前言：寻找写作灵感？中文期刊网用心挑选的高校档案采用数字化管理的优与弊，希望能为您的阅读和创作带来灵感，欢迎大家阅读并分享。
高校档案管理工作是高校工作的重要内容，是提升高校管理水平以及整体工作效率的重要前提，更是促进高校不断发展的重要动力。而随着信息化时代的不断发展，高校档案管理的数字化可以充分满足时展需求，对其存在的优势与弊端进行分析，有助于高校档案工作的高效、全面开展，以促进高校各项工作的顺利进行。
一、高校档案数字化管理的重要性
随着科学技术的快速发展，信息技术在各行各业中得到了广泛应用，而数字化管理就是应用网络、计算机等开展管理工作。而在高校的运营、管理过程中，档案管理工作的良好开展对其自身的健康、持续发展有着十分重要的作用，并且科学、正确的管理方法对管理工作的落实存在直接影响。高校档案是对学校发展的有效记录，是高校管理者对未来发展进行研究规划的重要基础，是众多管理者不断分析、研究、总结的宝贵财富。而高校档案的数字化管理是紧随时展潮流的必然结果，有利于促进高校档案管理工作的顺利、高效开展，显著提升高校各项工作的水平。因此，充分落实档案管理工作对高校、社会发展有着重要意义，而档案管理工作的数字化有利于增强工作的生机与活力，需要管理者在实际工作中进行不断探索与创新，重视对数字化管理优势的充分发挥，并对其弊端进行有效完善。
1.保障高校档案的完整性。在目前的高校发展过程中，大部分高校的立卷工作通常会被档案室管理工作所替代，这样就需要档案管理人员对相应档案实施立卷管理。但是在实际管理过程中，档案管理人员并不属于专业人员，所以对档案立卷管理的工作内容不是特别了解，无法对档案的完整性进行确切判断，这对档案管理的质量有着不良影响。而采用数字化形式对档案进行管理，可以对档案实施网络信息化管理，这样能够把档案输进相应的网络系统中，以便于档案管理人员对档案实施统一管理与保存，进而由根本上落实高校档案的高效管理。2.提升管理质量与效率。在传统的高校档案管理过程中，因为受到时间、空间上的限制，管理方面存在众多不便。例如，在传统管理中，想要对相关资料进行查询，首先需要得到校领导的查阅批准，才能够进入学校档案室通过档案室人员进行查找，然后再开展有效查阅。而通过数字化形式实施高校档案管理后，只需要通过网络平台就可以对档案进行有效管理与查询，以降低管理人员的工作难度。采用数字化管理有助于对档案的分类、归档和排序，并且可以在不同载体上进行保存，让档案的保存与查询变得更加便捷，同时还可以提升档案的安全性与保密性，可以为档案的完整性提供可靠保障。在档案数字化管理环境中，每个想要对档案进行使用的人员都能够在通过网络允许的状况下，快捷、方便地对档案进行查找与应用，省时省力，显著提升了档案管理工作的效率。同时资料的更新更具时效性，只需要对档案系统进行实时完善，提高工作效率，从而有效促进高校档案管理工作的高效、持续、健康发展。3.提高深入档案查找的效率。在传统的高校档案管理过程中，能够确保的只有档案自身的原始性以及完整性，但档案所占据的空间十分大，对所使用的库房有较高要求，并且对档案的查找、应用十分费时费力。而对高校档案采用数字化管理之后，所有档案都能够统一在局域网上进行有效管理，同时还可以对档案进行明确、详细的分类，并且拥有大量的保存空间。对新的档案进行增添时，可以随时在网上进行，在对档案进行查找时，能够精准对所需档案进行查找，进而使档案信息的全面性、完整性得到有效提升。此外，以一条线索为依据还能够找出与所查找内容相关的其他档案，方便快捷，这对档案信息的有效开发与利用有着十分重要的作用。此外，还有利于对相关事项的充分追溯，充分满足使用人员的更深层次的需求，实现档案价值的最大化。
三、高校档案采用数字化管理的弊端
1.档案管理人员的专业水平需要提高。信息网络技术的快速发展，为人们的生活、工作带来了更多便捷，同时为高校档案数字化管理工作的开展提供了众多的便利条件。但是在实际的管理工作中，管理人员缺乏对网络、信息管理的确切掌握，信息化管理技术不到位，这样会使管理人员的选择受到诸多限制。目前，大部分高校档案管理人员的网络操作能力需进一步提升，并且需要对档案数字化管理的相应知识进行确切掌握，只有两种能力、素质都兼具的管理人员，才能够对档案数字化管理工作进行明确落实。档案管理工作的本质就是要求管理人员能够对目前相关的各项政策具备较强的敏感度，同时能够对各项政策内容进行贯彻与掌握，重视对自身数字管理技术的不断提高。