公司档案工作总结范文1
一、对档案室内各类档案进行了统计和登记
档案门类数 量起止时间备 注文书档案2085卷1970-xx 设备档案114卷1994-xx 基建档案48卷1971-xx 科技档案106卷1994-xx 认证证书16件 财务档案凭证：1999卷 帐簿：277卷 报表：92卷 其它：52本 已封存：12箱1971-1990 其它资料53盒 停用印章96枚通过认真仔细整理，发现已存档案中存在的重号、空号现象，及时做好记录。
二、整理积压基建档案33卷
在档案局专业人员的指导下，整理多年积压的基建档案，并按要求完成鉴定、立卷、归档工作。
三、完成已存荣誉档案的整理
对存放的154个奖牌照片进行了编号及信息登记，并建立目录，提高了检索速度。
四、严格执行档案借阅制度，提供利用服务40余次对查借阅档案者一律履行借阅、登记手续。
五、围绕档案管理规范，加强安全防范意识
加强档案室管理，认真做好档案室的安全防范工作。离开档案室时关门落锁，关闭电源，注意安全防范工作。
发现的问题：需加强特种载体的规范化管理
公司档案工作总结范文2
一、个案分析
某企业是一家以航运为主业的跨地区、跨国、跨行业、跨所有制经营的特大型综合性企业集团。主营集装箱、油品、散货、旅客等运输业务。境外下属公司、、代表处超过100家，业务范围已覆盖全球100多个国家和地区。在推进企业转型发展的过程中，该航运企业重新制订和完善了档案管理规范，建立了多全宗平台的档案管理系统，使企业档案管理水平总体得到了进一步提升。目前该企业在上海地区的档案管理采用属地化模式，即总部及上海地区各公司档案委托其上海一家一级子公司的档案管理中心进行管理。
（一）档案管理中心职责
该档案管理中心作为属地化档案管理机构，主要职责包括：
1.认真贯彻落实《档案法》和该集团有关规定，负责制订本公司档案工作规章制度、做好档案工作规划和总结；
2.负责该企业集团总部机关及本公司各类档案的管理工作；
3.负责集团上海地区各一级公司委托的档案管理工作。根据该企业档案委托管理收费办法实行有偿服务；
4.负责对本公司及基层各单位档案的监督、检查和指导工作；
5.负责集团及本公司档案管理系统建设。整合档案资源、做好档案开发利用工作。根据上级档案馆关于档案移交的有关规定，定期移交永久性保管档案；
6.负责档案防护工作，确保档案安全。会同有关单位和部门对已超过保管期限的档案进行鉴定，并予妥善处理；
7.负责本公司专、兼职档案人员参加业务培训工作。
（二）档案管理新做法
从上述企业概况和档案管理中心的工作职责可以看出，企业在档案管理方面采用了以下新的做法：
1.企业档案管理范围扩大：一级子公司的档案管理中心管理范围从本企业扩大至上海区域。该集团下属上海地区各一级公司的档案资源最后都汇总到档案管理中心，便于总部对档案进行集中管理。档案管理中心的业务量增大，软硬件的要求也相应提高。
2.设立有偿服务制：区域内的其他一级子公司委托档案中心管理档案，须根据档案数量和保管时间缴纳费用。这一制度使档案管理中心从一个完全依靠企业拨款的部门，转型为向企业提交利润的部门，更符合市场经济条件下的企业运营法则。
3.建立档案管理系统：该集团建立了一套多全宗档案管理系统，包含了集团总部以及下属四个试点公司。系统的建立使得企业档案管理更加有效、集中、统一，系统管理下的档案整理还改革了传统组卷模式，全面实行“一文一件”归档法和企业档案“十大类”分类法，更好地贯彻落实国家档案局第10号令《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》精神。
二、企业档案管理新特点
企业档案管理在新形势下的任务，是要与现代企业制度不断相适应，不断求发展，更好地为企业管理各项工作服务。笔者从上述个案以及相关调查发现，当前企业档案管理在总体上表现出以下新特点：
（一）企业档案管理的自主性。企业在经营活动中主体地位的确定，相应决定了企业在档案管理工作中的自主性。企业档案工作不完全按照政府或档案行政管理部门的统一要求进行，这一倾向在民营企业中表现尤为明显。
（二）企业档案管理模式的多元性。由于企业所有制、规模、技术水平等差异，企业档案管理的观念与方式上明显表现出个性化特征，打破了传统体制下千企一面的管理模式。
（三）企业建档领域的动态性。传统体制下企业生产活动相对稳定，企业档案的内容构成基本上多年不变。现代企业制度的建立及市场竞争机制的形成，企业建档领域不断扩大，如企业董事会档案、资产管理档案、知识产权档案、人力资源管理档案等，明显表现出动态性特征。
（四）信息技术应用的广泛性。企业信息化促进了档案管理信息化，信息技术在企业档案管理中的应用无论是在广度还是深度上，都呈现明显的加快趋势，在大型企业中的表现尤为明显。
（五）重视档案工作的效益性。企业经营的自主性、营利性强化了档案工作的成本、效益观念。从整体上看，企业档案工作的规模与企业需求间是动态平衡关系，而这一动态平衡的基础是档案工作成本与效益的平衡。
