档案智能化范文1
电子档案的概念是利用计算机或者存储设备，将一些有价值的重要信息进行存储。信息与纸质档案的数据一致，并且存在一定联系的电子文件，以卷宗为单位被保存的数据就是电子档案。本文主要分析了电子档案的特点，并且对电子档案管理的智能化发展进行了概括。
关键词：
电子档案；档案管理；智能化发展
近年来，我国的各行各业都取得了很好的发展，经济水平不断上升，科技技术不断进步，大量的医院单位都在现代化的进程中飞速前进。医院的每一项工作对于医院的创新和评优都非常关键，在这众多的工作当中，档案管理工作是其中之一。信息技术越来越发达，对档案管理工作的标准越来越高，信息技术的诞生，甚至将档案管理工作推上了更高的层次。将档案管理工作演变为电子档案智能化管理，电子档案智能化发展也促进医院在发展的道路上取得了更大的进步。
1电子档案的特点
1.1电子档案操作方便
电子档案比起纸质档案来，自身有很大的优势。电子档案在操作时非常的方便，比如，在制作电子档案的过程中出现了一些小错误，有多余的内容，或者是有漏掉的内容时，修改和添加都非常的方便，完善后的电子档案没有任何的痕迹，电子档案的页面非常的干净整洁。在筛选信息时，也非常的简单，工作者根据系统的操作，将需要的信息进行一次性的筛选，数据一目了然，方便对比。在传输方面也非常的快捷，工作者将电子档案的信息进行完整的整理，然后将其保存，最终通过网络进行一键发送，节省了时间和空间上的距离，为电子档案管理者的工作提供帮助，非常的方便快捷。
1.2电子档案节约存储空间，携带方便
电子档案与纸质档案相比，第二大特点是电子档案在存储方面，非常节省空间。纸质档案中大量的信息，因工作需要，如果要阅读和查看，只能是查看档案的原件，也就是卷宗，携带非常的不方便。而电子档案则完全不同，电子档案还有实现资源共享的特点，在存储中，占用的空间非常小，并且电子档案在占地面积方面不存在重量和体积的问题，携带起来轻松，方便[1]。
2电子档案管理的智能化发展
档案是一种非常重要的信息。对于国家来说，档案是国家机密，对于医院来说，档案是医院文件，对于个人而言，档案是重要的个人信息。因此，可以看出，档案的作用是非常大的。如何管理档案是医院应该思考的问题，信息时代的电子档案管理方面，如何实现电子档案的智能化管理，是医院电子档案管理者面临的艰巨任务。
2.1电子档案管理中，智能化的处理档案信息
电子档案管理不同于纸质档案管理，电子档案比纸质档案更具有优势，操作比纸质档案更加方便，操作程序更加简单。在信息处理方面，电子档案管理能够实行智能化处理信息，这是纸质档案管理所不具备的功能。在现在飞速发展的社会进程中，人们办公过程中都实行电子档案管理，办公的事项不断增多，人们通过电子信息进行讨论工作的机会也不断增多，无形中电子档案管理工作任务也越来越多，这为档案管理者的工作带来了很大的不便。尤其是在处理大量的信息时，工作难度非常大。而电子档案智能化管理中，可以将一些需要的信息进行自动的筛选和计算，电子档案中的处理系统在人工的操作下，自动将工作完成。这为电子档案管理工作者减轻了工作压力，减少了工作任务，同时也很大程度的提高了电子档案管理的工作成效。电子档案管理中，通过电子系统实现智能化的处理档案信息，减少了人工处理档案信息的时间，使复杂的工作程序变得简单化，这样也为医院的其它工作提供了帮助[2]。
2.2电子档案管理中，智能化的管理档案信息
电子档案管理工作是一项拥有大量信息，并且程序比较繁杂的工作。对于纸质档案的管理，管理者通常是将卷宗进行仔细的阅读，然后对档案中的错误进行修改，最终将其保存。在需要用到的时候，再按照卷宗号去翻阅档案。这样的管理方式很花费时间，同时，工作程序也没能得到简化。电子档案在这方面就非常的科学，如果需要相关的档案信息，档案管理者只需要通过计算机，按照时间、文件大小、文件名等去查找，然后进行阅读，节省了大量的时间。电子档案管理中，对于一些出现错误的地方，管理者只要将错误的信息删除，然后填写正确的内容即可。修改完成后的档案，再进行一键保存。管理程序非常的简单，同时也非常的节省时间。电子档案管理中，系统智能化的档案信息处理，使档案管理者工作的管理难度，得到了有效的减轻[3]。
2.3电子档案管理中，智能化的保存信息
电子档案信息，需要处理，也需要管理，除此之外，还需要科学的存储，也就是信息的智能化保存。首先对比纸质档案与电子档案两者在保存上的区别。纸质档案保存的形式是将卷宗进行统一的整理，然后进行保管；而电子档案则是通过计算机或者一些处处设备对档案信息进行保存。工作者将信息进行录入，然后一键保存，最后将其存入到一个固定的位置，方便查找和使用。同时，还避免了一些人为和自然等破坏档案的因素，为医院档案信息的安全性提供了可靠保障。电子档案管理中，还能实现档案信息的智能化保存，提高了电子档案管理者的工作质量。
结束语
总而言之，科技技术越来越发达，信息越来越广泛，医院为了能够取得更大的进步，必须要加强医院内部档案管理建设，实现电子档案全面智能化管理，只有这样，医院才会得到更好的发展。
作者：杨非娇 单位：牡丹江市肿瘤医院
参考文献
[1]门陆斌.浅谈电子商务档案管理的智能化[J].黑龙江科技信息,2012,21:139.
档案智能化范文2
【关键词】RFID技术；智能档案；数字化管理
随着档案管理理念的不断优化和发展，企业档案的内容更加丰富、分类更加细致，显著增加了档案管理的工作量，因此，对档案管理工作的效率和质量提出了更高的要求。传统的档案管理模式主要以人工操作为主，不仅工作效率低，而且容易产生人为错误，已经难以满足现阶段档案管理工作的要求。因此，在信息时代背景下，探究RFID技术在档案管理中的应用方式，以及RFID技术下智能档案数字化管理流程，对于推动档案管理工作创新与发展，提高管理工作效率具有重要的意义。
一、RFID技术概述
（一）RFID技术的概念。“RFID”是射频识别的缩写，因此RFID技术实质上是射频识别技术（电子标签技术），即通过无线射频信号自动识别目标对象，在非接触状态下获取目标对象数据信息的技术手段。RFID技术应用系统主要由以下三部分组成：1.标签（Tag）。标签通常会附着在目标对象上，由芯片和耦合元件组成，具有唯一性，即每个标签都具有唯一的电子编码。2.阅读器（Reader）。阅读器通常分为手持式和固定式两种类型，主要用于读取目标对象标签中的数据信息。3.天线（Antenna）。天线是实现RFID技术射频信号传输功能的关键设备。
（二）RFID技术的优势。基于对RFID技术概念和基本组成的了解，可以总结出该技术具有以下应用优势：1.信息储存量大。传统条码技术中的条形码，其数据信息储存容量仅为数千级，而RFID技术中的标签，储存容量可达数兆级。因此，能够记录更多的数据信息。2.使用便捷。无线射频信号可穿透塑料、纸张等非金属材料，因此，RFID技术可实现目标对象标签信息的无障碍、远距离读取，应用过程更加便捷。3.数据信息安全性高。在RFID技术中，可通过技术手段对RFID标签进行加密处理，使其难以被伪造和更改，从而使目标对象的数据信息更加安全。4.使用周期长。传统的条形码多为纸质喷涂形式，容易被污染或损坏，使用寿命较短。而RFID技术中的标签则为电子芯片，一方面可被塑料薄膜或外壳覆盖，从而不易被污染和破坏，具有良好的防水、防磁、耐高温性质；另一方面可通过修改其中储存的数字信息，使标签得以重复应用，因此，RFID标签的使用周期更长。5.应用效率高。RFID技术的阅读器，可同时扫描、读取多个标签中的数据信息，因此工作效率更高。
二、基于RFID技术的智能档案管理系统
