第一篇
一、加强教学档案管理的必要性和重要性
建立和完善教学档案，教学管理者就可通过原始记载与相关数据，对学院教师的教学计划、教学方法、教学进度、教学效果以及招生就业等方面进行对照检查，发现问题及时纠正，不断完善管理制度。教师得到信息反馈后，进行系统地、科学地对比分析，努力找出问题所在，能够及时改进教学方法，让学生享受到更加适合职业教育的特色，能够较快地完善教与学的过程。因此，加强教学档案管理，是当前迫切需要解决的问题。
二、现阶段教学档案管理存在的的问题与不足
随着高职教育体制的不断改革和完善，很多学院对于教学档案管理逐渐重视起来，但是由于多方面的不足和各项设施的不完善，学院的教学档案管理存在一系列的问题。
（一）档案管理意识不强，对教学档案管理工作重视程度还不够
很多学院对教学档案管理没有提到议事日程上，各系部兼职档案人员多，精力和时间更多地投入到教学日常管理上，对教学档案管理意识淡薄，没有充分认识教学档案管理的重要性和必要性，从而导致教学档案管理不规范，归档材料不系统不完备，甚至有些材料根本就不归档。归档的材料有很大一部分也不够标准，比如：归档的材料必须是原始材料，但我们日常整理中发现也有复印件现象；归档的材料不允许带金属物，但有的档案盒里的个别材料有钉书钉。
（二）教学档案归档范围、期限和要求了解不够深刻
从目前来看某些高职院校对教学档案管理的归档范围、期限以及归档流程不是很清楚。档案工作是一项耐心又细心的工作，要想做好，首先做到心中有数，也就是明确教学档案的归档范围、期限以及流程。
1.教学档案（大类）归档范围包括：综合类、专业建设、师资队伍建设、教材建设、实验实训及实习基地建设、课务管理、考务管理、学籍管理、毕业（课程）设计（论文）、教学评价和质量监控、教学研究与教学改革以及招生工作等。
2.教学档案收集、整理归档一般按学年，就是第二学期末（6月底）整理前一学年的。如果按学期也就是每学期末整理本学期的材料。所有归档的教学文件、材料等必须是原件。做到审查手续完备、格式统一，项目填写完整、字迹工整、不能带有金属物、装订整齐，书写要用钢笔或碳素笔（禁用不牢固的书写工具）。
（三）使用效率不高
俗话说得好：“档案贵在活，而重在于用。”目前我们的教学档案使用率不高，只是在评估、招生时体现较为明显在上级部门检查时作为部门支撑材料。完整的教学档案资料应在教学管理、教学研究与教学改革等方面发挥重要的作用。教学档案管理的目的是服务，要通过创新方式，为教学研究和教学改革服务，为各级领导、各位教师和学生服务，这才是我们的宗旨。
三、加强教学档案管理工作的几点建议
（一）强化教学档案管理转变观念
1.思想转变是做好教学档案管理工作的关键
随着教育事业的不断发展，人们对各类信息的需求越来越多，教学档案对于学院的长远发展以及教师个人的发展起着关键的作用。因此要转变思想领导要高度重视，加大资金投入提供物质条件，配备硬件设施（如档案室、防潮、防火、防盗、电脑、复印机、防磁柜）等基本物质保障。增强广大教职工档案管理意识，特别是一线的专兼职档案管理人员对档案工作的高度认识，进一步提高专业技术水平。转变工作方式、思维方式，把封闭守旧的思想观念转变为积极创新的观念。
2.创新教学档案管理机制
创新教学档案管理工作，就必须有健全完善的工作机制。制订好规章制度，做到有章可循。把教学档案纳入到学院的整体规划，建立目标管理体制，促使档案人员从管理型转向服务型；促进档案工作的制度化、科学化、规范化；完善档案人员的岗位职责，加强监督严明纪律。从而形成责任心强、效率高、服务周到的管理机制，为教学档案管理工作的发展提供坚实的保障。
（二）提高教学档案管理人员的综合素质
1.爱岗敬业
爱岗敬业就是热爱自己的本职工作，对待工作有一种恭敬严肃认真的态度。爱岗敬业作为最基本的职业道德规范，是对人们工作态度的一种普遍要求。作为一名专职或兼职档案人员，首先要具备爱岗敬业的精神。其次要钻研业务、深刻理解、不断创新。抱着对历史负责任的态度，科学地、规范地办理好每一份文件每一个材料。
2.提高教学档案管理人员的业务素质
