档案管理知识范文1
1.1对档案管理的重要性认识不足
首先，部分高校领导对档案管理的重要性认识不足，将档案管理工作当做学校日常行政工作的附属物，可有可无。将主要的精力用于学校的基建、科研等大事上，很少过问学校的档案管理工作，导致高校档案部门成为高校中最不起眼的部门之一，甚至有部分师生不知道高校档案工作的办公地点。正是由于领导的不重视，高校档案管理工作人员缺乏积极性和主动性，养成了安于现状、不思进取的工作态度，缺乏积极的创新改革意识，不能主动进行学习来提高自身的素质和能力，于是出现高校档案资料工作松散，出现一些重要档案材料残缺或者丢失，统计数据失准等问题。很多高校甚至依然延续传统的手工档案处理方式，导致高校档案工作流于形式，不能为高校科研、教学提供必要的支持，也缺乏服务经济社会的能力，高校档案管理工作滞后于知识经济时代的要求。
1.2档案工作基础设施、技术手段落后
近年来，随着国家对高等教育投入资金的增加，高校教学设施配备、实训基地建设等取得了长足的进步，但由于档案管理部门的工作不受重视，导致档案管理工作需要的一些现代化设备难以及时兑现，档案管理部门也往往被设置在高校不起眼的位置，档案库房面积和各项指标达不到要求，高校档案工作的开展受到很大的阻碍，这自然也会打击档案工作人员工作的积极性和主动性。与此同时，部分高校依然采用传统的手工档案管理方法。计算机是高校现代化档案管理工作必备的设施，尽管计算机办公已经成为高校日常管理的常态，高校的财务部门、教学部门等早就配备了各种高性能的计算机设备，甚至一个办公室配备多台。但档案室的计算机通常使用其他部门淘汰下来的，性能大打折扣。而且其他诸如扫描仪、刻录机、服务器等设备都十分短缺，导致高校档案工作的效率大打折扣。
1.3档案队伍整体素质不高
正是由于高校档案管理的重要性得不到重视，高校很少招聘专业的档案专业人才来负责档案管理工作，往往是从其他部门抽调部分行政人员，或者由其他工作人员进行兼职，尽管在数量上可以保证高校档案工作的需要，但由于绝大多数工作人员都不是档案管理专业出身，缺乏基本的档案管理技能学习和训练，有的档案管理人员不知道应该收取什么资料，有的不知道如何写案卷标题，有的不知道如何利用计算机来进行档案资料的查询和搜索等，严重影响了高校档案工作的质量。虽然有些高校配备了齐全的档案管理需要的计算机等设备，但由于工作人员知识老化、素质不高，不懂得如何使用，导致计算机成为单纯打字的工具，不能充分发挥计算机的高效率的优势。特别是随着知识经济的兴起和计算机技术的不断发展，高校档案管理工作的国内、国际交流日益频繁，高校严重缺乏既懂档案管理专业知识，又会熟练使用计算机、懂得外语的复合型人才。
1.4档案信息开发利用工作相对落后
高校档案是高校师生在多年的发展过程中所形成的宝贵的知识和智慧资源，具有无可比拟的价值。如果高校档案没有被充分的加以利用，再有价值的资源也会成为无用之物，对于高校档案工作者而言，不仅要加强高校档案的收集、整理和归纳，更重要的是充分发挥高校档案的价值，提高其利用效率。目前高校档案信息资源大多属于被动式服务状态，档案管理者缺乏主动服务意识，依然是传统的"等客上门"的服务模式，师生有需要时才来档案室查询相关的资料，这远远不能发挥高校档案工作的优势。同时档案工作人员忙于日常的档案装订工作，没有时间和精力来编研和开发档案资源，即便开发出一些编研产品，也往往深度不够或者缺乏应用性而流于形式，档案管理工作为高校科研、教学的服务效果差，社会效率和经济效率差强人意。
2知识经济时代提高高校档案管理工作的建议
2.1树立新的档案管理意识
知识经济时代，提高档案管理意识、更新档案管理观念，是提高档案管理工作效率的前提和基础。首先，树立档案的开放意识。在现代社会，档案已经从部分群体的特权向全体公民开放，纵观世界各国的高校，都有意识的将档案资源开放给师生和社会公众使用，只有少数涉及机密的档案资源才进行封存保管。我国高校的档案管理者和工作人员也应该树立开放的档案管理意识，根据服务者的实际需求，提高档案工作的开放性和服务性。其次，树立档案实效意识。知识经济时代，社会发展日新月异，生活工作节奏加快，高校档案管理工作也应该顺应信息社会发展需要，提高档案工作的时效性，及时进行档案的收集和整理，抢时间、争效益，根据服务对象的要求，第一时间将开发出来的档案信息传播出去，提高档案服务的价值。第三，树立档案服务的竞争意识。知识经济时代，高校之间的竞争主要是科研实力和教学质量的竞争。作为高校科研和教学的重要服务部门，高校档案管理部门也要树立竞争意识，通过优胜劣汰，引入竞争机制，给予档案管理人员以压力和动力，提高其工作积极性和主动性。
2.2推进高校档案管理的现代化
随着高校在校生人数的不断增多，以及高校服务社会能力的提高，现代高校在发展中形成了大量的文件、视频等资料，传统的手工档案管理方法不仅效率低下，而且很容易出现档案资料丢失或者残缺等问题。因此，高校要加强计算机技术在档案管理中的应用，加快档案信息资源的数字化、网络化进程，从档案资源的产生到归档都进行计算机操作，实现档案管理的信息一体化，实现一次输入、反复利用的效率，大大提高工作效率，也让档案管理人员从繁琐的工作中解脱出来，进行更深度的档案产品开发，以适应知识经济的需要。同时，为方便利用传输和联网，可以将馆藏一些纸质档案转换为电子文件，以机读目录、卡片。通过建立档案信息数据库，充分发挥计算机的密集存贮和快速检索功能，这是档案管理现代化的基础工作。另外，档案管理工作要充分发挥网络的优势，将有价值的档案信息公布在网上，提高档案服务的广泛性，同时也是带动档案收集、整理等工作的有效方法。
2.3大力开发档案信息资源
提高高校档案的利用价值是高校档案管理的主要目的。高校档案管理部门要加强档案信息资源的开发力度，实现高校工作的应有价值。为了真正了解用户的档案需求，高校档案部门必须加强市场调研，更多地与师生进行交流和沟通，及时了解学校教学和科研工作的重点，只有这样，高校档案部门才能合理地确定档案信息资源的开发主题和入编内容，有的放矢地开展编研工作，最终向各种不同用户提供与之需求相吻合的、高质量的档案信息编研成品，以实现高校档案信息资源开发利用的社会效益及经济效益。此外，为了提高编研质量，高校档案部门也可走联合编研，共同开发信息资源的路子。为了弥补高校档案部门人手少，编研力量不足，专业水平有限的不足，高校档案部门可以采取"走出去，请进来"的方式，开发档案信息产品。高校档案部门既可以采取档案系统内部进行纵向联合的方式，又可采取档案部门与校内外科研部门、经济部门等跨系统的横向联合方式，来共同进行档案信息编研开发，使开发出来的产品更具针对性、时效性。
2.4档案部门要做好宣传工作