现阶段，基于RFID技术的智能档案管理系统主要由档案信息采集、档案系统管理、档案销毁管理、档案监控管理四个子系统组成，其结构组成如图1所示。档案信息采集系统是一套硬件通信基础系统。其工作原理为：通过设置在档案室（馆）不同位置的信息采集硬件设备，实时采集门开关、门禁、标签读取、箱子开关过程中的信号信息，然后将采集到的信号信息传递至系统主机外设接口，利用射频信号对这些信息进行汇总和分析，最后将分析好的信号信息按照特定格式上传至档案监控管理系统，以此实现档案的智能化、数字化管理。档案系统管理系统在整个档案智能化管理系统中，主要发挥档案资料盘点、基础信息管理、日志填写、档案管理等功能作用。基于该系统的支持，档案管理人员不仅能够更有序、更高效地完成档案日常管理工作，还能够有效提升馆藏档案资源的管护质量以及对档案调用者的服务质量。档案销毁管理系统在实际档案管理工作中，主要发挥档案资料保管日期的设定与记录、失效档案自动提醒、档案销毁登记管理等功能。在档案室（馆）中，经常会出现超出预定保管期限的档案资料，这些档案资料的处理通常由销毁管理系统完成。一般情况下，销毁管理系统处理这类档案资料的方式为：根据实际需求，对这类档案资料实施续存或销毁处理，并将档案信息、处理方式进行统一登记和归口管理。档案监控管理系统通常包含以下分支系统：门开关监控系统、管理人员出入监控系统、视频监控系统、档案出入库监控系统、箱子开关监控系统等。在实际应用过程中的表现为：各分支系统将收集到射频信号信息汇总处理，并转化为能够被档案管理人员识别的可视化信息，然后将这些可视化信息传输至智能档案管理系统的档案管理人员操作界面，从而指导管理人员实施相应的管理行为。同时，设置在档案室（馆）出入口的阅读器，会与监控管理系统连接。当馆藏档案经过出入口时，阅读器会将读取的标签信息传输给监控管理系统，由其核验该档案资料是否具备完整的领用手续，以此实现档案资料出入库的智能化管理，最大限度确保馆藏档案的安全性。
三、基于RFID技术的智能档案数字化管理流程
（一）档案编目。RFID技术下，可采取以下数字化方式进行档案编目：1.对入库档案资料进行扫描，并将扫描件传输至智能管理系统的档案数据中心；2.在完成新档案盒（袋）编码申请后，利用射频标签打印机打印出包含档案编码的RFID标签，将其粘贴在对应的档案盒（袋）上；3.在档案智能管理系统中，将RFID标签编码与对应的档案资料绑定，并保存数据。此时，用阅读器扫描RFID标签，智能管理系统便会搜索和呈现出该档案袋（盒）内所包含的全部档案信息。相较于传统档案编目方法，数字化的档案编目方法工作效率更高、出错率更低。
（二）入库上架。在基于RFID技术的智能档案数字化管理模式中，档案管理人员可通过以下方式完成档案入库上架操作：档案管理人员将已完成编目的档案袋（盒）放入带有智能密集架红外定位感应和RFID扫描功能的智能档案柜中，此时，智能柜会自动识别档案袋 （盒）上的RFID标签，若档案信息确认无误，智能柜会发出“存档成功”的语音提示；若标签信息未通过验证，智能柜会在发出“存档失败”语音提示的同时，点亮警示灯。存档成功后，智能档案柜自动记录档案袋（盒）所在的位置并将位置编号与档案袋（盒）的RFID标签编目绑定，然后将数据信息上传至智能管理系统中，完成入库上架操作。若档案被调用，当其重新放回智能档案柜时，档案柜会重新记录其存放位置并更新智能管理系统中的原有信息。基于RFID技术的数字化入库上架操作，既能够实现档案资料的精确定位，又能够显著提升档案入库、检索、存取等管理工作的效率。
（三）智能盘点。传统档案管理模式中，管理人员想要对馆藏档案进行盘点，需要先逐一核对每个档案袋（盒）中的档案件数，再将盘点结果汇总整理，与档案系统、借阅登记表等资料核对。随着档案室（馆）档案数量的不断增加，传统盘点模式的工作量和出错几率会显著增加，从而严重影响档案盘点工作的质量和效率。而基于RFID技术的数字化档案管理模式则能够有效解决上述问题。
（四）快速查阅。利用RFID技术下的档案智能管理系统，档案管理人员能够快速准确找到需要调阅的档案，并自动完成档案调用实名登记、档案出入库实时记录、调阅信息永久保存等工作。具体操作流程为：档案管理员在智能管理系统中检索需要调阅的档案，此时系统会自动找到该档案存放的具体位置并发出“出库”指令。智能档案柜接收到指令后，档案对应位置的指示灯会亮起，从而便于管理人员快速找到档案并完成下架、出库作业。对于不得带出档案室（馆）的机密性档案，可在RFID中加入防盗信息，然后利用出入口位置的固定式RFID阅读器防止其离开档案室（馆）。此外，档案归还时，基于RFID技术的档案智能管理系统还能够对档案借阅人身份信息和标签UID（UserIdentification）进行核验，以及对档案未归还到位的情况进行报警。从而显著提升档案调阅管理的规范性和便捷性，提高档案管理的质量和服务体验。
四、结语
档案智能化范文3
关键词：档案管理；信息化；人工智能技术；安全；网络
0引言
人工智能技术在各行各业都已经有了广泛的运用，无论是生产的自动化还是日常办公的信息化，都是对人工智能技术的一次充分应用[1]。目前更需要考虑如何将人工智能技术广泛的应用在档案管理的信息化工作当中，力求保障档案管理工作的高效性、安全性以及低成本性，使档案管理人员能够从繁杂的档案抄写和档案管理工作当中解脱出来。
1人工智能技术与档案管理
1.1人工智能技术
在20世纪50年代中期，欧美等发达国家就已经率先提出了人工智能的概念，并且将这一理论概念逐渐的发展成为了现实存在的技术，震惊了学术界。目前，科学家们致力于研究更加精深的人工智能技术，为此开发了多种多样的理论原理，而人工智能也随着经济全球化得到了普及，被运用到了全球的各个角落当中去，为各行各业的生产力发展提供了巨大的动力。当然，人们所提到人工智能技术的时候，首先会提到的就是AI技术，它是人工智能技术的一个缩写，是通过计算机网络的方式将多个系统集合起来，从而形成一个可以模拟人脑的智能机器，人工智能技术包括了机器视觉、指纹识别、人脸识别、虹膜识别、智能搜索和专家系统等。从这个角度来看，人工智能技术实际上是对人的大脑的一次复制和模拟，尤其是对人脑当中的思维意识和思维过程的一次模拟，但人工智能并不能够与人脑完全等同，他只是人脑的一个低端复制，并不能够超过人的智慧，也不能够进行独立的人类思考。
1.2档案管理
档案管理这项工作属于行政管理工作的范畴，它普遍存在于各行各业和各个层次的公司当中，即便是在规模小的公司，也一定都会具有相应的档案管理工作和专门的负责人员。在传统的档案工作当中，人们主要是通过记忆和书写的方式将一本本档案进行反复的装订和整理，并且撰写目录，相对来说耗时耗力，出现错误的可能性也十分的高。随着科学技术的不断发展，人们更多地将计算机信息技术运用到了档案管理工作当中去，极大地解放了这项工作的生产力，提高了档案管理的工作效率，也使得越来越多的管理人员能够从繁杂的档案整理和文书撰写当中解脱出来。档案管理的内容和项目是复杂的，除了一般的人事档案以外，还包括了文书档案、发展档案、项目档案、财务档案等等内容。
2人工智能技术在档案管理信息化中应用的必要性
2.1降低错误率
将人工智能技术科学地运用到档案管理工作当中去，最显而易见的一个优势就是可以极大程度上降低档案管理的出错率。目前，利用人工智能技术当中的智能检索技术，就可以轻易地降低档案管理和借阅过程当中的错误率，无论是利用语音输入还是图片检索的方式，都使得检索途径逐渐的优化和拓宽，也使得检索的时间成本正在不断的被压缩[2]。另外，有部分工作人员在进行关键词检索的时候，可能对于自己想要的档案和主要的内容还是比较模糊的，这时候利用智能检索技术当中的延伸检索技术，可以对其他相关的档案内容和关键词进行一个拓展和推送，使得用户既能够了解到目前所需的、与关键词相关的档案内容，同时又可以了解到与这些档案相关联或其他用户较多搜索的关联档案内容。即可以不再依赖人力进行档案文字的查阅，通过计算机网络的关键词检索就可以完成档案的查阅，极大地降低了错误率。
2.2提高管理效率
以项目档案为例展开论述的话，当企业展开一个经济活动和项目的时候所需要收集的档案是多方面的，不仅包括了企业的前期投入以及招投标的各个环节，同时也包括了企业的预算以及最后的企业项目负责人员、企业项目决策会议内容等等。如果可以利用人工智能技术，首先在计算机网络当中编制一个成熟的程序，将这些不同的环节和内容首先预留出来，然后再进行完一项工作以后，自动自发地将工作所涉及的档案内容和具体信息上传到计算机中来，最终当整个项目完成以后，就能够形成一份十分详实且准确的项目档案。这种方式可以节约档案管理人员大量的时间，使得他们不用整日被淹没在浩瀚的数据信息当中。档案管理人员往往只需要在后台进行简单的编程操作和扫描工作，就可以将所有的项目信息收录起来，在后期进行简单的排版和目录编制，即可完成一本优秀的项目档案[3]。
2.3减少成本投入
