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建设工程项目合同管理与风险探析

2021-04-08 10:58 来源:合同管理论文 人参与在线咨询

【摘要】在建设工程项目中,为了提高经济效益,避免合同纠纷,就必须通过加强合同管理的方式来规避合同风险。本文通过对建设工程项目合同管理进行分析,并结合实际对合同管理以及合同风险防范提出个人观点,希望为关注建设工程项目合同管理的人群提供帮助。

【关键词】建设工程项目;合同管理;合同风险管控

0引言

建设工程项目的施工就是履行合同的全过程,其合同管理包含了工程质量、进度、成本等多个环节,只有通过加强各个环节的风险管控,才能够在项目落实期间避免合同纠纷的出现,减少因合同管理出现问题而导致经济损失。因此,有必要对建设工程项目合同管理进行分析。

1项目合同管理综述

建设工程项目中的合同管理其主要作用就是确保工程项目的顺利落实,合同管理开展时,其监理的主要工作目标如下:①提前预估出各个组织单位开展工作的详细时间与所需费用,从而针对性地制定出进度以及费用目标;②明确工程项目所有需要完成的工作内容以及施工质量标准与施工顺序;③对整个工程项目的全流程费用进行统计,并专门制定工程项目各项经济成本的控制规划;④利用网络技术辅助项目合同管理计划的顺利落实。在确定合同管理模式时,工程项目的建设单位能够根据实际情况来决定工程项目的承包方式,如果面对的是电梯、消防等专项工程,则可以通过直接管理以及总包单位管理两种方式来保证管理质量,从而将合同管理风险降至最低。建设工程项目合同的主要特点如下:①连续性、周期性。建设工程本身便是一种长期工程,作为一个需要循序渐进逐渐开展的工作,其合同具有连续性与周期性,只有通过长期开展高质量的合同管理,才能够保证项目合同发挥出应有的作用;②内容复杂、条款多。建设工程需要面对每个项目往往各有不同,而且因为工程项目过于复杂,所以不同的工程项目除了具有共性问题之外,还存在个性问题,所以在签订合同条款时,需要在着重考虑每个工程项目的特殊性。而且因为工程项目在施工期间往往会受到由多方因素带来的影响与制约,所以合同中除了普通条款之外,还需要专门制定部分特殊条款。因此在开展合同管理时,应该提前考虑各种因素能够带来影响,防止出现其他不良后果;③多变性。在工程项目中,由于部分主观、客观因素的存在,建设工程有时需要进行设计变更等情况。面对这种情况,项目管理人员需要着重注意变更管理,并对变更进行记录,确保后续出现索赔、变更终止等情况时能够拿出证据;④经济、法律关系多元性。在项目合同的签订与实施期间,建设单位需要专门委托专业监理开展施工监管,而项目承包方则会涉及分包、设备材料采购等问题,整个项目流程中所有涉及的组织,都需要利用合同进行管理。

2建设工程项目合同纠纷出现的原因

2.1合同主体不合理。在建筑工程中,合格的主体通常指的是具有民事权利以及行为能力的合同当事人。如果合同主体具备足够的能力与权利,但是并不属于建设工程的合同当事人,则会出现当事人错位的情况,此时合同主体不合格,将会影响到工程项目合同的顺利落实,严重时还有可能导致合同纠纷问题的产生。除此之外,如果合同主体属于合同当事人,但并不具备合同主体必备的两种能力,则同样会导致合同主体不合格的情况发生。

2.2合同条款不平等。建设工程项目承包期间的主要约束依据便是项目合同,对于合同而言,公正、平等是保证合同顺利落实的一项重点原则。然而在建设工程承包时,业主与承包商有时便会出现合约不平等的情况。由于两者之间关系的特殊性,部分业主往往会通过拟定不平等条款,来增加自身的权利,如果承包商此时不能坚持自身的合理需求,便会给整个项目工程留下一定隐患。

3项目合同管理与风险控制研究

3.1完善合同管理机构与责任分工管理。工程项目的合同能够涉及企业的多个部门,只有完善企业的合同管理机构并明确责任分工,才能够使合同管理质量得到保证。在企业中,合同管理机构可以由综合办公室、财务等多个部门共同组建。其中综合办公室能够完善合同管理制度,并对合同的执行进行监管。而商务合约部则可以负责合同内容的前期调查、谈判等工作。财务部门可以针对合约内容进行款项结算,避免出现违反约定的财务支出。除此之外,技术部门则能够履行合同,行使合同中的各项权利与义务。在完善企业合同管理机构时,必须专门组建领导工作小组以及责任制度,确保合同管理机构能够明确分工,发挥出应有的作用[1]。