三、提高航运企业档案管理水平的几点建议
针对上述企业档案管理新特点，本文对提高企业档案管理水平提出以下建议：
（一）建设集中统一的档案管理部门，加强企业档案资源整合利用。
1.大型企业将分散的档案部门撤销合并，在一定区域内形成一个专业档案管理部门，有利于统一管理和降低成本。
大型企业档案管理通常是由各个分公司自己负责本公司的档案。档案管理各自为政、水平参差不齐。建立统一的档案管理部门，可以有效地防止这些情况发生，有利于集团自上而下形成标准化的档案管理体系。而各个分公司也可以降低企业的人力和办公成本，减轻工作负担。
2.大型企业档案集中管理模式有利于档案资源的开发和利用。
大型企业档案集中管理模式，使得档案收集内容变得广泛，类型多样化。区域内的跨分公司档案资源整合，减少了从底层收集的环节，更好地保证了档案资源的完整性，也有助于档案资源的开发和利用。
（二）建设与企业规模相适应的档案管理系统，发挥信息化手段优势。
1.选择合适的系统建设方案
要根据企业自身的规模、组织架构、资金、硬件配置等情况，选择合适的系统建设方案。系统建设的模式通常有两种：分布式系统建设和集中式系统建设。
（1）分布式系统建设：代表企业上海建工集团。在总公司部署一套档案管理系统，通过内网来管理总部档案数据。下属一级分公司独立部署各自档案系统。总部和分公司各自互不干涉。此外，在总部再设置一个集中式档案目录中心。目录中心能够通过Web Service 接口或数据导入，收集总部及下属一级公司数据，整合数据资源，最终提供整个集团的查询利用服务。
（2）集中式系统建设：代表企业中国海运、 国家电网。在总部采用“物理集中、逻辑分离”的数据存储策略，部署一套多全宗的管理系统。下属分公司不再专门部署系统，而是通过专网统一登录总部的档案系统进入自己公司全宗进行档案管理。下属公司只能管理和查看本公司的档案数据及开放档案数据，跨权限的档案查看需由公司进行审批。总部与下属单位在一个档案系统中实现管理与共享。
2.实现档案管理系统与专业系统的数据对接
要充分发挥档案管理系统的作用，必须对前期生成的文件进行管控。企业文件形成于生产活动的各个方面，要使档案系统能够发挥信息化管理的作用，必须实现档案系统与专业系统的数据对接。如，将OA系统中办结的文件通过数据接口，传输到档案系统内进行收集、整理、归档。档案系统作为文件办结后的归宿不仅仅是被动地接受，而是能够对OA生成的文件提出要求，使文件在生成之初就能符合归档要求，实现，档案系统对文件的前端控制。档案系统与财务系统以及业务系统的对接，不仅便于档案的收集完整性，拓展档案的业务能力和多样性，更让档案与公司的主营业务工作紧紧联系在一起，渗入到企业工作的核心体系中。
3.纸质档案的数字化
对于企业以往形成的纸质档案进行整理，数字化是主要手段。数字化使企业传统纸质档案摆脱了地理位置的束缚，有利于档案信息的利用和编研，更好地服务于企业的建设和发展。在实际工作当中，应作好统筹规划，对企业“珍贵档案、重点档案、特色档案、利用率高的档案”优先数字化，力争做到数字化的企业档案应该是高价值、高利用率、有序、标准、有特色的信息资源。
（三）档案服务品牌意识建设
品牌是无形资产，品牌建设是企业发展的动力。企业有自己的品牌，但企业档案工作因多在企业内部，为所在企业服务，从而忽视了档案服务品牌的建立。企业档案工作作为一项服务性工作，也应当有品牌建设。企业档案服务品牌的建立，可以从服务理念、硬件设施和专业人员三方面入手。
1.服务理念：企业是档案部门的最大而且唯一的“顾客”。档案部门面对企业各个部门和员工，应该考虑企业的整体利益，建立以企业为中心的观念，将“以顾客为中心”作为一条红线，贯穿于档案管理的整个过程。
2.服务设施：要树立起档案服务的品牌，档案库房管理硬件设施必须严格按照国家标准，库房的规格、温湿度控制、“八防”措施等是否完善都影响到档案的安全保管；利用网络将档案服务便及企业的各个角落，数据库及软件建设将为档案服务提供便利。
公司档案工作总结范文3
【关键词】转制企业;档案处置;实践;思考
广东省佛山公路工程有限公司是佛山市深化体制改革中于1999年由事业体制改为国有企业，2002年底，从国有企业转制合并为股份制的民营企业，主管部门由佛山市公路局整体移交到佛山市建设交通资产经营有限公司，2003年初转移到佛山市公盈投资控股有限公司管理。在这一系列改革过程中，档案管理工作亦随之而变。
1.转制前规范的档案管理