此外，大部分高校的档案管理人员通常都会身兼数职，所以在档案管理工作中所投入的精力、时间有限，致使档案管理人员自身缺乏良好的专业素养，这样十分不利于高校档案管理工作的高效、稳定、持续开展。在实际的高校档案管理工作中，管理人员自身的业务素质通常比较低，这十分不利于对档案的精准分类，无法对档案资料进行完整收集，档案管理的数字化发展相对比较落后。高校档案的数字化管理对管理人员自身所具备的档案素养、科技素养有着很高要求，所以在新时代背景下，高校档案管理人员需要对相应的网络操作能力进行掌握，并重视自身档案学术理论水平的不断提升，这样才能够为高校档案管理工作的顺利、高效开展贡献力量，充分落实管理工作，以促进高校各项工作的顺利开展。2.档案管理的保密性需要提高。随着网络信息技术的迅速发展，档案管理工作变得更加便捷，但是相应的安全隐患也随之产生，所以在档案查询、分类、收集等过程中，急需对信息安全的确切保障。第一，在对档案进行查找、利用的过程中，可能会带来相应风险；第二，在网络上不法分子会对相关信息进行盗窃，这会对档案信息安全造成非常大的威胁。因此，在档案管理工作中重视信息的使用程序，以为档案信息的安全性提供可靠保障，对档案进行查找的过程中，必须对档案的利用权限制定严格要求，并不是所有人都能够对档案进行随意查阅的，对档案进行查找、利用时需要遵照完整的审批流程。总而言之，档案管理需要重视对安全关卡的严格把控。由文件保密性进行充分考虑，就需要对相关的管理制度进行制定，并监督其实施，不相关的人员不能登录网站，不能查阅档案信息。同时需要让档案鉴定工作得到确切落实，档案鉴定原则就是对档案的信息内容进行有效分析和鉴别，主要是对其现实作用以及历史作用进行明确，并以国家、高校自身的实际需求为依据，对高校档案所具备的保存价值进行明确，进而让高校档案得到明确的分类管理，以便于以后的查阅与利用。同时还需要重视对文件保密等级的有效划分，以开展明确的分类管理，对机密文件实施更加严格的管理措施。而保密等级的确定需要以信息泄露为国家安全、高校利益所造成的影响程度为依据，进而利用国家所制定的法律、法规进行有效保护，为高校档案管理工作的安全开展提供可靠保障。3.档案管理使用效率低下。虽然数字化管理模式的应用为高校档案管理带来了诸多便利，但是我国高校对数字化管理的利用率较低，许多高校依然还应用着传统的管理模式，缺乏对数字化管理的充分认识，缺少先进的科学意识，没有认识到数字化管理的开展对人力、物力、财力的有效节约，也没有看到数字化管理模式为高校档案管理所带来的便利，更加缺乏对数字化管理中丰富网络资源的充分利用。而出现此种状况的主要原因就是管理人员自身缺乏紧随时代潮流的理念，缺乏对新知识进行有效学习与掌握的动力，依然还是采用人工形式开展档案的分类、查询等工作。管理观念十分陈旧，认为采用触手可及的方式实施档案管理，是最为安全、高效的管理方式。这样不仅严重影响数字化档案管理的利用效率，还人为地对高校档案管理工作造成相应制约，十分不利于对档案资源进行有效的网络共享，从而在人力、物力、财力方面造成了大量消耗，造成了档案管理的资源浪费。因此，在实施高校档案管理过程中，关注对管理人员思想理念的有效变革，提升其对数字化管理模式充分利用的重视力度，并对丰富的网络资源进行有效利用。在提升高校档案管理效率的同时，对大量资源进行节约，以促进高校的健康、持续发展。随着信息网络技术的迅速发展，信息时代下高校档案管理工作的方式、方法需要不断创新。想要与时俱进，就不能再对传统的管理方法进行沿用，需要利用更加便捷、科学的方法开展档案管理工作。而在实际的管理过程中，充分利用数字化管理模式所带来的便捷性，重视对其中所存在的问题进行研究与解决，让数字化档案管理得到不断完善。同时对数字化档案管理经验进行有效总结，以显著提升高校档案管理工作的安全性与便捷性。对发展进程中存在的障碍进行有效清除，充分利用现代技术促进档案科学管理的确切落实。
参考文献
[1]胡滨.关于高校档案管理现代化的特点探讨[J].课程教育研究，2017（51）:59.
[2]赵思.试论网络时代的高校档案信息化管理[J].黑龙江史志，2015（5）:134.
[3]杨博文.规范化和标准化是实现高校档案管理现代化的基础[J].人才资源开发，2015（4）:130-131.
[4]沙敏.高校档案数字化建设的认识与思考[J].科教导刊（上旬刊），2011（2）:171-172.
[5]马东薇.高校档案数字化建设的新思考[J].科技创新导报，2013（23）:235.
[6]卢清富.高校档案数字化建设的几点看法[J].档案天地，2017（2）:33-35.
作者:黄莉琴 单位:海口经济学院
