第一篇：高校绩效考核机制档案管理
【摘要】
现阶段，我院进行的第三方绩效考核机制体系问卷调查已结束，尽管不能全面地反映各项工作的方方面面，但也反映了工作某一方面的成绩和不足，对以后的工作具有一定的指导作用。针对我院档案收集难的问题，本人认为档案部门也应该积极参与第三方绩效考核机制，有针对性地对各系部、各部门进行收集档案的项目指标绩效考核，并对各部门必收档案进行整体地细化，进而提高各类档案的完整性和利用率，就此问题本文分别从高校档案与第三方绩效考核的意义、高校档案工作的重要性及怎样通过第三方绩效考核推动档案收集工作的进程等方面进一步阐述，与各位同仁共勉。
【关键词】
高校；绩效考核；档案管理
一、高校档案与高校第三方绩效项目指标考核的意义
高校档案在教学科研及日常的管理工作中都处于十分重要的地位，近年来，高校档案在教学评估、学院评优、骨干建设验收以及接受巡视组来校督查检查工作等方面都发挥着举足轻重的作用。随着档案事业和学院的发展，势必对档案的需求量越来越大，质量要求也越来越高，因此，对收集档案的质量和数量就有了更高的要求。现阶段，只有把档案收集管理工作与第三方绩效考核项目有机地结合起来，把第三方绩效考核的项目指标纳入各部门及个人的年终考核指标当中，并对各系、部的档案收集工作进行量化和制定行之有效地激励机制，只有这样学院综合档案室才能拿到更好的质量过硬地档案文件材料，并且只有在第三方绩效考核方案与《高等学校档案实体分类法与高等学校档案工作规范》进行无缝对接的基础上才能顺利地进行，才能把档案的收集工作做到尽善尽美。
二、档案管理工作目前面临的关键问题
高校档案一直以来都处于一种无奈的境地，在档案管理工作中综合档案室主要负责收集、整理、分类、鉴定、保管和档案工作的统计、系统录入和档案检索等工作，但从档案的开发利用方面考虑，收集档案显得尤为重要，档案收集的质和量直接影响着档案的开发利用工作，收集档案环节做不好，何来的档案的开发利用，又怎能提高档案的利用率呢？因此，尽管档案的收集问题是档案开发利用最基础的工作，但更是重中之重。按照《高等学校档案实体分类法》的体系结构，结合各高校档案内容，确定了十个一级类目，从以上十个一级类目中可以看出，这些类目所涉及的部门很多，比如：党政办、教务处、组织部、财资处、招就办、后勤处以及各系部等，种类繁多，程序复杂，工作量大。在实际收集档案的过程中，尽管各部门会产生诸多档案材料，但这些材料一般都是零乱的，无规律的东西，各部门兼职档案员只有按质按量地把档案材料移交综合档案室，这样才能更好地提高档案利用率。就目前来说，教学部门的档案就十分让你担忧，教学工作一般贯穿于学科与实验室建设、学籍管理、课堂教学与教学实践等等整个教学的全过程，势必会产生大量的教学管理类档案材料，这些都是难得的教学过程的第一手材料，但实际情况则恰恰相反，真正能够将教学档案移交到档案室的却是少之甚少，严格地说可以忽略为零，这势必造成当年教学档案严重缺失。因此，各职能部门在配备兼职档案人员的同时，必须要考虑兼职档案员的综合素质，对工作的态度是否认真，是否按党员的标准严格要求自己，是否有默默无闻的奉献精神，是否甘做革命老黄牛，这对一个部门的档案移交工作起着至关重要的作用。
三、通过第三方档案绩效考核推动档案收集工作的进程途径
在实践中，我们深刻体会到诸多“有用的材料”并不是集中保存在综合档案室，而是在各系部和职能部门自存的“资料”和正在生成的“档案”中，在每年的移交档案过程中，各系部都不愿把本部门产生的材料进行移交。针对以上问题，主管档案的部门必须有针对性制定有效的绩效考核项目指标，由综合档案室按照《高等学校各类档案工作规范》《高等学校实体分类法》等具体细节，针对各职能部门和各系部制定详细地绩效考核指标，每年可对各系、部门分别进行考核。各个系、职能部门的考核指标具体如下：党政办具体考核指标：有关学院及上级的红头文件、党委（行政）会议纪要、记录、学院计划和总结、学院规章制度、协议合同；组织部具体指标：计划和总结、副处级以上名册、协议合同、各总支以及发展新党员预备党员转正名册，全院教职工名册、科长以下干部名册等；教务科研项目指标：计划和总结、学科与实验室建设材料、学生成绩总册、课表、在学籍管理、教材、科研课题整套材料，各系部年度计划和总结、人才培养方案、教学计划和教学大纲以及社会实践材料等10几个部门的项目考核指标。只有把档案纳入第三方绩效考核项目指标体系当中，使第三方绩效考核与档案部门档案考核指标有机衔接，形成激励机制，并进行逐项考核，为档案收集工作做好铺垫，只有这样才能按质按量地完成档案的收集工作，才能提高档案利用率，才能够把档案工作做得更好。
总之，档案工作是反映高校办学水平的重要标志，我院在接受国家高职高专院校人才培养工作水平评估、国家骨干高校建设项目、国家示范性高等职业院校建设等重大项目的验收都离不开大量的档案资料的支撑，只要把档案工作纳入部门绩效考核指标当中，通过第三方绩效考核机制才能有效地提高收集档案的质和量的水平，逐步提高档案的利用率，才能调动全院教职员工的积极性，激发了档案管理人员的工作热情，从而保障了高校档案事业的持续健康发展。
作者：邓晓? 单位：广西职业技术学院
【参考文献】
[1]吕辉.高校系部教学档案管理口标初探[J].经济技术协作信息,2013(17).
[2]郭蓉.浅议高校教学档案管理存在的问题及解决措施[J].办公室业务,2013(5).
