第一篇：高校财务信息化管理建设
【摘要】
当前信息技术的发展越来越快，因此也改变了高校财务管理的方式以及环境，为了提高高校财务管理质量和水平，必须重视信息技术的应用，实现高校财务信息化管理。当前高校财务信息化管理建设还存在一些不足，为了解决这些问题，必须加强财务管理模式的不断创新，促进系统功能的不断完善，尽可能使信息化安全风险降低，促进管理人员综合素质不断提高。
【关键词】
高校；财务信息化；管理建设
当前高校财务管理体制正在逐渐改革，要想保证改革的彻底性，必须重视财务管理信息化建设，财务管理信息化建设也能够实现高校财务信息公开，促进办学向现代化方向发展，最重要的是能够提升财务管理效率[1]。高校财务管理信息化主要指的是借助当前信息技术，重组当前高校财务资源以及财务运行模式，对财务系统电算化进行进一步改造升级，确保高校财务信息的真实性以及准确性，保证高校财务决算具有科学的依据[2]。但是当前高校财务信息化管理建设中还存在很多问题，因此必须对这些问题进行全面的分析，找出其中的原因，给予针对性的措施改进。
一、高校财务信息化管理建设中存在的问题
（一）财务管理人员缺乏较高的综合素质
在高校财务信息化管理建设中，财务管理人员是工作的主体，因此财务管理人员的素质对于财务信息化管理的建设水平有很大的影响。但是当前的高校财务管理人员综合素质高低不一，一般更多的了解传统的财务管理业务，不了解现代化新型的财务管理知识，职业素养不高，具体来说，有以下几点表现，第一，因为学校领导人员没有足够认识财务管理信息化知识，部分领导者虽然有所了解，但是了解的程度较低，这就必然会影响高校财务信息化管理建设。第二，大部分财务管理人员缺乏足够的现代化财务管理的知识，没有在思想上统一财务信息化管理建设方面的共识，同时也没有建设高校财务管理信息化的足够勇气。另外由于高校财务管理信息化建设要求管理人员具备较高的信息技术水平，但是当前财务管理人员没有足够了解有关财务管理的信息技术，也没有掌握足够的实际工作技能，对学校财务管理信息化形成了一定的阻碍[3]。
（二）高校财务管理信息安全度不够
当前信息技术应用范围越来越广，高校财务管理通过应用信息技术，能够实现财务管理外部环境信息资源与内部系统的共享，但是信息技术在提供方面的同时，也增加了网络安全隐患，因为信息网络的共享以及开放特征，显著增加了高校财务管理信息化安全问题。这些安全问题出现的原因归纳来说有两个方面的表现，一个是外部黑客的非法入侵，黑客通过特殊的手段获取系统的用户名以及密码，通过散播病毒侵入到数据库中，对数据库的资料进行自由访问，恶意篡改数据库中的资料，造成系统资料的泄漏或者丢失，最终会导致严重后果，使得高校学财务安全受到影响[4]。另一个是财务管理人员的不正当操作导致出现系统安全问题，由于操作不正确，造成计算机软件发生错误，硬件设备遭到损坏，病毒入侵系统，导致系统中资料的丢失或者直接造成系统崩溃。
（三）缺乏合理的财务信息化管理模式
由于思想观念的落后，大部分高校领导人员还没有真正认识到财务信息现代化管理的重要意义，没有设计科学的财务管理模式，无法保证充分发挥财务管理作用[5]。虽然高校在建设财务管理信息化过程中采取了一定的措施，然而因为管理理念比较落后，管理方式不够科学，没有坚实的技术支持作为后盾，导致高校财务信息化建设速度下降，无法保证高校财务信息化管理的科学性和有效性。
（四）缺乏智能的财务管理软件
财务软件的开发应用到目前为止一共经历了5个阶段，从后往前看具体为智能分析型财务管理系统、第四代财务软件、管理型财务软件、基于局域网核算型财务软件、单项型财务软件[6]。当前高校应用比较广泛的为C/S架构基础下的财务管理系统，该系统虽然具有较高的安全性以及独立性，但是缺乏良好的信息共享度。所以缺乏智能的财务管理软件也是影响高校财务信息化管理建设的重要原因。
二、促进高校财务信息化管理建设的有效措施
（一）转变新型的财务管理信息化模式
财务管理模式的改革以及创新是高校财务管理信息化的主要特点，也是不同于传统财务管理模式的主要地方。要转变新型的财务管理信息化模式，必须做好以下几个方面的工作：第一，财务管理人员必须按照学校财务管理的具体情况，对财务管理需要达到的目标进行重新制订，促进管理流程的更新，对信息化建设的重要内容给予进一步明确。第二，进一步改善财务信息化管理方法，应该根据新型财务制度，对财务信息化建设的程序进行完善，同时要将财务管理方式具体化。第三，将财务管理目标进行具体分析，将财务工作计划流程以及方案进行更详细的编制，具体需要理清决策过程、工作流程、行为推动、组织结构、信息技术、沟通模式、管理方式等内容。