1.1 机关档案综合管理。1998年以前的事业体制，佛山公路工程公司、佛山市公路局第一工程队、第二工程队是佛山市公路局下属独立建制的、事业性质的科级单位。档案管理工作按照佛山市机关档案综合管理制度执行。这一时期的档案，具有库藏丰富、数量大、管理规范的特点。档案种类包括文书、公路、会计、设备（仪器）、基建、声像（照片、录音、录像）、实物等各门类档案，综合档案室库藏越万卷。在佛山市公路局的领导和佛山市档案部门业务指导下，按照省特级标准进行规范化管理。佛山市公路局第一工程队和第二工程队从1990～1998年连年分别获得佛山市公路局档案工作先进单位，并于1995、1997年分别晋升为省特级机关档案综合管理单位。第一工程队综合档案室曾荣获“一九九一至一九九五年佛山市档案工作先进集体”和佛山市交通委员会授予的“一九九三年至一九九四年度档案工作标兵单位”称号。
1.2企业档案管理。“事转企”后，即1999～2002年，公司由事业体制改为国有企业的时期。根据佛山市公路局有关文件精神，正式赋予公司管理第一工程队、第二工程队、珠海公司的权力，并将其分别更名为工程公司第一公司、第二公司、第三公司。为使档案工作与企业体制改革相适应，制定了与之相适应的“企业档案分类办法”等一套企业档案管理制度，把新制定的档案规章制度贯彻到下属各分公司中实施，使档案工作能够顺利地过渡。这一阶段，档案管理模式仍与以往不变，其特点：档案基础好，领导较重视，保持一直的优良传统，数量日益庞大。在佛山市档案部门业务指导下，于2002年5月，下属第一公司（原第一工程队）顺利通过省特级档案综合管理的复检工作，从而，便档案管理工作向前迈进。
2.转制后档案的处置工作
2002年底，公司从国有企业转为股份制的民营企业。转制后，为了做好转制前档案的处置工作，根据佛山市政府办公室《国有企业资产产权变动档案处置暂行办法》、市公盈投资控股有限公司《关于做好国有企业资产与产权变动中的档案处置工作的通知》的文件精神，有计划、有组织地开展各项落实工作。
2.1转制前档案处置的具体计划。公司综合档案室主管按照市公盈公司《转发广东省国有企业资产与产权变动档案处置工作规程的通知》及档案处置工作的时限要求，结合公司转制合并后档案库藏大、种类多的实际情况，迅速做好转制前档案处置工作具体详细的计划，并由办公室上交公司董事长批阅。公司董事长十分重视这项上级下达的任务，马上批示分管档案工作的领导阅处。这样，使档案处置工作有计划、有组织、按步骤地推进。
2.2召开档案处置工作专题会议。参加会议的人员：公司分管档案工作领导――党委书记，分管工程质量的副总经理，分管财务会计的副总经理，档案主管部门领导――办公室主任，综合档案室主管，人事档案管理员，会计档案管理员，下属原各分公司的档案员，及经营部、财务部、工程部、机材部等各部门负责人共20人。
2.3组建档案处置工作领导小组。领导小组由公司党委书记、分管财务会计的副总经理、办公室主任、综合档案室主管、及各部门档案资料员共9人组成。
2.4具体各项任务的落实。
2.4.1按计划完成转制前（界定为2002年度）原各分公司各类未归档的档案（包括文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体等档案）。
2.4.2统计出各种载体档案共13340（卷、件、盒）。其中，文书档案1427卷，公路档案1522卷，会计档案10010卷（册），其他载体档案共381卷（件、册）。
2.4.3对超过保管期限的档案进行鉴定、统计，汇总已超过保管期限的会计档案合计2165卷（册），其中，下属第一公司（原第一工程队）849卷（册），第二公司（原第二工程队）1316卷（册）。列出档案销毁清册，并经过上级档案主管部门市公盈投资控股有限公司审批后，在档案销毁手续完备的情况下，将这批共2165卷（册）、重1.05吨已超过保管期限的会计档案运到佛山市华峰纸页有限公司进行销毁。
2.5按期签订档案代管协议。
经过共同的努力，公司与佛山市公盈投资控股公司签订了《转制企业档案处置协议书》。把广东省佛山公路工程公司（转制前）属国有企业的各种载体档案共11175（卷、件、盒），委托广东省佛山公路工程有限公司代管，并签订委托代管协议及移交接收文据。同时，向市公盈公司移交了代管档案案卷目录共7本（文书、科技、会计、基建、设备仪器、特殊载体、已故人员档案）。
就这样，按期、完满、完成了佛山市、国资委、公盈公司布置的转制企业档案处置工作的任务，得到上级档案主管部门的肯定和表扬。
3.股份制企业的档案工作的思考
3.1转制后档案归档问题。
由于有限公司由佛山公路工程公司本部、第一、二、三公司转制后合并而成，管理机制从事业单位改为国有企业、从国有企业转为股份制的民营企业，不断变化，从而带来了档案工作的复杂性。为了合理地区别转制前、后不同性质的档案，按照档案自然形成规律的特点，提出将公司转制合并后的档案以有限公司为归档单位、重新独立编号的建议，向上级档案主管部门征询请示，得到市公盈公司《关于佛山公路工程有限公司档案管理问题的复函》后，确定了公司转制后（即2003年度以后）的档案，以有限公司为独立归档单位、重新编号，归档编号按审批后的分类方案执行。从而，解决了转制后档案归档关键性的问题。
