第一篇：高校档案管理工作策略分析
一、目前我国高校档案管理工作出现的主要问题
1.对高校档案管理工作的重视程度不够。
目前还有相当一部分高校档案管理工作人员并没有意识到高校档案管理工作的必要性和重要性，很多学校仍旧认为高效工作的重点是教师的科研成果以及学生的就业和考试成果，对一些基础设施建设不太重视，档案管理工作也属于那些不被重视的部分。在高校的档案管理工作之中，有很多地方投入的人力和物力都不够，档案管理需要的硬件没有及时更新，信息化的进程比较慢，和学校的建设发展开始脱节，一些档案管理人员的意识仍旧停留在纸质时代，认为只要把实体档案管理好保存好就足够的观念上，这对高校档案管理的建设与发展是不利的。
2.高校档案管理工作的设施条件缺乏。
高校的档案管理工作任务较重，需要的劳动力和投入都比较多，但对学校来说这是个基本没有产出的过程，所以学校在这方面一般都没有相应的重视。在人力方面，档案管理工作包括对档案资料的收集整理以及分类保管等，需要大量的劳动力及投入大量的时间来完成这些繁琐的工作，档案信息化的进程缓慢，信息化也只限于信息的存取和查询有了一定的起色，目前收集学生档案的时候没有较为合理的档案管理办法，导致劳动力在很大程度上都处于一种浪费的状态。另外人力的缺乏并不仅限于劳动力，还在于档案管理人才的缺乏。档案管理是一门专业性很强的学科，在实际工作中需要很多的理论知识才能够对档案管理进行驾驭，否则是没办法对档案进行合理的归类和整理的。这就要求档案管理的专业人员拥有良好的专业素质和适合档案管理工作的性格特点，这种人才的需求也没有得到较好的满足。档案管理也需要较好的硬件设备，除了信息化需要的各种信息技术设备以外，还需要一些良好的基础建设，如防火性能良好的档案储存地点等，这些都对档案管理工作的开展起着至关重要的作用。
二、高校档案管理工作创新策略
1.高校档案管理工作的创新方向。
高校档案管理工作的创新是一种全方位的创新，它从管理的形式、理念和内容上入手，着重一些细节上和技术上的优化，从而实现全面的创新，转变档案管理从业人员和学校行政管理层面对于档案管理的刻板印象，将档案管理工作引导向一个新的台阶。同时档案管理的创新工作也要促进档案的保管管理向档案的合理利用与完善方面发展，将档案管理工作和学校的建设以及师生的便利结合起来，促进档案管理工作价值的充分发挥，使得档案管理工作更好地促进高校日常运转中的档案的运行和管理需求得到满足。
2.高校档案管理创新工作需要注意的方面。
2.1高校档案管理创新建设促进可持续发展理念的创新应用。
高校档案管理工作的创新主要推动力在于对高校档案管理工作观念的创新，只有工作人员和管理人员的观念改变了，档案管理工作的实际情况才有可能得到改变。在档案管理工作创新的观念变化中，要树立档案管理以人为本的观念和可持续发展的观念，要树立档案管理工作是为了高校更好发展的观念，档案管理工作应该以提高教师的教学水平以及学生的素质为最终的目标，使学校得到全面的发展。学校在加强学生学风建设以及教师科研能力与成果建设的时候，也应该在档案管理方面有所重视，使档案管理能够协调学校各方面工作，要把可持续发展的观念贯彻到每个档案管理工作人员的心中。
2.2提高高校档案管理的服务水平。
以前档案管理人员对于档案管理工作的大部分认识都是保密优先的，这也导致了档案不能方便地得到利用和完善，学校的档案部门应该提高自身的服务意识，档案管理并不是一个绝对保密的工作，而是应该把合适的信息向合适的地点以及用途进行合理的分配，所以高校档案管理工作的创新应该着重于提高自身的服务意识，积极参与学校的管理活动与建设，为学校的发展提供便利，档案管理部门也是学校管理部门的重要组成部分，需要为学校的建设添砖加瓦。
2.3建立信息化的高校档案管理系统。