第二篇：高校档案管理信息化建设路径
摘要：
高校档案记录了高校长期教育或教研活动过程中的发展历程，能够在宏观上反映高校不同时期、各个方面发展情况，不仅是高校发展路程的真实见证，同时还是进行教育相关科学探究的重要资源。在当前信息化时代背景下，加强高校档案管理既可以为高校重要决策提供科学依据，同时还有助于高校教学水平的提升，对促进高校健康发展意义重大。
关键词：
高校；档案管理；信息化建设
档案的主要特点可归纳为真实性、权威性和依据性，做好高校档案管理工作是确保学校各项教育工作开展的重要前提。结合当前我国高校档案管理开展现状来看，大多数高校在档案管理上都还存在管理观念欠缺、管理制度落后、人员素质偏低以及现代化建设缓慢等问题。而在当前社会发展和教育制度不断变化的形势下，现代信息技术已经逐渐渗入到社会的方方面面，高校档案管理工作也开始向信息化建设发展。因此，高校要想更好地进行教育教研活动，必须要重视档案管理信息化的建设，确保现代信息化档案管理工作能够为高校健康、可持续发展提供保障。
一、高校档案管理信息化建设存在的问题
（一）高校档案管理理念较为落后
现阶段，档案信息化建设已经成为新经济时代下的必然发展趋势，档案是原生信息源，信息化建设是时展的主要流向。当前，由于知识的日渐密集化，必须树立资源信息化管理理念，档案信息的信息化建设能够更好地为高校、为社会、为国家发展提供优质服务[1]。随着人们对档案作用的愈渐重视，档案管理部门的社会地位也随之升高，传统档案管理理念已经难以适应时展形势。因此，加强档案管理信息化建设已迫在眉睫。
（二）档案信息化的财政支持不足
高校档案管理信息化建设必然会消耗大量资金，不管是软件设备、硬件设备的引购，还是数字化建设，都需要投入一定资金来保障信息化建设的有效进行。而就当前大多数高校档案管理信息化建设现状来看，独立设置有信息化建设专项资金的高校少之又少，超过一半以上的高校还未将信息化建设纳入到学校整体规划战略当中，因而造成信息化建设欠缺相应资金投入，基础设施建设、管理技术及管理手段都相对落后，与实现真正档案信息资源共享还相差甚远。
（三）信息化安全保障体系未完善
虽说借助信息化建设后，高校档案管理利用信息技术后为文档电子载体和信息化管理提供了方便，但同时也带来窃密技术提升、失密渠道多变、保密手段困难和失泄密危害程度的加大等问题，保密安全隐患无处不在。
（四）档案信息化人才队伍需强化
在当前时展形势下，社会结构中劳动密集型必然会逐渐被知识密集型所取代，而技能型人才也呈现出紧缺现象。高校档案管理信息化建设要求管理人员不仅要掌握基础专业技能和知识，更好地具备一定的信息知识和计算机知识。因此，档案管理人员必须要从技能型向智能型转变，高校也应进一步强化档案管理人才的培养。
二、高校档案管理信息化建设的具体措施
（一）以信息化建设为主转变管理理念
首先高校所有教职员工应及时转变观念，正确认识档案管理信息化建设的重要作用，强化高校管理层和职工档案管理现代观念、效率观念及动态观念，让所有职工认识到信息化建设对高校发展的促进作用。其次，创新高校档案管理理念，由以往静态管理模式转变为动态管理，结合高校自身实际情况树立正确的现代化管理观念[2]。最后，是要从宏观上将档案管理信息化建设工作纳入高校发展战略中，并在实践过程中及时发现档案管理信息化建设工作中存在的问题，准确把握导致这些问题发生的关键点，明确档案管理信息化建设未来发展方向，并从不同方位去了解档案管理信息化建设过程中产生的弊端，并尽早制定针对性的措施解决这些不足。
（二）加大财政支持提高基础设施建设
首先，应创新电子档案储存方式，为高校档案管理配备计算机刻录设备，针对重要文件、数据、信息等进行刻录储存，且要注意刻录格式的通用性。其次，是要购入必要软件设备，保证管理软件能够正常运行，防火墙、防病毒软件应进行自动升级，借助软件设备保障高校档案上传、下载等环节安全。另外，高校还应在财政许可范围内，适当多购入硬件设备，包括路由器、存储设备、数据库服务器以及图文影响扫描设备等。除此之外，还要重视硬件设备管理，创设良好的设备保管环境，确保设备处于温度、湿度、光线适宜环境，避免磁场或腐蚀性物质对硬件设备造成损坏。
（三）完善高校档案信息安全保障体系
首先，在信息化建设中应严格依照国家及教育部门的相关法律法规及章程制度来进行。其次，在对档案资源信息进行开发利用过程中，档案管理人员应进一步增强安全防患意识，避免档案泄密、失密情况的出现。再其次，综合利用防护技术保障档案信息安全，比如综合运用电子身份认证系统、防火墙技术、数据加密技术、杀毒软件等。最后，要进一步探索安全防护新技术，包括身份认证、文件加密、安全备份安全审计、识别、权限控制、病毒防护等技术，在最大程度上保障档案信息资源管理系统的安全运行。
（四）引进和培养现代化档案管理人才
档案管理工作枯燥、繁琐，因此在大多数人的认知中，档案管理工作不仅负担重，且没有前途。特别是在一些国家公立高校中，教职工人员及行政管理人员在职称评定以及晋级上具有较大优势，但档案管理工作者晋升空间则不大，且晋升难度相对较高。因此，很多高校档案管理人员都多半为实习人员，或者临时聘用人员，在编制内的正式职工则相对较少。正因如此，当前大多数高校档案管理人员都存在学历低、工作经验少、信息化专业技能欠缺等问题，所以高校档案管理的信息化建设还需重视档案管理人员队伍信息化程度的提升。一是高校要重视对现有档案管理人员信息化专业知识的培训，鼓励其加强继续教育，定期对其展开培训，并且注重培训工作的信息化针对性，结合管理人员自身实际情况制定培训计划。二是结合职员结构情况，为档案管理人员创设继续教育条件，不仅要重视提高信息化技术水平，更要重视档案管理人员综合素质的提升。三是引入具有信息化技术知识背景的档案管理人员，提升高校档案管理人员政策待遇、薪酬待遇，优化档案工作环境，做到能够“吸引人才、留住人才”，全面提高档案管理信息技术和综合素质。
总而言之，档案管理作为高校管理工作中的重要组成部分，在信息时代背景下必须要对高校档案管理进行创新，提高档案管理的信息化建设程度，使得高校档案管理工作能够跟上飞速发展的信息技术及不断变化的社会环境，从而为高校提供高质量、高效率的档案服务，促进高校教育水平的提升，让高校能够在竞争激烈的教育行业中脱颖而出。
作者：郭艺 单位：新乡学院
参考文献：
[1]吴亚平.高校档案管理信息化建设的问题与对策[J].科教导刊（上旬刊），2015（3）：17-18.
