周一至周日 8:00-22:30(免长途费):
学术咨询:400-888-7501 订阅咨询:400-888-7502
征稿授权 经营授权
当前位置:中文期刊网 > 管理论文 > 合同管理论文 > 正文
合同管理论文( 共有论文资料 444 篇 )
推荐期刊
热门杂志
栏目导航

物资集中采购合同签订与履约管理浅论

2021-04-08 10:55 来源:合同管理论文 人参与在线咨询

[摘要]近几年,对物资进行集约管理成为主流,物资合同是否规范引起越来越多人的重视。无论是签订、履行还是管理采购合同,均涉及多方面内容,只有物资供应链各主体做到密切配合,才能使所签订合同的价值得到应有发挥。文章以物资集中采购为背景,在简单概括合同签订要点的基础上,从履约管理的角度出发,对可使此项工作得到有效落实的策略进行了提炼,例如优化管理体系,希望能够给有关人员以启发。

[关键词]履约管理;合同签订;物资集中采购

1合同签订要点

在集约化发展势头十分迅猛的当下,各单位对物资进行集中采购的范围逐渐扩大,所签订合同的数量也不断增多。出于使合同管理更为规范,并使履约水平得到显著提升的考虑,各单位纷纷以自身需求为依据,对合同管理所适用制度进行了拟定,而现有制度所强调要点可被归纳如下:其一,对不同工程所适用合同文本类型加以明确;其二,对合同内容进行规定;其三,使合同签订及流转流程更为明确。[1]事实证明,随着管理制度得到落实,不仅合同签约效率得到了大幅提高,顺利履约等目标也拥有了实现的基础,基于此,各单位纷纷加入了开展此项工作的阵营。

2履约管理策略

2.1常见类型。若以物资采购所适用管理模式为依据,可将采购合同分为三类:总部签订、省级签订与地市签订。以国家电网为例,总部所负责部分,主要是确定投资项目,对采购合同进行签订并履行,还要对结算环节加以管理。另外,管理内容不仅涉及工程材料与设备,还包括物资调度领域。而物资公司的工作内容,可被归纳为签订、履行合同所涉及事务与常规工作。省级物资部是由物资合同所承办部分,工作职责除集中采购外,还有管理合同签订与履行情况,例如总部采购目录所不涉及物资。[2]而地市供应中心,通常被视为以上级部门所提出要求为依据,对物资合同进行签订的部门,例如零购固定资产,而该部门所负责工作相对繁杂,除了履约管理,还涉及省公司所分配合同的管理等方面。

2.2管理重点。要想使所签订集中采购合同拥有理想规范性,为后续履约、结算等环节的开展提供支持,下列内容应引起重视:第一,在发布中标结果的30天内,对照投标所提出要求,对合同进行签订,参考中标通知书,经由固定文本,对双方责任和权利加以明确。第二,在履行合同时,工作人员应综合考虑多方因素,不断调整工作计划,确保各项工作均可做到无缝衔接。第三,全面监督购入材料质量,通过抽检的方式,使材料质量与总部要求高度契合,若有问题存在,则应联合责任主体,尽快将问题解决,避免所造成影响进一步扩大。第四,实时跟踪履约情况,以便及时发现并协调各种变更,不断调整规定内容,避免合同纠纷或是类似问题出现。第五,以合同内容为依据,确保结算工作如期完成,详细来说,就是以工作进度为依据,联合供应商及其他主体,对结算手续进行办理并归档。