高校档案部门除了要千方百计地做好推广服务工作，直接服务于本校教学和科研等工作以外，还应通过多种途径强化宣传工作，不断增强人们的档案利用意识。高校档案部门要做好宣传工作，一方面可采取举办陈列展览或利用校报、校内闭路电视、校园广播、校园网向本校人员进行档案宣传，又可以利用报纸、广播、电视和互联网等社会上的大众传播媒介，大力开展对档案和档案工作的宣传，在普及档案知识和加强公众档案意识方面多作努力，逐渐改变人们对档案工作的神秘感和陌生感，扩大档案工作的社会影响，增加档案部门的透明度，培养人们自觉利用档案信息的意识，教会人们怎样利用档案，交给人们打开档案信息宝库的钥匙。另一方面要加强对馆(室)藏内容的揭示和报道，让全社会认识到档案工作的重要性和对自身的价值。
3结语
档案管理知识范文2
目前，在医院档案管理中存在不少问题，现在很多医院仍然引用传统的管理模式，而这些传统的管理模式存在的问题是获取信息慢，员工之间交流不足，内部向心力不够，医院工作效率低下，而且每个人的信息不健全，如想要知道治疗骨质增生病症的患者查询前台医护人员，询问主治医生有哪些，这时这些医院往往会出现很多问题，或者无法快速知道主治医生的当值与不当值人员名单，或者要让患者等很久，而且由于内部交流不足，医生之间无法互相进步，从而也导致医院工作效率低下，无法实现进一步发展。
二、在医院档案管理中应用知识管理的必要性
1、知识管理是经济、社会发展的需求
随着时代、经济的进步，我国经济发展也进入一个新的阶段，知识在经济发展中发挥着更加重要的作用，而医院档案管理也在这种新形势下发生着变化，由以前的人工管理到纸质的文件管理再到计算机电子信息管理，以后医院档案管理还会有新的管理模式出现，如果医院一直保持传统的管理模式，总有一天会被社会所淘汰的。其次，医院也是一个带有盈利性质的组织，并不是慈善机构，也需要赚取一定的利益的，在这方面医院与企业有着相似的地方，那么医院也就带有市场经济的特征，所以应用知识经济管理是适应社会发展的需要。
2、知识管理是医院进步发展的需要
现在部分医院甚至还存在纸质档案管理，不管是对患者来说还是对医院来说这种模式有着很多的不便之处，不管是在工作人员的排班上还是在患者的就诊上都存在很多的不足，而且医院也是需要盈利的，并且医院之间还是有一定的竞争的，医院的消费者是广大患者，医院是救治患者、为患者解除病痛的地方，它需要在有限快速的时间内，为患者安排就医，如果引进知识管理，就可以快速为患者安排当值医生，同时增进工作人员的经验交流，提高医护人员的知识和时间能力，更好地为患者服务，在得到患者的信赖后才能更好地促进医院进步发展。
三、促进在医院档案管理中知识管理应用的措施
1、在思想上破除陈旧的观念，树立新的知识管理理念
医院要想改革首先就是思想上的转变，没有思想转变作为前提，任何实际行动都是失败的，而这种思想转变是一种自然而然地过程，目前，也有一些医院也开始引进知识管理，而医院档案管理任务繁重，想要快速转变也是需要一个过程的，首先就是搜集信息，输入信息，其次就是分类整理，在其中还要明确知识是为了服务人们而存在的，同时医院也是一种服务广大人民的机构，那医院要做的就是灵活应用这种服务，将这种服务贯穿于医院档案系统及工作人员的思想中。在思想转变过程中，广大医护人员树立新的知识管理理念，学习计算机信息管理知识，学会接受新事物，为医院及个人进一步发展出力。
2、在行动上引进知识管理模式，并创立层次化、结构化的档案管理方式
在知识管理实践的应用上首先要解决的就是技术与人才问题，医院档案管理的改变要想实现纸质档案向电子档案转变，需要的首先是引进适当的电子设备，更新医院系统，医院在这方面还要引入相应的技术管理人才，负责信息搜集、分类、管理、更新等。其次，医院要在新引入的系统中输入医院相关人员的信息，而信息分类可以先按科室分，分为内科、外科、神经科等等，然后在科室内部档案按照医院内部人员的工作经验进行分类，同时医院还可以在对应的科室楼层安装电子显示器，主要显示目前科室当值人员名单和未来几天内的值班情况。对患者档案管理可以采用一卡通的形式，在每位患者就诊时给予一张电子卡，里面记录就诊日期、科室、主治医生、病症、服用药品名称及计量等，不管是哪位患者，只要有卡，医院就可以显示其档案信息记录，在一定程度上可以明确医院与患者的职责，减少不必要的争端。这种方式就是知识管理模式下层次化、结构化的档案管理。
四、小结
档案管理知识范文3
当今社会，我们已经迎来了知识信息时代。在社会经济、知识信息快速发展过程中，知识管理已经成为新颖的管理意识，其作用在社会管理中也逐渐被人们所认知。在档案管理中，相关管理人员和机构也已认识到档案管理和知识管理间的联系，并通过对它们的理解，逐步实现这两种管理方式的有机结合，以促进档案管理的日渐完善。本文即对此二者的关系展开探讨，以期对相关企业或机构的档案管理工作提供一定的参考。
关键词：
档案管理；知识管理；关系
在当前，知识管理还未被正式定义。但是在社会经济快速发展、现代管理知识不断更新过程中，知识管理已经被当成一种创新的管理意识，并逐步在社会管理中发挥着重要作用。档案管理工作，主要是对文献资料、数据、影响信息进行收集和管理，并让这些信息资源能够具备价值[1]。知识管理在管理目标、管理流程方面和档案管理类似，但二者也有存在差异之处。只有充分认识二者的关系，才能促进这两种管理方式的共同发展，才能将它们在社会管理中的作用充分发挥出来，更好地为社会服务。
一、档案管理和知识管理的相通之处
从某种角度而言，档案管理和知识管理在某些方面存在相通之处，主要表现在以下三点：
（一）管理对象的重叠性。
档案管理是对一些重要的文件、档案进行管理，而知识管理的对象，是知识。知识包含的内容比较广泛，一些研究者将知识分为显性知识和隐性知识。显性知识可以来源于一些文件、档案，隐性知识包括图书、数据库、期刊等。由此可知，文件、档案属于知识管理的范畴，知识管理和档案管理在管理对象方面，具有重叠性。
（二）管理目标的相近性。
档案管理的管理目标，主要是为社会政治、经济、文化发展等方面服务的，通过为各类社会组织提供档案服务，是管理的基本目标，也是档案管理的最终管理目的。知识管理的管理目标是，让知识能够产生价值，为企业服务，提高企业的竞争力。由此可知，档案管理和知识管理都是为用户提供知识服务的，实现知识的价值，是二者的最终目的。
（三）管理流程的类似性。
通常情况下，人们将档案管理的工作过程，分为保管、统计、利用、接受、收集以及鉴定这六个步骤[2]，档案管理在进行文件管理或档案管理时，需要实施这些步骤，才能实现档案管理的目的。而知识管理的管理过程，几乎和档案管理的过程类似，都是需要按照一定的步骤，才能完成管理工作，让知识信息发挥一定的价值。
二、档案管理和知识管理的差异性
档案管理和知识管理具有管理对象、管理目标、管理流程上的相近之处，但它们在管理中，还有一定的差异性，具体表现在以下几个方面：
（一）管理层面。
档案管理是一项专业的管理活动，同时还包括着相关管理技术，而知识管理不仅是一项管理活动，具备一定的管理技术，还包括更高层面的管理体系和管理理论。
（二）管理深度。
档案管理是对档案、文件的实体进行管理，而知识管理不更侧重对文件、档案包含的知识进行管理。
