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档案管理学笔记范文1
【关键词】电子学籍档案管理；管理风险；优点；缺陷；规避措施
一、学校学生电子学籍档案管理的优点
首先，传统的学籍档案管理模式是完全依靠人力，学籍档案管理人员要负责学籍档案的抄写、分类、统计、存储等，而这些环节的任何一个都需要耗费大量的人力物力，最终导致学籍档案管理工作资金投入高但工作效率又十分低下。同时，人力的有限和管理人员的主观性等因素，也容易导致学籍档案管理工作出现纰漏，稍有不慎就会给工作造成巨大的损失。而采用电子学籍档案管理模式就可以规避这些问题。电子学籍档案管理模式是通过采用现代化信息技术快速而又高效地完成学籍档案的收集、分类、存储、统计以及查阅等环节，从而实现学籍档案管理全程的自动化，这相对于传统的学籍档案管理模式具有不可比拟的优越性。其次，电子学籍档案管理是通过文档的形式来对学生学籍档案进行存储。当前学校学籍档案存储方式主要是DVD光碟、硬盘、闪存U盘等科技产品，这些存储器不仅存储量大、存储时间长，而且稳定性高、受外界环境影响小，只要存储器没有受到损害，其文档的存储期远远超过纸质学籍档案的存储。因为纸质学籍档案在存储过程中容易受到虫害、潮湿等自然环境的影响，同时也容易被人为地损害，而电子学籍档案就能很好地规避这些问题。最后，电子学籍档案管理模式可以通过加密、授权限制等各种科学手段来保证学籍档案的安全性，而这些是纸质学籍档案无法做到的。所以，电子学籍档案在方便学校学生及管理人员检索和查询学籍档案的同时也可以通过信息技术的利用来为学生的学籍档案管理增加安全系数，防止学生学籍档案信息被恶意篡改，给学生和学籍档案管理工作造成损失。
二、当前学校电子学籍档案管理模式存在的缺陷
随着学校学生数量越来越庞大，就业竞争越来越激烈，以及社会文化的多元化，越来越多的学校对学生学籍档案管理更加重视，在这个过程中电子学籍档案管理发挥着非常重要的作用。但是根据具体情况来看，电子学籍档案并不全是优化，它也有自己的不足，比如与传统的纸张学籍档案相比，具有更大的风险性。电子学籍档案信息的安全性主要涉及档案信息载体安全性和传输安全性。载体安全性主要指存储介质对信息安全因素的影响。电子学籍档案通常以磁盘、光盘为载体，这类载体成分比较复杂，性能不稳定，可能出现档案失真的问题。而且对环境温度、湿度、防磁、防机械损伤等条件要求较高，易损坏变质，保存年限低。传输安全性也就是网络安全性，网络的发展使电子档案在更大的范围内得到共享，同时，无孔不入的网络黑客和防不胜防的计算机病毒也给电子学籍档案的管理带来巨大的安全隐患。除此之外，电子文件很容易被删改，且改后不留任何痕迹。在使用计算机形成文件材料的过程中，拟稿者无法留下自己的笔迹，单位负责人也无法在形成的文件材料磁盘上签发，日后难以确定该份材料是否具有真实性和权威性。如果有人出于自己的目的将磁盘中存的内容进行了删改，是难以发现和确定。
如果没有积极制定防范风险的措施，那么很容易导致学生的数据错误或被盗，所以，在使用电子学籍档案时一定要注意信息的准确性及安全性，积极主动的制定一些避免风险的措施，以使信息资源更加安全。
三、学生电子学籍档案管理风险的规避措施
首先，针对于学生电子学籍档案存储的不安全性，管理人员应该采取相应的措施来提高存储设备的安全系数，防止文件的丢失和恶意盗取。而为了达到这一目的，管理人员可以通过实现学籍档案存储设备的专机专用来保护相关文件数据不被损害。同时，管理人员应该定期对电子学籍档案的存储设备进行更新升级以及对电脑系统存在的漏洞进行定期修复，以此来提高电子学籍档案管理的安全性。而针对电子学籍档案存储数据的不完整性和存储设备寿命的有限性等问题，管理人员可以通过规范自己的操作、增强自身的职业道德素质来杜绝因人为因素造成的损失。同时可以通过对重要学籍档案进行备份来减少因数据丢失或损坏造成的种种损失。而为了尽可能地延长存储设备的使用寿命，管理人员可以通过存储设备的更新换代以及对其使用后进行及时修复等措施来实现。
其次，管理人员可以利用计算机高端技术来有效地规避电子学籍档案管理过程中存在的种种风险。学校学籍管理部门主要是管理学生的学籍档案，所以，技术人员可以利用信息技术对学生的信息系统采取加密处理，而这种加密手段也要突破先前的单一加密方式，采用公开加密和严格加密的双加密模式，公开加密用于学籍文件的发送，而严格加密才用于学籍内容的接收，这样就可以保证电子学籍档案内容的高度安全，维护学生的利益。除此之外，技术人员还可以对学生电子学籍档案系统设定身份验证，以此来控制学生电子学籍档案的访问权限。这也是规避风险的措施之一。
