摘要
交通建设工程监理档案是交通工程档案的重要组成部分，它直接地反映了工程建设活动的全过程，它不仅对施工过程进行全面监控，而且为工程质量提供了重要的保障。通过分析工程监理档案的组成部分，阐述在工程开工前期、开工中、完工等各个时期分别应收集整理的监理档案，以及在收集档案资料中着重要注意的事项。
关键词
交通工程；监理档案；收集整理
0引言
随着经济的快速发展和政府对交通建设工程投入的加大，高速公路、桥梁、码头项目不断开工和完工，在工程的各个阶段，都形成了大量有价值的工程监理档案。为了及时收集、整理监理档案资料，最后形成具有归档保存价值的工程档案，国家和行业分别都作出了一系列具体规定，以规范档案的收集整理。交通工程监理资料来源于现场，来源于监理旁站记录、巡视记录、监理平时检查和抽检等等，其真实性、客观性较高，反映的施工问题、质量问题、安全问题比较全面准确。监理档案资料还是追溯工程项目建设过程中的主要证据，也是日后在工程管理、维护、改建和扩建、开发新项目的参考和利用的依据。只有通过完整的工程监理档案收集工作，才能真实、全面地反映单位活动的全貌，才能充分发挥交通建设工程监理档案工作应有的作用。
1工程监理档案的组成部分
交通监理工程档案是交通工程档案的重要组成部分，交通工程监理档案主要产生在工程施工和竣工验收阶段，包括工程监理总控文件、工程监理会议文件、工程进度、质量、造价控制文件、监理通知、记录、总结等等。一般来讲，它的收集范围由以下几部分组成。
（1）工程合同管理文件：招标文件、施工合同文件、监理合同文件、供货合同文件、外委试验合同、外委试验保验单。
（2）工程变更文件：图纸会审、设计联系单、工程变更的申请及批复文件、纪要、记录、台账等。
（3）监理管理资料：监理大纲、监理规划，监理实施细则、总监签发文件、监理会议纪要、监理安全文件、工程监理通知及回复单、工程监理指令及回复单、工程监理工作联系单、监理月报、监理季报、监理年报、监理部工地试验室资质。
（4）进度控制资料：工程开工报审表及附件、生产计划报审表及附件、工程开工令，工程总体进度计划、年度计划、月度计划。
（5）投资控制资料：工程款支付审批表及附件。计量单价调整申请与批复文件,暂定金额使用申请及批复文件,工程量清单的审查意见,工程造价分析报告,计量支付方面的规定、要求,监理费用支付报表,其它费用支付往来文件等。索赔的申请及批复文件,工程分包的审查文件,计日工的申请及批复文件。
（6）质量控制资料：施工组织设计（专项方案）报审表及附件、工程材料、构配件、设备报审表及附件、监理交底、施工技术交底、监理日志、监理旁站记录、监理巡视记录、工程竣工验收记录，监理复核测量记录表，工程材料检查、复检、试验记录、报告，检验批验收记录、检查记录。质量控制措施、规定及来往文件,材料试验、检测资料,监理独立抽验资料以及交工验收工程质量评定资料等。
（7）其它事项资料：监理工作制度,监理组织机构,业主来文，上级主管来文，项目部来文，会议文件等。
（8）监理工作总结:总监办、监理部实施监理人员汇总表、监理工作总结、工程声像、电子档案资料、向建设单位移交监理的签证手续等等。
2加强项目施工监理文件的管理
监理档案工作的首要任务是做好监理自身文件资料的收集、整理及归档。在监理文件的收集方面，项目总监办在日常工作中就应对项目监理过程中形成的各种文件资料进行收集、整理，做到心中有数。档案的收集整理可分为项目施工前期准备、施工过程、项目完工的不同阶段。
2.1开工前工程监理档案的收集整理
这一阶段主要为工程建设监理做准备。主要收集的是招标文件、施工合同文件、监理合同文件、供货合同文件、外委试验合同、外委试验保验单等等。由于尚未开工，监理人员均未到齐，容易造成文件资料无人收集管理的现象。为了确保监理档案收集完整、规范，在工程开工准备前期，项目部应成立相关机构，落实责任制，加强制度建设。如在项目建设开始就组织监理人员学习档案的法律法规、标准规范，把工程监理档案列入项目部工作计划和有关人员的职责范围。主要制定了以下规定：一是明确项目总监理工程师对工程建设监理档案的总负责制，签订档案管理责任书，并将档案资料管理视为一项考核重点内容，与经济效益挂钩。二是制定“谁监理，谁验收、谁收集”的监理原则。总监理工程师指定专业监理工程师对监理档案具体专管，各专业资料由各个专业监理工程师负责，谁的专业谁的资料就要谁负责收集整理，并与总监签订协议，确保档案质量。三是设立直属项目部的档案机构，每个项目部配有固定的档案员，并组织他们参加系统的档案培训。总监理工程师与监理档案负责人签订监理资料整编目标管理任务书、目标分解任务书等。四是制定档案员的岗位职责，明确责任范围、给定工作权限，确定工作流程，定期进行检查汇报。五是实行档案与工程监理同步建设制，从项目立项起就将档案工作纳入项目计划，指定项目部办公室负责人为档案项目负责人，并对档案工作进行指导、监督，确保档案质量。此外，在开工前，总监办、项目部应及时划分工程项目，明确该项目的单位工程、分部(分项)工程、单元工程及具体负责人。项目划分是工程施工、评定、验收的基础，也是项目施工文件立卷整理的基础，因此，监理单位必须在施工前按生产建设活动的单位工程，分部工程、分项划分，分别进行装袋收集文件资料，使之初步形成具备查询条件的档案案卷。
2.2施工中工程监理档案的收集整理
