第一篇：高校档案管理规范化和信息化建设
摘要：
档案工作是高校各项事业发展的一个重要基础。档案工作记录的是事件，承载的是历史。在大数据时代，信息量暴增，随之而来的是越来越多的信息资料，对于高校档案工作来说，传统的管理已经无法适应发展的要求，因而高校档案管理工作的目标，就应该以信息服务网络化、档案管理规范化来支撑教学和科研，为高校的建设和发展提供优质、快捷的档案信息，是高校档案工作发展的目标。
关键词：
高校；档案管理；规范化；信息化
当前，高等院校发展呈现出多样化、特色化态势，对高校档案的归集、整理及保管提出更高标准的要求。档案的价值开发利用随着信息技术手段的发展更为高效。由于信息存储可以依赖模块化，精准的程序设计，使得查阅与检索更加方便。档案管理的规范化和信息化建设，必将为高校发展提供有力的辅助。
一、高校档案管理的现状分析
随着国家对档案管理一系列法律法规的出台和颁布，我国高校的档案工作得到了进一步加强。特别是国家教委了《普通高等学校档案管理办法》（6号令），给高校档案工作的发展提供了制度保障。例如，由分散在各个职能部门管理档案，变为集中统一管理；由仅注重纸质文字档案，变为除纸质文字档案外还收集和管理音像、实物档案。但是档案管理工作的规范化、现代化必须与高速发展的信息时代相吻合，在科技迅猛发展的今天，不重视档案管理的信息化建设，必将难以充分发挥档案的作用。
（一）档案缺乏规范化管理，利用率不高。高校档案管理普遍存在档案历史悠久、资料庞杂的问题。从计算机还没有普及的年代到现在的信息化社会，档案材料一直以纸质材料为主。由于每个时期档案整理标准不尽相同，很多资料页码不全或者没有目录等，给查找翻阅带来很大困难。长期不重视收藏与保管、使用的旧观念，使得重要性资料或者涉及知识产权的资料让很多学者无法查阅，无法进行技术方面的支持与交流。据有关资料介绍，2013年，曾对全国二十八个省、市、自治区198所高校档案工作现状进行了调查，虽有75%的高校建立了科级以上建制的综合档案室，但在档案管理办法、归档范围、分类大纲、保管期限表等相关制度还不健全。档案管理的有关文件、法律法规的学习、宣传工作在各高校间也存在较大的差距。档案管理工作的建设缺乏持续性、规范化管理，不能有效对档案资源进行挖掘、开发利用。
（二）档案收藏门类不丰富，信息化程度低，服务范围受到限制。党政、基建、设备、财务这些门类的档案是当前高校档案的主体，其他门类则不全，数量也不全。而能够运用计算机存储的声像档案比较少，很大程度上限制了这类图文声形并茂档案的利用，就不能满足各层次主体对档案利用的需求。虽然看似许多高校配备了计算机，但档案室里计算机适用范围主要停留在文档目录的键入和查询，基本游离于信息技术之外。笔者通过实地调研陕西7所民办本科高校及网上搜索引擎访问30所民办高校的档案管理工作得知，目前民办高校档案管理工作只是进行最基本的材料收集、整理归档与保管，还没有发展到主动分析，编研档案资源，建立有效提供利用服务的意识，工作上处于封闭、被动、守摊子的状态，无法充分发挥档案的利用价值及参考作用。
（三）档案管理人员认识与素质上的能力欠缺，缺乏现代化管理观念。档案管理人员对本职工作缺乏全面、正确的认识，仅仅做好整理与收藏工作，而忽视档案资料的二次利用。随着信息化的发展，档案管理人员逐步与信息技术发展脱节。在一些高校从事档案管理的人员并非专职人员，也并非档案管理专业毕业，或者没有进行专业的档案管理工作培训，档案管理的专业化程度不高。在日常管理过程中还存在由于技术水平不够而产生的信息文件丢失不能恢复，文件存放次序混乱无从查找等问题。资料显示，被抽样调查的198所高校中，专职档案人员的文化水平等方面的情况是：具有大专以上学历的占73.5%，具有中级以上职称的占30.1%，其中50岁以上人员占45.6%；不同高校专职档案人员的数量在三人以下的占48.6%，四至十人的占42.4%，十人以上的占9%.高校档案管理工作在人员配备方面，有新老脱节，文化素质偏低，人力投入不足的问题，显然与现代化档案管理的需要悬殊太大。
二、提升高校档案管理规范化、信息化建设的路径
（一）做好档案的规范化管理。要按照《档案法》、《电子公文归档管理暂行办法》规定，制定出符合实际的具体办法和措施，规范和指导高校档案信息化的建设、运行、管理和维护工作，使高校档案管理工作有规可依，有章可循，以标准化、规范化和制度化保障高校档案工作朝着正确的方向发展。
（二）做好档案的现代化、信息化管理。档案管理是一个服务性的工作岗位，不仅需要高素质的管理者，更需要技术精湛的专业人才。随着高校体制改革和转型发展的深入，高校内部和外部活动都不断丰富，档案门类不断增多，像个人业绩档案、职称档案、信用档案等，内容多样，数量剧增。在信息化时展背景下，就要求提供软硬件的支持，加大投入，配备专业技术人员，配备高校办公自动化系统设备，如3D打印技术的应用、文件加密处理、馆藏的精细化操作和自动化处理，这都将大幅提升了资料的使用率，让馆藏的资料得到最大化的价值呈现，更好地让档案服务于使用者。
（三）加强档案工作的监督、指导职能。根据《档案法》的有关规定，高校档案机构及档案人员的任务是：“负责保管本单位的档案，并对所属机构的档案工作实行监督和指导”。而目前档案人员的主要时间用于立卷的占29%以上，档案人员和职能部门共同立卷的占41%，。时间和精力花费在事务性工作上，缺乏对档案的指导监督工作，影响了档案规范化和信息化建设的进程。
（四）构建档案管理信息网络平台。首先，可以实现文字、图片、音像等不同形态档案信息的系统化、规范化、科学化管理。其次，可以保障档案管理工作的质量，减少因人的水平、能力等诸多主客观因素产生的工作质量和水平的差异。最后，可以扩大档案的共享面，提高档案的利用效率。信息网络平台的构建已成为信息社会高校档案管理工作的创新点和发展趋势，对推进档案工作的规范化、标准化进程，提供了良好的技术平台及网络支持。
三、结束语
高校档案部门作为收集、保管和研究校史的部门，越来越受到重视。高校档案管理工作理应受到高度关注和得到应有的重视，它影响和制约高校的整体发展。充分利用计算机软硬件对档案资料进行自动化归档与整理，用信息化技术存储和提取利用档案材料，使档案管理工作规范、高效，把高校档案管理工作提升到一个新的水平。
作者：张银丹 单位：陕西国际商贸学院基础课部
参考文献：
[1]王翠红.实施档案数字化管理的几点思考[J].档案管理,2013,(09):115-117
[2]张莉莉.档案管理原理在档案管理现代化中应用的分析[J].办公室业务,2014,(17):77
[3]牛芙蓉.数字化时代下高校档案管理创新[J].经营管理者,2015,(25):266
第二篇：数字化高校声像档案管理研究
[摘要]
传统高校声像存在人力需求较多、资金需求较大、存储方法陈旧、管理发展滞后等问题，高校声像数字化具有检索利用简捷、库房占用减小、保护档案原件、收集保存便捷等优势。因此，高校档案管理部门必须实施声像档案的数字化管理，提高声像档案资料管理工作的整体水平，为高校自身发展提供更加优质的服务。
[关键词]
数字化；高校声像档案；管理方法
[基金项目]
贺州学院2015年科研项目“高校声像档案数字化管理研究”（项目编号：2015ZZSK11）。
声像档案的特性表现在声图并茂、生动形象、情景交融等几个方面，它们在记录学校历史发展轨迹、宣传学校教研成果和风采等方面发挥了重要的作用。高校声像档案的形成主要来源于两类，一类是以胶片和磁性介质等传统材料为载体的声像档案，如照片档案、磁带音像档案、影片档案等；另一类是新型数字化载体的声像档案，如数码照片档案。当今科学技术发展快速，现代办公设备在各高校得到普遍使用，其中最为突出的是数字化技术广泛应用到高校的教学和管理中。因此，数字化技术不可避免地促进了新型数字化声像档案的发展，数字化技术使声像档案的数字化管理成为可能，数字化技术打破了档案载体、类型的不足，信息资料的共享功能可得到最大限度地发挥。相比传统的声像档案管理模式，声像档案的数字化管理模式具有更大优势，也具有更广阔的发展前景。
一、高校传统声像档案管理存在的问题
在当今高校各项建设飞速发展的时代，传统的高校声像档案管理存在以下主要问题。
（一）人力需求较多。传统上有八个声像档案管理工作环节，这八个环节的具体流程是收集、整理、鉴定、检索、保管、统计、编研和提供利用，其中每个环节的内容都很复杂。声像档案的种类较多，若对每一类声像档案都要经过以上流程，则势必导致传统声像档案管理工作相当重复和琐碎，需要较多的人力资源。且不同类别声像档案的载体材质不同，在管理工作中需要多样化技能的复合性人才耗费大量的时间及精力来完成，所需要付出的人力成本较高。[1]