最后，管理人员应该加强学校学生学籍管理系统的构建，以此来降低电子学籍档案管理过程中存在的风险。电子学籍档案管理系统应该采用目前流行的客户机服务器和Web服务器等方式来优化系统的构建，以此保证系统的实用性、稳定性和可兼容性，同时通过设立高效的通信机制彩曾强系统的安全险，只有这样，才能从系统本身优化电子学籍档案的管理。除此之外，以防万一，学校还应该实行学生电子学籍档案与纸质学籍档案并行的“双轨制”，以便弥补电子学籍档案管理的不足。
档案管理学笔记范文2
论文摘要：随着档案工作中心从“档案保管”转移到“档案利用”上，对档案信息开发人员的思维素养要求越来越高，本文就信息资源管理背景下，档案信息开发人员科学思维的培养问题提出一些解决之策。
恩格斯指出：“每一个时代的理论思维，都是一种历史的产物，它在不同的时代具有完全不同的形式，同时具有完全不同的内容。因此，关于思维的科学，也和其他各门科学一样，是一种历史的科学，是关于人的思维的历史发展的科学”钱学森教授在《系统科学、思维科学与人体科学》一书中曾提出：“我想思维科学似乎应该是专门研究人的有意识的思维，即人自己能加以控制的思维。档案工作人员的职业角色已从单纯的档案保管者扩展为同时作为概念、知识的提供者”[1]。档案信息开发人员面对的更多的是诸如电子文件的真实性鉴定，网络信息归档及其档案化管理、数字遗产的保护与开发等新问题、新事物的探究都需要档案信息开发人员对档案信息的客观性的把握，对所面临问题深度和广大的把握都提出了更高的要求，因此，在信息资源管理背景下，档案信息开发人员科学思维的培养就显的尤为重要，档案信息开发人员需要培养自己科学思维模式，去解决档案领域不断出现的新的问题，同时档案信息开发人员需要对自己的思维模式进行一些转变，以更加符合档案信息资源开发对信息开发思维素养的需要。
一、由寻找问题原因思维方式向如何解决问题思维方式转变
（一）寻找问题原因思维方式、如何解决问题思维方式的定义
寻找问题原因思维指当一个问题出现时，追根溯源，探究问题是如何产生。这种思维方式不适合档案的实际工作中对实际问题的解决。在档案信息开发过程中，当遇到与档案相关的问题时，档案信息开发人员更多的以如何解决问题作为自己思维的出发点，而不应该以探究问题出现的原因作为自己思维的出发点。而如何解决问题的思维模式是问题发生时，不是去寻找事情发生的原因，而是更多的去寻找解决问题之道。这种思维方式更适合去解决档案信息开发过程中遇到的问题，是一种更高效的思维模式。
（二）由寻找问题原因思维向如何解决问题思维转变的必要性
档案工作人员在实际参与档案的收集、整理、鉴定、保管、统计、检索、编研、利用等工作中更多的是考虑如何解决问题，而不是问为什么。所以，档案人员应该在学习档案学专业理论知识的同时，注重这方面思维的训练。
比如根据《机关档案工作条例》和《档案馆工作通则》等有关文件的规定，档案馆在接收现行单位档案时，必须符合以下要求：
1.一个单位的档案，应作为一个整体，归入一个档案馆。
2.规定移交的应由有关单位收集齐全，必须经过整理，必须经过鉴定。
保管期限要划分准确，要具备一式三份的案卷目录（一份经档案馆签收后退还原但单位保存），一份作为档案馆的检索工具，一份由档案馆存档），同时还应附一份有关档案及其形成单位历史情况的说明，与该部分档案有关的资料，应随同档案一起移交。现行单位在档案移交之前，应就档案的移交时间，移交方式等具体事项与有关的档案馆取得共识[2]。档案工作人员在参与接收现行单位档案时，需要判断接受的档案是否符合上述条件，而无需探究原因。这是一种档案工作的思维模式。所以档案工作人员在日常生活中，遇到各种问题时，应有意识的问自己该如何解决，有什么解决问题之策，只有这样才能渐渐的由问为什么的思维模式向问如何解决的工作思维模式转变。并使之成为自己的一种思维惯性。
二、由主观性思维向客观性思维转变
（一）主观思维、客观思维定义
主观性思维指人们在接受信息时，不是客观地接受面前所看到的信息而是加入自己的背景知识且根据现有的知识经过自己的判断，推断后而得出的结论。已经改变了原有信息的原始面貌，而客观性思维指在接受信息时，只接受客观信息本身，而不加入个人的主观判断。
（二）强调客观性思维培养的必要性
档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用等工作中的原则与判断标准都是非常客观的，档案信息开发人员必须从实际出发，客观的实事求是的对其进行判断，切勿加入个人的主观臆断。
另外，在实际的各项档案工作中，客观地表达档案信息和接受档案信息可以最大量的减少沟通障碍和对信息内容的误判。同时客观性思考问题比主观性思考问题更为合理，更为科学。