（二）促进高校财务管理信息化系统功能的进一步完善
高校财务管理系统功能当前还不够全面，系统大多仅仅能够处理一些简单的财务工作，与财务管理信息化建设目标还存在较大差距。所以，在建设高校财务管理信息化过程中，必须按照财务管理的实际需要，对财务管理信息系统的理念以及设计方法进行进一步改善，将财务信息管理系统进行进一步完善，可以在系统原有的功能上增加编制与控制预算、财务信息预测、计划编制、财务分析等功能，同时还可以纳入资金使用效益分析、预算模拟分析、现金流量分析等多个模式，使系统更好的服务于财务决策。
（三）提升财务管理信息化安全度
要想确保高校财务信息系统运行的有效性，有必要防止黑客入侵财务管理信息系统，避免病毒入侵，建立财务管理的安全保证制度并促进其进一步完善。一方面，必须做好财务管理内部控制控制，学校领导层通过信息控制、岗位分工、内部监控等多种方法，使得财务系统在信息化条件下的操作更加规范，对高校财务管理工作进行更好的控制。另一方面，学校必须做好外部风险的技术控制，学校应该定期检测财务各类数据、实时监控网络信息安全以及财务系统安全，积极采取预防手段防控安全风险，保证高校财务管理信息化建设的安全度。
三、结束语
高校进行财务管理信息化建设，有助于学校财务管理水平的提高，提升学校在同类别学校中的竞争力，实现学校管理现代化，促进学校管理经济效益的提升，是高校管理改革的重要内容。虽然当前高校财务管理信息化建设中还存在很多问题，但只要加强对问题出现原因的分析，积极提出应对措施，就能够保证财务管理信息化建设的有效性，提升高校财务管理质量。
作者：段伟 单位：昆明工业职业技术学院
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第二篇：高校毕业生档案信息化管理创新
摘要：
高校毕业生档案是学生接受高等教育全过程的原始记录材料和学历凭证之一，受毕业生多元就业方式冲击和传统毕业生档案管理机制滞后的影响，高校毕业生档案直接转递用人单位的管理模式，已经不能适应灵活性就业的新形势。因此，在完善档案形制的基础上，明确高校毕业生档案所有权和支配权，利用全国高校毕业证书信息管理系统、高校档案信息管理系统、党团组织信息管理系统，对高校毕业生档案进行信息化管理，应成为高校毕业生档案管理机制创新的基本途径和根本措施。这对于树立人才档案观，理顺档案关系，发挥档案的管理职能，提高档案工作效率和水平具有重要的现实意义和广泛的影响。
关键词：
高校；毕业生；档案；管理；信息化
高校毕业生档案是高校学生接受高等教育情况的原始记录材料，能够反映学生的政治思想、道德品质、知识智力、行为特点等多方面的综合素质，因而成为用人单位初步研判毕业生是否是本单位所需人才的凭据和人事档案的初始材料，并被用作工作安排、转正定级、工龄计算、职称评审、养老保险和职务晋升等方面的依据之一。随着以计划分配为主要形式的单一就业渠道，过渡到以劳动力市场双向选择为主要形式的多元就业渠道，一方面档案学界普遍认为毕业生档案是毕业生的“名片”，能够“评价”毕业生的素质和能力，有利于促进毕业生的个人“发展”，是毕业生就业的档案“保障”。[1]另一方面，在档案实践中，由于管理机制的原因，毕业生档案却失去了稳定的“着落”，而在“财富”与“累赘”之间飘摇。这种理论上的高预期与实践中的低效能，使高校毕业生档案工作处在“曲高和寡”的尴尬境地，广大毕业生也因此常常在取舍之间纠结。档案学界对这种弊端的诟病和改革管理机制的呼声由来已久，虽然认识上莫衷一是，观点上众说纷纭，但是，通过信息化管理改革，强化高校毕业生档案的社会服务功能这个大方向是一致的。本文就在高校毕业生档案“去干部化”的视角下，分析高校毕业生档案管理工作中存在的现实问题，探讨高校毕业生档案息信化管理的途径和意义。
1高校毕业生档案管理的现实问题
高校毕业生档案是高校学生档案向人事档案转化的过渡形式，在学生毕业前是高校的学生档案，主要面向学校和社会，用做学生接受高等教育的原始凭据和学生专业素质、专业知识和专业能力等人才因素建构的实物映像；在学生就业后，则面向就业单位作为学生被录用入职的初始材料归入个人人事档案，用做人才录用的学历证明要件。受高校毕业生就业方式、待岗时间和用人单位档案保管能力等多方面因素的影响，高校毕业生档案管理在实践中暴露出如下几方面问题。