目前的高校档案管理系统还没有完全信息化，所以高校档案管理工作创新的一个重要方向就是信息化的发展。信息化的档案管理系统要做到分类的合理化和服务的便捷化，按照一定的标准对电子档案进行合适的分类储存并建立完善的档案处理与查询体系，引入一定的人才和硬件技术对这方面进行优化，提高信息化高校档案管理系统的安全性与保障性，做好档案管理的权限分配与控制，力求使信息化的档案管理系统能够在档案管理工作中起到更多的作用。
三、结语
高校的档案管理工作仍旧存在着一定的问题需要档案管理人员去解决，而解决这些问题的最好办法就是通过一定的创新行为与创新策略对高校的档案管理工作进行优化和改进。在创新工作的过程中要注意和高校的实际档案管理情况相结合，注重档案管理工作观念的创新和工作理念、工作方法、工作技术上的创新，努力实现高校档案管理工作的便捷化与准确化，从而使高校档案管理工作能够更好地为学校发展做出贡献。
作者：李继军 单位：湖北科技学院档案馆
第二篇：高校档案管理应用研究
1高校档案管理的概述
在高校档案中涵括了许多不同方面的信息内容，像人类的进化史、发展史、政治的运动、各地方的文化礼节等。档案管理主要是由图片、声音、文字这三种组合而成的[。高校档案管理工作可以从两个不同角度上进行阐述。
1）哲学角度。
在哲学的角度可以发现高校档案中的所有文件的顺序、内容都不是随意整理和记录的，在档案管理中属于一种时效性的判断。
2）历史保存的角度。
当档案中的文件处于分散的状态下，需要按照逻辑划分的标准集合信息。在整理档案中属于系统性的判断。档案不仅可以进行记录历史信息，还能够让消失的历史信息重现。在保证记录内容的真实性和整理文件的顺序下，避免了历史文献存在不完整、虚假的状况。
2传统高校档案管理的缺点
2.1在容量上的限制
传统的档案都是由纸质资料组成的，这在表达信息和传达信息的能力上都受到束缚，随着全球信息时代的到来，人们对信息的需求越来越多，以往的档案已经不能满足现代人们对信息的需求。
2.2占用的空间大
以传统的纸质档案为例，需要许多单份的纸质档案组合起来才可以形成一篇完整的历史文献。高等院校档案管理中涉及到各方面很多的信息内容，如果没有一个很大的空间进行放置，就会导致信息内容不够完整，不仅增加了档案管理人员的工作量和时间，还给查阅文献的人带来极大的不方便。
2.3保密性差
在大多数的高等院校中档案管理都是采用人为的管理方式。由于纸质档案每天都会被很多人翻阅或借读，由此增加了档案保密工作的难度。
2.4档案检索，维护与更新难
受传统档案管理模式的影响，当档案积累的时间越来越久，就会产生大量的数据和文件，从而导致档案的维护、更新和查找工作不能顺利的进行。
3计算机信息技术与高校档案管理
随着计算机信息技术的发展，对信息的处理和存储都要比以往容易很多。在现代技术的发展下，衍生出了电子档案，电子档案具有占用的空间小、方便人携带、可以储存大量信息的特点，正是由于这些特点，使用电子档案的人越来越多。在现代档案管理工作中，电子档案逐渐代替了以往的载体档案。数据库技术是计算机信息技术中的一种，因其具有对数据管理和文档一体化管理的功能，被许多的高校拿来运用到档案管理工作中。由于数据库引用到档案管理中，让查阅者只需要简单输入关键性的几个字就可以马上找到自己需要的文献信息。并且这种对档案管理的方式可以重复的利用，这样一来提高了档案的质量。
3.1数据库与高校档案管理
电子文档至今发展已有几十年的历史了。在早期文件系统同样具备存储电子文档的功能。但是早期文件的系统没有资源共享和检索的功能，因此在档案管理中很少会用到早期文件系统。随着我国数据库技术的迅速发展，数据在资源共享、检索文献、存储容量上比之前的文件系统有很大的改变。在高校中，建立档案信息数据库，充分的发挥计算机快速检索和密集存储的功能，提高档案信息单位利用效能，是高校档案管理工作发展的一条重要途径。