所以说档案管理工作是一项客观性极强的工作，无论是档案管理人员之间，还是档案管理人员与档案利用者之间在交流信息，相互沟通的过程中，都必须客观的接受信息。另外，档案全宗构成的条件、判定档案所属的全宗、档案统计工作的步骤及档案真伪的鉴辨、档案鉴定的程序等都需要做到客观。王向明教授在《档案管理学原理》》一书中，曾多次提到客观性。如（1）在档案著录的要求中提到，档案著录应遵循以下要求：档案著录应客观地反映被著录档案的实际情况，在对著录对象的内容特征和形式特征的分析和选择过程中，应以著录对象为主要信息源，如实反映档案的实际情况，即使对某些需要著录人员自拟的内容，也应坚持从实际出发，切忌掺杂个人的观点或褒贬，更不能无中生有，随意增减。对某些不能确定的内容，应进行细致的考证，对考证确有困难的，也可以存疑；对档案中某些词不达意的部分，甚至错误的部分，一般也应该坚持客观性的原则照录，但应在自拟内容部分或附注内加以说[3]。（2）在档案检索中，主题分析的客观性是按照档案或提问的本来面目分析其主题，标引人员在分析档案或提问的主题时，一定要不偏不倚，切忌掺杂个人意见，主观猜测和褒贬，以避免或减少主题分析误差的产生，保证主题分析的网罗度，专指度和一致度[4]。
另外陈兆祦、和宝荣、王英玮合著的《档案管理学基础》也多次提到档案工作对客观性的要求。如（1）全宗内档案分类的科学性要求档案类目和档案材料的划分应该具有客观性，对于任何事物的分类，都必须力戒随意性，由于档案不同于其他资料，它是在机关活动中系统地积累而形成的历史产物，所以必须遵循档案自然形成的规律，从全宗成分的实际出发进行分类。全宗内文件之间可能有多方面的联系，应当竭力保护它们在立档单位活动中原有的某些主要方面的历史联系，为此，要按照不同机关、不同档案的情况，科学地选择分类方法，合理地设置类目，准确地归类，使全宗内档案的分类能够较为系统地反映出立档单位活动的面貌[5]。（2）档案的鉴定应遵循客观性规则，会计档案鉴定应当避免主观性的决断。会计档案的鉴定必须按照有关的标准，以及对会计档案本身保存价值的合理预测为依据进行，各个立档单位都应当按照财政部和国家档案局颁布的《会计档案保管期限表》，结合本单位的会计档案的实际情况，绘制本单位的会计档案保管期限表，并用以指导本单位的会计文件、会计记录或会计档案的鉴定工作。任何随意处置会计档案的主观性、武断性的思想和行为都应当避免[6]。
（三）客观性思维培养途径
客观性思维的培养需要一个漫长的过程，需要档案工作人员在学习和生活中不断渗透，使之逐渐成为自己的一种思维习惯。
在学习档案学的理论知识过程中，档案信息开发人员应有意识的要求自己只接受档案信息的字面意思，及字面意思的前提，在阅读档案学教材及文章中，在涉及到档案学现象的描述时，只允许自己客观的接受现象描述的字面意思，不做任何的主观猜测。
在日常生活与人谈话时，需要做到只接受对方说话内容信息的字面意思及字面意思的前提，不加入已有的常识。跟对方讲话时，假装对方什么都不知道，尽量把要表达的内容说的尽量详尽，齐全。
三、演绎思维与归纳思维模式的训练
（一）演绎思维与归纳思维定义
所谓演绎思维指以一个主题为中心，由这个中心主题思维层层向外辐射，思维不断深入，不断细致化，这符合人类大脑的思维模式，可以将人类的思维过程直观的呈现。而归纳思维指从部分到整体，从个别到一般的总结概括。
（二）演绎思维与归纳思维在档案中的应用
全宗内文件的分类主要是从整体到部分，从一般到个别，偏重于分析的方法，偏重于演绎法，立卷主要从部分到整体，从个别到一般，偏重于归纳法。因此，分类时要有一个整体设计方案，按着某种异同将全宗内的全部文件，统一分成若干部分或层次，而且一分到底。
档案管理实际工作中的收集、整理、鉴定、保管、统计检索、编研、利用本身就是一个相互影响相互制约的有机整体，需要从宏观整体去把握，才能使各项工作井然有序的进行。需要用到演绎的思维，而其中涉及到的具体过程是程序化，流程化的操作，需要归纳性的思维，档案人员只有灵活掌握这两种相辅相成的思维模式才能在档案信息的开发中熟练应用。这样才能提高档案信息开发的效率。
（三）演绎思维与归纳思维的训练工具——思维导图
1.思维导图简介。思维导图，又叫心智图，是表达发射性思维的有效的图形思维工具，它简单却又极其有效，是一种革命性的思维工具。思维导图运用图文并重的技巧，把各级主题的关系用相互隶属与相关的层级图表现出来，把主题关键词与图像、颜色等建立记忆链接，思维导图充分运用左右脑的机能，利用记忆、阅读、思维的规律，协助人们在科学与艺术、逻辑与想象之间平衡发展，从而开启人类大脑的无限潜能。思维导图因此具有人类思维的强大功能。