3.2延续规范化管理。
3.2.1为了规范公司转制、合并后的档案归档工作，根据国家档案局及上级档案部门有关企业档案分类、文件材料归档范围、档案保管期限规定等文件精神，重新制定一套切合实际的企业档案管理办法。如：制定有限公司企业档案分类办法、文件材料归档范围和企业管理类档案保管期限的规定等，使档案分类、归档范围界定、保管期限的划分，都有统一的标准，便于今后档案综合管理和标准化、规范化管理。
3.2.2完善档案组织管理。由于转制期间人员流动较大，必须及时调整补充档案资料员，不断完善档案组织机构，加强对档案工作的领导，明确档案鉴定小组的责任。转制后对已到保管期限的档案，需由公司档案鉴定小组鉴定，经公司法人代表批准后进行监督销毁。
3.2.3落实综合档案管理的岗位职责。综合档案室依照其职责，负责对全公司各种载体档案的管理。除了做好企业管理类、工程建设类、会计档案等的归档、利用、统计、销毁及日常管理工作外，在新形势、新体制下，积极开展档案编研工作，对档案信息资源进行深层次的加工，为企业发展提供全方位的档案信息。
3.3提取档案精华，服务于企业。
具有国家公路工程施工总承包壹级资质的佛山公路工程有限公司，公路与桥梁施工档案，是企业生存、发展的凭证和依据。因此，应该从转制前各种档案中提取有利用价值的历史资料、生产数据。可以通过复印、扫描、借出原件等方法，提取工程竞标中必须具备的工程业绩、人员资质、固定资产三方面的资料。如：从公路档案中提取工程简介、工程合同、竣工验收文书；从文书档案中提取人事任免、职称资格及聘任文件；机械设备（仪器）、房产档案中提取固定资产证明材料；从实物档案中提取奖励等历史荣誉证；从会计档案中提取工程结算、企业盈利数据等。提取档案的精华，使档案为领导决策、为企业的施工建设服务。
公司档案工作总结范文4
一、档案信息服务在企业发展中的作用
1.为企业发展决策和制定企业发展计划提供参考依据企业档案中记载着企业自身以及企业各职能部门行使职能的法律依据、处理事务的结果、重要的事实和大量的工作经验等，同时也记录着企业各个阶段发展的各种重要资料。企业需要借助这些档案去制定政策，对企业进行宏观管理。通过对大量档案的利用和分析，有助于企业对现实工作和未来发展做出准确的判断，实现对人、财、物、信息等资源的有效管理，更好地优化资源配置。
2.业务促进作用所谓业务促进作用是指企业档案在科研、生产等业务活动中所发挥的作用。企业的生产、经营等各种活动都是一个连续的过程，是以部分地继承前人的成果、经验为条件的。企业档案中蕴藏着各项业务活动的宝贵经验，记录着各种技术攻关的方法，记载着企业在生产活动过程中积累的各种技术和工艺上的突出成就，是企业的宝贵财富，能为今后企业的技术创新和科研突破提供参考。中交第二航务工程局(简称中交二航局)在几十年的发展中积累了众多的技术成果和生产工艺，每一次的技术革新和科技进步都离不开企业档案为之提供的相关有效的信息服务。
3.为解决法律纠纷提供重要凭证这是指企业档案在解决争端、处理各种案件活动中所发挥的证据作用。企业在生存与发展过程中不可避免地面临着各种各样由于协作或竞争而产生的矛盾和纠纷，企业档案如经营合同档案、技术合同档案、专利档案等等为解决各类纠纷提供了可靠的证据，企业档案的法律证据性是任何一个国家的法律均予以认可的。中交二航局的合同部在处理诉讼纠纷的时候，也常常需要借用与案件相关的档案材料作为法律凭证，因此档案在解决企业各类法律纠纷过程中起着重要的作用。
4.企业发展和宣传企业文化的重要素材企业档案是企业所创造的宝贵的精神文化财富，它记录着企业昨天的艰辛、今天的辉煌以及明天的希望，企业档案本身就蕴涵着一种企业文化，是企业文化的重要组成部分。同时，企业档案是企业文化建设的基础和重要依据，为企业文化的发展提供重要的参考和借鉴。在企业文化建设过程中总是希望从档案信息中提取一定的精华，或者举办各种形式的企业档案展览，比如展示企业的老照片等等，以此教育和感染员工，提升员工的荣誉感和团队意识。因此，企业档案在企业文化宣传方面具有重要作用。
二、我国企业档案信息化和信息服务的现状与存在的问题
近几年，我国各大国企充分认识到了档案信息化的重要性，不断提高档案信息化水平，经过努力，我国大型企业的档案信息化水平有了明显提高。但从总体上看，仍然存在诸多问题。
1.档案信息化水平较低，档案信息服务停留在初级阶段网络和信息技术改变着人们的生活方式、工作方式，极大地引导着信息需求。信息利用者利用网络和计算机获取信息资源，成为今后信息服务的一种重要方式，这对档案信息的管理和服务水平也提出了更高的要求。但目前来看，档案信息技术现状相对落后，很多企业还没有实现档案信息化管理，大部分企业的档案信息化工作也仅仅停留在档案信息输入和查询阶段，利用者无法从网络平台获取需要的信息。此外，相当多的档案部门可用于进行信息处理与传输的技术装备条件还很差，用于支撑档案信息网上全文查询的平台技术也很少能实现，这一切构成了档案信息化的直接障碍。
