摘要：智慧校园建设是推动教育信息化的重要举措，参与智慧校园建设是高校档案信息资源管理工作的职责，也是档案信息资源实现自身价值提升的重要途径。文章基于新时代高校智慧校园建设这一重要背景，分析其对档案信息资源管理提出的新要求，在结合当前我国高校档案信息资源管理工作现状的基础上，从档案信息资源管理工作内涵重塑、档案资源体系构建、“互联网+”新思维的融合创新、高水平档案人才队伍培养、制度保障五个方面对加强高校档案信息资源管理工作提出建议。
关键词：智慧校园；档案信息资源；档案资源体系；融合创新；档案人才队伍
教育信息化是推动教育现代化的重要内容。《中国教育现代化2035》指出要大力推进教育信息化，广泛运用信息技术，构建新型教育教学模式、教育服务供给方式，创新信息时代教育治理新模式，推动以互联网等信息化手段服务教育教学全过程［1］。智慧校园是教育信息化发展到一定阶段的必然产物，是高校顺应“互联网+教育”趋势的必然选择。从2010年提出这一概念至今，得到迅速发展和广泛推广。但面对新时代要求，智慧校园建设也面临新挑战。2018年4月，教育部印发《教育信息化2.0行动计划》，指出教育信息化要紧紧围绕立德树人根本任务，运用智能技术积极推进“互联网+教育”，构建网络化、数字化、智能化、个性化、终身化的教育格局，重点强调数字资源的建设及服务行动和开展智慧教育创新发展行动［2］。因此，智慧校园建设必须进一步明确自身价值取向，认真贯彻全国教育大会精神，紧密服务于高等教育立德树人根本任务，精准服务于学校人才培养目标［3］。智慧校园的建设离不开信息资源服务支撑，离不开学校各部门的通力合作。档案部门作为学校档案信息资源集中管理部门，责无旁贷。目前，档案数字化工作取得一定成效，为智慧校园的建设打下了基础，但是更多地停留在档案的直接收集和提供阶段，不能充分发挥档案信息资源价值。本研究试图厘清新时代智慧校园建设对档案信息资源管理的新要求，分析当前高校档案信息资源管理工作现状，探讨档案信息资源管理工作的发展对策。
一、智慧校园建设对档案信息资源管理工作提出新要求
信息资源建设是智慧校园建设的重要内容之一，具体表现为建设优质的教学、科研等数字化资源，通过智慧校园平台实现师生共享。档案部门保管学校所有的档案信息资源，智慧校园的建设离不开档案部门的数据与服务支撑，特别是在育人平台的建设上。从《江苏省高校智慧校园建设指导意见（试行）》文件中可以看出，新时代智慧校园建设要注重学生综合素养的培养，通过平台建设及应用实现文化的传承与创新［4］。这需要借助档案中宝贵的育人资源。同时，档案专业人员还应提供专业的档案知识服务，合理设计内容，让学生乐于接受，从而实现教育教学培养目标。此外，档案部门应跟踪智慧校园建设收集过程档案，并对搜集的过程数据进行分析，从而为智慧校园建设的不断完善和优化提供决策咨询。
二、高校档案信息资源管理工作现状
以江苏高校为例，通过数据调查和相关人员访谈发现，高校档案信息资源管理工作目前总体呈现较低水平。在数据调查上，对江苏109所高校的档案工作现状进行调研发现，截至2018年，在人员配备上，配备5名以上档案专职人员的高校有25所，配备2—4名的有39所，只配备1名档案人员的有45所，人员总体数量配备较少。档案类专业人员紧缺，439名工作人员中档案类专业人员仅85名，其余为非档案类专业。有50所高校档案馆（室）的档案实现部分数字化，数字化总体程度不高，50所高校建立了档案工作网站，2所高校开通档案微信公众号，但建设力度不够大。2017—2018年，这些高校档案馆（室）的各类编研成果数量为176件，公开出版物为36件，内部参考资料224件，举办专题展览27次，其工作人员公开发表专业学术论文457篇，完成科研成果235项。在教师访谈中，大多从事档案工作的教师表示，在实际工作中，受到人员、机制等方面的影响，学校的档案信息资源管理工作只处于收集、存档、查档阶段，很难符合智慧校园建设对高校档案信息资源管理提出的新要求。综合数据调查和访谈结果，认为高校档案信息资源管理工作的现状主要表现为：第一，档案专职人员配备不足，队伍建设有待进一步加强。高校现有档案工作人员中一大部分为非档案专业“出身”，他们大多只能满足基础档案工作的需求，在档案资源价值鉴定、档案资源知识管理等方面缺乏专业知识和业务能力。