（二）资金需求较大。声像档案相比传统的文书档案，一方面，由于载体不同，常呈现出特殊性；另一方面，声像档案的载体多样性，存储的格式多样，其储存空间也呈现出差异性。然而，传统的声像档案管理模式无法做到全面兼容档案信息，要想提高档案管理的质量与效率，专门的储存设备则不可或缺。光盘、磁带、录像带、录音带等存储介质受到气候、温度、湿度等影响而容易损坏，维护成本高昂。因此，传统声像档案管理需要较大的资金投入成本，给学校带来一定的资金压力。
（三）存储方法陈旧。传统材质声像档案的保管对光照和磁场等有特殊要求，其需要比纸质档案更严格的保管条件。由于以往采用的是比较陈旧的声像档案管理的存储方法，声像档案入库后的保护措施也不得当，部分声像档案因存储的时间较长、库房环境欠佳，出现照片霉变褪色、胶片变质粘连、录音录像带老化受损等现象，从而丧失了利用价值。另外，照片档案、音像档案提供社会利用时，需人为检索纸质文件目录，再到库房寻找相应的相册、音像带，检索工作需要消耗大量的时间，检索效率和使用效率低下。
（四）管理发展滞后。传统声像档案管理模式导致高校声像档案管理存在大量弊端，首先是工作量大，其次是管理流程复杂，其三是人财成本高，正因为这些弊端使得声像档案管理效果令人不满意。另外，学校普遍不重视声像档案管理，在工作上，管理人员主动性、创新性、发展性不强，他们只履行相关声像档案管理职责，对于声像档案管理工作的长远发展却极少谋划，这种陈旧管理理念和简单管理模式阻碍了高校声像档案管理的进一步发展。
二、高校声像档案数字化的优势
由于互联网技术的飞速发展，数字化设备的使用越来越普遍，高校声像档案管理已经进入数字化发展时期，数字化、网络化的管理方式运用于声像档案管理工作，高校声像档案以数据库存储和网络存储为主要存储方式。高校声像档案数字化的优势表现为以下几个方面。
（一）检索利用简捷。高校声像档案数字化后，声像档案检索利用工作的开展更便捷，声像档案在线的查询、阅览、合法输出以及立卷归档部门对声像文献的编辑研究开发，都达到事半功倍的效果。还能通过网络远程自行检索，提高了声像档案使用效率。高校声像档案管理方法因数字化而革新，档案查借阅和利用的流程因数字化而优化，审批手续因数字化而简化。还可以通过后台分析检索数据，掌握各型号档案使用情况。
（二）库房占用减小。高校声像档案可分别在图片类、音频类、视频类三大类型下实现数字化管理，即设立若干数据库，分别涵盖学生工作、教务工作、后勤工作等内容，以立卷归档部门实际情况为依据编置数据库。因而减小库房占用，节约空间和资源。随着科技的进步，数据库将逐步实现云存储，通过网络进行数据上传和下载，方便更多的用户使用，提高了声像档案的开发与利用。[2]
（三）保护档案原件。传统材质声像档案随着存放时间的增长，损毁的风险也增高。在数字化技术条件下，声像档案工作人员通过扫描照片档案、转录音像档案等数字化方式将传统材质声像档案进行载体上的转化，代替原件使用，可以减小借阅利用对原件的损耗，防止相片、胶片、磁带报废，保证原始声像档案在较长时间内的完好无缺。同时在保证信息安全的前提下，直接通过网络采集新型数字化载体的声像档案（如数码照片等），统一收集两大类来源的声像档案，方便网上远程传播，提高了声像档案的利用频率。
（四）收集保存便捷。高校声像档案难以收集的问题长期困扰着高校档案管理部门，学校在各项重要活动中形成的声像材料，特别是相片、录音、录像等传统介质的声像材料大部分散落在各职能部门和摄录人员手中。尽管档案管理部门努力去收集，但是许多珍贵的声像材料仍收集不到。[3]通过声像档案数字化，采用数字化技术将这些声像资料拷贝到U盘或移动硬盘等介质，可随时或定期归集移送档案管理部门，也可通过网络传输的方式归集传送档案管理部门，方便快捷。档案管理部门将这些声像资料进行编码，利用计算机平台进行储存，可有效解决传统材质声像档案保存工作的不足，而且此计算机平台储存的声像档案具有更高的储存价值。实现了声像档案的信息复制、在线查阅存取、网上检索和永久储存，提高了声像档案的管理水平和工作效率。
三、基于数字化的高校声像档案管理方法
声像档案数字化可进一步拓展高校声像档案管理发展的空间，基于数字化的高校声像档案管理方法主要从以下几个方面展开。
（一）数字化转换与采集。数字化转换与采集的优点在于高校声像档案的管理和保存变得更便利，声像档案资源的利用价值得到极大提高。一方面，对以传统材料为载体的声像档案，可以利用数字化技术进行数字化转换。一是照片档案的数字化管理，对于原纸介质照片档案，可以利用一些电子设备进行扫描或翻拍，如扫描仪、数码相机、计算机硬件设备等，对声像档案的型号、时间、地点、人物、事件背景、摄影者等在注明文字说明后输入到计算机中，输入过程中要逐一进行编码，然后确定保存。二是音像档案的数字化管理，对录音录像带等磁性介质档案，可以通过计算机技术进行数字化格式转换，然后按照所反映的内容分类整理，并注明型号、时间、地点、人物、事件背景、摄录者等文字说明加以存储。另一方面，对于新型数字化载体的声像档案，如数码相机和设计软件渲染生成的数码照片，可以直接拷贝到计算机存到硬盘，也可利用互联网技术进行网络采集，然后对采集的声像档案进行编码区分，并注明型号、时间、地点、人物、事件背景、摄录者等文字说明加以存储。
（二）统一编码标准。编码工作是高校声像档案管理工作中最复杂、最艰难的环节，最耗费时间，也是最能体现声像档案管理人员价值的工作。声像档案的编码必须是其唯一的标识，能够表达其主要特征。要让使用者能够直观快速地检索到目标声像档案信息的需求，应该对声像档案采取统一的标准进行编码，如果标准不统一，换到另一个部门，可能就无法查询。编目质量和水平的提高是著录编目工作成败的关键，质量和水平提高才能充分体现数字化档案管理模式的价值所在。
（三）建立在线数据库。由于当今社会信息化进程越来越快，要想适应信息化的时代和社会，提高档案管理现代化水平，就要对档案信息资源进行数字化管理和最大程度满足档案信息资源的共享。因此，建立高校声像档案管理在线数据库，通过网络提供声像档案数据库的创建、查询、存储，同时提供用户的交互页面，提高档案信息服务水平。首先，根据声像档案的特点，将全部归档的声像档案分为图片类、音频类、视频类三大类型。其次，根据高校教学科研的特点和学生的发展情况，设立若干声像档案在线数据库，分别涵盖教学工作、科研工作、学生工作、后勤工作、财务工作等内容。为了使数据库的利用价值得到充分发挥，在建设数据库的过程中，以各职能部门的实际情况为前提，以管理的标准与原则为依据，实现规范、科学的声像档案数字化管理，最终目的是实现资源共享。实践证明，建立在线数据库并不存在安全风险，且突出表现了其效果，是现代声像档案管理的有效手段。[4]
（四）设置近离线声像档案。任何数据库存储量再大，也存在容纳空间的限度。声像档案的数据量大，存储空间的占用量也大。因此，为了节省存储空间，可以设置近离线声像档案，具体而言就是把所有的磁盘数据一分为二，一为近线数据流磁带库，二为离线数据流磁带库。同时，分析数据库的利用率，以利用率的高低来分配声像档案储存位置。这样一来用户利用方面的需求既得到了满足，数据库存储有限的矛盾也得到了解决。就声像档案管理而言，这种存储模式下的存储空间利用率增加了，数据库空间利用的压力也得到缓解，具有声像档案存储的显著优势，[4]是安全有效保管声像档案的较优选择。
（五）定期迁移保存。对于数字化后的声像档案，更重要的是重视它们的长期保存。由于数字信息所依赖的软件和硬件技术更新迅速，为保证存储的数字声像档案总是可以在当前的系统环境中得到利用，有必要定期检查登记数字声像档案。同时，重视做好声像档案的数据信息迁移保存工作，即将数字声像档案信息从旧的技术环境迁移到新的技术平台，使数字声像档案信息从过时的软件、硬件配置转移到新型的软件、硬件配置，从而实现高校声像档案的保存原生态性、永久获取性和存储安全性，避免因技术过时而造成声像档案信息丢失。[5]互联网技术的快速发展使我们处在一个数字信息时代，信息数字化给高校声像档案管理工作既带来了极佳的发展机遇，也带来了巨大的挑战。面对这种形势，高校档案管理部门必须实施声像档案的数字化管理。声像档案数字化的推进一定要以信息化和网络化技术为支撑，全面实现声像档案网络化的存储利用与管理，提高声像档案资料管理工作的整体水平，为高校自身发展提供更加优质的服务。
作者：梁骁 余义文 单位：贺州学院校长办公室 贺州学院监察处
[参考文献]
[1]王雪飞.数字化背景下声像档案管理的若干思考[J].大众科技,2011,(10).