[2]解咏晋.教育信息化时代下高校档案信息化管理建设研究[J].知识经济，2016（4）：154-155.
[3]丛日丽，张岩.分析高校档案管理信息化建设[J].赤峰学院学报（自然科学版），2015（6）：155-157.
第三篇：信息化高校人事档案管理创新
摘要
21世纪是一个被信息浪潮席卷的时代，随着信息化浪潮已经席卷到我国的各行各业，我国高校也应该顺应信息化时代的要求积极创新。其中，高校人事档案管理属于比较重要的一块，笔者认为，高校人事档案管理模式要适应整个信息化产业的发展，必须紧随高校人事制度的变化而不断进行革新，根据新形势与新要求进行不断的优化与创新。这种优化与创新，旨在摒弃旧观念和措施，充分利用现代化的科学管理技术提升人事档案管理工作的成果和效率。同时，做为档案管理的负责人，应该积极引进新颖的管理理念和方法以及全新的管理举措，从各种层面改变落后的管理模式，促进高校档案管理与人事工作顺利进行与展开。
关键词
信息化浪潮；高校人事档案管理；创新与优化
0前言
“术业有专攻”，我们国家之所以能够取得的今天的辉煌成就无疑与各行各业的工作人员努力付出密不可分。在高校的管理工作中，我们必须承认，人事档案管理无疑占据着比较重要的作用，这从各种层面发出的声音就能看出来。在我国的各项事业中，档案管理事业是一项比较繁琐的工作，档案管理工作是我们国家一切组织管理工作的基础，也是我们整个民族事业兴旺必不可少的一个环节。在高校工作中，人事档案是高校人才数据库管理的重要根据。随着信息技术的进一步发展，高校人事档案管理工作正在不同的层面不断丰富着自己的内涵和外在，变得更充实，更具有现实的意义。当前，高校人事档案管理工作如何更快更好地适应信息时代对高校人事管理提出的种种挑战已成为高校工作的当务之急，同时，高校人事档案管理也因其自身独有的特点成为档案界的标杆课题。接下来，笔者将分几个层面阐述我国现阶段各个城市内诸多高校人事档案管理的现状以及一些迫切需要解决的问题。
1高校人事档案管理实施信息化管理的重要意义
1.1档案信息化管理的意义
我们国家之所以能取得今天的成就，与各行各业周密细致的档案管理工作密不可分。所以，我们可以不夸张的说，档案管理工作是我国社会各项事业中的重中之重，在社会主义建设中，有着不可替代的作用和积极的意义。近几年来，我们国家的档案局紧随信息化浪潮，从各种角度加大力度推进档案的电子信息化建设，我国的各级高等学府人力资源管理（即人事档案管理）工作也必须积极适应国家档案管理的变革趋势，紧随变革的步伐，加快构建信息化建设的档案管理的整体结构，实现高校人事档案的资源共享，是当今全国高校适应信息化浪潮的最好体现，此举具有划时代的意义。
1.2发挥高校的人才优势，信息管理功不可没
我国高校聚集着各种复合型人才，他们是社会的栋梁，是国家的精英。在高校的人事管理工作中，档案是一个非常好的载体，它承载着高校内部教职员工政绩、品德、工作履历各方面的真实记录，它是反映每一名人才的成长记录的最真实的凭证，也是选拔高尖端人才的重要依据。它是一个十分重要的信息港湾，是重要的信息资源。高校人事档案实行信息化管理后益处很多，可以随时通过智能检索和搜索引擎在数据库里搜索到需要的查阅的数据和信息，同时可以通过数据库合成大量的较为直观的图表，有利于为高校人力资源的统计提供有力的依据。
1.3信息化管理对于人事管理的发展也有一定意义
传统的高校人事档案是以纸质为主的，以纸张为载体，存在各种问题。新型便捷的电子化档案的出现，给传统的档案载体带来不可估量的冲击，同时也为高等学府人事档案提供了良好的发展余地。电子化档案更便捷、储存资料的时间更久远，我们在日常工作中通过计算机系统信息进行检索、传输、等述种种技术手段，最终实现高校人事档案工作的资源共享。
2我国高校人事档案信息化管理存在的弊端
我国高校人事档案管理已经存在了数十年，经历了较为漫长的阶段。由于档案管理工作的独特性质，现阶段，种种弊端仍然存在与现阶段高校人事档案信息化管理中：
2.1管理手段过于滞后是现阶段高校人事档案管理存在的首要问题
随着信息化浪潮席卷到世界各地，每个国家都在号召无纸化办公，然而在我国，由于种种现实问题的存在仍然没有得到广泛的普及。目前我国各级单位的人事档案管理，仍然具有很大的局限性，“齐堆式”的管理办法仍然普及在各个单位中，同时，电子计算机技术没有在高校的管理中得到有力的推广，部分单位的的局域网和电脑配置跟不上，十分滞后。同时，网络维护不到位，软件的开发也不够，导致档案管理的信息化程度不高，无纸化办公根本没有实现，种种现实问题的存在，导致档案信息管理需要没有得到满足，无法跟上行政干部人事制度的进展步伐。
2.2人才数据库的质量良莠不齐
目前，我国高校人才档案信息数据库的建设仍然跟不上时代的步伐，存在各种弊端。信息化建设的基础是人事档案信息数据库。现阶段，高校人事档案数据库建设的问题主要表现在以下几个方面：（1）数据体系不够完善。一些单位为了迎接上级单位的检查不得不临时构建数据库，录入的数据未经核实只是应付了事，态度过于敷衍。（2）档案数据不准确。档案数据不准确是档案信息化建设的硬伤，往往出现这个失误是因为缺少一定的审核环节，数据都是由高校的教职员工自行录入，没有必要的审查与核实，导致数据不准确。（3）数据更新不及时，数据库质量无法保证。我国部分高校人力资源数据库的信息更新不及时，导致人才数据库的质量无法保证，错误较多，同时没有专业的人员进行校准，大大降低了高校人事档案管理系统的质量和使用频次，这两点成正比，越是没人使用就越容易无人问津，长此下去，极易导致恶性循环。