1.1档案权利模糊
在计划经济时代，高校毕业生以计划分配的形式与就业同步进行，且用人单位都戴“国”字帽，人事档案工作由人事机关统筹，档案的转入转出可随着学生的毕业和就业即时完成，而且还曾经被作为控制毕业生服从计划分配的基本工具。但是，在时下，学生在毕业后、就业前的时间段明显延长，一些学生在“大众创业万众创新”的大背景下，不再是传统意义上的就业，这就使毕业生档案不能及时转化为人事档案，而成为独立的档案形态。但是，在档案法律规范中，仍然没有对毕业生档案进行明确的定性和分类。高校毕业生档案既是高校从事学生教育工作的原始记录，也是学生接受教育的原始凭证。按照学生档案管理办法必须进行副本归档，而正本则在学生毕业时按照“档随人走”的原则，从高校转递用人单位。从立档意图上看，高校毕业生档案是高校为学生而建；从档案用途上看也是该生人事经历的原始材料；从档案纪录到档案的管理和利用的多视角看，其主体都是高校毕业生。但是，高校毕业生却没有明确的档案所有权，这是我国人事档案生命全周期法定权属不明的反映，也是档案立法缺陷的一个表现。高校毕业生档案在比照人事档案管理的情况下，由于缺乏稳定的管理主体，又未建立明确的权利义务关系和规范的管理机制，管理费用和成本也没有清晰界定，一旦发生档案遗失损毁、信息泄露等物理损毁或逻辑缺失，或是出现“死档”“弃档”，毕业生和保管机构的权益救济都很难得到制度保障。
1.2档案质量下降
按照高校档案全宗，学生档案“主要包括在学历教育中的高中档案、入学登记表、体检表、学籍档案、奖惩记录、党团组织档案、毕业生登记表等。”[2]这种“三档三表一记录”的核心是学生的“学历”和“身份”凭据，不能全方位反映学生在校学习过程的全貌，弱化了高校毕业生档案对学生教育培养过程的“记忆”功能。在高校管理信息化的大背景下，学生管理材料基本上都是在计算机的相同应用系统下完成，档表千篇一律，千人一貌。一些能反映学生学习成果和科研能力，也能反映学生爱好特长和趣向的“个性化”过程材料没有被列入全宗，如学生参与社会活动的过程记录、发明创造和论文著作等能反映学生能力和成果的档案材料。这种强调毕业生档案“人事性”的材料内容，淡化了毕业生档案功能的“人才性”。在以学校为主体的教育范式下，高校学生工作中“重管理轻服务”的倾向，反映在学生档案中就会发生“重评价轻记录”的现象。评价是学生工作者对学生表现的结论性描述。特别是辅导员制或班主任制，是一人对多人的管理机制，评价受主客观因素干扰，准确性很难保证，如果再利用信息手段进行“复制粘贴”式操作，在没有学生行为记录的情况下，档案利用者很难通过结论性评价研判毕业生的在校表现和个人素质。档案质量不高是影响档案记忆功能的“内因”；而档案材料使用信息设备“机制”后，电子签章、签名和识别码等档案形式要件没有相应跟进，影响了档案的法律约束力，这是影响档案凭据价值的“外因”。高校学生档案无论是纸质文件还是电子文件，在档案形式要件上仍然按照传统手工材料的制作模式归档，这给档案真实性保障和鉴别带来了极大的困惑。
1.3管理机制不完善
高校毕业生档案在学生就读期间呈现多样化管理。一是高校档案馆按照人事档案与职工人事档案统一集中管理，或就学生档案单独分类管理；二是高校人事部门档案室与职工人事档案一并管理；三是学生管理行政单位负责档案保管及转递；四是教务或学生教育培养单位管理。这种管理模式的多样性，造成了学生档案管理机制的千差万别和毕业生档案来源的混乱，直接影响了毕业生档案的社会效应。[3]毕业生档案比照干部档案，要求通过机要交通转递或派专人送取，不准邮寄或交本人自带。这种要求既于规无据，也不符合实际，[4]随着就业渠道的多元化，高校学生入学档案和毕业生档案极少通过机要交通转递，特别是近年来交于本人自带的现象越来越普遍。这些现象冲击了干部人事档案管理规定的严肃性，威胁毕业生档案的原始性和真实性。随着就业形势的复杂化，高校毕业生档案管理头绪越来越多。一是毕业时未就业学生，按照本人要求将毕业生档案保留在高校。二是毕业生已稳定就业，在办理派遣手续时，把档案转递就业单位或就业地人事档案管理机构。如改派，则在办理改派手续时同时办理档案关系，将档案转递改派地。三是升学毕业生的档案凭录取通知书将档案转递考取单位。四是未办理档案关系或高校代管期满的毕业生档案转递生源地人才交流中心托管。五是自带档案未及时委托管理，滞留在毕业生手中自管。[5]在档案委托管理过程中，代管逾期或未及时交纳相关费用，导致大量毕业生档案沉积在代管机构，形成大量的“死档”“弃档”，[6]一方面困扰代管机构的正常工作，另一方面造成部分毕业生档案遗失或损毁。