在人工智能可以节约成本这方面，有部分中小企业会表示出较大的质疑情绪，他们认为，人工智能技术相较于传统的聘用管理人员需要付出更多的科技成本，并且后期的养护和维修成本也是一笔高额的支出。人工智能技术是一项长远的投入，当购买一套人工智能技术以后，不仅仅代表着购买了其中的编程和设备，更多的是购买了其中所包含的配套设施和服务，也就是后期的各种更新和维护服务。在传统的档案管理工作当中，企业需要雇佣大量的管理人才，需要付出巨额的人力资源成本，并且还需要缴纳相应的保险支出部分福利。而人工智能技术则更像是一种一次性的投入，仅仅需要在前期支付一笔大额的设备使用和专利使用费用即可。同时，人工智能技术也不需要休假，24h都可以进行工作，工作效率也会一直处于饱和状态。人工智能技术从长远来看，对企业的成本产生了巨大的节约作用。
2.4提高安全性
对于一些大型的企业项目和国家机关事业单位来说，在档案管理的工作当中，最重视的就是安全性问题。在传统的档案管理工作当中，主要是依靠人力来完成管理工作，这样一来就存在着很多的不确定性，一旦档案工作人员自身的思想意志不够坚定，就非常容易出现以权谋私贩卖企业经济信息，以及泄漏政府核心机密的问题。现阶段，如果可以使用人工智能技术来代替传统的人力管理，那么相对来说安全性就得到了保障，人工智能技术可以根据前期编程员所设置的种种权限，一些不具备权限的人员想要查阅这些档案是绝对不可能的，而这些档案也必然会在多重安全密钥的加密之下，更加稳妥的被保管在计算机硬盘当中。但这一切都需要建立在已经能够对档案管理信息化系统的安全性充分保障的基础之上，也就是需要建立起更加牢固的防火墙，有效地规避黑客风险和病毒风险。
3人工智能技术在档案管理信息化中的应用措施
探讨人工智能技术在档案管理信息化当中的应用措施，更多的是从技术角度进行探究的。本文按照不同的技术层面对措施进行分类探究，重点提出了系统智能识别技术、指纹虹膜识别技术以及网络平台共享技术3项内容。
3.1系统智能识别技术
人工智能技术最核心也是最基本的技术，就是系统智能识别技术，这一技术也是目前人工智能技术当中发展最为成熟，运用最为广泛的一项技术。目前所探讨的系统，智能识别技术就是经常能够在搜索引擎上使用的搜索框，目前在智能识别技术当中，不仅仅可以通过文字的形式进行检索，同时还可以通过语音的形式进行检索，通过图片的形式智能判断，而这些技术都可以被广泛地运用到档案管理的信息化工作当中来。举例来说，如果想要进行查阅档案工作的时候，就可以利用系统智能识别技术，将已知的档案文号或者档案标题或者是档案当中内容的关键词放置到搜索框当中，只需要轻轻的点击检索按钮，那么即可以搜索出与之相关的各种档案。在语音识别技术方面同样如此，可以通过语音的方式将所口述的内容转化成为文字，在系统当中自动的进行检索，寻找所需要的档案。而图片智能识别技术则更多的被运用在一些历史档案和项目档案当中，例如企业在发展的过程当中所兴办的一些项目可能已经年代久远，记不清当中的关键词和具体信息，但是在官方网站上具有当时项目的相关图片，那么就可以将图片放置到搜索框当中点击搜索。包含此图片或相近图片内容的档案就会一目了然的展示在我们的面前。
3.2指纹虹膜识别技术
在前文中已经提到，对于档案管理工作来说，其最重要也是最难克服的一项问题就是安全问题，如果安全问题无法得到保障，那么档案当中的信息就时刻都有可能被暴露在大众的面前，尤其是在涉及到一些经济项目或政府机密文件的时候，安全问题应当是我们首要需要保障的。利用指纹识别技术和虹膜识别技术，就可以很大程度上杜绝安全隐患[5]。举例来说，当查阅一些机密文件的时候，那么首先就可以对查阅人的虹膜和指纹进行识别，在前期档案管理工作的时候，要对这些机密文件进行权限的设置，只有专门的人员才能够查阅这些文件。例如，政府工作当中的一些文书档案和人事档案，涉及到了机关内部的人事调整和编制职数，这些都属于机密的内容，而在进行档案管理的时候，就可以将人事档案管理的工作人员、主管领导和单位的主要领导作为可查阅人员，将他们的指纹和虹膜录入进来。在后期，如果他人想要查阅这些档案的时候，系统就会自动的对这个人的虹膜进行扫描，一旦发现不匹配的问题，就会在系统内产生警告信息，并且直接以短信和电子邮件的形式发送至主管领导及人事档案管理人员的手机当中，可以有效对可能存在的风险产生一个预警机制。当主要领导和档案管理的负责人员看到某些人妄图窥探企业的机密档案的时候，那么就能够做出相应的处罚条例，积极地调整管理制度，这就可以使得档案管理工作逐渐朝着更好的道路发展，实现一个良性循环。
3.3网络平台共享技术
档案的查阅、借阅以及归还是一项十分复杂的工作，在传统的档案管理流程当中，主要是通过纸质文件的形式逐级进行向上审批，尤其是在涉及一些机密和机要文件的时候，更需要进行一个繁杂的审批流程。这时候，如果能够利用人工智能技术当中的网络平台共享技术，将这些审批流程进行简化，通过电子计算机或者说是OA软件的形式，在网上平台就能够完成各项审批工作。与此同时，在企业或单位内部一些可以公开的档案文件，可以利用平台中的共享技术直接展示在企业和单位的局域网络当中，只要是企业内部的人员，都可以通过自己的账户和ID进行直接登录和查阅[6]。举例来说，如果在新人培训的环节当中，需要让新人更多的了解到这个企业的发展历程和其中蕴含的深厚企业文化，那么就可以让这些员工登录计算机系统，在局域网内搜索相应的档案。这些档案当中记载着企业的发展历程是可以被完全公开的，不含有一些机密内容的，这样一来，员工的借阅档案和查阅资料，不需要经过繁杂的审批手续，大大减轻了档案管理人员的工作负担，真正实现了简政放权，做到了工作流程的优化与高效。
3.4智能检索技术
人工智能技术作为一种高科技的技术，其研发的主要目的就在于解放生产力，提高工作效率，将人工智能技术广泛地运用到档案管理工作当中，来也可以达到这一目标，帮助档案管理工作的效率实现大幅度的提升。现阶段，如果可以采取人工智能技术来进行智能检索的话，可以极大地解放生产力，使得传统的档案管理工作人员的工作压力得以释放[7]。举例来说，如果在电子档案排布方面可以按照其重要程度和具体价值进行顺序排放的话，那么就可以在后期的检索中，同样按照这一排序标准得出最终的检索结论。与此同时，采取智能检索的方式，不仅可以对想要获知的信息进行检索和取得，同样也可以利用人工智能技术将某一用户的多次检索关键词及结果统一起来，科学的计算出这一用户的使用需求和未来检索预期，并为其推荐相关的关键词及档案。这不仅依靠单一的档案检索系统，更多的是需要专业技术人员能够在联网和共享平台的基础之上，开发一款多个档案局共享的计算机管理软件系统，使得各个局和部门的档案信息，能够有效的归类和统一[8]。
4结束语
综上所述，档案管理工作是一项复杂的工作。在传统的档案管理工作当中，更多的是依靠员工来完成各项工作，耗时耗力，错误率较高。目前需要迎接信息化的步伐，跟上信息化的时代，积极地使用人工智能技术，并将其运用在档案管理的信息化工作当中去，尽可能的实现多项技术的融合，使得档案管理工作能够变得更加高效，档案管理的流程能够被逐渐的优化。
参考文献：
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档案智能化范文4
关键词：智能化控制系统；企业管理；信息化
在进入21世纪以来，社会生产力实现了飞速的发展，而智能化正是这一发展趋势下企业生产呈现出的重要特征，因此对企业智能化控制系统应用的研究是非常具有现实意义的。
1智能化控制系统概述
智能化控制系统实际上就是在实际应用中对计算机技术、信息技术、智能控制技术以及行业技术的智能化整合，从而实现其在某一领域、某一方面的智能化、信息化、自动化管理。随着各项技术的不断发展与推广，智能化系统已经在诸多领域中实现了应用，如住宅小区的智能化控制系统、建筑工程项目的智能化控制系统等等，而工业制造企业对智能化控制系统的应用虽然起步稍晚，但目前也已经呈现出了较为良好的发展趋势。
2智能化控制系统在企业信息化管理中的应用
2.1智能化控制系统在设备管理中的应用
设备管理是企业信息化管理中的重要内容，同时也是企业实现安全、稳定、高效运转的重要保证。设备智能化管理系统通常分为基础数据维护、设备检修、设备与配件请购以及设备管理人员考核几方面。首先是要建立设备台账，通过设备集成信息或前期的人工维护设备基本信息、供应商信息、维修负责人、备件管理等相关信息进行收集与管理。其次，要合理制定明确的设备维修计划，维修计划一般可分为日常检修、常规维修计划以及特殊情况下的非常规维修计划与突发事故抢修预案，常规检修计划要明确设备检修周期、需更换的备件、设备检修的主要负责人、设备使用人员等信息，并在部门主管审批后由系统自动生成，日常检修工作计划在由系统发出的同时也要做好线下沟通工作，以免影响到设备的正常运行，维修完成后还需由系统进行评估，并将评估结果反馈到控制中心。设备与配件请购分为领用与采购两部分，既要设置自动创建领用申请功能，同时也需要根据库存情况与企业具体情况进行自动判断，生成采购申请、采购订单、领用清单等。此外，对于设备维修人员，企业也可将维修时间、工作比例等信息设为考核标准，并在工作人员维修后对信息进行自动提取，实现对设备维修人员的评价。