2.3档案资源开发“重收藏轻使用”没有切实发挥自身的效用
现阶段，我国高校人事档案管理有一个明显的弊端就是“重藏轻用”，这个问题很普遍，不属于个案。这种弊端产生的后果往往导致储存的重要资源总是不能得到及时的利用。由于这样的现象存在，导致档案信息的资源不能有的放矢，产生的弊端过多，严重地限制了人事档案资源的有效用途，已经严重违背档案管理自身发展规律的要求。那么，现在横亘在各所高校面前的一个现实就是，如何在做好保障人事档案信息安全的前提下，加强档案资源的广泛开发利用，真正发挥出档案信息化管理在高校管理中的基层作用，是高校档案信息化管理工作中面对的最需要解决的问题。
2.4高校档案管理普遍缺乏高素质人才
现阶段，我国高校的人事档案管理工作普遍缺乏高素质人才。目前，我国档案管理工作岗位的工作人员普遍缺乏系统、专业的培训，大都没有经过相对专业的训练，业务水平相对较低，也没有机会接触到更为先进的理念和管理方法，他们普遍年纪较大，对局域网络的维护不精通，对数据的保存和处理不专业，管理观念落后，管理意识相对薄弱，更无法与国际接轨。培养高素质的档案管理人才是高校档案管理工作的当务之急，因为它会直接导致整个高校管理进程速度的放慢，所以必须加以重视。
2.5高校档案管理对信息的重视程度往往不够
随着信息化浪潮的席卷，计算机网络也不断显现出它的负面作用。随着信息化建设的不断完善，网络中出现许多黑客肆意攻击网络中具有保密性质的信息，同时，电脑病毒也呈交叉性出现，两者都对保密信息造成一定的安全威胁，给网络维护带来重重危机，为了避免档案信息外泄造成难以挽回的结果，笔者建议，高校应该重视档案信息的安全维护，培养高素质的计算机人才，以此对档案信息形成最完善的维护。
3高校人事档案信息化建设可实施的创新方式
3.1加大高校档案信息化建设的经费投入
首先，应该重视人事档案管理的相关工作，将其视为学校相关管理工作的基础，将其纳入到学校的预算中是首要选择。同时，全国的高校也应该适当改善档案经费的投入数量，笔者认为，应该在原有基础上适当增加经费的投入。在此基础上，高校应该根据实际需要添加必要的电脑硬件，在相应的硬件比较完善的情况下建立档案计算机网络化系统，可以将云系统引入到共享平台中，这样就能保证信息的精准度，加快档案的现代化和信息化建设的步伐。
3.2正确规范档案信息数据库的建立标准
人事档案数据必须真实、完整、及时，正确。这几种特质关系到整个人事数据库质量的优劣，也是整个数据库的信息化向资源共享迈进的最关键的一步，更是数据库网络化的重要基础。要达到上述标准，笔者认为，以下几个方面应该多加注意：（1）必须重视人事档案的收集，归档和整理工作，同时，要表明档案的各项目录。（2）充分利用计算机技术、数码摄（照）像和扫描技术，加快档案的目录数据库的建档和整体数据库的构建。（3）建立精确的检索体系并及时更新数据库信息，并加快档案的数字化开发进程，做到档案信息“准、快、全”的优秀特质，逐步实现高校人事档案信息的全方位检索进程，使得信息管理进一步系统化和规范化。
3.3重视人才培养加强档案信息队伍建设
人才是档案管理信息化建设的基础，各级档案部门应该重视人才的培养。各个高校应该将努力打造高素质的人事档案管理队伍视为自己肩上的重任。现阶段，我国高校人事档案管理人员大多数不够专业，再加上单位领导没有给予足够的重视，档案管理人员很少获得相应的学习机会和提升自己的机会。所以，无论是在业务素质，工作作风还是思想体系都有不适应的地方，他们的专业素质仍然有很大的提升空间。所以，要实现档案管理的全面优化必须重视人才的培养。要做到人才的全面培养应该做到以下几点：首先，档案管理人员必须具有良好的道德品质和相关的必备的研究水平。其次，档案管理人员应该具有崇高的职业道德和良好的敬业精神。再次，档案管理人员的业务素质也必须十分精良，同时，要有全心全意的服务精神。最后，档案管理人员要有虚心学习的精神，同时，还要掌握计算机网络的相关知识和现代管理方法，如实现计算机在档案管理中的应用。
3.4档案信息的安全管理要做到警钟长鸣
档案信息化的安全应该做到警钟长鸣。要做到这一点，要求档案管理人员必须掌握先进的信息技术手段和信息加密技术，不越权适用操纵数据和信息，防止泄密的现象发生，同时，数据库的备份要及时，确保信息的安全。
4结语
总之，现阶段我国高校的人事档案信息管理方面仍然存在种种现实问题，随着信息化浪潮的席卷和高校的深入改革，对于人事档案的管理只能越来越规范和严格。所以，打造高素质的档案管理队伍，掌握最先进的数据库实时信息，不断探寻高校人事档案的管理之路将任重而道远。
作者：贺滢锦 单位：河南警察学院
参考文献
[1]夏冰.人事档案现代化建设进程中存在的问题及对策[J].人才资源开发,2010(7):33-34.
[2]吴卫,李继伟.高校人事档案信息化管理的思考[J].黑龙江档案,2009(3):58-58.
[3]张毅萍.新时期人事档案管理工作的思考[J].企业家天地月刊,2010(7):31-32.
