交通档案管理范例

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交通档案管理

交通档案管理范文1

【关键词】交通档案;管理;创新

现代技术的发展促进了社会的进步,也对人们的生活产生了一定的影响。在交通管理中,现代技术在各个环节中都起到了很大促进作用。交通信息的管理能够让交通问题的探究和分析有具体的依据,也有了更多的可参考资源。这对交通工作有直接的影响,其中交通档案管理工作与信息资源之间有着千丝万缕的联系。我们需要从当前的技术背景中寻找促进交通档案管理的办法和策略,进行交通档案管理的创新。

一、交通档案管理在现代社会的创新点

交通档案管理在现如今已经有了很大的发展,在现阶段,不少技术被运用到交通档案管理工作中,让交通档案管理出现了新的内容和发展契机。具体情况如下:

(一)交通档案管理方式的变化。从目前的交通档案管理活动来看,不少交通档案管理实现了数字化。最初的档案管理是纸质化的,需要空间而且数据存储也不够全面。在这种情况下,不少交通档案管理出现了缺漏,很多资料保存不及时,在资源归档的过程中就会存在很大问题。随着现代技术的引入,很多新的管理方式被运用到档案管理中,比如数据库的运用、云数据的提取、数据参照和分析等。有了现代技术的加入,交通档案管理的方式更加简单,而且很多内容能够简单快捷分析,整个交通档案管理方式发生了变化。

(二)交通档案信息资源整理变化。随着技术的不断深入,交通档案的整理也发生了一定变化。首先,资源的上传更加简单。现在大多数管理中心配备了自己的技术设备,能够快速传递各种信息。而且同时微信、微博、腾讯等软件也被运用,进行信息的传递,让整个交通档案的整理出现了变化,档案的调取、上传、分析变得简单容易。

(三)交通档案使用方式变化。交通档案的保管一直以来是集中模式,大家共同调取数据。这就出现了一个安全性问题,甚至会造成档案的遗失。为了保证档案资源的安全性和完整性,现在的数据提取都设置了安全密码。根据不同的权限范围,管理者可以调取不同的档案材料。根据交通档案信息资源的利用情况来看,交通档案的使用方式发生了变化,安全系数更高。

(四)交通档案资源输出方式变化。在交通档案信息的输出过程中,交通档案信息的提取有权限设置,而输出的方式也有不同。以往,档案的调取必须要人去完成。也就是说缺少了“人”这个环节是难以完成整个工作的。当技术进入档案管理过程中,很多输出环节基本上就不需要“人”的中间环节,那么档案资源的输出方式更加直接、快速。

二、交通档案管理中存在的条件障碍

随着现代技术的发展,交通档案管理发生了一定的变化。档案管理的方法、手段和效果也会发生一定的变化。在交通档案管理中,现代技术的影响显而易见。但是在具体的管理环节中还存在一些障碍。这些因素影响到档案管理的具体效果,所以必须要重视。

(一)现有技术设备的储备和更新问题。利用现代技术开展交通档案的管理活动,能够较好地促进管理效率的提升。但是这些管理活动依赖的是技术设备,也就是说,在管理过程中技术是必不可少的内容。一旦缺乏了技术支持,那么很多内容就无法及时存储和更新。比如当信息数字化以后,如果所有的数据汇总到数据库中,那么就能够将所有的数据一点一点收集整理起来。数据的使用就出现了“云”范畴。如果缺乏了技术的支持,很多数据信息无法直接传递出去,或者无法数字化。那么也就会出现资源的浪费和信息的丢失。从这个角度来看,交通档案管理需要技术的支持,必须要有合适的技术设备与之配套。

(二)技术人才的支持问题。人才是技术活动开展的核心。在交通档案的管理活动中,技术人才会发挥特别大的作用。由此可见,技术人才是影响交通档案管理的重要因素。目前,因为技术人才而影响到交通档案管理的现象常见。因为人力资源的问题也会出现延缓工作进度,降低工作效率,甚至因为操作失误而造成一定的影响。比如在数据库的操作中因为操作不当而丢失数据,或者调不出所需要的数据等等。在数据分析的时候缺乏规划性,或者对比分析方法不对等等,这些都会影响交通档案的管理。

(三)管理部门的监督落实问题。交通档案管理工作的开展需要各个方面的协调。所以,在具体的工作中,还需要各方面的支持和监督。交通档案是为交通管理工作提供帮助的,在很多时候,这些管理工作必须要和各方面协调。而且档案管理还需要得到监督落实,只有将这些内容落实了,才能够促进档案管理工作的开展。这也是促进交通档案管理提质增效的必要前提。但是,监督管理工作在实际工作中并不能得到较好的落实。虽然大方面的问题能够得到监督,但是像数据的搜集和整理细节方面依然存在较多的问题。因此,这就会影响到档案管理工作的深化发展。甚至有人认为交通档案管理不是最重要的,不需要花费较大的精力在这个方面。这些具体因素会影响交通档案的管理效果。现代技术渗入交通档案的管理工作中是一项管理方面的创新,相关的人才、技术以及管理等都要配套发展起来。只有这样,才能有效提升交通档案管理水平,促进其发挥应有作用。

三、加强交通档案管理的策略和方法

在交通档案管理活动中,要进行管理活动的创新,必须从现代技术以及相关条件入手,促进交通档案管理的进一步发展。

(一)购置合适设备,维护正常运转。在交通档案进行管理的过程中,寻找技术的支持是最关键的。所以交通管理部门要配备相应的设备,能够将各种数据信息录入到数据库中,并且设置相应的管理权限,能够调动数据内容。利用视频手段将一些现场的图景整合成为动态内容,保存到网络上。而且这些数据资源还要进行备份,保证资源的完整性,预防突发事件。设备的技术维护也是非常关键的,相关的技术维护需要有技术支持,所以技术支持也是非常必要的。管理者要及时进行技术更新,检查设备的运转情况。