缺乏充足的档案专职人员，导致很难形成稳定的、专业知识扎实的档案服务人才队伍，档案信息资源管理工作难以得到有效开展。第二，档案部门和工作人员缺乏创新意识，专业能力有待提升。“互联网+”时代下，档案管理工作模式脱节、传播途径传统，使得档案资源档案知识受众面窄。同时档案信息资源管理服务人员缺少扎实的专业知识，档案管理工作思维方式不能及时转变，档案管理工作理念没有创新，直接制约了档案部门积极参与智慧校园建设，难以发挥档案工作在其中的作用。第三，档案资源缺乏开发利用，编研工作有待推进。学校层面缺乏考核机制，档案工作人员只满足于存档查档工作现状，工作思路停滞不前。此外，档案人员编研工作意识淡薄，忽视了编研成果产生的效益，缺乏对自身工作价值的认识。第四，档案部门对档案信息资源管理的推动力度不大，工作人员职责模糊。档案工作服务于全校各项工作，特别是育人、学科建设及校园文化建设方面，而目前学校对档案部门缺乏总体的任务安排，档案部门在这方面的职能比较模糊，工作开展中仅是提供信息，还是融入知识管理更加深入开展、具体负责，都没有界定清晰。同时，从档案部门自身来讲，在档案信息资源的开发利用环节，缺乏积极主动性，未深入挖掘档案价值服务学校中心工作开展。面向智慧校园建设的档案信息资源建设，应积极调研师生需求，针对性收集相关教学科研资源，推送健康向上的校园文化资源，深入思考如何充分发挥档案价值。而当下的高校档案工作人员缺乏以上认知。
三、高校档案信息资源管理工作对策研究
1.重塑档案信息资源管理工作内涵
档案信息资源管理是指对档案信息资源的收集、整理、归档、开发利用各个环节进行科学合理的管理。面向智慧校园建设，档案部门应更新服务理念，拓宽服务内容，主动提供以下三大服务。一是提供数据服务。数字化档案资源是智慧校园的基础数据来源，学校档案部门应积极回应智慧校园建设对数字化档案资源的需求，不断加强档案资源数字化建设。具体表现为，在数据资源形式上，应注重在智慧校园建设初期就参与其中，选择相适应的档案管理软件，提供符合智慧校园数据统一标准的档案数据资源。在数据资源内容上，应紧紧围绕智慧校园建设需要，主动提供合适的、丰富的相关资源，例如档案部门掌握着学校办学历史图文、大型活动集锦、教学及科研活动汇编、学校文化建设素材等，这些信息资源若能融入全校师生教育教学的智慧校园建设项目中，如信息化课堂教学、主题教育等，将能够积极发挥其作用。二是提供知识服务。档案知识管理是在档案信息化管理趋于成熟的情况下形成的档案管理模式。随着大众对精神生活产生的更高追求，“历史”的知识、“尘封”的档案成为人们新的兴趣点，目前已有众多学者提出档案部门应该重视档案知识管理的研究与实践，这就要求档案工作者拓展服务方式，除日常查询、存档等服务之外，深入挖掘档案价值，最大化利用编研成果，努力提供知识服务，发挥档案育人功能，服务智慧校园建设和学校立德树人工作。例如，在学生管理平台建设中，档案部门可以向信息中心提供学生学习相关管理规定、比赛活动通知、学校荣誉宣传、校史校友专题宣传、校园文化溯源等文件资料，丰富学生的精神生活。三是提供决策服务。档案部门在智慧校园建设中，除了提出数据服务和知识服务之外，还应做好智慧校园建设过程档案的收集及归档［5］，这有利于智慧校园建设项目参与者总结实践经验和教训，不断优化平台建设。
2.构建档案信息资源体系
教育信息化2.0时代下，智慧校园的建设促使档案部门将档案馆职能从原始的档案保管者、查询者转变为学校管理参与者、学科建设与人才培养支持者、档案资源库构建者和校园文化传承者，这就要求形成更加完备的档案信息资源体系。档案信息资源建设主要包括以下四个方面：第一，规范管理档案信息资源，使得档案资源数据库标准化，也就是对数字档案的格式、链接等统一标准处理，保证与智慧校园系统兼容，这是档案数字化建设的基础。第二，广泛开展档案信息资源收集工作。充分利用“互联网+”大数据环境，借助互联网、微媒体等主动收集有助于学校工作开展的信息资源。此外，本单位的电子档案归档要遵循资料的完整性，目前大多数单位忽视了定稿前反复修改的过程档案的归档，这部分档案恰好是宝贵的经验总结。第三，加强特色档案资源建设。例如学校的建设发展档案、校史、校友档案、大型活动档案等具有学校特色的档案资源，对提升学校文化内涵和社会影响力、推动学科建设能起到积极的作用。