2高校毕业生档案信息化管理创新的途径与措施
高校毕业生档案管理处在高校对接社会的结合部，上游体现着高校教育管理的水平和人才培养质量，下游反映社会人事档案工作的效率与效果。在信息化突飞猛进的新时期，加强高校毕业生档案信息化建设，无疑是联通毕业生档案上下游工作的时代选择。
2.1转变档案观念，树立人才档案观
高校毕业生档案在档案实践中已经形成了完整的独立形态，这是高校教育和就业现实的客观产物，因此只有在理论上认识这一社会存在，并通过档案法律法规明确高校毕业生档案分类，才能实现档案收集、整理、鉴定、保管、统计等全过程的社会应激管理。我国高校学生档案建立在学生即“干部”的人事观念基础上，造成毕业生档案干部化。毕业生是高校面向社会各个方面培养的人才，其档案是记录这一过程的实物载体，必须克服学生档案工作中的档案人事观，树立档案人才观，使高校学生档案在毕业前发挥人才培养的教育功能；在毕业后发挥反映人才特质和水平的记忆功能。高校毕业生档案涉及人数众多，材料来源广泛，管理头绪繁杂，且与高校学生档案直接关联，因此应在高校学生档案管理办法的基础上，就毕业生档案管理制定符合校情的管理细则，实行“文档一体化”[7]的专业管理，使毕业生档案工作有章可循。
2.2丰富材料内容，完善档案形制
加快中学生档案、高校招生档案和在校生诚信档案的电子化步伐，制定与中学生档案相衔接的高校学生档案立卷目录，贯彻国家档案法规和组织人事政策，明确高校学生档案的归档范围，完善高校学生电子档案管理机制，健全基于电子文件管理的档案信息化管理系统。在教育教学管理工作中，客观准确的考核记录学生的学业成绩和日常表现。档案材料中应突出学生的个性特征和道德素质内容，建立学生诚信记录与心理素质档案，注重记录学生的社会实践活动过程，准确描述学生在各类活动中的角色、表现及成绩，用事实表现学生的能力，形成完整、规范、准确、客观的毕业生档案材料。高校毕业生档案中有些是传统教育管理手段形成的纸质材料；有些是现代计算机信息管理手段形成的电子材料。这两种档案材料都是通过自身记载的信息发挥档案功能，信息内容既互相重叠又能互相转化。只有少数毕业生的档案材料中具有少量的实物档案，必须借助实物本身才能发挥档案功能。对此，高校毕业生档案应当采取以电子档案为主体，以其他档案形式为辅助的分类管理模式。电子文件归档要明确时间、范围、技术环境、相关软件、版本、数据类型、格式、被操作数据、检测数据等规范性技术参数，保证归档电子文件的质量和可利用性。档案的凭证作用是记忆价值和其他功能的基础。无论是平面材料还是电子文件，在归档过程的每一个环节都应该有手书签名或签章作为立档标识。《电子文件归档与管理规范》规定“应建立规范的制度和工作程序并结合相应的技术措施，从电子文件形成开始不间断地对有关处理操作进行管理登记，保证电子文件的产生、处理过程符合规范。登记处理过程中相互衔接的各类责任者（如起草者、修改者、审核者、签发者等），登记处理过程中的各类操作者（打字者、发文者、收文者、存储管理者等），登记处理过程中产生的责任凭证信息（批示、签名、印章、代码等），登记电子文件传递、交接过程中的其他标识”，[8]特别是逻辑归档的电子文件只有电子签章时，还应附加有法律效力的非电子签章和签名。
2.3强化学生的主体地位，明确档案权属
毕业生档案是学生在学习过程中形成的过程性材料，在学校以学生档案立卷后，用复件和其他材料集合成的教育档案，是学生学历凭据和成长记录。在自主教育的社会背景下，毕业生应当拥有自己档案所有权，使毕业生档案成为记录自己求学经历的个人财富，调动学生管理档案的主观能动性。我国档案法容许个人拥有档案，并赋予了个人档案的支配权。因此，淡化毕业生档案的公管权，强化自主权应该成为毕业生档案管理改革的大方向。目前学生档案意识淡漠是一种普遍现象，他们不掌握档案的价值和用途，也不了解档案的保存规则，从而影响了档案工具的管理功能。因此应当把档案教育纳入学生入学教育和毕业培训的范畴，引导学生因重视档案而重视自己的表现，教育毕业生知档、为档、存档，能动地借助社会档案机构管好自己的档案。高校档案部门要充分利用各种媒体手段，宣传档案文化，从档案理论知识到档案管理流程等多方面，结合档案工作的校情，开展有针对性的宣传活动，为学校的教育管理工作提供档案工具，为学生和社会利用档案提供指南和方便。