3.2网络与高校档案管理
将不同国家的政府、军事、科研部门、学校、微波、卫星、高速率专用线路和普通的线路链接起来，就形成了世界范围的巨大计算机网络。在实现档案管理网络化过程中，不管是设备或者技术都必须以保证档案文献的真实性为前提。为了实现档案管理的高效，需要将档案管理中的计算机网络平台连接教育科研网。在计算机技术的不断发展的形势下，人们对于档案信息的需求量已经不是之前档案信息可以满足的。为了满足人们对档案信息的需求，高校的档案管理工作首先需要将其部门中的所有条块进行整理，其次对以往的档案管理模式进行改革。将本是纸质的档案信息编辑到网络平台上，扩大了档案信息资源共享的范围，让更多的人可以查阅到档案信息。最后，对高校档案实施全方位的模式进行管理。
3.3建立标准化的数据库
想要实现档案信息自动化和网络化，标准化的数据库是基础条件。为了实施高效网络化的档案管理，需要分三个步骤来进行。
1）与计算机信息技术探讨出哪种设备可以用于档案管理中。
2）探讨出结果后，与专门的技术人员一起设计实施的方案，共同完成装置的任务。
3）在安装完设备后，高校管理人员需要制定一个能够满足所用设备统一化的制度。除此之外，高校还需要根据国际标准和国内行业的发展趋势来来制定网络化的档案管理方案。在制定方案的过程中，高校需要遵守各项的标准。
4结论
为了跟上知识经济发展的步伐，必须改变传统的档案管理模式，在档案管理中引用计算机信息技术，减轻了档案管理员的工作量。在网络化的档案管理中，人们只需要输入相关的文字，就可以马上检索出自己所需要的信息。计算机技术在档案管理中发挥了资源共享和重复利用的作用，这种技术的应用范围随着经济的发展逐渐扩大。
作者：徐晓华 单位：邢台医学高等专科学校
第三篇：高校档案管理信息化建设浅析
一、当前我国高校档案管理工作存在的问题
1.管理形式落后，管理意识薄弱
如今我国高校的很多高层管理者认为高校当前主要任务在于紧抓教学质量和科研突破，其他的工作得不到应有的重视，这在一定程度上阻碍了学校的建设与发展。还有一些管理者认为档案的管理就是简单地对档案进行记录和保管，没有把握档案管理的内涵，在资金上也没有足够的投入，使得档案管理创新工作无法开展，库房、办公等基础设施落后，严重阻碍了学校对广大师生的服务以及整体规划与建设。在管理形式上，仍旧有很多高校比较落后，无法与当前现代化管理接轨，而长年累月在档案管理工作上的故步自封，又使得这类繁杂的工作得不到优化，恶性循环产生。
2.专业素质较低，机构设置不当
由于多种主客观因素的影响，目前高校存在很多用档案工作解决人才家属就业问题的现象，很多靠关系进入高校档案管理职位的外行人员进行档案管理工作，而且在专职的档案管理队伍中，年龄普遍偏大，有老化的趋势，这一群体中严重缺少牢固掌握计算机基础知识、熟练运用现代网络技术且熟悉档案管理方法和具备档案管理经验的人才。如今时代逐渐进步，科技逐渐发展，高校的档案管理工作却没有得到实质性的进展，也是由于档案管理工作职位进入了很多专业素质较低、学历较浅的工作人员，这些工作人员基本没有受过专业的训练和严格的考核，专业技能、管理能力都比较差，思想老化也使得他们无心学习和运用先进的网络技术，因此在高校档案管理中工作效率较低。
3.利用效率不高，档案功能单一
通常情况下，高校中都保存了大量的档案资料，但是由于工作人员没有意识到档案管理工作的重要性，档案管理价值利用效率也不高。很多人都认为档案管理工作没有实际的意义，只是单纯的保管。因此，高校的管理者必须意识到档案管理工作的重要性，只有逐渐改变管理人员档案管理的思想方式，才能实现学校的建设以及更好地为广大师生服务。
