交通运输业是支撑区域经济社会发展的基础性行业。随着电子政务和办公自动化（OfficeAutomation）发展的现实需要，对于网上信息资源的需求和处理要求越来越高。对传统的交通运输档案信息资源进行数字化加工处理，转换成数字档案信息资源，能够减少人工录入档案完整性缺失的发生几率，提高档案信息利益效率，丰富档案利用方式，对于提高交通运输档案管理水平具有十分重要的意义。为此，交通运输部办公厅于2014年了《关于加强和改进新形势下交通运输档案工作的意见》，明确提出“要加快推进传统载体档案数字化、档案存储数字化，以数字化档案代替原件提供利用，把‘死档案’变成‘活信息’”。
一、交通运输档案数字化管理原则
1.开放性原则。档案的机密程度与档案的利用范围和程序息息相关。交通运输档案数字化应以能够对社会公众开放、不涉及档案机密或者商业秘密档案为首选，来满足社会公众的利用需求。对于涉密档案，待其保密期满或者可以解密时及时进行数字化，提升档案的利用效率。
2.价值性原则。交通档案的内容丰富，全部实行数字化必然会增加工作量，也不利于后期的查询、利用。为此，要集中有限的人力、物力资源把珍贵的交通运输档案优先进行数字化处理，减少对珍贵档案的损毁，共享宝贵的档案文献资料。
3.行业性原则。档案的形成有其特殊性和行业性规律，不同的档案部门所收集到的档案有鲜明的特色。交通运输档案的数字化要突出地把本部门、本行业的特色档案资源进行数字化处理，要把体现交通运输部门特色档案资源尽可能地进行系统化、完整性的数字化处理。
二、交通运输档案数字化管理流程
1.数字化准备阶段。在决定开展交通档案数字化之前，要做好档案的各项数字化准备工作。首先，要根据档案数字化工作量，做好档案设备购买、人员安排以及工作方案等工作；其次，要对需要数字化的档案纸张、数量、规格进行清点，检查档案卷、件、页是否齐全，为批量扫描、转化做好准备。
2.数字化档案转换。交通档案的数字化转化处理主要包括档案信息的采集、处理和存储等，是后期档案数字化加工的前提和基础。具体来说，就是要进行数字信息化采集，例如对交通纸质档案信息进行扫描，根据纸质档案的清晰度、字迹状况等，扫描后还要对扫描后的档案进行相应的技术采集，对于录音档案的音频信息还需要进行必要的除噪音。
3.后期数据整理。交通运输档案有大量的图表、音像档案，在对各种档案进行数字化转换后还需要进行必要的数据整理，例如，扫描后的数字档案都集中在一起，还需要认真检查卷、件、页是否准确，标题与正文部分是否对应一致，如果发现扫描不清晰或者漏页的，还需要重新处理，经核实准确无误之后将数字化的档案信息输入到计算机档案应用系统中，便于直接快捷检索查询。
三、交通运输档案数字化管理措施
根据交通运输档案数字化管理原则和流程特点，做好交通运输档案的数字化应做到：
1.规范交通运输档案数字化录入。规范档案数字化软件操作，安排专人将交通运输档案按照统一标准录入计算机，对于一些数字化档案管理较为薄弱的单位，要认真做好纸质档案与电子档案的衔接工作，防止档案在进行数字化过程中重要数据信息的遗失，要保证交通运输档案数字化信息的真实和可调查性。及时完善档案数字化制度，保证档案数字化管理始终严格按照制度规范的进行。
2.建立完善的交通档案数据库。规范不同类型的交通运输档案的使用操作方法，按科目分类，最大限度保证信息的完整和安全。
3.加大交通运输档案数字化硬件投入力度。具体来说，就是要添购高速扫描仪、微缩胶片扫描仪；为了做好电子文件的归档以及备份管理，要增加数据库服务器、WEB服务器、电子文件中心管理系统等等；增设数字签名、电子签章系统以及VPN网关等，做好数字信息的安全保护和修复。
4.加强档案数字化工作管理人员的培训。通过数字化业务培训，提高从事交通运输档案管理人员的专业素质，使其尽快了解并掌握交通运输档案数字化管理技能，必要时可以通过“请进来、送出去”的方式加大培训效果，即将数字化档案管理专家邀请到机关进行专业知识传授，将从事档案工作的人员送往专业机构进行集中培训，提升业务能力，以适应档案信息化工作的需要。
作者：邓决 单位：湖北省荆州市道路运输管理局