2.档案信息化程度参差不齐，信息共享不充分例如，中交二航局是一个国有大型施工企业，旗下有二十多家分子公司，公司较早就开始实施档案信息化管理，并建立了统一的档案管理系统和网络平台。但在实际工作中，各单位档案管理相对独立，业务往来较少，加上很多分子公司档案信息化建设落后，使得档案信息不能充分共享、充分利用。我国许多大型企业集团都存在这样的问题，总部档案管理信息化水平较高，而分子公司相对落后，各单位之间缺乏协调与交流，使整个企业的档案信息服务水平差距较大。
3.信息资源基础薄弱，信息服务效率低有的企业缺乏专门的档案信息资源管理机构，管理队伍配备不齐全，信息采集单一，档案信息编研能力差。多数企业档案信息的开发还停留在简单介绍、汇编、保管、查阅等阶段，有的企业档案部门很少进行档案编研、检索和信息开发等工作，综合性和专题性的档案编研材料微乎其微。档案部门服务方式跟不上时代的发展，档案上网质量不高，信息的二次利用差，资源开发不够，这一切导致在提供档案信息服务时，信息内容不全面，传输渠道不畅通，信息加工处理不当等问题。企业档案管理人员必须担负起信息时代赋予的使命，与时俱进、广学博采，接纳多方面信息，提高网络利用和档案资源开发运用技能。
4.档案管理人员的素质无法跟上信息化发展的步伐科学技术的发展大大加快了档案工作现代化的进程，从而对管理者的知识结构和能力提出了全新的要求。随着计算机硬件、软件技术的成熟和普及，数据标准化工作的完善以及办公自动化在机关、团体、企事业单位的广泛应用，新载体形式的公文将大幅增加，机读型、缩微型、视听型档案将大量涌现。这些变化将深刻地影响着档案工作队伍结构及档案人员知识结构的变化，信息技术知识将成为每一个档案人员知识构成的必备要素。而我国大型企业的档案管理人员大多年龄偏大，他们已经习惯于传统的档案管理方式，不善于运用计算机和网络，同时很多企业只设有兼职档案人员，他们缺乏档案管理的专业知识和技能，很难胜任当今信息时代的档案管理工作。
三、加强信息化建设，提高档案信息服务水平的对策和途径
1.加快软硬件建设，开发现有信息资源信息时代，信息技术日新月异，硬件资源每隔一段时间就会升级换代。没有这些工具的支持，或者说有了相应的技术支持和硬件支持，却没有有效地加以把握和运用，企业档案工作就难以走上信息高速公路。随着企业档案信息数量的剧增，人们越来越需要采用先进的信息技术实现信息资源的全方位、多层次、多功能的现代化开发。所以，计算机技术及其配套技术、设施必须跟上，以满足信息化的基本要求。要继承和发扬原有的档案信息开发思想和方法，对现有的档案信息进行全面开发，如分类检索拷贝、按类储存、网络传递等，通过各种先进手段为企业提供良好的档案信息服务。
2.准确定位，将档案信息化纳入企业信息化发展战略在企业信息化过程中，企业需要高质量、高集成的档案信息以及科学有效的档案信息管理。企业档案信息化的最终目标是实现档案信息资源的有序组织和开发利用，从而促使企业信息化建设迈上一个新台阶，使企业具有更强劲的实力生存于市场经济之中。因此，各大型企业应把档案信息化纳入企业信息化发展战略。中交二航局领导高度重视企业信息化建设，紧紧围绕企业发展总体战略和主营业务，制定公司信息化总体规划，确立信息化在企业发展中的战略地位。在制定信息化发展过程中，把档案信息化管理纳入企业信息化总体规划。档案管理信息化是一项长期的、综合的系统工程，在制定企业档案管理信息化规划时，要从实际出发，既要全面系统又要有所侧重，在充分运用先进信息技术的同时，档案管理要做到分类科学、排列有序、利用方便、信息共享，最终实现档案管理与企业整体信息化建设同步开展、同步发挥作用。
3.建立统一标准，形成统一的档案管理系统和网络平台对于大型企业集团来说，公司上下级之间、各个分子公司之间使用统一的档案管理系统软件，建立相应的数据规格标准和统一的数据管理，是实现集团档案信息化的重要途径，也是提供良好的档案信息服务的保障。如果各公司的档案管理系统不一致，数据规范标准不统一，那就无法实现整个集团公司档案信息的共享，各公司之间也不能充分利用档案信息资源。中交二航局在2011年上线了新的档案管理系统，该系统由公司总部统一部署，从公司总部到分子公司再到各个项目部全部使用这套系统，从而形成了全公司统一的档案管理平台。同时，该系统由BS端和CS端两部分组成，档案人员通过业务管理系统操作功能处理档案业务，员工可以通过网页端来查阅、借阅、利用档案信息资源。只要公司的档案进行了信息化处理，上传到档案管理系统中，公司的员工就能查询、利用；同时该档案管理系统与公司OA系统对接，可直接在线归档、处理公文。统一通用的档案管理系统大大提高了档案信息化水平和档案信息服务的能力。