第四篇：高校学生档案管理探讨
摘要：
高校学生档案是高校档案管理的一个重要内容，纳入高校档案管理的范畴。本文在分析高校学生档案材料形成规律、各管理模式优劣的基础上，构建科学规范的学生档案管理模式，以促进学生档案规范管理，服务高校教育事业。
关键词：
高校学生档案；管理模式；管理体制；规律
我国高校档案馆大多是在综合档案室的基础上组建而来，高校档案管理体制虽然经历了分散到分管，分管到集中，但是作为高校档案管理重要内容之一的学生档案仍然游离在高校档案管理体制之外。教育部27号令《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于目前缺乏学生档案管理体制方面的具体操作性规定，各高校学生档案管理模式也不尽相同，鉴于此，本文将在分析各高校学生档案管理模式优劣的基础上，探讨如何构建科学规范的学生档案管理模式，以促进学生档案规范管理，服务高校教育事业。
一、高校学生档案材料形成规律
高校学生档案是高校档案管理的一个重要内容，也是国家人事档案的重要组成部分，是高校学生管理活动中形成的，记录和反映在校期间学生个人经历、思想品德、家庭状况、学习成绩、个人特长、奖惩情况、身心健康状态等信息的具有保存价值的各种形式的历史记录。目前高校学生档案材料形成规律主要有以下特点：
（一）学生档案数量大。自1999年扩招以来，普通高等学校规模扩大，学生数大幅增长，由此产生的学生档案量也大大增加。根据教育部统计数据显示，1998年全国普通高等学校1022所，仅19%的普通高等学校的学生人数超过5000人，50%的普通高等学校学生人数集中在1000人～3000人。[1]而2009年全国普通高等学校达2305所，70%以上的普通高等学校学生人数超过了5000人，32%的普通高等学校学生规模集中在10000人～30000人。[2]
（二）学生档案材料形成时间长。由于学校办学层次的提升，专科院校升格为本科院校、博士点、硕士点在各高校纷纷设立，学制的改变也使得学生档案材料形成时间发生改变。学生档案材料的形成贯穿学生整个在校学习年限，专科生、研究生需要3年，本科生需要4年，而本硕博连读甚至需要10年，时间跨度长。这期间不间断的有新的档案材料形成，需要及时归档，否则容易丢失，影响档案材料的完整性。
（三）学生档案材料形成部门多。学生档案材料来源比较分散，涉及学校招生办、教务处、学工处、保卫处、组织部、团委、学生所在的院系等多个部门，需要沟通协调部门间的关系以保证档案材料收集的原始性、真实性、完整性。
（四）学生档案材料内容丰富。主要有：一是入学类材料：各类入学通知书、各类学生登记表。二是鉴定类材料：学生学年鉴定表。三是学习成绩材料：学生成绩登记册、研究生个人培养计划及其执行情况表。四是毕业类材料：研究生论文答辩决议、各类毕业生登记表、学位证明材料。五是党、团组织材料：入团志愿书、入党志愿书、申请材料，综合考核材料、外调证明材料。六是奖励材料：三好学生登记表、优秀学生干部登记表及各类奖励审批材料。七是处分类材料：处分决定及个人检查交代材料。八是其他：体检表、毕业生就业派遣通知书。高校学生档案材料形成规律的特点体现出了高校学生档案管理的复杂性、过程性、动态性。高校学生档案管理由学生档案的收集、整理、归档、利用、转递、保管等一系列环节构成，不再是档案材料的简单收集，过去兼职管理的模式已然不适应学生档案管理的需要，必须交由专门的档案部门进行管理。
二、高校学生档案管理模式分析
《高等学校档案管理办法》已经明确将学生档案纳入高校档案管理的范畴。但由于到目前为止仍然缺乏学生档案管理体制相关方面具体操作性的规定，因而在实际的学生档案管理工作中，各高校管理模式也不尽相同，只有少数高校按照《高等学校档案管理办法》的规定将学生档案归口学校档案机构管理，其余的还是实行分散管理，有的归口招生办、有的归口各院系、有的归口学生工作处管理。那么集中与分散的管理模式优劣在哪里呢？总的说来，学生档案不归学校档案机构管理，而分散其它一个部门或多个部门管理的这种分散多头的管理体制造成了在一个学校有多个档案管理部门，同时对相同或相近的档案管理事项进行管理，造成了部门职能交叉，最终导致档案资源的重复建设，不符合高校档案资源整合的需要和精简高效的机构改革原则。[3]而且这种分散多头管理由于没有一个管理中心、没有一个机构对学生档案管理负总责，容易造成部门间相互扯皮，降低效率，影响学生档案管理的效果。具体来看，由于不是专门的档案管理机构，学生档案管理工作往往不受重视，被部门其他工作挤占，在资源有限的情况下，人员、经费往往得不到保障。具体表现为：一是无法配备专职档案管理人员。无论是学工处还是院系，档案管理工作都不可能成为中心工作，管理学生档案的工作人员多为兼职，兼管学生档案管理工作。现今档案管理越来越专业化、现代化、信息化，这种兼职管理的模式无论是档案管理人员的专业素质、时间、精力的投入已经不能适应学生档案管理工作发展的需要。二是档案保管条件难以达到标准。自高校学生档案形成之日起算高校保管学生档案的时间本专科生、研究生一般为3年～4年，本硕博连读生长达10年，另外还可以在毕业后再托管2年。这期间档案的保管也是学生档案管理的一个重要方面。无论是学工处还是院系，档案保管的条件往往比不上专门的档案管理机构，无法配备专门的档案库房和基本的档案防护设施，将档案存放在普通的办公室，容易造成档案丢失或档案损坏。三是档案管理专业化程度低。主要体现在学生档案的收集归档和利用服务的不规范。档案整理没有严格按照档案的整理规范进行整理，还停留在简单的收集上，没有编制页号和档号。只能提供简单的档案查询、转递等服务，学生档案信息化程度不高，无法为学校提供学生管理决策服务。学生档案归口学校档案机构管理，那么学生档案管理工作理所当然的成为档案机构的中心工作，具有非专门档案管理部门不具备的优势，更加能够体现档案管理的专业性，在档案人员配备、保管条件、档案现代化、专业化管理等方面更胜一筹。
三、高校学生档案管理体制的建构
