项目档案管理方案范例6篇

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项目档案管理方案

项目档案管理方案范文1

关键词:事业单位;档案管理;工作方法

中图分类号:G271 文献标识码:A 文章编号:

档案部门作为事业单位中重要的部门之一,不仅要保持传统工作方式的优势地位,在此基础上应该拓展管理与服务的领域与方式,把项目档案管理作为档案部门最基本的工作之一,通过项目档案管理的先进性、创新性工作,为事业单位的科学规划、管理、保护和合理利用方面服务,不断提高工作质量和工作效率,保证事业单位的可持续健康发展。其实,项目档案管理就是始终把档案管理体现在与项目相关的各项管理制度之中,并在项目实施的各个阶段,介入档案管理环节,使档案的收集、整理、鉴定、归档与项目同步执行,在最大限度地节约人力、物力等资源的同时,充分发挥管理在生产实践中的效能。

1、做好事业单位档案管理的意义

1.1 事业单位档案管理是事业单位的工作基础,事业单位如果需要查询资料时,档案管理工作就起到重要的作用,为事业单位查询资料提供依据,档案管理工作还是职工与单位合法权益的依据和凭证,是事业单位管理工作中必不可少的部分,同时做好事业单位档案管理工作,可以提高事业单位效率和质量,事业单位档案管理工作是否能够做到科学有效,是衡量事业单位管理水平与业务业绩的重要尺码。

1.2 做好事业单位档案管理工作有很多重要的意义,首先可以保障事业单位稳定长久发展的关键,如果档案管理的工作人员不重视档案管理工作,草草了事,就会在事业单位的稳定发展中埋下一颗定时炸弹;其次档案管理工作的有效科学,可以方便领导对事业单位的整体的控制和管理,根据实际情况做出相应的治理措施等等;事业单位档案管理的真实有效可以为社会各界保留一份完整的历史记录,通过事业单位的档案,可以分析单位业绩以及业务情况,以便在众多的事业单位中找到有发展前途的单位,并且适合自己事业健康发展的单位。

1.3 事业单位的档案管理工作随着社会的发展和进步,不断进行改革和创新的,只有不断的创新和完善才能在竞争力越来越强的社会中立足,才能将事业单位的整体业务水平真实的反映给社会各界,及时采纳有效的建议,积极采取有效的措施提高事业单位的业务水平和社会形象,才能使事业单位做到全面发展。

2 项目档案管理在事业单位管理中的体现

2.1 体现在合同管理中的项目档案管理

2.1.1 在合同评审前,档案工作人员利用现有的资料或通过其他渠道来获得经济技术信息资料,拟签订项目的相关标准、规程规范,拟合作方与本单位已合作项目的《招标书》、合同、跟踪管理记录等。这些经济技术信息资料为合同评审前的准备工作与领导的决策充当了助手作用。

2.1.2合同评审过程中,及时整理并建档保管《合同评审表》、《合同更改记录》、《顾客档案》、《合同评审会议记录》。对于《合同更改记录》,要收集齐全部文件更改的有相关人员签字的草稿;对于《顾客档案》,应关注所记录的顾客名称、地址(包括厂址、网址)、联系方式(包括电话、传真、电子邮箱)、法人代表、联系人(包括其性别、年龄、学历、职务、嗜好等个人特征)以及对成果或服务满意度的要求填写是否齐全、正确。

2.2 体现在设计过程控制中的项目档案管理

在设计策划至设计更改后定稿的过程中,档案管理人员应根据设计过程的特点,分别内部接口和外部接口两种不同的接口关系来进行案管理,并提供服务。项目管理档案人员应注意设计工作进程,及时为专业人员提供相关的信息,查阅相关信息图件和模型并附信息解释,对调查项目所在地的情况,档案工作人员充分发挥信息资源共享优势,用心查询项目招标没有描述的、对调查项目设计工作不可少的详尽资料,做到把正确的信息在正确的时间里以正确的方式传递给正确的对象。