（三）管理范围。
档案管理主要局限于档案、文件的管理，而知识管理不仅包含着这些内容，同时还要对管理图书的外部信息、外部知识进行管理。
（四）管理重点。
档案管理主要着重确保文件的真实性、可靠性，确保档案、文件能够长远保存，确保档案、文件的凭证价值；而知识管理，更加注重保管档案、文件及相关知识能够具有使用价值，更加注重文件的情报性价值等。
（五）管理特征。
档案管理更加注重对文件、档案进行程序化、规范化管理，知识管理更加注重，要营建一个具备创造性、宽松性特点的管理体系。
三、档案管理和知识管理的互相作用
从上述文段中不难看出，档案管理和知识管理不仅具有相近性，还有差异性，但是二者之间，可以互相促进，这是毋庸置疑的。
（一）知识管理可以提升档案管理
1.知识管理可以拓宽档案管理范围。
传统的企业档案管理，将档案、文件和图书情报严格区分开来，大大限制了档案管理的范围。同时，传统的企业档案管理，比较拘泥于对历史记录的保管，忽视了对企业提供现实作用，这也限制了档案管理发挥作用的领域。而知识管理强调，将企业的各类生产、经营活动中出现的知识容纳在一起，形成一个新型的知识资源体系，并服务于企业的各项创造活动。因此，档案管理就被融进了一个更广阔的空间内，能够和企业的各项业务直接结合，在企业活动中，发挥其应有的作用，这便大大提升了档案管理的管理范围。
2.知识管理能够提升档案管理的价值。
传统的企业档案管理，比较重视保管，而忽视利用，只是通过借阅、复印等手段，为企业提供档案服务，这种模式，不能满足职工对各种信息的需求，也无法使档案管理为企业的生产经营活动提供服务。而知识管理强调运用数字化、现代化管理手段，为用户提供深层次的信息资源，发挥知识的价值，进而提高企业的竞争力。知识管理对知识创造性职能的关注，能够大大提高档案管理的价值。
（二）档案管理能够促进知识管理
1.档案管理有利于知识的沉淀和积累
企业知识资源中，隐性知识所占的比重较大，且发挥着重要作用。然而，隐性知识存在于职工的大脑中，难于管理。据相关研究得知，对隐性知识可以运用两种方式进行管理：第一是将隐性知识“社会化”，第二是将隐性知识“外部化”。隐性知识“社会化”后，依然是“隐性知识”，例如，职工流动量较大时，组织的隐性知识资源也容易流失。于是，将隐性知识“外部化”是较为常用的管理方式。所谓的“外部化”，指的是通过记录将隐性知识物化在档案中。档案管理，侧重企业在开展各项生产经营活动中将职工的工作情况真实地记录下来，成为企业的知识资源。而通过将职工的工作情况，利用文件、档案的形式记录下来，就是将隐性知识物化在了文件中，通过这一系列的过程，就实现了组织知识的积累和沉淀。
2.档案管理能够促进知识的传播
知识的传播，主要依靠语言和书面两种形式。语言交流，比如口头说话、会议交流、电话交流等；书面交流，主要是利用文件形式进行交流。语言交流，有着简单、随意的优点，通过对相关问题进行探讨，就能促进知识的创新。然而语言交流，由于受到时空的限制，容易失真，不利于组织知识的积累和沉淀；书面交流也有着过于正式、不便于及时对相关问题进行讨论的弊端。但是利用现代技术进行书面交流，一方面，可以不受时空局限，能够快速传播，另一方面，有着避免信息失真、传播范围广的优势。由此可见，文件管理，有利于促进知识的传播和交流。
3.档案管理有利于知识的挖掘
档案管理要遵循的最高原则，是“来源原则”[3]。在当前的信息时代，来源指的是，文件的形成者、形成过程、形成活动等，通俗来讲，就是文件由谁、在什么背景下、为了怎样的目的、利用了什么结构形式，才形成了文件。这些来源，能够将文档记录在组织内部，同时还蕴含着更深的背景，这些内容和背景，能帮助人们更好地理解知识，也能帮助人们探寻相关的知识线索。由此可知，档案管理有利于挖掘知识。档案管理和知识管理之间，有着共通之处，也有着差异性，同时二者之间是相辅相成的。了解档案管理和知识管理间的关系，能够促进二者的有效结合，促进这两种管理理念的共同发展，对于更好地让题目发挥自身在组织中的作用，也具有重要意义。
作者：张虹玲 单位：吉林省第二地质调查所
参考文献：
[1]于元元.知识管理对档案工作的启示[J].档案学研究,2015,(2):3-5.
档案管理知识范文4
【关键词】知识管理；档案管理；模式
档案管理是事业单位管理的基础，其重要性不言而喻。用有效方式实现档案管理的价值，不仅是事业单位进行档案建设的要求，也是实现国家文化建设政策的要求，特别是近年来中国事业单位改革步伐的加速，使得新的档案管理方法不断涌现。
一、知识管理与档案管理的关系
（一）知识管理概念分析。知识管理是在克服信息管理内在缺陷的基础上发展起来的，这是一种重视与人沟通作用的信息管理活动，其本质是将一切结构化以及非结构化的信息与使用规则相互关联起来，知识管理侧重于知识资产的竞争优势，重视学习创新，要求管理过程兼备灵活性、智能性、独创性等特征。
（二）知识管理与档案管理。档案管理活动与知识管理之间紧密相关，二者之间的相似之处在于推动社会发展的管理目的，存在一部分相重叠的管理对象。另外，档案管理和知识管理的管理过程有着密切关系，档案管理与知识管理同样需要对信息进行集中处理，也都同时适用于信息推广和元数据等其他技术。因此，研究知识管理对档案管理特别是事业单位的档案管理工作具有重要的现实意义。
二、当前事业单位档案管理存在的问题
（一）档案管理思想观念更新不及时。目前，部分事业单位的档案管理工作仍集中于材料的收集、分类、保存、咨询等方面。在年终总结阶段，负责档案管理工作的人员千篇一律，总是强调档案管理工作一年中提交了多少材料，或者是为多少人提供了咨询服务。他们认为档案管理的关键在于管理，工作人员的责任在于对档案资料的存放，重点工作要放在档案资料的防虫、防火、防潮、高温预防等方面。至于定期检查档案的存储状况，及时针对已经损坏的档案进行修复处置，档案资料的利用是否达到最大化与自己无关，档案管理不能适应单位发展的需要，思想处于落后状态。
（二）档案管理模式一味沿用旧例。时代不断发展，科技的应用越来越广泛。如今，先进的信息技术已广泛应用于工作及生活的各个领域。但是，有些单位没有意识到这一点，在档案管理上也没有及时引进先进技术，档案管理模式仍然沿用旧例，技术水平不高，从而影响到档案管理的效率。另外，在一些事业单位内部，档案管理工作人员在档案保存方面也存在问题，某些损坏或不完整的档案资料无法得到修复，资料丢失问题层出不穷。
（三）档案材料使用效率低。从档案材料使用实际情况来看，部分单位仍然存在一些不合理的地方。在使用档案材料的过程中，大多数是以借阅的形式或直接去档案室查询所需信息。此外，不属于单位内部在编的人员在查阅档案的过程中往往会受到较多限制。这些情况的出现将在一定程度上影响单位档案材料的有效共享和使用效率，造成档案材料存放虽多，但档案使用价值低等问题。
三、知识管理背景下如何创新档案管理模式