高校档案机构是保存和提供利用学校档案的专门机构，《高等学校档案管理办法》明确把学生档案列入了高校档案管理的范围。因此，高校学生档案的主管部门无疑是高校档案机构。根据高校学生档案材料形成的规律，通过对高校学生档案集中与分散管理模式优劣的比较分析，高校学生档案归口档案部门，实行集中统一的管理模式是最优的。那么集中统一的学生档案管理体制的建构可以从以下几个方面展开：
（一）明确学生档案管理的主管部门是高校档案机构，由高校档案机构集中统一管理全校的学生档案工作。由高校档案机构对各学生档案材料形成部门进行业务指导，要求他们按照档案整理的规范做好档案材料的收集、整理、归档工作，并对收集归档后的学生档案进行提供利用服务以及做好档案的转递、保管等工作。要实现集中统一的管理体制，必然要将学生档案管理的职能同原有的部门相剥离，这将面临着高校部门职责权限再分配的阻力。改革必然要有阵痛，学校领导应该从档案职能科学配置的高度来看高校学生档案管理体制的变革，将对相同或相近的档案管理事项的管理职能整合到一起，实现资源的共享和利用。
（二）合理的人员配备和经费保障。集中统一的学生档案管理体制必须要有合理的人员配备，应当根据学校规模，配备一定数量的专职学生档案管理人员，以保证工作的正常开展。同时还应该有专项学生档案管理经费投入，保障学生档案基础设施和防护设施的配备到位，支持学生档案信息数据库的建立和维护。
（三）建立健全学生档案管理规章制度。学生档案管理划归档案部门管理之后，档案管理部门要按照学生档案材料形成的规律重新制定学生档案管理规章制度。明确各部门和人员的学生档案管理职责，包括明确档案馆、各归档部门职责，明确档案馆专职档案管理人员、各归档部门兼职档案管理人员职责。明确学生档案业务规范。包括学生档案归档范围、程序、要求；档案整理的规范；档案查阅利用、转递、投递等方面的规定。
（四）建立行之有效的学生档案管理横向机制。学生档案来源分散，涉及到很多的部门，如何保证档案材料的真实性、完整性，必然要建立一个行之有效的学生档案管理横向机制，对各学生档案归档部门进行沟通协调。这一机制一方面要求各归档部门按照学生档案归档范围进行档案材料的收集，保证收集的完整性，避免各部门间相互扯皮，同时要求各归档部门严格按照《高等学校档案管理办法》第十六条规定的“高等学校实行档案材料形成单位、课题组立卷的归档制度”的要求对学生档案材料按照学生档案整理要求整理后移交归档。要建立这一机制，首先要明确各归档部门的责任人，在各归档部门确立一名分管档案的领导和兼职档案管理人员负责本单位的学生档案工作。其次要确定各归档部门的职责，包括分管档案的领导和兼职档案管理人员的职责。再其次实行各归档部门档案工作考核制度。把各归档部门档案工作纳入学校绩效考核的指标，工作业绩与奖惩挂钩。最后档案部门要积极主动与各个档案归档部门联系，对各个档案部门工作进行检查和业务培训、指导，对档案材料收集的真实性、完整性以及档案整理的规范性严格把关。
（五）建立健全学生档案利用服务机制。档案价值实现在于利用。各归档部门往往会以利用方便为由经常将档案截留，学生档案归口学校档案机构管理后，档案机构为学生档案的利用提供良好的服务机制是档案机构的职责所在，也是学生档案集中统一管理的优势体现。一是树立以人为本的科学理念，强化档案服务意识。档案工作的服务性，是档案工作赖以存在和发展的基本因素。[4]改变过去重保管轻利用的思想，积极向学校、师生、社会提供高效优质的档案服务。二是提高档案管理人员的素质，是提供高效优质服务的前提和保证。档案管理人员的低素质就犹如无米之炊，光有档案服务的意识还不够，档案管理人员的素质也必须同步提高。档案管理人员的高素质包括良好的职业道德、较强的业务能力、一定的组织协调能力等。可以通过业务培训、实践锻炼等方式提高档案管理人员的素质。三是先进的学生档案管理系统和信息数据共享平台是学生档案利用服务机制实现的途径。学生档案信息数据既由学校各个学生管理职能部门在学生管理活动中产生，同时又服务于职能部门学生管理工作，那么信息数据的共享利用就成为高效工作的关键。
作者：谭燕萍 单位：广西民族大学档案馆
参考文献：
[1]中华人民共和国教育部.普通高等学校规模.[2013-01-22].
[2]中华人民共和国教育部.普通高等学校规模.[2016-02-26].
[3]谭燕萍.我国高校档案管理体制改革历程与发展趋势[J].兰台世界，2012（8）：47.
[4]陈兆!，和宝荣.档案管理学基础[M].北京：中国人民大学出版社，1996：47.
第五篇：高校人事档案管理人员素质培养
【摘要】
提高人事档案管理人员素质，对加强人事档案管理人员队伍建设，解决人事档案管理中的实际问题，创新发展新时期人事档案管理工作具有十分重要的意义。
【关键词】
高校；人事档案管理；素质
高校人事档案是高校人事管理活动中形成的，是人事部门考评职工的重要依据，是高校职工管理的基本抓手。加强人事档案管理对构建科学合理的职工考核体系，实现职工管理科学化等具有十分重要的意义。
一、提高高校人事档案管理人员素质的现实意义
（一）有利于加强高校人事档案管理人员队伍建设。专业化、信息化、现代化是对新时期高校人事档案管理的客观要求，也是未来档案管理的发展方向。我认为应当从以下几方面完善高校人事档案管理人员素质。一是精心选拔高校人事档案管理人员，不能将就，更不能将一般行政人员简单地安排到这一岗位。二是认真培训高校人事档案管理人员。鼓励和支持高校档案管理人员参加专业业务培训；鼓励和支持高校人事档案管理人员总结交流经验。
（二）有利于实现高校人事档案管理工作创新发展。创新是中国实现科学发展、全面发展、现展的内在要求和实现方式，适用于中国改革开放和社会主义现代化的各个领域。只有大力加强人事档案管理人员素质建设，充分发挥人事档案管理人员的作用，才能不断开创高校人事档案管理工作的新局面。一要强化人事档案管理人员业务知识学习。鼓励人事档案管理人员钻研业务，在充分掌握和运用专业知识的基础上总结探索现代管理的方式方法，为实现人事档案管理创新奠定基础。二要培养人事档案管理人员的创新能力。激励人事档案管理人员学习现代管理科学、信息科学、电子网络等现代科学技术，为实现人事档案管理创新积累条件。
二、提高高校人事档案管理人员素质的努力方向