2.4加强档案信息化建设，提高服务水平
在现有的高等教育学历证书电子注册管理系统的基础上，建设高校毕业生档案管理系统，把高校毕业生档案纳入高等教育学历证书电子注册管理系统，实行同步管理，建构全国统一的高校毕业生档案管理权威机构。由高校按照特定的程序运用现代信息技术和计算机网络将毕业生档案信息转递到国家统一的高等教育毕业生档案管理系统，经有关机构或管理系统审核通过后，纳入数据库存档，形成权威性的高校毕业生档案国家信息数据库。利用高等教育学历证书信息平台建立高校毕业生档案查询服务平台，疏通高校学历证书与毕业生档案一体化的网络服务渠道，按照档案管理规范和工作流程，为高校毕业生的用人单位和组织人事部门提供权威性的毕业生档案信息，为社会提供快捷、便利的档案共享服务。[9]高校应加强数字档案馆和档案网站建设，建立高校档案联盟机制。[10]在档案网站建设毕业生信息查询和反馈平台，制作简捷易用的档案索引目录，为用人单位和毕业生提供档案信息查询和资讯服务。收集毕业生信息，统计毕业生人事信息反馈记录，为高校改革发展和主动适应人才市场提供档案信息资源支持，为在校学生综合素质与基本技能培养提供参考。高校学生除行为表现方面的记录性档案外，还有一些记录知识文化产权的实物档案。应根据知识产权法规，对既有财富性，又有档案性的学生档案和具有保存价值的毕业生平面档案，在数字化归档或著录后，由高校按照档案管理规程保管原件和实物。对具有财富价值的实物档案应按法定所有权关系进行流转管理。为了减少毕业生档案查询的频率、减轻网络服务的压力，可适当采取背书或电子芯片的方式，扩充毕（结）业证书的信息容量，载入开放性的档案信息，增强学历证书的证明力，促进高校毕业生档案与学历证书“网上”“网下”的一体化同步管理。对学生的党团组织档案，应利用各党派和团组织的成员信息管理系统，实行信息化的分类管理。平面档案应按组织规范，在组织系统内部进行转递和管理。[11]
3高校毕业生档案信息化改革的意义
高校毕业生档案困局是我国人事制度和档案管理机制滞后于高校毕业生就业现实的结果，要走出这一困局，档案信息化改革具有重要意义。第一，高校毕业生档案的信息化管理为高校毕业生档案提供了稳定的管理途径，是克服高校毕业生档案转递不畅的根本措施。随着社会主义市场经济的发展，高校毕业生就业的社会实体日益复杂，就业的灵活性也越来越强。这是市场经济的客观规律和人才正常流动的必然现象。高校毕业生档案面临的不仅是初次就业时有无着落的现实问题，而且是人才正常流动时能否保证“档随人走”的原则问题。只有统一规范的社会管理，才能适应社会主义市场经济下的社会就业形势，才能为毕业生和社会提供无私公正的档案管理与服务。[12]第二，高校毕业生档案实行国家统一集中管理，有利于各种规章制度和行业规范的贯彻执行，便于对高校毕业生档案质量进行监督管理。特别是所有高校毕业生档案实行“同库”“同网”管理，能够充分发挥比较效应，激发竞争意识，提高档案质量，从源头上杜绝劣质档案流入社会。推动高校学生档案建设，调动高校为用人单位提供包括学生的思想道德素质、责任意识、敬业精神、团队合作能力、意志品质和健康心理等个人素质方面的档案信息。[13]第三，高校毕业生档案信息化管理有利于推动高校档案信息化建设。计算机信息管理系统在高校已经得到普遍运用，中学学籍网络管理、高考网上阅卷和网上招生的普遍实施，使高校学生档案电子化成为不可回避的客观事实。通过统一的电子档案系统，对高校毕业生档案进行计算机网络管理，不仅迎合了这一趋势，而且有利于发挥高校在档案信息化建设中的示范和引领作用，带动各级教育机构的档案信息化建设，促进社会档案管理的现代化。第四，高校毕业生档案信息化管理有助于提高高校毕业生档案的权威性和工作效率。高校毕业生档案和高校学历证书都是学生接受高校教育的成果和凭据。它们的来源、内容和宗旨完全一致，而最关键的是学籍档案与学历证书信息指向也是完全重叠的。高校毕业生档案与学历证书同步管理既可以更充分体现“档”“证”同宗同源的特性，使其相互佐证，又为高校毕业生电子档案赋予了国家权威。