【摘要】文件管理在其整理过程中工作流程繁杂，此项工作还需要专职人员对信息进行纸质的登记、整理、查阅。在应对信息量膨胀、文件种类多样的现实情境，传统文件管理系统显得力不从心。在智能化、信息化的背景下，利用RFID技术与文件管理系统的结合使文件管理自动化、智能化变为可能。
【关键词】RFID技术；智能；文件管理
1RFID技术的相关介绍
RFID即无线射频识别技术，它是依托移动互联网技术，通过无线射频的方式进行非接触式的双向数据通信，其实质就是通过无线电波不接触实现信息交换和存储的快速完成，被视为新时代信息技术的新一轮革命。RFID技术可以通过自动识别目标对象，进而完成对其信息的登记、存储和管理等工作。该项技术的特点在于无需人工的干预，可在各种环境下完成无线射频识别的工作。非接触式无线识别技术具有可重复使用性、寿命时间长、安全性高、穿透性强等优势，是很多单位信息采集和文件管理的首选。尤其是在涉密单位对信息的管理上，无线射频识别技术实现了对涉密文件半自动化监控管理。
2传统文件管理系统的现状分析
传统的文件管理工作一般由专业人员对信息进行登记、管理，需要耗费大量的时间和精力进行繁琐冗长的文件管理。例如，在一些档案室的数据库管理中，由于文件本身的形式多样化以及时间不确定性，再加上管理单位存储条件的限制，可能就会出现诸多文件管理上的问题。首先，文件管理问题会出现的第一类是在采集文件的物理信息上。在档案部门对相关规则意识的单薄化，加之物理文件形成时间和规矩的不一致性，会出现文件归档迟甚至遗漏的风险。文件管理问题的第二类是在实物档案管理上，实物文件管理包括对证书、奖杯的管理，这种实物档案管理形式多样且保管地域分散，也给管理单位带来维护不便的问题。
3RFID的智能文件管理系统的应用
3.1智能文件管理的特点
RFID技术作为非接触式自动识别技术的代表，它对人工干预需求极小，可以独立完成对人或者物品的自动识别，在识别的过程中获取对象的相关数据信息。相比较传统的识别技术而言，RFID技术实现了对动态物体以及多个标签的识别，而且该技术的应用领域广泛，遍及运输行业、物流行业、跟踪等，基本替代传统的条形码标签，这也是智能化文件管理进步的一大表现。RFID技术的智能文件管理系统具备的优势体现在：第一是安全性能高。RFID技术进行文件管理是非接触式的数据传送，在传递内容方面可以通过设置密码进行保护，使得传递的内容不会出现盗取和篡改的风险。第二个优势是同时对多个标签进行信息采集，较之传统设备一次扫描一个标签的情况，RFID可以实现同时多个标签的扫描，这样可以大大提高文件管理的工作效率。第三个优势是生命周期长，RFID技术的防撞性好、防污染性高。它可以高效地预防使用过程中出现的水、油等化学性的浸污，而传统的文件管理在防范污染上无法进行实现。第四个优势就是工作量大，RFID是非接触式的识别技术，可以轻易地穿透物质来进行数据信息的交换传递，而且数据的承载量巨大，可以很好地解决物品资料传送量的需求。第五个优势就是RFID可以重复性的使用，它在读取识别时不受物品形状和体积的限制。在RFID技术与文件管理系统的结合中，管理人员对存储信息的采集、管理和跟踪中不需要投入大量的时间和精力。在设备工作前仅需要将RFID标签读取信息即可在计算机系统出现待管理的信息，这样可以缩减以往文件管理的流程，并可促使管理工作效率的提高，最终在RFID技术的支持下文件系统可以实现动态化管理。
3.2智能文件管理的系统
3.2.1智能文件管理的功能