二、高校档案管理信息化的必要性
1.符合信息时代的发展与建设
21世纪是信息化的时代，而高校实现档案管理信息化建设是当展的要求，如今的社会信息化水平已经成为了国家现代化水平的重要标志，高校积极实现信息化建设才能跟上国家信息化建设的步伐，才能不断促进档案事业的发展。传统的档案管理方式主要是由于工作人员被传统陈旧观念束缚，对高校档案管理工作不上心、不重视，缺乏相应的资金投入，因而也就无法满足现代信息资源的需求。档案管理是学校建设的一项重要工作，也是学校信息资源的重要部分，关系着广大师生的利益，因此必须加强高校档案管理信息化建设，不断推动高校档案管理事业的发展。
2.对高校档案管理工作的推动作用
在高校档案管理工作中，实现信息化管理具有非常重要的作用，首先，档案信息化建设有利于档案管理工作人员大幅度提高工作效率，过去陈旧的管理模式大多采用档案的人工收集、整理和保存，需要花费大量的人力和时间进行复杂的翻查，工作效率极低。在高校实现档案管理信息化以后，工作人员可以利用先进的信息网络技术收集整理档案，一次数据的录入可以终生使用，既可靠又安全，查询工作也变得简单而便利，人们可以利用网络搜索轻松快速地获取相关的信息和资料，满足了广大师生的要求，大幅度提高档案管理工作人员的工作效率，推动高校档案管理工作的发展。
三、实现高校档案管理信息化建设的措施
1.推动档案管理规范化、标准化建设
档案管理信息化建设离不开规范化标准化的要求，只有调整规范的管理形式，使用标准的管理程序，才能逐渐向现代化档案管理方向发展。第一，全国应统一科学的档案管理目录标准，确定档案信息属于一种具有丰富内容和复杂形式的源头，除了合理利用网络管理和查询的规范性及便捷性外，还要遵循一定的目录标准，帮助档案查找者快捷准确地查阅档案资料。第二，要建立规范的档案管理规章制度，全国各大高校要根据学校自身的实际情况，建立符合自身特殊情况的信息资源库，统一经由计算机进行全部的管理，制度包括系统安全运行制度、档案使用制度以及相关的权限制度等，管理过程中由高校的最高权限统一对所有资源进行整合，科学规范信息管理，并采用先进的管理软件，逐渐建立包含高校上下所有信息资料的数据库，更好地为广大师生服务。
2.加强高校档案信息库的数字化建设
全球的信息化建设加速使得各大数据库之间的联系也越来越紧密，任何一个高校的资源都不仅仅局限于自身的应用，而是与全国甚至全世界各大高校的数据库联系在一起，所以现代的信息化建设，独立的高校档案管理工作开发只是包含具有本校特色的档案资源，提供给其他高校浏览使用的资源则可以实现资源共享的目的。因此必须建立能够有效协调各大高校数据库进行统一档案信息管理的庞大机构，统筹整理各大高校的档案信息资源，建立一个庞大的档案网络，真正实现档案资料的资源共享。数字化档案的开发、计算机技术的运用能为这一目的提供更大的推动力，将各种档案信息录入网络数据库上，实现数字化信息化的保存，从而为更多的需求者提供更广阔的服务。
3.加强管理人员队伍信息素养培训
高校档案信息化管理建设离不开用户之间的资源共享，因此档案管理工作人员的任务非常重要，随着信息化、现代化的逐步推进，当前档案管理工作更需要一批既拥有专业技能又能熟练运用先进管理方式进行档案管理的优秀人才，高校必须加强档案管理工作人员专业素质和职业道德的培训，逐渐提高档案管理人员的信息意识、专业知识和管理能力，为档案管理人员提供更多培训机会让其掌握信息传播的基础知识和信息技术的运用能力，为高校培养高素质的档案管理人才，同时也要积极引进高素质的档案信息管理人才，加强档案管理专业队伍的建设，推动高校档案管理信息化建设的发展。
四、结束语