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[4]仲亚红.数字时代声像档案管理策略[J].管理观察,2016,(01).
[5]弓箭.高校声像档案的数字化处理与长期保存对策[J].齐齐哈尔医学院学报,2008,(09).
第三篇：高校网络环境档案管理系统设计
【摘要】
在当前网络环境下，随着我国高校的扩招，高校办学规模不断扩大，高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理的工作效率的进一步提高。在这样的背景下，经过大量的调查研究、实际考察，初步实现网络环境下高校档案管理系统设计与实现。本文首先对高校档案管理系统进行分析，查出现有系统存在的不足，提出网络环境下高校档案管理系统的目标系统；其次是网络环境下高校档案管理系统的设计，功能设计和模块设计；最后通过测试，检验系统设计的合理性和实际运行的效果。
【关键词】
网络环境；高校档案管理系统；网络管理
在当前网络环境下，随着我国高校的扩招，高校办学规模不断扩大，高校档案管理也随之变得复杂起来。原有的传统意义上的档案管理在如今环境下影响了档案管理工作效率的进一步提高。在这样的背景下，经过大量的调查研究、实际考察，初步实现网络环境下高校档案管理系统的设计与实现。
一、当前我国高校档案管理系统的现状
我国很多高校档案管理已经实现了大量数据档案信息数字化，在保护档案、提高档案利用效率上有了很大进步，但这些基本上都是使用独立数字化系统实现的，并没有与现有档案管理系统相结合，这在一定程度上给档案检索利用有效管理带来了一定限制。近些年来，很多高校还在使用上一代甚至是上几代档案管理系统，相比网络环境下其他信息系统建设，档案管理系统还存在很大不足，其主要表现在以下几个方面：1.管理范围窄：多数高校档案管理系统对于档案信息管理只是实现到了目录级别，对于电子信息档案文件无法很好地进行有效管理，归档功能实际上只是单纯数据录入。2.维护成本高：高校档案管理系统大多使用C／S模式应用系统，需要安装专用客户端应用软件，对于软件硬件环境要求比较多，在很大程度上依赖操作系统版本，一旦用户计算机出现软件硬件故障，就极有可能需要重新安装操作系统，这样维护工作量和时间成本都比较高。除了以上不足之处外，有些高校档案管理系统还存在权限冲突问题、检索功能不足等一系列问题，这些都需要我们在设计高校档案管理系统时重点注意。
二、网络环境下高校档案管理系统的设计
在具体设计中，主要采用面向对象和面向过程相结合的设计方法。首先，将系统分解为若干个具有某种联系组成功能模块。其次，对每一个功能模块采用面向对象设计的方法，以数据为中心进行程序设计。
（一）功能模块划分。高校档案管理系统设计过程中，一般采用“上下结合、分级编制、逐级汇总”程序进行。最大限度使程序和数据相对独立，应用软件与计算机硬件相对独立，以便于系统扩充和档案信息资源共享，也便于系统移植。通过分析，我们预计将网络环境下高校档案管理系统划分为以下几个功能模块：系统初始化、数据录入、数据查询、数据统计、数据打印、借阅管理、成绩交流、系统维护及帮助等功能。
（二）数据库设计。高校档案管理系统模块划分以后，需要将各种存放数据类型进行分析分类，各类数据的结构形式需要转换为适合于管理系统所依赖计算机存储数据结构，这就是我们所说的数据库设计。数据库设计是整个系统数据处理成功的重要保障。在整个数据库设计中，既要遵循数据库设计原则，又要考虑数据库需要的数据处理平台，还要重点研究数据库的安全性。由于数据库中存放着档案管理中的大量数据，在网络环境下数据库为许多用户直接共享信息资源，所以安全性问题尤为重要。
三、网络环境下高校档案管理系统的实现
在系统进入实践测试阶段，高校应该根据自身实际情况、独特系统要求来制定系统数据结构，这样各个高校可以制定具有自身特色的档案管理系统，其中包括编辑目录格式和报表打印。档案分类要在国家对档案分类要求原则之下有序完成。档案管理系统要支持多媒体对数据的管理以及对数据存储，例如图像数据的压缩处理与存储，各类电子文档存储等。就网络环境下高校档案管理系统的功能来说，特点：第一，要符合高校档案管理的流程，信息输入输出要求的多样性，用户界面清晰。第二，用户要采用分级管理的模式，设置访问权限，来保证数据库的安全。第三，档案信息数据查询要有多样性，因为数据分类的多样性，要求系统的输入输出具有灵活性，这样有利于保证系统管理的正常有序的运行。
四、结语
在当前网络形势下，采用高效档案管理系统对档案信息进行管理，一方面可以进一步提高工作效率，另一方面也可以实现档案的长久保存、统计和查询，有利于发现档案信息中有价值的信息，有利于为重大决策提供数据支持。在网络环境下高校档案管理系统的实现会为我国高校档案管理水平的提高做出贡献。
作者：姚树静 单位：山东广播电视大学
【参考文献】
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[2]张凤丽.浅析高校档案管理的现状与对策[J].中国农业大学学院学报，2007，103-105.
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[4]熊跃萍，黄建平.高校二级教学档案管理数字化网络平台的构建[J].浙江理工大学学报，2009（8）:776-779.
[5]杨哲.计算机网络技术在高校档案管理中的应用[J].长春理工大学学报（社会科学版），2009，134-136.