同时，也可以充分利用高校毕业生学历管理系统资源，发挥计算机网络批量管理优势，建立统一的信息访问端口和权限管理机制，严格用户的身份识别，保留查询记录，[14]减少“档”“证”分别管理的重复环节和重复劳动，节约社会资源。第五，高校毕业生档案管理信息化改革，有利于克服毕业生档案的“准人事档案”理念。人事部门通过毕业生档案利用途径建立毕业生初始录用的人事档案，不再承担全社会毕业生档案管理工作，可以减轻管理档案的压力，也能鼓励毕业生多途径就业，为灵活就业和人才流动扫清障碍，从社会实践的角度促进我国人事制度改革的进一步深化。
作者：赵和选 单位：咸阳师范学院培训学院
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第三篇：高校档案信息化管理工作研究
摘要：
信息化是经济社会发展的必然，也是高校档案管理工作科学发展的有效途径，目前，受各种因素的制约，高校档案信息化建设水平还有待进一步提升。笔者主要对提升高校档案管理信息化的意义和途径进行了分析，提出了一些建议。
关键词：
高校；档案；信息化
在当今经济社会高速发展的时代，信息资源已经日益受到人们的关注与重视，同时，人们对信息的认知水平也不断提升。国家档案事业发展总体规划将档案信息化列为重要内容，而高校档案工作的信息化步伐由于受到历史、资源、经费等条件的制约，还有待进一步的发展。特别是高校档案管理需要进一步更新管理理念，做到与时俱进、不断创新，充分运用先进的通讯工具和技术设备，形成高校档案管理信息网络综合管理系统，修订管理标准，改进管理方法，真正实现档案管理的网络化和信息化布局，全面提升网络管理工作的现代化水平。
1高校档案工作信息化建设的意义
高校的档案管理工作作为高校工作的重要内容，具有十分重要的作用，从一个侧面反映了高校整体的管理水平。而传统的档案管理工作，由于无法适应新形势的需求，无法满足当前高校事业发展的实际，大力推进高校档案工作的信息化水平成为有效解决这一问题的途径。
1．1推进高校信息化建设可以全面提升档案管理工作的效率
传统的档案管理工作采取的是手工管理方式，既浪费时间又耗费人力物力，同时由于不同工作人员的能力、素质、业务水平等方面的差异，会出现一些纰漏和失误，如不及时发现，会带来诸多的不便甚至是失误。档案的信息化管理具有传统人工管理所不具备的优势和特点，它具有高度的信息化、智能化和快捷化等特点。相对而言，以电子文件形式形成的新档案主要是通过电脑管理程序来实现全程管理，在形成和操作中会大大减少误差，同时还有效减轻了传统档案整理人员的工作强度，有效提升工作的效率。
1．2推进高校信息化建设可以全面发挥高校专业人才的优势
高校作为人才聚集的高地，汇聚了各专业的顶尖人才，在高校档案管理过程中，应该充分运用好这一优势特点，除专业从事档案管理人员在日常工作中发挥作用外，还应积极发挥计算机、网络、管理、文献等多学科专家的优势，帮助高校开展档案管理相关工作，为档案的信息化管理提供理论、技术、人才、设备等方面的支持，进而为高校的科学发展和事业进步提供良好的档案支撑。
1．3推进高校信息化建设可以有效提高档案的共享和使用
相对于传统的纸质档案材料，采用信息化手段处理的电子档案材料具有十分突出的特点和优势，传统的纸质档案受时间、空间的约束，只能由专人在某一时间到某一地点去查询，具有很大的制约性。而现代化的档案管理系统可以使档案的利用不再受时间、空间的限制，可以实现远程授权下载打印等功能，将信息接收群体的数量大幅增加，同时还能有效降低相关的成本，节省人力物力，将档案的共享与使用程度发挥到最大化。
2高校档案工作信息化建设的途径
2．1建立起系统科学的档案管理制度体系
实现档案管理工作的现代化，除了技术设备等方面的更新之外，最主要的是使档案管理工作人员树立起现代化的档案管理意识，在这样的思想指导下，更新完善过去的管理制度和规定，根据国家相关要求，结合本地区本单位实际，制定更加完善科学的管理制度体系和管理运行机制，在管理的各个环节予以落实，真正实现制度化、规范化和科学化。此外，还要明确档案信息化管理的工作责任制，切实使各项工作落到实处。
2．2全面提升档案管理队伍的综合水平