当前，我国高校的档案管理信息化建设依旧面临很多困难，高校管理者只有充分全面了解到档案管理工作的重要意义，推动档案管理规范化、标准化建设，加强档案信息库的数字化建设，加强管理人员队伍信息素养培训，才能使得各大高校的档案管理工作获得更大的发展。
作者：葛雅京 单位：河池学院
第四篇：高校档案管理现代化问题分析
一、前言
高校档案是高校活动的历史记录，其中包括科研、管理、教学、招生等等，其中一些档案中包括学术论文、著作、科研成果、专利等等，这具有非常高的研究价值，这不仅对学校的发展有重大价值，对于国家、民族发展也有一定程度的帮助。但是在新时期高校档案管理现代化当中，还是存在着一定的问题。例如，档案管理人员素质不过关、基础设施滞后、评价体系不完整等等，这对高校档案管理现代化发展具有非常大的影响。因此必须提高对新时期高校档案管理现代化问题的重视，并针对问题给予相应的解决措施。二、新时期高校档案管理现代化问题
（一）使用借阅制度不完善，档案管理工作不规范。
当前，高校档案管理不规范的现象非常普遍，其主要原因在于对档案管理的重视程度不够，从而导致在使用方面、借阅方面、存放方面等等，都存在着一定的问题。首先，在装订封皮方面，档案没有使用标准规定的装订封皮，也没有进行规范的装订，封皮表面的相关内容也没有填写齐全，这为文件的篡改以及故意丢失留下了空间。其次，没有按照规定进行文档的整理、收集、利用和管理，这很容易造成档案的丢失或者不完整。最后，在档案的借阅方面，没有严格的借阅制度。借阅过程中没有做详细的检测核对和登记，返还时也没认真地核对。
（二）档案管理人员素质不过关。
档案管理人员素质对于新时期高校档案管理现代化至关重要。因为人员是档案管理的主体，但是当前我国很多高校档案管理人员素质都不是很过关。其主要原因在于，前些年对于档案管理专业的设置相对较少，档案管理的各级人才数量也不是很多，有很多高校档案管理人员都不是专业出身，因此造成有很多档案管理人员专业知识严重缺乏。另外，还有很多人不看好档案管理工作，认为档案管理工作没有前途，从而导致档案管理部门的人才吸纳、招聘非常困难。人才的严重缺乏，再加上学校的不重视，造成档案管理人员接受培训、接受教育的机会非常少。尤其在新时期档案管理现代化中，此项问题就越发突出。
（三）设备滞后，无法适应新时期档案管理的要求。
设备滞后，是当今高校管理当中最主要的问题之一。传统的档案管理，大多数都是以实物为主或者纸质的文件、文献，另外再加上足够的档案柜以及几个房间，这就是传统档案管理所需要的设备。随着互联网时代的到来，新时期高校档案管理现代化要求越来越高，如今档案管理更多的是依赖信息技术、计算机技术，科技含量更高。在基础设施方面，无论硬件、软件都必须有所保证，例如，计算机、存储设备、相关档案软件、温湿度控制设备等等。但是，我国有很多高校对于档案管理严重忽略，只重视科研、教学等等。因此导致高校档案管理设备滞后，无论硬件、软件老化非常严重，没有及时的更新。
（四）工作评价体系不够完善。
工作评价体系是新时期做好高校档案管理工作非常重要的一个环节。但是目前我国很多高校对于档案管理人员工作评价体系是有缺陷的、是不够完善的。所谓的工作评价体系是指高校用来测评教师、职工工作业绩的一种方式。其评价的指标主要是科研成果、教学水平、论文等等项目，然后进行评定打分，给予奖励。对于高校档案管理人员来说，他们所从事的工作更多是服务于人，如果将档案管理人员与教师职工等等人员放在一个平台进行竞争，这有失公平。为此高校应该补充完善档案管理人员工作评价体系，但是目前来讲很多高校都没有给予足够的重视。
三、解决新时期高校档案管理现代化问题的对策
（一）规范档案管理工作程序，强化领导责任。