（一）树立档案管理的大局观念。从知识管理的角度，我们必须考虑档案管理工作的改进问题。这不仅需要与实践相结合，同时也需要进一步在档案管理的过程中确立大局观念。事业单位档案管理应当结合环境因素和其他有关因素加以综合考虑，同时我们还应注意事业单位的外部环境因素，明确管理重点。在实际的档案管理工作中，不仅要做好文件的收集和整理，还要意识到动态的知识信息化可以提高档案管理的工作效率，并通过这种方式建立相对完整的文件管理模式。要进一步分析事业单位档案管理的新理念，建立大局观，改变传统的狭义认知，并根据事业单位的档案管理要求和知识内容扩展管理内容。
（二）提高单位管理人员的素质。通过档案管理和知识资源的结合，有助于档案管理人员从简单的资料整理者转变为知识管理者。档案管理工作的特点、工作方式等均已发生了很大变化，对管理人员本身的要求也大大提高。长期以来，档案管理工作一直是以实体资料的管理作为基础，但现在依靠的主要是知识资源，需要高水平的业务人员。例如，将文件管理集成到网络系统后，档案管理人员应具有一定的网络安全知识，对安全问题保持敏感，及时发现网络系统中一些隐藏的风险因素，或者发现存在黑客攻击的可能，并能够积极进行应对。此外，由于档案管理逐渐朝着知识密集型的方向发展，因此要不断通过培训学习、实践操作练习等方式提高档案管理人员的整体素质。
（三）建立基于知识理念的档案管理制度。在构建基于知识理念的档案管理模式的过程中，第一，要在原有管理系统存在的基础上，建立适合于知识管理模式存在的系统。基于知识理念的事业单位档案管理模式的建立主要包括人员结构、文化思想、管理体系三个方面。其中，在事业单位档案管理部门中弘扬先进的文化思想尤为重要。应该努力在事业单位内部形成档案管理的文化观念，使档案管理人员在做好相关工作的同时，能够以基于知识理念的档案管理制度为指导，积极进行变革。人员结构是整个事业单位知识型工作组织建构的核心组成部分，主要是通过培养更加专业的档案管理人员队伍提高人员素质，除了具备专业知识之外，还可以要求他们掌握一定的管理文化知识。第二，对于分散在其他职能部门的档案管理人员，他们应该尽快了解档案管理模式和基本的工作理论，对保护档案的价值具有一定的认知，增强他们的档案管理知识理念。另外，对于档案管理系统的建设，还要建立并不断完善以服务为导向的档案管理制度，以提高知识理念在档案管理工作中的作用。
（四）积极应用先进的信息技术。为了实现事业单位档案管理的有效性，事业单位必须积极改变传统的管理方式，使先进的信息技术应用于档案管理，使其能够满足实际需要。因此，从该角度出发，档案管理需要积极引入先进信息技术，在特定的资料管理工作中有效利用技术力量，使档案管理工作具备现代信息化的特点。积极应用先进技术不仅有利于对档案进行分类，而且有利于后续管理工作更好地开展。在具体工作过程中，事业单位通常会累积很多原始文件信息。为了更好地处理这些资料，相关单位需要将数据输入到计算机的文件目录中，然后对信息进行处理和分类保存，并设置关键字作为搜索方式，方便后续的信息搜索工作。此外，原始文件信息也应及时上传到相关系统，并由具备一定安全系数的系统进行保存。如此一来，档案管理模式将更加信息化。但需要注意的是，在档案管理信息系统的建设过程中，有关人员必须从单位的实际情况出发，准确把握单位的发展趋势，以确保信息系统的安全稳定为目标，准确区分文件的安全管理级别，并提供相对应的管理措施。
四、结束语
在技术更新不断加快的时代，基于知识管理背景下的档案管理应采用更多技术性的信息手段，培养更多高素质的档案管理人员。同时，只有让所有人意识到档案管理工作的重要性，并在管理制度、资金、人员、流程等方面进行创新，才能为知识管理背景下的档案管理工作开辟全新途径。
【参考文献】
[1]张丽.知识管理对事业单位档案管理的启示[J].农家参谋,2017(24).
[2]黄丽,王英.探析档案管理模式改革的困境与出路[J].办公室业务,2016(13):102.
档案管理知识范文5
随着知识经济时代的到来，知识的力量正在逐渐改变传统档案管理的工作模式。信息技术的使用，能够大幅度提高档案管理的效率及准确性，改变传统档案管理中存在的弊病。面临着知识经济时代的新形势，档案管理工作必须成为专业化的知识，形成完善的管理系统，才能促进档案事业的长足发展。
【关键词】
知识经济;新形势;档案管理
当前，知识经济已经极大的改变了人们的思维方式，也对档案管理的水平提出了更高的要求。传统的档案管理存在着很多不足，已经不能满足知识经济时代里管理档案的需求。因此，档案管理工作必须顺应时代的发展，在管理方法、管理水平上进行突破，才能取得有效的管理成果。本文简单分析了知识经济时代下，档案管理应该如何提高工作效率。
一、知识经济时代下的档案管理
知识经济是一种全新的经济形态，它主要是通过智力资源、科技资源来影响日常的生活与生产。知识经济时代的到来改变了经济发展的主流模式，也给传统的档案管理带来了大量的机遇和挑战。而档案事业本身就是知识事业中的一部分，受到知识经济形态的影响更为明显。档案作为知识信息的作用得到了更多的重视。档案是一种有效的信息资源，它把人类活动中的实践以信息的方式保存下来，并且能够以知识的形式传播、用于生产。档案管理是整合信息资源的有效手段。在知识经济时代里，档案管理的方式发生了根本性的变化，但其社会功能并没有下降，反而有所上升。档案管理以系统的方式渗透在各级单位与机构中，形成了对整个社会变迁的一个整体反映。不管是商贸合同，还是基础设施建设，都需要使用档案信息。面对新的时代，传统档案管理的弊端开始不断显现，不仅影响了档案管理的效率，也阻碍了档案社会功能的全面发挥。一方面，以前的档案管理大多是以人工方式进行的，容易出错且管理效率十分低下。管理人员往往需要花费很大的精力来进行档案的归类、整理、存档等工作，会造成大量人力资源的浪费。这与知识经济时代的电子信息技术是格格不入的。另一方面，传统的档案管理大多以纸质档案为主，而纸质资料经过多次使用和时间的变迁之后，很容易发生损坏。而且纸质档案需要耗费大量的纸张，占用大量的空间，不符合现代社会节能减排的生产理念。实体管理的方式多强调对档案信息的分类和存放，而缺乏对档案信息的整合利用。这样一来档案就只是作为一种历史记载，难以为实践提供可靠的参考。
二、档案管理如何适应知识经济时代
档案管理作为一种知识资源，应当在社会生产中发挥积极的创造性作用。但是当前的档案管理工作还存在着问题。因此，档案管理工作必须立足自身，不断优化升级，才能适应知识经济的新形势。具体来说，知识经济时代的档案管理工作应该做出以下努力:
(一)重视人才培养