(二)加强人才培训,形成创新意识。技术人才的培养关系到整个档案管理的未来发展力度。在这个过程中,要注重对技术人才的培养。在内部进行一些基层工作者的培训活动,让他们能够较好地利用现代技术,形成较好的利用效果。同时,要努力让这些工作者具备创新意识。创新思维的形成能够影响到人的工作积极性。档案管理工作有的时候比较枯燥,那么就需要工作者具有工作热情,积极投入到具体工作中去,创造性完成工作任务。工作热情的培养需要合适的氛围和有效的引导,需要恰当的培训活动来支持交通档案管理的人才发展计划。

(三)强化管理策略,监督落实工作。在交通档案管理工作中需要有相应的制度和策略的支持。这是因为任何一项工作都需要有一个实践的准绳。在交通档案管理中也需要有监督管理的技术以及策略。这需要单位提前制定管理策略,并且在具体的工作中组织监督管理部门,对各个基层组织的档案管理工作进行监督考核,较快解决相关的问题,并且能够从中找到创新发展的思路,在一定程度上促进整个交通档案管理的创新发展。总之,在交通档案管理活动中,要创新发展就需要从不同的角度来开展相关工作。完善设备技术,提升技术能力,形成规则制度等。 

【参考文献】

[1]刘泽珊.新时代企业档案创新管理探讨[J].城建档案,2018(11).

[2]李洋.浅谈交通档案管理信息化建设[J].兰台内外,2015(01).

交通档案管理范文2

关键词:档案管理;交通运输;问题;对策

交通运输档案是交通运输行业各部门各单位在其工作过程中形成,记录和反映交通运输事业发展情况的文件材料,是推进交通运输事业的重要基础性条件。与一些行业相比较,交通运输单位所产生的档案的实际内容更为复杂,所涉及的内容也比较广泛。随着经济社会和科技的发展,交通运输档案管理工作遇到了一些困难的问题,需要引起我们的重视。认清交通运输档案管理存在的问题,优化相关档案管理方法,对于交通运输事业和经济社会的发展有着重要意义。

1交通运输档案管理存在的主要问题

1.1档案管理非科学化。交通运输行业在档案管理意识方面的不科学,是现阶段交通运输档案管理相关问题的主要表现[1]。有的交通运输单位还存在重视交通运输业务,不重视档案管理的现象和思想,认为档案管理的必要性不强,还不如好好做业务。也正是因为这种错误的意识和认知,使得交通运输档案管理工作的地位比较低,投入革命的时间和精力比较小,对交通运输行业档案管理工作的发展产生了严重影响。

1.2档案管理非制度化。通常,交通运输档案的收集、整理、归档、保存都应在明确且科学合理的制度和规范约束下进行,但现阶段交通运输行业的实际档案管理工作中,有关档案管理方面的制度和规范都亟需提升,许多单位在实际操作方面还存在一定的随意性,并没有形成一个有效且科学的完整流程。部分交通运输单位档案管理工作比较混乱,没有专门的档案管理人员去审核相关交通运输档案的正确性和准确性,尤其是对于一些在年代上比较久远的档案,更是无人问津,也没有进行必要的资料补充和资料更新[2]。

1.3档案管理非专业化。许多交通运输单位档案管理不专业,是制约当前交通运输档案管理工作发展的重要因素之一。非专业化的表现主要有两个方面。1.3.1交通运输档案内容不够专业。相关档案的必要资料收集不全面,部分档案的材料遗漏、流失或者丢失等;也存在着相关档案信息在填写方面不规范、格式不统一等问题。1.3.2相关交通运输档案管理人员专业素养缺失。许多交通运输单位档案管理工作人员是从其他管理岗位转岗过来的,并无档案管理经验,有的兼职多,整体岗位呈现不稳定状态。当交通运输行业建设项目增多和需要整理的档案数量较大时,易出现档案资料收集不及时和档案分类出现偏差或者档案重复整理等方面的问题。

1.4档案管理非信息化。现阶段,交通运输单位普遍都实现了在办公方面的信息化,有关的档案管理也被包含进了所在单位的信息系统中[3]。但是,部分交通运输单位在档案管理方面的软件系统或者软件程序在操作上比较繁琐,实用性、可操作性不强,加之相关档案管理工作人员的熟练程度欠缺,使得交通运输档案管理工作的质量被大打折扣。除此之外,还有部分交通运输单位档案管理工作还处于人工管理的状态,整体的现代化和信息化能力不强,这不仅影响了交通运输行业的档案管理工作,也直接影响了档案作用的发挥。

2交通运输档案管理优化对策

2.1提高认识、落实责任。交通运输是直接影响我们国家经济社会发展和民生的重要行业之一,同各项事业发展及人民群众的实际生活需要密不可分。交通运输业只有不断提升自身整体管理和发展水平,才会为当前的经济社会发展提供更好的服务。而交通运输档案管理工作作为推进交通运输事业的基本条件之一,利用其相关档案信息资源,可以为交通运输业的相关决策提供科学且有价值的参考,也会为其提供一个理性的思考方式[4]。所以,应着重提升有关交通运输行业对交通运输档案在管理方面重要性的认知,给予交通运输档案管理工作足够的重视,严格遵循交通运输档案管理工作基本规范,坚持部门领导主抓,相关部门领导积极配合的工作格局,认真开展交通运输档案管理工作。应建立健全交通运输档案管理规章制度,使交通运输档案管理工作有章可循。在交通运输档案管理工作的每个实际环节中,都要明确相关负责人员,落实管理责任。