这一阶段是工程具体实施的阶段，也是工程监理档案文件材料大量产生的阶段。主要收集的是工程变更文件、监理管理资料、造价控制资料、进度控制资料、投资控制资料等文件资料。工程监理档案专业性很强，需要既懂监理专业知识又懂档案管理知识的人员，或者需要懂档案管理和懂工程施工现场的监理人员相互配合。这一阶段形成的档案资料是将来对工程管理、维护、改建和扩建以及开发新项目参考和利用的重要依据。因此项目部档案负责人应经常深入现场，了解工程进展和资料收集是否同步，并及时进行跟踪监控，确保档案资料的管理紧跟工程监理的步伐。而每一个监理人员也应将各自监理的具体项目形成的档案资料及时进行收集整理，避免档案原始资料的散失，确保工程监理档案的连续性、完整性。此阶段形成的大量文件资料应分类进行整理，如监理大纲、监理规划，监理实施细则、总监签发文件、监理会议纪要、监理安全文件、工程监理通知及回复单、工程监理指令及回复单、工程监理工作联系单、监理月报、监理部工地试验室资质等归入监理管理资料类；工程开工报审表及附件、生产计划报审表及附件、工程开工令，工程总体进度计划、年度计划、月度计划等归入进度控制资料类。同时对各大类中的各种文件资料各自按时间顺序再进行细化排列，分装在不同的档案盒，封面用文字标注清楚，这样既可以节省归档时排序的工作量，又可以提高工作效率，减少工作重复。在监理档案的收集中，要特别注重监理日记的收集整理。因为监理日记是实现“三控制、三管理、一协调”的第一手原始资料，是工程建设监理工作的一个重要备案原始资料，它记录了监理人员每日的全部监理活动和监管的施工动态情况，包含有：①工程投资的记录，主要对原材料、构配件、机械设备入场质量检验验收情况、施工人员进出场情况等记录。②对当天施工作业情况的工程进度、设计变更情况等进行记录。③对工作协调、处理措施以及效果进行记录。如对正在施工的工序质量进行平行检查、旁站监理、巡视检查情况；分部、分单元、分项工程及单位工程质量验收情况；安全生产监理工作情况等等进行详细的记录。④对监理工作中发现质量、进度、投资、安全出现的问题及处理措施的记载。⑤总监理工程师对监理人员的监理日记进行审查批阅。⑥监理召开的专题会议、工程例会、工地停（复）工情况的记录。⑦外部环境影响情况的记载。如天气、温度、风力、雨雪、停水、停电等对工程施工的影响等等。监理日记对项目实施阶段档案收集管理，特别是对投资项目的档案验收，财务审计，建设项目的竣工验收，对发生问题，解决问题，甚至仲裁、起诉都起着至关重要的作用。另外，还要特别注意工程重要部位及隐蔽工程部位的资料收集工作。工程重要部位资料关系到整个工程的交工及完工后的竣工验收工作，因此，必须特别注意工程重要部位资料的准确性、及时性、完整性。隐蔽工程往往关系到一个工程的整体，而此类工程施工后又无法看见，也无法进行复测，故此类工程资料要求必须准确，绝对不能错漏。对于隐蔽工程，一定要在覆盖前做到工程建设单位、监理单位、承包单位三方共同现场签证，同时还要留有照片资料、录像资料、文字资料、数字资料，将其隐蔽的部位进行详细的记录，可为将来维护工程提供重要的档案依据。在施工过程中，监理人员要督促检查施工单位及时收集整理应归档的文件材料，并履行相应的手续，以保证文件资料的完整、准确、规范。对施工单位提交的请示、报告、函等文件材料，总监、监理工程师要及时进行书面回复，并将原件保管好。
2.3完工后工程监理档案的收集整理
完成施工后，收集整理的文件资料为合同项目完工验收过程中形成的系列文件资料。主要有：①监理管理文件:开工、停工、复工等各项指令。②工程质量控制文件:质量控制措施、规定及往来文件；材料试验、检测资料，监理抽检资料，工程质量评定资料；监理日志，监理工作报告。③其他文件：会议记录、纪要，工程照片，监理服务协议，上级单位对监理单位的发文等。进入竣工组织验收阶段，该环节还会形成竣工验收报告、验收报检、评估质量报告资料、档案自检报告、档案验收鉴定书等。监理人员在对项目施工的质量进行监控的同时,还要协助建设单位组织竣工验收，审查施工单位提交的竣工验收所需文件材料的真实性、准确性。包括各种质量检查，交工验收报告、竣工验收报告、试验报告、合同文件、会议纪要、以及竣工图纸等各种设计方面文件材料等等，并在《工程竣工资料审定表》和《工程竣工档案审核签证单》上签字确认，若有与工程实际和技术规程不相符之处，则及时要求施工单位核实补充。只有经过严格监控，才能有效地监督工程竣工档案材料的形成，确保档案材料反映内容的真实、准确、完整。为了确保交通工程竣工验收，各监理项目部或总监办应成立监理项目档案资料整编领导小组，小组成员将收集与整理的文件资料按照国家相关规定的要求进行整编归档，并移交给业主及相关单位，在整个监理工作完成以后，监理单位应向建设单位做出相应的监理总结。
3结语
总之，交通建设工程监理档案，作为交通工程建设的重要组成部分，是交通建设工程的历史记录和技术成果，是广大工程监理人员的心血和智慧的结晶。是工程竣工验收，交付使用、维护、管理、改建、扩建的重要依据，也是日后解决问题纠纷的重要凭据。监理工程资料管理的完整、准确、真实及有效开发利用，对于确保交通建设工程的安全使用和正常运行，维护社会稳定、提高经济效益，具有重要的意义。
作者：陈萍 单位：福建省交通建设工程监理咨询有限公司
参考文献
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