档案管理实施办法范文1
为了认真贯彻省政府办公厅关于转发省档案局《四川省档案工作规范化管理办法》（试行）的通知（川办函[2005]103号）及省档案局关于实施《四川省档案工作规范化管理办法》的有关问题的意见（川档发[2005]22号）文件精神，推动全市档案工作的健康发展，现结合我市实际，提出如下贯彻意见：
一、提高认识，加强领导。档案工作规范化管理是继档案工作升级、目标管理后的又一重大举措，是档案工作坚持与时俱进的体现，是档案工作由部门管理向政府明确要求的重大转变，是政府机关贯彻档案法的基本要求，是推动全市档案工作迈上新台阶，更好地为经济和社会发展服务的重要举措。各级档案行政管理部门要充分认识开展档案工作规范化管理的重大意义，深刻理解和把握规范化管理的标准和操作办法，加强统筹规划和业务监督指导，确保工作的有序开展和质量。
二、明确任务，统一要求。省档案局关于档案工作规范化管理的总体要求是：从2005年起，三年内，档案馆全部实现规范化管理，三分之二达到省二级以上；机关、科技事业单位全部实现档案工作规范化管理；五年内，有条件的非国有企业实现档案工作规范化管理。
为了积极稳妥地推进全市档案工作规范化管理，保证工作质量，我市由市档案局统一组织对县（区）机关、企业、科技事业单位档案工作规范化管理省二级以上的考评，县（区）档案局组织省三级的考评。
复查是确保档案工作等级水平的有效手段。我市将从2005年至2007年期间，对按照《四川省机关档案工作等级标准》进行考评的单位进行全面复查，按照《四川省档案工作规范化管理标准》重新确定档案管理等级，并进行重新颁证和换牌，复查工作采取分级负责的办法进行，市档案局对市级单位进行复查，各县（区）档案局对县（区）所属单位进行复查。对已实现档案工作规范化管理的单位要通过定期或不定期复查，确保档案工作不滑坡，市档案局将对各县（区）复查情况进行抽查。
《四川省档案工作规范化管理标准》中档案馆标准适用于本行政区域内的国家综合档案馆、专门档案馆，机关标准适用于各级机关、团体、商业金融流通企业、中小学校、文化事业单位，企业、科技事业单位标准适用于工业企业、大专院校、职教、卫生、科研、设计等单位。
各级档案行政管理部门要按照省政府的要求，紧紧依靠当地政府，充分运用政府行政职能，明确开展档案工作规范化管理的措施，积极加以落实。要加大指导监督力度，三年内按照40%、30%、30%的机关、事业单位的进度，确保各地档案工作规范化管理步伐与省档案局的总体要求相适应。
三、坚持标准，把握内涵。《四川省档案工作规范化管理标准》是开展档案工作规范化管理的有效载体，各级各单位必须不折不扣地贯彻执行。各级档案行政管理部门要对本行政区域内已达标升级单位进行新标准培训，使各单位充分把握标准的内涵，严格按照要求开展工作。
为了保证工作的质量，我市统一规定：1、省三级必须配备计算机及档案管理软件，省二级以上必须有档案专用库房，配备去湿机、扫描仪、照相机、防磁柜等设备。2、所有单位都必须开展档案计算机管理，市级单位统一使用思源档案管理软件，各县（区）可自行决定本行政区域内统一使用的档案管理软件。3、在开展档案工作规范化管理之前三年内，不得有违反档案法事件发生。
档案管理实施办法范文2
对法律规定可以设定行政许可的事项，并不是在任何情况下都应当设定行政许可，《行政许可法》明确规定，有四类情况可以不设行政许可，一是公民、法人或者其他组织能够自主决定的事项，二是市场竞争机制能够有效调节的事项，三是行业组织或者中介机构能够自律管理的事项，四是行政机关采用事后监督等其他行政管理方式能够解决的事项。
具体到档案事务，按照现行法律、行政法规设定实施的档案行政许可项目有3项：
(1)出卖、转让、赠送集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案的审批，其设定依据是《档案法》第十六条、《档案法实施办法》第十七条，实施机关为县级以上人民政府档案行政管理部门；