2.2规范工作、科学管理。交通运输业是一个复杂且艰巨的工作,也正是因为这样,需要相关的管理人员不断地、积极地探索一个科学且有效的交通运输档案管理工作办法,并以此来规范交通运输档案管理工作能够顺利且高效的开展[5]。与此同时,也应严格遵循国家有关各类档案在案卷质量、档案装具、技术保护等方面的相关规定和标准,执行交通运输档案在保管和管理方面的各项行业要求,对交通运输中随时出现的多种档案进行全面、精细的管理。相关交通运输管理部门应制定出台一定的交通运输档案管理流程,以实现交通运输档案业务在实际处理方面的规范化,让交通运输行业中具有历史性和记录意义的档案更好地实现其记录的使命。对于交通运输档案在前期的形成和评估方面,中期的分类和归纳整合方面,后期的保存和相关档案价值的评估方面,都应在相关工作规范上予以明确,相关的交通运输行业档案管理人员也要认真检查相关档案的组成文件,在实际检查中确认相关材料是否应该归档,及时进行督促,争取做好统一档案中的相关资料的跟踪和收回的工作[6]。应做好交通运输档案在整理方面的工作,以保证相关档案在必要资料方面的完整性,根据交通运输行业的实际管理制度和管理办法,进行相关档案资料的组织整理,并做好相关的电子文档记录、收集和存储,实现交通运输档案信息化、自动化。也要做好交通运输档案的分类、排列和编目等项工作,以切实保证交通运输档案资料能够及时立卷、资料齐全规范、排列有序、编目科学、查找方便。

交通档案管理范文3

【关键词】交通执法领域;档案管理;存在问题;工作建议

一、交通执法档案管理工作的重要性

交通执法工作是交通运输工作中非常重要的一项内容,档案管理工作在交通执法工作中又显得尤为重要,交通执法档案是交通管理部门开展交通执法工作时形成的各种文字、影音、电子文件等材料,有较大的利用查考价值,是对交通执法管理的真实记录,是保护路产路权的重要凭证,交通执法档案与交通管理紧密相连,二者缺一不可,在近几年的交通执法工作中,由于频繁发生违章违法、路产路权赔偿案件、当事人不配合执法、暴力抗法等情况,执法档案显得尤为重要,特别是有些地市交通执法部门结合“不忘初心、牢记使命”主题教育活动,充分利用执法档案,深入分析剖析数据,主动对接服务对象,拓展工作思路,在行政许可等执法过程中,完善执法程序,缩短审批时限,提升办事效率,实现了巨大的经济和社会效益。总之,做好交通执法档案管理工作不仅能够提升档案的利用效果,同时还能为交通运输事业的发展和领导决策提供科学准确有效的指导,对于经济社会发展具有重要的现实意义。

二、交通执法档案管理工作存在的问题

当前交通执法单位档案管理工作中存在诸多不尽如人意的地方。主要体现在以下五个方面:

(一)对档案管理工作重要性认识不够。在许多交通执法单位,档案管理人员只尽到了保管员的责任,档案的价值并没有真正发挥出来,特别是一些基层单位,没有配备专职档案管理人员,对执法过程中形成的各类文字、影音材料没有及时归档整理,导致资料不完整、遗失等情况发生,无法形成档案,不利于单位依法行政水平建设,同时也不利于规范执法队伍建设。

(二)档案管理人员素质有待提升。档案管理工作是一项专业性很强的工作,需要较强的专业水平,但是由于人事制度的改革,使得交通执法单位编制有限,人员紧张,有些执法单位只能将一些年龄较大、能力水平不高的人员安排进档案管理部门,这些人员一般没有经过系统的学习,特别是对一些信息化程度高的音频、视频档案,这就使得档案的收集、整理、归档等方面出现不规范现象,影响了档案管理工作的发展。

(三)档案资料管理没有形成有机统一。当前许多执法类单位将执法过程中形成的档案与文书档案分别管理,没有形成统一的管理体制,这种分体式的管理使得两类档案没有形成有效衔接,不利于统一管理和利用。部分执法单位只注重文书档案的归档整理,对一般档案不重视,特别是一些文字类、声像类档案归档不及时,对执法全过程记录形成的影音类档案没有专门的部门负责,造成很多档案资料没有归档整理,不利于单位档案的全面建设。

(四)档案管理的科技化水平不高。随着社会的发展进步,对档案信息化工作要求越来越高,虽然目前许多执法单位不同程度地实行档案管理信息化建设,但只是初步实现了利用管理软件进行档案目录的著录、编目、排序及检索,并没有把其拥有的档案信息实现数字化,还不能够实现网上资源共享,使得档案资源利用率低,降低了档案在社会中的需求作用。 

(五)档案资源数据深入分析不够。在开展交通执法工作中,能够形成大量的业务技术档案资料,如果不能够合理有效地管理,充分分析利用,不但失去很多有效的统计数据,而且不能合理利用这些数据资源,完善执法流程,改进执法服务,切实发挥档案资源的价值,更不利于提高交通执法工作效率、提升依法行政工作水平和能力。

三、加强交通执法领域档案管理的建议

针对当前交通执法单位档案管理工作中存在的主要问题,提出如下解决思路: 

(一)提高对交通执法领域档案管理工作重要性的认识。单位负责人需要增强档案管理工作认识,将档案管理工作纳入单位年度工作计划,与其他工作同谋划、同部署,切实解决档案管理工作所需要的人财物问题,并对档案管理进行严格考核,提升档案工作的影响力,及时了解档案管理工作存在的困难和问题,并妥善解决,营造重视档案收集管理的氛围。

(二)加强档案管理人员队伍建设。档案管理人员不仅是资料管理员,更是现代档案信息管理技术的专家,要提升交通执法档案管理水平,必须从提高档案管理人员的专业素养下功夫。档案管理人员应该树立终身学习的理念,定期组织开展专业培训,不断更新知识结构,扩大知识面,提高综合管理素质。