档案管理必须面对全新的管理形势，其中既包括管理技术的变化，同时也包括了社会对档案管理要求的变化等因素。但是不管情况如何变化，对专业人才的要求始终是完善档案管理中不可或缺的一部分。以往的档案管理工作都将重心放在资料实体上，而忽视了对人才潜能的激发。人力资源也是档案管理中重要的推动力，培养一批具有专业档案管理知识、且思想素质好、专业实践能力强的人才，能够极大的促进管理工作效率的提升。因此，知识经济时代里，档案管理工作必须重视对人才的培养。具体来说，档案管理首先要求管理人员必须拥有良好的思想道德品质，能够本着认真负责的态度，怀揣着对工作的热情来仔细呵护档案资料。这就要求管理人员在思想上认识到档案管理的重要性，树立服务型的管理理念。同时，档案管理要求工作人员具备专业的管理知识，并且能够将理论知识与实践操作相结合，不断积累档案管理的经验，不断学习。为此，档案管理部门需要在人力开发中注重吸收引进优秀的人才，给予优秀人才学习的机会和上升的平台，在实践中尊重人才、激发人才的创造性和潜能。也需要建设相应的人才管理制度来吸引外来人才、提升内部人才，以制度来激发管理人员的工作积极性。
(二)创新管理模式
知识经济时代下，档案管理的模式必须进行改变和创新，才能提高管理的效率，满足现代档案管理工作的需要。以前的档案管理十分重视档案资料的数量，常常以硬件设备和资料的多少来评价档案管理的水平。但是在知识经济时代里，如果只拥有大量的档案资料和检索设备还远远不够，必须在保证档案信息数量与质量的前提下，优化档案管理的技术和方法，使档案信息能够转化为有价值的、动态的信息资源，为社会生产提供服务。档案管理模式的创新是针对以前老旧的管理模式而言的。在知识经济时代里，封闭的管理模式只会阻碍档案事业的发展，只有面向市场、面向服务才能真正实现档案管理的优化升级。这就要求档案管理必须能够有效整合资源，深度开发信息资源的价值。各管理部门之间应该加强沟通与联系，主动与外界进行联系，积极向有需要的人群推荐信息、提供服务，从而共同形成档案管理的规模效应。当然，扩充档案资源也是十分重要的工作。现代社会对于资源信息量的需求与日俱增，如果不能及时补充完善档案资源的储量，就不能很好的适应市场的需求。因此，大量原始档案信息资料的积累对于档案管理工作来说也是不容忽视的。
(三)转变发展理念
知识经济时代的到来，也意味着传统档案事业的发展模式成为了落后的理念。想要在激烈的市场竞争中不断胜出，则档案管理也必须更新理念，转变模式。一方面，档案管理工作应该以知识经济时代的市场变化为基础，对自身的发展理念进行反思。不能始终保持僵化固执的发展思路，将档案管理仅仅视为一种信息载体。而应该学习开放包容的发展理念，将档案管理与社会生产结合起来，加强档案管理的实用性既能充分发挥档案信息的价值，也能以实践为基础积累更多的档案信息，从而完善档案管理体系。另一方面，档案管理的发展模式也是改革创新的重点。依靠人才驱动和科技驱动的档案管理，应该成为改革的前进方向。在研究和运用中，应该发挥主观能动性，使发展模式符合知识经济的时代特征。只有在实践中不断调整自身的发展模式，才能实现档案管理事业的根本转变，由受制于时代因素的境况变为善于利用时代的机遇。
(四)实现信息化管理
伴随着知识经济时代到来的还有电子信息的普及。计算机网络时代的到来意味着档案馆藏资料也应该尽快朝着数字化的方向转化。传统纸质档案资料局限性过大，容易阻碍信息的流通和使用。将传统纸质的档案资料尽可能转化为电子文件和数字信息，能够吸引更多人群的目光，从而激发更大的市场。这就要求档案管理必须尽快实现信息化管理，建立庞大的档案数据库，以供人们使用。信息化的档案管理方式不仅节约了大量的纸质资源，减少了对生态环境的破坏，也有利于改善档案管理工作中人员繁杂但效率低下的问题。利用计算机网络还可以建立起区域性的大规模档案共享平台，使各档案部门存放的信息能够作为一种生产动力、决策参照运用到实践中去，从而产生更大的经济效益和社会效益。共享型的区域管理网络提高了档案资源的利用效率，人们可以按照需要快速便捷地调取所需的档案信息。同时电子网络还能够通过与图书馆、公众查询平台等信息平台的连接，使档案信息与其他信息融合成为新的信息系统。这既符合知识经济时代对资源共享的要求，也是实现档案信息全方位利用的有效手段。
作者：曹红梅 单位：博兴县博昌街道办事处
【参考文献】
［1］于长江．知识经济时代的企业档案管理［J］．明日风尚，2016(10)
档案管理知识范文6
信息技术的不断更新换代，大大推动了各个行业的发展，信息资源也朝着网络化、数字化、自动化的方向发展，信息资源的管理已经步入了知识经济时代。传统的地震档案管理工作也受到了知识经济时代的影响，管理方式和管理模式发生了重大的变革。在新的机遇和挑战下，地震档案管理工作应抓住机遇，勇于创新，积极改革，运用信息网络技术对地震档案管理工作进行改进，以加速地震档案管理工作进程，改善地震档案管理质量，以便于研究和应用。
关键词：
知识经济时代；地震档案；管理模式
知识经济时代是一种新的经济形态，以知识运营为经济增长方式，美国微软公司的兴起是知识产业的典型代表，开启了计算机广泛应用的新时代，同时也极大地刺激了经济的增长，我们可以看到知识经济时代的强大发展劲头。在知识经济时代的发展模式中，知识、科技型企业是经济活动中最具发展力的经济组织形式，代表了未来朝着大数据时展的趋势。地震档案管理工作与人民的生活、工作、生产息息相关，对地震规律的研究及地质活动的预测非常重要。为了确保相关信息数据的准确保存和科学分析，高效、准确的地震档案管理平台的建立是非常有必要的。本文将从地震档案管理概念与知识经济时代下地震档案管理工作创新性两方面对地震档案管理工作进行探讨。
一、地震档案管理的概念及演变历程
地震是由于地壳释放巨大的能量所造成的地表震动，是一种常见的自然现象，由于其具有极大的破坏性，极短时间内就会给人类的生命、生活、生产带来极大的危害，人类毫无反击之力。因此，人们一直希望对地震进行有效的预测，尽可能减少地震所带来的损失和伤害，地震档案管理工作随之产生。科学家们希望对地震过程的相关信息数据进行统计、分析，以便于了解地震前的地质状况、发现相关规律，对地震做出准确的判断和掌握。地震档案监测的数据主要包括地震活动中的地质情况、地壳形变程度、重力、水质、地下水组成成分及含量等，对地壳的活动频率、相互作用关系、能量转化等性质进行分析。如果每个地方的地震数据按照时间发展顺序被系统地整理出来，那么对地质工作者来讲将是一项非常宝贵的资料，有利于科学家对地质活动规律的探索，对人民的生活安全和生产建设有着非常重要的意义。根据有关资料显示，我国的档案管理工作主要经历了三个阶段：第一阶段，主要是采用纸质资料记录的方式，所发生的地震灾害信息被相关人员记录在纸质档案中，被放置在相关位置，占据一定的空间。因此，随着记录信息的增多，占据的空间就会越大，并且档案的查找和翻阅非常不方便，给地质学家的研究和分析工作带来极大的困难。第二阶段，是计算机应用的初级阶段，随着计算机技术的飞速发展，其在各个行业发挥的功能也越来越明显，初级阶段各种应用软件还不成熟，只是对档案进行简单的记录和保存。因此，在这个时期出现了大量的电子档案，有关档案管理的应用软件被逐渐开发。第三阶段，数据资源系统化管理阶段，档案管理的相关软件开发技术越发成熟，具有技术含量较高的数据分析功能，不仅可以储存信息，还可以对存储的信息进行计算、分析，做出科学的决策，使数据资源变得更加有价值。
