摘要：管理信息系统已经广泛应用于企业管理之中，给企业管理带来了优势和便利，但也产生了新的风险。本文从完善管理信息系统对提升企业财务人员工作效率的角度出发，对加强管理信息系统对企业财务人员产生的影响，做出了一些探讨。
关键词：管理信息系统；企业财务人员；优势和风险
引言
随着计算机技术的发展和管理信息系统不断地完善，各种管理软件地出现给企业的管理带来了新的视角。管理信息系统已经成为公司管理和发展不可或缺的工具。企业财务人员传统的管理方法已经逐渐被淘汰，如何有效地使用管理信息系统是企业财务人员需要思考的问题，这也给企业财务人员带来了新的机会和挑战。
一、管理信息系统的定义
管理信息系统在中国出现于20世纪70年代末80年代初，《中国企业管理百科全书》将其定义为：一个由人、计算机等组成的能进行信息的收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统。管理信息系统能实测企业的各种运行情况，利用过去的数据预测未来，从企业全局出发辅助企业进行决策，利用信息控制企业的行为，帮助企业实现其规范化目标。从其定义可以看出，管理信息系统是以数据信息为基础，以智能软件为导向，辅助企业管理者对企业进行规范化管理的工具。而现今的环境，大数据、智能化管理系统已经成为越来越多的大企业赖以生存和发展的重要手段。企业为加强内控管理和预防风险使用并完善管理信息系统已成为一种主流的趋势，而这种趋势也对企业财务人员提出了新的要求。
二、管理信息系统的分类
广义的管理信息系统主要分为六类：管理支持系统（ESSExecutiveSupportSystem）、决策支持系统（DSSDecisionSupportSystem）、管理情报系统（MISManagementInformationSystem）、办公自动化系统（OASOfficeAutomationSystem）、知识工作系统（KWSKnowledgeWorkerSystem）以及事务处理系统（TPSTrans-actionProcessingSystem）。这六类管理信息系统功能各不相同，对应的使用人群也不尽相同。ESS主要为公司的长期战略提供信息支持，主要的使用人群为公司的战略决策层。DSS和MIS为公司管理层提供运营管理决策支持。KWS支持知识级的工作，主要为公司的专业人员的开发和研究工作提供服务。TPS支持公司操作级的工作，主要为业务人员使用处理日常业务中产生的数据。OAS主要用于公司的日常的全员办公。
三、完善管理信息系统能提升企业财务人员的工作效率
（一）管理信息系统将企业的各个重要环节整合在一起。管理信息系统主要功能是将市场销售管理、生产管理、后勤管理、人力资源管理、财务会计管理、信息处理和高层管理人员决策七个重要部分整合在了一起。通过加强企业业务流程的管理，提高企业的整体运作效率，创造其独特的竞争优势。通过管理信息系统，企业财务人员不仅能快速了解业务的进展情况，而且能和办理业务的其他部门行程良好的关联合作。之前需要企业各个部门沟通和递送单据后才能进行的账务处理通过管理信息系统能实现自动化和时效性，这样大大提高的财务数据准确性和账务处理的效率。
（二）管理信息系统减少了人工处理财务数据的工作量和错误率。一个企业随着业务的发展和规模的不断扩大，各种业务数据会迅速地增加。而这些数据中增加最快的要数财务数据。在公司的发展的初级阶段，处理财务数据量的增加尚且可以通过增加财务人员来满足。然而，当公司财务数据量的增加速度远远大于财务人员增加的速度时就需要管理信息系统的支持。管理信息系统能通过自动计算、自动提取数据的方式减少企业财务人员人工处理财务数据的工作量。通过信息管理系统，财务人员不必再人工汇总和计算大量的财务数据，并且通过管理信息系统强大的数据处理能力，能大大减少人工计算财务数据时出现的错误，增加财务数据的准确性。管理信息系统对财务数据的存储和分析能力也能满足财务管理人员对于不同口径的财务数据的需求，减少财务人员大量的重复性工作和数据错误。
（三）完善的管理信息系统能规范流程的运作，保证财务数据的准确性。完善的管理信息系统使得流程中每个环节的数据和处理结果都存储在系统的数据库中。管理信息系统会记录整个流程中任何不规范的行为，为财务人员发现违规业务和控制财务风险提供了依据。同时，系统的强制性也迫使员工必须按照规定的流程操作，降低了随意更改数据的风险。例如：管理信息系统在销售环节对赊销额度有强制性的流程管理，当对客户销售订单的赊销额度高于信用管理人员所设定的额度时，需要提交给级别更高的相关人员审批，审批通过后销售订单后才能进行到下一个环节，否则系统内订单始终无法生成货物的出库单，以避免未审核的信用风险导致应收账款无法收回的情况。管理信息系统设置的规范性流程为企业财务人员识别违规操作提供了指引，保证业务的真实性和财务数据的准确性。
四、企业财务人员需要关注的管理信息系统相关风险
