09-21 16:42:03 来源:写作指导

高校学生收费管理存在的问题和对策

摘要:高校学生收费是高校经费的主要来源之一,尤其对于省属本科高校,学费收入占到学校总体收入水平的一半甚至更多,是高校发展的重要保障。如何加强对高校学生收费的管理,保障学费收入应收尽收、及时到位、准确无误,防范徇私舞弊,是高校收费工作的重要问题。本文从实际工作出发,探讨高校学生收费管理中存在的主要问题,并据此提出对策和建议。

关键词:高校学生收费;问题;对策

近年来,随着高等教育制度改革的深入开展,高校收费政策不断优化,政府对高校投入的资金逐渐减少,学费收入成为高校资金来源的重要渠道。尤其对于省属普通本科高校而言,政府扶持相对较弱,学费收入在高校总体收入中占有举足轻重的地位,对学校的生存和发展起到至关重要的作用。以山东省属财经类普通本科高校A高校为例,A高校拥有全日制在校生21000余人,下设非独立建制的中外合作办学机构。学校全年的总体收入水平大约为3.8亿元,其中学费收入约1.8亿元,占全校总体收入水平的47.37%。然而在学校收费管理过程中,存在诸多不尽如人意的地方,学生欠费问题凸显,得不到有效的制约和控制,内部控制薄弱,错漏频出。因此,如何保证学费收入按时足额收缴到位,加强收费管理内部控制,防范风险,已经成为高校收费管理工作急需解决的重要问题。

一、高校学生收费管理存在的主要问题

(一)法规制度的执行力差

教育部第41号令《普通高等学校学生管理规定》明确指出,“按规定缴纳学费及有关费用是学生在校期间应当履行的义务”“未按学校规定缴纳学费不予注册学籍”。高校却因为种种原因执行不到位,甚至不执行。例如学分制教学改革目前处于起步阶段,很多高校尚未真正做到学分制教学管理,高校的课程还是以教务部门排课为主,无法通过不缴费不予注册学籍,进而不能进行网上选课来约束学生。对于毕业生而言,不缴费不予在学信网上注册学籍,教育部就采集不到毕业生信息,无法为毕业生办理派遣手续,不能进行学历认证,影响学校的毕业生规模,进而可能引发社会关注,因此高校通常不会这样做。在这种情况下,学生欠费现象频出,严重影响学校事业收入的实现。

(二)校内部门各自为政,缺乏有效配合

长期以来,收费都被认为是财务部门的独立职责,在实际工作中,教务部门、学生管理部门、二级学院各自为政,缺乏有效的沟通配合。例如教务部门只负责学籍和成绩管理、毕业证书发放,对于欠费学生只是在临近毕业时暂缓发放毕业证书,虽然有一定成效,但是缺乏法律依据。学生管理部门更注重校规校纪的传达落实、心理辅导和思想教育工作。二级学院的主要任务是保证学生安全和维稳,不出事故,学生是否缴费与其关系不大。正是部门之间缺乏相互配合,不能形成工作合力,导致收费工作组织乏力,学费收缴不到位,欠费学生依然享有各种权利,可以评奖、评优,可以申请奖、助学金,对各种考核丝毫不受影响,催缴和制约机制缺失,同样制约学校事业收入的实现。

(三)信息传递方式落后,不能实现信息共

享目前,各高校职能部门都已结合自身业务需要建立了各自的信息管理系统,但学校层面尚未建立集成化的网络信息管理平台,部门之间彼此都是信息孤岛,未实现信息互通共享。在收费过程中,教务部门负责学生学籍管理,学生管理部门负责学生宿舍调整,财务部门负责学费收缴。由于缺乏集成化的网络信息管理平台,学生学籍变动、住宿调整等手续都是人工办理,依靠“申请单”“通知单”等纸质文件传递信息,极易出现遗漏、丢失和延误,致使收费信息不能及时、准确的更新和维护,造成收费数据不准确,少收、漏收、错收的情况无法避免,既影响校方和学生的关系,又影响学校事业收入的应收尽收。

(四)收费管理的内部控制薄弱

1.内部控制制度缺失。目前,高校学生收费管理主要以国家和上级部门颁布的法律法规为依据,即使制定了校内管理制度,也是在执行层面对上位文的解读,多是告知怎么办,如何办,并没有从内部控制的角度制定专门的收费管理内部控制制度,没有将职责分工、岗位设置、流程管理、风险点控制制度化,人员缺乏、岗位设置缺失、职责权限交叉,内部控制非常薄弱。

2.忽视应收管理。目前,绝大多数高校未设置应收款管理岗,应收款业务由收费员一人承担,将应收和实收混为一谈,收费员既可以填制收费单,录入实收数据,又可以设置和调整应收款金额。同时也未开展应收学费的会计核算,只对实收学费进行会计处理,应收学费、欠交学费数据在会计系统无法体现,不能保证收费账簿和会计账簿相符。收费系统和账务系统管理脱节,无法实现相互的监督和控制,也违背了会计信息完整性原则的要求。