2.3 体现在项目管理控制程序中的项目档案管理

项目管理控制是对事业单位承担的项目形成、确认、交付过程的控制。在项目实施过程中目档案管理部门首先从制度建设上领先一步,再借助现代化的办公设备与规范化标准化的管理,才能保证项目档案的质量。

2.3.1 将先进的项目档案管理的管理理念与具体的管理方式嵌入事业单位的管理制度体系中,在行政制度体系中,各种规章制度均应规定档案室与相关行政部门的组织结构关系,明确规定档案工作人员在单位行政工作环节中的地位与职能,还应规定档案室与相关业务部门的组织结构关系,明确规定档案工作人员在成果实现过程中的地位与职能。

2.3.2为保证项目档案的质量,控制和维护档案信息资源的有效性和可靠性,档案管理人员须在规范化管理体系的支持下,指导一线作业人员运用拍照、录音录像及传真、扫描、网络传输等数码技术和网络技术与手段,及时填制、造册中间成果及记录,将各种相关文件与项目工程音像资料同步传输至档案部门。根据设计的时间安排,档案工作人员适时按照接收到的资料编目,实地或在项目组归队后,与实物资料、纸质文件核对。

3 提高事业单位项目档案管理的工作方法

推广项目档案管理,促进事业单位的档案管理工作在创新中求发展项目档案管理,是规范化管理体系的管理思想在档案管理中的体现,与传统的档案管理相比具有明显优势。

3.1 档案的接收由被动型向主动型转化

以往的档案工作者以参加项目鉴定、重要设备开箱及重要工程项目竣工验收来收集项目资料,档案的接收滞后于生产过程,而且对于接收到的资料只起“马后炮”的整理作用。而以直接介入服务与管理过程的职能、身份来指导、监督并归集档案资料,则使档案的接收过程变成主动的、动态的工作过程,其完整性、可性、系统性、可利用性自然远胜于传统工作方式下档案的接收。

3.2 档案的种类由只重文书档案向既重文书档又重科技档案、声像档案转变

在项目档案管理过程中,对项目作业过程形的各类档案资料均要求及时收集、记录、整理、定册。对一些重要的资料进行拍照、录制声像资料、刻录光盘并备份。项目档案归集时,实物资料与其对应的图片、声像料同时鉴定和保存。从档案载体的角度看,则由只收集“红头”文件向既重政府部门下发文件资料重收集有保存价值的文字、原始数据、合同、协议图纸、录音、录像带、实物等为载体的各种档案材转变。

3.3 档案服务由封闭型向超前型与渗透型转化

传统档案工作就是简单的“闭门整档、看门摊”,处于等客上门、你要我查的服务状态。项目档案管理则立足单位职能,由精通档案工作、了解本单项目作业流程、熟悉规范化管理体系的档案管理员,使档案工作协调体现在单位管理、服务的实现程、支持过程中,使项目档案管理乃至整体档案管成为内部管理机制的有机组成部分。

4 结束语

在知识和经济同步发展的现代社会,各事业单位的档案部门同样不甘落后,与时俱进,为促进本单位的健康发展而不懈努力着,其中项目档案管理它是单位管理体系不可或缺的组成部分,做好项目档案管理工作是保证档案更好地发挥作用的基本出发点,作为一个档案管理工作者,必须大胆创新,积极思考项目档案管理的工作方法,提高项目档案的利用效率,提高档案管理的工作质量,不断促进项目档案管理工作走向标准化和规范化的道路。

参考文献:

项目档案管理方案范文2

【关键词】路桥建设;档案管理;对策

一、当前路桥建设项目档案管理存在的问题

1、重视不够,档案意识不够强。一些工程建设单位对项目档案管理在认识上存在偏差,重视不够。如有的认为项目档案是工程建设的附属产物,相对诺大的工程项目显得不重要,微乎其微,从领导到员工都集中精力抓工程质量、工程技术、工期,对项目档案管理都没有给予应有的重视;有的认为项目档案管理是额外工作,主要是上级要求做,存在应付的意识,认为能应付检查就行了。