(2)向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖国家所有档案的复制件的审批，其设定依据是《档案法》第十七条、《档案法实施办法》第十八条，实施机关为国家档案局、省级人民政府档案行政管理部门；
(3)携带、运输、邮寄档案出境的审批，其设定依据是《档案法》第十八条、《档案法实施办法》第十九条，实施机关为国家档案局、省级人民政府档案行政管理部门。
按照现行法律、行政法规、规章设定或行政审批制度改革后经国务院同意暂予保留的档案非行政许可审批项目有9项：(1)专业档案具体管理制度和办法审批，其设定依据是《档案法实施办法》第四条，实施机关为国家档案局、省级人民政府档案行政管理部门；
(2)不属于国家所有的档案具体范围审批，其设定依据是《档案法实施办法》第二条，实施机关为省级人民政府档案行政管理部门；
(3)延期向社会开放档案审批，其设定依据是《档案法实施办法》第二十条，实施机关为国家档案局、地(市)级以上人民政府档案行政管理部门；
(4)销毁国有企业资产与产权变动档案备案，其设定依据是《国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法》第八条第(二)项，实施机关为所在地人民政府档案行政管理部门；
(5)政府部门或单位与外国团体和组织签订含有利用档案内容的协定备案，其设定依据是《国家档案局关于执行《各级国家档案馆开放档案办法》和《外国组织和个人利用我国档案试行办法>有关注意事项的通知》，实施机关为省级以上人民政府档案行政管理部门，
(6)省、自治区、直辖市以及计划单列市、大城市设置专门档案馆备案，其设定依据是《全国档案馆设置原则和布局方案》(1992年1月27日国务院批准国家档案局)，实施机关为国家档案局；
(7)中央专业主管部门成立档案馆审批，其设定依据是《全国档案馆设置原则和布局方案》(1992年1月27日国务院批准 国家档案局)，实施机关为国家档案局；
(8)城市建设档案馆接收规定范围以外档案审批，其设定依据是《城市建设档案归属与流向暂行力、法》第九条，实施机关为城市建设档案馆所在地人民政府档案行政管理部门；
档案管理实施办法范文3
一、无纸化办公的概述
无纸化办公主要是利用现代信息技术手段提高办公室办公效率,这种办公手段去除了传统办公模式中以纸张为媒介的书写环节,实现了不使用纸张及笔进行业务处理,实现办公业务的信息自动化,故而被称为无纸化办公。
无纸化办公主要应用现代化互联网信息技术,以计算机为主的电子产品为办公媒介实现自动化办公,以新型灵活的电子文件替代了传统办公的纸质文件,使办公文件可直接通过网络办公系统便捷而准确地传递到指定目标手中,整个过程实现了办公无纸化与办公信息化,省略了传统文件书写、复印、装订等办公环节,避免了人力、财力的浪费,节约了办公成本。无纸化办公的实现大大提高了办公效率与办公质量。
二、无纸化办公条件档案信息化建设途径
医院传统的档案管理工作主要以纸张为办公媒介与办公载体,经过多年的工作实践,医院的档案管理部门已经建立了一套较为完善的纸张档案管理体系,形成了规范性的纸张档案管理制度。而在无纸化办公推广的趋势下,传统的纸张档案管理体系已无法对新型的电子档案进行归档、建档。这就要求医院顺应时展的趋势,开展医院档案的信息化建设。
2.1 培养高素质的档案管理团队
在无纸化办公实现的条件下,医院的档案管理工作也逐渐向数字化管理、信息化管理发展。然而在档案信息化建设的过程中,医院相关档案管理团队的信息化专业素质却不尽人意,无法掌握计算机技术互联网信息技术,无法满足档案信息化建设的需求。因此,医院加大力度培养高素质的档案管理团队。
首先,在职员选用上尽量选用高校档案管理的专业人才,在其入岗前对其进行计算机技术的专业培训,使其能尽快适应医院档案信息化的管理工作,只有根据档案管理信息化建设的实际需求,配备掌握档案信息化管理技术的专业人员,从人才选取上加强团队建设力度,才能有效进行档案管理信息化建设。
