【摘要】本文首先对RFID技术的概念和优势进行阐述，然后对现阶段基于RFID技术的智能档案管理系统的核心组成部分进行分析。在此基础上，详细阐述基于RFID技术的智能档案数字化管理流程，以此凸显出RFID技术在档案管理中的应用价值，帮助档案管理人员提高工作效率。
【关键词】RFID技术；智能档案；数字化管理
随着档案管理理念的不断优化和发展，企业档案的内容更加丰富、分类更加细致，显著增加了档案管理的工作量，因此，对档案管理工作的效率和质量提出了更高的要求。传统的档案管理模式主要以人工操作为主，不仅工作效率低，而且容易产生人为错误，已经难以满足现阶段档案管理工作的要求。因此，在信息时代背景下，探究RFID技术在档案管理中的应用方式，以及RFID技术下智能档案数字化管理流程，对于推动档案管理工作创新与发展，提高管理工作效率具有重要的意义。
一、RFID技术概述
（一）RFID技术的概念。“RFID”是射频识别的缩写，因此RFID技术实质上是射频识别技术（电子标签技术），即通过无线射频信号自动识别目标对象，在非接触状态下获取目标对象数据信息的技术手段。RFID技术应用系统主要由以下三部分组成：1.标签（Tag）。标签通常会附着在目标对象上，由芯片和耦合元件组成，具有唯一性，即每个标签都具有唯一的电子编码。2.阅读器（Reader）。阅读器通常分为手持式和固定式两种类型，主要用于读取目标对象标签中的数据信息。3.天线（Antenna）。天线是实现RFID技术射频信号传输功能的关键设备。
（二）RFID技术的优势。基于对RFID技术概念和基本组成的了解，可以总结出该技术具有以下应用优势：1.信息储存量大。传统条码技术中的条形码，其数据信息储存容量仅为数千级，而RFID技术中的标签，储存容量可达数兆级。因此，能够记录更多的数据信息。2.使用便捷。无线射频信号可穿透塑料、纸张等非金属材料，因此，RFID技术可实现目标对象标签信息的无障碍、远距离读取，应用过程更加便捷。3.数据信息安全性高。在RFID技术中，可通过技术手段对RFID标签进行加密处理，使其难以被伪造和更改，从而使目标对象的数据信息更加安全。4.使用周期长。传统的条形码多为纸质喷涂形式，容易被污染或损坏，使用寿命较短。而RFID技术中的标签则为电子芯片，一方面可被塑料薄膜或外壳覆盖，从而不易被污染和破坏，具有良好的防水、防磁、耐高温性质；另一方面可通过修改其中储存的数字信息，使标签得以重复应用，因此，RFID标签的使用周期更长。5.应用效率高。RFID技术的阅读器，可同时扫描、读取多个标签中的数据信息，因此工作效率更高。
二、基于RFID技术的智能档案管理系统
现阶段，基于RFID技术的智能档案管理系统主要由档案信息采集、档案系统管理、档案销毁管理、档案监控管理四个子系统组成，其结构组成如图1所示。档案信息采集系统是一套硬件通信基础系统。其工作原理为：通过设置在档案室（馆）不同位置的信息采集硬件设备，实时采集门开关、门禁、标签读取、箱子开关过程中的信号信息，然后将采集到的信号信息传递至系统主机外设接口，利用射频信号对这些信息进行汇总和分析，最后将分析好的信号信息按照特定格式上传至档案监控管理系统，以此实现档案的智能化、数字化管理。档案系统管理系统在整个档案智能化管理系统中，主要发挥档案资料盘点、基础信息管理、日志填写、档案管理等功能作用。基于该系统的支持，档案管理人员不仅能够更有序、更高效地完成档案日常管理工作，还能够有效提升馆藏档案资源的管护质量以及对档案调用者的服务质量。档案销毁管理系统在实际档案管理工作中，主要发挥档案资料保管日期的设定与记录、失效档案自动提醒、档案销毁登记管理等功能。在档案室（馆）中，经常会出现超出预定保管期限的档案资料，这些档案资料的处理通常由销毁管理系统完成。一般情况下，销毁管理系统处理这类档案资料的方式为：根据实际需求，对这类档案资料实施续存或销毁处理，并将档案信息、处理方式进行统一登记和归口管理。档案监控管理系统通常包含以下分支系统：门开关监控系统、管理人员出入监控系统、视频监控系统、档案出入库监控系统、箱子开关监控系统等。在实际应用过程中的表现为：各分支系统将收集到射频信号信息汇总处理，并转化为能够被档案管理人员识别的可视化信息，然后将这些可视化信息传输至智能档案管理系统的档案管理人员操作界面，从而指导管理人员实施相应的管理行为。同时，设置在档案室（馆）出入口的阅读器，会与监控管理系统连接。当馆藏档案经过出入口时，阅读器会将读取的标签信息传输给监控管理系统，由其核验该档案资料是否具备完整的领用手续，以此实现档案资料出入库的智能化管理，最大限度确保馆藏档案的安全性。