2.思维导图在档案信息开发中的应用。（1）如何制作档案信息的思维导图。档案信息开发中，最大档案信息的主题（档案信息的名称或书名）以图形的形式体现出来。把主题体现在整张纸的中心，并且以图形的形式体现出来中央图要以三种以上的颜色。一个主题一个大分。支每条分支要用不同的颜色题以大分支的形式体现出来，有多少个主要的主题，就会有多少条大的分支。每条分支用不同颜色可以对不同档案主题的相关信息一目了然。（2）档案信息思维导图要求：1）运用代码小插图不但可以更强化档案信息每一个关键词的记忆，同时也突出关键词要表达的意思，而且还可以节省大量的记录空间。当然除了这些小的插图，我们还有很多代码可以用。比如厘米可以用cm来代表。所以可以用代码的尽量用代码。2）箭头的连接在分析一些信息的时候，各主题之间会有信息相关联的地方，这时，可以把有关联的部分用箭头把他们连起来，这样就可以很直观地了解到信息之间的联系了。如果在分析信息的时候，有很多信息是相关有联系的，但是如果都用箭头相联接起来会显得比较杂乱了。解决这个问题的方法就是，可以运用代码，用同样的代码在他们的旁边注明，当你看到同样的代码的时候，就可以知道这些知识之间是有联系的。3）只写关键词，并且要写在线条的上方。思维导图的记录用的全都是关键词，这些关键词代表着信息的重点内容。一定要写在线条的上面。这样更有利于阅读。4）思维导图有很多线段，它每一条线条的长度都是与词语的长度是一样的。思维导图的体现的层次感很分明，最靠近中间的线会越粗，越往外延伸的线会越细，字体也是越靠近中心图的最大，越往后面的就越小。思维导图的线段之间是互相连接起来的，线条上的关键词之间也是互相隶属、互相说明的关系，而且线的走向一定要比较平行，换言之线条上的关键词一定要让你自己能直观地看到，而不是要把纸的角度转了120度角才能看清楚自己在写什么。5）做思维导图时，它的分支是可以灵活摆放的，除了能理清思路外，还要考虑到合理地利用空间，你可以在画图时思考，哪条分支的内容会多一些，哪条分支的内容少一些，你可以把最多内容的分支与内容较少的分支安排在纸的同一侧，这样就可以更合理地安排内容的摆放了。整幅画看起来也会很平衡，你画思维导图前，要记得思考如何布局会更好。6）学会思维导图之后，我还鼓励你能够成立自己的风格，每一幅思维导图虽然都有一套规则，但都能形成个人的风格。关键词是最重要的一部分，因为思维导图只记录关键词，档案信息开发人员在开发档案信息过程中，如果关键词选择不正确，思维导图所要表达的信息就不准确了，要想学会全面总体的分析信息，需要学会观察出信息当中哪部分是它们的关键部分，并搜索到它们的关键点，也就是关键词。
3.思维导图在档案信息开发人员科学思维培养中的作用：（1）成倍提高档案信息开发人员学习的速度和效率，更快地学习档案馆藏中的新知识与复习整合已有的档案旧知识。（2）激发档案信息开发人员的联想与创意，将各种零散的有关档案信息资源的智慧、资源等融会贯通成为一个系统。（3）让档案信息开发人员形成系统的学习和思维的习惯，并使档案人员将能够达到众多档案信息开发人员想达到的目标，包括：快速的记录档案馆馆藏中档案资料笔记。（4）做思维导图的时候，档案管理人员会处在不断有新发现和新关系的边缘，鼓励思想不间断和无穷尽地流动；有助于档案信息直接的融合与交叉，建立新的联系，对信息有所创新。（5）档案信息开发人员的大脑不断地利用其皮层技巧，起来越清醒，越来越愿意接受新事物[7]。
俗话说，十年树木，百年树人，冰冻三尺非一日之寒，档案信息开发人员科学思维的培养，需要一个漫长而艰辛的过程，需要档案信息开发人员对自己的严格训练，也需要思维科学领域新鲜研究成果的注入，这样才能使档案信息达到最大化的利用，促使档案事业蓬勃发展。
参考文献：
[1]冯惠玲.关于"十一五"档案学科发展的调查和"十二五"发展规划的若干设想[g].档案学研究,2010,5:5-6
[2]王向明.档案管理学原理[m].上海:上海大学出版社,2009,9(1):87
[3]王向明.档案管理学原理[m].上海:上海大学出版社,2009,9(1):231
[4]冯惠玲,张辑哲.档案学概论[m].北京:中国人民出版社,2006,2:209-210
档案管理学笔记范文3
远程教育是建立在现代信息技术基础上的新型教育模式，整个教学过程离不开网络，都采用远程网上教学形式，因此，档案管理一改以往纸质档案统领天下的局面，更多地采用电子档案．归档形式从过去的物理归档，转变成逻辑归档，即在计算机网络上进行，不改变原存储方式和位置而实现将电子文件的管理权限向档案部门移交的过程。远程教育具有独特的招生、教学、管理、实践、评估环节，档案管理在不同环节也会存在着不同的特点与要求。远程教育作为新生事物，从产生、发展到完善有一个过程，远程教育档案实行配套管理是远程教育发展成熟的一种表现。