实现高校档案管理信息化建设的核心因素是人，需要建立一支高素质、高水平的信息化档案管理队伍。档案信息化管理人员应该是既具备档案管理方面的专业知识，又能掌握计算机运用、网络技术处理、信息系统管理的全方位的人才。档案部门应把档案工作的人才引进与培养作为一项重要工作常住不懈，打造一支与时代相接轨的档案管理队伍。对现有人员要开展专业培训，提高其专业化、熟练化、信息化的水平。同时要重点引进熟练掌握计算机技术、网络技术和管理系统，同时又愿意从事档案工作的专业技术人才，加强档案管理人才建设。
2．3加强档案信息化管理工作投入力度
档案信息化工作的开展需要一系列先进设备、技术的支撑，需要高校给予持续的资金支持，不断完善档案工作的软件和硬件设备，采购高性能的计算机、网络管理系统，做好档案材料的数字化，建立电子档案接收体系、数字档案服务体系、传统档案数字化体系等，同时要建立与本单位实际工作相适应的档案管理系统，不断完善档案管理平台，实现档案信息资源的合理整合。上述这些建设项目都离不开资金的保障，因此要在档案信息化建设方面给予需要充足的经费，提供强大的支持。这样才能更好地为高校各项事业健康快速发展作出应有的贡献。
作者：白明 单位：内蒙古师范大学校长办公室
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［5］邱戈红．信息技术在高校档案管理中的有效运用［J］．办公室业务，2012，（2）：34．
第四篇：高校图书馆信息化管理探究
摘要：
在计算机网络技术迅速发展的今天，高校图书馆的管理工作也在悄悄发生变化，传统的图书管理模式已经无法满足新时期下图书资源使用和管理要求。在计算机网络技术的支撑下，高校图书管资源将实现与社会资源的高度整合，为师生提供更加丰富的图书资源，同时提高了管理人员的工作效率。信息化技术在高校图书馆管理中的应用具有十分重要的现实意义，但是也存在一定的问题需要我们去克服，本文首先分析了高校图书信息化管理的意义，探讨了信息化管理存在的一系列问题，最后有针对性地提出了几点建议。
关键词：
高校图书馆；信息化管理；问题；建议
高校图书馆是全校师生日常学习生活的重要场所，作为大学校园的知识存储库和传播的媒介，图书馆的信息化管理至关重要。信息化是未来高校图书馆管理的主要方向，在信息技术的支撑下，图书馆管理工作实现了从人工到自动，从模拟到数字的转变，信息化技术在提高图书馆服务效率的同时，也存在一定的弊端，在信息化管理方面仍需要进一步的加强。
一、高校图书馆信息化管理的优势
图书馆是培养人才的文化摇篮，高校图书馆的信息化建设至关重要，其信息化水平直接决定图书馆服务师生的水平。在信息化高速发展的今天，高校图书馆管理工作的各个环节都可以借助信息化平台进行操作，实现自动化管理。高校图书馆未来必然向智能化、网络化、信息化方向发展，实现多元化、深层次的转变。
1.提高了图书存储的安全性。高校图书馆馆藏书数目大，为全校师生提供借阅服务，阅读量大，日常管理工作压力重，而且馆藏的长期保存是图书管理中的关键问题。信息化技术的应用有效解决了这一问题，它可以实现藏书的数字化存储管理，避免纸质书籍因破损而造成资料的缺失，而且便于读者查阅。
2.节省了人力，提高管理效率。传统的图书管理方法需要大量的人工操作，巨大的工作量给图书管理工作带来沉重的压力，而图书的信息化管理使得大量人工操作被取代，使原本繁琐的工作简便化，图书的借阅和归还登记更加规范，提高管理效率的同时，保证了工作的准确度。
3.便于查询。在信息化背景下，可以实现高效的资源检索，快速定位所需资源，省时省力，通过模糊查询可以获得大量的信息。信息化管理使图书查询打破了空间的限制，无论何时何地只要有网络就可以查询到所需的图书信息，方便快捷。
4.实现资源共享。信息化使图书共享成为现实，高校图书馆与外部数据库连接起来，形成一个庞大的信息库，师生便可以利用网络轻松获取网络信息资源，按需求查阅或下载使用，还可以通过网络与专家学者交流和探讨问题。
二、高校图书馆信息化管理存在的问题
笔者作为从事高校图书管理工作二十多年的专业人员，通过本校图书管理的实践和对本省及国内一些高校图书馆管理工作关注，感到当前高校图书管理存在许多与新形势新需要不相适应的地方。
1.信息化管理体制问题。当高校图书馆的信息化程度达到一定水平时，管理体制上存在的问题也就凸显出来，例如信息化建设还不够规范，缺乏统一、标准的管理体系，数字化加工不够彻底以及数据库封闭等问题。这在一定程度上造成了资源的浪费，信息系统间的兼容性不好，不能实现信息资源的有效共享，资源共建水平不高，导致各个系统间协调性较差，没有统一的标准和规范用于指导信息化管理工作，导致资源无法实现合理利用。
