药品采购工作计划范例6篇

药品采购工作计划

药品采购工作计划范文1

【摘要】 目的:探讨Microsoft Excel在药品动态招标采购中的应用价值;方法:利用Microsoft Excel编制药品动态招标采购计划表,以电子邮件附件方式发送药品动态招标采购计划表至药品经营企业报价,报价后以同样方式回发药品动态招标采购计划表,合并所有报价后的药品动态招标采购计划表至同一Microsoft Excel计划表中,选择列利用数据进行排序,确定中标企业和中标价格;结果:利用Microsoft Excel合并报价后的药品动态招标采购计划表,利用数据排序,方法简便易行;结论:在药品动态招标采购中利用Microsoft Excel可大大提高工作效率,具有很高的应用价值。

【关键词】 Microsoft Excel 药品动态招标采购 数据 排序

1 药品动态

招标采购是在政府组织的药品集中招标采购的基础上,遵循药品招标采购原则,在公开、公平、公正的前题下,由药品使用单位根据短期药品采购计划实施的随即招标采购活动。由于政府组织的药品集中招标采购周期较长,不能很好的切合药品价格的市场变化,而且近两年政府已不主张药品集中招标采购,医疗机构采取药品动态招标采购是对集中招标采购的弥补。

1.1 药品动态招标采购方法 医疗机构根据自己药品品种、药品使用量、医疗业务特色、现有药品供货单位等资源状况,向社会公开短期需求药品招标采购方式,欢迎各药品经营(生产)企业报名,收集报名企业相关资料。由招标采购领导小组牵头,会同药事管理委员会、纪检审计部门进行审核评估和初步筛选,组织考察组对初步筛选出的药品经营(生产)企业综合考察,听取汇报,现场查看企业资质条件、营销业绩、企业信誉等,确定五至十家药品经营(生产)企业为本单位拟供货企业。为了及时了解药品市场价格动态,确保省外药品经营企业两家。供需双方签订药品质量保证协议书。协议书和供货资格有效期一般为一年。按医疗机构用药情况,由药剂科提供医疗机构药品动态招标采购计划表,通常按月或季度出具短中期药品动态招标采购计划表,既保证药品临床供应,又不致药品积压。计划表以Microsoft Excel表格制作。药品动态招标采购计划表经主管部门审核后,在纪检审计部门全程监督下,由招标采购部门以电子邮件方式分别发给至少三家拟供货单位报价,报价后回发计划表给药剂科会计进行比价,直接合并表格,输入指令按次序排列。同品名、同产地、同规格品种,以报价最低者中标,整理计划表,签订供货合同,再次发给中标企业通知供货。

1.2 药品动态招标采购特点 确保药品质量;保障药品供应;提高药品招标采购工作效率;降低药品招标采购运行成本;药品价格随行就市;降低药品价格,有效保护消费者利益;杜绝药品购销领域不正之分。

2 Microsoft Excel在药品动态招标采购中的应用步骤

2.1 药品动态招标采购计划表的生成

医疗机构根据用药情况,应用HIS管理系统确定药品最低库存数量,系统会自动按月(季度)生成药品采购计划表,导出药品采购计划表到Microsoft Excel中保存,按照药品动态招标采购计划表规定内容,删除药品采购计划表中不需要的列,复制粘贴到空白药品动态招标采购计划表表头下,形成拟采购药品计划表。基层小医院无HIS管理系统,可直接用Microsoft Excel制作药品动态招标采购计划表。经主管药品动态招标采购部门审批后确定药品动态招标采购正式计划表。

2.2 药品动态招标采购计划表Microsoft Excel格式

药品动态招标采购计划表项目列中包括药品“序号、通用名称、规格、产地、单位、数量、报价、报价企业”等内容,关键是“序号”和“报价”列内容必须设置,此两项内容将作为药品经营企业报价后合并报价计划表进行数据排序的必要条件(表样见图1)。

2.3 药品动态招标采购计划表的发送

药品动态招标采购计划表确定后,由招标采购人员将药品动态招标采购计划表以电子邮件附件形式分别发给至少三家药品经营企业报价,药品经营企业收到邮件后,下载附件保存,仍然在原始Microsoft Excel中填写报价和报价企业名称,填写好的报价计划表以同样方式回发给医疗机构。

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2.4 报价后计划表的合并

医疗机构收到报价计划表邮件后,下载保存邮件附件,按照报价企业名称命名Microsoft Excel文档,进行原始资料保存。然后将每份报价计划表内容复制粘贴到同一份空白药品动态招标采购计划表上,实现所有报价计划表内容合并。

2.5 报价计划表合并后数据排序

报价药品动态招标采购计划表内容合并后,可利用Microsoft Excel功能对表格内容实施数据排序。第一步,点击菜单栏中“数据”菜单,显示数据菜单下拉列表;第二步,在数据菜单下拉列表中点击“排序”,弹出“数据排序”对话框;第三步,在对话框“主要关键字”复选框中选中“序号”,点选“升”序,在对话框“次要关键字”复选框中选中“报价”,点选“降”序,在对话框“第三关键字”复选框中选中“无”,在“我的数据区域”项中点选“有标题行”;最后在数据排序对话框中点击“确定”即可完成表格数据排序。合并后的报价药品采购计划表内容按照序号大小升序排列,按照报价高低降序排列(见图2)。