（一）人为设置的管理信息系统权限是否合理。管理信息系统的权限由管理员人为设置，而人为设置的权限是否合理和有效是财务人员应该关注的问题。财务部门关于职责分离的原则要求职能不同的财务人员应该拥有不同的权限。有效的权限设置能防止违规操作的情况发生。例如在赊销和预付款额度的审批权限设置是否合理就与企业应收账款和预付账款的坏账率息息相关。若赊销和预付款额度的设置和审批为同一个财务人员，一旦发生舞弊行为或数据设置错误，则容易导致企业坏账率的上升。并且这种财务人员的权限设置不合理导致的数据错误和舞弊行为不易被发现。因此，对于权限设置不合理的地方，企业财务人员应该重点关注是否有上述问题出现。若财务人员发现因权限设置不合理而导致的舞弊行为，则应对财务数据的真实性和准确性进行审查。
（二）信息系统漏洞对数据的真实性和准确性产生的影响。任何信息系统都不是完美无瑕的，信息系统上线之后需要进行不断地测试和调整才能达到可使用的状态。但即使达到可使用的状态后，信息系统依然可能存在漏洞导致信息系统的标准化处理程序可能对某些特殊事项不适用。当某些特殊事项超出处理程序的范围时，可能产生错误的处理结果。例如在计量存货时，系统无法处理系统可能无法识别特定品名的产品，或将该产品归类到不正确的品类下。财务人员应该关注信息系统在处理特殊事项时是否能较为顺利地运行，处理过程是否合理，处理结果是否正确，是否会对财务数据的真实性和准确性产生影响。
（三）管理信息系统可能无法识别原始数据的录入错误。虽然管理信息系统能大大减少手工记录数据的人为错误，但目前管理信息系统依然没有达到全自动化的过程。各种技术的原因无法与所有的生产系统、物流系统等业务系统完全对接，系统内的原始数据仍有部分来源于人工的输入，而人工输入原始数据时发生的错误可能无法被系统识别。例如系统可能无法识别库存管理人员在存货入库时输入了错误的产品单价，这会导致使用和销售该存货时无法正确结转该存货的真实成本。企业财务人员在使用管理信息系统的数据时，仍应保持警惕，应从多方面检查和分析管理信息系统的数据是否正确，并定期对信息系统进行测试，保证信息系统不会因失灵而导致数据错误。
（四）管理信息系统可能导致数据丢失的风险。管理信息系统中的数据主要存储于服务器，一旦服务器被黑客攻击或因为其他原因导致崩溃可能导致信息系统数据的丢失。而财务数据具有连续性，一旦之前的数据缺失可能导往后数据的不准确。虽然越来越多的企业逐步对企业的管理信息系统和数据的安全性提高了重视程度，但保障管理信息系统和数据安全性所产生的成本也让很多中小企业望而却步。因此，如何做好财务数据的备份和防范数据丢失风险也是企业财务人员应该关注的问题。五、完善管理信息系统对企业财务人员提出了新的要求
（一）提高企业财务人员素质和技能，培养综合性的财务人员。管理信息系统的使用和完善需要企业财务人员不仅具备财务领域的专业知识，而且对财务人员的计算机使用水平也提出了新的要求。企业财务人员只有对企业管理信息系统有充分的了解才能正确使用管理信息系统。企业财务人员不仅是管理信息系统的使用者，而且也应该是管理信息系统的监督者，对于管理信息系统的漏洞导致可能产生的风险应该有所洞察并及时指出，并对系统数据的准确性和真实性进行分析和监督，确保决策层和管理层能使用准确和真实的数据进行决策，好否则会浪费企业大量的人力、物力和财力，造成不必要的损失。
（二）企业的财务人员应具备价值链分析的大局观。随着计算机技术的不断发展，管理信息系统的功能也日渐强大，各种ERP软件不仅能记录从上游原料采购到下游成品销售的相关数据，并且能将记录的数据整合起来，体现出整个价值链的全貌。这就对企业财务管理人员的数据分析能力提出了新的要求。企业财务管理人员对于财务数据的分析不能仅仅局限于财务报表上的某个会计科目，而应具备从价值链的角度来进行分析的能力。通过财务数据分析明确价值链中各项价值活动之间的相互作用，探求数据背后隐藏的风险和机会。通过优化各个价值活动来促进价值链的协同作用，将企业资源有效地组织起来提高企业的整体效益，促使企业获得更加良性的发展，增加企业财富。
（三）利用专业知识促进管理信息系统。的后续开发和完善管理信息系统的完善无法一蹴而就，而是一个运行后不断开发和完善的过程。只有在上线后不断根据业务的特点和需求对管理信息系统进行后续开发和完善，才可能使管理信息系统发挥真正的效用。而后续的开发和完善需要企业持续地进行投入，若系统的开发和完善不能和实际业务贴合无法满足使用者的需求则会给企业造成资源浪费并带来不必要的负担。因此，企业财务人员应该利用专业知识对系统功能的后续开发和完善提出针对性的意见，使管理信息系统即能符合处理财务数据的要求，又能适应业务发展的特点。做到普通业务标准化流程处理，特殊业务有特殊方式进行处理，以达到及时、高效、合规的目标。
五、结语
综上所述，信息化技术的发展给企业财务人员提供了更多的便利。企业财务人员通过信息管理系统可以及时地对财务数据进行追踪、分析和审查。但随之而来也会产生新的问题。为了应对这些问题，企业财务人员除了不断学习专业知识掌握专业技能，还应该富有创造性，不断探索新的途径将信息化技术与账务处理有效结合起来，以达到保证财务数据真实准确和完善管理信息系统的双重目标。
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作者:吕欣荣 单位:中粮国际（北京）有限公司