2、规范性不强。资料收集不及时、不完整、不准确。一些工程建设单位认为项目档案管理只是工程完工后,后勤资料人员再做的工作,在平时的工程建设过程中不注意工程资料收集、积累、整理工作,到了工程结束后为了能应付竣工验收,才临时抱佛脚,组织大量的人力、物力进行突击。由于在平常的日常工作中对形成的资料收集不及时,造成资料遗漏、缺损,影响了工程资料的质量。还有的对项目档案管理随意性大,资料随意堆放、取阅,整理分类未按要求进行,分类、保管都不准确、不科学。

3、操作方法落后。目前很多路桥建设项目都是采用传统的方法来管理项目档案,就是在资料的形成、收集、整理等平常工作中单纯由人工操作和管理,这样工作量大,工作效率低,不能很好地适应项目档案数量大和项目档案利用范围扩大的需要。在整理方面,传统方式整理竣工资料就是项目完工后统一整理,组成竣工资料编制小组,一般需要做4―6套纸质档案,一套项目档案数量上千卷,需要很多纸张,造成每个单位都有庞大的档案室,需要配备多人编制和管理,人工建目录,占用许多资源,造成人力物力的过多利用,甚至是很浪费。

二、主要对策和措施

上述存在问题,不仅影响到路桥建设工程竣工验收,而且影响到工程建设管理的整体质量。为此,提出以下对策和措施。

一是按照《档案法》规定,建设单位有义务做好建设过程中发生的档案收集、管理工作。换句话说,项目档案管理是依法必须完成的工作,不容忽视。

二是加强社会监督,打击施工过程中出现的、腐败现象,需要充分发挥档案的凭证作用、依据作用、监督作用等社会管理功能,保证档案质量至关重要。

三是随着工程建设科学管理需要,项目档案管理已纳入公路建设工程项目管理的整体范了以往市规划系统部分业务、技术档案接收不畅、目录不全不准的问题,为建立丰富、齐全、准确的市规划局政府信息资源打下良好基础。更重要的是引起各级领导的高度重视和支持,为今后市规划局系统档案移交的创造了良好氛围。

三、参与政府信息公开工作,提升档案部门基础业务

信息技术水平长期以来,由于历史原因及馆藏档案时效性滞后与广大人民群众现实需求的脱节,不少档案馆馆藏档案仍处于一种原始的静止状态,包括档案整理、鉴定、密级变更等基础业务的开展都处于一种运作缓慢、按部就班的状态,这种状况很难适应信息时展的要求,当然更不能满足政府信息公开工作的需要。举个简单例子,2002年,广州市为了适应政府信息公开工作的需要,在全国率先开展大规模文件、档案的清理解密工作,据不完全统计,这次全市解密竟然有10万余项,还不包含有密级变更的,试想一下,如果没有这次文件、档案的清理解密,就档案等政府信息的这种管理现状又如何能适应时展的要求。因此,我们要争取利用参与政府信息公开工作的机会,加快档案的整理、鉴定及密级变更等基础业务,将原始的、分散的、有保存和利用价值的档案进行系统的综合分析和加工,使过去的“死”档案变成系统的、有序的、动态的“活”信息,使档案信息能更迅速、准确、全面、完整地被利用。档案信息能否有效地被开发利用,除了很大程度上取决于档案信息的质量外,还与档案信息传递的技术密切有关。随着社会的发展和进步,人类已进入信息时代,特别是政府信息公开工作的逐步开展,社会各界对文件、档案等政府信息的需求急剧增加,对文件、档案等的传统手工操作已远远不能适应现代社会发展的趋势,满足不了政府信息工作的需要。所以我们必须加快档案的信息化建设,具体包括馆藏资源的信息化及计算机等高新技术的应用。总之,参与政府信息公开工作,既是新形势下档案部门关注民生、服务社会的需要,也是促进档案部门加强基础业务建设和信息化建设重要机遇。因此,我们各级档案馆一定要按照国家档案局发出的《认真实施〈中华人民共和国政府信息公开条例〉》通知的要求,“认清形势,明确任务,增强做好档案工作的自觉性和紧迫性”,自觉地积极参与到政府信息公开工作体系中去,切实做到为广大人民群众服务,并借此机会推动档案馆馆藏建设和信息化建设,提高档案信息的利用价值,使档案发挥出它对社会应有的作用。