2.6 报价药品动态招标采购计划表数据筛选

报价药品动态招标采购计划表合并进行数据排序后,报价高低一目了然,如有未报价行,选定行实施删除。按住“Ctrl”键选中每个序号最低报价行,复制粘贴到空白Microsoft Excel计划表中另存并命名,生成本次药品动态招标采购中标价格表(见图3)。

2.7 中标企业中标药品品种的筛选

在药品动态招标采购中标价格表生成后,中标药品品种仍然按序号排列,中标企业名称排列混乱,这就需要对中标药品按中标企业名称进行排序,重复2.5第一、二步操作;第三步,在对话框“主要关键字”复选框中选中“报价企业”,点选“升”序,在对话框“次要关键字”、“第三关键字”复选框中均选中“无”,在“我的数据区域”项中点选“有标题行”;最后在数据排序对话框中点击“确定”即可完成计划表按中标企业名称排序,所有中标药品品种按报价企业名称排列(见图4)。按住“Ctrl”键选中报价企业全部中标品种行,按企业名称分别复制粘贴到空白Microsoft Excel中标计划表中另存并按中标企业名称命名,生成本次药品动态招标采购中标药品采购计划表(见图5)。再次以电子邮件发送中标药品计划表至中标单位,通知中标单位按计划派送药品。

3 分析与讨论

在市场经济的时代,药品价格随行就市已形成趋势,这就要求医疗机构随时掌握药品价格的市场变化动态,推行药品动态招标采购可使药品价格及时顺应市场变化,从人力、物力、财力多方面衡量无异是一个很好的举措。目前大中型医疗机构都已应用HIS管理系统,药品采购计划可由系统自动生成,导出采购计划至Microsoft Excel稍加修改即可成为药品采购计划表,即便是没有应用HIS管理系统,单机管理已基本普及,在Microsoft Excel中制作药品采购计划表也非常简捷。Internet网应用已非常广泛,收发电子邮件方便快捷且不产生任何费用,与传统人工和传真方式相比,不仅省时经济,而且准确可靠。医疗机构不需要另设专门组织机构,由库管、采购、会计人员利用正常工作时间即可完成药品动态招标采购一系列工作。

在实际工作中,医疗机构临床用药保持相对稳定,药品名称、规格、产地基本固定,需增加药品品种或更换药品厂牌规格时,一般要报经药事管理委员会通过。药品动态招标采购在固定药品名称、规格、产地的基础上,报价企业所报价格高低便是中标与否的最主要参考条件,如何快速准确地检索出每个药品品种的最低报价,是药品动态招标采购工作的核心。Microsoft Excel具有强大的数据排序功能,可实现电子表格中各种数据的排序操作,操作比较简单,工作人员都能掌握,在一定程度上杜绝了手工操作所产生的误差,可大大提高工作效率,而且便于资料保存核查。通常用传真计划表的方式进行一次药品动态招标采购至少需要一周时间,用Microsoft Excel计划表互发电子邮件的方式仅用一天时间就可完成。笔者认为医疗机构实施药品动态招标采购是药品采购方式的进步,运用Microsoft Excel计划表互发电子邮件是药品采购计划表的革命,其优势显而易见,值得各医疗机构推广应用。

参考文献

药品采购工作计划范文2

【关键词】 药品采购;管理制度;规范化

药品是医院为了保证医疗活动正常开展而储存的必不可少的特殊商品,是医院资产的重要组成部分,药品质量的优劣,直接关系到患者的身体健康乃至生命安全。也影响到医院的经济效益及健康发展。而加强药品的采购管理,规范药品的采购行为,是保证药品质量安全有效的前提。现就医院药品采购的规范化管理作一初步探讨。

1 药品采购管理组织规范化

医院根据《药品管理法》、《医疗机构药事管理规定》等法律法规建立健全药品采购管理的各项规章制度,成立药品采购管理组织,由分管院长负责,成员包括药剂科、纪检、财务科、审计科及临床科室主任等,负责药品采购计划、新药引进、供货公司评价、药品品种、价格,采购合同及付款等环节的审核、监督。制定了新药引进、药品采购、储存、出库、药品调剂及临床科室的药品管理使用工作制度及操作规程。明确各岗位职责、权限,强化各流程的监督和制约,使各项管理制度合法、适用,全面系统,保证药品工作安全有序。

2 采购程序规范化

2.1 供货方的规范化管理 医院根据药品供应情况及医疗需求,按照药品集中招标采购工作制度等有关规定,建立合格供方管理制度、首营企业及首营品种审核制度供货公司的业绩考核制度等,确立药品采购主渠道,合理选择供货方。药剂科将供方的资料汇总整理,上报药品招标采购办公室,对供货方进行选择、评价。评价、选择的准则为:①药厂及经销商的生产、经营资质齐全,提供公司的营业执照、生产或经营许可证,GMP或GSP证书,授权委托书、身份证复印件等相关资质证明。②对供方的质量管理体系进行评价。所提供药品符合国家标准对供方提供药品的历史情况、质量状况、及其他使用者的经验,自身的顾客满意度水平、发生重大质量问题时的情况等信息进行评价。③对供方的履约能力、财务经营状况、价格及售后服务和支持能力如遇有药品近期发生不良反应等情况时供方的应变能力等条件进行评价[1]。经过评价、选择后,确立合格供方,并签订相应的采购合同。建立合格供方档案,药剂科留存备查。建立《合格供方名录》并由院长审批后生效,由药剂科负责合格供方的动态管理,每年对合格供方供货业绩进行评价,将供货不能满足规定要求的,报院长审批后,取消合格供方。根据供货需求及合格供方选择评价方法增补新的合格供方。通过对合格供方的规范化管理,及保证药品采购过程的及时有效,保证临床使用药品质量,也使医院的药品采购管理合理规范。