（一）强化高校人事档案管理人员的责任意识。责任意识是高校人事档案管理人员对待工作的一种态度、一种情感、一种表现，是贯穿人事档案管理过程的高校人事档案管理人员的意志品质的表现。只有强化对工作高度负责的责任意识，才能坚持高校人事档案管理工作的严肃性、保密性、真实性、持久性；才能主动承担和完成高校人事档案管理的繁琐工作。
（二）增强高校人事档案管理人员的业务能力。业务能力主要是指高校人事档案管理人员在从事档案管理中表现出的处理问题的方法、技巧和完成工作任务的效率，以及掌握和运用现代科技手段从事人事档案管理等。包括独立处理复杂事务的能力，掌握现代管理信息方法的能力，总结交流现代管理经验的能力等等。要加强业务培训和业务指导，鼓励高校人事档案管理人员学习现代科技知识，提高其运用现代科技知识加强档案管理工作的能力和水平；要加强横向沟通与联系，鼓励高校人事档案管理人员在学习借鉴他人经验中提高自身的工作能力。
（三）激励高校人事档案管理人员的创新精神。创新精神是指高校人事档案管理人员具有创造性完成档案管理工作的理念和行为，能够运用现代科技方法和手段完善高校人事档案管理工作，能够在总结、借鉴先进经验的基础上，冲破传统束缚，实现高校人事档案管理工作的新突破。一要教育引导高校人事档案管理人员学习现代科技知识，用现念指导人事档案管理工作，用现代科技实现档案管理的科学化和现代化。二要明确高校人事档案现代化建设目标，构建高校人事档案现代化建设考核体系，督促高校人事档案管理人员创新档案管理工作。
三、提高高校人事档案管理人员素质的路径
（一）选拔优秀干部从事高校人事档案管理工作，把好入口关。在高校人事档案管理人员选拔过程中，一定要充分注意被选拔人的素质状况，这是提高高校人事档案管理人员素质的基础。一要重视思想考核。选拔政治强、作风正、求上进、讲奉献的同志进入这个岗位，保证高校人事档案管理人员的政治意识、责任意识和进取精神。二要重视业务考核。选拔业务能力强、适应能力强、创新能力强的同志从事这项工作，保证档案管理工作质量。三要重视能力考核。选拔具有掌握和运用现代科技知识的能力，熟悉现代信息技术具备创新工作能力的同志承担这项工作，保证档案管理的科学有序发展。
（二）开展高校人事档案管理人员业务培训工作。把好质量关。选拔优秀员工从事人事档案管理工作是保障高校人事档案管理人员素质的前提，积极组织开展业务培训工作是完善高校人事档案管理人员素质的关键。做好高校人事档案管理人员培训工作，一是支持人事档案管理人员参加系统培训。安排高校人事档案管理人员到相关教育培训机构专修档案管理课程，系统学习和掌握专业知识，实现高校人事档案管理的专业化。二是鼓励人事档案管理人员开展交流活动。鼓励档案管理人员参加各种培训班、研讨会、经验交流活动，在相互交流中学习先进经验。
（三）做好高校人事档案管理人员服务保障工作。把好稳定关。保持高校人事档案管理人员的相对稳定是保证高校人事档案管理人员素质的主要方法之一。维护高校人事档案管理人员稳定的主要方法之一是做好服务保障工作，从工作、学习、生活等方面解决高校人事档案管理人员的后顾之忧，使其全身心地投入到工作中。一要做好人事档案管理人员职业规划工作。二要做好人事档案管理人员福利待遇工作。三要做好人事档案管理人员未来发展工作。通过改善工作环境、福利待遇等形式，激发高校人事档案管理人员工作热情，防止产生职业倦怠。
作者：曲涛 单位：包头广播电视大学
【参考文献】
[1]肖辉.高校人事档案管理工作探讨[J].福建广播电视大学学报，2011（2）.
[2]付冬梅.高校人事档案信息化探析[J].湖南科技学院学报，2012（6）.
第六篇：高校建设档案管理思考
摘要：
随着高等教育的大众化和教学改革需要，高校对基础设施的投入不断增加，由此产生大量的基本建设档案。高校基本建设档案除具有一般档案的真实性、原始性、专业性特点以外，还存在独有的周期长、内容复杂、反复利用等特点。由于重视程度不够，高校基本建设档案管理普遍存在管理制度不健全、手段落后、人员业务水平不高、建档不规范等问题。依据基建档案“两到位”“三同步”“四纳入”要求，高校应建立基本建设档案工作网络，明确责任，进一步推进基本建设档案的数字化管理，以提高高校基建档案管理水平，更好地发挥基建档案的作用。
关键词：
高校；基本建设；档案；管理
高等学校基本建设档案是指高校基本建设工程项目从决策、立项到竣工、验收、工程结算等全过程活动中形成的具有保存价值的文件、图纸、图表、声像及电子等不同载体的材料，它是高校基建项目整个建设过程的真实记录和原始凭证，也是今后维修、改建等的重要依据。近年来随着高等教育的大众化，在校生规模不断扩大以及深化教学改革需要，高校对基础设施建设的投入也不断增加，由此实施了大量的基建项目，产生了大量的基建档案。依据《档案法》《高等学校基本建设类档案工作规范》等规定，需要将高校基本建设形成的所有材料汇总、整理、报送备案等。学校基建部门往往不受重视，如何做好、管理好高校基建档案工作，利用好基建档案，已成为高校管理和高校档案工作的迫切任务[1-2]。
一、高校基本建设档案的特点
高校基建档案除了和高校其他档案一样具有真实性、原始性、专业性特点以外，还存在以下自身的特点。
（一）反复利用性
高校基建档案贯穿于工程项目的始终，又是今后工程维修、改扩建不可缺少的依据，可反复多次使用。它具有服务现实的使用价值和史料的保管价值的双重属性，保存真实、有效、完备的基建档案可以很大程度上提高工作效率和档案利用率。
（二）内容复杂性
基建档案内容广泛、复杂，既有文件材料，又有设计、施工图纸、报表、统计资料，还有安装设备使用说明书、合格证，安装调试记录，隐蔽工程验收记录，工程竣工综合验收和规划，消防、防疫验收等记录以及声像电子资料等等。而且资料来源广泛，直接涉及高校、勘察、设计、施工、监理、材料生产商和供应商、政府部门等等，凡参与基建各方在建设工程中均产生大量的档案。
（三）周期长
高校基建档案的周期长体现在：一是建设周期长，每一个工程项目要经过决策、立项、设计、施工、决算等阶段，从立项到竣工验收快的1~2年，慢的需要3~5年时间；二是形成程序繁杂、时间长，每个项目都要涉及项目主管、审批等部门以及建设、施工、设计、监理、勘探、招标等许多单位；三是使用期长，工程项目的使用时间往往长达几十年甚至上百年，档案管理和使用将伴随着工程项目的存在而持续进行。
