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高职院校人事管理信息化模式创新

2018-12-27 11:09 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

摘要]大数据时代并不是掌握数据,而是利用数据。高职院校的发展与师资队伍建设和管理水平密切相关,在大数据背景下,为了更好地优化师资结构、完善学科梯队建设、培养高层次人才,开展好教师职称评定和绩效管理等工作,高职院校人事管理需探究如何利用信息化进行人事管理模式创新。基于此,本文分析了大数据时代如何利用信息化建设推进高职院校人事管理模式创新,并提出了构建基于“多方复用”的人事信息管理系统平台,从而能有效提高人事管理工作的效率和实现信息共享。

关键词]大数据;高职院校;人事信息管理系统平台

1高职院校人事管理信息化的意义

1.1有利于提高人事管理工作的效率

随着高职院校规模不断扩大,人员增多,人员流动性频繁,制度也越来越复杂,所需要的材料种类和信息量变大,人事管理人员往往不断重复进行着繁杂的数据统计,而没有时间和精力投入到思考研究和战略决策中。构建高职院校人事信息管理系统平台,可以完成各项技术性数据的统计、分析工作,科学整合各类人事信息,将复杂的基础工作变得简约快捷,节约人事管理工作成本,提高人事管理工作效率,同时有效整合人事管理的流程,能够将人事基础信息、职称评定、绩效管理信息模块统一到一个平台上,有效提升高职院校的核心竞争力。

1.2有利于各部门人事数据共享

高职院校每年各部门都会面临各种数据的上报工作,人事信息数据作为高职院校的一项重要数据,各部门会频繁使用,数据共享在传统的工作方式中很难实现,数据的一致性也就无从谈起。人事部门在整理师资工作需要的信息时,除了人事的基础信息外,教师的教学、科研、社会服务、培训等也是人事管理的信息数据之一。在传统操作中,这些数据需要从教学部门、科研部门、各二级学院采集,需要花费大量的人力和时间,通过引入人事信息管理系统平台,可以记录教师在工作期间所有的相关信息,避免数据出现多方登记,也避免了一个部门需求多种数据的问题,实现各部门间信息的共享。

1.3有利于人事工作的公开公正

人事工作政策性很强,又涉及众多与职工切身利益相关的工作,例如职称评定、人事调动、绩效考核等。人事信息管理系统平台可以提高人事管理工作的透明度,有助于规范人事各项工作的流程,通过系统平台了解人事政策规章制度,随时掌握职称评价的资料,实现人事信息资源共享。人事信息管理系统平台能够提高人事工作的公开性和透明度,也便于调动教职工的积极性,同时能客观反映教师队伍的人事情况的特点,帮助学校调整人才培养计划。

1.4有利于提供领导决策依据

在传统办公模式下,领导人要了解教职工的情况,可能需要面对一系列的表格,翻阅大料的文件,费时费力,还容易出错。在信息化模式下,人事管理人员通过人事信息管理系统平台可以提炼准确的有效信息,为领导决策提供科学和客观的依据。通过平台,领导人能够直观、便捷地了解教职工的工作情况,包括教学、科研和相关工作能力,同时能真正实现远程办公、移动办公,24小时数据在线提取服务,随时提取适合各种工作情况的有效数据。人事信息管理系统平台还可以在需要人事信息资料汇总和分析时实现快速高效的实时统计,为决策和组织人事工作提供极为有利的信息支持。

2高职院校人事信息化管理的现状

2.1人事管理信息化停留在信息数据化

目前,人事管理信息化还停留在初始阶段,即信息的数据化。实行了人事档案的电子化,仅能提供基本的查询和统计功能。在人事管理的分析决策方面还是要依靠人事专员,数据库只起到辅助、查询的作用。高职院校在提高人事管理工作效率的同时,还应该思考信息化的根本目的:高职院校人事管理信息化是人事管理和决策一种辅助手段。人事管理信息化建设不能仅仅停留在建立管理信息系统的阶段,数据信息可以依托管理系统发挥更深远的作用,通过信息载体传达决策信号。通过这个过程,信息管理系统就成为辅助管理者决策的重要支撑。

2.2校内信息化管理缺乏共享和统一管理

由于没有进行统一系统的规划,高职院校各职能部门的信息化管理各自为政,信息共享困难。高职院校不同的行政部门有各自的管理信息系统,这些信息化系统的构建往往只针对本部门的业务需要,不能实现系统间的数据共享,从而导致校园信息化管理在全校范围内形成了一个个“信息孤岛”,不能充分利用相关数据,还会出现数据重复、冗余或者不一致的情况,也给后期数据分析带来了不利影响。高职院校的人事管理部门应建立“多方复用”的人事信息管理系统,系统端口能与各职能部门实现无缝对接,改善数据信息“各自为政”的现象,实现人事管理信息资源共享。