参考文献:

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项目档案管理方案范文3

关键词:电气安装工程;技术管理;评价指标体系

中图分类号:F273.1 文献标识码:A 文章编号:1671-2064(2017)03-0165-01

1 引言

本文根据技术管理的内容并结合变电站电气安装工程的具体施工情况建立了评价指标体系,包括施工基础工作的技术管理指标(施工技术责任、档案管理制度)、施工准备阶段技术管理指标(施工组织设计、技术培训管理)、施工过程中技术管理指标(施工方案、图纸会屯、技术交底、施工进度、施工记求、工程变更管理)、技术管理的实施与革新指标(技术档案管理创新、技术革新)。该指标体系是对项目技术管理进行评价的基础。

2 施工基础工作的技术管理指标

(1)施工技术责任。施工技术责任是施工基础工作中的技术管理,它是管理人员、技术人员和施工人员在施工过程中应承担的责任。一般情况下,项目在实施前都会建立技术责任制,保证各技术岗位都有技术负责人,防止和杜绝施工中责任不清或无人负责现象看,以确保技术管理工作和项目施工的顺利进行[1]。(2)档案管理制度。档案管理是要建立完善的档案管理制度来对施工过程中形成的重要资料进行管理。这里的档案主要指施工技术档案,它真实、全面地反映了项目施工过程、工程的实体状况和工程的质量。另外,它不断地总结和积累与项目实施相关的经验,为工程以后的实施提供了可靠的依据。因此,建立完善的档案管理制度并做好相关的管理工作,对项目的技术管理工作有重大的意义。

3 施工准备阶段技术管理指标

(1)施工组织设计。施工组织设计是项目施工的总体指导文件,在技术管理中占有重要地位。技术管理人员必须严格按照相关文件和规范并结合项目的实际情况编制施工组织设计。(2)技术培训管理。技术培训管理也是项目技术管理中必不可少的一部分。技术培训是对施工人员进行的知识和技术的补充和拓展,以提高员工的基本技能、基础理论水平(质量意识、市场意识、管理意识)和创新能力。对施工人员进行技术培训课以推动其技术技能的进步和综合素质的提高,确保施工质量和施工进度,实现项目的科学管理,培育竞争优势以赢得在行业中的竞争。管理者应对其员工进行周期性的技术培训和考核,考核合格后才允许上岗操作,并将考核的结果作为其工作晋升的依据。

4 施工过程中技术管理指标

(1)施工方案。在施工前,项目管理者应慎重选择合理的施工方案。施工方案的选择是非常关键的一步,对整个工程能否顺利完成起着决定性的作用。在进行方案选择时,项目管理者应结合项目的实际情况并综合考虑有关的设计文件和投标方案选择经济合理、技术可行的方案。(2)图纸会审。图纸会审是让施工人员及相关人员领会设计图的内容、明确设计意图和技术要求,找出图纸中的缺陷和不合理的部分,以保证施工顺利进行,避免造成技术事故和经济上的浪费。图纸会审是项目施工前的一项非常重要的工作,具有较高的技术性。图纸会审必须有组织、有领导和有步骤地进行,未经会审的施工图纸禁止用于施工。(3)技术交底。技术交底是项目施工前的重要步骤。施工技术交底是使管理人员了解工程项目的概况、技术措施、质量方针、总体计划和采用的重大措施;使施工人员了解工程项目施工的内容和特点、施工目的、施工过程、施工方法、施工质量标准、施工安全措施、施工环保措施节约措施以及施工工期要求等[2]。(4)施工进度。施工进度确定了项目的施工顺序和施工时间,它将施工中的各项工作组织成一个整体。施工进度是施工方案在施工速度上的反映,是指导材料使用进度、成品半成品的生产进度、施工准备进度和各类图表的主要依据。(5)施工记录。施工记录是对施工过祝中的各项工作进行全面、详细的记录,作为项目竣工验收的证据和以后借鉴的资料依据。一般情况下,整个工程项目在工程开工时就建立施工日记和施工记录制度,以技术负责人为中心,全体技术人员参与,按单位工程分e记录。每人每天都有自己的施工日志,一直到项目的最终完成。

