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高校人事管理系统构想与设计

2020-01-15 16:51 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

随着各地高校的不断扩建,教师队伍日益壮大,高校人事管理越来越复杂,传统的工作模式已不能跟上信息化步伐,原有的系统已无法满足高校发展的需求。大数据时代的到来,给人事管理带来了一定的挑战,与此同时,也带来了人事管理改革的机遇,为了减少工作的重复率,提高高校人事管理工作效率,实现人事部门内外部之间数据的共享,构想与设计现阶段高校人事管理信息系统意义重大。

一、高校人事处工作概况

高校人事处主管全校职工人事相关工作,一般内设人事管理科、工资福利科、社会保障科、师资管理科等四个科室,主要职责是贯彻执行国家有关各项人事工作方针、政策法规,建立健全学校人事管理制度,积极探究并推进人事制度改革工作。包括根据学校发展需要和校内各单位队伍建设实际,做好人才引进与招聘工作,负责学校机构及人员编制的规划和岗位设置等管理工作,落实上级工资福利相关政策、做好全校所有教职工工资及津贴福利管理工作,贯彻社会保障相关政策、为全校职工按时缴纳公积金和社保,负责职工医疗报销、工伤认定等保障工作,做好退休人员养老金的申报和发放,负责出具各类工资收入证明,解答职工相关政策的咨询服务工作。

二、高校人事管理工作现状

(一)管理人员各自为政,人事信息管理分散零乱

人事处工作内容烦琐,任务较多,处内人员之间各行其是,没有很好的沟通,各自掌握自己需要的数据,没有形成一个完整的信息库,信息管理分散零乱,重复工作较多,比如,工资福利科和社会保障科需要新进人员的基本信息时,由于需求不一,只能各自联系职工本人前来提供相关信息,这种工作方式浪费时间,大大降低了人事管理工作效率,同时也给职工本人带来了麻烦。

(二)人事信息相对独立,数据共享性较差

人事处各科室之间掌握不同的人事信息,但其实有很多信息是重复交叉的,没有一个人事信息管理平台将各科室的信息整合在一起,每个科室掌握的信息都是独立存放的,这种管理方式存在很多弊端,数据共享性较差,工作效率极其低下。

(三)人事信息没有及时更新,数据准确性不高

大多数高校人事信息还是传统的分散管理模式,当职工因学历提升、职务职级调整等人事信息发生改变时,各科室工作人员由于本身工作较多,信息常常没能得到及时更新,长久以往,各科室之间相同的人事信息数据准确性越来越低,影响后续工作的开展。

三、高校人事管理系统建设应解决的几个问题

(一)加强人事管理系统的研究与开发

大数据已渗透到各行各业,高校人事管理应以大数据为契机,加强人事管理系统的研究与开发,使高校人事管理能适应时代的发展,除了给人事部门工作提供便利,提高工作效率外,还能为领导和其他部门提供科学的数据,促进学校发展。

(二)提升人事信息的更新速度

人事处应该安排专人负责人事系统的管理,当信息发生改变时,相关管理员应及时更新数据,确保人事信息的完整性和准确性,为其他人事工作提供保障,同时也为学校领导层提供更科学的参考依据。

(三)提高人事管理人员素质

高校人事管理系统离不开专业人员的管理,为了有更好的管理质量,一方面,学校应提高管理人员的政治素养,强化管理人员的责任意识和服务意识,守好初心,担好使命,确保系统及时更新和维护,做好人事管理系统的维护和人事管理系统信息的保密工作;另一方面,学校应加大投入,为人事管理人员提供更多的培训机会,提高管理人员的业务水平和信息化素质,掌握新型现代化技术,促进人事管理专业化和信息化。