第四篇：民办高校档案管理问题
【摘要】
本文针对民办高等学校党群、行政、科研、教学四大类主要档案的立卷、组件、编写目录三项工作中出现的不同情况做出了分析和归纳。
【关键词】
民办高校；档案管理；相关问题
立卷是整理归档文件材料的一个重要环节，文书部门按照文件材料在形成过程中的依存关系，将已经办理完毕的、具有查考利用价值的文件材料组成具有内在联系的案卷单位的过程叫立卷。档案案卷是按照一定的特征编立的、具有密切联系的若干文件的组合体，以卷为单位，就是将属于同一方面共同特征、密切联系的文件综合在一起，组成一个单位，装订成册以后加以保管。卷，是指在整理档案中针对某一问题或某一工作活动，将具有内在联系的文件材料组合成一个集合体。件，原来指的是可以一一计算的个体事物，在整理归档文件中是反映某一问题或者工作的每一份文件材料的物理单位。由于档案文件形成单位的性质、职能不同，产生的档案文件资料情况也是千变万化，因此在整理档案的时候，就必须采取灵活机动的办法，总的来说，应当遵循区别对待、讲究效率、统筹兼顾、件与卷相结合的原则。
2000年12月6日，国家档案局颁布了《归档文件整理规则》，明确规定:归档文件整理改革后，件是进行分类、装订、排列、编号、编目、装盒的基本单位，以件为单位整理党群和行政档案，调整、简化了很多环节，实施卷改件的改革有以下意义:(1)简化整理工作的步骤和内容，适用于手工和计算机两种整理方式;(2)提高整理工作的效率并节约费用，有利于插件和补充归档;(3)便于提供复印、借阅，有利于开展利用档案的工作;(4)以简化整理、深化检索为宗旨进行立卷改革，推动了文档一体化进程。将卷改成件，确定件是整理的基础和关键，件的确定要把握尺度，不可过严也不可过松，过严势必造成件数过多，增加不必要的工作量;过松会造成随意组合大件的现象，不利于利用和检索，原则上每份文件为一件，实际整理中应当注意以下十种情况:(1)件正本与定稿为一件，定稿较厚不易装订时，也可单独作为一件;(2)正文与附件为一件，附件较多较厚不易装订时，也可单独作为一件;(3)原件与复制件为一件;(4)转发文与被转发文为一件;(5)会议记录一本为一件;(6)成套的会议材料各自为件;(7)重要文件的正文与历次修改稿为一件，修改稿较厚时，正文与修改稿可各为一件;(8)正文与文件处理单(办文单)为一件;(9)来文与复文可为一件，根据检索需要，也可以各为一件;(10)报表、名册、图册、成册的编研材料、刊物等等按照它们原来的装订方式，一册或者一本为一件。教学、科研、基建等专业性技术性档案仍然是以立卷的方式整理，方法是以事立卷，以某件事(一个问题、一次会议、一项工程等)或者同性质同类型的几件事为标准，按照保管期限，各自单独组成归档的保管单位，文件多的时候可以组成几卷，基本原则是按照文件形成的自然规律立卷，在立卷时按照事件中文件材料形成的先后顺序和内在联系排列组卷，有以下三种类型:(1)一事一卷———就是将在一件事中形成的材料组成一卷，有的是一个作者、一个名称，有的是几个作者几个名称，但是他们都反映和说明同一件事，所以编成一卷;(2)一事几卷———多为会议和工程项目形成的案卷，原因有两个，一个是在一件事情中形成的几份文件的保管价值不同，一个是形成文件的数量过多;(3)并类组卷———同一件事情有可能通过上级、外单位、本校等不同的形式产生文件资料，可以用合并同类项的方式将属于同类型同性质的几件文件组成一卷;在实际工作中，与《归档文件整理规则》相衔接的时候还应当注意:在整理教学档案的时候，应当尽可能地将同一类型的文件集中合并，装订成一个大的件，这个件，也就是卷，即档案盒内的小卷。民办高校的各类档案整理工作与公办高校一样，都应当严格遵守《归档文件整理规则》中的规定，以件为单位，整理党群和行政档案，立卷整理教学、科研、基建等专业性技术性档案，在组件整理党群行政档案、立卷整理教学、科研、基建等专业性技术性档案的时候，还有一个必须注意的问题，那就是编写目录，在编写目录的时候也必须把握好尺度，不可过严，不可过宽，过严造成目录过多，增加不必要的工作量，过宽造成不同档案材料被混合在一起，不利于查找和检索。以党群和行政档案为例，因为是以件为单位整理，这两部分档案编写目录相对容易，党群和行政类档案中、省级市级政府机关发文、学院发文、工作计划、工作总结、申请、报告、合同、协议、函件、荣誉证书、获奖证书等占了大多数，每一份文件都确定为一件，编写成一条目录，在表格中写明序号(件号)、责任人、文号、题名(标题)、日期、页数、备注情况七项内容;对于教师的师资培养人事档案资料，应当将一位教师的一整套资料编写成一条目录，不宜拆分;对于各种会议记录，例如党政联席会议记录、党建工作记录、系部党总支扩大会议记录、系部党总支委员会会议记录、各专业党支部委员会会议记录、各专业党支部党员大会记录、各专业党小组会议记录等等，对于日期相同、内容有多页的会议记录，应当编写成一条目录;对于日期不同的会议记录，应当按照日期的先后顺序依次编写成若干条目录;对于各种表格，如果是同一日期、内容有多页的表格，编写成一条目录，如果日期不同的表格，应当按照日期的先后顺序编写目录。
对于学生档案来说，主要是就业协议书，同样是以件为单位整理，按件数编写目录，同一专业的毕业生就业协议书，按顺序编页号，编写成一条目录。对于科研档案来说，是组卷整理，无论单面还是双面打印，一般一卷不超过200页，一般科研档案主要有五种类型，即科研会议档案、校级课题申报表及结题报告、省级市级立项协议及结题报告、各种项目论文汇总、科研综合类文件，这五种类型的档案，在确定了不同保管期限后，每一种单独组成一卷，如果其中一种的数量过多，超过了200页，可以组成几卷，不同类型的科研档案不宜组合在一卷里，避免混淆，每一卷里，有几件、十几件、几十件同一类型的档案文件，每一件编写成一条目录，同一卷材料中不同件的材料，从“1”开始连续编写页号。对于教学档案来说，同样是组卷整理，无论单面还是双面打印，一般一卷不超过200页，但是教学档案资料的内容庞杂，数量也相当多，基本上可以分成以下一些种类:督导处教学质量检查和奖惩学生文件、督导处发文和期末考试安排表、督导处教学记录检查表、督导处教学质量评价表、学生手册和优秀毕业生名册、三好学生登记表和优秀学生干部登记表、国家奖学金和国家励志奖学金的初审名单表审批表、学院奖学金申请审批表、教务处发文、教务处实训基地材料、学生休学复学退学申请和批复材料、学生处学生管理材料(包括发文)、学生处军训材料、各系部教学及学生工作材料、各系部出版的教材、各系部的教学大纲、各系部教师工作计划总结、各系部主题班会记录表、各系部学生座谈会记录表、各系部班情分析表、各系部家校联系表、各系部辅导员与任课老师联系表、重点关注学生登记表、继续教育学院的毕业生档案、继续教育学院的学生培训材料、就业办公室的毕业生派遣方案及相关材料、就业办公室的毕业生质量调查报告、就业办公室的毕业生工作计划总结、学生投保单和困难学生调查认定申请表、校园招聘会材料等等，以上每一种类的材料均可以组成一卷，如果页数明显超过200页，可以分别组成几卷，不同种类的教学档案不宜组成一卷，以防混淆。
以上教学档案在分门别类组成一卷后，由于种类一致，因此卷内所有文件的保管期限都是一样的，同一种种类的表格一般合编成一条目录(包括主题班会、学生座谈会记录表)，从’’1’’开始连续编写页号，但是重点关注学生的情况比较特殊，每个人的具体情况都不一样，所以他们每个人的登记表应当分别编写成一条目录;督导处、教务处、学生处的发文一般每一份发文编写成一条目录，按照发文的时间顺序连续编写页号;奖惩学生的材料、学生休学复学退学的申请和批复材料属于文件性材料，每一件编写成一条目录;教学大纲、工作计划总结、各系部教学及学生工作材料属于文件性材料，每一件编写成一条目录，按照文件的时间顺序连续编写页号;对于各系部出版的教材档案，每一本教材编写成一条目录。以上是针对民办高等学校党群、行政、科研、教学四大类主要档案的立卷、组件、编写目录三项工作中出现的不同情况做出的分析和归纳，无论是立卷、组件还是编写目录，均应当把握尺度，不可过严也不可过松，严格遵循区别对待、讲究效率、统筹兼顾、件与卷相结合的原则，采用灵活机动的办法，将档案案卷和目录编写得归类准确、清楚明晰、一目了然、详尽细致，方便查阅检索，也便于用计算机管理档案，有利于民办高校档案管理向现代化网络化数字化转化。
作者：蒋斯茵 单位：上海交通大学嘉兴南洋职业技术学院
参考文献:
［1］高等学校档案工作规范［S］．
［2］高等学校档案实体分类办法［Z］．
［3］高等学校档案管理办法［Z］．
［4］韩秋黎．高等学校档案管理理论与实务［M］．上海:上海交通大学出版社，2010．
［5］柯友良．高等学校档案管理基础［M］．广州:广东高等教育出版社，2013．
第五篇：高校档案管理现代化建设
［摘要］