5 技术管理的实施与革新指标

(1)技术档案管理创新。随着经济和技术的迅速发展,传统的技术档案管理方法已经不能满足现在项目档案管理的需求。我们应积极引进和用先进的档案管理方法,做好相关工作的记录工作,为施工的进行做好后盾。这将会大大提高档案记录的准确性和完整性及目总体的效率水平。(2)技术革新。技术革新是指推广和应用新工艺技术、新设备工具和新材料,对传统的施工工艺和方法进行改革,对施工设备工具进行改进,对原材料的采用进行优化并运用先进的管理方法对重大技术改进方案和新技术的应用方案进行研究论证,从而不断的提高项目的施工水平和施工效益。

6 结语

在变电站电气安装工程的项目管理中,从实现工程功能的角度看,技术管理是最关键的步骤。只有对技术把住关,设备才不会有问题,才能够保证实现变电站的价值,产生经济效益,为国民经济发展起到积极的作用。

参考文献

项目档案管理方案范文4

(一)工作程序缺乏统一标准难以形成制度化

1.高校办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容

高校办公自动化系统与其档案管理系统互不兼容导致电子档案无法归档;另外目前高校办公自动化系统种类繁多,高校与其二级学院的档案管理相对独立,因此许多关于档案管理的应用程序均由二级学院自行设计与维护。这样就导致在高校内部无法实现档案材料的共享及其管理程序的标准化、规范化,高校间可以公开的档案材料的共享与交流更无从谈起。

2.高校档案管理中可以公开的档案材料无法实现开放管理

通常高校珍贵的档案材料是不允许查阅及复印的,但是对于那些可以公开的档案材料(如科研项目、学校发生的具有历史意义的重大事件等)由于缺乏相关的机制无法向其他高校及全社会开放,导致许多有价值的档案材料无法共享。

(二)高校档案管理中工作程序方面弊端的解决方案

1.高校办公自动化系统应与其档案管理系统相互兼容

高校二级学院在自行开发与设计档案管理的应用程序时一定要兼顾学校相关办公自动化系统,在设计前由档案管理者上下协调、充分沟通,使两者能够兼容互不冲突,实现高校内部档案材料的共享及其管理程序的标准化、规范化。

2.对高校档案管理中可以公开的档案材料实现开放管理

高校档案管理人员首先要对档案材料进行分类管理,如按照科研课题、建筑工程项目、人事档案、高校重大事件等分类保存;然后再把上述档案材料分成可以开放使用与不可公开使用两大类;最后把它们按照日期顺序进行排列,便于日后检索。另外要对可以对外开放的档案材料的获取资格做出相关规定:(1)申请获取相关档案材料的单位或个人必须持相关证明并且说明原因,经本校档案管理部门领导批准后才可以进行检索、复印高校档案中可以对外公开的相关材料;如果想出版上述档案材料必须经档案部门上报学校主管领导批准方可。(2)对于不能对外开放的相关档案材料,未经授权任何单位或个人不得擅自使用。