二、知识经济时代地震档案管理的创新性
地震档案管理工作是对地震过程的详细记录和分析，其中蕴含着非常宝贵的数据信息资源，是地质研究和地震预测的重要参考资料。我国的地震档案管理起步较晚，与其他行业数据管理有一定的差距。但是，随着计算机应用技术的快速发展，地震档案管理工作也有了新的进展。在知识经济时代的大背景下，地震档案管理工作面临挑战，应积极改革，实现技术上的不断创新。下面主要从工作方式、工作内容、工作人员三方面简要介绍知识经济时代背景下地震档案管理工作的创新性。
（一）工作方式
档案管理的第一阶段是纸质资料阶段，其工作流程为：测量、记录、整理分类、使用。在这个阶段中主要的工作方式就是人工记录并整理相关数据信息，纯手工操作，速度慢，效率低，数据资料记录内容简单，不能满足地质学家的研究要求，在一定程度上制约了地震研究工作的开展。随着计算机技术的应用，地震档案管理工作有了很大的进展，相关部门研制出了地震档案管理软件，大量的纸质数据资料被输入到计算机中进行存储，将纸质数据转变成了电子数据，由纯手工操作转变为计算机操作，从此地震档案计算机化管理时代开启。使用计算机对地震档案数据进行管理可以在短时间内存储大量的信息，并且可以随时进行浏览查看，或者进行相关的数据分析，非常方便，容易查找，同时还节省了空间和时间，避免了纸质资料管理阶段的诸多弊端。同时，相关的数据分析结果为地质研究工作者提供了很好的数据信息和研究资料，有利于对地震活动规律的研究和预测。
（二）工作内容
知识经济时代下，知识是决定经济发展的关键因素，同时也是决定科技发展的重要因素，信息是知识经济时代的强大助推力。因此，不管在什么行业中知识和信息都是最为重要的两大因素。地震档案管理的初期采用纸质资料进行记录，地质学家研究的主要内容仅局限于纸质版资料中记录的相关内容。随着记录时间的增加，数据信息量变大，项目杂乱，信息庞杂，占据空间大，不便于整理和计算，给数据分析带来了很大的困难。各种地震档案管理软件的出现极大地推动了地震档案管理工作的开展，地震档案的工作内容也由简单的数据记录转化为数据的分析、统计，大量庞杂的数据经过计算机自动处理，可以直观、形象地展示出数据所蕴含的规律，转化为有研究价值和参考价值的宝贵财富。其主要创新性体现在很多方面，如计算机技术的应用使得地震档案管理的存储量大大增加，并且不同的研究机构之间可以共享信息，使得研究人员有丰富的资料进行参考。
（三）工作人员
传统的地震档案管理工作中相关工作人员只需要对多测量得到的数据进行简单的记录，不需要具备其他方面的知识。然而，在知识经济时代背景下，地震档案管理工作的相关人员仅仅会进行数据记录是不够的，他们还需要具备计算机相关知识、数据分析知识、档案管理知识和地震分析知识等多方面的内容。计算机等相关基础知识可以帮助他们快速、熟练地进行数据的录入和查看，数据分析知识可以帮助他们快速地进行数据信息运算和分析，以便于得到科学性结论，档案管理知识可以使工作人员对业务有更深入的了解，提高工作效率和工作质量，地震专业知识可以使工作人员对分析得到的结果进行研究，对地震相关规律进行探索，便于进行地震监测和预防。在科学技术快速发展的今天，所拥有知识和技术越多的人，就越有可能赢得未来，因此，新的形势下，对地震档案管理的相关工作人员也有了新的要求，工作人员不能只局限于单一知识面，要掌握多方面的知识，提高专业业务素质和个人能力，才可以推动地震档案管理事业的快速发展。知识经济时代的来临为地震档案管理工作带来了新的机遇和挑战，改变了传统的纸质管理模式，使地震档案管理朝着信息化、自动化、网络化的方向快速发展。笔者相信，在科学技术快速发展的大背景下，只要地质学家和地震档案管理的相关工作人员共同努力，一定可以将地震档案工作做得更加出色，为人类造福。
作者：胡爱真 单位：青海省地震局
参考文献：
档案管理知识范文7
关键词：人事档案风险；高职院校；全面风险管理
在校企合作、产教融合和“互联网+”档案背景下，高职院校人事档案经过多年的发展和实践，逐渐意识到人事档案安全管理不能仅仅从人事档案管理部门的角度进行考虑，而应该从全校、从部门与部门之间的联系进行全面、全方位的把控。并且，不同的风险组合在一起会有不一样的结果。因此，对高职院校人事档案进行全面风险管理，将有助于分析、建立人事档案安全管理体系，提出风险管控措施，发挥人事档案在组织、人事及教学等工作中的作用与地位。
一、高职院校人事档案安全管理存在的主要风险
近年来，国家对人事档案安全管理问题给予了高度重视，并强化了对人事档案管理机构的档案安全管理要求。高职院校人事档案蕴藏着丰富的信息资源，要使人事档案信息得以充分发挥，就必须保障人事档案及人事档案信息的安全。目前，高职院校人事档案安全管理主要存在以下三个方面的风险：
1.人事档案风险管理体系不够完善
2018年底，《档案馆安全风险评估指标体系》的出台，为我国档案事业的安全风险管理指明了方向，并进一步促进了人事档案安全管理工作的开展。但是由于档案概念的范围较广，而人事档案属于涉密性质，因此在涉密信息管理方面的内容，如人事档案信息的共享、远程阅档、异地出具档案证明等方面还需进一步深入研究、探讨和细化。此外，国家关于档案风险管理方面的法律法规还不够全面，仍需进一步地优化，使高职院校人事档案风险管理有法可依、有路径可查，使人事档案安全管理更科学化、更深入人心。
2.人事档案安全风险管理意识较为薄弱
人事档案管理人员的安全风险管理意识，对人事档案的安全管理工作的开展起着关键性的作用。人事档案数字化作为一个新兴事物，其建设到完成需要一个过程。因此，高职院校在开展人事档案整理及人事数字档案建设的过程中，部分人事档案安全风险点可能是人事档案管理人员没有遇见过或没有意识到的，这无形中就给人事档案带来风险隐患。特别是如果这个风险属于重大风险源，便会给高职院校的人事档案安全造成极大的威胁，甚至会导致不可挽回的人事档案损失，并会在社会上造成不良的影响。因此，在信息化时代对人事档案管理人员提出了更高的人事档案安全风险要求，既要做好人事档案日常管理工作，同时也需要具备丰富的人事档案安全风险管理知识，并能为高职院校人事档案安全风险控制的决策提供必要的方案建议。
3.人事档案风险管理工作的科学性有待加强
高职院校人事档案安全风险管理工作，涉及风险管理制度建设、技术支持、系统管理、纸质档案管理等方方面面。由于国家尚未出台统一的人事档案风险评价标准，因此各地、各单位在开展人事档案安全风险管理过程中，制定的制度、风险控制的策略都会带有一定的地方色彩，评估的标准无法统一，对同一风险源的判断也各有不同。因此，各人事档案风险管理单位在开展档案风险评估工作时就容易出现意见不统一的情况，实施的科学性有待进一步研究和加强。
二、高职院校人事档案全面风险管理策略