对一个档案人员来说，不仅要有良好的职业道德素质，同时要具有过硬的专业知识及实践操作能力。要学习相关学科的知识，具有一定的写作能力、协调能力和数字化管理能力。要善于理论联系实际，在实际工作中不断发现问题，总结经验，提高业务素质、增强创新能力。要经常参加业务培训，并且向其他院校学习好的经验。
四、总结
总之，学院应加强对教学档案管理工作的重视，兼职档案人员应参加岗位培训或由档案专业老师指导，要在专职档案人员的指导下收集、整理材料。学院要把教学档案管理逐步纳入教学工作计划和规划、纳入教学管理制度、纳入有关人员的职责范围；在布置、检查、总结各项工作的同时，布置、检查、总结教学档案管理工作。
作者：闫瑞凤 单位：内蒙古电子信息职业技术学院
第二篇
一、深入解放思想，创新管理理念
1.抓学院特色档案和精品档案的建设
宁夏大学政法学院收集归档的《中国当代回族文化研究丛书》，这套丛书是政法学院孙振玉教授主持的“211”工程建设项目，是课题组成员深入到全国各地，通过田野调查，获得原始数据，然后整理出版的一套丛书。这套丛书的出版对弘扬少数民族文化具有一定的社会影响力，也是研究少数民族历史的宝贵资料，该文献资料成为我院特色精品档案的典范；又如政法学院开展的“教风、学风建设月”活动档案。“教风、学风建设月”活动是学院结合期中教学检查开展的一项系列活动，这项活动已举办四届。主要包括公开课、青年教师教学技能比赛、各项教学档案的检查、学生座谈会、好导师、好老师的评选以及学生开展的各项技能比赛等。我们档案管理人员对该活动进行全程跟踪并收集整理出一套特色档案，这套档案图文并茂，生动活泼，记录了整个教学活动的全过程，对学院教学质量的提升有了很大的促进作用。
2.紧紧围绕建设高水平大学的奋斗目标，把目光投向学院高级别课题档案的建设
为了更好地提供利用，我们根据不同级别科研课题分别建档。另外，为了增强教师的主人翁意识，我院让每位教师自己给自己建立科研档案，教师科研档案包括教师基本信息、教学情况、发表的学术论文、出版的著作、服务地方、服务社会等方面，这个档案可为学院教学、科研提供高效的服务。
3.以各级各类创新项目为依托，加强大学生科技创新档案的建设
为提高学生的实践能力和创新能力，培养学生的创新意识和团队精神，鼓励学生积极参加各级各类科技创新活动。近五年来，宁夏大学政法学院立项的各级各类大学生科技创新项目101项。学院从学生科技创新项目的申请、答辩、立项、中期检查、结题验收、创新成果等方面入手，进行材料的收集和整理，尤其是对授予省部级及以上奖励的大学生科技创新成果，如学生、学生发表的作品等方面信息进行收集、整理后归档，这为今后学生的科技创新提供了宝贵的参考资料。
4.抓学院重大事项活动档案建设
如宁夏大学政法学院2012年新增专业社会学系成立，为此，学院不仅抓新专业申报材料、论证材料、教育部批准材料等文字材料的收集、归档，而且加大对新专业图片资料的收集归档，用图片资料加强对新专业的宣传力度。
5.强化对学院举办或承办的学术讲座、学术会议等资源的影、音资料的收集和整理，为教学科研提供丰富的电子资源库。
二、完善管理制度，使教学档案管理更加规范化、制度化
1.严格实行教学档案管理的“三纳入”“、四同步”原则
在教学档案管理过程中，宁夏大学政法学院从教学档案管理的实际出发，依照国家教委颁布的《高等学校档案实体分类法》和《高等学校档案工作规范》的相关要求，对教学档案材料进行了科学分类、组卷、统一编制档号、编制教学档案目录，并按档号排架，入库保管。在教学档案的收集、整理过程中，严格按照教学档案管理的“三纳入”“、四同步”原则，进行教学档案管理。“三纳入”即教学档案管理纳入教学计划、规划，纳入教学管理制度，纳入各级档案管理人员岗位职责，作为考核教学质量和管理水平的标准之一“；四同步”即检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；评审、鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案材料同步；毕业生材料、教师考核晋升与档案部门出具归档证明材料同步。通过“三纳入”和“四同步”使教学档案原始材料在有序的过程中得以积累，从根本上保障档案工作的有效性、准确性和完整性。
