【摘要】在当今迅速发展的社会环境下，国家选拔人才的一个重要依据是档案，因此，高校作为人才输出的重要阵地，其学生档案的管理工作之重要不言而喻，做好学生档案管理工作意义深远。虽然，我国各高校学生档案的管理情况已有明显的改善，但仍存在很多问题亟待解决，比如学生档案管理工作人员的观念意识淡薄、档案管理制度不健全、信息资源优势得不到利用等，需要进一步完善优化以提高工作质量满足现实需求。
【关键词】高校档案管理；存在问题；意见与建议
1浅析高校档案管理工作中存在的问题
1.1工作人员的观念意识淡薄
在传统的认知里，高校普遍认为开展教学活动以及提升科研能力才是学校工作的核心内容，学生档案的管理工作仅是学校运营中一项普通工作。同时，由于高校档案管理工作并不需要太大技术含量、工作难度较小的观念根深蒂固，高校的档案工作普遍只停留在表面，情况较差的高校甚至没有专业团队负责档案管理工作。档案管理工作与其他工作不同，明显成绩难以取得，工作人员容易对其本职工作产生懈怠情绪。以上种种，导致在高校档案管理工作中存在认识薄弱、监管力度不够、发挥不了应有作用的通病。
1.2工作人员的专业素质有待提高
进入大数据环境后，全新的信息搜集、整合、分类存档方式对技术和员工素质都提出了相对专业的要求，工作人员必须具备一定的理论基础和计算机操作技巧。然而，传统的档案管理工作以“保存”为固有的思维定式，这直接导致了档案管理人员工作死板、程序化，一旦有的员工不能及时更新知识储备、提升专业素质就会对新的工作内容和方法感到不适应，进而导致工作积极性减弱、服务质量降低。
1.3档案管理制度不健全和基础设施不到位
一方面，档案管理建设不但要建立合理明细的档案管理规章制度，还要对档案数据进行及时统计、管理规则优化变更、编研以及有效利用，确定规章制度的同时也要建立相对健全的考评制度。但是，目前大多数高校的档案管理工作一直沿用以“计划管理”为核心的各项管理制度，显然已不能适应现今档案工作发展的需要。不够完善的档案管理制度强化工作人员责任意识的作用弱，也不利于员工工作水平的提高。另一方面，档案管理基础设施需要进一步完善，有的高校档案室狭窄，设备老化或损坏，存放环境潮湿，不利于档案保存的整洁性与完整性。
1.4信息资源优势得不到利用
当前有些单位在档案利用程度上偏低，主要体现在档案信息资源的利用程度、存储模式与检索方式上不够健全，且档案信息化保存的持久性严重欠缺，这导致档案信息内容的阅读便捷性也大幅度降低。另一方面，有些档案工作管理人员拒绝档案信息的查阅与借阅，以起到维护刚刚才实现数字化转化的传统档案数据的档案信息资源完整性与安全性的作用，这是降低档案信息资源利用率的直接原因。同时，当前单位档案数据库检索利用率的偏低和检索功能不够完善也严重阻碍了档案的有效利用程度。在互联网时代，应该积极改变这种不合时宜的工作现状，以发挥资源优势的理念推动高校档案管理工作向科学化、系统化发展。
2改善高校档案管理工作现状的意见建议
2.1转变传统档案管理观念，充分认识档案管理工作的重要性
档案管理工作在日常工作中所发挥的作用是不容忽视的，若要进一步改变档案管理的现状，首先是要转变观念，充分认识档案管理工作的重要性。一方面，把档案管理工作纳入议事日程，制定相关管理制度，充分发挥领导的带头作用，加大对管理人员的监管力度，督促工作人员履职尽责，并定期对每项工作进行考核。另一方面，积极制定奖励措施、提高工作待遇，当工作人员取得成绩时要进行充分的肯定，激发出工作人员的热情。
2.2促进业务能力的提升，适应实际工作需求
一是根据实际要求，把计算机软件系统尽快应用到档案管理的工作中，将计算机的网络数字化和档案管理有机结合起来，满足社会信息化的需求。二是定期展开专业知识培训与职业道德教育，规范工作流程，提升工作人员的素质和能力。三是在保持原有业务骨干不流失的基础上，积极注入“新鲜血液”。
2.3建立健全规章制度，使档案管理工作有章可依
为了使档案管理工作更加制度化、规范化，科学合理的档案管理制度必不可少。对于档案管理工作中的归档、传递、检查、保密等流程要建立流畅规范的工作模式，并因地制宜、具有本校特色；对于档案管理的工作人员要实行资格证制度，并建立严格的绩效考评制度，确保工作人员能够在严格的制度下，面向师生，提供标准化服务；对于软硬件标准的制定与检查，严格依章办事，建立标准化的档案资料室，对各系列档案进行分类和保存，并配备扫描仪、复印件、防磁柜等设备；对于有明确保管期限与要求的档案资料，按照规定及时进行销毁。
2.4提升档案管理工作的信息化水平，提高档案资料的资源利用率
在当前大数据的背景下，档案的管理工作不仅是要求简单的归档与保存，更要求档案信息能够得到更好的利用，实现档案信息的有效共享。这就要求档案管理工作与先进计算机技术相结合，提高计算机在档案管理过程中的普及程度和利用程度。在全面严格审查有关信息的基础上，将审查过关的文字、图片、声像等资料转变成数据资料，实现档案纸质与数据格式并存，并准确无误录入档案信息，建立电子档案信息库，分门别类建档存放，最终实现档案信息的快速准确检索，提高管理效率。
【参考文献】
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[3]鲁明香.浅谈加强人事档案管理工作的思考[J].劳动保障世界，2018.
[4]尚雪蕾，骆南南.新时期档案管理信息化建设存在的问题和改进措施[J].工作指导，2018（3）.
作者:彭万霞 单位:荆州职业技术学院