2.2 采购药品规范化

2.2.1 建立药品采购审批制度 医院药品采购由药剂科专职采购员进行采购,其他任何部门和个人不得行使采购权。普通药品的采购授权由药库保管根据各部门申请及库存情况,每周制定采购计划,交采购人员报药剂科主任审核分管院长审批后,根据医院的采购政策进行采购。新药的采购按照《新药引进管理制度》,由临床科室主任根据业务的开展情况填写新药申请表,报药剂科统一汇集整理,报医院药事管理委员会讨论通过,由药剂科组织采购,临床急需、特殊需要药品由临床科室主任填写急、特需药品申请单,报药剂科主任审核、分管院长审批后采购员方可采购。特殊管理的药品采购,包括麻醉、精神、毒性药品,易制毒药品、疫苗的采购等按照相关管理制度采购。

2.2.2 制定科学的采购计划,保持合理库存 药品采购在保证药品及时供应的同时, 要加速药品周转率, 合理控制库存。降低药品采购成本,提高药品占用资金的使用率。我们探索制定合理的采购模式,制定科学的采购计划。药库参照相对零库存的采购模式[2]及常用的ABC管理模式[3],在制定采购计划时充分考虑用药的季节性以及药品的有效期等诸多因素,根据我院基本用药目录及有关招标采购规定,每周制定采购计划,一般按照一月用量采购,对于一些有效期比较短、用量较为波动,采用少购勤购的原则,特需药采购为一次采购量,新药采购根据临床申请少量采购,并做好用药调查,及时与临床科室沟通,掌握新药的临床使用情况。对用量使用正常的新药进入医院药品基本用药目录常规采购。对半年用量很少的新药上报药事管理委员会淘汰使用,不再采购。

3 采购药品帐物管理规范

3.1 药品验收入库管理 对购进药品严格执行入库验收制度,由药库保管员及采购员根据药品随货通行单及发票核对通用名、剂型、规格、批号、批准文号、数量等,特别注意核对效期、数量、产地等,对进口药品保存《进口药品检验报告书》及《进口药品通关单》,对需冷藏的药品检查是否符合运输的标准。对实行批签发的生物制品核对《生物制品批签发合格证》及《生物制品检验报告书》,验收合格后填写相关验收记录,签字确认,交由药品会计入库。

3.2 药品出库管理 药库保管根据各领药科室提交的申请单,药库发药人员按领药单上的数量发放药品,发药时遵循先产先出、近期先出的原则。出库单一式三份,领药科室和药库各保存一份,领药人员与发药人员各自签字后存档。一份交会计上报财务科。

3.3 药品储存管理 药品入库验收后,药库保管员根据药品的性状、储存条件进行分类存放、养护和发放。药库标识明确,按照药品的质量状况标识为待验区、退货区、不合格区、合格区、发货区。按“先产先出,先进先出、易变先出、近期先出”的原则发放药品[4]。药库每季度盘点一次,并有财务科人员参加监督核对。

3.4 药品采购记录管理 采购记录是证明药品采购的合法性、真实性、完整性及准确性的前提。包括采购计划单、入库单、出库单、科室申请单、药品验收记录、采购合同、合格供方档案、药品的价格文件、相关药品的变更资料等由专人负责整理归档保存备查[5],记录必须真实、完整,不得随意涂改,并有相关授权人员签字确认。

3.5 药品付款管理 由审计科对采购药品发票、入库单、采购计划、采购合同等相关凭证进行审核,确认是否有相关人员的审批、签字,入库单的药品与计划是否一致,是否按照相应的合同条款执行,审核无误后,交由财务科进行相应的付款处理。

总之,健全药品采购管理制度,规范药品采购流程,对药品采购的各环节加强控制监督管理,才能保证药品采购工作的规范有序,保证药品质量,维护患者和医院的共同利益。

参 考 文 献

[1] 张文丽,嵇云. 医院药品采购质量管理中供方评价方法.医院管理杂志,2002,9(4):375-376.

[2] 毛晨梅,蒋云,王诚,等. 医院药品相对零库存在药品采购中的应用.抗感染药学,2009,6(1):69.

[3] 李滔,胡欣.医院药房库存药品ABC法分类管理.首都医药,2004,11(16):4.

药品采购工作计划范文3

时值九月,“潦水尽而寒潭清,烟光凝而暮山紫”。北方的早晚已现丝丝凉意,但江南的热度不减,上海世博会的喧嚣依然,十里洋场的风情依旧。在这个时节里,笔者走访了上海市闵行区的卫生系统和相关负责人,见证了闵行区卫生改革的发展与成就。

上海的各项改革大多逃不出“经济基础决定上层建筑”的理论基础,但实践证明,并非每一个经济实力强大的地区都能做到各项改革走在前列。这一方面受制于政策、体制等客观因素,另一方面也受制于当局者思维方式是否转变的主观因素。闵行区作为上海最靠近市中心的地区之一,近年来的发展成就多见诸于报端。闵行区卫生系统的发展自然是“经济基础决定上层建筑”的最好例证之一。从闵行区药品改革至今,百姓享受到了哪些改革成果?信息化在其中起到了怎样的作用?当局者如何看待来自外界的评价和非议?我们请闵行区卫生局局长许速和相关负责人为我们解答。

对在采访中给我们工作予以大力支持和配合的上海市闵行区卫生局局长许速、办公室主任蒋笑华、药购办主任吴东晖、信息中心主任陆建刚以及区内相关单位,表示诚挚的谢意!