其次,对在职的档案管理人员进行信息业务培训,在其丰富档案管理工作经验的基础上,掌握现代化信息技术。也可开展在职档案管理工作人员同其他医院的档案人员的业务交流会,实现各大医院档案管理部门信息化技术的资源共享。使在职的档案管理人员有效率地学习并掌握互联网信息技术,使其适应医院档案管理信息化的需求,推动档案信息化建设。
2.2 规范档案信息化管理制度
当下医院档案信息化建设工作主要存在信息化制度标准不健全、档案管理工作缺乏信息化规范等问题。规范相应的档案信息化管理制度,建立相关的档案信息化标准体系是保障医院档案管理信息化建设工作开展的基础。为了规范档案信息化管理制度,医院一方面应遵从国家针对医院档案管理工作出台的相关法律法规,并结合医院档案管理过程中的实际问题,制定档案信息化管理规章制度以及信息化建设过程中的具体实施细则,规范信息化建设的操作环节;另一方面,可从信息资源的管理方面入手,根据已有的信息化档案管理经验,建立一套科学合理且兼容性强的信息化管理标准体系,指导医院档案信息化建设工作。
2.3 加大/，！/投资力度,完善信息化基础设施
医院档案管理部门完善的信息化基础设施是档案管理信息化建设的重要前提。医院档案信息化管理中将会运用到大量的数字化软硬件设备、数字化操作系统、数据库管理系统以及信息安全系统来开展档案信息化管理工作。这就要求医院加大对信息化管理基础设施建设的资金投资比重,结合医院自身的经济基础,配备相应的数字化基础设施,进而保障医院档案管理信息化建设工作不断深入,保证医院档案管理部门的可持续发展。
档案管理实施办法范文4
一、关于规范性文件制定情况
近五年来，主要是贯彻执行国家、省、市档案局的法律、法规及条例、办法，没有自主制定规范性文件，相应也就没有应该清理的文件。
二、五年来执法检查情况汇报
1、2000年三、四季度，区档案局与区政府法制办配合组织，对区直机关、各乡镇及重点企事业单位共110个单位贯彻执行《档案法》，加强档案工作目标管理情况，进行了一系列全面检查考核，从检查考核的结果看，其中好的和比较好的有54个单位，占被检单位的49.09%，一般的有42个单位，占38.18%，较差的有14个单位，占12.73%。对检查结果，区档案局和政府法制办联合发文作了通报。对档案工作较差的单位，我局及时发出了档案执法监督检查通知书，推动了档案工作的顺利开展。
2、2003年,对照《江苏省档案执法检查细则》，有计划有步骤地开展档案执法检查活动，在各单位自查的基础上进行抽查，对档案工作搞得较好的单位提请区政府表彰，依法查处违法事件和违法行为，维护档案法律尊严，维护我区档案史料的完整与安全，取得了较好的效果。
3、我局根据机关文书档案立卷归档的要求，每年从六月起，对机关文书档案逐个单位进行检查，并评选立卷质量优胜单位。对检查结果，提请区委办公室进行通报，有力地促进了机关档案工作的开展。
4、通过检查和业务指导，我区已有45个单位档案管理工作分别达到省市级标准化管理水平。
三、档案法制宣传情况
1、利用召开有关会议和档案业务培训的机会认真组织学习《档案法》及《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》，把学法、懂法和遵守档案法律法规作为档案业务培训、提高专兼职档案干部政治素质和业务素质的重要课程。同时，及时贯彻省市档案局制定的档案工作等级评定办法、各类档案管理办法，提高档案管理规范化水平。近五年来，我区共举办档案培训班11期，参训人员450余人次，大大提高了档案人员素质；
2、把国家、省市印发的《档案法》图解、原文以及档案工作法规汇编及时转发至各立档单位，供张贴宣传和学习了解；
3、把学习和贯彻实施“两法”与完善全区档案工作组织措施、规章制度、目标管理、业务建设和监督指导紧密地结合起来，依法督促和指导各立档单位进一步落实好档案工作组织措施，基本形成了以区档案馆和各机关、团体、企事业单位档案室为主体的档案事业管理体系。我们还依法修订了文件材料立卷归档、档案保管、利用、保密、统计、移交、鉴定销毁等规章制度和档案工作岗位责任制并印发给各单位执行；