档案管理工作就是一个单位的文化建设。现代大多数高校都在不断地提高现代化水平，在档案管理中配置了一系列现代化设备，实现了办公数字化，促进了档案管理的现代化。健全档案管理制度，成立档案管理工作领导小组，配备固定专职档案员，形成以综合档案室为中心，形成档案管理网络体制，并将管理制度上墙，实现档案管理的制度化。
［关键词］
档案管理；现代化；信息化
为了进一步加强高校的档案管理，一般高校都能够专门设立档案室、配备专业人员管理档案。与此同时还加强了档案管理制度建设，制定出台相应的档案管理办法，使高校档案管理逐步实现规范化。为贯彻落实围绕中心、聚焦主业、深化“三转”的精神，解决纪检档案资料管理不规范、信息化程度不高的问题，为纪检监察工作提供强有力的后勤保障，柳州地税着力推进纪检监察档案管理信息化、规范化、专业化。
一、高校档案管理工作存在的问题
（一）管理不够专业
现在很多高校不能强化档案管理，使得管理松散。目前，很多高校没有专门的工作人员专项负责档案管理工作以及材料收集、整理和电子录入等相应工作。对照有关档案工作的法规要求，将档案分门别类进行认真细致地归档，才能够实现档案分类明确，排列科学合理，编排规范。档案管理部门制定了相应的法律法规明确了立卷归档、装订整理、保管利用、鉴定销毁、责任追究等每一个流程，建立了《档案管理员岗位职责》《档案保密制度》《库房管理制度》《档案室设备管理制度》等一系列配套制度，在档案借阅、使用等工作中均按规章制度进行，借阅必须经过审批，属涉密资料，还要求借阅者签订保密责任书，使高校档案管理工作走上制度化、规范化轨道。实现高校档案管理的专业化要求按照一级档案室的标准建设高校档案室，档案室实行库房、微机、办公、阅览四分开，档案库房按标准配备专用档案密集架，配置防火系统、自动灭火装置、除湿机、臭氧消毒机、吸尘器等设备，使档案的管理工作硬件设施齐备，安全保护实现了专业化。
（二）查阅程序不够规范
部分档案管理人员没能对各种档案坚持及时、合理、有效的分类和整理。只有档案分管管理条件大为改善，才能够提高档案管理工作的效率。
（三）信息化不够完善
实现高校的档案管理信息化需要配套自主研发高校档案管理系统。目前高校的档案编制了全引目录、案卷目录、违纪人员处分索引等索引目录数据库，但是还没有完全实现档案信息查询的电子化、自动化，档案调阅效率低。
二、高校档案管理现代化的具体策略
推进会计档案管理是一项长期而艰巨的任务，加强制度建设、健全监督机制，明确操作规范，各大高校在推进档案管理的道路上，留下了一连串清晰而深刻的印记。为了确保普遍实现各大高校档案的长效管理，按照《档案法》的有关规定，要对需要归档的文件全部整理归档，做到时时收集、年年归档，并严格管理，规范使用，确保档案工作规范化运转。具体措施如下：
（一）加强制度建设实现档案管理精细化
“天下难事始于易，天下大事始于细”，精细化财务管理并不复杂，只是细中求精。各高校应该以细、全、高、严、新、实“六字”精细化管理原则，围绕档案的收集、整理、保管、利用和鉴定销毁等制定制度，使高校的档案管理水平进一步完善提高。根据《中华人民共和国档案法》等有关法律和行政法规，各高校应该分别制定适应自己的档案管理办法，进一步明确学校的档案管理工作。目前，各大高校采取纸介质和计算机、网络通信等信息技术手段管理档案。纸质文档数字化，在收集整理的同时在档案管理系统进行归档，使高校档案管理逐渐走向制度化、规范化。高校数字化档案室的建立，有利于实现部级数字化档案室。“数字化档案室”是指将实体档案信息数字化，基于网络来实现档案收集、整理、保管和共享利用，并能够确保档案安全和高效便捷。高校的数字化档案室建设应该获得上级档案局在政策、技术等方面的支持。例如资金方面，用于购买专用档案柜、电脑、扫描仪等档案工作必备用品和配套设备，建成后将实现公文交换系统（OA）与档案管理系统的无缝对接。数字化档案室是高校档案建设中的一项基础性工作，能够稳步提高档案信息化管理水平。建设高校数字化档案室还应增强档案的服务功能，提高档案管理的日常办公效率和质量；通过完善机制，实现档案管理的精细化；并且通过加强档案管理作为促进高校档案管理规范化、制度化、信息化建设的有效手段。高校数字化档案室建设要做到档案资源数字化、档案管理系统化、传递网络化、档案信息数据化、档案利用知识化。目前，很多高校已经实现了“前三化”，接下来还要继续实现“信息数据化”“利用知识化”等两个目标。除了与OA系统实现无缝对接，高校档案管理还应该将档案管理系统与网络、微信公众平台相结合，部分文档信息通过移动端实时，实现信息公开，也为有需求的人提供便捷。如此一来，通过数字化档案室与移动端的结合，从根本上提高居委会日常办公效率和质量。
（二）明确操作规范实现过程精细化管理
高校的档案的规整和管理是很烦琐和复杂的。因此，各大高校因该明确提出档案管理操作规范。从档案的收集、整理、归档等环节入手，理清思路，摸清家底，健全制度，规范流程，强化责任，推进档案管理工作规范运行，为科学、有序、高效地开展各项外汇管理工作打下了良好的基础。档案管理办法规定，高校应该严格按照《档案管理条例》及相关制度规定进行操作，使档案更好地为高校的管理服务。严格按照要求，逐级分类管理，多措并举、扎实推进高校档案管理工作。完善制度，规范管理。严格按照查借阅手续，在保证档案安全、保密的前提下，提高相关工作人员查阅资料的速度，从而在整体上提高档案的利用效率。与此同时，加强专业人员的培训。包括文件材料的收集归档范围、立卷归档原则、立卷归档分工、文件材料整理原则及要求、归档文件材料质量要求、归档时间和手续等六个方面。培训能够增强工作效率，让管理人员进一步加深对档案工作方法及重要性的认识与理解，看清档案整理工作中存在的差距和不足。及时培训能够进一步提高档案整理的业务水平和实际操作能力，为进一步规范档案工作打下坚实基础，也为今后更好的服务和工作的发展提供强有力的保障。
（三）健全监督机制实现内部控制精细化
用制度约束和规范档案管理，是高校档案管理工作中的一个亮点。档案管理办法明确了高校档案鉴定、销毁、移交的要求，高校将定期对已到保管期限的档案进行鉴定，并形成档案鉴定意见书。档案鉴定工作由高校档案馆牵头，组织其他机构或人员共同进行。加强督促归档、严格审查机制。严格按照条例做到保质保量地完成档案材料的整理归档工作的同时，对档案要及时审查，对符合要求的要及时整理，对不符合要求的要完成未尽事项、补正相关资料。结语：强化档案管理意识，明确人员责任。今年以来各部门高度重视档案归档工作，严格执行档案管理规定，按照相应的原则，抓好档案的归档整理工作。完善档案制度建设，强化归档工作。先后建立完善档案归档范围和保管期限的规定，档案归档的操作规程等档案管理制度，将资料进行整理、分卷、复核、编目。召开培训班，全员参与，自查自改，进一步完善档案工作。其中的每份档案都应该进行电子档案登记，并针对以前档案目录中只见案卷名不知案卷内容的弊端，专门在案卷目录中增加简单的索引项，借阅档案可以先从电子目录上看有没有自己要找的文件，避免盲目翻阅，大大提高了查阅档案的效率。为了推进实体档案和电子文档同步归档，高校的档案中心应该为档案管理人员进行业务上的培训指导，工作人员利用业务管理QQ群作为信息交流平台，同时采取一对一、面对面的指导方式，帮助资料员掌握电子档案的文件登记、著录、扫描上传、立卷归档等相关业务。高校的档案管理部门为保证电子档案的顺利报送提供可靠保证。当前，实体档案和电子文档同步归档接收工作已经实现，实体档案和电子档案的同步归档，体现了高校档案工作跨入了档案管理的先进行列，同时也表明高校档案事业进入了信息化时代。此外，为规范完善档案管理，实现档案规范化、标准化，高校应该强化四项措施，进一步加强档案管理工作：一是强化资料收集，指定专人负责档案的日常收集管理工作，办公室注重对平时文件资料进行收集和积累，以及校内开展的重要活动，及时收集照片、录音、录像等各种载体的信息资料，按照月报、季报、年报顺序负责归档整理，按时移交到档案室，由专人立卷归档；二是强化信息化管理，加强档案的电子化管理，对各文书档案、科技档案、会计文件材料、声像材料、电子文件材料等重点数据资料及时进行备份保存，进行电子化管理，方便统计资料的查阅和利用，实现档案管理信息化；三是强化安全保密，遵守保密制度，切实履行公文的收发、登记、传递、借阅、归档和销毁等各工作环节，对各专业报表严格执行签字、登记、归档手续，严禁随处丢放，确保档案资料的安全；四是规范档案装订工作，做好目录索引，统一装订格式，资料归类规范，一目了然。
作者：朱丽丽 单位：白城职业技术学院
【参考文献】
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[9]韦晓青.基于信息化时代开展高校档案管理创新建设[J].青海师范大学学报(哲学社会科学版),2011(09).