(三)健全执法档案管理体制机制。由于执法档案的特殊性,其涉及文字、音视频资料的收集整理,必须不断建立完善的档案管理工作制度,有针对性地制定各类管理制度,实行岗位责任制,明确具体科室、管理人员,使档案管理工作从收集、整理、装订、归档有一套完备的体系,不管是文字、还是音视频资料事项实行统一管理、有效衔接,让档案管理真正实现常态化、正规化、科学化。同时,加强档案信息的保密工作,防止泄密问题发生。

(四)加强执法档案管理的科技化建设。在信息化技术不断发展的时代背景下,交通执法档案管理工作也要顺应时代的步伐,转变信息化管理手段,充分借助软件管理便捷化的优势,开发先进管理技术,强化档案科技化、信息化管理,在具体的应用工作中,正确应用信息化对执法档案信息进行自动分类、组卷、排序等,并通过扫描等方式,全方位实现档案管理的自动化。

交通档案管理范文4

关键词:交通运输;档案管理;问题;改进措施

经济新常态下,交通运输行业发展迅猛,做好档案管理工作,能收集到原始资料,为企业的决策和管理提供科学依据,一方面节约原材料和运维费用,另一方面可以促进人员综合素质的提升。以下结合实践,探讨了新形势下交通运输行业档案管理工作的开展。

一、交通运输企业档案管理存在的问题

(一)管理意识薄弱

交通运输企业自主经营、自负盈亏,管理工作的目标是降本增效[1]。档案管理带来的利益比较隐蔽,而且难以量化,因此不少企业领导没有认识到档案管理的重要性,甚至将管理活动抛之脑后。如此带来的结果,是管理制度不完善,管理操作不规范,管理执行流于形式。

(二)管理方法滞后

信息时代,纸质档案减少,电子档案增多,传统档案管理模式不满足管理需求。而在交通运输企业中,纸质档案占比较大,不仅需要投入大量的人力、财力,而且收集、检索、归档效率低。此外,随着时间延长,纸质档案容易发生破损,会加快档案的老化速度。

(三)利用效率低下

充分利用档案资料,才能提高档案的价值,但交通运输企业存在重视收藏、轻视利用的现象,导致档案利用效率低下。实际管理中,档案收集整理后,就成为一种静态资源,其积累性强、附加值低,没有充分发挥出档案的功能作用。

(四)人员素质不足

相关调查发现,交通运输企业内部,档案管理人员配置不合理,一方面是岗位分工不明确,甚至缺少专职管理人员,从其他岗位临时借调而来,不利于应对各种工作。另一方面是人员变动频繁,难以全身心投入到档案管理中,直接影响档案资料的完整性和延续性。

二、新形势下交通运输企业档案管理的改进措施

(一)规范管理制度

拥有一套完善的管理制度体系,是档案管理的前提,对交通运输企业而言,应该对现有的管理制度进行规范和完善。第一,以提高管理的时效性为核心,明确组织领导,实行管理责任制。要求企业领导增强档案管理的认知度,在档案管理、机构设置、部门建设上,给予大力支持。第二,从档案的收集整理入手,严格执行相关规定,鉴别不同档案资料的价值,明确保管期限,遵循分类存档的原则。以营运车辆档案为例,从车辆入户开始、到报废为止,档案资料不断流入,应该及时补充,针对车辆的使用、维修、检测、事故等进行完整准确记录[2]。

(二)推行信息技术

在档案管理上,交通运输企业应推行信息技术,以计算机、互联网为代表,以满足新形式下管理工作的需求。具体操作上,要构建档案信息管理平台,利用大数据技术,对交通运输档案材料进行收集整理,进一步提高归档、查询、使用价值。针对电子档案,应该结合企业现状和发展需求,对管理工作进行统一规定,并从安全角度出发,采用备份管理模式,进行权限设置,设置防火墙,防止档案丢失或盗窃。

(三)提高利用效率

在档案管理工作中,应该注重档案的开发和利用,挖掘出档案资料的内在价值。从资源配置的角度来看,提高档案利用效率,能为交通运输企业的发展、决策、工作安排提供依据,具体措施如下:在档案收集上,保证收集过程的规范性,提高档案资料的真实性、完整性,为后续开发利用提供有利条件。在档案管理上,创新管理手段,可以建立信息检索系统,加强部门沟通协作,实现资源共享的目标。此外,对档案的工商注册、合同履约、税费缴纳、资产运营等信息进行整合,将其用在企业宣传上,能增强企业员工的认同感[3]。

(四)制定激励措施

要想提高档案管理效果,激励措施必不可少,能激发工作人员的积极性,建立一支高素质的管理团队。具体来说,一方面要加强员工培训学习,从理论知识、管理技术两个层面入手,学习成功的管理模式和经验,促进工作人员专业技能的提升。另一方面,完善激励考核机制,科学制定的考核指标,将定性评价、定量评价相结合,改变管理工作流于形式的现状[4]。此外,结合管理工作的实际情况,制定合适的激励措施,例如日常表现良好、管理质量高的员工,给予精神鼓励和物资奖励,发挥出带头榜样作用,推动管理工作顺利进行。

三、结语

综上所述,对交通运输企业而言,档案管理是一项重要的管理工作。分析可知,目前档案管理工作中存在诸多问题,涉及管理意识、管理方法、开发利用、人员素质等方面。对此,必须规范管理制度,推行信息技术,提高利用效率,并制定激励措施,以此提高管理水平,促进交通运输企业健康发展。

参考文献:

[1]李梅梅.加强交通运输企业档案管理之思考[J].档案与建设,2013,(5):64-66.

[2]陈丽鹦.交通运输企业档案管理的研究[J].才智,2011,(19):334.

[3]李晓瑜.网约车平台电子档案管理与隐私保护[J].山西档案,2017,(6):51-53.