4、以纪念《档案法》颁布实施十五周年和《条例》颁布五周年为契机，先后两次大规模开展了档案法律法规宣传活动，印发《档案法》、《档案法实施办法》、《江苏省档案管理条例》及其他宣传材料2000多份，悬挂了过街横幅，制订了宣传牌，张贴宣传画，在市区街心公园开展档案知识义务咨询，解答市民提出的问题。组织全区档案员参加《中国档案报》主办“剑南春杯”和省档案局主办的“昌盛杯”档案法制竞赛，收到了很好的效果。
档案管理实施办法范文5
随着法院档案工作重要性的日益显现，多数基层法院在加强领导、注重软硬件建设方面狠下功夫，如常州市天宁区人民法院拨出专款建立了400多平方米的档案中心，做到办公、库房、阅卷三分开，购置高新档案密集架等现代化设备，并采取措施强化档案信息化建设，实施电子档案、纸质档案双式管理，取得一定成效。但不可否认的是，目前基层法院档案管理中仍存在一些不容忽视的问题。
1、诉讼档案的数量急速递增。随着社会主义法制的健全，普法教育的深入，人民群众运用法律武器保护自己合法权益的意识不断增强，诉至法院的各类纠纷也不断增长。同时由于2007年4月1日实施的《诉讼费用交纳办法》从多个方面降低诉讼费用收费标准，直接导致基层法院收案数量的大幅度上升，档案数量也随之急速增长。如常州市天宁区法院1980年至1990年的库存档案数量为465卷732册，1991年至2000年的库存档案数量为27407卷48351册，到2008年8月，全院库存档案数量已经达到66378卷116953册，其中仅2008年8个月的归档数量即有10452卷18712册，增长速度可见一斑。
2、人员配备相对不足。根据《人民法院档案管理办法》中的机构和职责的第五条规定，各基层法院相继都设置了档案机构，配备了专职档案干部，这是做好档案工作的必要条件。根据有关规定保存档案一万卷（件）应该设专职档案干部一名为基数，超过部分每超过一万五千卷再增配一人，但受案多人少矛盾的影响，大部分基层法院的专职档案员仅有1－2名。档案工作人员的相对不足与急速增长的档案量和工作量之间的矛盾，导致档案人员每天只能疲于应付档案的有关事宜，无法抽出更多的精力做好档案的开发利用、信息化管理等工作。
3、法律规定的相对滞后。最高人民法院于1991制定并实施《人民法院档案管理办法》（称《办法》），时至今日，随着社会生活日新月异的变化，世界经济突飞猛进的迅速发展，该办法存在的弊端日益突出。如《办法》规定“经济合同纠纷案件诉讼标的在十五万元以上的，保管期限为永久，诉讼标的在五万元以上十五万元以下的，保管期限为长期”，然而随着经济的迅猛发展，诉讼标的数十万元甚至百万元的案件大量涌进法院，若仍旧以十五万元的标的作为永久保存的标准，必将导致档案库存量过大，笔者认为将诉讼标的在一百万元以上作为永久保存，五十万元以上作为长期保存更为适宜。《办法》规定“缺席判决的民事案件为永久卷”。如果公民的一件普通离婚案件，因被告下落不明，缺席判决就定为永久卷，或是一件标的不满1000元标准的普通案件，仅因被告经传唤未到庭应诉缺席判决就定为永久卷，笔者认为不妥，定为短期卷即可。《办法》还规定“经上级法院复查改判的民事、经济、行政诉讼案件定为永久卷”。一般上诉案件有三种结果：维持原判，依法改判、发回重审，而改判又分为部分改判或变更原判决的全部，此项规定较难执行，这样的案卷定为长期卷即可。因此，《办法》已远远不能适应当前我国经济的发展，人民法院应当以对历史负责、为现实服务、替未来着想的态度，根据新形势新特点，重新确定相关管理办法，发挥法院档案利用的实际效益，更好地服务审判。
二、解决问题的相关对策建议
时代在前进，社会在发展，档案工作作为党和国家的一项重要事业，也必须根据时代和实践的发展要求不断创新，如何变被动服务为主动服务,如何做到档案信息在诉前、诉中、诉后的有效服务，是提高办案效率、体现司法公正的内在要求。笔者试就如何做好基层法院档案管理工作谈几点意见。
1、抓领导，积极争取支持