闵行区药购办主任吴东晖介绍说,早在2005年,a《关于进一步规范医疗机构药品集中招标采购的若干规定》(卫规财发[2004]320号)和《上海市医疗机构药品采购管理和纪律规范意见》(沪卫药事[2002]11号)等文件精神制定了闵行区的药品改革实施方案。在方案实施五年多的时间里,闵行区内医院以往医药厂商代表熙熙攘攘的现象不见了,取而代之的是医生能够更安心地为患者看病,患者购买药品的花费更低了,享受到的服务更好了。

确定改革目标

据了解,为进一步规范医疗机构药品购销行为,确保闵行区医疗机构药品集中采购、全收全支管理方案的实施,闵行区药品改革的目标是:

1. 实现医疗机构药品集中采购、全收全支管理。将区内医疗机构现有的药品自行采购模式转变为联合集中采购方式,从根本上切断药品收入与医院之间的直接利益关系。

2. 建立新型的药品购销与配送体系。通过第三方医药电子商务平台进行药品目录管理、订单处理、配送信息处理、政府监管,实现药品购销活动全程“阳光化”。

3. 建立医疗机构药品收入的正向补偿机制。在保护医药企业合法经营收入与合理市场权益的基础上,进一步降低药品流通中的虚高成本,提高医院运行效率、经营效益与综合医疗服务质量。

设立组织机构

闵行区卫生局建立了“闵行区医疗机构药品集中采购领导小组”(以下简称“区药品采购领导小组”)、“闵行区医疗机构药品集中采购工作小组”(以下简称“区药品采购工作小组”)和“闵行区医疗机构药品集中采购专家库”(以下简称“区药品采购专家库”)。区药品采购领导小组由区卫生局、区财政局、区监察委、区药监分局、区检察院、区物价局、区工商分局等部门组成;区药品采购工作小组由在区内医院中选择的3~5名业务基础扎实、政治素质好、有实际采购经验的药剂人员等组成;区药品采购专家库由区内医院推选符合条件的临床医学、药学以及医院管理人员组成,经区卫生局审核确定。

建立信息平台。由专业第三方医药电子商务运营商,提供包括电子平台、数据处理、技术支持、运营维护以及信息与管理咨询等全方位服务。

规范操作程序

闵行区的药品采购以每年7月1日至第二年6月30日为计算周期。每年6月开始编制采购目录,当月月底前完成。

1.定点供应商的确定

依据药品经营企业的服务、品牌、信誉、规范等综合评价,由区卫生局和区政府采购中心共同委托有资质的招投标公司,以公开招标方式确定5~10家药品采购定点供应商。

(1)每二年由区卫生局和区政府采购中心共同拟定定点供应商的公开招标各类文件,并在政府采购网等规定的媒体公告招标信息。

(2)每年6月底前,区政府采购中心和区卫生局根据政府采购有关法律法规组织对定点供应商进行评估,根据评估结果共同确定药品采购定点供应商。

2.采购目录的编制

采购目录的编制原则包括:区药品采购工作小组在区药品采购领导小组的领导下,通过科学评估、集体决策编制目录;充分考虑各级各类医疗机构的用药差异,满足不同人群的用药需求;优先考虑质优价宜和临床使用普遍的品牌药品;充分考虑药品生产企业的生产规模、技术水平、生产管理经验、质量保证能力和品牌知名度等。

采购目录的编制程序分预选采购目录的编制、品牌的遴选、采购目录的确定三个步骤。其中,预选采购目录的编制包括每年5月底前,在上一年度临床用药的基础上,由医院药剂科负责编制用药计划,经医院药事管理委员会通过,初步确定本单位的用药计划(包括品牌、规格、生产企业、预计数量等);医院于每年6月初上报本单位年度用药计划,由区工作小组汇总;在评审会议开始前24小时内,从区药品采购专家库中按医院级别和专业要求随机抽取一定数量(一般为9~11人)的专家组成专家小组。由专家小组对汇总情况进行分析,确定闵行区的药品预选采购目录。之后的程序有专家小组以投票的方式,确定药品的品种。得票前三位的药品入选区药品预选采购目录(不含打*产品),独家产品或有明显优势的品牌,选择1个入选区药品预选采购目录。或者专家小组在确认区药品预选采购目录后,工作小组编制书面的区药品预选采购目录,所有评审专家均应签字认可。

品牌的遴选和采购目录的确定包括区药品采购工作小组向药品采购定点供应商公布区药品预选采购目录(不含生产企业);药品采购定点供应商在收到区药品预选采购目录后,按要求制作书面、电子二种版本的供应目录交工作小组;区药品采购工作小组将各药品采购定点供应商的供应目录电子版本导入“供应品种评选系统”,由供应商确认导入结果;区药品采购工作小组通过“供应品种评选系统”对供应目录进行汇总统计,按得分排序汇总结果,并形成最终的供应品种结果;区药品采购工作小组如发现“供应品种评选系统”与专家小组的评审结果差异较大的,可临时召集专家小组讨论,决定采购品种;品种选择结果与药品采购定点供应商提供的供应品种一致的,该品种的配送权由该定点供应商获得,税收属地的医药企业在同等得分和同等排序情况下享有优先权;品种选择结果经汇总整理,形成区药品采购目录。

