摘要：工程施工成本中，物资采购费用占比最重，做好物资采购的统筹工作，从源头上有效防范物资管理的法律风险，对于保证工程项目正常施工、降低工程施工成本意义非凡。本文将从物资采购合同签订、合同条款设计及合同履行三个环节阐述项目物资管理过程中的法律风险并提出相应的防范措施。
关键词：建筑工程；物资管理；法律风险
1物资采购合同签订阶段风险及防范
物资采购合同签订前，特别需要审查供应商的主体资格、履约能力等一系列潜在风险。
1.1合同相对方主体资格风险。合同主体是否具备签订及履行合同的合法资格，是合同审查的首要问题。主体资格存在法律缺陷，将导致合同无效或可撤销。工程项目物资采购只有零星的发生在与自然人之间，而更多地发生在与法人或其他组织之间，法人或其他组织的主体资格风险主要有：（1）签约的相对方为法人内部部门；（2）对方营业执照造假或已被吊销营业执照；（3）对方超越经营范围。针对合同相对方的主体资格风险，工程项目管理人员在签署合同前应对相对方的市场法律地位、经营业务的有效范围、资产信用状况以及近期的经营业绩、商业信誉进行必要的考察。
1.2合同相对方的履约能力风险。物资合同的相对方如果根本不具有履行合同的能力，或者陷于经济困难无力履行合同义务，又或者已经进入企业破产清算程序，签订合同后可能面临着无法保证物资的如期供应。为了防范合同相对方的履约能力风险，在合同签订前，项目管理人员应通过网上查询、实地考察等方式对供应商的一系列背景情况进行调查，如调查该企业的行业地位，商业信誉、市场份额，企业的曾经的履约记录、企业财务报表的相关数据、是否受到过行政处罚或者被列入法院的强制执行名单。对于金额大的合同，最好要求供应商提供履约担保，防止供应商签约后不能履行合同而给企业带来损失。
1.3人权瑕疵风险。在物资合同的签订中，在非法定代表人签署合同时，若人没有权、超越权或权授权期限届满后所订立的合同，未经被合同相对方（也即供应商）追认，会被视为无权，不能向供应商要求履行。合同签署前，先行了解对方签字的人员信息，对于由对方管理人员代表企业订立合同的，应要求合同相对方提供相应的授权委托书，在授权委托书中明确授权的具体范围以及授权的行使期限。
2物资采购合同条款风险及防范
风险点：合同条款风险主要是因条款不完善、约定有歧义或约定不合理所引发法律风险。为防止合同条款的风险，签订物资合同时，项目管理人员要字斟句酌，文字逻辑清晰、准确，避免使用容易引起歧义的词语，应注意合同条款的全面性、系统性、整体性，主要条款清晰，双方权责明确。（1）合同当事人名称或姓名一定要写全称，个人姓名应与身份证一致，单位名称要与营业执照名称一致，住所要具体。（2）合同标的要清晰，应注明标的物的具体名称、商标、型号、规格、品种、等级、生产厂家等。（3）确定标的数量，应予以明确并要注明具体数量、计量单位和计量方法。项目工程物资采购的数量事先具有不确定性，此类采购合同一般采用暂定量形式签订；但暂定量对双方的约束力相较固定数量弱，为了保障项目后续物资的有效供应，在约定暂定量基础上，还需增加“采购方有权根据实际需要调整供货数量，供应商无条件予以认可，并不得依此要求调整单价或增加费用”的约定。（4）明确产品质量标准。首先，质量要求一般按照国家标准和行业标准，没有国家标准和行业标准的，按照通常标准或符合合同目的的特定标准。其次，合同中要明确约定货物的检验标准、验收方法、验收项目、时间和地点等。涉及供应海外项目的采购，通常在国内收货时并未进行实质性的验收，故合同验收条款应分为国内初步验收和国外现场最终验收两个环节，并且以国外现场检验通过视为验收合格。第三，要防止检验期过短，导致产品收到后，购买方根本没时间检验而被视为验收合格。参考《合同法》第一百五十八条规定“当事人约定检验期间的，买受人应当在检验期间内将标的物的数量或者质量不符合约定的情形通知出卖人。买受人怠于通知的，视为标的物的数量或者质量符合约定”。最后，要明确规定保修期、卖方保修责任范围以及保修期内出现质量问题的解决方式。（5）合同价款的约定。在该条款中应明确规定标的的单价和总价，以及由于履行合同所产生的其他费用（如包装费、运费等）的承担主体。（6）明确合同的履行时限、交付方式。特别注意大宗物资采购，应避免一次性付款，根据交付时间、验收时间、保修期等时间节点，按比例支付价款。另外，如货物交付时间跨度比较长时，应约定采用分批次交货的方式，且约定以己方提前通知的具体供货日期和供货数量为准。（7）明确货物运输途中/交付前风险分担。货物风险在何时由卖方转移给买方，直接关系到双方的利益平衡。货物风险的转移，原则上约定以交付时间作为风险转移时间点，即交付后货物毁损、灭失的风险转移给买方。在途货物买卖的风险转移比较特殊，原则上是从采购合同成立时转移，但供应商故意不告知买受人货物已经毁损、灭失的除外（8）违约责任条款，违约责任是指合同当事人不履行或不适当履行合同规定的义务时，根据法律规定或合同约定应承担的法律责任。违约责任分为法定违约责任和约定违约责任：法定违约责任如《合同法》一百零七条“当事人一方不履行合同义务或者履行义务不符合约定的，应当承担继续履行、采取补救措施或者赔偿损失等违约责任”；约定违约责任对于双方履行出现问题时，可避免诉讼带来时间和精力的无谓投入，所以约定违约责任务必要谨慎，违约金计算方法要公平合理，尽可能对对方产生约束作用。