人工智能技术现在被广泛使用。记录管理是对一个单位甚至一个地区的数据进行必要管理和保存的重要形式和内容。档案的储存和检索可以根据不同档案管理部门的要求而有所不同。无论是人事档案的管理，还是城市和地区发展建设的档案管理，都需要对文件和其他相关内容进行系统归档。因此，各单位应在现有档案的基础上，继续提高档案管理效率，同时有效利用信息化条件，实现快速归档、建档和查阅。为了满足档案管理实用高效的需求，改善单位结构和人员素质，适应城市发展步伐的加快，可以在信息技术发展的基础上进一步引入人工智能，使人工智能在档案管理方面发挥更好的促进作用。
一、人工智能应用于档案管理的必然性
1-模式变革
今天，人工智能正逐渐渗透到各个领域。人工智能已经在图像识别、语音识别和文本处理等许多领域证明了其好处。改变信息服务模式是实现人工智能在档案馆应用全面创新的关键。这个模型是数字档案管理系统架构的基础，对系统和技术有直接影响。档案员需要将真正的服务与档案的需求联系起来，而治理的创新应着重于创新一种模式，以帮助提高治理的效率。管理模式将确保新系统、技术和概念的采用。随着人工智能的出现，档案信息服务不再局限于档案员，而是能被更多人所使用，档案管理部门需人工智能来简化信息服务。
2-管理困境
随着数字文件成为一种趋势，电子文件的数量正在增加。由不同类型的档案材料组成的资源总数正在迅速增长，尤其是在大数据时代。档案资源的存储规模已经从原来的 GB 级别转变为 TB、PB 级别。面对如此庞大的数据量，档案服务部门必须解决一些关键问题：如何有效地检索他们所需要的内容，并有效地管理档案资源。人工智能技术的应用实现了档案服务 " 收集、管理和使用 "方式的现代化，使数字记录的智能管理成为可能，并利用文本识别、图像识别和自然语言处理等新技术对转录和内容识别进行整合。
二、档案管理中人工智能技术的应用价值
1-控制管理出错
在档案管理中合理的使用人工智能技术，可以大大减少档案管理中出现错误的可能性。在档案管理工作的具体背景下，它可以使相关工作人员有效地控制档案管理和借阅错误，为任何选定的解决方法逐步扩大搜索路径，并智能地优化它们以减少搜索时间。同时，一些工作人员可能不知道在关键词搜索过程中需要哪些档案文件，这时可以使用高级搜索技术，有效地扩展和重新定位额外的关键词和档案信息，使用户在这个阶段可以深入了解与关键词密切相关的档案文件内容，而不必依靠手工作业来找到可以通过的档案文本。
2-提升管理效率
在技术档案、档案网站、数字档案等的信息生产过程中，数字化是一个非常重要的因素。数字化是信息化建设中一个非常重要的内容，它需要高效的数字压缩和数据库的建立，使各种电子档案系统和媒体文件能够有效地结合起来，形成一个真正的档案信息库，并利用高速扫描有效地存储在数据库中。然而，施工过程本身受到人为因素、技术工具和数字对象的影响，这反过来又会降低效率。通过人工智能技术和计算机技术的有效结合，可以实现语音和图像识别的提高，计算机可以发挥自我学习的作用，完成对图像、语音、视频等相关数据的科学识别和匹配，有效提高管理效率，促进数字化文件管理。
3-强化信息共享
在当今的互联网时代，社会互动、网络化和档案数据数字化是社会发展对档案管理的最新要求，并使用户能够更有效地搜索相关信息和文件。一般来说，不同的人有不同的搜索和分类档案的习惯，用户对档案的分类没有一个明确的概念。智能搜索技术可以考虑到档案的相关性，并结合和索引关键词，以提供更准确的结果，排序更精确，更快速。此外，智能机器人的语言可以被调整以提供更准确的结果。随着智能机器人语言处理系统的发展，用户可以直接用自然语言提出问题，而高级推理可以用来从数据库中获得答案。利用人工智能搜索信息，智能解锁也能实现机器学习，通常由一个执行系统、一个学习系统和一个环境组成。计算机可以直接从环境中检索相关信息，并将其传递给学习系统。学习系统利用相关信息对执行系统存储的数据库进行适当的修改，然后搜索现有的知识库，并在搜索完成后向学习系统提供反馈。最后，学习系统学习用户的要求，确定用户对信息的格式和类型的偏好，并将存储的信息传送给用户，实现归档信息的交换。