交通档案管理范文5

交通建设工程的档案是工程监理管理工作中的重要内容,随着信息技术的应用,当今的交通建设工程监理档案工作已经实现了信息化建设。本文就交通建设工程监理完善档案信息化建设的发展方向展开论述,期望对于信息化档案管理的规划和完善具有参考作用。

关键词:

交通建设;工程监理;档案管理

信息化建设在各行各业的渗透和应用已经十分广泛和深入,不仅带来了工作上的便利,也为工作效率的大幅度提高提供了技术支持,尤其是在交通建设事业中,作为交通建设监理部门,应该承担起工程建设的监理职责,通过监理管理和监理档案的资料整理收集工作,将工程建设中的各种与管理有关系的事务,采用信息技术手段,提高服务水平,加强档案管理,让交通建设的过程和成果能够被详细的收存,以备日后调用和参考。

1交通建设工程监理档案管理信息化建设内容

1.1交通建设工程监理档案管理信息化的基础设施建设

档案管理是工程的基础工作,运用信息技术,将档案管理工作的基础设施建设起来,就是将信息化档案工作的软硬件等基础设施进行配置。交通建设工程监理工作中,档案信息的管理工作如今已经不仅是信息资源的归档,还有信息技术的应用。技术和资源是档案信息管理工作中的核心。具体说来就是将资源通过数据传输、存储、调取、保存等手段进行信息化基础设施的共享和实用。交通建设项目的特点,决定在长期的交通建设中必然要产生大量的工程资料,要提高收集整理的效率,减少工程档案的采集、整理周期,就要通过交通建设工程监理,加强档案信息化管理的工作来完成。例如,建立办公自动化网络,能够帮助监理部门将各个部门产生的资料进行上传和共享,随时掌握工程活动的进度,发现质量问题,同时保持与工程中各个部门的沟通与交流。

1.2档案管理信息化的信息资源建设

做好档案管理信息化的自愿建设,关键在于将档案进行信息技术的开发和实用。从交通建设工程的监理角度来看,档案信息的整理效率与交通信息化建设的进度息息相关。要提高工作效率,就要投入资金,加强软硬件的建设,例如建立档案数据库,就是一个很好的交通建设档案管理的平台,以数据库为基础,搭建起内部局域网来,设立目标办公群,为交通建设的档案管理工作节能增效,并开创优越的办公条件[1]。

1.3档案管理信息化标准以及建设规范

通过交通建设工程监理,档案信息收集到的是社会资源,更需要标准和规范的收集平台,包括电子信息文件、档案管理功能在内的信息化档案管理,能够将信息的资源、文件等加以规划标准化的管理。

1.4档案管理信息化应用系统建设

对档案进行应用系统的建设,是在信息资源的开发利用和建设的基础上进行的。由于交通建设工程监理的信息档案拥有着海量的信息,因此,要将涉及到交通建设的各个环境的信息等加以收纳,必须要有强大的技术支持,才能保证档案信息管理的质量和速度。例如交通建设过程中的环境、气象、机械、物理、化学知识,还有工程招投标、原材料采购、工程检测中产生的数据、文件、资料等等,都要被高效、合理、安全地存储在信息化档案数据库中。

1.5档案管理信息化人才队伍建设

高效的档案信息化管理,需要高等级的人才来操作。依托计算机信息技术的档案信息化系统,必须吸引信息化技术人才,在系统管理和维护上做好各项工作。只有人才队伍的稳固和扎实,才能保证交通建设工程监理档案信息化建设的稳定开展,而且前文也提高,交通建设工程监理档案数据库的信息是海量的,面对纷繁复杂的信息,要达到操作简便、安全存储,高效分析,方便调取,只有专业技术人员才能做到。这其中也需要专业人员技术人员在做好日常的系统的运转和维护工作的同时,不断提高自身的专业知识技能,同时还要求交通建设工程监理的管理人员加大培训和培养力度,吸引人才的同时,也能留住人才。

2交通建设工程监理档案管理信息化建设措施

2.1建立交通建设工程监理档案综合管理系统

综合管理系统包括工程建设总监办、驻地办等机构,形成了档案信息化自愿开发的领导架构,在这个架构中,资料最终是以数据的形式进行了管理,在数据库中最终发挥了其应有的价值。首先,建立了档案信息资源库之后,为了提高资料库中的信息资源的利用率,可以将系统中的已经编目的工作进行退化,将有用的档案资料进行整理和收集,包括资料的来源、时间以及关联性等。第二,是对档案资料进行分类,经过编辑加工的信息资料将被统一纳入到计算机网络系统中,以保证档案管理的标准化和规范化[2]。第三,通过内部信息监理服务网和公众服务网的建设,将内部和外部的信息加以结合,形成文件信息的标准化建设体系,通过智能化信息资料的管理运行,为档案信息的共享和互换提供技术保障。

2.2规范交通建设工程监理档案信息化管理工作

通过建立档案信息管理制度,确定档案管理人员岗位以及职责,实行岗位责任制,工作人员有细化了的岗位划分,能够做到有章可循,有法可依,按照健全的岗位责任制的相关规定,做好信息资料的归档和整理、保管、保密、登记、结语、归还等工作。

2.3建立完善的交通建设工程监理档案安全体制

建立交通建设工程监理电子文档管理体系,是为了适应当前电子文档为主的资料管理的需要,增强电子文件载体的稳定性,依托信息管理系统实现电子文件的传输,保证电子文件的原始档案能够得到合理的保护[3]。

3结语

经过开发和建设后的交通建设工程监理档案信息管理系统,具有很高的使用和利用价值,为维护档案资料的安全运行,提供信息系统支持,发挥了应有的作用。现阶段要改进和完善的工作,就是顺应信息化建设的发展潮流,在强化实情调研,协调各方资源方面,继续推动档案管理向着信息化建设的方向稳步前进。

作者:周志学 单位:泰州市路德工程监理咨询有限公司

参考文献:

[1]陈萍.交通建设工程监理档案管理信息化建设的思考[J].建材技术与应用,2016,(5):39-41.