2.2智能化控制系统在成本管理中的应用
成本管理关系着企业的经济效益，在信息化管理中的应用同样是十分重要的。在成本管理中，企业需要将智能制造技术和智能化控制系统应用在生产的各个环节之中，以高度柔性与集成化的方式利用计算机对企业生产行为进行模拟、分析、判断、推理，并最终做出合理的生产决策，这样才能够在智能化时代下适应产品需求的多样化趋势。在当前的制造背景下，企业生产环节中的技术含量、自动化水平、设备性能以及工艺水平都有了大幅度的提高，企业生产成本结构与成本管理模式都发生了较大的变化，同时，在智能化系统的建设中，智能化设备的采购、应用的相关费用在企业生产成本中的占比也越来越高。因此，企业在进行成本管理时不仅要对原材料、备品配件、包装运输等直接成本考虑，还要将产品设计、试验检验、维护维修、车间改造、设备切换等其他成本的管理纳入到智能化控制系统中。例如在产品设计方面，企业可以通过智能化控制系统结合设计模型来模拟生产过程，并对模拟生产过程中的产品参数、成本损耗等进行分析，这样就可以明确设计方案的可行性以及设计中的不合理之处，进而对设计方案进行调整与优化。此外，企业的成本管理还可以从智能机器人、数控机床、自动化仓库等先进生产技术上入手，借助智能化控制系统对这些技术进行集成化的应用，从而将各项技术的作用与优势充分体现出来，实现生产的高度自动化，保证产品质量，提高生产效率，降低生产操作的失误率，这些都能够使生产成本大大降低。
2.3智能化控制系统在质量管理中的应用
质量管理是企业信息化管理的核心所在，只有保证了产品质量，企业品牌在市场竞争中才能够具有竞争力，因此通过对智能化控制系统的应用来提高质量管理水平，保证产品质量是极为关键的。需要明确的是，当前生产工艺与相关设备、技术的发展与应用给企业生产带来了巨大的变化，但质量管理的本质和目的并不会随之改变，需要改变的仅仅是质量管理模式以及质量管理效果。在当前智能化生产趋势下，企业的质量管理需要从生产过程的自动化、信息化、智能化三方面入手，其中信息化主要为了实现问题与决策的快速响应，自动化是为了实现生产流程的优化，而智能化则解决生产中问题的处理与隐患排查。因此，企业首先需要利用传感器技术、监控设备等对车间生产的数据进行采集，并实现车间现场设备与系统软件间的无缝兼容，保证车间生产状态能够被全方位的监控，同时能够以可视化、数字化的形式呈现出来。其次要通过利用信息技术实现数据、信息的实时传输，建立控制中心接受数据与信息，并借助质量管理软件将生产中的数据参数通过图表、报告进行呈现，并由质量管理人员进行实时可视化管控，确保能够在质量问题发生之前发现生产质量隐患并进行排除。最后，还要利用自动化如提醒装置、计时器和报警系统等工作流管控装置对智能化控制系统进行辅助，从而实现生产效率的提升，以及数据采集的标准化。此外，质量管理不仅仅是对质量隐患的排查以及质量问题的处理，质量改进同样是非常重要的，企业还可以建立统一的数据库，将所有质量数据存储进去并进行集中管理，并通过“云端”将这些质量数据制作成质量报告并实时发送出去，为提供实际生产所需的各项信息，从而实现对生产过程进行有效控制，推动持续质量改进。
2.4智能化控制系统在合同管理中的应用
在企业生产经营中，合同管理是非常关键的一环，当前制造业生产的规模越来越大，而柔性生产下的生产细化要求却越来越多，因此合同的制定不仅有着十分严格的要求，同时在内容上也是十分复杂的，一旦在合同条款制定上出现了问题，不仅会直接影响到产品的生产，还有可能造成经济损失，而智能化控制系统的应用恰恰能够对这些情况进行有效避免。合同管理的智能化系统的主要目的是建立健全合同台账、档案制度，同时对合同管理的机构、人员和制度进行落实，实现合同管理的规范化。为此，企业需要在系统中记录和收纳企业所有合同文本及信息，如合同原稿、变更文件、客户与供应商等等，明确自身所涉及的权利、责任和义务，将这些信息进行归类管理，并提供查询功能，以解决手工查询合同所带来的效率与准确性问题。要将合同按照类别和部门进行归类，从全局的视角下展开风险相关趋势的分析，并找出合同中的潜在风险，帮助企业找到节约生产成本、提高生产利润的新机遇，同时针对各类风险隐患还可以结合实际生产情况建立预警机制，如资金预警、生产进度预警、资质到期预警等等。合同智能化管理还应起到最基本的合同模板与流程模板功能，建立合同示范文本库，为企业提供多种业务类型与合同类型的示范文本，以及多种与合同相关的管理的业务流程样板，以便于企业直接使用或者参考修改使用。
2.5智能化控制系统在档案管理中的应用
企业规模的不断扩大以及多元化的发展趋势使得档案的种类与管理要求越来越多，传统的文件档案管理已经难以满足企业对档案管理的实际需求，因而将智能化控制系统应用于档案管理中对于企业信息化管理的实现也是很有帮助的。档案管理的智能化控制系统需要支持档案收集、整理移交、鉴定、保管、统计、检索利用、监督指导、评价、编研等多项功能，对企业完整的档案工作提供帮助，实现档案业务的高效、自动管理。在实际应用中，系统首先需要对档案业务进行分级管控，通过档案类型管理、代码管理以及通过规则管理来实现资源统一化、数据标准化和工作规范化。同时也要利用条形码对库房、实体档案进行虚拟化和智能化管理，建立虚拟档案库房，对库房中的档案进行编号并在打印时自动生成条形码，并在档案出入库时进行条形码的扫描，以便于库房档案清点与记录工作，减少人工操作环节、降低出错率、提高工作效率。此外，也要注意虚拟档案库房的档案信息安全保护，从物理层、网络层、系统层、应用层、管理层建立全面的信息安全防护系统，以保证档案信息资源的安全可控。
3结语
总而言之，信息化管理已经成为了各行业企业未来发展的必然趋势，企业必须要不断提高自身在信息技术、网络技术、自动化技术等多领域的技术水平，在生产经营的各个环节中建立起智能化控制系统，不断提高自身竞争力，并获得更高的经济效益。
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档案智能化范文5
一、数字档案馆生态系统智慧化内涵
一是档案馆服务泛在化。泛在档案馆体现为档案馆服务的泛在化、无所不在，其显著特征是：用户在哪里，档案馆的服务就在哪里，用户无论在何时何地都可以获得档案馆的服务。二是档案馆工作网络化。档案馆工作网络化是指档案馆的资源都可以通过网络来提供，档案馆所有服务都可以通过网络来获取，网络环境是全天候的，档案馆的服务也是永不间断的。三是档案馆资源数据化。随着数字技术的发展，所有的资源都可以有数字化版本，所有资源也都是某种格式的“数据”，可由档案馆系统进行统一管理；数据管理不仅管理数据的组织、检索和提供，还管理数据生命周期的完整过程。资源的多元化，表现为数字资源的种类和格式繁多，以及“数据化”和“关联数据化”，即结构化和语义化。档案馆信息资源建设中，数据的关联数据化将成为一种趋势。四是档案馆功能智慧化。随着移动终端和穿戴设备的普及，以及各类信息感知技术、增强现实和大数据分析的采用，档案馆服务的智能化水平将大幅提高。传统的档案馆服务是被动的、机械的、以单项信息交流为主，智慧档案馆更像是一个充满智慧的有应答的朋友，而不是简单的应答服务。五是档案馆阅读移动化。当前人们信息获取和阅读方式呈现出多渠道、移动化、社交化的特点，可以满足用户在任何时间、任何地点的阅读需求。六是档案馆空间创意化。国内外许多档案馆都在档案馆空间再造方面进行了很好的实践，从最初的信息共享空间扩展为学习共享空间、研究共享空间，现在又扩展为创客空间，空间再造运动从很多方面重新定义了档案馆，提升了档案馆的服务效能。七是档案馆用户自主化。以用户为中心是档案馆生存与发展的基础，也是档案馆发展的核心战略。作为服务性机构，档案馆必须将用户及其服务作为一切工作的出发点和归宿，让读者成为档案馆的主人。八是档案馆馆藏仓储化。在这个数字技术和新媒介日新月异的时代，既要争当阅读档案新生面的促进派，又要具有兼容和传承纸本阅读档案的高度历史责任感。
二、数字档案馆生态系统智慧化发展特征