二、高校档案管理实现数字化、现代化进程中出现的弊端及解决方案

(一)高校档案无法实现数字化、现代化管理

随着多媒体技术、数据库技术、通讯技术、计算机技术、数字影像技术的高速发展,很多单位实现了文档资料数字化管理。但是高校档案管理远没有达到数字化管理的水平,目前就高校档案管理形式来看,通常是利用某种档案管理软件对档案文件材料进行录入、存储、排序等简单操作。

(二)高校档案实现数字化、现代化管理的方案

高校档案管理应该采取电子化方式,把各种载体形式的档案文件材料全部转化为数字信息形式,然后把结构化的档案信息存储到关系型档案数据库中,应用计算机等硬件设备进行管理;利用互联网进行链接,实现高校内部、外部档案信息资源共享。这样有效避免了纸质档案文件容易丢失的弊端,节省了大量的存储空间;由于建立了档案数据库,所以检索相关档案材料更加便捷,提高了高校档案管理工作效率。

三、高校档案管理进程中的安全问题及解决方案

(一)高校档案管理进程中的安全问题

目前高校档案材料的保存主要有纸质版本与电子版本两种方式,两者除了需要稳定、安全的档案管理环境外,对于电子版本的档案材料来说还面临着其它的安全问题,如电子数据在传递、接收过程中容易失真,电子数据极容易丢失,电子档案材料容易被窃取,互联网易被病毒攻击等安全问题。

(二)高校档案管理进程中安全问题的解决方案

高校档案管理进程中安全问题的解决方案主要包括以下四项内容:1.首先要有一个安全、稳定的档案保管环境,另外档案库房还要满足防潮、防强光、防盗、防高温、防火、防虫、防尘、防鼠等“八防”要求。2.电子档案传输中时常利用E-mail,其安全解决方案主要有SoftwareComPostOffice、send-mail、LotusNotes等几十种,它们可以在很大程度上保证E-mail传输内容的安全。3.建立安全的电子档案管理系统平台,利用专业的安全工具发现电子档案管理系统的漏洞,及时修补漏洞,解决安全隐患。4.高校档案管理者的计算机必须进行相关身份认证后才能使用,对于不能公开的档案信息必须通过授权才能获取,对需要传递的档案材料必须采用加密技术。

四、展望

项目档案管理方案范文5

一、工作目标

2021年2月28日前,全镇完成精准扶贫档案收集、整理、归档、数字化处理及移交工作,建立精准扶贫档案管理机制,实现精准扶贫档案规范化管理,全面真实记录脱贫攻坚工作历程、成果体现。

二、工作内容及标准

(一)工作内容

脱贫攻坚以来,在开展各项工作过程中,形成的对国家、社会有保存价值的文字、图表、音像、电子数据等各种形式和载体的历史记录。镇、村在对精准扶贫档案进行规范化管理基础上,同步进行数字化处理,实行“双套制”管理(双套装是指移交进馆档案纸质档案和数字化处理的电子档案同时移交)。

(二)基本原则

规范管理、分级负责、删繁去重。

(三)工作标准

1.整理标准

(1)文书档案统一按照《归档文件整理规则》(DA/TA22-2015)进行整理。整理步骤包括组件、修整、分类、排列、编号、编页、编目、装盒和排架。

(2)项目档案按《科学技术档案案卷构成一般要求》(GB/T11822)、《省扶贫开发项目档案管理细则》进行整理,国家重大建设项目档案应符合《建设项目档案规范》(DA/T28-2018)的要求,交通、水利等建设项目按照相关行业规定进行整理。项目规模较小的,可以简化整理,根据具体情况只能一卷或数卷。

(3)资金档案按《会计档案管理办法》进行整理。

(4)照片档案按照《照片档案管理规范》(GB/T11821-2002)、《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)进行整理。

(5)音像档案按照《录音录像档案管理规范》(DA/T78-2019)进行整理。

(6)电子档案按照《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894)和《数字档案室建设指南》进行整理。