[10]姜丽蓉,宁庆降.关于提高高校档案管理人员素质的几点思考[J].重庆电力高等专科学校学报,2009(12).
第六篇：信息化建设高校档案管理探究
【摘要】
当前教育教学环境不断地发生变化，高校也越来越重视档案管理工作，为了适应当前的发展趋势，各大高校都在不断推进档案管理的信息化建设，对档案管理进行改革创新，这也是今后高校档案管理发展的一大趋势。在21世纪中，信息技术与知识经济高度结合，高校档案改革创新管理工作离不开高校档案管理的信息化建设，因此必须要对档案管理信息化建设工作给予足够的重视。本文就从信息化建设的角度谈高校档案管理的相关问题，进而提出相关的完善对策。
【关键词】
高校；档案管理；信息化建设
高校档案管理工作相当重要，因为对其给予充分的重视，对于高校的发展来说，可以说是百利而无一害的，那么如何做好这项工作，才是我们重点要展开的话题。对于科学技术如此发达的社会，档案事业的发展离不开信息技术，将高校档案管理实施信息化建设，显得尤为必要。
1当前高校档案管理工作普遍存在的问题
1.1手段较为落后，意识不够强硬
不少高校领导将工作的重点摆在了教学和科研身上，而忽视了其他工作的重要性，对学校的建设产生了不良的影响，而不少高校领导对于档案管理的意识也是不够到位，没有重视档案管理的工作，一旦需要档案资源的时候，就发现档案管理的重要地位，这样阻碍了档案管理作用难以一一发挥，不利于高校其他工作的开展。也有不少高校领导将档案管理简单地理解为对档案实施整理保管，未能从更深层次地了解到档案管理，对于档案管理的投入资金不足，影响档案管理创新工作难以全面展开。我们从现状中可以发现，不少高校档案管理部门的设施没有做到位，将办公、阅览和库房集中在一身，那么现代化档案管理发展的进度不够，其档案安全问题没有得到解决，不利于档案的管理保护工作，这也导致了档案工作影响了学校建设和广大师生的发展。
1.2管理人员的专业素质不够，其管理机构的设置欠缺合理
出于各种各样的原因，不少高校都存在着把档案馆设置为解决人才家属就业的部门，虽然可以在一定程度上缓解了社会就业的问题，把人才的家属都安排在档案馆，但是没有充分考虑到人员的身体状况和文化程度，不利于高校档案管理工作的开展。而当前高校专职档案管理人员逐渐呈现出老龄化，很多人都没有具备计算机和网络技术等相关的技术。在当今科技不断发展的时候，落后的高校档案管理模式必然会受到淘汰。
1.3档案功能不够齐全
在高校档案馆中，保存这较多的档案信息，其种类也是比较丰富，但是管理者没有充分认识到这些档案资源的意义，那么对于档案资源的利用效率就难以提高，存在着一些高校师生未能对档案管理有足够重视的意识，不少人存在着档案管理没有作用的观点，对学校的档案工作不加关心；当前高校档案管理方式未能一一顺应档案事业发展的趋势，没有充分利用档案资源；而对于部分高校档案馆来说，也缺乏其他功能，仅仅是作为一种档案的管理和保存功能，未能全面满足广大师生的需求。
2高校档案管理信息化建设的对策
2.1对档案管理实施规范化管理
要想更好地将档案管理信息化建设落实到位，就应当对档案管理的方式、管理的程序实施规范化管理，这样才能将档案事业推向现代化发展。要通过一套完整又规范的标准来约束档案管理，从而按照这个标准严格执行。笔者认为可以从以下几个方面实现：①要有全校统一的档案目录标准，因为档案信息的内容比较丰富、形式比较复杂，因此在档案管理上要注重规范性和便捷性，在一定的目录标准下展开工作；②管理的规章制度要规范化，集合自身学校的实际情况，就需要建立起一个健全的体系，涵盖档案信息资源、程序体系和技术体系等。而对于信息化建设来说，就应当注意将各个高校资源进行整合，为今后档案信息数据库的完善打好扎实的基础。
2.2完善数字化档案信息库的建设
高校档案管理信息化的建设不能仅仅局限在学校内，在现代化档案管理的影响下，各大高校的档案管理也紧密地结合在一起，学校应当开发出具有自己特色的档案资源，才能突出自己的优势，也是便于其他高校师生能够进行资源使用，实现资源共享。其实建立起一个对各个高校档案信息化建设产生协调的机构是相当有必要的，可以将不同的档案信息资源统筹起来，通过统一的全国高校档案网络，来达到资源共用和信息共享的目的。而此时也应当不断挖掘潜在的资源供师生使用。
2.3强化相关队伍的建设
档案管理者对档案信息资源和用户之间的联系发挥着重要的作用，是其中不可或缺的角色。所以对于同时兼备专业技能、现代科技的人才来说是相当重要的。档案管理人员要全面提升自身的专业素质，强化自己的对事对人能力，还应当注意自己管理意识的培养。笔者认为，需要从信息到的、信息知识与能力和管理人员信息意识等方面来进行强化。作为管理人员，也应当重视对信息的获取，主动积极学习先进的技术，按照相关的规范和标准进行信息传播，培养自己的信息素养。从更长远的发展角度来说，高校也应当重视档案信息管理人员的地位，加大对其的培训力度，强化专业技术队伍的建设。这样能够推动档案管理信息化建设的发展。
3结束语
当前高校档案管理信息化建设存在着较大的问题，很多都没有得到很好的解决，但是高校档案管理的作用是不容忽视的，我们要充分认识到高校档案信息化建设的意义，采取有效的措施实施高校档案信息化建设，这样也能够促进高校的长远发展。
作者：吴冬梅 单位：黄冈职业技术学院
参考文献
[1]王晴.高校档案管理的信息化建设与创新[J].产业与科技论坛，2016（03）.