全面风险管理理论为我们打开了全方位、立体评估人事档案安全风险的窗口。要提高高职院校人事档案安全管理水平，需从目标维度、组织层级和风险管理要素维度三个方面提升和改进高职院校的人事档案风险管理，从而更好地为人事档案的开发和利用保驾护航。
1.目标维度
（1）提高站位，统筹全局
高职院校人事档案，为学校发展建设、组织人事及教职工职称评定等工作发挥了重要的基础信息作用。而人事档案安全问题，是人事档案工作的底线。它不仅包含纸质人事档案安全、人事档案信息安全，还包括设备安全和库房安全等方面。而高职院校人事档案风险管理水平，很大程度上取决于管理层的风险偏好和风险处理的态度和方法。因此，管理层要提高站位，高度重视人事档案安全管理工作，并具备系统的风险管理知识，统筹全局，构建高职院校人事档案风险管理体系。同时，对人事档案管理人员要提出风险管理要求，加强人事档案安全风险管理，推动风险管理工作的有序开展。
（2）保障人事档案风险管理科学化、合理化
从目标的角度出发，就要确保高职院校整个风险管理的科学化、规范化和合理化。因此，高职院校人事档案管理部门要从风险组合、风险容忍度、风险偏好等方面进行综合的研究和分析，广泛征集人事档案管理相关部门、教职工的意见和建议，并提出合理性解决方案；由高职院校人事档案管理部门从总体上把握和提出风险评估的要求和方法，并建立风险评估指标体系，严格按照章程评估风险并寻求解决策略，更好地规避风险或化解风险。此外，根据人事档案风险管理的特点，对人事档案风险实行监控，及时辨识重大风险源和一般风险源，并呈报领导小组研究风险控制策略，确保人事档案安全工作有效、有序、科学和合理开展。
（3）定期报告人事档案风险管理情况
高职院校人事档案风险管理涉及方方面面，参与部门涵盖组织部、校办公室、财务、后勤、纪检等多个部门。因此，人事档案管理部门在开展年度风险管理时，要定期向相关部门人事档案风险排查要求，同时定期向分管领导报告风险管理情况，及时发现问题并做好应对的准备。对于重大风险源，要做好动态管理和监控工作；对于突发风险情况，要根据风险应对步骤及时做出应对策略，及时、有效地控制好人事档案风险，并做好风险应对记录和报告工作。必要时，及时向教职工公布人事档案风险应对情况，增强教职工人事档案安全意识，营造全员护档的工作环境和工作氛围。
2.组织层级
从学校的层面，构建高职院校人事档案风险管理组织机构，这是各项风险管理政策得以有效施行、风险问题得以高效解决的重要保障。人事档案风险管理领导小组作为风险管理的最高决策者，负责统筹人事档案风险管理工作，指导和监督相关职能部门开展人事档案风险管理工作。领导小组下设人事档案风险管理工作组，组员为相关职能部门，负责研究和制定学校人事档案管理的相关政策，对风险点提出解决策略，并及时向领导小组汇报风险管理工作进展情况。相关职能部门管理层负责执行人事档案风险管理工作，并督促工作人员做好日常人事档案材料移交工作，有效规避人事档案风险点并做好应对工作。
3.风险管理要素维度
（1）及时掌握高职院校内部风险管理环境
高职院校人事档案风险，不仅源于纸质人事档案、库房建筑及设备、档案信息、人事数字档案的存储、查借阅档案等人事档案管理部门内部，还与人事档案材料形成部门、财务处、基建处、后勤处等部门息息相关，与信息时代的发展、风险管理相关法律等联系密切。因此，要及时地掌握内部风险管理环境，就必须经常性地、广泛性地收集与人事档案相关的风险信息，加强风险预见性，为后期的人事档案风险评估工作做好准备工作。通过制定人事档案风险管理制度，从制度层面加强风险管理要求，督促有关部门对所负责的人事档案风险管理区域进行排查和监控；每月填好人事档案风险排查记录表，每半年开展一次人事档案总体风险评估工作；细化监控工作要求等。通过制度制约和工作监管，及时掌握高职院校内部的风险管理环境，为风险辨识和应对奠定良好的基础。
（2）制定人事档案风险管理工作目标
对人事档案进行全面风险管理，核心目标就是要确保纸质人事档案及人事档案信息的安全。人事档案全面风险管理是一个动态的过程，从领导层的决策到人事档案材料的收集、整理、入库、扫描等，每一项工作都有可能存在风险，并且不断地发生变化。因此，高职院校风险管理领导小组在制定人事档案风险管理工作目标时，要充分权衡高职院校的风险偏好及人事档案管理目标导向，将人事档案安全风险控制在确保人事档案及档案信息安全的范围之内。此外，人事档案风险管理工作目标的制定，要将不可控风险纳入其中，因为有些风险是不可抗的，并且造成的危害是极大的，如地震的发生所造成的恶劣影响。涉及这类风险源，在制定风险目标时，需综合考虑风险应急预案，及人事档案信息的异质异地备份等工作，最大限度地保障人事档案及信息安全。
（3）开展人事档案风险评估
全面风险管理的风险评估工作，包括风险识别、风险分析和风险评价三个方面的内容。高职院校由人事档案管理部门负责牵头，联合人事档案管理所涉及的相关部门，结合人事档案风险管理问卷调查、评估小组会议讨论、人事档案风险情景分析等方法，全方位地系统排查，准确识别人事档案风险点，并对风险隐患以及风险源之间的关系进行全面分析，评估其对人事档案安全的影响程度，以及该风险存在的隐患和利用价值，明确各类人事档案风险源的轻重程度，并根据各自的风险特点制定人事档案风险的控制顺序。针对潜伏的重大风险源要认真进行风险辨识，并组织评估小组对其进行深入地风险分析和风险估测，制定一般风险源、重大风险源的区分及判定标准。对总体风险评估达到高度风险以上的人事档案风险点，高职院校应特别关注并适时开展人事档案专项风险评估，同时安排有关部门对重大风险源进行重点监测，随时掌握该风险的动态及变化的趋势。
（4）对人事档案风险进行有效控制
人事档案风险管理工作组根据风险评估的结果，按照人事档案风险源等级，围绕人事档案及信息安全总目标，运用人事档案风险规避、风险转移或转换、风险控制等方法，制定人事档案风险管理应对策略并上报学校人事档案风险管理领导小组。领导小组结合学校人事档案管理的风险偏好、风险承受度等，确定人事档案风险管理应对策略并布置实施。由于风险管理是一个动态的过程，因此，风险管理层要定期召开研讨会，及时收集、讨论新的风险源并制定合理的应对措施，对风险应对效果不好的策略要进行及时的修订，确保人事档案风险得到有效的控制。在风险控制的过程中，通过运用PDCA循环法，及时检验人事档案风险控制方式的正确性及控制的效果，及时总结工作规律，不断提升高职院校人事档案风险应对的能力。
（5）加强与部门、教职工的信息交流与沟通
