摘要：随着科技技术的发展，数字化进程逐渐加快。档案管理也不例外，在数字化发展的大前提下，高校的档案管理也逐步在向数字化方向转变，档案管理数字化有助于高校的档案调用、档案规范化管理等。但是目前高校的档案管理仍然仅仅是入门状态，处于萌芽期间的档案管理还存在很多不足，包括硬件设备、软件设备和相关的人才储备均有所不足。本文通过对高校档案管理数字化发展的探讨，希望促进档案管理的规范专业化。
关键词：档案管理;数字化建设;面临问题;对策
引言
随着数字化的发展，档案的管理也逐渐与数字化技术相连接，档案的数字化管理随之发展起来。在软件硬件人才均有所不足的情况下，高校档案数字化管理仍然存在较大的问题，需要我们对当下的档案管理数字化分析后提出自己的建议。
一、档案管理数字化的意义
（一）便于档案的查看调阅
一般来说，纸质的档案保存在档案室里，每一次的查看都需要按照相关规定申请查阅档案，进行登记后才能够进行调阅，整个过程不是特别地方便。但是经过数字化处理后的档案可以便于调阅，特别是在系统中的数字化档案可以随时进行调阅，甚至多人在线查阅。纸质的档案通常需要经过编号等来查询，而档案数字化，在系统中可以根据关键词进行查阅，为档案管理带来更多的便利。普通的纸质档案在管理的时候，易混乱，即使是有相关目录编号也会有相关的问题，人工处理的错误率大于机器程序运行。所以电子化档案在管理的时候可以有关键字、编号、日期等多重查询方式，可以避免奔波疲劳，为调阅整理工作带来便利。
（二）利于减少档案管理占用的空间
纸质的档案管理通常需要占用专门的档案室，而高校的档案由于人员的众多，档案的量也特别多，堆放起来占用的空间日渐增多，保存的时候往往会占用大量的空间进行保存，但是经过数字化的档案管理可以储存在计算机中，储存的资料只需要数据储存空间足够就行，档案管理室的空间仅仅需要能够容纳相关硬件设备即可，可以减少档案架所占用的放置空间，同时还能够节约纸张，为环保助力。
（三）便于档案的保存及备份
过去档案的管理主要依靠手写和打印，多为纸质的档案，但是纸质的档案需要定时进行纸质档案的保养，而且一旦有潮湿、蛀虫等情况的发生，保存在档案室里的纸质档案就会收到损害，这些损害往往是不可逆的，即使是重新修复、誊写也需要耗费大量的人力物力，整体上是比较不划算的。而档案数字化能够简单地进行备份，仅仅只需要手动简单操作就可以复制备份。保存也比较方便，不再能够因简单的物理因素而被破坏，特别是蛀虫、潮湿这些无法避免的天敌。
（四）较少冗余人员的雇用
档案管理人员在档案管理室的工作主要就是整理档案，对已有的档案进行整理，合理安排新档案的归类编号等工作。对于申请档案调阅查看的申请进行核查登记，并辅助相关人员查找档案。一定的时间里需要对档案进行保养，保证档案室内的湿度不会损害档案，对档案保存造成威胁。对于损坏的档案要进行修复，复制，确保档案管理的完好，保证档案存放安全。这就是档案管理人员的主要工作。需要有相关的人力才能够完成，而档案管理电子化之后，可以减少相关的活动，已有的档案经扫描后也可以转为电子化，极大地减少了工作量和后续保存工作，对于档案管理的相关工作人员的人数需求也减少，利于减少高校档案管理人员的雇用，这部分资金可以用于硬件的升级换代。
二、当前，数字化的档案管理存在的主要问题
（一）硬件的投入缺乏
目前对于档案数字化的管理还没有普及，所以在配套设备的配备上是不足的。相关硬件的缺乏使得高校的档案管理数字化能力不足，即使是有相关的设备，但是由于内存不够，运行、计算能力不行而无法完全实现档案管理的数字化。
（二）相关人才的缺乏