2.3人事专员和信息技术人员存在“需求—研发”工作的壁垒

在人事信息化系统的开发中,存在一些具体人事工作业务标准与信息化技术衔接不畅的问题。高职院校人事管理标准、手段和方法的不同,针对同一项业务具有明显的差异性,也就不能套用统一的人力资源管理模式,同时存在人事专员不了解技术、信息技术人员不了解人事工作的问题,所以基于人事管理的信息管理系统研发工作就会存在很大的难度,推行进程也就相对缓慢。可见,技术问题是高校人事管理信息化工作的一个壁垒,想要缓解这个问题,需要提高人事专员的信息化能力,同时也要加强与技术研发人员的沟通。

3大数据时代高职院校构建人事信息管理系统平台的新模式

3.1构建基于“多方复用”的人事信息管理系统平台

高职院校人事管理业务具有特殊性、复杂性、动态性等特征,同时教职工个性化需求多样、成果业绩体现多元,因此人事信息管理系统新模式需优化传统业务形成的条块分割,解决各自为政、重复建设、信息孤岛、应用水平低等问题。高职院校应构建“多方复用”的人事信息管理系统,系统平台与各职能部门链接,实行校院两级管理模式,通过分类管理和精细化管理,进一步将管理权限细化分工和下放,教职工自助提交信息、院级常规业务审核、校级最终审核形成流转闭环,更全面服务于教职工需求。实现教师信息“一次生成、多方复用、一库管理、互认共享”,切实提升教师管理信息化程度,优化管理流程,提高管理效率。“多方复用”的人事信息管理系统平台具有综合查询功能、计算监督功能和决策导向功能,同时通过手机实现融合的各种移动应用,真正做到24小时移动互联。通过系统平台可以提供职称评定材料、绩效考核数据材料、年终考核材料以及各类人事信息材料的汇总、统计、输出过程。

3.2高职院校“多方复用”人事信息管理系统的相关模块

3.2.1基本信息模块

基本信息模块包括教职工的姓名、性别、民族、出生年月、出生地、参加工作时间、政治面貌、身份证号、资格证书、学历、学位、联系方式、专兼职、是否双师、学习经历、工作经历和附件材料上传等字段。该信息模块用于记录教职工的基本信息,附件用于上传保存学历、学位证书、各类资格证书和双师证书等相关证明材料。基本信息模块由学校人事处专员负责录入固定信息,变更信息项(学历学位、资格证书等)由教职工本人申请更新及提交相关证明材料,人事处专员审核后确认变更。基本信息模块按年度更新。“多方复用”人事信息管理系统相关模块图如图1所示。

3.2.2奖惩信息模块

奖惩信息模块包括奖惩名称、奖惩时间、奖惩部门、奖惩级别、奖惩排名以及附件材料上传等字段。该信息模块用于记录教师奖惩信息,附件用于上传保存教师的获奖证书或相关证明材料。奖惩信息模块由教职工本人录入信息,学院及部门行政专员进行初审提交,学校人事处审核认定。奖惩信息模块按年度更新。

3.2.3培训学习模块

培训学习模块包括继续教育和培训管理两部分。继续教育数据项包括起止时间、主办单位、学习内容、成绩以及附件材料上传等字段。该部分用于记录教职工继续教育相关信息,附件材料上传继续教育相关证书。培训管理数据项包括培训名称、培训起止时间、培训内容、培训类别(岗位能力培训、学历培训、学术交流)、申请经费金额、申请经费来源以及附件材料上传等字段。该部分除了信息录入功能加入审批功能,教师提出申请后,二级学院及部门的培训由二级学院和部门负责人进行审批,学校培训由学校人事和学校领导审批。培训完毕后上传培训收获及相关证书附件。培训学习模块由教职工本人录入信息,学院及部门行政专员进行初审提交,学校人事处审核认定。培训学习模块按年度更新。

3.2.4教学工作模块

教学工作模块包括起止年月、授课名称及其他教学工作、课程性质、授课对象及人数、总课内学时数、指导青年教师情况、教学改革成绩、课程建设及实验室建设方面实绩、专业实践情况、督导考评、学生评教和教学质量考核等级等字段。该信息模块用于记录教师的教学工作情况。教学工作模块由学校教务处专员直接录入督导考评、学生评教、教学质量考核数据,其余数据由教职工本人录入信息,学院及部门教学秘书进行初审提交,学校教务处审核认定。教学工作模块按学期按年度更新。

3.2.5科研情况模块

科研情况模块:包括论文、论著、教材、科研项目、课题(起止年月、名称、项目来源及类别、本人角色及完成情况、获奖情况)及附件材料上传等字段。该模块用于记录教职工的科研情况,附件材料上传相关项目结题证书、结题报告、论文查询报告和相关奖励证书。科研情况模块由教职工本人录入信息,学院及部门科研专员进行初审提交,学校科技处审核认定。科研情况模块按年度更新。