加强组织领导，完善档案管理体制，是档案工作在新形势下顺利进行的重要保证。应确立院长直接领导、办公室具体负责、各部门协同配合的档案工作体系，注重检查档案工作进展情况，帮助协调工作中的矛盾，解决实际困难。在每年度的工作意见、目标管理考核办法、全年工作总结，院领导都要突出强调档案工作，真正做到档案工作与审判工作同部署、同检查、同考核。同时院领导还应重视提高干警对档案管理工作在法院审判工作中重要性的认识，增强干警主动参与档案管理的积极性。
2、抓队伍，提高人员素质
注重加强专职档案人员培训，参加上级法院、档案局组织的档案业务培训，并邀请上级档案局的有关领导具体指导，主动向先进单位学习，通过学习开阔眼界、拓宽思路、寻找差距、取长补短。同时加强档案管理网络员的培训，重视加强对各部门书记员、内勤、特别是档案管理网络联络员的业务指导，有计划地开展培训。对新到工作岗位的书记员，应进行手把手地业务指导，使他们正确掌握诉讼档案的收集、整理、装订要求，确保归档质量。及时订阅有关档案管理书刊，督促其自觉学习，促使其掌握必要的档案知识。
3、抓质量，严格把好“四关”
为确保以高质量的档案管理工作促进司法公正，一要把好质量评查关，把“诉讼档案是否规范”作为一项重要的指标认真评查；二要把好归档关，应对各部门上交的各类档案坚持原则，严格把关，不符合归档要求的，及时指正，并督促整改；三要把好保管关，库存档案要经常检查，确保库房“八防”措施到位，保持库存档案整齐、美观、牢固；四要把好利用关，重视档案利用工作，充分发掘档案资源，提高利用率，为案件的申诉复查、专项检查、质量评查及司法机关的侦破工作等提供全面、有效、良好、高效的服务。
4、抓规范，实现长效管理
加强制度建设，规范档案管理，是科学管理档案工作的保证。一要规范工作规程，依据《档案法》、《人民法院诉讼档案管理办法》等要求，严格制定归档、保管、鉴定、借阅等各项操作规范和工作规程；二要实行报结案审查制度，每月报结案的同时应将案卷材料整理装订后送审判监督庭审查；三要确定归档限期制度，严格办理诉讼案卷移交手续，编制归档目录，做到归档及时、归档文件材料齐全、完整、规范；四是要实行借卷登记审批制度，制定一此借阅、查阅档案规定，严格诉讼档案的管理，对所借档案由专人负责及时将借档人姓名、单位、时间、件数等信息输入数据库；五要规范通报制度，不定期地对各部门归档数量、质量情况以及超期未还或未办理相关手续等情况在局域网上通报。
5、抓硬件，完善基础设施
档案管理实施办法范文6
笔者拟对近年档案行政管理部门在行政许可方面所做的有益工作简要回顾，并对依法完善档案行政许可的设定进行探讨。
档案行政管理部门
在规范行政许可中的显著贡献
应该说，《档案法》及有关法规、文件规定的行政许可项目过去一直存在，而且在档案管理过程中发挥了重要作用。但因没有统一的《行政许可法》的规定，档案管理领域的行政许可设定和实施一直处于不规范状态。《行政许可法》的颁布实施，使档案行政管理部门的行政许可行为迅速由无序向有序状态迈进。
一、国家档案局对全国性法律文件设定的行政许可项目进行了明确
《行政许可法》第十四条规定：法律、行政法规和国务院决定等三种规范性文件可以设定在全国范围实施的行政许可。
国家档案局根据该规定，于2004年9月6日及时发出了《国家档案局关于印发保留行政许可项目和非行政许可审批项目的通知》，非常明确地指出，由现行法律、行政法规设定并继续实施的行政许可项目有3项：1. 出卖、转让、赠送集体所有、个人所有以及其他不属于国家所有的对国家和社会具有保存价值的或者应当保密的档案的审批（实施机关为县级以上人民政府档案行政管理部门）；2. 向国内外的单位或者个人赠送、交换、出卖国家所有档案的复制件的审批（实施机关为国家档案局、省级人民政府档案行政管理部门）；3. 携带、运输、邮寄档案出境的审批（实施机关为国家档案局、省级人民政府档案行政管理部门）。
有了这份文件的指导，全国各级档案行政管理部门和档案工作者对全国范围内的行政许可项目就有了清楚的了解，在全国范围内实施的档案行政许可项目就是以上所述3项。
二、国家档案局对档案行政许可程序做出了具体规定