此外,闵行区的所有医疗机构的计划采购、非计划采购以及其他采购以及医院库存管理等都有翔实的实施策略。

药品采购工作计划范文4

关键词:风险管理审计;医院;药品采购管理;应用

一、风险管理审计的应用概述

在社会发展、科技进步的背景下,医疗服务水平明显提升,与此同时行业竞争更为激烈。医院药品采购具有种类多、资产高的特点,是医疗服务的基础保证。考虑到采购环节中存在诸多问题和影响因素,因此必须加强管理。内部审计能够监督医院的风险管理工作,只有充分发挥监督和评价作用,才能够对医院各个部门进行审查,通过查缺补漏降低管理风险。具体到药品的采购上,风险管理审计能够保证采购活动科学、合理,提高药品的使用效率,重要性有以下三点。第一,能够及时发现风险管理中的不足之处,从而完善相关制度,提高管理人员的风险防控意识,重视风险管理工作。第二,能够对采购、管理等部门进行审查,评价管理工作的有效性、合理性,同时发现新的风险点,发挥警示作用,降低风险损失。第三,风险管理审计是一种新型的审计模式,包括思路、内容、职能等要素。和传统的审计模式相比,不仅提高了内部审计的作用,而且在多个方面均有明显改进。在医院中,内审部门是独立的,有利于内审工作的开展,站在客观、全局的角度上,通过识别风险、防范风险,提高风险管理水平。

二、当前医院药品采购管理中存在的问题

在我国,药品的销售主要依靠医疗机构,调查数据显示其占据85%以上的市场。基于这种背景,医院作为买家在药品市场中占据优势,因此药品的采购存在较多的安全风险,成为管理漏洞形成的首要因素,常见问题如下。

(一)采购金额大、折扣高

医院对于药品的需求量大,因此在购买数量和资金上高,成为药商的公关重点。针对药品收入在医院总收入中的比例,调查显示大型医院通常在40%左右,基层医院则占比70%以上。另外,在购买途径上,大多包括生产企业、批发企业、中药材市场等渠道。供应商为了占据更大的市场,从而获得经济利益,就会采用多种促销手段,常见如商业折扣。其中,明扣能够上交医院,暗扣的受益人则是院方领导、医师、采购经办人员等。较高的折扣降低了医院的资金使用效率,长此以往会对药品安全性产生影响。

(二)采购计划不科学

不科学的采购计划,会增加患者的医疗负担。部分医院在药品采购上,缺乏完善的计划方案,或者药品的购备和临床应用有出入,体现为常规药品库存量大,特殊药品供不应求。分析造成这种现象的原因,一是医院在确定药品的采购种类和数量时,往往以差价大小作为依据;二是部分医院由于管理上的漏洞,喜欢采购新药,或者药商上门推销的产品,因此具有随意性和盲目性;三是在以药养医的认知下,个别医生喜欢开具大处方、高价药,提高了患者的治疗费用,也不利于药品合理使用和科学采购。

(三)采购操作不规范

药品在采购环节上的操作不规范,会导致采购风险的发生。举例来说,为了提高买卖双方交易的便利性,或者出于药品让利考量,部分医院在采购资金的支付上选择现金,可能出现盗抢、上当受骗等情况;而且由于药品质量无法在现场进行检验,可能存在质量隐患和安全隐患。另外,药品采购人员往往也是出纳人员,资金的使用和管理缺乏有效监督,容易发生舞弊行为,难以保证采购资金使用的公开性、透明性,为管理工作增加了难度。

(四)采购合同不完善

采购合同自身不完善,或者没有严格按照合同约定执行,这样很容易带来采购损失。例如一些医院对于采购合同的重视程度低,将采购工作交给某个部门甚至某个人员,就可能忽视合同的签订;或者药品采购只提供类型、数量、价格,没有按照合同内容规范履行;又或者买卖双方签订合同后,对于双方的责任规定不明确,体现在缺少质量保证条款、安全事故追究条款等。如此,违约现象和质量问题的发生率高,但责任赔偿的归属成为一个难点。

三、药品采购管理中风险管理审计的具体应用

(一)完善管理制度

风险管理审计的应用,其前提是医院要建立完善的药品风险管理制度,落实各个岗位职责。在具体操作上,应该组建风险管理领导小组,从宏观层面把控管理工作的开展,组员则是各学科专家;对于院内涉及用药的科室,由科室主任、护士长等组成风险管理小组,工作任务如下:一是指导临床用药;二是制定并完善药品管理制度;三是做好用药不良反应的监测;四是针对用药差错现象及时有效处理;五是定期药品风险信息;六是评估新型药品的临床安全性,对高危药品进行替换等。而岗位职责的落实,能够保证医护人员日常工作的规范化,对于药品的使用进行严格监督,提高用药安全性。