交通档案管理范文6

关键词:交通工程;技术档案管理;问题及处理措施

交通工程档案管理主要指的是从项目建设开始到工程结束整个过程形成的档案文件都需要进行合理的分类、整理、并归档,这样可以为工程的建设提供相应的数据与参考。项目档案则主要是包括工程的建设工程设计、工程监理、现场施工等单位形成的基础施工材料、设计资料、管理文件、以及施工文件等,项目档案资料的主要目的就是能够为工程项目提供具有价值的参考和依据。

1新形势下的轨道交通工程档案管理的重要性

在交通工程档案管理的过程当中,档案作为整个交通工程建设前期、中期以及建设完成得真实记录,存在一定的意义。工程档案即是工程,后期进行维修的重要参考依据,也是非常重要的工程研究资料。如果交通工程在后期运行的过程当中存在质量问题,可以借助档案资料提供的信息明确责任方,由此可见加强交通工程答案管理是非常重要的。因为很多档案管理的方式比较落后,相应的管理制度并不完善,这样就导致档案管理工作的真正作用很难发挥出来。为此必须完善交通工程档案管理工作,提升档案管理工作的质量。

2存在的问题

2.1轨道交通工程档案利用效率有待提升

随着轨道交通网络建设的不断扩大,交通工程网络所涉及到的地域更加广泛,在对交通工程进行运行与维修养护的时候,需要借助档案资料来进行相应的工作。此外与交通工程相邻的新兴资产开发也加强了对工程档案管理工作的依赖性。怎样才能提高工程技术档案的利用效率,提升档案查询工作的便捷性,变得十分重要。

2.2档案资料真实性缺失

在交通工程建设的过程当中,很多参与建设的工程单位只注重项目的建设,而忽视了对工程档案资料的管理,错误的认为工程档案管理资料,只要形式上过得去就可以了,只是为了应付工程检查,临时进行档案资料的编制与记录。工程施工单位内部存在一些档案编制人员,这些工作人员对工程施工流程与现场施工的情况缺少一定的了解,所以编制出来的档案资料缺少相关的根据,与工程实际情况脱节。比如工程测量数据资料在收集的时候不能够有效的保证资料的准确性,并且资料的编写过于流程化,工程开工报告附件、工程填筑资料经常出现错填或者是漏填等问题。

2.3没有严格执行工程建设程序

在工程项目开始建设的时候,需要根据相关的法律法规制定相应的档案管理程序,并且根据专业的规章制度制定奖惩措施,这样才可以有效地保证工程技术档案管理的规范性,真正将答案管理工作落实到实处。但是就目前的情况看,很多时候为了赶进度,而忽视了对工程档案进行管理,这样就增加了档案,后期管理工作的难度。

3问题处理措施

3.1创新管理手段,建设数字档案室

在交通工程中可以建立数字化的档案管理室,使交通工程档案管理变得更加数字化,这样有利于工程技术档案的保存,为使用者提供便利。需要从以下几个方面对档案管理进行数字化建设:①全面建设交通覆盖网络,比如,在轨道工程当中,可以为基地和车站建设专用的内部网络,并且可以使用数字化的软件服务器和浏览器,这样可以有效地实现用户终端的利用方式;②建设交通工程在紧急情况下的应急预案系统,也就是工程技术档案的绿色检查通道。数字化档案管理室应该设置成全天的服务方式,如果遇到突发情况,可以及时的查阅相关的档案资料,为抢修工作提供所需要的档案资料;③数字化档案软件后台需要使用双机热备、负载均衡的管理措施,这样当其中一台服务器发生故障的时候,可以自动地将业务转移到另外一台服务器上,有效的防止在进行档案查询的过程中出现故障,此外还可以使用异地备份的方式,为电子化档案数据进行定期的备份。

3.2转变工作方式,全面开发利用公路技术档案

首先,交通工程设计组织施工等方面会涉及到很多大量的基础性资料,这样可以对交通工程建设的档案进行重新的整理,并制定相应的审阅目录,这样可以方便档案管理工作人员进行查阅,有效的促进工程建设的进度和施工质量,充分发挥档案信息资源的作用。第二,随着我国经济的快速发展,交通工程的通行能力不断提高,加强对交通工程的养护管理工作已经是非常重要的问题,而交通工程普查所得的数据又是交通工程养护管理工作进行的前提与基础,在每年对道路进行普查的时候,需要把得到的数据进行及时的整理与分析,同时查阅相关的工程技术档案,对工程现实情况进行有效的对比,编制有关工程路基、路面、桥涵等变化情况的资料,并且制定相关的养护管理目标,有效的保证工程建设的质量。第三,转变开发利用的方式,变被动为主动,变滞后为超前,档案管理工作需要时时刻刻的想着如何利用已经保管的档案为工程建设提供有效的服务,并以此为主要的思想,研发和编织一些具有使用价值的工程档案管理资料,为工程领导提供一些具有借鉴意义的工程基础档案管理资料,为领导的决策提供有效的数据作为支持。