一、关于招生档案的管理
1．新生报名。远程教育发挥自身的独特优势，从新生入学招生就采用网上报名。首先，招生人员登录招生信息网免费注册、输入用户名和密码、填写报名信息、检查报名信息、确认提交、自动生成报名号、打印报名表、网上支付报名费，形成基本信息表。每个注册的用户名，只能填报一次，考生可以修改一些基本信息，但不允许修改招生单位、报名点和考试方式等关键信息。为了弥补不能修改关键信息，一旦发现错误或用户名密码遗失，可重新注册一个用户名，并重新填报报名信息，生成新的报名号，网上报名成功后，系统会返给考生一个9位数的报名号，表明网上报名成功。
如重新填报则可能生成多份基本信息表，这些都储存于招生系统中，随时可供检索查询，系统生成的正式报名表才是招生的最终档案，一份为书面形式交给考生，另一份为电子版，并作为录取新生的重要依据，并作存档与网上查询用。正式报名表反映招生录取的结果，与报名登记表、身份证、学历证书、录取通知书，作为完整的招生档案保存。例如：奥鹏远程教育中心将报名资料移交教学管理部门，对于委托奥鹏远程教育中心管理学生学籍档案的合作高校，教学管理部门须对该校学生入学档案资料进行归档保管，对于未委托奥鹏远程教育中心管理学生学籍档案的合作高校，教学管理部门须及时将学生的入学档案资料以安全方式传送至有关合作高校。非学历教育学生与学历教育学生的入学档案资料一起存放，收集、审核、存档、管理方法相同。非学历教育学生转入学历教育后，其所有报名资料须按学历教育的入学要求进行提交，并重新对其入学档案进行存档和管理。
2．新生录取。由于现代通讯工具越来越发达，新生录取后可以通过电子邮件、手机群发短信及时通知考生，这种形式方便查询，应用灵活，但不利于长久保存。因此，招生档案双套制管理，招生过程采用电子档案，招生结束后将考生的纸质人事档案调入录取院校，两者均可作为新生入学后组织教学、实施管理的重要依据。新生入学高校登记表反映生源所在地，是新生的主要档案。这一阶段，档案两种形式取长补短，电子档案应用灵活，纸质档案有利于长久保存。
二、关于远程教育教学过程的档案管理
远程教育教学过程也有着自己的特点，教学过程档案内容具体，行政文件较多，以书面为主，较传统。而教学过程档案有非实时性的网上答疑电子记录，实时性的值机答疑电子记录，网络课件，经网络的作业系统，毕业论文，毕业设计。电大开放教育以电子邮件提交作业，进行BBS网上讨论，网上答疑记录，教学资源共享，以上采用逻辑归档。另外，教学记录本，小组活动记录，形成性考核以书面形式存在，作为教学过程档案的补充。
在教学过程中牵涉到许多具体问题的处理，各个环节都有针对性的处理方式和规则。教师档案信息的公开，考虑到对教师的影响一般内部交流，不作公开讨论。教学文件以书面为主，为方便起见可在网上同步挂出供查阅，这是教学质量的保证。督导档案两种形式并存，既以书面形式发放至各部门，又挂于网上便于公开监督。学生学习的档案既以书面形式发至学生手中，又公布于网上便于学生随时随地地查询。
1．第一种典型的教学模式为：教材自学＋课件学习+网上导学+网上答疑讨论+课程作业+模拟试题测试+学习中心导学辅导＋集中考试+毕业论文。采用完全学分制，学分积累，弹性学习期限，以学员为中心，个性教学与班级教学相结合，辅以必要的面授辅导，学生可自主掌握学习时间和学习地点，学员可在方便的时间任何地点通过互联网或当地学习中心访问远程教育中心的学习平台。
为了适应远程教育的特点，必须有学习平台强大的理论支持。除了参考文献，互联网链接提供了广阔的学习平台，开展开放的信息交流，学习平台在设计上充分考虑了该课程具有开放性的特点，具有信息交流功能和学习交流功能。在系统中设计了众多的用户角色，校外的用户可以通过游客的身份对本系统进行访问，可以看到本校学生的作业设计和课程成果，同时可以对这些设计和成果进行评论，当然也可以进行相关问题的讨论，而这些言论是不做任何限制的，通过整合平台，学生可以协作共享地学习和交流。
良好的管理与支撑平台，不仅能为学校开展学习提供完善的技术支持，还为学习过程评价提供了实在的依据，保障整个学习有条不紊、共享协作、持续性地向前发展。以浙江大学远程教育学院汇海远程教育管理平台为例，分招生管理、教务管理、学生管理、教学管理、考务管理几个模块，不仅有一流教师的教学课件，网上实时答疑，平台提交作业，BBS网上讨论，毕业论文平台、毕业设计平台、提供网络课件，同时具有管理和查询的功能，学籍、成绩、评优、处分情况均可查阅，新生入学、在校学习状态(在学、休学、退学)和表现、毕业情况一目了然，系统中包含了新生登记表、每年小结、学生管理、优秀学员评比表、考试管理、毕业成绩单、毕业登记表(含往届生管理)、短信平台发通知。这些信息都以电子档案和书面档案两种形式存在，电子档案有利于查询和逻辑归档，书面档案作为日后学生人事档案的材料，毕业后转离学校。
