[摘要]当今社会经济迅猛发展，科学技术日益创新。各行各业都受到了时代竞争所带来的挑战和机遇，高校的档案管理工作也都面临着方式的转变，在管理的过程中无论是领导者还是档案管理员都有着十分重要的责任，数字化管理模式给当前档案管理带来新的发展和挑战，发展过程体现了数字化管理的优势和弊端。
[关键词]档案；数字化管理；优势；弊端
高校的档案管理工作是当今高校工作中的一个十分重要的环节，是学校的管理水平和整体工作效率得到提高的必要条件，更是学校不断向前发展的重要见证。本文针对现代高校档案管理过程中数字化管理的优势和弊端加以阐述和研究。
1档案数字化管理是信息时展要求
随着当前科学技术飞速发展，各行各业的发展都在不断与信息技术相融合，数字化的管理是运用网络、多媒体、计算机等进行管理工作，高校档案管理工作的有序进行关乎着高校能否健康发展，而良好的管理办法对管理工作有着直接的关联，高校的档案记录着学校发展的历程，成为管理者研究学校未来发展方向的第一手资料，经过了多个学校管理者不断的分析、总结、制定方向才拥有了这样一个宝贵财富。对档案工作进行研究，目的就是了解目前高校档案管理现状以及数字化管理办法的应用情况，借鉴和吸收优秀的管理经验，良好的档案管理工作使得学校工作的高效、有序进行得到了保证，因此档案管理工作的制度设立、建立健全管理机制尤其重要。小到个人，大到单位、国家，档案信息的管理是必不可少的，不但可以使信息得到保存也使得在需要资料时可以快速、准确的定位查找，总之学校事业协调发展离不开档案的有效管理。数字化管理的引入希望能够帮助学校不断适应时展对档案管理工作的新要求，促进学校事业的稳步前进，但是与之俱来的弊端也不能忽视。所以对档案科学规范的管理就是当代高校发展的重要衡量标准。学校好的档案管理工作，不但可以为学校领导理清学校事业发展的现状、及时调整办学战略提供依据，也为学校未来发展指引方向；还可以为社会能够鉴定高校的文化和办学成果奠定扎实基础。而真正好的档案管理工作离不开先进的管理手段，更离不开管理过程的不断调整，数字化管理的优势和弊端都要时刻审视，优势要不断发扬，弊端要不断改正，这样对学校远期战略、管理效率的提高都有着深远的影响，更能指引学校依据自身情况制定长期发展规划。因此好的档案管理工作对社会经济发展和高校不断向前具有重要意义，而档案的数字化管理给予当前高校的档案管理带来了新鲜的血液，需要我们进行不断探索和挖掘。
2档案数字化管理的优势
2.1利于高校立卷制度的落实
当前社会，高校部门立卷已经是一个十分常见的问题，但是仍有很多档案室的管理工作代替了部门的立卷工作，这样就会有一部分档案管理人员将档案进行立卷管理，取代个别立卷单位的工作，但是由于档案管理员并非专业管理人员，所以对档案的立卷管理工作并不是十分了解，也就不能判断所交的档案是否完整，这就使得档案的管理质量受到影响，数字化的档案管理过后就能使档案进行网络信息化的管理，这样就能将档案输入网络系统，档案的管理员就能对档案进行统一管理和保存，这就从最基本情况对档案进行了管理。
2.2数字化管理不受时间、空间限制
传统的档案管理受到时间和空间的很多限制，使得管理上出现很多不便，而数字化的管理模式则使得档案的管理打破了时间、空间的束缚，传统档案管理，想要查看资料还需要到学校档案室，找到学校领导进行档案查阅批示，经档案馆员查找才能进行利用。数字化管理实现后，只要经过网络平台，就能有效进行档案的管理和查阅，还能做到精准查找，这样不仅在时间上大大缩减，还对档案管理员的工作量进行缩减，减轻了管理员的工作难度。数字化的管理能有效把档案进行归类、分档、排序，也能在不同载体上保存，保存和查找起来更加方便，档案的安全保密工作也比较容易做到位，进而提高查找文件的准确性。网络时代的档案管理能够将档案迅速进行明确分类、排序，也更加能够保证档案的完整性，在这种情况下，每个想要使用档案的人员都可以通过网络得到允许，对档案进行方便、快捷的查找，省时省力，档案的管理效率也就大大提高，资料更新也更具时效性，只要适时对档案管理系统进行完善，操作流程会更加节省了人力、物力、财力，提高工作效率，促进我国高校档案事业迅速发展。
2.3有利于档案内容信息的开发