[2]吴珍.关于高校档案管理信息化建设的思考[J].黑龙江史志，2015（01）
第七篇：高校毕业学生档案管理问题及对策
摘要:
在社会经济发展的新常态下，高校毕业学生的就业形势日益严峻，毕业学生档案管理工作面临一系列亟待改进的问题。为了加强高校毕业学生的档案管理工作，本文试图通过比较分析法，以西蒙的有限理性模型为指导，根据高校毕业学生档案管理工作的现状，分析高校毕业学生档案管理工作存在的问题，探讨改进高校毕业学生档案管理工作的对策。
关键词:
毕业学生档案;人事档案;转递
一、引言
高校毕业学生档案是高等学校毕业学生个人信息和学历信息的真实记录，是毕业学生在校期间的道德诚信情况、个人学业情况、学术研究情况、社会活动情况、身心素质情况等方面的佐证材料，是我国人事档案的重要组成部分。目前，在社会经济发展的新常态下，高校毕业学生人数逐年增多，就业形势日趋严峻，做好毕业学生的档案管理工作，真实再现毕业学生的综合素质，促进毕业学生提升就业核心竞争能力，推动就业工作的良性循环是新形势下亟待解决的一个问题。
(一)高校毕业学生档案与人事档案的含义
1．高校毕业学生档案。高校毕业学生档案是指高等学校毕业学生的学籍档案。它真实记录并详尽反映了高校学生在校期间的政治面貌、德能勤绩、个人经历等方面的情况，是高校毕业学生在校期间的履历证明，是用人单位选拔人才和考察员工的重要依据，是国家档案事业的重要组成部分。［1］高校毕业学生档案对于学生本人、就业单位、政府部门具有十分重要的意义。
2．人事档案。人事档案是中国人事管理制度的重要特色文件，［2］是国家机关、社会组织、企事业单位在人事管理活动中形成的纪实性个人资料。它是个人身份、知识水平、工作履历等方面的客观证据，与个人的工资待遇、劳动保障、社会福利、组织关系等密切相关，具有法律效用。人事档案是记载人生轨迹的重要材料。［3］
3．高校毕业学生档案与人事档案的联系。高校毕业学生档案是高校学生在校期间的学习、生活及各种社会实践的真实记录，是高校毕业学生就业及其以后工作单位选拔、任用、培养、考核工作的重要依据。在毕业学生签订就业协议，并在学生工作部门领取报到证以后，学校把报到证白联等一系列相关材料放入毕业学生的学籍档案之中，并把档案材料转递给毕业学生就业单位的人事部门或者委托的人才交流中心。从学生持报到证去单位报到的那一刻起，毕业学生档案就转化为人事档案。人事档案是人事管理活动的产物，是个人在不同时期履历的真实记录。［4］人事档案主要记录个人在求学期间和工作以后的相关经历以及德才表现，特别是包含了工作以后的工资待遇、劳动保障、社会福利等情况，它具有真实性和隐秘性，与个人的社会权益密切相关。高校毕业学生档案是高校学生求学期间的人生轨迹。人事档案是人事管理活动的产物。他们都是以个人为单位，是个人在不同时期履历的真实记录。人事档案可以包含学籍档案，学籍档案是国家人事档案的组成部分，在国家机关和企事业单位，人事档案具有相当重要的作用。
(二)比较分析法
比较分析法是指观察两种或者两种以上的同类事物，认识他们的特点，寻找其本质特征的研究方法。我们运用比较分析法中的归纳对比法，以毕业学生档案内涵为索引，分析比较学生档案和人事档案的联系，探讨完善毕业学生档案即“学籍档案”的管理方法，不断提升经济发展新常态下高校毕业学生档案管理的工作水平。
(三)有限理性模型
有限理性模型就是决策寻求满意解模型。建立在“经济人”假说之上的完全理性决策理论是一种理想模式，不可能成为指导实际工作的依据。西蒙(HerbentSimon)提出了满意标准和有限理性标准(BoundedRa-tionalityModel)，用“社会人”取代“经济人”，大大拓展了决策理论的研究领域。［5］有限理性模型又称西蒙模型或者西蒙最满意模型(Simmon＇sBoundedRationalityModel)，这是一个比较现实的模型，它认为人的理性是处于完全理性和完全非理性之间的一种有限理性。这种理论对于指导高校毕业学生档案管理工作具有重要的意义。
二、高校毕业学生档案管理工作存在的问题
党的“十八”大以来，档案工作引起了人们的重视，档案责任得到了有效地落实，档案管理取得了长足的进展。但是，在现实生活中，档案工作仍然存在一些不尽如人意的地方，其主要表现为:一些地区和部门不够重视档案工作，档案事业发展的保障条件需要进一步改善，档案收集模式、管理手段、服务机制需要进一步创新，档案干部队伍素质需要进一步提高。［6］高校毕业学生档案管理工作同样存在一些亟待改进的问题。
(一)学校不够重视毕业学生档案管理工作
学校不够重视毕业学生档案管理工作，既缺乏相应的制度规范，又缺乏行之有效的实施细则。学校普遍重视学生的就业率和就业质量，轻视学生的档案管理工作，忽视学生的档案意识教育。致使学生对学籍档案的重要性认识不足，不够熟悉档案归档流程和档案查阅流程。严重制约了高校毕业学生的档案管理工作。
(二)毕业学生档案归档标准不够统一，归档材料不够完整
毕业学生档案归档内容不够规范，归档材料不够完整，用人单位人事档案部门要求的毕业学生档案材料各不相同。有人在干部人事档案审核中发现自己的学籍档案材料不全，查补档案材料困难。造成这一现象的原因主要有:毕业学生档案和人事档案归档标准不够明晰，转递、接收、衔接过程不够流畅，导致档案归档材料不够完整。有些毕业学生档案在转递时，档案材料就不完整，时隔多年才被发现;有些单位在收到毕业学生档案时，没有及时归档，导致档案材料丢失或者不能完全归档;有些单位在档案管理工作中造成纰漏。如此等等，造成毕业学生档案材料不够完整。
(三)档案转递不够规范，造成毕业学生档案出现误投或者错投现象
2014年度以前，高校毕业学生档案的转递方式延续计划经济时代的规定，采用机要转递。在计划经济时代，统招统分大、中专学生毕业以后，具备干部身份，涉及安排工作、供应粮油等问题，档案信息属于机密内容。所以，毕业学生档案通过机要渠道转递，或者通过专人专车接送转递。这种转递方式的优点是能够保证档案材料不致丢失。但是，如果学生提供的就业单位机要地址不够准确，就可能造成档案误投或者错投。而且，毕业学生档案以机要方式转递，邮寄时间长，工作效率低，浪费公共资源。2015年度国家改革毕业学生档案的转递方式，采用邮政快递渠道转递毕业学生档案。采用这种转递方式的优点是邮寄时间短，工作效率高。但是，邮寄费用大，可能还会出现延误、丢件现象。由于国家以前禁止采用普通方式转递毕业学生档案，今年不少二、三线城市没有接到采用邮政快递方式转递毕业学生档案的通知，导致2015届不少毕业学生的学籍档案被拒，无法顺利落户。此外，有些学校为了工作方便，直接把学籍档案交给毕业学生，或者由毕业学生自行转递，造成了大量“口袋档案”现象的出现。
(四)在毕业学生档案管理工作中，存在人档分离、户档分离、人档户分离、档案滞留等情况
人档分离是指有些学生本人和户籍关系在一地域，学籍档案在另一地域的情况。例如:张三工作单位在青海省西宁市，户籍关系也在青海省西宁市，档案关系挂靠在西安市人才交流中心。户档分离是指有些学生本人和学籍档案在一地域，户籍关系在另一地域的情况。例如:李四工作单位和档案关系在上海市，户籍关系在青海省西宁市。人档户分离是指有些学生本人、户籍关系、学籍档案都不在同一地域。例如，王五本人在上海市打工，户籍关系在青海省西宁市，档案关系寄存在西安市上学时的高校。档案滞留是指在毕业学生档案管理过程中，有关主体违反相关规定，或者由于不同地域的档案管理规定相互矛盾，造成事实上的“死档”或者“口袋档案”的现象。例如:人档户分离的王五的学籍档案存放在学校的时间超过两年，就会变成“死档”或者“口袋档案”，造成档案滞留。因为陕西省教育行政管理部门规定:只为没有工作单位，并且毕业时间在两年以内的学生办理改派手续;或者只为有工作单位，并且毕业时间在一年以内的学生办理改派手续。超过期限，则不予办理改派手续。
