摘要：随着互联网时展，高职院校应切实从传统思维转变，强化档案意识，改新档案工作机制，提高促进档案信息化管理，提高档案资源开发力度，加强档案管理队伍素质建设，探索新举措，创造高职院校档案管理新时代，以更好服务校外内人员教育事业。
关键词：高职院校；档案；管理问题
高职院校档案能为学校、师生、社会各界提供价值信息。加强学校档案管理工作建设力度，转变原有传统观念和工作模式，才能更好服务校外内人员教育事业。高职院校在档案管理工作中应该归纳总结丰富经验，遵循科学化的档案管理原则，有效解决目前所面临的问题，不断提升档案管理工作质量与水平，为其发展夯实基础。
一、高职院校档案管理的价值
高职院校档案包括文书档案、科技档案、会计档案、教学档案、实物档案、声像档案等。“文书档案”指的是高职院校单位在党务、行政管理等活动档案直接形成的，运行整个高职院校的档案资料建设进行管理，包括指示、通知、会议记录等由通用文书转化而来的那一部分档案的称谓，对校内外人员服务中都发挥着十分重要的作用，有着很大的意义。第一，高职院校的档案资料反映不仅是高职院校的整个运行过程，还是高职院校活动的记录。为高职院校单位等继续开展工作，其显出整体的质量和管理运行的效果。第二，高职院校的行政部门平时通过高职院校档案的管理就可以带来为外界各种信息性的需求决策提供依据和咨询材料。此外，在为未来高职院校的变动，很多的管理决策提供档案作为教育参考各方面的基础和依据材料，对高职院校档案起着十分重要的影响。同时高职院校的档案资料还可以实现对高职院校行政管理的发展现状，执行历史进行全面的记载，这些记载包括对高职院校质量的评价、对高职院校事件的相关登记、其中的原因分析还有对高职院校纠纷的记录，还包括整理档案分类、立卷、排列和编目，这些信息都和高职院校有着十分紧密的联系。并且我们借助这些方面的具体的记载，可以从各方面以及快捷地来了解到一些高职院校其他的状况。在高职院校档案管理的发展过程中，我们的档案业务人员一定要仔细负责，往往是不同部门人员负责管理，使得档案工作在某种程度上脱节。比如重要的文件容易散失，也有存在着不规范现象，否则会造成档案资料信息的不准确和不完善的严重问题，这些问题都会带来许多不利的影响，所以要运用管理档案手段的知识，在进行高职院校档案的整理编辑时保证其科学规范性。
“科技档案”记载高职院校科学发展研究管理和科研实践活动过程中形成的生产技术、科学研究、基本建设管理活动等各种形式载体的文件材料。高职院校负责的档案归档范围主要分为有基建档案、设备档案、科研档案等，肯定对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用；例如记载高职院校基建档案，指的是各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基建工程的勘察、设计、施工、竣工图还有维修管道等的直接记录，是高职院校档案的重要构成部分。特点是以基建工程项目成套，一个基建工程项目档案的收集、整理、鉴定保管和开发利用材料等就是一项专门工作，记述了基建工程项目的进展过程及成果，是一个有机的整体，不可任意分散。它所具有的双重价值，即档案历史能够为现实服务的使用价值与资料有效保管价值的统一性是其它门类档案所无法比较的，在高职院校活动是一项十分有利的工作，必须对学校和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。“会计档案”是记录和反映高职院校单位各项经济业务活动的重要史料和原始凭证；使用价值主要包括会计总结、经济业务、审查监督方面等活动中形成的文件材料，对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。在法律上具有证据作用，并在发挥会计的作用中具有重要的意义。“教学档案”也是教学档案管理，指的是归档制度保存教学文件材料的管理，包括学期计划、课程反思、课程教案等。不仅是对教学资料的搜集，记载长期的教学工作情况的经验和总结等档案管理，更重要的是对各种教学材料的系统研究归档、整理、分析存档，提供决策需要参考的具体材料。
“实物档案”主要包括高职院校实物档案，具有十分重要的保护价值，也是一个档案全宗的重要组成部分。更重要的是高职院校单位各项活动形成的、或校外形成的与本校有关的实物载体，如奖杯、荣誉证书、相关照片字画等都属于实物档案。这些实物档案反映高职院校单位组织在特别阶段的工作过程以及成果，例如组织单位长期参加比赛所获得的证书、奖杯等，这些实物档案记载了各高职院校单位和个人发展的轨迹重要价值方向。“声像档案”指的是对高职院校在社会活动形成对国家社会有永久保存价值的档案，包括高职院校各项活动中形成的，或校外单位形成的与本校有关的常规照片、录像带、光碟等专门载体的真实记录，它记载各方面不同的历史时期的过程，具有文字档案所不可替代的作用，是一个单位档案重要的文化资源组成部分，这些对现实和历史有着重要价值，对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用。
二、目前普通高职院校档案工作存在的困难