2．第二种教学模式：由于远程教育天网(卫星网)、地网(互联网)同步实时教学、网上点播，点播具有更强的选择性和针对性，学生可根据标题或分类，来选择所需要的课程。教学资料本身就是很好的教学档案，教学资料分为书面教材、书面测试以及以现代技术做保证的网页、课件、网上实时答疑。两种形式都是为保证教学服务的，书面形式为传统形式，网上的资料随时随地可以查阅，网上电子档案实行的是逻辑归档。
学习为主，学生在教材自学和多媒体课程(光盘版或网络版)自学的基础上，通过互联网进行网上答疑、讨论、做作业、课程辅导等，同时辅之以部分集中辅导的教学模式。最后参加在当地集中进行的课程考试。或利用卫星网、互联网等现代科学技术手段组织教学。采用网上课件教学、课堂视频实时教学、发放教材及光盘等形式进行学习，并提供网上作业、网上答疑、网上讨论，学生平时可到当地校外学习中心集中收看定期播放的课堂视频实时课件，也可直接访问学院网站，点播教学课件自学，获取有关学习资料。这些教学过程资料 以电子形式存在，方便查阅和网上逻辑归档。
3．第三种典型的教学模式为：主要采用互联网及分散式教学模式，学生在家、在工作单位、在任何时间，都可通过网络进行业余学习。主要教学环节和形式如下：“网上导学”教师在网络课堂的交流园地中导学资料，包括开篇导学、阶段导学、日常辅导和考前辅导等。“自主学习”包括纸质材料和多媒体课程自学。多媒体课程一般包括网络版和光盘版两种形式，分别用于在上网或不上网条件下的课程学习，主要内容由课程大纲、教师讲解、相关案例、背景资料、例题分析、综合练习等学习栏目和书签、小字典、笔记本等学习工具组成。“网上答疑”通过常见问题库、教师信箱、交流园地、值机答疑等方式进行。“网上讨论”通过网络教室中的交流园地(BBS)，在师生之间和同学之间进行。“课程作业”作业以题库形式管理，分阶段设置，学生随机抽取，网上提交作业。“课程考试”根据课程的不同特点采用不同的考核形式，主要有：闭卷考试、开卷考试、网上提交论文等，其中闭卷及开卷考试在本地教学服务中心集中进行。“学术讲座”根据教学需要定期组织巡回教学活动或网上实时学术讲座。“毕业论文”本科层次学生在完成课程学习后需进行毕业论文写作，通过网络与指导教师交流，完成论文提交。
网上的教学资料采用电子档案，可供学生随时随地在网上查询，网上电子档案实行逻辑归档，有利于再次利用。
三、远程教育管理过程的档案管理
学生档案是学生在校期间各个方面真实记录，是学生毕业后用人单位对学生在籍学习情况了解的可靠依据。一般基本情况材料包括：高中阶段学生档案，入学登记表(学籍表)，体检表，学籍卡分手工和电脑两种，在校学习成绩总表，毕业生成绩单，学生行为综合考评表，奖惩材料，每年小结，优秀学员评比表，毕业成绩单，毕业生登记表，授予学位证明，毕业设计、毕业论文业务总结，入团志愿书，党建材料。在籍学生档案由学生管理部门统一保管，毕业生档案转至学生工作单位或学生户口所在地的人才交流市场，申请自费出国学生档案在办理离校手续时，必须将本人档案转出学校，并出示档案接收依据。
由于远程教育的异地性，教育管理呈松散型，既有相对集中又有分散管理，管理工作同样要制定一系列规范。教学管理档案有：教学计划、教学大纲、教学实施计划、课程免修、奖励学分、转专业转教学中心的各类申请材料。学籍管理实行以完全选课制、弹性学习期限制和预约考试制为核心的学分制管理。学生可根据自身情况、结合教学计划及考试计划，自主选课，灵活安排学习时间。有的院校每年举行四次课程考试，实行考试预约制度，学生可根据自身情况、选择参加任何一次考试。每门课程，最多可参加三次考试。在学习期限内，按教学计划修满规定学分，即可毕业。(群发短信)学分制，在松散管理中，网上管理突显远距离的特点，这一阶段，电子档案占主导地位，充分发挥其优势，并备以书面档案做补充依据。学生学习的档案既以书面形式发至学生手中，又公布于网上便于学生随时随地地学习―以上电子档案采用逻辑归档。
四、远程教育实践环节的档案管理
学生通过课堂学习，目的是把学到的知识应用于社会实践，因此，远程教育的实践环节是必不可少的一个环节，实践环节起着承上启下的作用，为适应社会的需要，学校制定出实践环节教学工作的意见，如实验教师授课规则等。远程教育实践环节应该理论和实践并进，文经类课程社会实践调查资料和报告，理工类课程原始数据实验报告、实验成绩单、实验报告、实验考核成绩、实验情况记录单、实纲、实习手册，都是实践环节的档案。这一阶段基本是纸质书面档案，书面档案采用物理归档，作为学籍档案的重要组成部分，列入成绩单。
档案管理学笔记范文4