二、高校基本建设档案工作存在的问题
目前高校基建档案管理中主要存在以下问题。
（一）基建档案管理制度不健全、管理手段陈旧
由于高校工作以教学为中心，对基建档案工作认识和重视不足，造成学校领导、基建管理和档案管理人员对学校其他档案，如教学、人事等档案非常重视，而对基建档案管理比较忽视，基建档案管理规范程度不高，档案管理制度不健全[1]。同时，部分高校基建档案管理的硬件设施简陋，管理手段陈旧，与档案现代化管理、信息化管理、电子化管理的要求有很大差距。
（二）缺少专职基建档案人员或基建档案人员
缺乏业务培训、业务水平不高有的高校没有配备专职的基建档案管理人员，基建档案管理由其他工作人员兼任。兼职的基建档案人员由于本职工作多而杂，对基建档案管理工作没有时间，也没精力去顾及，而且缺乏管理基建档案的业务知识和技能，未接受过正规培训，对收集、整理、立卷、归档等一系列工作无从下手[2]。而有的高校即使配备了专职的基建档案管理人员，也存在配备的人数少，人员不稳定，以及作为安置照顾等现象，没有鼓励和支持基建档案管理员外出培训提高业务水平。
（三）基建档案资料不全，规范程度不高
基建项目一般要经过立项、招标、设计、施工、竣工验收、审计决算等几个阶段，项目资料形成周期长，涉及单位、部门及人员多，环节多，专业技术性强，收集、整理复杂性和难度较大，从而影响资料的完整性、规范性、准确性。平时对施工、监理单位监督和要求不严，导致对基建档案收集与整理不重视，不注重项目资料的积累。而施工单位资料员因种种原因变动频繁，再加上资料员能力和经验不足，造成资料内容缺乏真实性，图物不符，归档不规范；管理上交接又不规范，应该及时收集的材料分散在各经办人和技术员手中，资料收集失去连续性，丢失现象较为普遍；到竣工验收、决算时仍无法提供完整的工程资料等现象也经常发生。因此，基建项目资料往往会出现资料不全、质量不高、存档不规范等现象。
三、进一步加强高校基建档案管理的几点思考
（一）提高认识，建立基建档案管理工作网络
高校要高度重视基建档案工作，提高对基建档案重要性的认识，增强全员参与档案管理的意识，提高所有基建管理人员参与档案管理的责任心和自觉性，加强基建档案管理人员的业务培训，提高业务水平。同时，要建立基建部门、各参与单位等组成的基建档案工作网络，保证基建项目档案工作常态化开展。高校应当明确建立学校分管领导、基建部门领导、建设项目实施负责人、基建档案管理员、档案馆相关人员组成的工作网络，对于每一个项目应当建立档案跟踪机制。同时加强对施工和监理单位的监督和考核，工程进度款和结算应当由档案管理人员参与验收，多方推进工程项目的档案管理工作，共同做好各种基建资料的妥善保管和及时归档工作。
（二）责任到人，健全各参建方档案管理责任机制
高校基建管理部门要加强对基建档案的管理，建立和健全各参建方档案管理的责任机制，制定一套切实可行的基建档案管理制度，明确建设、勘察、设计、招投标、施工、监理等参建方在基建项目档案中的职责。将档案管理责任纳入合同契约管理，在与施工、监理等单位签订合同时，把档案资料的收集与归档要求同经济责任挂钩；高校基建管理部门内部也要明确项目管理人员的基建档案责任，制定规范的工作流程，与工作绩效考核挂钩，不留死角。
（三）统筹兼顾，坚持基建档案管理与基本建设
“两到位”“三同步”“四纳入”每个基本建设项目启动时，各参建方都要坚持“两到位”“三同步”“四纳入”。“两到位”就是基建项目档案工作的分管领导到位、专职档案管理人员到位；“三同步”是指基建项目一开始就与档案工作同步进行，工程建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行，工程竣工验收时，要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行；“四纳入”就是指基建档案工作要纳入基建规划、计划、管理制度和基建人员职责范围之中。应当成立由各参建方参与、基建部门主要领导担任组长的工程项目档案管理现场工作小组，以加强工程项目档案资料的过程管理，定期召开会议分析和布置相关资料收集的现状和要求，不定期组织检查工程资料收集的完整性和准确性，同时要求专职档案管理人员发挥主观能动性，主动深入现场，做到档案资料收集与工程建设同步，工程进度到哪个阶段，档案资料收集和整理就跟踪到哪个阶段，确保档案资料的完整性、准确性。
（四）加强培训，提高档案管理人员的业务水平
基建档案管理是一项专业性很强的工作，它不仅需要丰富的档案管理方面的知识，还要有扎实的工程建设方面的专业知识。档案管理人员作为基建档案管理工作的主体，其管理水平的高低将直接影响到档案工作的好坏。要加强对专兼职档案管理人员的教育和培训，采取培养专业人员与培训现有人员，平时自学与专门培训、理论学习与参观交流相结合的方式，尤其要加强与地方城建档案馆的联系沟通，及时取得业务指导。把档案管理的培训作为一项长期的工作来抓，使其走向制度化、规范化，每年必须有一次档案工作培训，逐步提高档案人员的整体素质。
（五）与时俱进，推进基建档案的数字化管理
传统的基建档案资料主要以纸质为载体，不便于管理和使用，特别是图纸经常翻阅和折叠容易损坏。随着进入信息化时代，基建档案也必须实行信息化、数字化管理。可通过多媒体设备和技术将传统的纸质档案资料扫描成文稿、全图、全声的电子文稿，用光盘存储，同时建设高效的基建管理系统，实现电脑自动检索和查阅，实现资源共享，远程传递，提高档案管理的信息化程度。高效的基建档案管理是档案资料连续性、准确性和完整性的有效保证。高校要进一步加强基建档案管理工作，建立健全工作制度，加强广大参建人员和档案管理人员的档案意识，规范管理手段，不断提高基建档案管理人员的业务素质，运用现代化的管理技术，提高基建档案管理的数据化信息化水平，使高校基建档案管理真正达到规范、标准、高效，充分发挥基建档案的作用。
作者：杜宁 单位：金华职业技术学院
参考文献：
[1]陈淑香.高校基建档案信息化管理探析[J].城建档案，2013（1）：81-82.
[2]姚冬香，王根健.关于加强高校基本建设项目档案工作的思考［J］.阜阳师范学院学报：社会科学版，2013（6）：119-121.