首先，基于RFID技术的智能文件管理系统具有自动化的存储功能。在RFID标签与文件一对一的链接后，物联网技术就可以对文件进行登记、存储信息、自动跟踪、快速调阅、盘点统计、防止销毁等，这样智能文件管理系统的功能就得以完善建立，因此，以下将对智能文件管理系统的功能做出一一的阐述：第一，管理人员可以在每一个需要管理的文件上粘贴RFID的标签，然后用设备扫描标签就可以获取该文件的信息，再将标签和管理系统进行信息的传送绑定，计算机的管理系统就可以自动地查阅获取该文件的相关信息。这样文件就实现了管理的第一步。第二，无线射频识别技术可以实现文件的自动盘存和定位功能。需要管理的文件在具备读写器天线之后就可以实时跟踪，管理人员可以通过读写器进行逐一地扫描确认，使得文件管理实时在线。第三个系统功能是智能化追踪和安全管理。文件进入管理单位时会经过出入口的系统，该系统会对文件资料的进出进行自动的跟踪和报警，对于允许出入的文件该系统不会发出警报。一旦出现受限制的文件出去单位时，智能系统会发出警报通知，这时管理人员可以快速地做出反应，对文件进行通行记录登记，以便之后的盘查和上报。第四个智能功能体现在流程管理和盘点统计方面。粘贴RFID标签的文件可以利用技术进行严格的管理控制，文件的入库登记、借阅归还等流程在物联网技术支持下可以确保文件状态的自动化登记及更新。管理人员还可以通过计算机后台的信息系统，实时对文件进行盘点统计工作。
3.2.2智能文件管理系统的工作原理
根据智能文件管理系统的功能而言，管理系统的工作流程是由计算机数据系统、文件信息采集管理、门禁管理系统等重要的硬件系统构成。首先是计算机数据管理系统，该系统链接着粘贴RFID标签的文件，只要设备扫描了标签即可将文件信息上传至计算机的数据系统，这样可以对需要管理的文件信息进行远程的管理和跟踪调控，使资料文件得到科学高效的安全管理。第二大硬件系统是文件管理单元，这部分是对文件进行RFID标签的粘贴，文件管理单元上具备多个标签无线射识别的读写器，一旦装置启动后将对整个文件柜上RFID标签进行扫描识别并读取信息。最后一大硬件系统是门禁管理系统，这是对文件安全管理的保障。门禁系统中具有RFID监控的模块安置，这个模块囊括了RFID读写器、RFID天线以及报警器，这样一来可以保证私自带出的文件在门禁系统经过时发出警报，管理人员可以及时做出反应和事故的处理。除了智能文件管理系统的硬件系统之外，软件系统也是确保智能化文件管理运作的核心。其中的软件管理系统包含着应用管理软件，它可以实现对文件数据信息的调阅、盘点和统计工作。故此，物联网技术给智能文件的管理工作带了改革的广阔前景，它实现了人与文件之间的智能“对话”，以先进的智能技术改变了文件信息采集、整理、存储、调阅等全过程。将RFID技术引入文件管理工作中是实现文件管理智能化的关键，也是文件管理手段升级的创新表现。从日常的资料管理工作来看，人力投入的成本高、效率低错误率高的问题可以在物联网技术的升级中得以解决。物联网技术给文件管理带来便利的同时也存在诸多风险，例如在互联网共享公开的当代，文件管理过程可能会出现泄密的风险，这也将成为以后智能文件管理系统研究的重要话题。
4结语
无线射频识别技术是物联网技术的延伸和发展，它在社会各行业领域都被推广使用，特别是在文件资料管理领域受到追捧。本文通过对RFID优势和原理分析的基础上，对RFID与文件管理系统的结合应用进行阐述。随着相关技术的成熟发展，以及系统应用的改善，RFID智能文件管理系统一定能有更广阔的发展前景。
参考文献
[1]周晓光，王晓华，等．射频识别（RFID）技术原理与应用实例[M]．北京：人民邮电出版社，2006：15.
[2]崔霄翔.论基于RFID的智能文件管理系统[J].科教文汇（下旬刊），2014（10）：127-128.
作者:梁懿 詹育才 单位:福建亿榕信息技术有限公司