三、高校毕业学生档案管理工作的对策
现行高校毕业学生档案管理工作体系不够健全，档案管理工作制度不够规范，需要探讨一种有效的改进方案。西蒙的有限理性模型有助于我们研究改进此类工作。西蒙认为人是“社会人”，人的理性是处于完全理性和完全非理性之间的一种有限理性，决策只要寻求“满意”即可达到目的。［7］为了解决高校毕业学生档案管理工作中存在的问题，笔者通过比较分析法中的归纳对比法，以西蒙有限理性模型为指导，结合高校毕业学生档案管理工作的现状，提出下列改进措施。
(一)国家层面加强高校毕业学生档案管理工作，完善相关法律法规，制订实施细则，抓好落实工作
1．完善高校毕业学生档案管理工作的法律、法规、规章、条例及其相应实施细则，制订高校毕业学生档案管理工作的统一标准，理顺学籍档案与人事档案的衔接流程，提高社会建档、立档、归档意识。
2．规范高校毕业学生档案管理工作，消除地方性法规的矛盾与冲突，取消不合理的规章条例，提高档案立法工作水平。
3．加强社会资源管理，从社会人力资源管理角度逐步解决人档分离、户档分离、人档户分离、档案滞留等问题，最大限度的发挥社会人力资源管理效能。
(二)学校层面规范高校毕业学生档案管理工作体系，提升高校毕业学生档案管理干部的业务水平，按规立档、科学归档、及时转档，加强学生档案教育工作，培养学生档案意识
1．根据国家法律法规，严格立档，科学归档，制定高校毕业学生档案工作的相关规定，完善高校毕业学生的档案工作流程，做好毕业学生的档案转递工作。
2．培训学生档案管理工作人员，提升学生档案管理工作水平，增强学生档案管理干部的业务能力。
3．加强学生档案教育工作，培养学生档案意识。在新生入学教育和就业指导课程中加入档案知识专题讲座，促使学生了解档案归档流程和档案转递方式，强化学生的档案意识。
(三)社会层面在高校毕业学生档案转递过程中引入市场竞争机制，人力资源管理部门可以组织快递公司竞标，提高毕业学生档案转递工作效率，降低毕业学生档案转递工作成本
1．人力资源管理部门在组织快递公司竞标活动中，可以尝试收取一定比例的快递保证金，如果快递公司全年没有出现延误、丢件现象，快递保证金予以返还;如果快递公司出现延误、丢件现象，则用以补偿延误、丢件学生的损失，并且依照不同延误、丢件情况对快递公司进行处罚。快递公司的毕业学生档案转递情况应该记录在案，作为竞标活动的参考。
2．人力资源管理部门在毕业学生档案转递竞标文件中应当增加相应条款，要求快递公司设立专用通道、使用专业信封、选派专门人员、做好学生档案转递工作，保证每位毕业学生的档案材料都能够及时转递到相关单位。
(四)工作层面引入信息技术，在条件成熟的情况下，为高校毕业学生建立电子档案，加快高校毕业学生档案管理的信息化、网络化步伐
高等学校要与人力资源管理部门、教育行政管理部门、人才交流中心等机构建立联系，积极搭建毕业学生档案管理工作平台，促使用人单位充分了解毕业学生的基本情况，增强毕业学生的就业核心竞争能力。高校要努力提高档案管理的专业化水平和信息化水准，引入安全监管机制，以适应经济发展新常态和高校毕业学生就业服务工作的需要，实现高校毕业学生档案管理的信息化和网络化。同时，要注意保护高校毕业学生的档案信息和个人隐私，防止泄密。通过信息技术提高毕业学生档案管理工作的现代化水平。
作者：邵婧 单位：西北大学
［参考文献］
［1］李玲．论高校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策［D］．安徽:安徽大学，2012．5．
［2］莫克．人事档案［EB/OL］．
［3］莫克．人事档案［EB/OL］．
［4］李玲．论高校毕业生人事档案管理存在的问题及解决对策［D］．安徽:安徽大学，2012．5．
［5］谢明．公共政策概论［M］．北京:中国人民大学出版社，2014:121－122．
［6］赵长明．交往行动理念下的学校管理问题研究［J］．中国管理信息化，2012(20)．
［7］赵长明，唐学亮．高校大学生三生教育路径研究［J］．才智，2012(23)．
第八篇：企业视角下高校学生档案管理
高校学生档案是学生在校学习生活以及进行社会实践等的记录。完善学生档案工作，对于做好高校毕业生就业工作具有积极作用。笔者对宁波经济技术开发区数字科技园的30家企业进行调研后发现，企业招录高校毕业生时，迫切希望从学生档案中了解学生的思想道德、实践能力、课外技能、实习经历等情况，但当前高校学生档案并不能满足企业的这些需求。这种状况应充分引起高校的关注，笔者就此谈点分析和思考。
1高校学生档案难以满足企业的利用需求
1.1学生档案对学生品德与素质的评价不够清晰。
企业在考察与选用高校毕业生时往往注重其品德与素质，因此企业希望通过学生档案了解毕业生是否具备吃苦耐劳、爱岗敬业、忠诚奉献、团队协作等品质。但目前高校学生档案对学生思想道德的评价总体不够清晰，相关材料只有学生思想政治课的成绩和在校期间的奖惩情况。
1.2学生档案不能体现学生实际操作能力和专业技能。
企业非常看重高校学生的能力和技能，然而高校学生档案只能反映出学生所学的“知识”，而看不到学生的“能力”。学生档案只简单记录了学生所学的专业课程成绩，企业无法了解学生的专业知识结构，也不能了解学生的能力和技能情况。此外，学生档案中缺少反映学生组织协调能力、管理能力等的材料，这都使得企业无法通过档案全面了解学生。
1.3学生档案缺少反映学生实习经历及职业规划的内容。
企业通常非常关注学生的实习表现，认为学生的实习表现在一定程度上反映了学生的能力和素质。有些企业还比较关注学生是否进行过合理的职业规划，包括了解学生是否关注企业发展情况、是否关注人才市场、是否关注未来希望从事的行业及岗位，以及学生是否对希望入职企业的运行状况及企业文化有一定了解。企业的这些需求都不能很好地从学生档案中体现出来。
2加强高校学生档案工作服务性的对策
2.1提升学校的档案工作意识。
学校领导应充分认识做好学生档案工作在服务学生就业中的重要性，主动了解和研究企业档案利用需求，按照档案行政管理部门的要求，出台有针对性的学生档案工作规章制度，明确学校各部门在学生档案工作中的相关责任和目标任务，要求各部门必须配合学校档案部门开展工作。教师要采取多种手段培养并提高学生的档案意识，鼓励学生配合学校完善学生档案。
2.2注重档案材料的丰富性。
第一，增加评价学生品质的材料。高校应重视学生的职业道德教育并进行定期测试，在学生档案中充分反映学生职业道德状况，以满足企业选拔人才的需要。校党委、团委、学工部门要核实并收集学生的党团关系方材料，包括学生的入团申请书、入党申请书、思想汇报等材料，以及反映学生管理能力和组织能力的材料。
第二，增加反映学生实操能力和专业技能的资料。如，技能操作证书、指导教师评语、学生互评材料等等。还要完善反映学生专业课程学习情况的材料，增加专业课程介绍、任课教师评价等；完善学生的成绩信息，备注清楚课程考核方式和成绩计算方法等。
第三，增加反映学生实践和实习情况的资料。这些资料包括学生参加学生工作、暑期社会实践、校外社会工作、勤工俭学的材料，以及反映自主创业的材料等。还要增加反映学生实习情况的材料。
第四，增加学生体检资料。体检资料应包括健康体检卡、心理测试结果、心理健康状况及辅导策略、人格特征分析、职业能力倾向分析等，确保能够反映学生的身体健康信息和心理健康信息。
2.3开辟企业利用学生档案的“绿色通道”。
高校要积极为企业利用学生档案提供便利，可充分利用信息技术提升档案管理水平，着手开展“存量档案数字化”“增量档案电子化”工作，方便企业快速高效地查阅利用学生档案。此外，高校还应加强与企业的联系沟通，经常征求企业对进一步做好学生档案管理的意见和建议，并认真研究和改进工作，建立和畅通企业利用高校学生档案的“绿色通道”。
作者：黄波 单位：宁波职业技术学院