4.提供多样化的服务方式在企业开展信息化之前，企业档案部门的服务受档案管理场所的局限，利用者需到档案室才能获得服务，并且以手工操作方式为主。在信息化环境下，信息利用是开放的，利用者可以在任何一个地点，通过计算机终端联网的方式查找所需信息。传统档案室提供给读者的是印刷型信息，要求利用者进行顺序、线性阅览和检索，而网络则可以提供用户非顺序的、随机的、网状阅览和检索，即超文本阅览，如WWW检索等。中交二航局的“员工综合管理系统”中有一个模块就是档案管理，在这个平台上只要是单位员工以自己的账号和密码登录就能查询到所需的档案信息，既方便又安全。此外，还可以提供网络咨询、建立企业数字档案馆等服务方式，以满足企业对档案信息的利用需求。
5.加强档案编研工作，增强开发利用企业档案信息的主动性一是编制好各类检索工具，这对提高调卷效率十分重要；二是开展咨询服务，及时做好记录工作，以便日后利用，使企业档案信息开发利用工作向纵深方向发展；三是深层次加工企业档案信息，主动有效提供档案信息服务；四是注重收集反馈信息，避免档案信息开发的盲目性，增强档案信息输出的准确性；五是积极主动提供档案信息服务，采取分发各类档案目录，进行电话调卷与咨询，传真查阅、开架阅览，编写和分发全宗指南等资料介绍库藏档案内容与成分等方式，为企业的各项管理工作提供便利。企业档案部门要在总结以往经验的基础上，根据企业经营管理的新要求和自身馆藏特点编纂出实用有效的编研材料，为企业发展提供高效服务。
公司档案工作总结范文5
第一章 总 则
第一条 为加强公司各类档案的管理，确保档案资料保存安全、完整，有效地保护和利用档案，维护公司合法权益，特制定本办法。
第二条 本办法所称的档案是指公司从事经营、管理以及其他各项活动直接形成的对公司有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
第二章 档案管理机构及其职责
第三条 档案管理由综合办公室统一管理，并指定专人负责公司档案管理维护工作。
第四条 公司各部门、各水厂应指定专人负责档案整理和归档工作，公司员工均有保护档案的义务。
第三章 档案的分类及保管期限
第五条 档案的分类及保存期限
(一)本级党的代表大会、共青团代表大会、职工代表大会，大会的一套材料存永久。代表大会的通知、日程、参加人名单、会议决议、选举的结果、会议的报告、会议材料等。
(二)本级党委、政协、纪委、共青团、工会、妇联、执委会、全体委员会会议、政府常务会、办公会议的文件材料，公报、决定、决议、记录、纪要、讨论通过的文件、领导人讲话、参加人员名册永久保存。
(三)本企业董事会、监事会、股东会构成及变更材料会议形成的通知、议程、报告、决定、决议、记录、纪要、领导人讲话、讨论通过的文件、参加人名单、在履职和维权过程形成的文件，永久保存。
(四)本企业资本登记、资本变动、融资文件材料、股权转让、债券融资、股东股权登记等材料永久保存。评估报告、审计报告永久保存。本企业资产管理文件，土地、房屋、基础设施、不动产产权登记、自然资源所有权、商标权、专利权等永久保存。
(五)本机关党的、行政的办公会记录、纪要永久保存。
(六)本机关召开的工作会议、专题会议的文件材料，会议的请示、批复、议程、决定、决议、总结报告、记录、纪要、会议的材料及联合召开的会议等永久保存。
(七)上级机关、上级领导检查、视察本单位工作时形成的重要文件材料、讲话、照片等永久保存。
(八)本单位向上级主管单位的请示、报告有批复的存永久，无批复重要事项存30年，无批复一般事项存10年。
(九)本单位收到的有关机关、上级主管单位机构制发的文件材料，涉及本单位经营管理主要事项存永久。
(十)本单位与其他单位或企业发生的业务往来、战略合作协议、合同、协议、公告、公示、审计、法律事务、保险等存永久。
(十一)本单位的业务文件材料
1、本单位制定的管理办法，中长期规划纲要，经营决策文件永久保存。
2、本单位年度工作计划、总结、任务目标永久保存。
其中：党的工作年度计划、总结永久保存。
行政的工作年度计划、总结永久保存。
工会的工作年度计划、总结永久保存。
团委的工作年度计划、总结永久保存。
各个厂的的工作年度计划、总结永久保存。
各部门的年度计划、总结存30年。
3、统计报表：反映本单位年度的各项各类年报表永久保存。
(1)党的党员、党组织报表等永久保存。
(2)行政向上级报的报表永久保存。
(3)厂的生产年、月报表(反映生产状况，生产任务完成情况)永久保存。
(4)团员团的工作报表永久保存。
(5)教育培训、安全、计划生育、档案统计、人力资源、劳资等，凡是向上级交的表都应存档，年度表永久保存，月季报表如果没有同类年报表，提高档次永久保存。
(6)物质统计报表永久保存。
(7)工业普查报表永久保存。
4、本单位编辑、编写的文件材料永久保存。
5、本单位财务管理制度、规定、办法永久保存;财务预算、决策永久保存;财务年计划、总结30年。