3.2.6社会服务模块

社会服务模块包括校内社会工作情况(服务地点、服务事由、服务天数)、校外社会工作情况(服务地点、服务事由、服务天数)、从事社会服务实绩(社会效益、经济效益)。该模块用于记录教职工的社会服务情况,附件材料上传相关实绩证明材料。社会服务模块由教职工本人录入信息,学院及部门科研专员进行初审提交,学校科技处和人事处共同审核认定。社会服务模块按年度更新。

3.2.7年度考核模块

年度考核模块:系统以年度考核表形式呈现,根据登录信息自动显示教职工年度考核表所需相应字段,教职工本人只需输入个人年度总结。该模块用于记录教职工的年度考核情况。年度考核模块由教职工本人提交本年度完成岗位职责情况,部门初评、部门领导输入初审意见,选择初评结果(优秀、合格、基本合格、不合格);人事处组织评审会议,输入组委会评审意见;校长审批,反馈人事处;人事处最终记录考核结果。年度考核模块按年度更新。

3.3高职院校“多方复用”人事信息管理系统的功能实现

高职院校“多方复用”人事信息管理系统需经过教职工本人、二级学院、学校人事管理部门等多个环节的认可和审核,确保信息数据的准确,并且资料收集与数据录入同步完成,同时根据高职院校所需设计输出各类统计报表。系统将具备以下功能。(1)综合查询功能。教职工每年提交录入相关信息材料,可根据不同需求输出结果,打印各种统计报表。各学院、各部门的行政人员也可以根据系统数据自动统计、汇总教师的教学、科研、社会服务工作量数据,从而既能避免人工统计出现错误,又能确保数据的真实性,用最简单快捷的方法获得全面、准确的数据材料,提高数据查询、统计工作的效率。这项功能在进行职称审核时更为突出,职称所需的所有数据材料都直接可以从平台调取打印,并且省去了各职能部门会审的过程。(2)计算监督功能。后台可以根据人事部门所需的不同数据进行收集、加工、分析、统计和计算。例如,针对年终绩效考核,对教学、科研、服务三方面的总工作量进行量化,省去了各项数据统计工作,结果也更为直观。另外,定期的数据汇报有利于营造良好的监督环境,培养民主监督和公平竞争的意识,能对教职工产生激励作用。(3)决策导向功能。学校领导可以根据系统数据实时了解学校各项工作的落实情况和薄弱环节,需要对某项工作(人事改革、师资建设、学科建设)决策时,可以通过平台调取针对性的材料,并提供客观决策依据。

4高职院校人事信息化管理的保障措施

4.1顶层设计、规范化管理

高职院校人事管理信息化建设应服务于学校总体战略发展目标,高职院校必须对人事工作系统化整体管理意识进行顶层设计,在系统构建之初,准确定义系统应具备的功能和业务流程。当然,信息化建设并不是万能的,单凭信息技术解决不了业务的本质问题,需加强业务管理规范和制度化建设。高职院校的人事信息处于不断的变化中,人事管理平台中的很多信息都具有一定的时效性,因此要对信息进行规范化管理,管理规范化可以使越来越多的事务性工作借助信息系统实现简化和有序管理。

4.2提高人事管理人员的信息化水平,配备校院两级人事信息化管理专员

学校需对人事管理人员进行信息化培训,提升综合技能和业务水平。同时,人事管理工作不仅仅局限于学校人事处,应该深入各个二级学院及部门,配备校院两级人事信息化管理专员。只有每一个人事管理人员都能利用人事管理信息系统进行具体的业务流程操作,才能充分发挥作用,才能真正提高办事效率和服务水平。

4.3增强信息安全意识,加强人事系统安全保障

高职院校人事信息具有很强的保密性和隐蔽性,如果一旦信息泄露,资料盗取或者信息资源利用过程中的数据丢失都将会造成非常严重的后果。因此人事信息化管理人员一定要具备信息安全意识,同时高职院校的人事信息管理系统需要建立在一个安全稳定的网络体系,要求系统可以持续稳定地开展人事信息管理工作。同时,系统要具备数据备份和恢复能力,以防系统崩溃或操作时误删信息,保证人事信息资料的完整性。

5结语

作为人事管理的手段,高职院校借助人事信息管理系统平台完成人事业务优化和流程再造,最终目的是优化解决传统业务形成的条块分割、各自为政、重复建设、信息孤岛和应用水平低等问题。构建人事信息管理系统平台是通过技术应用实现制度和管理创新,通过系统平台进行人事业务的更新、增减和业务范围拓展,形成网络的互联互通以及业务管理的跨部门协同,提升业务电子化、信息化的实用性。

作者:周艳 单位:无锡城市职业技术学院

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