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新媒体公司人事档案管理问题探究

2021-01-11 16:16 来源:人事管理论文 人参与在线咨询

摘要:在互联网信息技术飞速发展的背景下,新媒体公司人事档案管理工作面临挑战,如何迅速适应新环境做出相应的调整和创新,是新媒体公司当下急需解决的问题。该论文以互联网时代为背景,对新媒体公司人事档案管理工作存在的问题进行阐述,并提出相应的完善策略,希望能够推动人事档案管理工作的开展,提高新媒体公司人事档案管理水平。

关键词:人事档案;新媒体;公司;策略

互联网凭借自己独特优势渗透进人们生活的方方面面,对于新闻行业而言,互联网给传统媒体带来了重创,新媒体应运而生并快速发展。在互联网背景下新媒体公司人事档案管理呈现信息化、多样化和社会化趋势,人事档案管理作为单位各项管理工作的基础,如何规范人事档案管理,创新管理模式,充分发挥档案作用,是新媒体公司的一项重要工作课题。

1当前新媒体公司人事档案管理存在的问题

1.1人员流动性强,管理难度较大。近几年来,传统媒体在网络冲击下日渐衰落,兴起了大批新媒体。新媒体公司作为时代的新兴产物,其迅速发展和壮大也给新媒体人才带来了很大需求。新媒体从业人员相比传统媒体从业人员有了新的标准和要求,如果不能适应互联网的背景、不学习新技能,将面临社会的淘汰,这就导致公司内部一些老员工流失,之前的人事档案记录将失效。另外,随着90后走上职场,公司内部的人员结构也逐渐年轻化,年轻人具备接受新兴事物的超强适应力,也拥有创新精神,但也与大多数年轻人一样有着不定性、抗压能力弱的特点,工作一旦受到阻力就会逐步丧失工作热情,最终走向辞职的道路。这在某种程度上加速了新媒体公司人员流动,公司内部人员结构缺少稳定性,也给公司的人事档案管理工作带来了难度。可能花费时间刚整理好的人事档案将面临着淘汰的结局,之前的付出付诸东流,不仅增加了人事管理人员负担,也拉低了人事档案管理工作水平,影响公司的良性运转。

1.2员工缺乏档案管理意识,相关信息不全。新媒体公司员工存在着对人事档案管理认知不清的问题,不仅不了解人事档案管理工作的内容,还对这项工作存在的意义和价值存在认识误区。人事档案管理不仅仅是信息的收集和统计那么简单,虽然是公司日常管理工作中最基础的一部分,但却起着尤为重要的作用。由于员工的人事档案管理意识不强,公司人事在整理和搜集相关档案时,员工出现消极怠慢、不配合的情况,档案资料收集不全、档案信息不全面的发生频率增加。还有些员工对自己的工作情况存在偏差,有的信息前后存在偏差,相关信息出现变更也没有提前告知,导致人事在档案登记时出现错误,后期还要重新核对和更改,加大了工作难度。当公司内部员工在岗位上出现流动时,相关的人事档案信息没有做到及时传递,导致相关资料不尽齐全,为日后工作带来不便。

1.3人事档案管理方式落后,缺乏创新。当前新媒体公司人事档案管理人员在思想上因循守旧,保持着原有的管理惯性,缺少创新性制度安排,档案收集、整理、分类、存档、保管、调阅、流转等基本上由人工完成,这种“守旧式”的管理方式使得人事档案管理、使用效率低,不利于人事档案工作的推进。另外,人事档案管理在管理方式上呈现粗放式,员工档案的相关资料收集不全、归档存在不规范,这种缺少科学性和规范性的管理方式,隐没了人事档案管理的作用和意义,在公司的人才队伍组建和人才挖掘方面不能起到相应的作用。互联网技术的发展,为创新管理方式提供了可能,如果不抓住机会将传统的粗放式管理向精细化管理转变,人事档案管理工作将难以高效进行。