过去，在档案管理科的人基本上年龄偏大，对于档案的数字化方向了解也比较少，而且对于新的档案的数字化管理也难以适应，对于计算机的运用也不是特别地灵活，缺乏对于电子化档案管理的推动积极性，创新能力不及年轻专业化的人员。档案管理基本上都是以固有的模式进行运行，需要纸质批阅文件，调阅需要登记，需要按照文档的编号等进行查阅。主要就是在这一方面的专业性的人员比较少，根本在于技术发展，但是本领域的相关应用人才培养略微滞后，档案管理数字化也无法进一步发展。
（三）软件落后，兼容性差，功能不够
数字化的档案需要的不仅仅是硬件的设施，同样需要能够匹配各种文件的软件，将不同的文件进行归类和分析，按照日期、文件相关的项目进行归类，每一类的文件可以查阅的相关人员可以设置权限进行保密，这样的话既方便调阅，同时也方便文件的收藏等工作，减少人力的使用。每一个人员只需要将保存的文件进行上传并设置调阅权限就可以。目前的办公软件功能还不够全面，需要进一步的研究开发，以适应新的发展方向。
（四）管理程序繁琐
档案管理目前都是由各个单位有专门的部门进行负责的，特别是高校，学生档案众多，加上为了保证档案管理的完整性、规范性，不得不建立相关的制度。基本步骤就是收纳档案登记、编号、整理、定时养护防止潮湿、蛀虫等，在调阅档案是需要申请报告、签字才能够调阅档案，一定程度上降低了工作的效率，不利于工作的进行。而数字化的档案管理可以省去其中的大部分步骤，效率有所提高。
三、数字化档案管理优化的建议
（一）高校的人才培养推动档案数字化管理
目前很多高校都有档案管理专业，整体来说是比较小众的专业，加强对在校大学生的培养，对未来的档案数字化管理至关重要，因为相关人才培养系统的建立完善可以为档案数字化管理提供给更多的可能性，对档案管理进行创新，完善档案管理的系统，给未来的档案管理带来更多的优化，从而推动高校的档案管理数字化，甚至推动更多的档案管理数字化。
（二）配备齐全的软硬件
要想进行大规模的档案管理数字化，就必须要有好的软件系统和过硬的硬件设备。好的软件系统可以进行多个部门的对接，建立文档管理网络，便于文档的查找。而良好的硬件设备可以使系统运行更加通畅，加大档案管理的效率。也许目前没有能够进行多单位对接的软件，仅仅依靠目前的办公系统无法完成相关的档案储存，未来的档案管理数字化还需要进行进一步的软件的研发，保证管理系统的一致性，以单位为整体，个单位还可以建立档案交流系统，对部分档案有需求可以经系统进行申请调阅，方便了高校的档案交流工作。文档数字化会占用巨大的储存空间，但是普通的计算机无法满足储存量的需求，云端储存不便于调取，所以，最好是能够有一台巨大的储存设备来进行储存，所以总的来说还是需要齐全的硬件设备为档案管理数字化做好基础设备的铺垫。
（三）加强档案管理数字化的推动
目前很多单位部门，包括高校对于档案管理的了解都比较少，可以经过相关部门的通过一定途径的宣传来完成相关的推广，否则就是有好的方面，档案管理数字化都无法得到认可，更不用说是高校档案馆里的统一化了。在有条件的相关部门试点，对文档进行数字化管理，对结果进行调查，确认了合理的档案数字化管理的步骤后，可以适当对档案管理做出硬性规定。
四、结语
档案管理的数字化必然是未来高校办公的发展趋势，虽然目前软硬件还达不到，但是随着档案管理的投入进一步加大，以及档案管理的人才培养正在逐步完善。相信不久的未来档案管理数字化会更加地规范，发展更加全面。
参考文献
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作者:陈晶晶 单位:滨州职业学院