3.3对建筑工程技术档案管理人员的要求

档案管理工作人员需要熟练的掌握、领会国家档案管理的相关法律,加强对档案管理制度的建立,规范档案管理工作。在进行档案管理的过程中需要加强工程各阶段信息的获取、整理、分类、总结与保存。保存主要是为了技术档案能够再次使用,充分的体现了档案的社会性。档案管理工作人员需要忠于职守,遵守档案管理工作的相关规章制度,具有一定的专业知识,不断的完善档案管理工作的归档任务,做好工程技术档案管理工作的鉴定、分类、管理、借阅、数据的统计。交通工程技术档案管理工作具有非常强的专业性,要求档案管理工作人员既需要有一定的档案管理知识与较强的综合素质,还需要具有一定的工程建设基础知识,充分了解工程建设的周期,能够有效的识别各种专业的工程图纸、文件。档案管理工作人员只有不断的提升自我的专业知识,提高档案管理工作的水平,才能够有效的保证档案管理工作的顺利进行。所以,在对交通工程进行设计的过程当中所使用的图纸、文件具有非常大的信息量,在档案管理的过程当中,档案管理人员需要具有一定的服务意识,还需要充分的掌握现代化的管理技术,这就需要档案管理工作人员在使用计算机技术的同时,能够充分地运用档案信息化管理系统,完善档案信息数据库,充分发挥计算机管理的优势,减少人工操作,有效的提升工程技术档案管理工作的效率。技术档案工作管理人员还需要具有信息加工处理技术,所以档案管理工作人员必须加强相关知识的学习,成为具有多种知识结构的复合型人才,这样可以有效地适应技术档案管理信息化的发展。

4结论

综上所述,在加强交通工程技术档案管理的过程当中,需要不断的更新档案管理的理念,勇于探索创新档案管理的方法,全面、真实地反应交通工程发展的情况与运营成果,科学规范的对工程技术档案进行管理,保证档案管理工作能够与时俱进,只有这样才能够适应时代的要求开创档案管理工作的新局面。科学规范的档案管理工作可以有效的提升交通工程企业的管理水平,为交通工程企业的发展与进步做出一定的贡献。

参考文献

[1]王丽涛,薄雪萍.精心谋划认真实施做好档案升级工作—岗南水库档案升级工作点滴谈[J].河北水利,2011(6):44.

[2]杨冬权.做好新形势下档案工作、建设档案强国的纲领性指导文献—学习《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》体会[J].中国档案,2014(5):17-22.

交通档案管理范文7

关键词:知识管理:交通科技档案;应用

一、知识管理相关理论概述

1998年,知识管理概念正式进入中国,但是当时的我国整体管理水平较低,知识管理工作在前期遇到了一定的阻碍。但值得庆幸的是,当时社会已经有不少人开始意识到现代社会创新不仅仅是以原有的东西为基础,还要保持前进的目光进行创新。知识管理是当代社会生存和发展的必然选择,国内很多知识管理体系积极踊跃,即使参与的时间、内容有所不同,但却是同一个目标,这为日后的知识管理积累了丰富而宝贵的经验,推动了知识管理的良好发展。当前,越来越多的企业、部门开始运用知识管理手段来提高企业核心竞争力。结果显示,知识管理的确能够提升综合的竞争力,并且符合当前时代的发展趋势。知识、信息已经逐渐替代了资本、能源,并且日益成为最为主要的资源,知识经济的管理创新要求越来越迫切,全新企业管理理念的形成,使得知识管理得到了完善。

二、知识管理在档案管理中的应用

(一)实现档案管理的细化

当前是信息化的时代,科技手段与人们的生活如影随形。交通科技档案管理也与信息化有了联系,在档案管理中运用知识管理手段,不仅细化了管理,也让分类更加明确,交通科技档案包含的内容较多,如果不进行信息化管理,很容易将内容弄混乱,出现漏洞与不足,例如,档案管理人员不能足够了解档案的真实性,档案的查询线索很难进行梳理。运用传统的档案管理方式,即使只查询一卷档案中的一部分,也得将整卷档案进行查阅后才能查阅到。这样的管理方式耗费了大量的时间与精力,工作效率也因此大大降低。随着时代的发展与人们意识的提升,逐渐运用科技的手段进行信息管理,加强了信息化管理和信息化储存,传统的档案管理手段已经被替代,不仅提升了查询档案的速度,也提升了相关工作的效率。

(二)实现档案管理的有序化

如今人们的生活、工作与学习已然离不开网络,信息化为人们的工作、生活、学习提供了极大的便利。在交通科技档案工作中也逐渐运用了信息技术手段,信息化档案管理让交通规划更加清晰、明了,提高了内容梳理的效率,为档案管理提供了强有力的保障,有助于达到有序化档案管理的目的。

三、实现档案知识服务技术加速化发展

交通科技档案管理应用知识管理正处于一个新的时期,需要不断地学习与创新,从而实现档案知识服务技术的加速化发展。良好发展档案知识服务技术不仅可以为档案管理提供保障,同时也实现了档案内容的智能检索。检索机制随着科技的进步而进步,实现档案信息的检索和传输。档案知识服务技术会根据人们的问题而找出对应的答案,其推理性具有一定的客观性,提高了档案信息查阅的速度与质量,也反映出当前档案知识服务技术发展的新趋势。

四、知识管理在档案管理中的实施策略

(一)转变被动管理思维

思维层面上,档案管理人员应该适时转变被动管理思维,加强自身的主动性以及主观能动性,树立与时俱进的工作意识,摆脱长期以来传统档案管理方式的束缚。如何更好地转变管理思维,首先就需要加强档案实体的安全与责任管理,其次对档案知识资源进行分析、利用与创新。如果管理人员仍是固守传统的管理思维与思想,那么对档案管理的工作也会无法继续向前发展,最终会被时代所淘汰。此外,还要以科技手段进行知识管理,加强知识管理的信息化,顺应社会发展的潮流与趋势。相关工作人员要树立信息意识与责任意识,将被动管理思维转变为主动管理思维,转换思维方式不仅能够促进知识管理的效率,也让交通科技档案管理更加先进与完善。

(二)开放意识

在知识管理的大环境下,企业档案管理应该不断地学习优秀的管理经验,丰富自身的档案管理,档案管理人员不要对档案进行机械式的保管,要针对档案内容进行分析、拓展,尤其是在交通科技的档案管理中,一定要树立开放的意识,只有这样才能获取进步,优化自身的档案管理。对已掌握的知识要进行深度挖掘、共享与整合,努力探索隐性知识,做到及时归档。把组织内外不同专业、不同背景的知识结合到一起,有可能形成知识创新的新视角。美国Unocal公司提出通过建立由50名来自世界各地的钻探经理、技术人员、地理学家组成的小组能够比其他公司开发同类油井节约40%~60%的成本。这种跨部门、跨地区的人员合作,最忌讳固守己见,应该及时打破之间的边界,进行开放式的交流、探讨与学习,实现知识管理在档案管理中的最大作用。企业内部的档案管理人员一定要树立开放的学习意识,改变传统的管理思想,打开培育组织内外的沟通渠道..