三、基于RFID技术的智能档案数字化管理流程
（一）档案编目。RFID技术下，可采取以下数字化方式进行档案编目：1.对入库档案资料进行扫描，并将扫描件传输至智能管理系统的档案数据中心；2.在完成新档案盒（袋）编码申请后，利用射频标签打印机打印出包含档案编码的RFID标签，将其粘贴在对应的档案盒（袋）上；3.在档案智能管理系统中，将RFID标签编码与对应的档案资料绑定，并保存数据。此时，用阅读器扫描RFID标签，智能管理系统便会搜索和呈现出该档案袋（盒）内所包含的全部档案信息。相较于传统档案编目方法，数字化的档案编目方法工作效率更高、出错率更低。
（二）入库上架。在基于RFID技术的智能档案数字化管理模式中，档案管理人员可通过以下方式完成档案入库上架操作：档案管理人员将已完成编目的档案袋（盒）放入带有智能密集架红外定位感应和RFID扫描功能的智能档案柜中，此时，智能柜会自动识别档案袋 （盒）上的RFID标签，若档案信息确认无误，智能柜会发出“存档成功”的语音提示；若标签信息未通过验证，智能柜会在发出“存档失败”语音提示的同时，点亮警示灯。存档成功后，智能档案柜自动记录档案袋（盒）所在的位置并将位置编号与档案袋（盒）的RFID标签编目绑定，然后将数据信息上传至智能管理系统中，完成入库上架操作。若档案被调用，当其重新放回智能档案柜时，档案柜会重新记录其存放位置并更新智能管理系统中的原有信息。基于RFID技术的数字化入库上架操作，既能够实现档案资料的精确定位，又能够显著提升档案入库、检索、存取等管理工作的效率。
（三）智能盘点。传统档案管理模式中，管理人员想要对馆藏档案进行盘点，需要先逐一核对每个档案袋（盒）中的档案件数，再将盘点结果汇总整理，与档案系统、借阅登记表等资料核对。随着档案室（馆）档案数量的不断增加，传统盘点模式的工作量和出错几率会显著增加，从而严重影响档案盘点工作的质量和效率。而基于RFID技术的数字化档案管理模式则能够有效解决上述问题。
（四）快速查阅。利用RFID技术下的档案智能管理系统，档案管理人员能够快速准确找到需要调阅的档案，并自动完成档案调用实名登记、档案出入库实时记录、调阅信息永久保存等工作。具体操作流程为：档案管理员在智能管理系统中检索需要调阅的档案，此时系统会自动找到该档案存放的具体位置并发出“出库”指令。智能档案柜接收到指令后，档案对应位置的指示灯会亮起，从而便于管理人员快速找到档案并完成下架、出库作业。对于不得带出档案室（馆）的机密性档案，可在RFID中加入防盗信息，然后利用出入口位置的固定式RFID阅读器防止其离开档案室（馆）。此外，档案归还时，基于RFID技术的档案智能管理系统还能够对档案借阅人身份信息和标签UID（UserIdentification）进行核验，以及对档案未归还到位的情况进行报警。从而显著提升档案调阅管理的规范性和便捷性，提高档案管理的质量和服务体验。
四、结语
综上所述，档案数字化管理是新时期档案管理工作发展的必然趋势。随着RFID技术在档案管理工作中的广泛应用，基于RFID技术的档案智能管理系统将使传统的档案管理模式发生巨大改变，显著提升档案管理的效率和质量。作为档案管理者，应深刻意识到档案管理智能化、数字化发展的优势和价值，主动提高自身信息素养，熟练操作RFID技术下档案智能管理系统，充分发挥出档案数字化管理的优势，推动档案管理工作不断发展。
作者：王玉群 单位：中国船舶集团有限公司第七一五研究所