一、当前高校人事档案管理的现状
（一）观念上的一些误区制约人事档案信息化的发展
受传统原因和现实原因的双重影响，当前人事档案工作把重点体现在“封闭性”上，在人们观念中普遍存在着这样的误区，认为“一个人一辈子也见不到自己的人事档案”“人事档案工作就是把每个人的档案保管好，在需要的时候充当凭证”。这样的误区有悖于高校人事档案信息化管理的发展趋势，也不利于工作方式、技术手段的改进。
（二）前后不同阶段形成档案材料内容信息的不一致性影响档案的权威性
在日常档案管理工作的整理环节中，笔者发现极少部分人的档案材料中对其“三龄二历一身份”的记述上存在一定偏差，给人事部门核定身份，计算工龄、核准退休时间，晋升工资等工作带来诸多不便，也影响了档案的真实性和权威性。这些档案中的部分“失实”问题，与手工作业方式不无关系。如果所有信息都能用电脑自动匹配核准，这种错误就会减少很多，甚至杜绝。
二、人事档案“信息化”管理措施上的改进
我们也充分认识到高校档案工作存在的问题和面临的困难。主要是档案的基础设施建设投入不够，档案的信息化建设比较落后，档案的数字化与电子备份工作尚未启动，档案工作人员的信息化技能有待进一步培训。具体来说有以下一些改进：
（一）提高认识，高度重视，端正工作态度
将人事档案信息化管理作为一项重要内容列入工作要点，注重档案由纸质转化为电子信息时的准确性、完整性和规范性，确保档案管理的安全性和保密性。归档的电子材料真实准确、完整齐全、文字规范、对象明确、手续完备，使每份档案做到分类准确、编排有序。
（二）树立服务意识，建设专业化管理队伍
人事档案管理人员需明确工作重点，树立服务意识，实现人事档案的信息及时更新，确保其信息的准确性、完整性和安全性。提高管理队伍的整体素质，确保人事档案工作为各方面工作提供准确可靠、便捷、高效的服务，真正实现人事档案信息化管理的最终价值。
（三）创新方法，加强档案管理的信息化建设
加强专业培训，创新技术手段，提高自动化运作能力。充分利用计算机与档案管理软件，实现人事档案电脑化的规范管理，减轻档案工作量和劳动强度，充分发挥好档案的信息服务功能。
三、高校人事档案信息化管理措施探析
人事档案管理方式提升效率，信息化、网络化是势在必行，首先要转变工作思路，其次通过提升技术手段来改进工作方法，以彻底改变传统模式。
（一）完善人事档案信息数据库建设
高校传统的人事档案是以纸张为载体，要做到人事档案“信息化”管理首先需要建立起人事档案信息数据库，完善人事档案信息数据库建设。具体来说需要涵盖两方面的内容。一是数据库建设上需要照顾到本人对档案信息的部分知情权。人事档案既不能完全与外界封锁，也不适合无条件开放，需要通过制定有关规定，通过科学的技术途径，使当事人对本人档案拥有“有限知情权”，有条件地向当事人公开其部分信息。在高校内实现个人档案信息的部分知情权，可以借鉴国外的一些先进做法，即形成个人资信档案登记制度，让在校老师拥有一个唯一的账号，在需要的时候通过这个账号和密码可以在数据库中查到自己相应的材料。二是数据库维护上需要完善针对人事档案中被发现问题的解决方案。以此为基础，及时发现人事档案中出现的问题，就人事档案中出现的问题的解决来说，可以根据具体情况按程序提供依据性材料，提请有关部门采取相应措施加以解决。并完善形成数据修改、编辑的记录跟踪机制，备案档案借阅、转递等批准部门和经办人员的信息，做到后续工作有据可依、有案可查。
（二）做好“信息化”档案归档的前端控制和前台管理
前端控制是保证归档文件真实性、原始性的重要技术手段。所谓“前端”，即文件最初形成的状态。“前端控制”必须注重人事档案管理环节中文件运转的全过程通盘规划，加强文件形成和维护阶段的监督，确保人事档案形成阶段上传材料的真实性，做好对有疑点，前后不一致的材料的审核和考证，落实对未经确认和来路不明的材料的把关。保障档案材料源头上的真实性和权威性。针对各个业务部门形成的材料通过前台门户上传和录入人事信息，做好前台管理。就高校来说，主要是分管人事、组织部门的工作人员通过前台门户上传和录入人事信息。业务部门可通过自己的用户密码访问数据库，查看自己权限范围内的信息，有效避免跑档案馆查看实体档案的繁琐环节，提高效率。
（三）确保后台管理系统安全性
后台管理系统，根据业务流程中的信息规范整合、存储和管理三大工作要求，可分为三个主要模块：信息的规范整合模块、信息存储模块和信息管理模块。在信息规范整合模块中，平台可根据预设的文件格式规范，对前台门户中各部门管理员上传的档案信息进行格式检查，对不符合格式要求的内容不准予成功上传或录入，该平台还应具备提醒并标注格式错误的功能，方便前台门户各部门对退回的上传材料进行及时修改，节省纠错时间，以便快速更正后再次上传；另外，档案管理员可对部分信息做灵活处理、审核和修改；信息审核通过后，平台将对档案信息进行自动归类。在信息存储模块中，档案管理员进一步对档案信息进行入库审核和入库信息的录入。在信息管理模块中，档案管理员将根据用途，进一步做好档案信息的修改、鉴定和统计，并设置可开放、可借阅的档案资源，做好档案借阅记录工作。安全性是人事档案信息化的关键。要在对各种信息资料的密级进行严格界定的基础上，建立起规范、严格、科学的信息化管理规章制度。还要严格分配用户的权限，定期校验、备份，及时维护数据库，落实网络环境安全工作，通过加密技术防止第三者从截获的文件中破解出源文件，切实避免病毒、黑客对信息系统的危害。
四、总结
人事档案管理工作的根本目的是优化档案在人才交流领域的利用率，人事档案信息化管理在改革分散多头管理为集中统一管理，打破各级部门条条块块管理的旧体制，实行相对统一集中的管理新体制方面具有先天优势；在促进档案的查借阅过程网络化，简化档案管理工作中重复繁琐的人工手动作业方面有着不可替代的便捷性，能为对人事档案管理提供更好的服务。加强高校人事档案信息化管理建设是高校人事制度“以人为本”，工作方法“与时俱进”的内在要求，尽人事档案馆网络化建设和档案数字化建设，将在单位内部实现档案管理网络化和数据实时共享，有利于提高档案管理和利用的效率，并为档案信息化管理及备份工作打下良好基础。
作者：程培英 单位：湖州师范学院档案馆