6、人力资源管理办法、制度、规划、决定报告等永久保存;人员的录用、转正、聘任、调资、定级、定职、停薪留职、辞职、离退休、死亡、抚恤、安置等文件永久保存;任免、升降、奖惩、考核、职称评聘等永久保存;劳动合同永久保存;获省部级以上表彰、奖励的永久保存，以下30年;收到警告(不含)以上处分的永久保存，警告30年;职工调动工作的行政、工资关系的介绍信，存根永久;每年底在册职工名册永久保存。
7、党员名册每年底写一份存永久;转出、转入党团组织关系的介绍信及存根永久保存。
8、共青团劳动竞赛、表彰先进、团费管理、重要的文体活动永久保存。
9、本机关大事记、组织机构沿革永久保存。机构设置、撤并、名称更改、印章启用和作废永久保存。
10、企业认、达标等活动的呈报、审批材料、企业获得的资质、信誉证书永久保存。
11、本企业生产组织、质量、能源、设备、安全、消防、环保、计量、科技、信息化、标准、图书、机要、档案、保密、保卫、综合治理、信访、外事、情报、市场营销等管理文件重要材料、计划、总结永久保存。
12、环境保护工作制度、总结、环保调查、监测、分析永久保存。环境影响评价书、环保污染防治措施、总结、报告、污染事故抢救、调查、处理文件材料永久保存。
13、企业住房、房产分配、出售、出租工作文件材料永久保存。职工承租、购置企业房产的合同、协议有关手续永久保存。
14、新闻媒体对本企业重要活动、重大事件、典型人物的宣传报道永久保存。本企业文化建设、纪念、庆典活动重要的永久保存。一般的30年。
15、除纸质材料外，有保存价值的光盘、照片等永久保存。
第六条 档案存放地点及归档时间
1、公司各部门、各水厂档案统一存放于公司总部档案室。
2、公司各部门、各水厂上一年度档案于本年度2—3月按要求交至公司档案室，5—6月由档案整理人员对上一年度档案进行整理和系统录入。
第四章 归档要求
第七条 立卷
1、正本在前，定稿在后为1件;正文在前，附件在后为1件;原件在前，复制件在后为1件;转发文在前，被转发文在后为1件;复文在前，来文在后为1件;批复在前，请示在后为1件;汉文本在前，少数民族文字在后为1件;中文在前，外文在后为1件。文件处理单应与文件为1件，不应单独存放。草稿，修改稿都是未定稿，都不具有法律效力，一般情况下都不需保存。报表、名册、图册等一册(本)为1件(原装订本不拆)。
2、跨年度的请示与批复，放在批复年立卷，跨年度会议文件放在会议开幕年立卷，跨年度的规划文件放在规划批复年立卷。
3、卷内文件资料按时间顺序排列，时间相同的可顺序排列。
4、卷内文件材料需根据卷内目录编写页号。装订的案卷应统一在有文字的每页正面的右上角。
第八条 案卷质量
1、案卷封面，应做到工整，清晰，封面文字应能准确反映出卷内文件材料的内容。
2、卷内文件需完好、清晰，破损的文件要进行裱糊。
3、案卷卷首为《卷内目录》，卷内文件没有提名的，由文件整理人员根据内容拟定标题。
4、案卷装订前要拆除金属物。
5、案卷卷末为《备考表》应写明立卷人，审核人，立卷时间。
6、归档部门应指定专人将归档文件分类别按照归档要求编制归档文件目录，与归档文件一同交至公司档案室。档案整理人员负责对目录与存档资料的一致性进行审核，审核不合格的将退回存档部门重新整理。审查合格的档案由档案整理人员按类别存放于档案室。
第五章 档案的借阅
第九条 档案属于公司机密，未经许可不得外借、外传;外单位人员未经公司领导批准不得借阅。
第十条 公司原始档案原件原则上不得借出，如有特殊需要，需由申请借阅部门填写《档案借阅审批表》，经申请部门经理及综合办公室负责人审批后方可借出。借出文件资料应由申请借阅部门负责，在规定时间内及时归还。
第十一条 需对档案文件资料进行复印的，应由申请借阅部门填写《档案借阅审批表》，完成档案借阅登记手续后方可借阅复印档案;不需复印及借出的，需填写《档案查阅单》，完成查阅登记手续后方可借出。
第十二条 借出档案材料的时间不得超过一周，必要时可以续借。过期由档案管理员催还。需要长期借出的，须经总经理批准。
第十三条 借阅档案人员必须妥善保管档案资料，不得任意转借或复印、不得拆封、损污文件，归还时保证档案材料完整无损，否则，追究当事人责任。
第十四条 任何部门和个人都不得将档案任意保留和私藏。
第六章 档案的销毁
第十五条 对经鉴定没有保管价值的档案，需填写《档案销毁清单》，由总经理批准后方可进行统一销毁。
第十六条 档案销毁工作须有2人在场方可进行，由档案递送部门指定专人负责销毁，综合办公室指定专人监销。
第七章 附则
第十七条 本办法未尽事项按国家法律、法规、总公司、和本公司依法制定的规章制度执行。
公司档案工作总结范文6
第一章总则
第一条为加强公司档案管理，提高档案利用效率，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《企业档案管理规定》，结合企业实际，制定本规定。