三、人工智能技术在档案管理中的应用
1-加强集成数据管理，提升档案资源收集能力
档案框架应考虑将数据管理概念与档案网站的运作相结合，即如何使档案机构的资源在内容和形式上适应用户的需要。换句话说，它建立在网站的智能之上，根据要使用的格式和内容要求、用户和访问权限的定义等，对哪些文件可以通过档案网站在线访问以及如何在线使用这些文件制定详细的规则。应做出适当的规定。根据大小和功能的不同，文件可以在视觉上显示和使用。这种做法应在归档网站的归档产品中注明。最后，人工智能可以用来收集不同用户行为的真实数据，并提供文件的优势和劣势信息，从而为用户提供一个透明的信息来源。增强文本挖掘能力。档案研究需要对大量的材料进行分类，在处理大量的历史材料时，可能会耗费时间和精力。智能是人工智能在数据挖掘方面的一个延伸。谷歌和百度都被称为智能。谷歌和百度利用智能在互联网的广阔世界中聚合几乎所有的人类知识。智能搜索使查找和使用记录更加容易，并提高了效率。
2-网络共享平台
借阅、检索和归还文件往往非常复杂，这些工作传统上都是在纸上进行，逐层审批，但也需要更严格的审批程序，特别是对某些摘录和机密文件。现代人工智能技术可以成功地用于创建与联网设备的沟通平台，以简化审批程序。通过办公自动化软件和计算机的科学应用，电子平台可以直接用于审批任务。同时，可以在公司内部的记录可以通过一个共同的平台直接显示在公司的本地网络上，内部员工可以用自己的 ID和账户直接访问。并对其提出有效的要求。例如，在培训新人时，高等院校的发展历史及其文化应该非常清楚；此时，员工可以直接连接到他们的电脑，在本地网络上搜索相关文件。通常这些档案中没有保密内容，可以完全开放，员工在借阅和查阅档案材料时不需要寻求批准，这可以大大减少行政人员的工作量。这反过来又能导致行政简化和权力下放，优化工作流程。
3-分类和检索人事档案信息更加高效
人工智能技术在个人档案管理中的应用，是基于使用计算机将个人档案中的数据和信息结合起来，通过将各种类型的信息数据进行严格的分类，将其以文本或其他格式储存于档案系统中。用户需要查找信息时，可借助人工智能技术对人事档案资料中的相关或相似信息进行全面详细地搜索，同时可将这些信息进行科学分类。在对文本信息检索和分类的过程中，人工智能技术的智能化得到了充分体现，除了能够自动分类和组织电脑中相关或相似信息，还可以根据管理员的命令，科学地对数据库中的人事档案记录进行分类。该技术的使用能够极大地提高使用者对信息检索和分类的效率，减轻他们的工作压力并节省工作时间。相较于传统的人工式管理，人工智能技术应用于信息数据的分类检索等工作中能够极大的提升审查的准确性和有效性，在很短的时间内将大量不需要的信息数据消除。人工智能技术应用于部门人力资源信息管理时，具有很强的识别能力（包括语音识别、图像识别、视频识别等）。
4-人工智能助力档案库房智能化
AI 为智能档案存储管理提供技术支持。根据档案建筑的设计规则，档案必须防止潮湿、水、太阳和紫外线辐射、灰尘、污染、有害生物、盗窃和火灾。利用新技术，开发中央控制系统、温湿度控制系统、烟雾探测系统、漏水自动探测和报警系统、档案气体专用火灾探测系统、红外防盗报警系统、监控摄像系统和门禁系统，对档案馆藏品实施新形式的 " 八大防范措施 "。创建一个智能档案管理平台，实现档案的远程操作和管理。档案员难免会遇到这样的情况：一个包或文件放在错误的架子上，导致花费大量的人力和物力去寻找它。在物联网技术的帮助下，这个问题可以通过以下方式解决，即通过射频识别（RFID）实现对记录的智能识别、跟踪和放置、跟踪和管理，每件、每包记录都会有一个独特的标识，通过扫描二维码、条形码可以获取相应的信息。
四、结束语
综上所述，档案数据管理业务不能与现代人工智能技术分开。人工智能以其自身优越的便利性、交互性等突出特点，已经并将继续成为档案管理业务的重要力量，进一步优化档案管理任务，为单位的持续发展做出积极贡献。因此，不断实现档案的智能化检索和自动化管理，是今后档案管理业务中应长期优化和发展的又一重要方向。
作者：张亚琪 单位：内蒙古赤峰市红山区农牧水利局