规范档案管理工作程序，强化领导责任对于提高新时期高校档案管理至关重要。第一，高校领导若想切实地抓好、规范档案管理工作，那么就必须加强与档案管理人员的沟通，只有这样才可以知道当前档案管理的切实问题是什么，然后根据具体的问题，制定相应的工作计划，做相应的管理。第二，要不断多引导、加强档案管理人员的责任心，提高档案管理人员的工作热情，让他们意识到档案管理工作的重要性。第三，高校应该定期的对档案管理人员进行培训，提高其专业素质，培养其基础技能。第四，加强对档案管理的检测、监督力度。
（二）提高档案管理人员素质。
提高档案管理人员素质是解决新时期高校档案管理现代化问题最主要环节，因为人员是档案管理的主体，是高校档案工作开展的最主要条件之一。档案管理专业人员的素质要求主要是有档案工作的内容、目的、任务、性质所决定。提高高校档案管理人员的素质，最主要在两个方面，第一，吸纳招聘人才。一定要招聘引进具有档案管理专业知识的人才，以及拥有丰富经验的人才。在人才的引进方面，若想留得住、干得好。那么在环境、政策以及待遇方面就必须有足够的支持。第二，健全分配体系，加强对人员的培训。在工作当中要实施赏罚分明的工作制度。对于优秀的员工要及时鼓励，树立典型。另外，对管理人员要进行定期培训，例如计算机方面、档案软件知识方面等等。
（三）加大资金投入，更新档案管理设备。
设备是高校档案管理的基础设施。提高高校档案管理，更新设备是前提。当今是互联网时代，传统的档案管理方式已经慢慢退出历史舞台。如今的档案逐渐向着电子、声像等等方面发展，因此这就要求，在档案管理设备方面，无论是硬件还是软件都必须保证先进性。例如，计算机、档案软件、杀毒软件、数据储存设备等等，因此高校必须要投入足够的资金给予支持。另外，对设备进行定期的检测、维修也至关重要，如果设备出现问题没有及时处理，无论硬件还是软件，很可能造成档案信息丢失，或者泄露等等。
（四）完善工作评价体系。
完善工作评价体系，对提高档案管理人员工作积极性，提高档案管理至关重要。对于教师职工来说工作评价体系可以根据科研成果、教学水平来评定。而若想对档案管理人员进行评定，就必须对工作人员进行分类，可以划分为，普通档案管理人员、技术人员等等，对于普通档案管理人员的工作评定可以根据其服务意识、服务态度、网上测评等等方式来进行。对技术人员的工作评定可以以其技术水平考核、工作成果等等方面进行评价，从而完善了档案管理人员的工作评价体系。
四、总结
高校档案是高校当中不可或缺的一部分，它对高校整个发展历程有详细、准确的记录，对于学校的科研、管理、教学、招生等等活动也有非常详细的记录，它是学校各项工作开展的基础，对于加强高校科研教育管理、提高学校教学水平、总结高校建设发展经验起着至关重要的作用。由此可见高校档案的重要性以及参考价值。但是新时期高校档案管理现代化存在着一定问题，必须给予解决。本文从新时期高校档案管理现代化问题出发，再对解决新时期高校档案管理现代化问题的对策进行分析探讨。希望对新时期高校档案管理现代化起到借鉴作用。
作者：刘明岚 单位：伊犁师范学院办公室档案科
第五篇：高校学生档案管理问题及解决方法
一、高校学生档案管理中出现的问题
近几年高等学校扩招，高校在校生人数急剧增加，由此引发的档案问题日益增多，主要分为以下几个方面：
（一）学生对档案的认识欠缺
通过调查，相当一部分学生认为学校对学生档案缺少宣传；即使有了宣传，内容形式也很单一，学生对档案内容了解甚少，对档案的重要性认识不到位，加上现在就业形式多样，有的学生毕业后进入私营、外资、合资企业不需要档案，导致学生认为档案可有可无，档案意识淡薄，致使许多学生档案滞留在校多年。
（二）学生档案信息含量不足
