随着科技的不断进步，数字化已经走进人们的日常生活中。高校档案数字化的管理模式不仅能够为档案的资源应用提供方便，还能够对档案管理方式进行优化，使档案管理进入高科技技术管理层次，也是高校档案数字化管理发展的必然趋势。
一、高校档案数字化管理概述
通常定义下的数字化档案，指的是随着计算机技术的发展和多媒体技术的应用，产生的一种信息化的档案管理模式。具体是指应用现代化的科学技术和计算机技术等手段,将纸质文件、声像文件等传统介质的文件和已归档保存的电子档案,系统组织成的一种档案信息资源，用数字代替档案中的文字记录、图像记录、声音记录、视频记录等档案记录方式，对档案资料进行传输，使档案资源能够得到快捷的利用，实现档案资源在一定区域内的共享。高校档案主要记载的是高校的教学、科研及重大事项等实践活动内容，其中也包括各种形式的记载内容，内容比较繁杂，高校档案使用数字化管理模式之后，大大提高了高校档案的管理效率，为高校档案数字化管理发展提供技术基础，进一步促进高校整体的发展。
二、当前我国高校在档案数字化管理中出现的问题
虽然高校档案管理使用数字化管理模式，但是由于数字化系统建设和档案管理人员的数字化技术能力比较薄弱，高校档案数字化处理技术的水平偏低等原因，高校档案数字化管理工作仍然存在诸多问题。接下来就对高校档案的数字化管理过程中出现的问题，进行具体分析，主要从以下几个方面进行阐述：
1.高校内部机构数据库不兼容。
我国大多数高校目前都使用了数字化档案管理系统，建立了各类档案数据库，基本上实现了档案数字化管理。但是由于高校各管理部门的内部机构比较复杂，使用数字化管理系统时没进行沟通，各自为政，所以导致高校部门使用的管理系统和档案管理部门的档案系统不匹配，致使数据库连接时出现了诸多问题。主要表现在：档案数据库建立缺乏整体性和系统性，档案部门和学校其他部门分别建立自己使用的数据库，这类数据库的标准化程度相对比较低，而且信息记录的也不全面，并且各部门之间可能会出现数据库重复建设的问题，对数据库的使用和资源优化产生了不利影响，而且数据库里的数据信息也不规范，数据库的信息资源的利用只有在自己部门的管理系统中所使用，高校的各部门之则不能共享档案信息，无法满足其他用户的需求。
2.高校档案数字化管理的存在安全性问题。
由于数字化档案管理是建立在计算机技术和多媒体技术的基础上的，因此，档案信息、数据传送是依赖互联网和校园网来完成的，它的优点是传递速度快捷、便利，但容易泄密和丢失数据。所以，档案信息的安全性就得不到保障。虽然高校档案的数字化管理评价指标是档案数字化管理的过程中必不可少的一项内容，能够对高校档案数字化管理中出现的问题进行及时把握分析，但是对于数据泄露和丢失等问题却难以发现，对高校档案的安全保护问题造成困难。
三、解决高校档案运用数字化管理出现问题的措施
由于高校档案数字化管理过程中，存在着诸多问题，针对高校档案数字化管理的问题，要提出解决措施。解决高校档案运用数字化管理出现问题的措施，主要从以下几个方面进行论述：
1.档案数字化建设的核心是档案数据库的建设。
在高校档案馆数字化建设中,数据库的结构标准化的规范化体系的确立，是高质量建设档案数字化的坚实基础，也是数字化档案能否实现最大范围共享的前提。各高校的档案管理部门在开发应用档案管理软件的同时，要汇同学校其他主要管理部门进行协商，开发使用兼容性比较强的档案管理系统，要紧密联系学校各部门的实际，建立实用性、可靠性强的数据库，要有更新和控制功能。对有关档案数字化管理的系统进行完善，建立档案目录数据库和档案全文数据库，对档案自动检索系统以及对档案全文信息的链接起到决定性作用,并能实现网络共享。
2.加大对专业人才的培养，确保档案信息利用安全。
档案数字化建设是一个对技术要求比较高的工作，所以高校在档案数字化建设的过程中要加大对专业人才的培养，使他们能够对一些问题作出正确的判断和决策，并指导档案管理的工作人员进行工作，使管理人员在高校档案管理过程中发挥最大的作用。强化高校档案数字化管理人员的工作能力，增强他们对高校档案数据安全保护意识，确保高校的档案数据安全，防止信息泄露，给高校的教育教学工作带来麻烦。增强高校档案数据管理人员的数据安全意识，是高校档案管理过程中非常重要的环节，也是高校档案数字化管理人员的职责所在。要加强高校档案数字化管理的数据安全性，强化基础设施建设。高校的档案中包含着高校长期以来重要文件资料等内容，一旦泄露，就会对高校的发展产生不利影响，所以要建立数字化的评价体系，对档案数字化管理进行评价，防止数据泄露和丢失。另外，要保证高校档案数据的安全性，要加强对基础设施的建设，信息化基础设施是高校档案数字化管理的基础保障。高校档案实现数字化管理，是档案管理模式发展的必然趋势。高校档案是对学校的教学、科研管理及学校重大活动等各方面的真实记录，对高校的发展有着十分重要的作用。高校档案的数字化管理，虽然给档案管理工作带了很多便利，但同时也为高校的档案信息安全埋下了隐患。因此，要加强对高校档案数字化管理的安全管理，促进高校档案管理工作的顺利进行，促进高校的健康发展。
作者：樊丽君 单位：沈阳建筑大学档案馆
参考文献
[1]李江霞.基于高校数字化档案安全管理体系的研究[J].中国管理信息化,2015,（01）:206.
[2]徐英,游婷,赖利旗.高校数字化档案管理系统评价体系研究[J].办公室业务,2015,（01）:32.