2.3方法探究。2.3.1优化管理体系。在物资采购领域,对合同履约情况加以管理的要点,通常与物资采购流程密切相关,由此可见,工作人员应以采购流程所表现出的特征为依据,对履约情况加以管理。第一阶段是物资生产。参考采购订单所提供信息,拟定供应计划,建构可使物资所提出设计需求得到准确判断的机制,若物资有设计需求存在,工作人员应联合设计方与供货商,完成交付图纸和报送进度的工作,以到货需求为依据,对交货时间加以明确。若物资的协调主体为上级单位,则应以履行合同为前提,综合考虑多方因素,适当更改计划内容。对不执行协调结果的主体,出于避免更严重问题形成的考虑,工作人员可酌情取消合同并对供应计划加以调整。第二阶段是物资配送。ERP的出现,为信息化管理提供了有力支持,工作人员应以ERP系统为基础,参考所拟定计划,对发货通知进行精准传达,再由供货商以电子平台为依托,对预计到货时间加以明确,确保后续环节均可得到顺利开展。第三阶段是到达现场。物资到达后,由管理人员参考交接单,通过开箱的方式对物资进行验收,并对物资质量进行检查,若有不达标物资存在,则应联合供应商,开展全面消缺工作,通过验收与检查的物资,则由工作人员给出评价并向系统上传,生成相关信息。第四阶段是结算与处罚。物资结算结果,同样应向系统上传,供后续考核工作参考。若供应商有违约情况存在,应由管理部门作为主导,对违约信息加以整合,在此基础上,生成并发送出发清单,确保违约行为均可得到有力管控。2.3.2加大管控力度。一方面,以月度为单位,对供应计划进行拟定并落实。详细来说,就是将计划上传至电子平台,参考计划信息,对物资供需是否存在矛盾加以判断,使采购流程得到有效管理。要想使该策略发挥出应有作用,关键是以采购合同为依物流与供应链管理中国市场2021年第9期(总第1072期)据,拟定计划,并向项目单位进行发送,由项目单位对交货日期加以确定,再由责任主体定期向上级单位报送,真正做到以批复情况为依据,实时跟踪工作落实情况,若交货期出现变更,则应将变更处理时间提前,确保采购及供应环节,均可得到按部就班地开展。[3]获得合同后,工作人员需要联系供货商,对物资种类等信息加以确定,再在需求部门的帮助下,对需求时间加以明确,避免出现供货延迟,致使后续工作无法开展的情况。事实证明,这样做可使物资采购及相关工作,表现出更为理想的可靠性。另一方面,以ERP平台为依托,对履约跟踪模块进行建构,可使全程跟踪物资采购情况的设想成为现实。在落实此项工作时,工作人员应对两方面内容引起重视:其一,对照合同管理台账,核对所接收物资合同,明确合同签订情况,若存在订单创建完成,却未接收到对应合同的问题,工作人员需要进行实时跟进,避免物资采购延期或类似情况发生;其二,在条件允许的情况下,相关单位应派遣专人,对平台进行管理,在对物资采购信息加以确认的基础上,优化现有预警机制,以物资采购等工作所面临不足为依据,对预警信息进行发布。事实证明,这样做可使履约风险得到大幅度降低。2.3.3细化管理内容。信息时代的到来,使精细化管理成为可能,在落实履约管理及相关工作时,工作人员应以合同规定为依据,在细化管理内容的基础上,优化管控平台,使物资采购获得高效处理,一方面对内部所提出需求进行及时处理,另一方面是整合外部资源,以ERP系统为依托,确保资源调度与统筹工作得到高效开展,使服务水平、物资采购质效拥有提高的先决条件。此外,工作人员还应对履约管理侧重点有准确把握,除了严格管理物资质量,通过全面监督的方式,避免信任危机或是安全问题出现之外,还应将运输进度纳入管理范畴,对交货期限加以明确,避免物流受限,使物资供应面临中断的情况发生。2.3.4优化采购流程。现已在诸多领域得到推广的物资供应链,对各单位提出了如下要求:通过对采购部门进行加设的方式,为集成管理助力。现有研究及所得结论表明,独立采购可使各单位在捕捉信息方面,拥有更为理想的能力,无论是采购成本,还是运作成本,均会出现较大幅度降低。某单位便以采购合同为依据,结合自身所存在采购问题,对管理策略进行了创新,具体表现为加设负责招标、采购物资的部门。待采购流程与主体确定后,工作人员综合考虑多方因素,提出以下三点建议:第一点,增加委员会及专家库,确保自身拥有辅助各项工作开展的专业人员;第二点,将信息、设备等部门打造成为管理部门,对物资采购的审批与管理负责;第三点,由监察室对采购过程进行监督,突出相关部门的横向约束关系,凸显物资验收的有效性,确保采购质量可达到预期。[4]2.3.5引入责任机制。事实证明,引入责任机制,可使履约管理及相关工作拥有更高水平。要想使责任机制被赋予效能进行充分发挥,工作人员应做到:首先,以管理责任为导向,对管理机制进行建构,将责任落实到个人,对管理工作落实情况进行全面把关,以项目进展为依据,通过跟踪监督的方式,确保物资采购与合同要求高度契合。其次,若以管理人员的视角为切入点,实时跟踪并管理合同履约情况,联合相关部门,拟定可使履约偏差得到科学处理的方案,做到全覆盖管理,具有突出的社会价值。最后,定期组织培训活动,确保从事相关工作的人员均有依法管理与依法经营的理念,而法律意识的树立和责任意识的强化,均可为管理能力及水平的提升奠定基础。事实证明,只有做到以上要求,才可使物资供应拥有坚实的保障。调查结果表明,诸多单位在开展日常管理工作时,均未给予仓储应有的重视,由此而引发的问题是大量物资被浪费,引入责任机制的重要性自然不言而喻。除上文所提及策略外,可使采购职责得到明确展现的方法,还要对物资管理制度进行落实,具体来说,就是对各岗位所对应权限及职责加以明确,在对物资采购流程加以明确的基础上,对不相容职务做分离处理,通过加大监管力度的方式,确保物资采购的任意环节均处于人员控制状态。而常规模式将管理与物资采购割裂,致使各部门难以达到协调统一的要求,要想使该问题得到解决,最有效的方法是将责任落实到个人,将不必要问题出现的概率降至最低。

3结论

通过上文可以看出,在集中采购得到大力推广的当下,要想有效管理物资供应链,合同履行发挥着无法被替代的作用,这就要求各单位对合同管理模式加以规范,通过实时跟踪的方式,确保所签订合同均可得到顺利执行,而从供应商的视角来看,这样做还可避免不必要纠纷出现,自身诚信度也会得到显著增加。

参考文献:

[1]翟毅.物资采购工作中集中采购精细化管理理念的渗透[J].冶金管理,2020(11):181-182.

[2]朱维娟.基于集中招标采购的物资保障体系构建路径研究[J].企业改革与管理,2020(1):217-218.

[3]郑国莹.实行物资集中采购,推进集体企业物资集约管控[J].东方企业文化,2019(S2):195.

[4]龚莉彦.探讨关于开展物资集中采购管理效能监察的实践和认识[J].中国乡镇企业会计,2017(10):228-229.

作者:刘子俊 王棋 单位:中国人民解放军32619部队

在线咨询
推荐期刊阅读全部
.