再如，在中国特色高水平高职院校建设申报中，特色学科建设情况是申报成功与否的重要指标，在支撑材料准备上，某高职院档案部门通过所建立的特色学科资源库（图1）搜集整合学科相关信息，发挥了重要的作用。第四，探索信息资源共享机制。大数据时代，档案部门不仅要立足本校馆藏优势，更要突破界限，联合构建互联互通、共治共享的高校档案信息资源库。利用大数据技术，为各校师生提供丰富的教育教学、科研文化等资源，实现从“专用资源服务”向“大资源服务”的升华，构建人人皆学、处处能学、时时可学的智能化学习环境。这也是促进教育公平的有效手段［6］。
3.不断推动“互联网+”新思维与档案信息资源管理工作的融合创新
“互联网+档案”工作模式，体现了档案的收集、宣传、利用方式的变革。微信、微博等微媒体技术不仅为智慧校园建设提供支持，同时也拓宽了档案收集面及档案文化传播途径［7］。智慧校园建设的目的是为了师生工作、学习、生活高效便捷，档案部门可以借助智慧校园创建档案查询平台，使档案信息查询、传递、接收等全过程“一站式办理”。此外，在档案信息资源宣传上，创办微信公众号，利用微信传播面广吸收快的特点，将档案信息资源以碎片化、新颖化的形式定期传播给学生。档案部门也可以通过网络举办档案活动，比如，在“6·9”国际档案日或校庆日等特殊节日，联合学生管理部门，通过平台举办档案知识小竞赛、珍贵历史资料展等活动，扩大档案知识宣传。
4.培养高水平档案专业人才队伍
作为提供基础信息资源的档案部门，应该努力打造高素质的人才队伍以适应新时期智慧校园建设的发展需要。高校档案工作者除熟练做好基本的档案归档之外，还应提升以下三方面能力：一是专业能力。档案的深入管理要求档案人员具备专业敏锐力，捕捉档案资源的价值，并能有效地为学校工作开展带来帮助。此外，档案的信息化管理及网络宣传时代下，档案人员还应具有一定的信息技术处理能力。二是研究能力。高校档案承载着学校发展的光辉历程和学校的办学特色，对学校开展各项工作有一定的启示。例如，学校建校史能激励学生艰苦奋斗、杰出校友的榜样力量引导学生积极向上、特色专业档案资源指导教学更加优化。档案人员应该提高研究能力，充分挖掘史料价值，发挥档案育人功能，编研教学、科研等特色资料，为学科等主题建设做支撑。三是服务能力。档案人员要有服务意识，发扬奉献精神，主动围绕学校中心工作，立足岗位服务。特别是在智慧校园建设过程中，档案部门需要配合做好大量基础工作，同时也要做好建设过程的资料收集。此外，还应该主动走进学生管理，真正了解学生需求，制定出个性化的网站设计和档案信息资源推送方式，更好地服务师生。
5.加强制度保障
近两年，各大高校都在加强内部控制建设，制定及完善各项规章制度是其中的一项重要内容。档案部门为了规范工作流程，需制定一系列的规章制度，比如本校的档案管理办法、电子文件归档与管理规定、档案利用规定、涉密档案管理规定、档案安全保障制度等。同时，从业务管理出发，还应制定文书、会计、科研、基建、学生、资产等档案的归档规定，以及数字化加工和数据备份规范。此外，智慧校园建设背景下档案信息资源共享机制的构建，更加需要各高校统筹规划，出台统一的管理制度。一是统一思想，协调管理，制定统一的档案信息资源库标准。二是确立使用权限及审批手续。每所学校设定资源库管理人员，负责查询、更新和维护。三是确保信息资源安全，资源库使用实时监控，管理人员素质过硬，保证数据资源安全。四是做好信息资源使用保障，网络系统服务要跟上，确保资源使用高效，真正推进智慧校园建设。制度的确立，保证了各项工作有章可循。尽管智慧校园建设基本功能已趋于成熟，但是在发展过程中已定制度还可能出现一些缺陷，需不断修订完善，更加科学化［8］。智慧校园建设为推进档案信息资源管理工作提供了新的契机。然而，档案信息资源工作是一项较为复杂、涉及因素较多的专项性业务工作。如何把握好智慧校园建设带来的机会，推进档案信息资源管理工作，仍是档案部门需要深度探讨的问题。当前，档案信息资源管理工作除了要重塑工作内涵、构建基础性的档案资源体系等外，还需要在知识管理方面有所作为，充分利用档案价值，服务好智慧校园，同时实现自身可持续性发展。
作者:王树娴 单位:南京铁道职业技术学院