（9）双方联系人、通讯方式条款。要求将双方的联系人、联系方式明确在合同内，特别是己方的收货人，应明确货物只能经己方指定收货人签收方视为卖方交付。另外，合同中也写明双方的联系地址或工作邮箱，以便双方往来函件的送达。（10）争议解决条款，买卖合同双方的争议既可以约定向仲裁机构提起仲裁，也可以约定向有管辖权的法院提起诉讼，但只能择其一。要注意的是，选择采用仲裁的方式解决争议时，应明确具体的仲裁委员会。另外，如果选择诉讼的方式解决争议时还可以约定管辖法院，如合同签约地法院、双方住所地法院、合同履行地法院，约定管辖时尽量选择对己方最有利的管辖法院，以高效解决纠纷、节省诉讼差旅费成本。
3物资采购合同履行法律风险
选择合同相对方、签订一份完善的合同只是物资法律风险管理的开端，合同的过程履行才是重要的环节。合同签署前，双方必然希望能达到各自目的，但在履约过程中，难免会出险各种原因使得当事人一方或双方的合同利益不能完全实现或不能实现。防范物资合同履行风险，做好法律风险的事中控制是企业法律风险防范与管理工作的关键因素。
3.1验收风险。验收风险主要是在物资合同履行过程中，由于物资管理人员不重视对入库物资的验收管理，无法固定物资入库时的状态，导致后期发生纠纷时，购买方主张权利面临障碍。比如笔者处理的某项目采购了一批刀具，验收时未检验尺寸就予以签收确认，检验期满后再向对方主张尺寸不符要求退换货协商不成，起诉至法院也未得到支持。针对验收管理的风险，物资管理人员应根据物资采购合同以及采购的详细计划，对进入施工现场的材料及设备的数量、质量及附属资料等进行验收，并保存验证记录；对不符合合同要求的物资或设备拒绝签字验收收；另外，对有实验性要求物资的检验，应及时进行现场抽样送检，并保留相关的实验结果。
3.2质量问题风险。合同履行过程中，供应商交付的标的物质量存在问题，可能会影响己方合同目的的实现，影响工程施工。在合同只约定了检验期未在检验期内向供应商提出异议，或者未约定检验期只约定了保修期却未在保修期内向供应商提出货物质量问题，后期再向供应商主张质量瑕疵责任也难得到法院的支持。像笔者曾处理过的一案，某项目在购买了一批支座之后，在保修期即将届满时发现存在质量问题，项目部因还有部分货款未支付给供应商，便自行委托第三方进行修复，在保修期满一年后方函告供应商支座存在质量问题要求以未付货款抵扣修复费用，供应商提出异议但双方未能协商一致，后供应商起诉至法院要求支付货款，该案法院最终判决因项目部未在保修期内向供应商提出修复责任，供应商不承担任何质量修复费用。因而对于质量瑕疵的风险，物资管理人员应熟悉合同条款对于验收期、质保期（保修期）的规定，发现货物质量问题，及时在合同约定时间向卖方提出书面异议要求对方按照合同条款进行处理质量问题。只有在采取上述措施无效的情况下，方能自行修复，再向对方进行索赔。
3.3向合同对方送达不规范。未采用书面形式有效地向对方送达文件（如向对方送达质量异议的函件），或者送达的函件内容不清晰，导致发生纠纷时面临举证障碍。如向供应商提出货物质量异议，若只是口头通知或者以书面形式通知但未保留送达的证据，后期纠纷举证时将难以证明曾通知对方。防范送达风险应注意履行过程中的重要事宜，确保以书面形式向对方送达，送达方式包括以下几点。（1）当面送交给对方有相应权限的人签收。（2）将文件邮寄至对方法定地址或合同约定地址。（3）向合同约定的电子邮箱发送电子邮件；法律上数据电文形式包括电报、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等形式。但主要推荐使用电子邮件的方式送达，因电报、电传操作不方便，传真件容易被复制，而采用电子邮件向约定的电子邮箱地址送达既快捷又方便，还容易保存。另外，在合同约定己方电子邮箱地址的情况下，己方管理人员也要注意随时查收邮箱信息，避免收件不及时导致延误。（4）公正送达，即申请公证机关对我方送达文书给对方当事人的一种证明活动。无论采取上述哪种送达方式，送达的函件标题均务必一目了然，函件内容表述清晰准确，而且要保留送达的证据，包括但不限于签收单、快递单、电子邮件发送记录、公证书等。
3.4合同履行资料不全。合同履行过程中，项目相关管理人员法律意识薄弱，不注重合同台账的动态管理和合同资料的保管，没有及时收集合同履行的相关资料，日后发生纠纷时，将难以提供足够的证据、维护自身合法权益。重视保存合同履行的资料，对于合同履行过程中货物验收单、往来函件、补充协议、会议纪要、邮件、微信记录等均要进行有效管理。一旦发生纠纷，这些资料都可发挥重要的证据效力。
4结语
物资法律风险管理是建设工程项目全面法律风险管理的重要环节，施工企业在工程建设和管理中，运用法律进行风险控制是大势所趋。正确运用法律手段进行物资风险管理，将促进物资管理工作制度化、规范化、科学化，确保施工生产的正常进行，减少法律纠纷，维护企业合法权益。
参考文献：
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作者:曾宇 单位:中交四航局第一工程有限公司