2完善新媒体公司人事档案管理的策略

2.1细化档案内容,规范人事档案管理。针对新媒体公司在人事档案管理工作中的不足,应将管理内容精细化处理,规范档案管理工作是一项好的对策,具体操作包含三个方面内容。2.1.1明确人事档案管理的内容。人事档案管理人员要提前与公司领导层进行沟通交流,对人事档案的基本信息内容进行精准划分,精确到信息的每一项,防止信息遗漏现象发生。与此同时要对人事档案进行实时更新,跟随员工的工作变动进行动态化处理,为公司提供新鲜可靠的有用信息。2.1.2建立系统化的档案管理体系。为方便管理工作的实施,可以根据公司现有的人员结构进行划分,设立分支系统和建立模块,搭建体系。从源头出发,确保人事信息收集渠道的安全性和可靠性。另外应丰富收集方法,拓宽渠道对员工相关信息进行收集,建立规范化、系统化的信息收集体系。2.1.3可以设立联动机制。在搭建人事档案管理体系的基础上,加强联动,实现人事信息的互通有无,保证人事管理信息能够进得来也出得去,如果能实现各公司间的人事档案信息联动将更加便利,这样无论是新进来的员工还是离职的员工,其人事信息能够互通,省去了档案管理人员重新梳理统计的时间,提高了工作效率。

2.2加大宣传力度,提高员工的档案管理意识针对员工人事档案意识不强问题,可以从加大宣传力度着手,向员工普及人事管理的内容和重要性,加强认知和提高重视程度。人事档案涉及每位员工的个人隐私和切身利益,所以确保档案管理的安全性和合法性有着一定的必要性和重要性。2.2.1对员工进行普法宣传,让员工认识到人事档案的重要性,在人事搜集资料时要认真对待,提供的信息要准确无误,对自己的行为负责。2.2.2对员工进行知识普及,帮助了解人事档案管理的流程和其在日常工作中的意义,以便日后在人事进行档案管理时能够积极配合,圆满完成工作,从而提高工作效率,为公司发展添力。2.2.3可以借助新媒体技术进行宣传。比如用微信小程序、微博热门话题、知乎解答等,向员工推送档案管理的内容和成效,这样一来可以提升人事档案管理在员工心目中的地位和影响。寓教于乐也是普及人事档案管理的一个好方法,在公司内部可以举行讲座,对人事档案管理进行宣讲,然后对讲座的内容开展知识问答比赛,让大家在游戏比拼中掌握知识,加深认知,不再怠慢人事档案管理工作。

2.3依托互联网背景,提升人事档案管理信息化建设。互联网大背景为公司人事档案管理提供了技术支持,有效运用新技术推进信息化建设,是改进新媒体公司人事档案管理方式的有效策略之一。具体实施可分为以下几个方面。2.3.1提前规划做好科学布局。人事档案管理人员应对公司内部人员结构有一定的了解,并对当前档案管理工作中信息化建设的短板有所掌握,从而放眼全局,合理规划,实事求是,使档案信息化建设方案与公司实际情况相得益彰。2.3.2积极采用网络信息技术。发挥互联网优势,借助其传播速度快、信息化、电子化等特点,对人事档案进行无纸化处理,既方便保存也有利于日后的查阅,可以避免传统档案管理方式中出现的档案丢失和损坏问题。例如,现在阿里集团的数据产品钉钉,非常智能,完全可以对大小规模的新媒体公司进行有效的人事档案管理。2.3.3公司内部应以强大的资金做支撑,为人事档案管理提供软、硬件支持。良好的物资保障是前提条件,及时更新公司的办公设备,比如电脑、打印机、扫描仪等,为信息化建设奠定良好的物质基础。另外,为了从根本上提高人事档案管理水平,应加强管理人员队伍建设,增加投入对管理人员进行新媒体技术培训,让工作人员能够更好地适应互联网环境下的工作模式,学习新兴技术,加强与公司之间的内部联动,促进公司健康发展。新媒体公司人事档案管理工作需要迎合时代发展,依托互联网大背景,在管理内容、管理意识和管理方式等方面加以改进和创新,促进人事档案管理工作向着规范化、信息化方向发展,为新媒体公司创建优质的人员队伍,实现新媒体公司的健康可持续性发展。

作者:程凌哲 单位:吉林省第二地质探矿工程大队

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