传统的档案管理模式所能保证的只是档案的完整性、原始性，所占空间非常庞大，对管理用的库房要求也比较高，查找起来费时费力。而经过数字化管理之后，所有的高校档案都能在局域网上进行统一管理，并且能够进行明细的分类，保存空间也很大，新增档案时也可以随时进行添加，查找也能实现精准查找，实现档案内容完整的保存，根据一条线索，还能查找出相关内容的其他所有档案，快捷便利，对档案信息的开发和利用十分有利，同时也有利于对事项进行追根溯源，满足利用者对档案信息的深层次需求。
3档案数字化管理的弊端
3.1数字化管理人员选择受限
虽然信息化时代给人们带来了极大的便捷，在高校数字化管理过程中也确实有了诸多便利的条件，但是高校档案管理人员对网络、信息管理掌握并不到位，缺乏相应的技术，档案数字化管理人员的选择上会受到许多限制。目前很多高校档案管理员需要进一步提高网络操作熟练度，并且需要掌握档案数字化管理相关知识，兼具这两种素质的管理员才能实行档案的数字化管理。档案的管理本质上需要管理员对当前的各项政策保持住相对好的敏感性和绝对好的理解力，同时也需要管理员具备较强的数字管理技术。因此，管理人员要有比较高的专业管理素养和信息网络操作能力，才能很好的胜任当代高校数字化档案管理工作。部分高校管理人员身兼多职，对档案的管理缺乏时间与精力的投入，档案管理人员的专业素养比较欠缺，这样都会直接影响到高校档案管理的持续性和稳定性。但是现实是高校档案管理员业务素质往往不够，使得档案分类缺乏准确性，档案资料收集缺乏完整性，档案信息化步伐相对落后。档案数字化管理对管理人员的档案和科技素养提出了更高的要求，作为新时代的高校档案管理人员必须要掌握相关的网络操作能力以及档案学术理论水平，才能胜任当前高校档案的数字化管理工作。
3.2数字化管理存在安全隐患
网络信息技术的高速发展带来档案管理的便捷，但是也存在很大安全隐患，在进行档案的查询、分类等工作时，信息安全保证更加急切，一是查找利用过程中可能会带来更加大的风险，二是不法分子也会利用网络进行信息的盗取，这就给网络档案信息安全带来相当大的威胁。首先，档案信息保密的重点工作就是信息的使用程序，档案查找一定要严格档案利用权限，并不是什么人都可以进行档案查阅，查找利用档案需要有完整的档案利用审批流程。总体而言，档案的管理需要严格把好安全关。从文件的保密性质考虑，应该制度健全的档案管理制度，并严格监督实施，无关人员不得随意登录网站查询。其次，档案的保存要做好鉴定工作。档案的鉴定原则是对档案内容进行分析与鉴别，以分析现实和历史作用为主，根据国家和高校内部对档案的文化价值的需要，准确分析确定高校档案的保存价值，以便精确的确定高校档案的管理分类，便于日后的查找利用。还要对文件进行保密等级的划分，区别管理，将机密级的文件进行更严格的管理，保密管理级别要根据泄露所带来的国家安全和学校利益影响的程度进行确定，以便获得国家相关法律、法规保护。
3.3数字化管理档案利用率不高
虽然数字化管理模式有很多便利，但是在我国的利用率并不高，有很多高校仍然沿用传统的档案室管理的办法，对于数字化管理的优势也认识不到位，缺乏科技意识，看不到数字化管理过程对人力、物力的节省，也看不到对我国档案在使用过程中展现的便利，更加看不到档案数字化管理过程带来的丰富的网络资源，归根到底是管理人员缺乏与时俱进的观念，缺少学习新知识的动力，对于档案的分类、查询等工作还是人工进行的，观念陈旧，并且单纯的认为档案触手可及，才是最安全的、最有用的，却忽视了网络带来的丰富的档案资源，这就使得数字化管理的利用率较低，给高校档案管理工作带来人为的制约，也使得档案资源的网络共享受到阻碍，消耗了大量的人力、物力、财力，这就造成了档案管理过程的浪费。
4总结
综上所述，随着当前网络科技的飞速发展，信息化时代的继往开来，我们要在高校档案管理的各项管理工作中创新方式方法，尤其是不能再沿用传统方法，要与时俱进，采用更加科学便捷的方法进行档案管理。在管理过程，提高高校档案数字化带来的便捷性，不断地解决档案数字化管理过程中存在的问题，不断完善数字化管理，总结档案信息化管理经验，使得整个档案的管理过程更加便捷、安全，高校数字化档案管理进程中的障碍，也需要高校全体管理人员不断的深化研究，充分利用科技发展实现档案的科学管理。
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作者:傅永珍 单位:广州市广播电视大学