（一）互联互通性
一方面，在智能技术环境下，计算机、网络、通信等智能化技术在档案工作领域的融合与应用，这既是数字档案馆生态系统智能化发展的核心驱动力，也是提升数字档案资源采集、传播、利用、安全能力等的不竭动力；另一方面，数字档案馆生态系统与政治、经济、社会、文化等外部环境之间的智能交流，可借助互联网、物联网以及现代通信等技术与“智慧城市”相融合，成为“智慧城市”生态系统的子系统，同时又可通过物联网、传感网等，将档案信息子系统与城市各领域、各子系统相互连接，实现信息资源共享，激活数字档案资源的潜在价值，发挥数字档案信息资源在增强地方软实力、竞争力中的战略作用。
（二）全面感知性
物联网的发展是互联网发展的延伸与扩展，不仅可以提升人们认知世界和处理复杂问题的能力，提高社会信息化、智能化水平，而且也为数字档案馆智能化发展提供了重要技术动力，有利于推动智慧档案馆的形成与发展，最终达到资源的及时跟踪和合理配置，以及在全面感知的基础上做好档案的收集、整理、鉴定、保护、检查等环节，为档案人员提供服务。智慧档案馆可促进档案智能化服务与管理，突破传统档案服务的时空限制，以“互联网+”发展与应用为契机，全面整合广播、电视、杂志、报纸等传统媒介，将档案实体、档案内容、档案管理信息与互联网联系起来，实现对档案实体、内容信息、管理信息等的全面感知，打通数字档案馆生态系统生态因子之间的“任督二脉”，促进数字档案馆生态系统主体与主体、主体与客体以及客体之间的全面感知，有效提升用户档案智慧服务的体验感与现实感。
（三）充分整合性
数字档案馆生态系统智能化发展不仅涉及数字档案资源整合策略、整合模式、整合体制、整合机制等，还包括数字档案馆生态系统平台整合、人员整合以及管理整合等。整合平台能够破解数字档案馆、数字档案资源信息管理平台之间的系统异构现象，实现数字档案资源的科学统一管理；整合人员能够充分发挥作为数字档案形成者、管理者、利用者主体的人力资源价值；整合整理能够化解数字档案馆无序与有序、分散与集成、孤立与互通之间的矛盾，突破数字档案资源管理方式、管理技术、管理手段、管理机制等方面存在的障碍，实现数字档案资源的集成管理与共享服务。
三、数字档案馆生态系统智慧化趋势
（一）档案资源的智慧共享
档案信息资源是数字档案馆生态系统的核心生态因子。数字档案信息资源来源广泛、种类繁多、数量巨大，能充分利用现代智能技术，通过传统档案信息资源与数字档案信息资源整合、不同类型的数字档案信息资源整合、区域数字档案信息资源整合等方式，实现数字档案馆生态系统档案资源的系统整合。完善数字档案资源体系，提升数字档案资源质量，构建数字档案资源数据库，为大数据时代数字档案资源的信息挖掘与开发提供优质数据资源，增强数字档案馆生态系统的服务水平和服务能力。云计算、大数据、物联网等技术快速发展，为数字档案资源的智能共享创造了契机。要围绕数字档案资源的战略价值，抓住智能技术发展与应用的战略机遇，在数字档案馆生态系统档案信息资源整合的基础上，协同数字档案馆生态系统各生态因子，激发数字档案资源的社会需求，提高数字档案资源的共享水平，创新数字档案资源的共享方式，实现数字档案资源的智能化共享。
（二）档案业务的智慧管理
数字档案馆智能管理是实现数字档案馆生态系统的智能化管理的落脚点，它是综合运用现代信息技术，实现档案管理智能化、档案工作现代化。随着数字档案资源和数字档案馆数量快速增长，档案馆自动报警、自动灭火、自动调控温湿度、自动调档还档、自动检索、自动利用、自动统计以及远程控制、远程自主利用等功能才得以全面实施。
（三）档案利用的智慧服务
数字档案馆生态系统的档案利用服务，不仅需要继承传统档案利用服务的优势，而且需要进一步拓展档案服务路径，创新档案服务手段、服务方式、服务模式以及服务制度，实现档案信息传播途径多元化、利用服务在线化、互动交流及时化等智能化服务，满足泛在信息、网络环境下用户档案个性化、多元化、便捷化、在线化等利用需求。
（四）档案机构的智慧发展
档案智能化范文6
大数据时代的到来，意味着人工智能技术在社会各个领域内的应用更加深入。人事档案管理是单位日常管理中的重要组成部分，人事档案信息也是数据资源中重要的一项。若想人事档案管理智能化建设取得理想的效果，则需要对人事档案数据信息进行深入挖掘。在人工智能技术的引领之下，加快人事档案管理智能化建设步伐，从而满足单位可持续发展的内在需求。
一、人工智能技术在人事档案管理中的应用价值
1-档案信息检索
更加便捷传统以人工为主的人事档案管理模式，在检索方面具有很大的难度。单位在拓展和实践业务的过程中，会积累大量的人事档案信息，这为工作人员的档案检索与搜集工作带来了很大的挑战。检索效率不高，甚至还会出现重复且错误等问题，这给单位未来的战略统筹与发展规划造成了影响。而人工智能技术的应用可以进一步凸显智能化检索功能的特征，管理人员可以在人工智能技术的支撑下，通过智能检索快速搜集和整理出相关的人事档案资料，并对其进行分类管理。在单位进行战略规划时，工作人员也能够有针对性地检索和整理出相关资料，保证单位所规划的未来发展方向更加精准。
2-提高资源利用效率
单位在实际工作开展过程中，对人事档案资料的有效管理，不仅能为内部工作开展各项方针政策的实施提供有力的支持和保障，同时也能在完善制度体系的过程中，结合人事的相关档案资料，找到正确的工作开展方向以及相关的依据。除此之外，还能保证机关事业单位内部在调配人员方面具有一定的合理有效性。将人工智能技术与人事的相关档案管理工作相结合，有利于人事档案管理工作的有效开展。因此，人工智能技术与人事档案管理的结合得到了单位领导的重视。通过人工智能技术，不仅能最大程度地减少人力和物力等资源的投入力度，也能实现对现有人事档案的全方面有效管理和分析，从而最大程度地实现人事档案资料合理、有效的利用。
二、人工智能技术在人事档案管理中的应用要点分析
1-战略统筹，确定方针
在应用人工智能技术开展人事档案管理工作时，单位需要遵循战略统筹的原则，深入分析新时期人事档案管理工作面对的新要求、新标准。单位要了解具体的战略法规，借鉴和引入先进的管理思想和基础理论，再结合具体的工作要求以及对未来发展方向的精准定位，科学制定方针，从而为接下来相关建设工作的有序开展提供一定的战略支撑和引导，以保证各项工作的有序进行，提高整体的建设效能和综合实践品质。在应用人工智能技术开展人事档案管理工作时，需要进行全面性、系统性的市场调研工作，要充分了解目前人事档案信息方面所具有的实际需求，再结合单位所涉及的服务业务以及覆盖范围确定具体的功能要素，从而对数字化管理系统的内部结构，以及其所包含的功能模块进行优化设置，如此才能够保证所构建的系统符合现有的工作环境，以提高整体的执行性和适应性，实现人工智能技术与人事档案管理之间的深层次融合。
2-革新技术，搭建平台
在应用人工智能技术开展人事档案管理工作时，单位需要清楚地认识到新时期背景下的智能化、数字化革新趋势，积极运用人工智能技术，分析其所具有的功能和适用范围，通过有效的规划，科学设置现代化管理平台，确定其具体的功能优势以及服务范围；再结合人事档案管理工作的职能要求进行合理布局，确定相关的工作流程，设置具体的管理标准。这样才能够保证以人工智能技术为基础的信息化系统在实操的过程中更加规范，且符合单位的实际要求。同时，还需要利用互联网具有的信息搜集、整理和传播、共享功能，科学构建官网平台，就相关的人事档案信息进行传输与反馈，真正做到人事档案管理的公开化与透明化。在革新人工智能技术时，不仅需要针对系统建设积极引入相关技术软件，也要做好系统维护与安全防护，加强技术开发与系统完善。合理使用防火墙等软件，搭建安全防护屏障。
3-精准录入，智能统计
单位对档管工作领域的信息录入和统计基础要素具有较高要求，其操作的精准性影响着今后的战略统筹以及发展规划。因此，在应用人工智能技术开展人事档案管理工作时，需要遵循精准录入、智能统计的原则。对具体的系统功能和实操流程进行规划设置，并根据不同类型的档案信息进行智能分类，再借助人工智能技术载体进行扫描录入。加强人事档案信息真实性、精准性的检测，做好信息汇总，依托人工智能技术手段进行综合性的统计与评估，帮助管理人员深入分析和判断单位内部存在的风险，以便及时作出干预和控制。
三、强化人工智能技术在人事档案管理中应用的保障措施
1-增强服务意识，重塑档案管理理念