2.全员化的档案建设网络与管理模式
实行档案全员化管理，有效提升教学档案的收集质量和效率。宁夏大学政法学院分别对学院、教学科研办公室、各系和所有教师各自承担的角色都进行了明确的定位，其中教学科研办公室是“领导的助手和联系各系主任和教师的桥梁”，各系主任“是联系各系教师的纽带”，学院领导是“教学档案管理的总指挥”。具体做法是：教科办事先将各系档案盒设置好，并将每位教师本学期所上课程，应交教学材料打印好目录，教师于开学、期中、期末分批将应交材料放入档案盒中，并在所交材料下面签字，教科办负责检查验收各类教学、科研材料，对学院学生材料的收集、整理和归档，并将教师和各系的教学、科研材料进行归档。各系主任负责期中教学检查材料、毕业论文、听课表、实习安排等材料的检查验收，并于期末交教科办统一整理归档。主管院长负责对教科办、各系和教师所交材料进行跟踪监督检查。
3.建立档案管理的激励机制
建立学院教学档案的检查、评比和奖惩制度。如在教师教学技能比赛中，教学档案占比赛成绩15%，每缺一项，都减去相应的分数。在教师职称评定、各种奖项评定中采用一票否决制，让教师从思想上重视自己在教学过程中所产生的档案，使教学档案资料的收集整理、分类归档、借阅移交、信息传递等方面都有章可循、有据可依。
三、创新管理手段，充分利用现代信息技术方法
为了适应学院快速发展的需要，政法学院根据人才培养计划，将所有课程根据不同专业分别按通识课、专业必修课、专业选修课等录入计算机，然后将每门课学分、学时、任课教师等信息输入计算机，进行数据库的建设。2010年建成了“新驱动电子题库系统”，主要包括电子题库系统、教学工作量核算系统和附件资料库系统，并投入使用。目前学院计算机网络基础、办公自动化、课件设计等课程已形成试题库，每学期末任课教师从试题库抽题，形成试卷，即可在计算机上进行考试，学生考试完毕，将答好的试卷提交即可，客观性试题由计算机自动阅卷，并可进行试卷复查。该系统现已使用四个学期，使用方法简单、快捷，可操作性强。同时利用教学工作量核算系统进行教学工作量核算，核算方法简便、快捷，核算的工作量准确、无误，并且可以将数据保存在服务器上，比较安全，不容易丢失，可为老师提供快捷的服务。附件资料库是供学院所有教师使用的，每个老师一个密码，进入系统后，可以上传资料，如教学日历、教学进度计划、辅导答疑等材料，填写完成后，上传到附件库即可，学院管理员打开系统即可看到，也可打印，既节约了成本，也提高了工作效率，充分发挥了计算机存储量大、处理速度快、输出形式多样的强大功能，使档案信息服务更完善、更便捷。丰富了档案载体的形式，使教学档案材料的收藏实现由单一到多元并存的转变。
四、应用“数据采矿”，全面提升教学档案管理水平和层次
为了能够将学院发生的材料及时收集、整理归档，在档案信息的收集过程中，政法学院充分调动档案管理人员的积极性，对档案信息资源进行“数据采矿”。具体做法是，根据学院需求，把体现学院特色的有价值的资料进行采集，建立特色档案和精品档案，加大了图片档案、录音、录像档案的收集力度，突出学院教学档案的亮点，拓宽了档案载体的门类，提升了学院教学、科研档案的质量。
五、总结
总之，随着我校的快速发展，学院教学档案管理越来越显示出了它的重要性，并在学院的发展中发挥更加重要的作用。这就要求教学档案管理人员要根据学院实际需求，创新教学档案管理的理论和实践，实现学院教学档案管理的制度化、规范化和信息化。充分应用高校现代计算机技术及网络通信技术，对文字、声音、图像等各种形式的信息统一进行处理、存储，实现同一事物的多种形式表现，从而改变传统的档案信息利用只能着眼于纸张文字材料的单一表现方式，将更加丰富多彩的编研形式呈现给用户，让“死档案”变成“活资源”，为利用者提供丰富鲜活的档案信息，切实提升学院教学档案的管理水平，更好地为学院各项工作的发展提供强有力的支撑。
作者：武玲娥 单位：宁夏大学政法学院
第三篇
一、教学档案的收集
