摘要:高校档案管理工作，是高校管理工作的重要内容之一，是高校发展和进步的重要依据。做好档案管理工作，不仅有助于提升学校管理效率，保障学校教学质量，同时还能有效地促进高校的发展和进步。此外，教学档案是教学研究与改革的根本依据，不但可以借鉴过去的教学经验，适当地改变教学策略，还可以根据学生的考试成绩，掌握学生对某段课程的学习效率。
关键词:高校档案信息资源共享;管理机制;构建;思考
要保障高校档案的管理的高效率和高质量，就要注重现代化的信息技术的运用。高校档案信息资源建设，把书面档案资料进行适当加工成为电子文本资料，建立网上档案资料数据库，建立健全档案信息共享机制，建立健全各部门的档案信息联动机制，同时推动高中学校档案管理工作科学发展，逐步实现现代档案资料管理信息化与自动化。但是，在现实中，高校档案信息资源共享还存在一些列的问题，诸如档案管理人员的缺失、重视程度不够、各部么不配合等问题。只有将这些问题加以解决才能保证高校档案的可持续发展，
一、高校档案信息资源共享的管理存在的问题
1.档案资料难以收集，高校的重视程度严重不足
档案作为高校各种文件的集合体，是高校建设和发展的有力凭证。但是在实践中，高校对于档案管理的重视程度不高，主要经费侧重于高校建设和学科建设，对于内部管理制度的建设一笔带过。从档案管理工作实践中，可以看著学校管理层比较注重教学管理和高校建设，学科管理和校园建设的文件较多，而对于档案管理的相关文件非常至少，同时忽视档案管理对教学管理的辅助作用，错误地认为档案管理工作就是纯属于保管事务，而没有探知档案的历史性价值、指导性价值等，导致高校没有投入过多的人力物力。管理层普遍认为保证方案不丢失、不损坏、不泄密，能够用于外调、查档、分配等工作便可。由于高校不重视档案管理工作，所以档案管理工作人员多为兼职，专业人才缺乏，兼职人员要么来自校内的任课教师要么来自于校外大学生，学校的任课教师在承担大工作量教学后，难以投入精力于档案管理工作中，而校外大学生自身经验不多，对该学校也不熟悉，所以才会导致档案管理工作进展不顺。
2.信息化管理系统不完善，各部门配合度较低
由于管理人员信息化系统不完善、缺乏现代计算机知识以及缺少管理制度的约束，导致档案管理工作的效率及安全性在不同程度上受到制约。此外，受学校资金的限制，学校资金投入主要集中在教学管理上，对档案室的资金投入少之又少，导致档案室硬件环境设施不齐全。档案管理部门配备的扫描仪、电脑、打印机、复印机等设备非常有限，而且经久未更换，导致一些设备超负荷运转，严重影响工作效率和质量。在以往的工作中，高校管理层主要将将档案管理工作全权交由档案管理部门进行管理，导致档案管理的相关部门对档案管理工作不上心，不注重对档案管理工作的配合。事实上，档案管理工作的系统性很强，需要学校各部门间通力合作、密切沟通才行。
二、高校档案信息资源共享的管理对策
1.提升档案管理人员的职业素养和职业技能，建立专业化的档案工作队伍
做档案管理工作，不是一项简单工作，而是一项系统化的工作，涉及到档案收集、档案修订、档案整理、等各项工作。为了提高档案管理工作的效率和质量，高校就应该从实际出发注重定期组织档案管理人员进行专业培训，不断优化档案管理人员的专业知识和专业技能，根据培训内容设定相应的奖励机制，从而调动档案管理人员的工作积极性和主动性，激发档案管理人员的工作兴趣，保证档案管理人员的工作质量和效率。通过培训，让每一个档案管理人员能够熟悉地掌握校史档案、了解学校档案的内容和开放策略、掌握学校的历史和文化名人、熟悉已有的档案编研成果等。培训的方式应该要多种，既可以邀请相应的专家进行专业讲座，也可以将相应的档案管理人员送到专门的学校去学习，还可以由内部组织形成相应的培训小组，从而帮助档案管理人员具有较好的业务技巧和职业能力。管理人员能够利用培训所学的技能技巧，运用到档案管理工作中，能够更好地对各种档案档案进行整理、分类、排序、补充等，保证档案材料更加真实、可靠、全面，使得档案管理工作有条理、全面、系统。
2.推进档案管理工作的信息化建设，打造档案信息网络共享平台
随着科学技术的不断发展和进步，计算机网络技术已经融入进各行各业。为了档案管理工作更加先进、科学，就应该注重运用计算机网络技术在档案管理中的运用。要推动现代化的档案管理工作改革，实现高校档案信息资源的网络化、数字化、信息化的目标，运用计算机网络技术不可或缺。在档案储存方面，需要借助海量存储，保证档案信息的安全，诸如数字光盘、移动硬盘、芯片等现代信息载体在档案管理中已经被普遍运用。在档案查询和登记方面，运用计算机网络技术可以更加便捷、快速。在档案备份方面，运用计算机网络计算能够解决档案的遗失所带来的一些问题，从而有效地维护档案数据的完整性。在档案联系方面，档案管理人员可以借助计算机网络促进不同领域、不同部门之间的信息沟通。在高校档案信息服务上，运用计算机建立相应的服务平台，可以有效地实现在想查询、网上等。由此可见，在档案管理工作中，运用好计算机网络技术，能够使得工作更加有序、合理、科学。
3.建立健全收集工作的联系制度，使档案材料更加齐全
档案整理工作作为一项系统性工作，是对高校各种工作的文件管理工作，因而就决定了档案管理工作不只是局限在档案管理部门之中，强调档案管理部门与其他部门之间联系。因而，高校的管理人员应该根据实际情况，加强档案材料收集联系制度的建设。根据档案管理的自己需求，建立健全统一性的档案管理网络系统，加强对各个部门的文件管理和收集。、建立健全各个部门之间的档案联系制度的同时，还应该要严格做好档案材料审查工作，对不符合归档要求的材料绝对禁止归档。对于需要归档的材料应该严格按照归档要求操作，注重对毕业证书、学历证明等关键材料的复印件的管理。同时，对材料书写的规范性进行审查，避免墨迹不规范影响档案保存的年限。
三、结束语
随着科学技术的不断发展和进步，建立健全信息化的高校档案管理，实现现代化的档案分享是智能化、高效化、现代化高校建设的重要指标。所以在档案管理工作中，高校管理人员应该从实际出发，重视档案管理的作用，建立健全档案信息管理制度，加大档案管理人才的培养，注重信息化档案系统建设，从而保证档案管理工作的质量和效率。
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作者:温静 单位:淮阴工学院