(三)文档系统与其他信息子系统的协同

企业内的各个系统之间应该保持时刻的沟通与联系,只有各个系统之间相互配合、协调,才能发挥出最大的作用。交通科技档案工作中要与各部门相互联系、沟通,运用信息化的手段告别纸质档案时代,进一步实现由封闭的以实体管理为主的管理模式向开放的电子信息网络管理模式转变,由单纯的档案管理职能向信息与知识综合管理职能转变,最终形成以辐射企业档案、标准、图书、期刊、情报知识综合管理的知识处理中心和中转站。

(四)完善管理模式

建立健全各种管理制度,根据本单位的特点制定符合单位实际的知识管理制度和具体实施办法,在具体运行过程中不断总结经验,发现问题及时进行修正,分析知识管理的运用效果,给出更有效的策略。建立健全知识管理投入机制、系统建设管理、知识交流机制、知识制度等内容,完善资源共享制度等。建立知识管理奖励激励制度,对知识运用的资金投入、相关的知识管理、知识培训制度等进行合理的编制。当前是知识经济时代,知识管理被应用在各个领域中,相关管理人员应该与时俱进,转变被动的管理意识,树立开放的意识,抓住机遇,迎接挑战。面对知识管理带来的机遇与挑战时,保持清醒冷静的头脑,进行改革创新,将知识管理应用到档案管理,真正实现交通科技档案管理工作的持续、高效发展。

参考文献:

[1]张爱新,牛庆玮,万启存.高校档案知识管理范式的研究与实践[J].林区教学,2014(11):107-108.

[2]王敏.档案管理中知识管理的应用探析[J].华章,2014(8).

[3]远征.档案工作中知识管理的应用[J].赤子:上中旬,2014(11):248.

交通档案管理范文8

一、交通运输档案数字化管理原则

1.开放性原则。档案的机密程度与档案的利用范围和程序息息相关。交通运输档案数字化应以能够对社会公众开放、不涉及档案机密或者商业秘密档案为首选,来满足社会公众的利用需求。对于涉密档案,待其保密期满或者可以解密时及时进行数字化,提升档案的利用效率。

2.价值性原则。交通档案的内容丰富,全部实行数字化必然会增加工作量,也不利于后期的查询、利用。为此,要集中有限的人力、物力资源把珍贵的交通运输档案优先进行数字化处理,减少对珍贵档案的损毁,共享宝贵的档案文献资料。

3.行业性原则。档案的形成有其特殊性和行业性规律,不同的档案部门所收集到的档案有鲜明的特色。交通运输档案的数字化要突出地把本部门、本行业的特色档案资源进行数字化处理,要把体现交通运输部门特色档案资源尽可能地进行系统化、完整性的数字化处理。

二、交通运输档案数字化管理流程

1.数字化准备阶段。在决定开展交通档案数字化之前,要做好档案的各项数字化准备工作。首先,要根据档案数字化工作量,做好档案设备购买、人员安排以及工作方案等工作;其次,要对需要数字化的档案纸张、数量、规格进行清点,检查档案卷、件、页是否齐全,为批量扫描、转化做好准备。

2.数字化档案转换。交通档案的数字化转化处理主要包括档案信息的采集、处理和存储等,是后期档案数字化加工的前提和基础。具体来说,就是要进行数字信息化采集,例如对交通纸质档案信息进行扫描,根据纸质档案的清晰度、字迹状况等,扫描后还要对扫描后的档案进行相应的技术采集,对于录音档案的音频信息还需要进行必要的除噪音。

3.后期数据整理。交通运输档案有大量的图表、音像档案,在对各种档案进行数字化转换后还需要进行必要的数据整理,例如,扫描后的数字档案都集中在一起,还需要认真检查卷、件、页是否准确,标题与正文部分是否对应一致,如果发现扫描不清晰或者漏页的,还需要重新处理,经核实准确无误之后将数字化的档案信息输入到计算机档案应用系统中,便于直接快捷检索查询。

三、交通运输档案数字化管理措施

根据交通运输档案数字化管理原则和流程特点,做好交通运输档案的数字化应做到:

1.规范交通运输档案数字化录入。规范档案数字化软件操作,安排专人将交通运输档案按照统一标准录入计算机,对于一些数字化档案管理较为薄弱的单位,要认真做好纸质档案与电子档案的衔接工作,防止档案在进行数字化过程中重要数据信息的遗失,要保证交通运输档案数字化信息的真实和可调查性。及时完善档案数字化制度,保证档案数字化管理始终严格按照制度规范的进行。

2.建立完善的交通档案数据库。规范不同类型的交通运输档案的使用操作方法,按科目分类,最大限度保证信息的完整和安全。

3.加大交通运输档案数字化硬件投入力度。具体来说,就是要添购高速扫描仪、微缩胶片扫描仪;为了做好电子文件的归档以及备份管理,要增加数据库服务器、WEB服务器、电子文件中心管理系统等等;增设数字签名、电子签章系统以及VPN网关等,做好数字信息的安全保护和修复。