(二)识别风险因素

对于内审人员而言,应该采用规范的审计程序,采用有效的方法判断潜在风险,例如决策分析法、可行性分析法等,实现风险识别和评价的目标。具体来说,在采购计划编制环节,分析计划的合理性,看是否依据药品目录进行编制,看需求药品是否全部覆盖,看采购资金和预算规定是否相符等。在申请审批环节,要求审批手续齐全,按照审批采购计划执行,并且能够根据实际情况进行调整。在验收入库环节,依据质量标准进行药品检验,严格执行各项验收制度,保证采购人员、验收人员岗位相分离,并且对入库单准确填写、存档。在药品领用环节,要求采用定额控制、限额控制,领用过程要有相应的记录,保证流程的规范性。在盘点处置环节,要求对药品定期清查盘点,检查核对制度是否完善,以及亏损、盈余是否按照规定处理等。实践管理经验表明,准确识别风险是对风险进行管理的基础,应该得到管理人员的重视,以风险因素作为依据,才能够制定出有效的防范措施。

(三)评估风险等级

风险评估就是针对已经明确的风险因素,对影响严重性进行等级划分,为防范措施的制定提供依据。对于审计人员而言,必须采用规范的审计程序,以保证风险评估的科学性,不会因为个人主观因素导致评估结果盲目、随意,和实际情况不相符合。而且,经验表明药品采购风险评估中的关键点,在于采用合理的评估方法,具有充分的评估依据,保证风险等级和影响程度相一致。

(四)风险防范措施

风险识别和防范,都是在为风险防范措施的制定打基础,在具体的措施上,一是可以组建药品质量验收小组,制定责任追究制度,减少验收异常、验收舞弊现象的发生;二是借助于现代信息技术,构建药品管理信息系统,针对药品的采购、入库、出库、使用进行全程监管,避免药品出现严重积压、断档等现象,促进管理质量的提升。另外,为了保证防范措施的有效性,制定期间应该考虑以下因素:一是防范措施要和药品采购的实际情况相符,从医院的经营管理特点入手,能够和医院管理制度保持一致,并有机融入药品的采购环节;二是防范措施的应用,应该具有可行性,确保采购管理部门能够接受,而且管理期间的人力、物力、财力配置保证合理;三是防范措施的应用,可以对采购风险实现规避、分担、降低的作用,能够实现预期管理目标。

(五)风险审计报告

对于药品采购的风险管理工作而言,风险审计报告是最终结果,在报告内容中,会对风险识别的充分性、风险评估的合理性、防范措施的有效性进行综合分析,继而发现其中的不足,为下一步改进管理提供依据。

四、结语

综上所述,当前医院药品采购管理中存在的问题,集中在采购金额大折扣高、采购计划不科学、采购操作不规范、采购合同不完善等方面。文中分析了风险管理审计的重要作用,以及在药品采购中的具体应用。要求首先完善管理制度,及时识别风险因素、评估风险等级,继而制定有效的防范措施,并完成风险审计报告。只有这样,才能够实现加强药品采购管理质量的目标。

作者:李燕芳 单位:河北省儿童医院财务处

参考文献:

[1]王佐德.医院药品采购管理审计浅析[J].中国药事,2012,(3):301-302.

[2]雷铎.风险管理审计在医院药品采购管理中的应用探讨[J].行政事业资产与财务,2016,(22):71,81.

[3]李榕.加强医院药品采购管理与成本核算研究[J].行政事业资产与财务,2012,(4):224.

[4]张超.发挥药师职能,确保药品采购管理与安全用药[J].海峡药学,2012,(1):257-258.

药品采购工作计划范文5

关键词:医院;药品;应付账款;核算;监督

医院应付账款是医院购买药品、化学试剂等材料暂未付款而欠供应商的账项,即供应商允许医院在购货后一定时期内支付货款的一种形式。供应商利用这种方式促销,而对医院来说延期付款则等于向供应商借用资金购进商品,可以满足短期的资金需要。随着医院应付账款金额的不断增加,怎样在保证医院正常周转的情况下,进行合理的负债,加强应付账款的核算与监督,成为财务人员面临的新的挑战。

一、医院药品应付账款管理中存在的主要问题

由于医院规定药品供应商和化学试剂供应商将药品、化学试剂送到药剂科库房,4个月后,在货物用完的情况下才能支付货款,从而形成了大量的应付账款。由于应付账款的大量存在,使得医院对应付账款的管理一旦放松,便产生这样那样的问题。具体表现在:

1.货已到药库,没有开具正式发票,不入库直接发放出库

药品已经送到药库,由于多种原因,对方供应商没有及时开具正规发票。但是,临床又急需使用该药品,于是药库收到药品、化学试剂后不入库,不计入应付账款,直接就先将药品发放到药房,供临床使用,从而出现了药品库存为负数,这种不正常的现象。

2.药库人员不拒绝供应商不按照药剂科计划数多送的药品

医院药剂科一般付款给供应商都是整月货款支付,此方法有利有弊,利是账目清楚,弊是供应商知道这一特征后,在一个月结账的前几天,供应商会提前送货,不按计划数供货,想提前一个月回款。这样,付款时资金流出量就会大大增加,不利于医院财务资金的周转,降低了医院资金的周转率。

3.采购人员和药库工作人员应付账款管理意识不强

结算日前,药剂科药库的药剂人员由于没有应付账款管理的意识。仍然大量生成采购计划,以便减少多次的重复劳动,从而产生了高库存、低周转的现象,或者,为了帮助药品推销商完成其工作量的需要,积压库存,制造大采购计划数,从而使应付账款数额大幅增加。