2.信息化设施不够完善。在高校图书馆信息化管理中，硬件设施是基础保障，目前我国大部分高校的图书馆硬件设施建设水平落后，软件应用更新速度慢，软硬件与管理工作无法实现协调统一。信息化建设水平不高，存在大量的重复性工作，工作中存在许多难以突破的局限。数据标准化程度不高，规模不能满足实际管理的需要，高校图书馆信息化管理尚且处于边缘化地位。
3.缺乏高水平的信息化管理人才。人是管理工作实施的主体，一批高水平的图书管理人员是信息化管理实施的基础保障，而目前大部分高校图书馆管理人员的信息化水平普遍较低，缺乏高水平的管理人员和先进的管理模式，工作人员老龄化现象严重，他们大都不具备现代化的信息应用技术，对于信息数据的整理归类、书目的加工及数据的分析等工作还不能高效的完成，人才的短缺成为制约高效图书馆信息化管理的重要因素。
4.数字化资源重复建设严重。我国的图书馆信息化建设起步较晚，在数据库建立的初期由于多种因素的限制导致缺乏统一的规划和部署，各个高效间没有有效的沟通，使用各自的数据库资源，而没有实现图书馆之间的网络建设，导致许多数据资源不能共享，很多资源重复建设，得不到充分利用。此外，数据库缺乏系统性和规范性，信息化管理水平不高。
5.特色馆藏数据库资源建设不足。高效图书馆懂点采购现有的中外文数据库资源，而对于本校特色学科开发的特色数据库较少，而且现有的特色馆藏数据资源很多都只限于查询，或者只能在校内使用，馆藏书目缺乏个性化。
三、高校图书馆信息化管理措施
1.完善信息资源建设管理体制。在进行高效图书馆信息化建设时，要建立完善的信息资源建设管理体制，首先对高校图书馆的信息化建设要有明确的定位，结合本校自身学科特色、办学方向来定位馆藏书目。在采购资源时，不能一味追求数量而忽略质量，要根据师生的实际需求采购专业性、实用性较强的资源。充分利用网络资源，对网络资源进行收集、整理、分类，将其作为文献资源收集起来供师生查阅、下载和使用。
2.强化高校图书馆信息化资源建设。首先，对图书馆资源进行合理的开发和充分的利用，确保图书资源的系统性，将管内图书资源进行整合，借助有价值的信息资源和技术理论，实现信息资源的数据化、信息化和专业化；要提信息资源的实用性，致力于为师生服务，构建科学合理的信息资源体系，使资源得到充分利用。
3.提升图书管管理人员的专业水平。在信息化背景下的今天，高校图书馆管理需要一批高水平的管理人才，利用专业的管理知识和现代化的管理手段，发挥人力资源的优势。所以，应致力于对工作人员的技术培训，提高管理人员的理论知识和管理技能水平，紧跟时代的步伐，使其具备计算机操作技巧、系统操作能力、数据分析能力等信息化管理技能。引进一批高水平的信息化管理人才，成立一支专业技术队伍，促进高校图书管信息化管理水平的提升。
4.建立高校图书馆信息化相关标准。高校图书馆丰富的馆藏资源是师生进行科研学习的源泉，馆藏资源的质量砸关系着广大师生的学习成果，在信息化网络环境相下，丰富图书馆藏资源的同时，建立信息服务的标准，重视起知识的优化，在标准化的图书馆服务体系下，高效图书馆的信息服务将会迈入一个新的阶段。
5.搭建丰富检索平台，加快图书更新速度。作为高校图书馆信息化建设的硬性指标，检索平台的搭建要符合信息化管理的相关要求，根据文献标准、作者、关键词等进行多角度的设计，方便师生检索查阅。此外，还要加快资源的更新，及时收录最有效的文献资源，在保证一般读者常规服务的前提下，构建特色数据库资源，探索出自己的特色服务之路，并实现信息资源共享，全面满足广大师生的需求。
四、结语
高校图书馆信息化是未来发展的必然趋势，随着计算机网络技术的不断发展，高效图书馆信息化建设程度也要随之提高，以适应时展的需要。因此，高校要重视起图书馆信息化管理的重要性，加大对信息化管理的资金、技术和人力投入，将先进的管理技术应用到图书馆管理工作中去，提高管理水平，为广大师生提供更好的信息资源服务。
作者：闫淑红 单位：忻州市职业技术学院
参考文献：
[1]杨遵民.高校图书管理信息化研究[J].长沙铁道学院学报，2013.
[2]单甜甜.浅谈高校图书馆的信息化管理[J].内蒙古科技与经济，2014.