1公路路政管理信息化现状
1.1路产管理未建立数据库，严重制约了路政工作的有效进行
目前尚未建立路产管理的相关数据库，加之各级路政管理部门对路产的管理完全采用手工资料管理，且仅保存部分公路路段的照片资料，未能保存公路设计技术参数等，致使相关数据资料缺失，从而制约了路政管理工作的顺利开展。尤其是农村公路路产路权的管理还没有建立相应的电子档案，未能开发农村公路电子查询系统。这就加大了管理难度，降低了工作效率。
1.2超载超限运输治理尚未形成网络化体系
对于超载超限运输管理现场，甘肃省目前已全部采用计算机进行数据采集和计算，但存储方式全部采用单机存储方式，数据无法实现共享，致使无法进行省级数据的统计分析，无法与其它路政部门和上级部门提供决策数据；同时由于没有现场支付监控措施，无法保留执法时的视频资料，遇到投诉或违规情况，无法还原执法现场。加之，治超监测的科技含量不高，检测工作效率低，致使治超与交通拥堵的矛盾激增，未能改善治超工作环境。
1.3路政巡查工作中缺乏先进的设施、设备
在路政巡查的过程中，发现损坏路面、路产或严重危害公路安全的违法案件，如不及时取证，事后很难再取得的，但目前，各级路政管理部门没有较先进的取证设备及技术，导致证据不足，出现扯皮现象。同时，路政巡查过程中全部采用手工作业，巡查记录采用书面记录方式，这已无法满足当前路政管理发展的需要。
1.4缺乏高效、快速反应的应急保障体系
为了保障公路的安全畅通，各级路政管理部门应健全公路突发事件的应急预案，完善路政管理应急保障体系，但目前甘肃省各级路政管理部门，未形成反应灵敏、运转高效的应急机制，没有应用高科技来提高应对突发公共事件的能力，没有建立反应快速的预报、预警系统，致使各级路政部门在处理突发事件时反应滞后，未能及时保障道路畅通。所以，完善路政管理的应急保障体系迫在眉睫。
2甘肃省公路路政信息化管理的思考
2.1建立路产数据库，实现路产信息资源共享
建立全省路产数据库，形成完整、规范的全省公路路产信息资源。借助地理信息系统（GIS）技术和全程视频图像采集技术,对公路主体及相关附属设施进行全面有效的管理。并将所有有关公路路产信息、公路技术参数、使用期限、建设单位等信息，使用文字、图片、视频等方式存入数据库，实现路产电子化档案管理，重要公路及路产视频采集进行定期更新，保障公路实况与路产数据同步，实现路产动态数据采集，为提高公路路产管理，保障公路的完好、安全、畅通奠定基础。同时，根据农村公路管理现状，建立健全覆盖全省的农村公路路产路权电子档案，开发农村公路电子查询系统，从而全面提高农村公路路政管理工作水平。
2.2依靠科技信息手段，完善超载超限运输长效治理体系
坚持依靠科技手段，有效治理超载超限。应大力实施国家Ⅰ类超限检测站部、省、站三级联网和省级Ⅱ类超限检测站省、站联网工作。实现高速公路、国省干线和农村公路治超信息共享。健全完善全路况、全时段治超监控网络，实现对治超行为的全过程监督和工作数据与信息的互联互通，实现对超限超载车辆长期、有效的监控检测，严格控制超限超载率。
2.3路政巡查工作中广泛应用和普及现代化信息技术
在路政巡查现场处理路政违法违章案件时，采用笔记本电脑、手持电脑研发路政执法一体机，利用无线网络（CDMA/GSM），通过一体机登录路政巡查管理平台进行现场执法，对路产路权进行巡查记录，实时录入执法数据、采集现场图片、现场打印执法文书，并及时发送到数据中心进行处理，提高执法效率。在调查取证方面可采用照相、录像等方式，并可用摄像机对取证过程进行监控确保执法的公正、公平性和证据的合法性，同时确保执法的权威性及规范性。
2.4健全公共安全管理机制，完善预报、预警和快速反应系统
高度重视运用科技手段来提高路政部门应对突发事件的能力，建设以路政网站、服务热线、短信平台等为基础，以交通广播、车载显示屏、重点区域固定显示屏为补充的预报、预警信息系统，及时路况、气象、交通管制和疏导分流信息，实现全路段、全时段监控，从而形成公共安全和应急管理的科技支撑体系。
3加强公路路政管理信息化建设
随着计算机技术、网络技术和通信技术的发展和广泛应用，实现路政管理的信息化已成为各级路政管理部门提高工作效率、加强管理的重要手段。所以，依靠科技，大力推进信息化建设已刻不容缓。应全面推进和应用路政信息化平台，依托已经建立的全国公路数据库、公安部门车辆档案数据库、公路路政管理信息化管理系统、运输管理部门信息化管理系统，充分整合利用已有信息采集和通信网络设施设备资源，提高信息资源开发利用水平，加大对公路地图、路产数据、网络建设、应急处置、公路监控等基础性工作的研究和开发工作，实现对公路网日常管理业务的网络化管理，推动以信息化为主的路政执法工作的信息化建设。
4结语
档案管理学笔记范文5