4.应付账款支付时未经药剂科的财务人员审核

在给供应商付款时,在单据不全时,也能提前支付,但不冲减应付账款账面数,形成实际应付账款数与实际欠款金额不符,不利于领导统筹安排资金。

5.供应商信息维护不及时

由于供应商非常多,经常挂账与冲账,将A供应商的应付账款挂到B供应商的账户下,使账目核对产生了很大的困难。

二、医院药品应付账款管理的改进方法

1.认真执行“货到票到”制度

采购人员与供应商签订购货合同时,规定货到发票到,减少人为的货到发票不及时到的现象。例如,规定货到但是发票未到,视同药品、化学试剂未到。如是临床急需药品,由药库人员根据实际药品入库情况,填写“临时入库单”,注明药品名称、规格、单位、数量、生产批号、有效期、供货单位,由采购人员按照上次采购单价,进行临时入库处理,等到正式发票来时,再冲回,并且规定不得超过一个星期。

2.严格控制药品计划采购并入库,会计审核确认应付账款

药品由供应商送到医院药剂科后,由药库人员履行验货手续并签字,然后将发票交给采购人员,录入HIS系统,最后,再由财务人员审核发票,加强复核,监督其入库的供货单位、数量、金额是否正确,防止错误录入或重复入账,确认正确后,才能正式记入应付账款。对于供应商未按采购计划数私自提前送货的,不予录入医院HIS系统,一律不增加其公司的药品应付账款数,从而杜绝供应商的不正当行为。

3.加强药库人员和采购人员的素质和应付账款管理观念

由药库人员按照HIS系统设定的药品上下限,自动生成一个星期内需要的数量的计划单,在保证临床供应的前提下,尽量减少采购数量,达到“合理库存、高供应率、高速周转”的目的,制定库存周转率的控制指标,杜绝月末结账前的异常大数量的采购计划和人情计划的产生,引导药品采购人员以临床需求为导向进行采购。形成药库人员生成计划,采购人员调整计划数,财务人员审核,药剂科科长批准执行的一套互相监督的流程,更好地控制库存,以便减少应付账款的不必要增加。

4.加强财务人员对应付账款的管理和监督

(1)加强应付账款信息管理

药剂科对供应商提供的“三证一照”,即“药品经营许可证、药品生产企业许可证、GMP证书和营业执照”进行严格审核后,建立详细的供货单位信息表。供应商如果单位名称、开户银行、银行账号、供应商地址、联系人等内容发生变动时,必须要求供应商提供新的三证一照,药剂科及时更改以上信息,以防止财务人员记录应付账款时记串账户,增加核对应付账款和调整账户的工作量。

(2)加强付款结算流程的管理

规定每月固定日期为付款结算日,药剂科每次支付药品、化学试剂款项时,必须经药库药剂人员核对发票与送货单、入库单是否一致,并签字后转给药库财务人员审核,对应月份的应付账款金额无误后,送给院领导审批后才能付款。款项必须通过网上银行支付或转账支票支付,不得开具现金支票给个人,确保款项付至供货单位预留的账户与开户银行。如果供货单位要求委托付款,一定要有书面委托函,并由法人代表签字盖章及供货单位盖章确认。对于开具的应付票据,及时通知供货单位,并要求供货单位业务员在票据存根联亲自签字后取走,以确保资金安全。利用EXCEL表建立应付账款工作簿,每月结账后更新一次。付款结算时在应付账款工作簿上进行记录,实时反映每次付款金额和未付款余额,这样既可防止多付和串记也可清晰反映每月进货的结算进度,使应付账款的结算与勾销同步进行。

(3)加强与供货单位的应付账款的对账工作

为了减轻与各供货单位核对账务的工作量,平时工作就要做细致,付款时,对每月付款明细账标注上付款日期,给需要付款明细账的收款单位提供明细对账单,明细对账单上有入库日期、发票日期、付款日期、发票号码、药品名称、规格、单位、生产厂商、数量、进价单价、金额、生产批号等内容。对于业务量大的供货公司要求每个季度进行账务核对,业务量较小的供货单位要求半年进行一次应付账款的账务核对,以便及时发现差错,进行调整,确保应付账款的准确性。

三、结语

应付账款是医院的一项短期负债,因为金额大、风险小、无利息的优点,利用应付账款形成的资金可以解决医院的短期资金需要,但是,也应该考虑到医院的信用,不能盲目增加应付账款数额。加强对医院应付账款的管理,可以准确地为领导提供各种财务分析结果,便于合理调配医院资金,加速医院资金的周转。

参考文献:

[1]中国注册会计师协会.财务成本管理 [M].北京:中国财政经济出版社,2011:403.