第二章档案管理
第二条公司档案实行集中与分级管理相结合的原则，档案室在总经理办公室领导下，负责全公司主体档案的管理，并对部门及所属单位档案管理工作进行指导、监督和检查。
第三条档案室履行下列职责：
(一)贯彻执行《档案法》等有关法律、法规和方针政策，制定本企业文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交等有关规章制度;
(二)统筹规划并负责本企业档案的收集、整理、保管、鉴定、统计和提供利用工作;
(三)指导各部门和所属单位文件材料的形成、积累、整理和归档工作;
(四)监督、指导本企业所属机构的档案工作。
第四条各部门确定人员负责归档文件材料的收集和整理，按各种档案归档时间定期交档案室集中管理。
第五条档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。
第三章档案的归档
第六条归档的范围是公司在筹备、成立、经营、管理及产权变动过程中形成的具有保存价值的文件材料。
一、本企业内部形成的文件材料;
二、本企业所属单位和派出机构(包括境外机构)应报本企业的文件材料;
三、本企业引进项目、外购设备等带来的文件材料;
四、本企业投资的全资、控股、参股企业应向本企业提交的文件材料;
五、本企业参与的合作项目，合作单位按要求应向本企业提交的文件材料;
六、本单位执行、办理的外来文件材料。
第七条归档的时间:
一、管理性文件材料一般应在办理完毕后的第二年上半年归档。
二、工业企业产品、非工业企业业务项目、科研课题、基建项目文件材料在其项目鉴定、竣工后或财务决算后三个月内归档，周期长的可分阶段、单项归档。
三、外购设备仪器或引进项目的文件材料在开箱验收或接收后即时登记，安装调试后归档。
四、企业职工外出参加公务活动形成的文件材料应在活动结束后及时归档。
五、会计文件材料在会计年度终了后由会计部门整理归档，保管一年后向档案部门移交。
六、电子文件逻辑归档实时进行，物理归档应与纸质文件归档时间一致。
七、磁带、照片及底片、胶片、实物等形式的文件材料应在工作结束后及时归档。
第八条下列文件材料应随时归档：
一、变更、修改、补充的文件材料;
二、企业内部机构变动和职工调动、离岗时留在部门或个人手中的文件材料;
三、企业产权变动过程中形成的文件材料;
四、其他临时活动中形成的文件材料。
第四章档案的鉴定
第九条每年应对档案进行一次清理，从档案的内容、来源、时间、可靠程度、名称等方面鉴别，确定各类档案的保管期限(文书、财务、科技档案见具体办法附表)。
公司档案保管期限分永久、长期、短期三种。介于两种保管期限的，保管期限从长。
第五章档案的销毁
第十条档案销毁的具体工作由档案室管理室承办，对已失效的档案，认真鉴定，编制销毁清册，立卷归档，永久保存。
第十一条送交档案形成部门(分公司)对拟销毁案卷的清册进行初审，经处(分公司)级负责人签字同意后，连同销毁档案的书面报告送总经理签字批准。
第十二条销毁时要有档案人员二人以上，并由主管部门派人监销，共同在销毁清册上签字。
第六章档案的保密安全
第十三条档案管理人员和借阅档案人员必须严格遵守国家保密法及公司各项保密制度，认真做好保密工作。
档案管理人员，必须严格执行档案查阅借阅制度;履行借阅登记手续，认真审查审批权限是否符合规定的要求。
第十四条借出的档案材料务必定期归还。借出使用期间，不许转借他人，不许带入公共场所。
第十五条任何人不许将档案内容泄露给无关人员，如有泄露和公布档案内容者，应视情节轻重，按《档案法》要求严肃处理。
第十六条档案管理人员向借阅档案者提供、出具有关证明时，一定要以档案材料原始记载为依据，不得弄虚作假出假证;涉及企业机密的档案材料，必须经总经理同意后再作决定，严防泄密。
第十七条档案室禁止吸烟，严禁将易燃易爆物品和私人物品带入库房,明显处要有安全防火设备。
第十八条非档案管理人员，未经批准不准进入。
第十九条档案人员下班必须对档案室进行检查，锁好门窗、档案柜，切断电源后方可离开。
第七章档案的利用
第二十条凡需利用档案者，均须填写文件查阅单，依据调阅权限和档案密级，经各级领导签批后方能凭单阅档。
第二十一条案卷一般仅供在档案室阅看，利用档案人员必须爱护档案，不得涂改、损坏、私自抄录、复印、圈点、批注等。
第二十二条查阅文书、人事、财务、科技档案，分别由总经理办公室、人事、党委、财务、技术、设计等主管部门负责人签批。抄摘档案内容，须主管部门同意才能带出档案室。如需复印档案资料，应
有主管部门批准并在查阅单中注明复印内容，由总经理办公室安排。
第二十三条本单位借阅档案应由本部门负责人签字，外单位借阅档案，应持有单位介绍信，主管部门签署意见后，经总公司主管领导或总经理、党委书记批准。
第二十四条借阅期限不得超过15天，到期归还;如需再借，应办理续借手续。