3.忽视收费复核。长期以来,高校管理者大都关注学费能否收缴上来,或者说往往只注重“收费”的结果,而忽略了收费的“管理”。收费人员缺乏,岗位设置缺失,权限交叉,有些高校虽然设置了收费复核岗,却承担了收费员之外的全部收费业务操作,真正履行复核岗位职责的仅限于对收费会计凭证的审核,根本做不到“不相容岗位相互分离”。收费复核是对收费管理全方位的监控,包括收费系统和会计核算;是监督和控制,不是具体操作执行;是收费管理的重要手段,是保障收费内控制度得以有效实施的关键。

二、完善高校学生收费管理的对策和建议

(一)健全高校内部管理制度,加快完善学分制教学改革

一是认真研究国家法规政策,在国家法规政策指引下,结合自身实际情况,完善内部管理制度,加强可操作性,加大制度的执行力。财务部门要完善学生收费管理办法,明确规定学生缴费时间、流程以及未按规定缴费承担的“后果”,如“不得进行选课,无法获得学分”等。同时,将缴费率作为学院经费划拨的依据纳入制度管理,按缴费率划拨学院经费,督促二级学院催收学费。学生管理部门要完善学生考评管理办法,加大品德考评的比重和力度,建立学生信用档案,明确规定学生未按规定缴纳学费将作为失信行为计入信用档案,影响品德考评,进而影响评优、评先和评奖。二是加快完善学分制教学改革,实现教务系统和收费系统数据对接,从技术层面控制学生拖欠学费行为,让系统说不,使学生真正体会到欠费是有“成本”的。

(二)部门通力合作,建立收费联动机制

财务部门归口管理学生收费,要把握和宣传好收费政策,做好收费公示,开拓收费方式,牵头组织学费收缴,反馈缴费情况。学生管理部门归口管理学生,要积极落实资助政策,扎实开展资助管理,切实做好经济困难学生缓缴学费手续。同时,严把学生评优、评先、评奖关,将未按规定缴纳学费作为重要指标纳入考评体系。教务部门归口管理学生学籍、成绩和毕业证书发放,要严把新学期学籍注册关,加大法规政策的执行力,同时加强学籍变动管理,完善信息传递机制,确保缴费数据的准确性。各二级学院直接管理学生事务,要加强学生诚信教育和社会道德教育,提高学生自觉缴费的意识,树立缴费受教育的观念,让学生充分认识到失信成本,同时配合财务部门做好学费催缴工作。

(三)建立大数据信息管理平台,实现部门间数据共享

建立大数据信息管理平台,将教务部门、学生管理部门、财务部门的信息系统有效对接,实现信息共享和数据联动。当学生发生学籍变动或者宿舍调整后,数据会第一时间同步到信息管理平台,财务人员依此调整应收数据,恢复收费或者办理退费结算,有效避免因纸质凭据传递丢失、延迟、遗漏和错报等造成的漏收、少收和多收情况,保证学生学籍状态、住宿情况和缴费信息相符,兼顾学校和学生双方利益,也有利于部门之间相互监督、减少人为操作的随意性和可能性。

(四)重视收费管理,加强内部控制

1.要建立专门的收费管理内部控制制度,将内控管理的思想、理念和方法体现到制度建设中,用制度约束行为,降低风险。一是分学校各部门层面和财务部门内部两方面做好任务分工,明确各自的职责权限,做好不相容岗位分离;二是设置收费流程,充分分析流程各环节的风险点并制定好相应的管控措施。

2.加强应收学费管理。一是要分别设置应收管理岗和实收管理岗,二者相互分离。应收管理岗主要负责学生基本信息的录入、变更维护,收费项目和标准的申报、审批和备案,应收款初始设置和调整,学生毕业处理,未报到学生清理等;实收管理岗主要负责实收数据、奖助补贷等数据、退费数据的录入,收费票据的开具,缴费数据汇总日报,学生毕业手续办理,收费、退费会计凭证编制等。二是要设置三栏式应收学费备查账,逐笔登记应收学费的增加、减少以及实收学费情况,即使同一天内发生应收学费的增减变动,也要分别登记增加额和减少额,摘要写明增减变动原因,如“依据《教务处学籍变动通知单》5人休学调减应收学费”“依据《教务处专业调整通知单》30人调整专业调增应收学费”“9月5日收学生学费”等。详细记录应收学费变动过程,定期核对收费系统收费账簿和备查账簿,保证收费账簿和备查账簿一致。

3.设置收费复核岗,独立于其他任何收费岗位,全面监督复核收费业务。一是对收费系统管理岗业务的复核,主要包括复核系统用户、角色、权限的设置与分配以及系统参数的配置等。二是对应收管理岗业务的复核,主要包括复核学生初始信息的录入和变更、收费项目和标准的审批和执行、应收款的初始设置和调整等。三是对实收管理岗业务的复核,主要包括复核实收数据的录入、收费票据的打印分发、收费日报表和收费会计凭证的编制以及收费管理系统与财务管理系统数据是否相符等。四是对票据管理岗业务的复核,主要包括复核收费票据的保存、领用、收回和核销等。

三、结束语

加强收费管理和内部控制,防范收费风险,是高校一项具体而复杂的系统工程。需要健全和完善的制度法规做依据,需要学校领导的高度重视,部门之间的通力配合,需要建立并严格执行收费内部控制制度作为保障,需要不断提高的信息化管理水平来优化。只有多管齐下、多方面推进,才能全面保障学校的事业收入及时应收尽收,为学校各项事业的开展提供财力支持。

作者:孙莉 单位:山东工商学院