2.数字化标准

精准扶贫档案数字化标准严格按照《纸质档案数字化规范》(DAT31-2017)执行,实现目录数据和与其对应的纸质档案数字图像进行关联,并完全匹配,方便查阅利用。

3.档案装具

按需到区档案馆统一领取符合规范的档案装具。

三、工作步骤

(一)制定方案。2021年1月31日前,制定《拦江镇精准扶贫档案建设工作方案》并送区脱贫办备案。

(二)规范整理。2021年2月28日前,镇、村完成2014—2020年精准扶贫档案收集和规范整理工作,并同步完成精准扶贫档案的数字化处理工作。

(三)分级验收。一是乡镇初验,在2021年3月10日前完成27个行政村精准扶贫纸质档案和数字档案验收工作,并向区脱贫办报告完成情况;二是区级抽验,由区脱贫办牵头,组织区档案局、区档案馆、区扶贫开发局在2021年3月31日前完成纸质档案和数字档案验收工作;三是根据抽验情况开展整改提升。

(四)归档装订。精准扶贫档案归档装订待数字化处理后启动,于3月底前完成归档装订。

(五)及时移交。在2021年4月底前,按国家有关规定,将精准扶贫档案移交至区档案馆。

四、工作要求

(一)高度重视,明确职责。主要领导亲自部署,分管领导具体抓,挂片领导督促落实,确保归档工作专人专责。贫困村第一书记为第一责任人,驻村工作队全程参与,及时查漏补缺。

项目档案管理方案范文6

【关键词】建筑工程,档案 , 监控,措施

【 abstract 】 building engineering can form various kinds of document material, archives management is very important, that permeates the whole construction process. This paper building engineering common file management and monitoring the insufficiency, puts forward some strategies and management measures.

【 key words 】 construction engineering, archives, monitor and measure

中图分类号:K826.16文献标识码:A 文章编号:

前言

建筑工程中会形成各种各样的文档材料,有建设前期批文、施工过程记录、竣工验收资料及维护检修记录等,这些文档材料全面反映了建筑工程建设的详细情况,对工程质量评定、工程竣工的管理和维护,以及对新建工程的准备等,都具有重要的利用价值。因此,对建筑工程中档案的管理及监控加以重视十分必要。

1、 建筑工程项目中档案资料监控及管理中的常见不足

对建筑工程中的档案资料进行管理,实际上即对工程施工整个过程中涉及到的相关资料进行收集、整理、合理编制后归档、保管。因工期较长,因此资料的形成也需要较长时间。项目方面有些工程较多,且分散面广,由于动态管理而使人员流动性高,相关责任较难落实。

1.1资料收集不够全面

例如,某些工程上的设计有变更,在编制资料的时候,只将变更通知书进行记录,却未对相应的施工进行记录;某些待用材料尤其是以大代小的那些材料并没有核定审批意见;部分交接验收记录没有签认手续等。

1.2资料不够准确

资料上的随意性比较严重,对相同工序检查出的数据,按照其相似的数据填到了另外的同类工序中而缺少必要的检查;部分监测数据在所允许的误差范围内,害怕数据受到质疑,而引起不必要的麻烦,便填了一些留有余地的数据。

1.3资料收集与整理不够及时

对建筑工程相对应的档案资料进行管理应当从合同签订完成后准备开工时就着手,如图纸会审纪录以及开工报告等。对于施工过程,根据规定对其及时予以规范记录,努力做到开工有报告、进场有合同、变更有手续、验收有根据、施工有记录、对照有标准,每一个环节都应当及时、到位。实际工作中,却离上述要求有较大距离,记录往往延迟,之后补“回忆录”的现象较为普遍。