单位要重视人事档案管理，并将人工智能技术应用其中，积极转变自身的思想观念，增强服务意识，重塑人事档案管理理念，进一步提高人工智能技术在单位人事档案管理中的应用效果。一方面，单位要紧跟时展形势，牢牢把握住大数据时代的发展契机。从自身的管理理念方面入手，在“科学发展观”的指导之下，优化人事档案管理理念，形成数字化管理思维模式，要充分凸显人事档案管理工作的服务功能。因此，单位在对人事档案进行人工智能技术应用管理时，要对传统管理理念中不合理的因素加以剔除，要立足于当前市场发展经济现状，形成动态化管理思维模式，最大程度发挥大数据、互联网和人工智能技术的优势之处，以便进一步优化单位人事档案智能化管理模式。另一方面，单位的人事档案智能化管理理念，要具备动态化、全面化和多元化的双重特征。对此，单位要紧跟时展形势，在动态化管理思维的引导下，把握大数据时代的发展契机，逐步更新完善人事档案数据库。在人事档案更新方面，利用人工智能技术，对人员的各项数据加以搜集、整理，及时更新人事档案数据库的资料信息，以便提供精准、客观的信息数据支持。此外，单位要妥善处理好智能化管理与文本化管理之间的关系，切勿对两者进行割裂处理，要充分发挥智能化管理与本体化管理各自的优势，打破文本化管理的局限。借助人工智能技术的应用，可以进一步提高单位人事档案管理水平。
2-提高管理实效，加强管理团队建设
单位以人事档案管理工作为核心，应用人工智能技术时，要加强管理团队建设，依托强有力的人才支持，进一步提高人事档案智能化管理的实效性，实现人工智能技术与人事档案管理的深层次融合。第一，严格把控好单位人事档案管理岗位入口。单位要明确人事档案智能化管理的内涵，从人才招聘方面入手，对部门及岗位人员的能力条件作出明确说明，优化人才招聘程序，确保所构建的管理团队处于专业化和专职化的状态，以进一步提高单位人事档案智能化管理的水平，强化人工智能技术在人事档案管理中的应用效果。第二，以复合型人才为主要发展方向，优化人事档案管理人员知识结构，增加档案管理人员在档案管理、智能化管理方面的知识储备。也就是说，大数据时代环境下，单位从事档案管理工作的人员可在日常工作当中，灵活有效地运用人工智能技术。依托以人工智能技术为基础的信息系统，对人事档案的相关信息进行快速处理，并且做好计算机的日常使用、管理及维护等工作。单位在对人事档案管理人员进行教育培训时，要增设智能化管理模块，应用多种方式组织开展教育培训活动，促使其朝着常态化、制度化的方向发展，进一步提高人事档案管理人员的综合能力。第三，加强人员梯队建设。单位在人事档案数字化管理团队建设过程中，要综合考量各种因素，包括年龄结构、性别、兴趣爱好、能力特长、受教育程度等，对其进行合理安排，优化配置人力资源，确保现有的人才队伍素质符合人事档案数字化管理的客观要求，进一步提高单位人事档案智能化管理水平。
3-保障信息安全，建设档案数据资源库
互联网在为单位人事档案管理工作提供便捷条件的同时，其本身的开放性，也在一定程度上使得单位人事档案管理信息处于被威胁的状态。因此，单位在应用人工智能技术进行人事档案管理时，需要确保人事档案信息处于安全状态。这就需要单位加大人力、物力、财力等各方面的资源投入，着手建设档案数据资源库，以便进一步保障人事档案的信息安全。第一，完善档案数据资源库的功能开发，加强数据库的安全性。相关人员通过档案数据资源库查阅相关信息时，均需要进行安全认证，如果涉及隐私信息，则需要获得更高一级的授权或者许可。还可借助数据库系统软件的开发制定，对其存储方式进行统一明确的说明。如此可有效降低档案数据资源库存在的风险，对提高档案数据资源库安全保障能力具有现实意义。第二，规范相关人员操作管理行为。单位要充分发挥自身的组织管理作用，对人事档案管理人员的管理行为加以规范。从规章制度、管理细则等方面入手，逐步进行完善，注重对管理人员的安全培训，增强管理人员的安全意识。如此可将人为操作存在的风险控制在最低范围内，这对数据库风险防范与规避具有推动与促进作用。第三，及时更新软硬件系统设备。在人工智能技术应用于人事档案管理的过程中，相关部门要针对人事档案数字化管理设立专项资金，用于数据库系统的更新与完善。从硬件设备和软件系统两个方面入手，对数据库各个环节的及时扫描与有效更新，以有效降低其本身存在的风险，这些环节包括数据扫描、数据分析、数据运用、系统维护等，从而使得单位人事档案数据资源库的安全性能在原有基础上得以提升，确保数据信息的存储应用处于安全稳定的状态。第四，优化管理技术及管理手段。单位人事档案管理部门要及时更新理念，不断创新发展，重视数据库管理技术的研发应用，成立专项资金用于技术研发，如数字认证技术、数字加密技术等。借助数据库安全管理技术的研发与应用，以保障档案数据资源库的安全性。
3-规范良性运作，完善档案管理制度
单位在应用人工智能技术开展人事档案管理工作时，要结合实际情况，逐渐完善人事档案智能化管理制度，从而保证人事档案智能化管理工作的有序开展，确保其处于良性运作的状态，并逐步朝着规范性、科学性的方向发展。一方面，单位要以人事档案智能化管理为切入点，完善日常管理制度建设工作，为人工智能技术在人事档案管理中的科学应用提供制度支持。单位要对人事档案智能化管理的各个环节进行分类处理，建立健全与之有关的管理制度，包括档案归档制度、档案甄别制度、档案转换制度等，对各个环节及具体操作流程作出明确说明，促使其朝着规范化、程序化和科学化的方向发展。大数据时代环境下，单位要加强对人事档案智能化管理制度的实践探索，确保所形成的档案管理制度符合大数据的时展要求，以充分发挥人工智能技术的作用。另一方面，单位要完善与人事档案智能化管理有关的配套制度，提供良好的外部环境支持。单位要从人事档案管理工作人员入手，逐步完善绩效考核制度，为智能化管理制度的实施奠定基础。具体而言，单位要深入到人事档案智能化管理的实际当中，分析绩效考核制度的不足之处，科学制订绩效考核制度，明确绩效考核标准及相关流程，对人事档案管理人员的责任及任务考核指标作出详细的说明。通过这样的方式，可以进一步约束人事档案智能化管理人员的行为。人事档案智能化管理制度处于良性运作状态，可以更好地满足单位人事档案管理事业的可持续发展，这对单位人力资源优化配置目标的达成具有现实意义。
档案智能化范文7
关键词：人工智能；资产评估；企业兼并；问题对策
一、企业兼并中资产评估的问题
第一，无形资产难以准确评估。不同于有形资产的有形性和可观测性，无形资产的核算给资产评估带来了极大的挑战。首先是无形资产的无形性，使得评估难以通过其本身得出精确的评估结果；其次，对于无形资产的评估还缺乏统一的核算标准，使得评估的结果差异较大，使得无形资产的评估结果得不到客观公正科学的有效保证。第二，资产评估缺乏统一的行业标准。在市场经济快速发展的今天，资产评估作为新兴的行业具有突飞猛进的发展，且未来市场前景广阔［1］。但其发展的速度超过资产评估的行业建设速度，使得在一些规章制度和行业准则方面发展还不健全，难以建立统一的资产评估准则。在企业兼并中，其评估结果存在无法避免的差异，影响资产评估的质量，因此在整个评估行业中就很难控制风险。
二、企业兼并中资产评估智能化
人工智能是一项新兴的科学技术，它不是像人那样通过思考来工作，而是通过搜集、统计某一工作的大量信息，模拟人的意识和思维处理信息的过程，并拓展延伸人的工作技术和方法。人工智能融入资产评估后，无论是资产评估工作内容还是与之相关的评估人员都有了一些变化。随着人工智能对资产评估的多方面渗入，对企业资产评估来说，加快资产评估与人工智能的结合是必然选择，代表了当今社会对人工智能运用的更高要求。快节奏时代，企业也在为高效率、高价值的生产发展，谋求与之匹配的智能化配置，人工智能与资产评估密切融合是大势所趋。资产评估是为了便于确定企业价值，而形成一份准确无误的资产评估报表是一项繁杂且艰巨的工作。资产评估人员需要将核算好的资产评估资料进行系统的清算和整合，通过人工检查清算，制成报表，生成资产评估报表的过程中需要注意很多事项，稍有不慎就会给被兼并企业投资者的利益造成损失。传统的资产评估清算是人工操作的，这种机械性的工作需要耗费资产评估人员大量的精力。引入大数据、云计算后，不仅提高了资产评估中某些工作流程的效率，还减少了部分资产评估人员中重复且单一任务，并能自动整理保留与资产评定相关的资料。但随着人工智能化在提高效率的同时，也给资产评估增加了传统行业没有的一些风险和费用。
三、人工智能对资产评估发展的风险和挑战
（一）智能化评估档案保管的风险