药品采购工作计划范文6

关键词:基层卫生所 药品管理 实践总结

【中图分类号】R-1 【文献标识码】B 【文章编号】1671-8801(2013)10-0619-01

药品管理是一项非常繁琐的工作,对科学管理意识相对薄弱的基层卫生院来说更是如此。药品管理是药房管理的核心内容,做好药品管理对整个基层医院管理水平的提高具有非常重要的意义[1]。药品管理的方法有很多,各有利弊,在具体的药品管理实践中发挥着不同的作用。本文从药品管理概述、当前基层卫生所的药品管理实践以及对基层卫生所药品管理实践的总结几个方面展开论述。

1 药品管理概述

广义的药品管理范围非常广,涵盖多个方面,我国的《药品管理法》中的管理项目有:生产管理、企业管理、药剂管理、药品管理、包装管理、广告管理、药品监督以及法律责任等内容。此处药品管理主要是指医疗机构对所需药品的采购、储存、分配以及使用等方面的管理活动。

实施药品管理的目的主要有:①保证医疗所需药品的及时供应;②保证药品的质量,确保药品使用者的安全;③适应医疗卫生改革的趋势,在注重社会效益的前提下坚持经济原则。药品管理的方法有很多,概括分为粗放式管理和精细化计算机管理两大类,后者具有明显的优势[2]。

药品管理的类别按照不同的划分标准有不同的分类,按照管理对象可以分为:一般医疗用药品管理;品、和毒性药品的管理;科研用药品,特别是研究中新药的管理;中药材(中药饮片)的管理等。在药品经济管理方面,卫生部明确规定,医院对药品的管理要实行“金额管理,重点统计,实耗实销”的管理办法。根据药品的特点,目前一般医疗单位都对药品实行三级管理,并对各级管理的范围和管理方法做了明确的规定,在此不再赘述。

2 基层卫生所药品管理的具体实践及总结

基层卫生所在药品管理方面的实践集中在药品采购、药品验收入库以及药品出库使用这几个环节,下面就要想做好药品管理工作应该在每个环节实施的具体实践活动做出详细的论述。

2.1 药品采购。药品的采购应该按照实际的药品需求计划进行,药品是治病救人的特殊商品,应该有一个合理的储备,在有需要的时候能够确保及时、准确的供应,绝不能出现药品短缺影响治疗的情况。

药品的不同,具体的采购计划也存在差异。主要是按照药品是否常用进行划分。如:门诊、病房最常用药品,维生素类、抗生素类、营养类以及解热止痛类等等,由于这些药品用量大、周转快、库存时间短、不易积压、占用资金利用率高,经济效益好,这些药品大多是批量进购,验收、检查以及保管工作都十分便利,质量方面都有统一的标准执行,药品管理和质量检查也都比较容易,但是这些药品在管理上也有部落里的方面,这些药品对贮存条件要求比较高、药品的期效制约比较明显、资金占用量大等。

因此,这些药品采购要以一个月左右用量比较适宜,这样不仅可以保证一个阶段内的医疗需要,而且有较少的库存,药品和资金周转快,资金利用率就高;对于门诊、病房以及一些辅助科室常用的药品和材料,消类、营养类补药、磺胺类以及抗结核类药品等,这类药品品种多但是用量较第一种少,资金占用量不大,而且其用量稳定,药品变化小,药品和资金周转都比较平稳,在管理上要求贮存严密,宜以两个月左右的用量进行采购,防止积压,方面管理;还有一种不常用的药品,试剂、生物制品、血液制品、抗肿瘤药以及其他一些特殊药品等,这些药品有专门的用途,这类药品的品种多,大概能占到药品总品种的一半,但是这些药品的使用机会不多,在进行采购计划时应该按照具体的需求进行购买,用到什么买什么,用量也按实际需求来定,不用库存,但是也有特殊情况,如:对于一些相对常用的药品还是要做少量的库存,这样的药品大多用量少,占用资金少,对资金周转的影响小,可以考虑半年左右的用量进行采购。

2.2 药品验收和检查。药品验收入库是对药品实物管理的开端,也是对药品质量检验的重要化解,做好药品的验收入库工作是提高药品质量的重要措施。验收入库工作主要是核对和检查,主要有以下几个方面的核对和检查工作,具体是:将药品采购计划中的药品品种与实物认真核对,在采购计划中的药品进行检查验收,不允许计划外的药品入库;将计划中的药品名称、规格、采购数量与实际药品核对,保证药品按照计划数量供给;认真对照药品的生产批号以及有效期限,并在入库单据及账上进行注明,便于以后检查管理同时保证药品的质量并合理安排药品的出库使用情况。需要检查的项目有:检查药品包装或者说明书,看是否有药品生产的批文号、注册商标以及生产批号,通过这些检验药品的真伪,另外查看药品说明书,查看上面的说明是否齐全,以便日后一些纠纷的处理等等;检查药品的包装,看是否符合质量要求,有无密封、牢固或者是破损等情况,检查工作要认真落实,避免药品日后管理中的隐患。

2.3 药品出库。很多存货管理的方法同样可以应用到药品出库中来,并由其具体的特点。药品出库的原则主要是一些先后原则,具体是:先进先出、近期先出,远期后出、老产品先出,新产品后出等等,这些主要是考虑到药品都有一定的有效期,过期产品药效就可能发生变化,不能在应用于临床。

药品管理是一项繁琐而且专业性很强的工作,需要专门的管理人员来进行合理规划和操作。药品管理水平的提升对整个医院的管理水平的推动起到非常重要的作用,需要引起重视,尤其是基层卫生所,由于规模有限,科学管理水平的落后,基层卫生所在药品管理上的意识比较薄弱,存在有一些问题,需要按照规范的药品管理流程,引进先进的管理方法,提高药品管理工作的效率和水平,提高社会效益和经济效益,这对基层卫生所的长远发展具有重要的意义,应该给予足够的重视。

参考文献