2020年8月20日，本钢集团在辽宁省率先高质量完成退休人员人事档案规范化整理和数字化工作。历时9个月，案卷数量达62333卷，自行整理扫描……回顾整个过程，既有艰辛，又有思考。
一、领重任，积极寻求问题解决办法
2019年12月，本钢集团针对退休人员社会化管理工作成立了以集团公司分管领导为组长，运营改善部、退管中心为副组长，相关职能部门为成员的工作推进领导小组。针对国有企业退休人员社会化管理各项主要工作，又组建了5个专项工作组，分别重点推进退休人员信息采集、人事档案移交、退休党员组织关系转接、服务活动场所移交、统筹外费用处理等工作。其中，档案专项工作组由集团公司组织部牵头，成员单位包括集团办公室、档案馆、退管中心。12月16日，档案专项工作组立即召开小组会议进行内部工作分工，果断决定不等不靠，在本溪市国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作相关文件出台前，根据《辽宁省国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作实施细则》做好规范化整理工作组织、培训，同时进行数字化外包与自行加工两种方式调研、测算、评估等数字化前期工作。目标明确后，规范化整理又分解为4个小组，对各基层单位实行工作分包。各小组展开“明确联系人、工作量统计、组建整理队伍、预整理部分案卷”等工作。与此同时，档案专项工作组负责数字化工作的同志也多方收集数字化外包信息，推进联系数字化加工公司进行现场调研，做两种数字化方式费用测算等工作。2019年12月18日，本钢退休人员人事档案规范化整理工作整体培训顺利完成，数字化选取自行加工的方式也随之敲定。
二、重沟通,确保工作推进有理有据
首先，重视与本溪市档案部门和社会保障部门的沟通。市档案局和社保中心作为国有企业退休人员人事档案规范化整理和数字化工作的业务指导验收和成果接收单位，对档案整理和数字化工作有着绝对的话语权。面对本溪市相关政策文件出台较晚，本钢退休人员数量又占了本溪市70%的严峻现实，本钢档案专项工作组在开展工作之前，多次与市档案局沟通研讨本溪市即将出台的档案整理和数字化标准，并对社保部门使用的档案信息系统情况摸清底数。在整理和数字化工作遇到分歧时也一贯坚持先请示后行动的做法，而且多次邀请市档案局负责此项工作的领导亲临现场进行观摩指导。本钢虽然在本溪市最早启动退休人员人事档案整理和数字化工作，但切实做到了师出有名、有理有据。其次，重视建立本钢内部的沟通协调机制。从集团推进组到专项工作组、到各小组、到基层单位、到每个工作人员，有问题必汇报、有汇报必答复已经形成了普遍共识。周总结、月汇报、专项例会制度贯穿工作始终。“怎么做质量能达标就怎么做，怎么做能不返工就怎么做”成了最朴素的愿望，也成就了最用心的作品。
三、慎管理，多方强化安全保密责任落实
在本钢退休人员人事档案规范化整理和数字化工作启动之前，档案专项工作组就对档案实体和信息安全提出了严格要求，组织签署了集团———基层单位———个人闭环管理的保密协议，制定了档案整理和数字化加工现场管理规定，明确了用于档案扫描的电脑不联网等具体要求。
四、渡难关，全力攻克数字化加工堡垒
首先，本钢在电脑、扫描仪、移动硬盘等设备配置上迅速明确标准、确定数量，在不违反原则的前提下尽量缩短采购周期。对到货的扫描仪也采取了先由退管中心测试扫描效果再行发放的慎重策略。扫描效果测试合格后，率先安排档案馆领用A3、A4规格扫描仪各一台，主要进行扫描方式方法摸底和问题总结，为数字化阶段可能出现的各种情况做好预判和准备。其次，档案专项工作组负责数字化工作的同志自2020年1月份开始摸索扫描和图像处理软件的使用，对本溪市档案局自行研发的人事档案管理软件进行了适当的整合和改进，在数字化整体培训之前彻底扫清了数字化软件使用障碍。再次，档案专项工作组以优中选优的原则配齐了数字化加工人员，既保持了从整理到数字化队伍的相对稳定，又坚持了“年轻化、计算机操作能力强”的人员筛选原则。
五、细部署，培训指导检查多措并举
本钢退休人员人事档案规范化整理和数字化培训工作由档案专项工作组独立完成。规范化整理培训采取了基层单位预整理后带案卷和问题到现场学习的方式。有实践做基础、带着问题听课的“亲民”培训收到了良好效果;数字化培训则采取了首先由档案专项工作组内部检验课件，再优选整理阶段工作效率高、质量规范的四家基层单位接受小规模培训，最后正式推出整体培训的层层推进方式。精细准备的数字化培训为工作的铺开奠定了坚实基础。接下来针对微信群中此起彼伏甚至节假日无休的咨询信息，档案专项工作组坚持对每个问题不忽视、不回避、不敷衍，尽最大努力做到响应迅速、指导意见明确。经历了初级探索阶段，档案专项工作组立即调整到跟踪检查模式，通过密集而全面的检查提供现场指导服务、纠正偏差和进行小规模的培训。在共计395场次的培训指导检查中，及时发现了部分单位设备和人员配置不足，个别人员工作效率低下，数字化质量较先期有下降趋势等问题，第一时间作出了设备调用、人员补给、质量整改反馈等应对措施。在看到问题的同时，也发现并推广了“机器不停人员倒班、计件奖励、抢进度与质检同步、全程跟踪追责”等好的经验和方法。
六、严把关，做好成果验收毫不懈怠
2020年7月21日，辽宁省档案局领导到本钢进行档案规范化整理和数字化工作现场检查指导时，对本钢退休人员人事档案整理和数字化工作的高质量扎实推进给予了充分肯定。面对成绩，所有工作人员没有自满和降低标准，而是一以贯之、有始有终，在数字化成果机检合格率100%的前提下，坚持手工抽查大于5%的验收标准，完成手工抽检图像数十万张。回顾整个过程，压力与收获并存，困难与希望同在。领导的重视、组织的周密、参与人员的努力都是不可或缺的制胜因素。在完成存量退休人员人事档案规范化整理和数字化任务后，该项工作已进入常态化管理阶段。本钢面对已完成档案的托管、新增档案的整理和数字化任务，正在继续努力奋斗。
作者:赵伟 单位:本钢集团档案中心