人事档案管理风险不是静止不变的，它是动态变化的。因此，高职院校人事档案管理部门需加强与其他部门、全体教职工的信息交流与沟通工作，及时、敏锐地感知人事档案风险，最大范围地了解和掌握人事档案风险动态以便及时做好应对策略，促进档案安全风险管理目标的实现。高职院校人事档案管理部门作为牵头部门，要做好人事档案风险管理的统筹和协调工作，定期开展人事档案安全管理工作布置会，明确相关责任部门人事档案风险管理的重点防控点和防控对象，形成相关部门、相关责任人通力配合、各司其职、共促发展的良好氛围。同时，要加大对人事档案安全风险宣传工作，通过微信公众号、QQ群、校园网公告栏、校园外网等及时推送人事档案安全管理知识，增强广大教职工的风险管理意识并内化于教职工的行动和习惯，塑造高职院校校园人事档案风险管理文化，共筑高职院校人事档案安全保管壁垒，将高职院校人事档案风险降至最低。
（6）建立人事档案风险监督和责任追究制
高职院校人事档案全面风险管理的规范、科学运转，离不开相关职能部门的有效监督和管理。高职院校需建立健全人事档案安全监督和责任追究制，强化人事档案安全风险监督和指导工作，压实人事档案安全风险管理责任，将工作细化管理、细化分工，全面、综合考虑存在的人事档案安全风险。特别是要加强对人事档案重大风险源、重大安全隐患、重大决策管理和实施过程的监督；同时，要督促人事档案管理部门运用PDCA循环法制定自查自纠制度、监督反馈制度等，通过不断地在工作中计划、执行、检查和处理，不断总结、改进并提升人事档案风险管理的质量，使每一次的循环都得到新的突破与提高，整个人事档案风险监督与责任追究制得到不断地完善，运作更为成熟、科学，从而保障人事档案安全。
三、结束语
全面风险管理理论，为高职院校人事档案风险管理拓宽了工作思路，构建了人事档案风险管理新格局。目标维度明确了人事档案风险管理工作定位、目标指向；组织层级理顺了分工和职责，层层夯实责任；风险管理要素维度细化了高职院校人事档案风险管理的各项要素，使实施过程全面化并合理、合规。人事档案全面风险管理体系的建立，不仅确保了高职院校人事档案和档案信息的安全，并且为发挥人事档案在教学中的地位与作用提供了保障。
参考文献：
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[3]张美华.人事档案安全风险管理研究[J].科技经济导刊，2017
档案管理知识范文8
近几年，随着国家《中华人民共和国档案法》、《普通高等学校档案管理办法》等一系列档案管理法规的出台，各学校的档案管理法规及制度建设也取得了很大进步，但从目前高校档案管理工作现状来看，仍然存在着档案管理制度不健全的现象。各高职院校档案管理信息化的管理制度基本没有建立，档案的电子化存在很大的盲目性；档案管理工作实际仍是由过去的档案管理部门及档案管理人员负责，学校对此方面工作的关注度明显不高；档案管理工作的宏观考虑不足，仅仅满足于校内使用者的需求，而忽略了校内职能部门之外的离退休教职工、毕业学生及校外相关部门等群体的潜在需求。因此，档案管理信息化仅仅实现了初级最低标准要求。另外，从档案管理网络来看，个别高职院校还没有建立规范的部门立卷制度，没有指定专人负责文件材料的收集归档，大多是第二年归档开始时临时安排人员搞突击，出现问题也没办法解决；从档案材料保管利用来看，存在保管材料利用管理不严格，需要文件时乱翻乱抽，查阅档案、借阅档案登记不严格，有的长期借用不归还也没有催要记录，造成重要文件时有流失等现象，对特殊保护的档案没有建立具体的利用保护措施。
2网络化时代高职院校档案管理工作快速发展的应对措施
为适应和满足现代高等教育事业的需要，只有实现高职院校档案管理的信息网络现代化，才能从根本上满足学校、社会各方面对档案工作的要求。针对上述现状和存在的诸多问题，推进和加快高职院校档案信息化建设刻不容缓。
2.1积极推进高职院校档案管理的信息化
档案管理工作必须加快步伐，因势利导，充分运用信息技术，实现档案管理、检索、利用的信息化、网络化、数字化。要结合实际，针对档案管理工作中遇到的一系列问题、难题，不断研究新情况、解决新问题、形成新认识。要建立完善的档案管理工作机制，进行规范管理、集中管理，对档案的收集、整理、装订、归档与借阅等程序进行严格管理，以制度建设促进档案管理工作水平的提升。特别要在档案管理的信息化建设上建立健全相关的制度，为高职院校档案工作的数字化、信息化和网络化奠定良好的基础。
2.2增加资金投入，加快高职院校档案管理信息化建设速度
档案信息化建设的基础是硬件和数据库建设，这是实现高职院校档案信息化的基本前提。首先，要从各高职院校的实际情况和经济能力出发，加强硬件建设，购置适当的技术设备。其次，逐步建立和充实、完善档案管理信息化数据库。档案收集、整理、归档、利用的科学性与技术性都需要标准、规范的档案管理作为支持。电子文件形成后，需要集中保管，并制订一个实用性强、大多数软件都能接受的文件信息存储、交换的格式标准，保证校园网、校际网、档案系统管理网之间档案信息存储、交换的顺利进行。通过开发档案管理的利用功能，不断挖掘档案信息资源，充分发挥其巨大作用，把档案信息及时传递给教学科研人员，促进教师教学质量和科研水平的提高。同时，档案编研是实现档案管理可持续发展的有效措施，通过编写的参考资料和档案史料汇编，实现档案资源的最大化利用。
2.3逐步建立和完善档案信息安全保障网络
随着信息化的发展，网络档案信息安全问题日益突出。档案信息不像公开出版发行的报刊信息那样可以在网上任意,它有一定的保密性。档案管理的安全性是关系到国计民生的大事，某些高职院校档案馆珍藏了非常重要的科技、军事、人事等档案，对档案的安全性要求更高。因此，要充分运用现代的信息化手段，加强档案的安全管理，不仅可以保证信息的安全，还可以做到信息的完整与长久保存。
2.4加强对高职院校档案管理人员的业务培训，不断提升高职院校档案管理人员的业务水平
档案的信息化、网络化管理需要一大批具有高素质的复合型人才。为适应信息化的需要，高职院校的档案管理部门要培养既懂信息技术又精通档案业务的复合型人才。可以采取多种方式加强对在职档案人员进行网络知识、计算机技术的教育和培训，优化他们的知识结构，提高他们的业务水平。深化人事制度改革，引入竞争机制，通过人才培养和选拔不断优化档案队伍整体结构，提高专业人员的综合素质，从而造就一支具有现代档案信息管理知识、掌握现代信息技术、熟练运用电子计算机和现代通讯设备及提供现代化服务的专业队伍。
2.5加强对高职院校档案管理者的素质教育，提高档案管理者的服务意识和服务水平
高职院校档案管理者要注意加强档案主体意识和获取意识，加强档案信息的保密意识、传播意识和更新转换意识，提高运用现代化技术和设备、获取档案信息技术和优化档案信息网络的能力，不断提高档案信息的效益功能。高职院校档案管理要从重管理、轻利用的传统模式中解放出来，把档案管理工作的重心转到为知识经济和各项事业发展提供优质服务的轨道上来，使档案管理信息化建设变被动服务为主动服务。高职院校教学、科研和教育管理是一种持续性、继承性的动态活动，而档案材料是这种活动的依据和再现形式之一。为此，高职院校档案需要实行动态化管理，这样既能扩大档案信息的数量，又能提高档案信息的质量，不断提高档案信息资源的利用率。
2.6转变高职院校档案管理模式，不断更新档案管理理念