行政法注重用严密的程序对公民、法人和其他组织的权利予以充分保障，对行政机关的行为予以最大程度地约束和规范。《行政许可法》就是一部极其重视程序规范的法律。整部法律体现了浓厚的程序意识。
2005年5月17日，国家档案局了《档案行政许可程序规定》，弥补了《档案法》及《档案法实施办法》在程序方面的部分不足，其中不乏创新之处。
第一，《规定》以国家档案局7号令的形式。行文格式规范，使用“规定”一词作为文件的名称，符合部门规章要求，是国家档案局的最为严肃、规范的法律文件，具有很高的权威性和稳定性。
第二，《规定》对申请书的内容做出了详细规定，这些规定便于申请人一一对照进行准备，也为档案行政管理部门的审查确定了内容。
第三，《规定》对三项行政许可所应提交的材料做出了具体规定。该《规定》第十七条要求在办理行政许可事项中按照《档案行政许可申请材料目录》执行。这一《材料目录》通过附件反映出来，非常清楚。
第四，《规定》对受理的时间做出了更为严格、明确的规定。
《规定》要求，对申请材料不齐全或者不符合法定形式的，档案行政管理部门必须当场告知需要补正的材料。这就比《行政许可法》5天以内的要求更加严格，从而对申请人更为有利。
该《规定》要求，以信函等方式提交申请材料的，受理部门应当自接到申请材料之日起5日内做出相应处理。这就对接到信函等方式提交申请材料的处理时间进行了规定。
第五，《规定》对审查申请过程中档案行政管理机关内部部门之间的协调配合做出了明确规定，要求受理部门及时登记，并立即向审查部门移交材料，要求审查部门在审查申请材料过程中，必要时应当征询相关部门的意见。
第六，《规定》对行政许可的送达方式和期限做出了具体规定。明确规定可以采取邮寄、公告的方式送达，对不同情形下的期限也做出了具体规定。
第七，《规定》以附件形式了档案行政许可文书示范文本，从而方便了档案行政管理部门规范操作和人民群众对档案行政管理部门进行监督。
三、各地档案行政管理部门对档案行政许可的条件进行了有益探索
《行政许可法》第十八条规定：设定行政许可，应当规定行政许可的条件。第三十八条规定：申请人的申请符合法定条件、标准的，行政机关应当做出准予行政许可的书面决定。
然而《档案法》的颁布时间比《行政许可法》早近20年，因而不仅对行政许可的程序、期限没有严格规定，而且对行政许可的条件也没有任何规定。对此，各地档案行政管理部门进行了有益探索。
（一）常德市、韶山市档案局的探索
常德市和韶山市档案局对“出卖、转让、赠送非国有档案”这一许可事项的条件进行规定，其新意在于明确有关术语的具体含义。就“对国家和社会具有保存价值的档案”和“应当保密的档案”这两个术语的含义进行了很具体的界定，这样规定有利于档案行政管理部门在审批中对有关档案的范围进行鉴别，大大增强了行政许可事项的可操作性。
（二）武汉市档案局的探索
在为“出卖、转让、赠送非国有档案”这一许可事项规定条件时，武汉市档案局规定了两项：1. 对国家安全不造成危害；2. 不损害国家、社会和他人利益。
正是这两个条件抓住了行政许可的目的和宗旨。在《行政许可法》颁布后，武汉市档案局所作的规定在探索规范档案行政许可的道路上做出了贡献。
四、档案行政许可理论研究取得了一批成果
《行政许可法》颁布后，档案行政管理部门不仅结合自身实际，在贯彻落实上做了大量工作。在理论研究方面也取得了一定的成果。《中国档案》杂志先后6篇，对档案行政许可的设定和实施、理论和现实等多方面的问题进行了研究，推动了档案行政许可工作的开展。
规范档案行政许可设定之思考
研读《档案法》及配套法规、文件，深感其有关行政许可之规定与《行政许可法》的要求还有较大距离。《档案法》应重新修订，使其关于行政许可的规定更加符合实际工作需要和《行政许可法》要求。
一、贯彻《立法法》、《行政许可法》精神，按要求对现行有关档案行政许可的规定进行规范
《立法法》是所有立法活动必须遵守的法律，它对各立法机关及其制定的法律文件的权限做出了明确规定。一项规定是否有效，要用《立法法》来具体检验。《行政许可法》重申了《立法法》规定的立法效力等级及冲突解决原则，对设定档案管理领域的行政许可，具有很强的指导意义。如果在人大档案立法中能对行政许可做出统一规定，对其他法律文件设定行政许可的权限做出限制性规定，就可以在档案管理领域解决许可项目过多和过滥的问题。档案管理活动内容在全国范围内差别不大，《档案法》对地方立法的行政许可设定权做出限制性或禁止性规定，是符合档案行政管理领域的实际的。