一是要加强各方面的沟通，保证收集渠道的畅通；二是要遵循教学档案的自然形成规律，做到广泛收集和重点收集相结合，定期收集和日常收集相结合，集中收集和查漏补缺相结合，确保收集的材料系统、准确、齐全。例如，在按照教学档案归档范围广泛收集的同时，要重视对体现教学特色的名师教学材料、体现办学特色的实习实训材料、重要教学影像材料、多媒体教学材料等进行重点收集；在每学期末进行定期收集的同时，要重视在日常教学管理过程中专项工作结束时，如新生登记、教学检查评比、教学改革等材料及时进行收集；在教学档案利用、移交时，及时发现缺漏，补齐材料。
二、教学档案的整理
教学档案整理就是通过分类、组合、排列、编号、编目等工作程序，以“件”为单位，将处于杂乱无章的材料进行条理化、系统化，组成有序体系的过程。它是教学档案管理各工作环节中的重点。教学档案整理工作不仅是一项复杂细致的工作，同时也是一项专业性较强的工作。做好这项工作，一方面要对本校的教学主旨、教学管理制度、教学组织过程、教学活动流程等情况有全面、清晰、准确的认识和把握，了解其形成规律，清楚其产生过程，明白各材料之间的有机联系，明确归档范围，从而确保教学档案材料能够客观真实地反映教学管理和教学活动的全过程，反映教学管理水平和教学质量；另一方面要熟练掌握教学档案的整理标准和质量要求，确保教学档案的系统性、准确性、真实性和完整性。教学文件材料只有经过了严谨、规范、细心的整理，才能为教学管理提供高质量的服务。
三、教学档案的管理方式与利用
1.分级管理和分类管理相结合，是目前职业技术院校教学档案管理采用的普遍方式
分级管理，就是根据行政管理层次的划分，在综合档案室统一管理的情况下，在教务处设立教学档案管理部门，对教学档案实行校、处两级管理。综合档案室制定相应的教学档案管理制度和实施细则，对教学档案的立卷归档原则、归档要求、归档范围、保管期限及归档流程等做出明确的规定。凡是在教学管理和教学实践过程中形成的对工作有永久或长期保存价值的文件材料，由文件形成单位立卷整理后，定期向综合档案室移交。综合档案室集中统一、分门别类进行保管和利用。凡是教务处及各专业系（部）在教学管理和教学实践中形成的对教务处、各专业系（部）工作有保存价值的文件材料，由教务处集中统一保管和利用。
分类管理，就是根据档案管理对象的特点，将教学档案分门别类进行管理，一般分为以下几类：一是综合管理类，主要包括上级主管教育部门下发的指导性、指令性文件，教育教学工作规划、总结，教学质量评估材料，规章制度，会议记录，统计报表等；二是学科与实验室建设类，主要包括专业设置、学科及专业建设论证审定材料，实验室、实习实训场建设材料等；三是招生与就业类，主要包括招生计划、总结，新生录取材料及新生名册，毕业生就业去向统计、就业总结，毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料等；四是学生学籍类，主要包括在校生花名册、学籍变更材料、学生成绩总册、学生奖惩材料等；五是课堂教学与实践教学类，主要包括各专业教学大纲、教学计划，各级各类教育教学评比、竞赛材料，实验、实习计划、总结等；六是教材建设，主要包括自编、主编的教材及教学参考书、实习指导书、习题集等。
从教务处教学档案管理看，主要是各专业学期授课计划、教学工作进程安排、课程安排、教师任课安排、教案、评教评学材料，教师工作量登记、试卷及分析等。处级教学档案可不分类，按条目进行管理。采用分级管理与分类管理相结合的管理模式，不仅有利于教学档案的利用，而且缓解了案卷数量增加对档案库房的压力，优化了档案的室藏内容。
2.网络化信息服务管理，是职业技术院校教学档案管理的发展方向
随着人们对档案利用需求的不断增加，以及信息技术和网络技术的不断发展和应用，以服务为目的的网络化信息服务教学档案管理模式，已势在必行。比如，档案管理系统、成绩管理系统、教务管理系统、学籍管理系统等信息系统的建立，不仅提高了工作效率，节约了人力物力，同时，也建立起了网络服务平台，拓宽了教学档案的服务渠道，提高了教学档案的利用广度、深度和利用效率。管理模式的创新和发展，给档案管理者提出了更高的思想要求、档案业务能力要求、掌握利用信息技术和网络知识的要求。
作者：郭桂玲 单位：石家庄铁路运输学校