传统资产评估资料是手工编制的，因此直接保存即可。纸质的资产评估资料在保管期间一般需要防火防水，一旦丢失和损坏将很难找回。电子资产评估资料的存放虽然占据的空间小，但是存储空间不仅要防火防水，还要注意空间内温度的控制，温度过高或者过低都会影响硬盘读取信息的速度，损坏硬盘，进而导致储存的资产评估资料丢失。防尘防潮也是硬盘存储需要注意的问题。除了这些问题，硬盘的存放也不是永久的，不同的硬盘质量也有不同的保质期。电子资产评估资料要依托于计算机和网络，才能传输、打印，没有设备就不能查看资产评估资料。虽然工作效率提高了，但这些问题的出现也增加了企业财务管理的费用。
（二）智能化评估软件的安全风险
一是外部。人工智能依托于计算机网络技术，那么就有很多网络安全风险问题。企业间的恶意竞争可能会从智能软件下手，首先，智能化评估软件会遭遇黑客非法入侵，黑客攻击可能造成评估信息的泄露，对委托方和投资方造成不可逆的风险；其次，智能化软件遭遇病毒侵袭、系统故障、线路故障等也会造成系统“瘫痪”和计算机线路中断，轻微的会影响日常资产评估工作，严重的会使资产评估数据丢失。另外，电子档案相对纸质的来说，窃取和泄露信息变得更加容易，短时间即可拷贝盗取大量评估信息。二是内部。每一位资产评估人员对应一个账户进行智能化软件处理资产评估工作，每个账户都有各自的密码和权限，账户使用者只能进行权限范围内的工作，而权限又是按照资产评估人员各自的岗位职责设置的，这可以在一定程度上保证资产评估的正常进行，避免资产评估人员的越权操作。但网络环境下，也不排除个别资产评估人员可能会滥用权限，利用系统漏洞泄露评估信息，造成被兼并企业和投资者的巨大损失。
（三）智能化对评估机构和评估人员的挑战
第一，评估机构作为企业兼并过程中的中介，其评估过程需要大量的数据进行分析、预测。随着人工智能化、互联网数据、云计算等科技的不断渗入，评估机构要提高抗风险能力，内部需要加强监管力度，建立、完善风险管理与防控体系，保持精益求精的工作态度，预防评估流程中存在的疏漏，采用智能化评估软件，拟定科学合理的评估计划，提高评估计算的准确性，编写出高质量的评估报告［2］。并且，还需要注意政府介入风险，虽然企业兼并是一种市场经济行为，但在社会主义市场经济的发展下，政府的介入犹如一双无形的手，为了达到特定的经济目的，干预市场经济，介入兼并行为，限制资产评估的过程，导致评估价值区间与客观价值的偏离，影响评估结果的客观准确性。使得评估结果的参考价值下降，从而给企业及其利害关系人造成重大经济损失。第二，在企业兼并资产评估中，传统资产评估在资产清查和资产价值评定估算等方面的工作需要安排大量的人员进行，企业因这些工作流程产生了很多评估岗位。高质量的资产评估不仅要对企业综合资产有准确了解和评估，还要对资产各方面的利益要求和评估方法有很高的把握和知识武装，这就需要有丰富的理论知识以及专业素养的综合型评估人才。人工智能的引入使得企业资产评估的用人率降低，同一资产评估岗位的部分人员闲置，特别是那些只会简单操作的初级资产评估人员，仅掌握了与资产评估工作相关的知识和技能，对现今的计算机网络技术不了解、不熟悉，进而影响对智能化评估软件的实际操作，这部分评估人员在竞争中更容易被淘汰出局。因此，人工智能的运用是这些资产评估人员适应社会发展的一大挑战。第三，由于人工智能是设定好的一种“算法”。在资产评估里有很多重复性强、过程单一、不需要创新的工作，而人工智能在其中的运用，出错率远低于人类。例如，企业、银行的发票、原始凭证就可以使用智能扫描功能，直接录入电脑。这种方式有效地提高了发票信息的准确性，减少了在这方面投入的劳动力，但也造成了以这些工作为生的评估人员的失业。因此，评估智能化既是资产评估人员对计算机知识深度和广度的再一次汲取，又是传统资产评估人员就业升职的巨大挑战。
四、企业兼并中风险和挑战的应对措施
（一）科学客观的评估兼并企业价值无论是有形资产还是无形资产，都要根据国家的法律法规，并依据企业兼并的目的，运用智能化资产评估方法，科学准确地评定估算出资产的价值［3］。在评估资料硬盘保管方面要不断地改善保存环境和加强评估档案管理的安全防护性，提高环境条件，安排管理人员定期对电子评估资料进行整理和检查，防止电子评估资料因客观条件而损坏和读写空白。评估机构既要保存电子评估资料，还要保存纸质的评估资料，对电子评估档案备份两份以上，并且打印出纸质的同时保存，实现一旦其中一方损坏遗失，可以再次恢复评估数据的目标。
（二）建设良好的评估环境
建立统一的行业标准，制定统一行业规章制度，缩小核算差异，降低评估程序的复杂性。对系统外部的安全风险方面，企业需要对智能化评估软件系统进行定期的维护和检查，检查计算机线路是否正常，定期检查系统杀毒功能，进行系统维护，不断升级软件以应对新型攻击手段，减少问题的发生。同时，要加强内部管理，建立良好的内部管理体制和运行机制。同级评估人员账户权限要相互牵制、相互监督，使得每项指令都有迹可循，避免评估人员产生违法行为。借助线上视频课程和线下培训相结合的模式，系统地学习相应的评估制度和智能化评估系统，可以此加强机构在评估风险层面上的预防和控制能力［4］。
（三）注意评估过程的流畅性
在计算机和网络条件下，评估机构应尽快做好评估前资料准备工作，提前制订好评估计划，形成完整的评估体系，确保评估内容保持完整性，评估过程规范性，针对评估过程中可能出现的问题，及时做好预防风险应对处理方案，在减少安全风险的基础上，选择适当的评估方法和计算公式提高评估效率，使得评估业务更具有灵活性。注重企业的整体价值评估，准确把握被兼并企业的资产价值。同时，也要通过政府等各方的努力，建设规范统一的资产评估市场环境，充分发挥资产评估在企业兼并中的作用，降低评估风险，提高评估的有效性，使资产评估在企业兼并中做的工作更具可靠性。
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档案智能化范文8
关键词：交通运输；元数据；电子文件；智能化；归档方法
我国目前已经积累了公路、铁路、水运、港航、机场等领域繁多的档案资料信息，到2020年，我国铁路运营总里程已经达到15万公里，我国交通运输领域积累了大量相关档案信息，同时在现代化的快节奏影响下，我国传统的归档方式缺点逐渐显现出来。现代交通运输发展十分迅速，大大增加了交通运输档案的管理压力，因为不具备高效率的业务处理设备，缺乏现代化专业人才，无法满足现代行业发展的需求，导致档案管理效率低、消耗大量的时间成本与人力资源，无法做到高效查找，流程烦琐、档案的准确定位能力较差等问题，这些问题均可采用智能化归档方式进行解决。
一、进行交通元数据电子文件智能化归档方法研究的必要性
1.交通运输事业发展的现实需要。自新中国成立后，我国发展重心逐渐从农业转向工业，且立志成为农业与工业双强国，交通运输业的发展是新中国成立后的重要发展行业之一，且处于第一批发展行业内。交通运输业在我国社会活动以及人民生活等领域处于不可缺少的地位，新中国成立初期需要加大全国工业建设，需要运输很多原材料与专业人才到全国各地，实现我国全面发展。我国最为强盛的交通运输方式就是铁路，所以铁路发展至今也是我国最主要的运输方式。随着我国人口增长，铁路运输压力亦逐渐增大，应加速其他运输方式的发展，这就要求我国交通运输业在高速发展的过程中确保安全性与规范性。随着我国实行改革开放政策，逐步与国际接轨，进入国际视野，我国交通运输行业向国外学习了先进的技术，并根据我国国情进行转化，使其适用于我国国情。在交通运输行业，对其行业管理、交通执法、工程建设、人才培养、技术进步等方面，将会形成大量的管理制度、司法文书、设计施工监理文件、决算审计资料、人事档案、科技研究以及应用实录等档案信息，必须保证其新形成的部分数据信息不是只呈现出数量上的增加，还要保证其内容质量不会受到数量的影响，具有规范性、严谨性、科学性以及惠民性。实现智能化归档管理，能够提升归档管理的时效性与效率性，加快现代化背景下的档案查找效率，降低传统模式下获取信息的难度，利用大数据库的功能，不仅可以提高对于档案的保存能力，还能提高档案的安全性。交通运输行业的领导层可以借助具有数字化、科学性、时效性的数据信息，及时为交通管理行业作出决策性判断，加速推进交通运输行业的可持续发展。