二、科学设定档案行政许可项目，合理规定行政许可条件
根据《行政许可法》第一条规定，行政许可本身的重要目的在于：第一，维护公共利益和社会秩序；第二，保护公民、法人和其他组织的合法权益。现在以此标准来衡量《档案法》及《档案法实施办法》设定的三项行政许可，我们认为立法者的宗旨主要是出于国家安全和保密方面的考虑，否则便没有多大意义。
在设定行政许可时，我们很有必要从每项行政许可的宗旨入手，严格审查该项许可设定的必要性。如果确实有必要设定行政许可，则通过法律的形式来设定，否则就不设定。
设定行政许可要做到宗旨明确，必须通过行政许可的条件表现出来。《行政许可法》第十八条明确要求，设定行政许可应当规定其条件。然而《档案法》及《档案法实施办法》都没有对条件做出任何规定。《行政许可法》规定地方性法规和规章有权做出具体规定，但有关档案的地方性法规和规章也尚未做出此类规定。
武汉市档案局在条件上做出的规定具有开拓性意义，其意义就在于把握了设定行政许可的宗旨。如果一项行政许可没有明确的目的，那么其存在也就没有任何价值。
但是，行政许可的条件在法律、法规和规章中没有规定，档案行政管理部门的规定是无效的。从这方面看来，对现行《档案法》进行修订已迫在眉睫。
三、设定档案行政许可应当明确规定行政许可的具体实施机关
《行政许可法》第十八条规定：设定行政许可应规定其实施机关。
目前全国范围实施的三项行政许可，《档案法》及《档案法实施办法》对实施机关做出了规定，但比较笼统，既有地域管辖不明的问题，也有级别管辖不明的问题。比如，“出卖、转让、赠送非国有档案”这一项目，《档案法》和《档案法实施办法》都规定，由县级以上人民政府档案行政管理部门批准。但是，是由出卖、转让、赠送者所在地的档案行政管理部门批准，还是由接受者所在地的档案行政管理部门批准，或者由其他地方的档案行政管理部门批准，没有具体规定。由哪一级档案行政管理部门批准也没有规定。在管辖不明确的情况下，行政相对人是有很大空子可钻的。这样，设定行政许可的目的就有可能无法实现。在“携带、运输、邮寄档案出境”这一项目中，对二级档案出境的批准机关有规定，但对其复制件的出境没有规定，对一级档案的复制件是否可出境也没有规定。在“赠送、交换、出卖国有档案的复制件”这一项目中也存在地域和级别管辖不明确的问题。
在《档案法》修订中，有关行政许可实施机关的规定应当具体、规范。
四、《档案法》应详细规定档案行政许可的程序
国家档案局通过颁布《档案行政许可程序规定》，弥补了《档案法》和《档案法实施办法》在程序方面的不足，做出了一些符合档案工作实际的创造性规定。但是，按照《行政许可法》的要求，《规定》还存在一些不完全令人满意的地方。
比如，《行政许可法》第三十条规定：行政机关应当将法律、法规、规章规定的有关行政许可的事项、依据、条件、数量、程序、期限以及需要提交的全部材料的目录和申请书示范文本等在办公场所公示。第七十二条规定：不在办公场所公示依法应当公示的材料的，由其上级机关或者监察机关责令改正，情节严重的要给予行政处分。可见，有关材料必须在办公场所公示。而《档案行政许可程序规定》第六条却规定：档案行政管理部门应当在办公场所或网站公示办理行政许可需要提交的申请书示范文本和全部申请材料目录。根据这一规定，不在办公场所公示，而在网站公示也是可以的。这就造成了不必要的混乱。
《程序规定》第七条规定，申请书应当载明的事项中，有一项是“受理部门认为必须载明的其他事项”。《行政许可法》的立法宗旨之一是要对行政机关的行为进行约束，减少其随意性。而《程序规定》这样规定却大大扩大了档案行政管理部门的随意性，给某些运用手中权利刁难行政许可相对人的机关留下了空间。
如果《档案法》对程序问题做出统一规定，就可以增强档案行政许可程序的严谨性。