四、高校人事管理系统的设计思路

(一)因人因事设计系统功能模块

人事管理系统主要是为人事部门提供便利,在设计上可以根据人事部门各科室人员对工作的需求和职工查询信息两方面来设计相关的功能模块,根据人事处管理工作的职能来划分,可分为用户管理、人事信息管理、工资福利管理、社会保障管理、师资管理和人事档案管理等功能模块。1.用户管理模块:为了保证系统的安全,用户管理模块分为系统管理员、人事处管理员、普通用户三类,不同的角色分配不同的使用权限和操作范围,明确每个人的权责利,有效保证了系统的安全性。其中,管理员主要负责在规定的权限内对相关信息的管理和操作,而普通用户则只能查询自己的个人信息或申请增加、修改个人相关信息。2.人事信息管理模块:人事信息管理模块是整个人事管理系统中主要的模块,同时也是提供给人事处工作人员使用的子系统,其主要任务是维护教职工的基本信息并进行管理,该模块包含人事基本信息、人才招聘、劳动合同、编制、考核、考勤、奖惩等相关管理,该模块业务较多,工作较重,负责对全校所有职工基本信息的增删查改,是处理人事处其他工作的前提条件。3.工资福利管理模块:工资福利是稳定教师队伍的基本保障,该模块主要负责全校教职工薪酬待遇的管理与发放,涉及日常工资、奖励性绩效、改革性补贴、年终考核目标奖、其他津贴福利等,除此之外,提供职工收入证明打印,工资条制作、工资明细解答等相关工作。4.社会保障管理模块:社会保障管理模块主要保障职工的一些社会福利,工作比较烦琐,主要涉及教职工公积金的缴纳和提取管理,社保的缴纳,职工工伤认定、医疗和生育费用报销,医保卡申办、特殊病种办理、异地备案办理等相关医疗保障工作,退休职工养老金工作。5.师资管理模块:该模块关系到教职工的切身利益,是提升学校师资质量的关键所在,主要涉及学历管理、职称管理、培训管理三大方面,方便已提升学历的职工能及时申请学历变动;做好职称管理工作,及时更新职称信息并能形成职称简历;做好全校教职工参加外出学习和各种培训管理工作。6.人事档案管理模块:人事档案管理模块主要是对教师的基本档案信息,职务信息,个人信息的管理,保存后可以修改,查询,但不可以删除,人事处管理员应及时更新教职工档案信息,对档案的查询和借阅做好记录。

(二)人事系统流程设计

结合本校的实际情况,对高校人事管理系统的设计开发思路进行详细的分析论证,确保该思路切实可行。高校人事管理系统是一个庞大的信息系统,首先要将系统面对的问题分解成一个个小的模块,每一个模块即是一个子系统,将模糊问题标准化,复杂问题简单化,抽象问题实际化,确保不同的问题对象之间可进行有效的连接,并降低模块之间的相互影响作用,实现低耦合。

(三)系统设计需满足的要求

1.保证系统的安全性:使用该系统必须通过用户名和密码进行登录认证,确保系统信息不被外人所查阅,对不同用户设置不同的权限,限制其具体操作,提高了系统的保密性,同时,对用户设置时间限制,避免有人恶意操作。2.确保系统的完整性和数据的准确性:为了尽可能满足不同用户的功能需求,系统在开发时必须对系统用户的各项需求进行充分的分析,确保系统的完整性;为了提高数据的准确性,开发系统时输入数据应设置约束条件,以便能及时提示错误。3.良好的视觉界面:开发系统时应站在用户的角度设计,确保系统界面友好、操作便捷、信息共享。4.具有易扩展性:随着时代的变化,对系统的使用会提出更高的要求,系统功能也会随之增加,因此为了后期的发展,在开发系统时就要考虑到系统的开放性和可扩展性,预留相关接口。

参考资料:

[1]潘文庆.现代人事管理学[M].科学出版社,2015.

[2]谭亮,万铮.基于大数据的高职院校人事管理[M].西南交通大学出版社,2018.

[3]田绍东,徐万明.高职院校人事管理系统的设计与实现———以黔东南民族职业技术学院为例[J].科技风,2016(16).

[4]张海,陈延东.高校人事管理系统的设计与实现[J].产业与科技论坛,2017(14).

作者:穆昌进 单位:贵阳学院

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