2.提高相关档案部门的档案存储能力。档案管理的主要内容是对于档案信息的管理与利用，在传统交通运输管理档案模式中，档案的储存方式主要有两种：一种是常见的纸质储存方式。这种方式缺点较多也较为明显，纸质档案存储录入方式较为烦琐，出错率较高，且不易修改，对于较为复杂的档案在写入信息时如果发生错误，则这张纸就将报废，会产生不必要的纸张浪费。在纸质档案经过一定年限的积累后，其数量会大幅度增加，就算对其采用分类归档，在实际查找过程中也会消耗很长时间。同时，纸质档案还存在一定的存储问题，虽然档案的纸张都有特殊要求，但我国地域广袤，地区条件不一，部分地区无法使用质量较好的纸张，一些地区较为潮湿，会增加纸张的湿度，导致字迹容易出现模糊问题，影响档案的有效存放时间。对于较为干燥地区可能会导致火灾的发生，造成档案的损毁；另一种存档方案为电子存档，在20世纪，我国就已有电子存档方式。电子存档的成本较高，大多数情况下是储存较为重要的文件，但这种方式也有储存风险，当时的电子存档设备制作材料不够规范，制作方式也不够严谨，时间一长，会因为空气中各种微生物导致设备老化或者是被腐蚀，还存在对设备进行保养的问题，当时的保养，在大部分情况下只是用抹有清洁剂的毛巾擦拭设备表面，并不能对设备起到实际的保养作用。当前，利用智能化的归档方式能解决这些问题，大大提升交通运输档案的存储能力。
3.创新档案的管理模式。我国交通运输行业范围较大，现在已包含公路、铁路、水运、港航、机场等领域，多种交通项目增加了交通运输业的发展与管理难度，其中开展的相关交通运输基础设施建设项目、咨询服务类型繁多，以及各决策层管理难度较大、档案种类复杂且数量庞大，这些原因导致在日常的档案管理工作中需要投入大量时间成本和人力成本。随着时代的进步，我国交通运输管理规模越来越庞大，所产生的档案数量也越来越多，这种背景下加剧了上述问题的严重程度。因此，利用现代化的科技产物，采用数字化、信息化的方式，使交通运输档案的管理智能化，使电子文件管理具有高效性、准确性以及即时性是现代化交通运输行业的基本要求与必要保障。在享受现代化带来的便利时，很多行业也在创新进步，5G、物联网的新兴技术诞生，能更好帮助现代交通运输档案的管理与发展，将实体档案与电子档案分散管理，能很好解决传统档案管理模式中存在的整理耗时长、文件易受外界影响导致受损、空间限制因素等问题，能有效将传统交通运输档案管理与现代化的技术相结合，使交通运输档案管理的工作步入新的发展阶段。
4.延长档案信息保存年限。随着近年来我国经济水平的不断提高，人们对于生活质量的要求也就越来越高，在交通方面私家车数量越来越多，各种车辆档案层出不穷，这也就导致了交通档案的数量越来越多，通过探究交通数据电子文件，智能化归档方法，可以进一步提高交通档案的储存期限。在人们的传统印象中，档案信息通常采用纸质保存方法或者是简单的电子档案记录，但是随着我国交通行业越来越发达，单纯的纸质保存以及电子档案保存已经不能满足交通档案管理的需求，这也就说明交通档案管理工作需要步入一个新的阶段，而如何延长档案信息的保存年限成为相关部门所面临的一个主要问题，通过采用交通运输元数据电子文件智能化归档方法，在提高信息管理效率的同时，也可以进一步延长档案信息的保存年限，对普通的纸质档案信息而言，电子文件智能化归档方案要比纸质文件保存年限长很多，而且在调取时也更加方便，而相较于普通的电子文件保存而言，智能化的归档方法可以从根本上提高交通运输数据的保存效率，在有需要时可以第一时间调出某一时间段或者是某一地区的交通数据，这就可以从根本上提高交通运输数据的保存年限与管理效率，也就能够进一步推动交通运输行业的总体发展，为以后的交通运输数据保存打下良好基础。
二、交通运输元数据电子文件智能化归档方法存在的问题
1.缺乏符合现代化的工作制度。交通运输档案的归档是一项幕后工作，大众更关注相关交通项目的建设与发展，享受交通运输带来的便利。同时，这类载人数量较多的大型交通设施的安全性是大众最关注的部分，虽然这类大型惠民项目的安全性是经过层层严格审查，但审查部分是普通群众看不到的，导致群众对于交通运输归档的关注度较少。很多群众认为交通运输归档不具有重要性，在此大环境下，一些相关部门也认为交通运输归档管理不重要，严重妨碍了交通运输归档的发展。交通运输归档管理实质上是一项十分复杂、需要很大耐心以及细心的工作，但由于相关部门对于交通运输归档管理的重视程度不够，导致其在资金投入、制度建设、人才培养、基础设施建设上投入不足，造成交通运输行业与交通运输归档管理发展的两极分化，大大降低了我国交通运输行业的整体发展速度。
2.缺乏现代化的专业人才。由于交通运输建设与交通运输档案的发展差异巨大，导致交通运输档案管理人才的需求量很大，特别是专业的档案管理人才，由于大众对于交通运输档案管理的重视度严重不足，导致交通运输档案管理报名人员虽然有很多，但实际能够录用的人才较少，产生较大的人才流失，交通运输档案管理的岗位招不满人。交通运输档案管理人才应该具备相关专业档案管理知识、计算机知识和实操能力，并对于交通运输行业具有深度了解，能自主及时收集有效行业信息以及对相关信息进行整理与分析，在满足上述条件后，还需要具备能熟练应用大数据的能力，帮助建立与完善交通运输档案的数据库。此外，因为有很多交通运输部门，特别是处于一线运输部门，对档案管理重视程度不足，没有建立相关的档案储存室或档案管理部门，缺乏相关专业性技术人员，更没有建立地方档案数据库，加上一线的运输部门工作人员较少，常常出现一人多职的情况，他们只能处理基础的交通运输业务，没有多余的时间进行相关档案的归档整理工作。
3.软硬件设施需要更新。现代化的交通运输档案管理工作需要一定的软硬件支持。将传统交通运输档案转换为现代化的电子文件管理过程，需要现代信息技术的参与，其管理和运行必须具备一定的现代化电子设备、技术、系统、工具。我国幅员辽阔，各地区经济发展水平不平衡，有些不发达地区的交通运输档案还停留在传统管理模式阶段，不具备应用先进信息技术的条件，其档案管理软硬件设备设施不完善，更无法做到及时更新，工作效率低、工作质量差，导致档案管理发展缓慢。
4.档案信息安全问题有待提高。信息时代背景下，信息的获取与传播都较为便捷，互联网的普及让大众得到获取信息的便利，但同时在这些便利中也存在着一定的安全问题。目前，我国大部分交通运输行业主控部门是国家相关行政机关，自然会涉及一些重要的文件与信息，更需要加强系统的安全性和管理，并应及时对系统进行日常维护和更新，防止因信息泄露或者被不法分子盗用造成严重的损失，确保档案文件与信息安全是现代化背景下交通运输档案管理正常运行的必要基础。但目前很多地方交通运输档案管理在安全方面的工作还存在很多的问题，需要多方面共同努力。
三、交通运输元数据电子文件智能化归档方法具体措施
1.加强档案管理意识培养。在大数据时代背景下，交通运输档案信息管理的改革需要相关部门共同努力和支持。首先，需要从领导层面加强相关意识的培养，通过各种形式来普及相关知识。例如，通过知识讲座、报刊、专业网站、电子信息平台以及部门内相关系统培训，普及交通运输档案管理的重要性与基本知识，让各部门了解交通运输档案管理的工作过程，知晓档案工作涉及的范围，明白其中的重要性以及价值，并学习档案管理的基础知识与操作技能。其次，在面对档案管理部门工作时能积极主动地配合，保留相关凭证、文件、数据，并主动上交相关文件与数据，减少档案工作人员信息收集的时间，增加信息收集效率，减少人力资源的消耗。最后，交通运输管理部门还应该增加一定的资金补贴，并提供人才与技术支持，保证交通运输档案管理部门的日常工作效率。
2.创新人才培养模式。在大数据时代背景下，要想降低人力资源的消耗，减轻工作人员的基础业务压力，应该以人为本，毕竟现代化交通运输档案管理工作还是需要人力进行操作。目前，交通运输档案管理部门严重缺乏高度专业、经验丰富的技术型人才，在职工作人员虽然具备较强的档案管理能力，但是缺乏对现代化设备的操作技术，部分偏远地区甚至还未接触到现代化档案管理设备。因此，需要构建现代化档案管理人才培养模式。传统档案管理人才培养模式主要注重相关理论知识的培养，现代化人才管理模式应将传统培养模式与现代化的教育内容结合，在保证其熟练掌握档案管理知识的前提下，增加现代化科技设备的相关知识与实操技术，培养综合性较强的档案管理人才。一是在部门中引进具备现代化专业档案管理技能、计算机操作能力、基础交通运输知识的复合型人才，增加部门管理的综合能力。二是利用现代化专业人才，在部门中实行定期的系统性培训，培养在职人员现代化知识，增强其对档案数据库的实操能力，从而实行档案管理部门全面化的综合能力提高。
四、结语