目前学生档案管理主要内容是把学生在校期间形成的、分散在教育和教学等各部门的材料归类保存，主要包括三方面内容：第一，政治表现方面：入团、入党申请书，党、团组织调查审批表及评议鉴定，政审材料，家庭主要成员和社会关系调查书，学生奖惩材料，毕业鉴定等；第二，学籍方面：高考成绩、大学历年学习成绩单、奖学金证明、学位证明等；第三，身体状况方面：入学体检表、毕业体检表等。随着我国教育制度由以往的应试教育向素质教育转变，原有的归档内容表现出明显的弊端：政治色彩浓厚，注重学习成绩，缺乏反映学生特征的个性化内容，很难反映学生的综合素质状况。尤其在学生就业指导时，用人单位急需了解的个人素质、职业能力、信用状况等方面材料比较少，难以为其提供参考。因此，更新观念，扩大归档范围，丰富学生档案内容势在必行。
（三）学生档案管理不透明，利用率低
在传统的档案管理中，过分强调档案的特殊性、保密性，人为地剥夺了学生对自己档案的知情权，严重降低了学生的积极性，加上缺少专业档案管理人才、专门的现代设备和管理软件，导致档案材料从入学时临时收集，堆积放置，到毕业时突击整理，完成传递。丰富的档案资源，几乎没有被开发和利用过。在双向选择的就业过程中，学生档案更是没有发挥毕业生“推荐表”的作用。一方面，档案材料内容缺乏，不能为用人单位提供有效的参考；另一方面，落后的查询方式使用人单位放弃这种需求。总之，学生档案的利用率很低，没有发挥应有作用。通过以上调查分析，目前学生档案管理状况严重落后于高等教育发展和社会用人制度改革的步伐。应结合高校发展和社会需求，推进学生档案管理改革。
二、高校学生档案管理改革的对策
（一）制定规章制度，加强宣传，强化学生档案意识
由于国家缺少学生档案管理制度，而档案材料的形成涉及很多管理部门，这就需要学校制定符合档案管理要求必要的规章制度。强调档案工作的性质、任务、特点，使学生的档案管理工作有章可循、有责必究，走上规范有序的轨道。从新生入校宣传着手，在寄发新生录取通知书的时候，附带档案宣传材料，并利用学校给新生发放的手机号码，通过短信平台，提前宣传；另外，强化校内宣传，利用现代媒体手段如校园网络、校内广播、宣传橱窗等让学生明白档案管理是加强素质教育和向社会输送人才的大事，从而强化档案意识。
（二）完善学生档案信息的类别
在当今强化素质教育和培养复合型人才的教育背景下，应根据大学生学习生活的特点，扩大归档范围，通过档案材料反映其个性化发展特征，为用人单位提供参考，使学生在激烈的就业竞争中顺利走向工作岗位。建议增加一些内容。诚实守信是个人发展的重要品德之一，也是用人单位的基本要求。学生信用档案是学生个人职业生涯的信用资本，可以通过积累学生在校期间诚实守信方面材料形成，准确反映学生的信用行为和品行，关注学生的能力。档案材料不仅要关注学生的学业成绩，而且要发现学生的多方面潜能，特别是学生的创新能力和实践能力。应注意收集反映学生成长进步的材料，包括学生的个人作品、荣誉证书、资格证书等，建立心理档案反映学生的心理状况。近年来，随着高校学生心理健康教育的开展及学生心理健康状况的跟踪调查，形成了很多关于大学生、心理素质的材料，应对这些材料加以收集和整理，形成学生的心理档案。从学校教育管理看，通过学生心理档案能够准确地分析学生的个性特征，及时采取心理疏导措施促进学生健康成长；从用人单位选拔人才看，可以通过心理档案了解毕业生的心理健康状况，选择最合适的人才。因此，应注意收集和利用心理档案这一重要的信息资源。
（三）改变模式，加强信息时代的学生档案管理
学校可以根据实际情况，建立相对“集中统一”的模式，指定学生管理机构负责，有条件的可以配置专业人员，这样既可以节省资源，又可防止责任推诿。另外还要利用电子计算机技术，实行档案的“双套制”管理模式，所谓“双套制”指电子文档的同时，要将其内容以纸制的形式加以归档管理，形成两种介质、两套内容同一档案，电子、纸质文档相结合，确保归档材料的安全性。
作者：李白玉 单位：内蒙古财经大学