一是档案管理意识不够高，工作开展比较被动。高职院校因存在升学率要求，教学管理等工作压力，导致对档案管理工作存在一定疏忽，档案意识不够高，无法提高发挥教育教学的作用。二是管理制度不够完善，档案工作不够规范。由于工作管理制度不完善，各级各类档案管理状况疏散不规范保管、防潮防虫防火设施不到位、缺乏兼职档案管理员，弱化了档案资源管理的系统性、完整性、有效性。三是档案信息化建设水平不够高。硬件设备不齐全，网络基础建设水平不够高；储存技术不够熟悉；学校各类档案资料以传统纸质资料为主，查找检索速度慢，利用率不够高；档案管理信息化建设认识程度不深，在一定程度上阻碍了高职院校档案管理工作推进。四是管理人员队伍素质有待提高。对档案工作有疲倦心理，档案管理工作理念保守，认为档案工作呆板，没有上升空间，大部分学校档案员为兼职人员或抽调派遣的兼职教师，对档案工作的认识片面。
三、高职院校档案管理发展思考
（一）做好档案宣传工作，强化档案意识
1.利用现代化互联网智能工具开展宣传工作。如通过微信公众号、QQ群等进行国家有关档案工作发展的宣传教育，普及档案知识，认识档案管理对高职院校管理发展的重要意义及价值所在。2.开展档案专题展览。以高职院校档案室为主要对象，通过校史、大事记、名人名师录，通过不同角度展示学校价值历史资料，充分宣传档案工作的重要意义。3.通过影音形式进行宣传。利用现代化影音工具、口述等形式进行录制通过网络传播放，记录见证高职院校历史、教育教学科研发展，掌握高职院校文化历史价值。4.利用档案举办百年后脱贫攻坚伟大功绩历史档案网上展览、百年党史雷锋精神的最杰出成就不平凡纪录片荣誉档案网上展览、最近两年抗击新冠肺炎疫情斗争记录档案网上展览等活动，发表一批主题明晰、内容渊博、形式活泼的档案编研成果，推进数字信息化宣介呈现，灵活反映新时代取得的历史性成就，展现中国富有强烈的说服力和感染力。
（二）创造档案工作机制、完善管理体系
1.建立健全档案工作细则、奖惩、继续教育等工作机制、抓好各环节各时段档案工作，使档案工作与学校其他各部门工作协调发展，加强部门、区域和行业协同，鼓励、指导、规范社会力量参与档案事务，优化档案工作检查考核机制，各高职院校将档案管理工作纳入年度考核内容。2.建立健全复合型人才档案管理工作团队，做好专业职称评聘工作、使档案管理工作向专业化发展，在一定程度上制约人才流失。3.由传统档案管理向信息化管理模式转变，推动档案管理工作的信息化和数据化进程，使之运用于高职院校的行政党群教学科研财会等各项工作。
（三）推进档案信息化管理，创造高职院校档案管理新时代
1.加强基础设施现代化建设。升级档案信息网络系统和添加档案数字化设备，对档案信息采集、搜索、接收共享等功能提供优化基础。2.建立档案目录数据中心库。不仅是加强档案数字转型数据建设核心工作，也是一项长期进行的工作。包括建立案卷级、文件级档案目录，建立档案目录全文数据中心库，可以公开的数据中心库，如学生学籍信息、班级人员信息、相关教学信息、科研信息，自动检索、统计、打印，满足校外内人员需求，进而实现校园信息资源在线共享应用。3.强化档案管理人员信息化教育。一是要做好技术应用教育，明确培训目标，提升专业知识。二是要培养良好电子信息管理能力，加强信息网络维护，确保档案信息安全。
（四）提高档案资源开发力度，服务校外内人员教育事业
1.积极拓展服务模式。通过档案信息传递、上线咨询、专题信息服务、跟踪地方服务等多样化服务，提供档案加强宣传指导，开掘其利用价值。2.真实提升各高职院校档案室职能活动服务能力，持续完善档案利用环境，简化档案利用措施，满足校外内人员的档案信息和档案文化需要。鼓励有条件的综合档案室向社会人民群众开放时间。3.开展档案收集编研工作。一是编撰高职院校档案工作指南、大事记、各类专题汇编等形成特色教育总结的形式作为宣传内容、推进有思想、有温度的高职院校档案文化作品，真正做到“让历史说话，用史实发言”，重视档案就是重视高职院校的历史。二是利用教学、科研、高考等材料，开展教学专题档案编研工作，让优秀教学思路、方法得到共享，使档案真正服务于校外内人员教育事业。4.完善档案开发与利用方式。首先，扩大档案服务范畴，档案人员不仅要做好档案工作，还要加强档案宣传力度让校外内人员对档案资料有充分了解，明确档案使用价值；其次，结合时展，积极使用现代信息化技术，更新服务方式，方便档案信息使用者随时查阅档案资料，提供准确快捷的现代信息化档案服务；最后，需要深化档案研究编辑和查阅。融入主动服务化理念，加强档案信息化开发利用管理，选择适当的编辑研究档案方向，例如制度汇编，对高职院校资料进行编辑和研究，便于校外内人员查阅和使用。档案管理利用工作需要加强基础专业知识和技能，只有这样，才能将档案信息传递价值全面发挥，让高职院校查阅工作在实际中提升到新的高度。
（五）加强档案管理人员队伍素质建设，保障高职院校档案工作健康发展
1.开展档案管理专业学位研究生教育，鼓励各地方档案主管部门与高等教育学校合作办学。2.开展职业道德教育。通过理论学习、工作实践、自我培养中提升档案管理人员的责任感。3.开展专业技能学习培训，建立复合型档案管理工作团队。一是组织专业技能知识培训，设置考核制度、纳入高职院校工作绩效；二是每年度组织到上级单位开展业务知识扎实学习；三是参加高院校档案专业学习；四是利用数字信息化技术，有针对性地开展远程学习。
四、结语
综合档案管理工作是高职院校一项重要工作，高职院校应对加强综合档案信息化建设给予足够重视，积极加强综合档案信息化建设，助力高职教育发展。在对综合档案管理信息化的现状及必要性进行分析的基础上，探究增强综合档案管理信息化的有效措施，以期为高职院校综合档案管理信息化工作提供借鉴。综上所述，要解决目前高职院校档案管理所存在问题，高职院校应切实转变传统思维，强化档案意识，改新档案工作机制，提高促进档案信息化管理，提高档案资源开发力度，加强档案管理队伍素质建设，探索新举措，创造高职院校档案管理新时代。
作者：刘书漩 单位：广西幼儿师范高等专科学校