3.2合同承办人以及签章管理。建设工程开展时需要涉及的合同种类非常多,企业需要结合不同种类的合同来明确合同承办人,并由承办人对合同全流程进行落实,在合同签订、履行的过程中,如果发生了各种问题,则要由承办人来完成协调处理。如果在合同履行期间承办人因职位变动等情况无法履约,则要安排能力足够管理人员进行工作交接,防止出现合同管理脱节等问题。合同签章在合同管理中非常重要,属于合同签订、变更、接触时的主要证据,所以企业需要安排专人对合同签章进行管理,并按照正确的程序使用签章,避免出现越权用章等情况。

3.3合同签订管理。3.3.1合同谈判管理。在签订项目合同之前,需要经过多次洽谈才能够使合同内容达成共识,在谈判期间,需要通过前期接触,归纳对方所需的合同条件,然后通过分析、判断合同中的各个环节,确保谈判负责人能够准确掌握合同中的重点内容。在正式谈判前,需要专门针对合同中的各种问题模拟框架合同,并以此作为谈判过程中的主要参照物,防止出现低效谈判、谈判散漫等现象。合同谈判期间的所有内容都需要进行书面记录,并提交至档案部门进行存档,保证合同效力。除此之外,参与合同谈判的所有人都必须遵守保密制度,严禁泄露合同内容,当合约问题基本达成一致时,便可以草拟文本合同,保证合同落实。3.3.2合同会签以及合同主体资格审查管理。当合约起草完成之后,便会根据会签程序进行合同会签。如果会签人发现合同中的内容存在错误或有遗漏,则需要在签字单中注明合同中的问题并提出修改意见。如果合同需要进行修改,就必须指出需要修改的文本内容以及合同问题所在。合同会签人员提出的建议必须保证明确、具体,禁止出现模糊用语。此外,在会签的过程中,还应该适当考察对方是否具备成为合同主体的资质,审查时主要针对营业执照期间以及企业经济范围、履约能力、信用等内容,如果审查期间发现疑问,则需要令对方提供补充证明以及其他资料[2]。3.3.3合同修订以及签章管理在会签审查结束后,合同主办人需要结合会签意见进行合理修改并定稿盖章,如果采用的是多页合同就必须使用骑缝章。如果签订方属于自然人,就需要在签名的同时加按手印,若签订方为企业则需要法人代表或委托代理人进行签名并盖公章。如果需要利用传真的方式进行合同签订,就需要在事后重新完成书面补签,或在传真件中签字盖章。

3.4合同实施阶段管理。当合同生效以后,合同主办人需要对合同进度进行监督管理,确保合同能够在约定日期中完成合约内容。在履行合同的过程中,如果发现合同中存在遗漏、需要增补的内容,或者对方存在合同履行不到位等问题,则合同主办人需要在期限内进行通知或对异议进行答复,并及时向财务以及其他部门进行汇报。如果在合同履行的过程中发现对方存在违约的问题,则主办人可以利用法律救济避免出现超时的情况。若因为对方违约而导致企业出现实际亏损,则需要及时收集资料并向法务、财务部门汇报,如果履约期间对方失去履约能力,就必须在第一时间终止合同,避免合同风险的进一步扩大。若出现合同纠纷,则相关部门要及时收集材料,并提出具有针对性的纠纷解决方式。当合同纠纷无法通过协商的方式达成一致,就需要聘请专业老师介入进行合约仲裁与诉讼。除此之外,在合同变更、修改时,需要严格按照程序进行补充协议的签订,而合约、财务部门则要对合同有可能出现的风险进行评估并提出书面意见,当合同履行结束后,则要如实填写反馈表并进行备案。

3.5合同档案管理。对于建设企业而言,合同属于极其重要的资料与商业机密,所以必须加强对于合同档案管理的重视程度。档案管理包括装订、保管等一系列工作,能够帮助企业中相关部门完成合同查阅,在使用合同档案时,需要按照规定严格落实审批程序,以此来保证合同档案在使用中的所有环节都能有据可查。3.6合同管理监督与责任落实在合同管理期间,企业必须完善合同管理监督检查与考核制度,确保合同管理部门与发起人都能严格执行合同监管职责,避免风险的发生。在发现合同履约期间存在问题时,则要及时向相关部门与领导层级进行反馈,并通过协商找出处理方式,确保能够在第一时间解决合同问题[3]。如果合同出现问题并未及时纠正,则要对相关负责人进行通报批评,若情节过于严重,则要给予行政处罚并追究赔偿责任。

4结语

总而言之,建设项目合同管理是保证项目顺利完成的先决条件,所以企业必须提前完善合同管理方法,以此来确保合同履行质量,防止合同风险的发生。相信随着越来越多人了解合同管理的重要性,建设工程项目合同管理方法一定会变得更加完善。

参考文献

[1]刘家希.建设工程项目合同管理中存在的问题和对策研究[J].工程建设与设计,2020(14):209-210.

[2]李辉元.房地产开发项目中管理中的常见问题与改进建议[J].四川水泥,2020(7):208-209.

[3]魏春良.从内部审计角度分析项目合同管理常见问题及应对措施[J].铁道建设企业管理,2020(3):31-33.

作者:覃荣喜 单位:贵阳交通集团项目管理有限公司

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