2、 建筑工程项目中档案管理应关注的要点

2.1注重收集未被采纳的方案资料,这是由未被采纳的方案资料本身的价值性和工程档案完整性、连续性等特点决定的。

2.2注重收集设计基础资料

设计基础资料中的地质、地形、水文、气象以及各种技术咨询服务等是设计、施工和工程实施过程的重要依据,具有实用价值大、份数少、利用率高的特点,应列为档案管理的重点。

2.3注重完整、准确的竣工图纸

竣工交付阶段是整体或局部结束的阶段,施工单位在这一阶段要严格按照国家规定编制竣工图纸,按照工程归档规范及立卷标准进行整理后向档案管理部门移交。档案管理部门须对移交来的工程档案文件特别是对竣工图纸的完整性进行审核。竣工图的完整性和准确性具体体现在真实的反映项目竣工时的实际情况和过程、图物相符、技术数据准确可靠、签字手续完备等方面。工程档案管理人员要广泛涉猎各专业,对竣工图纸与现场实际情况进行比照核对,这样才能保证竣工图纸的完整性、准确性和归档的质量。

2.4注重收集先进、大型、精密设备安装调试形成的记录资料

机器设备在安装调试过程中受客观环境的影响,许多技术参数的实际值与设计值会产生差异。因此,设备仪器在安装调试过程的记录数据资料是非常珍贵的。设备仪器档案不仅要收集产品说明书、配件手册操作、维修手册、产品合格证等随机文件资料,也要对其安装调试数据记录提高重视。

2.5注重收集培训资料

为正确的对设备进行操作、维修、管理,厂家会对用户的操作管理人员进行专业技术培训,培训资料往往会分散到个人手里。由于参加培训的人员不一定全部直接从事设备的操作、维修,因此,要对培训资料进行收集,再次分发和归档备查。

3、 建筑工程项目中档案资料管理及监控措施

3.1与工程建设同步,进行全程监控

3.1.1及时对相关人员进行培训,提高工作质量

一切工程合同中都对其档案的移交进行了明文规定,施工单位作为档案的最直接的接触方,其能否适应档案管理相应的要求及标准,树立档案意识等都会对档案的质量产生很大影响。

3.1.2立项时应当加强资料监控

工程项目在立项、审批、勘察之前,相应的管理部门并没有成立,自然就缺少档案管理者。而工程准备时相关材料往往比较分散,同时,招投标以及勘察文件又放于工程管理部。如果没有对上述比较分散的相关资料进行及时收集,久而久之,会使收集上述文件的难度加大,甚至可能导致文件丢失。所以,在工程项目立项的前期,就应当及时介入档案的收集以及整理,由专人负责。

3.1.3对新设备的检验加强监控

新设备到货后,随之会有相应的图纸资料,值得注意的是,进口设备对应的外文资料往往是与其设备一起放置,而国产设备所提供的使用手册又不足,这些环节时常会出现漏洞。缺乏细致认真的态度,就可能丢失设备资料。所以,必须建立合理的设备开箱检验制度并贯彻执行,对开箱权限予以明确。

3.1.4发挥合同的法律效应

档案管理部门应当参与起草合同的相应管理工作,将文件材料的归档以及积累当作合同中的重要内容独立为一条款,明确要求竣工文件材料相应的验收时间、质量以及份数、副本内容、归档范围,使相应的承建单位也对档案管理有足够的认识与重视,这样以来,就以法律形式保证了归档工作的落到实处。

3.2建筑工程档案的管理措施

3.2.1建立现场办公制度

工程档案管理人员要做到现场办公,进行现场调查,参加技术例会,了解工程进展情况,做好详细记录,了解档案形成情况和收集对象,有针对性地开展工作。对出现的问题,能够及时查出参考资料,协助解决问题。所以,要在主动做好对建筑工程业务指导、现场跟踪服务,档案接收工作的同时,对登记在册的工程项目进行清查、摸底、分析研究,积极探索,特别是对一些影响大、意义深远的工程,不但深入现场进行业务指导,而且还与建设单位就工程的有关特殊事项进行现场勘查,了解工程的实际情况,在思想认识上达成一致,再制定档案整编方案,做好项目档案的示范样本,现场指导、实地操作,及时解决疑难性问题,并做好该工程的跟踪服务工作。