关键词 财务管理信息系统 网络安全 计算机安全 帕累托分级
一、前言
近10年来网银在飞速发展，现今高校大额转账都通过网络进行。同时，因为信息一体化与实时管理化的要求，办公经费管理、科研教改项目管理等业务也大部分转到网上。网络安全越来越重要。然而，由于计算机安全和网络安全技术门槛较高，涉及的相关技术众多，即使专门的技术人员也不一定全清楚，而部分财务人员对之有陌生感和恐惧感，加深了实施计算机安全和网络安全的难度。Stricture商业咨询公司2014年的调查报告显示，超过70%的财务网络安全问题是由于人员的误操作或管理不善造成的，而且还有逐年增加的趋势。[1]
帕累托分级思想最早用于操作系统的内存管理，强调根据重要度和费用的高低以不同设备和不同技术进行分级管理。[2]本文将之用于财务系统的安全解决方案，强调先由专业人员建构好安全环境，再由财务人员根据不同的计算机水平（分为精通、一般、困难三级）来实施不同方面的管理。具体操作由分配人员负责，专业人员或精通级人员辅助。这样既可以缓和陌生感和恐惧感，依次有序地集中相关人员的精力和注意力，又有利于防止人员的误操作或管理不善。以下从一般财务人员、而非专业技术人员的角度，分别对备份冗余管理、防火墙和入侵检测管理、证书加密和签名验证管理、权限管理、杀毒防木马管理等五方面进行详细的分述。
二、备份冗余管理
备份冗余管理看起来技术含量不高，但在安全问题中却最重要、用途最广、功效最大。由精通型人才负责或指导进行。备份管理应按照重要性进行多级备份，依次为内网备份、移动硬盘、光盘、磁带机和网盘备份。包括以下几方面：
（1）财务专业计算机系统的备份。使用一键ghost或acronis true image等傻瓜式软件备份。备份时间点应选择系统+驱动刚安装完成时、杀毒防木马（以360为代表）以及常用工作软件安装完成时（以上两者专业人员负责），以及一月一次（根据软件变化的频率可以适度调节，由拥有者个人完成）。
（2）财务重要文件夹的备份。这里强调文件首要必须区分保密（私隐）文件与否。其次要区分（a）公文性质已定型的归档文件和（b）仍在变动期的正修改文件。之后可按下表备份。由有关人员完成，这包括文档的所有者、审核者和档案管理者。表1中无密级要求的文件，如（a）+（d）或（b）+（d）的形式，优先建议网络备份。因为目前大量的大容量网盘还免费提供同步软件，实时、免费还可以随时随地获取和保存。为保险起见，建议双备份。甚至一般的私隐文件，也可以7-zip、winrar等压缩工具加密后上传。而近来仍有文献提到的磁带机备份，实际已经不太符合潮流。因为磁带机慢，尽管相对便宜但是专用设备依然需要管理维护的费用。
（3）财务网站数据库和财务系统的备份。财务系统安装好后应整个系统备份一次。之后数据库应设定按日自动备份（如定时凌晨3：00），并采用冗余磁盘阵列（RAID）。专业人员完成。由于磁盘如今已经十分便宜，建议至少RAID5方案以上。细节制定可以询问实施信息工程师。此外，财务系统的其他业务数据也应按日自动或手动备份。具体操作人员或管理者实施。[3]
以上三种备份，如果涉及重要内容的，可安排专人指导，并轮值检查备份情况，按备份计划对备份内容进行核对，并保留手工记录。冗余管理除上面提到的RAID外，还包括网络和设备的冗余。这里面在最先网络实施、提交预算的时候，施工方都会提醒应配备双网（如网通和电信网）、双路由等网络设备和计算机等的冗余。酌情选择（指导思想是紧要设备多配一台备用机），此不多叙。
三、防火墙和入侵检测管理
目前基于网络的财务网络入侵检测系统或未成熟，或对日志管理审计人工较复杂，或AI智能还没成长到实际应用，因此使用不广。即使网络工程师已采用，也是专人负责，无须财务人员操心。同样，建立财务子网后，防火墙的拓扑结构，如是否采用子网过滤体系结构等也在实施中已经确定。因此，需要考虑的只有防火墙的存取（ACL）控制策略。
而由于具体需求不同，技术人员无法事先设置好ACL。这导致ACL成为网络安全中的一大难关，因为ACL是最灵活也是最难设置好的技术，其中各项设定的许可或拒绝策略往往有重复区域，容易相互冲突，即使按照小范围策略在先、重要策略在先的原则设定，也往往和意愿相左。[4]因此，对于财务子网相关各级路由器上的防火墙，应按照默认拒绝原则制定访问控制策略，只有具体经办人员确有必要，报经领导批准后再开放相应网址（段）的网络许可。这样通过单一性质的许可策略，即使范围叠加也不会造成重要后果，可以较好地避免以上问题，从而降低误入钓鱼网站和被植入木马的概率。
同时对学校内部相关子单位，应按照职能加入虚拟子网（vlan），方能有效控制校园网一般用户对财务专用子网的访问。因为这往往是在整个系统运行后才执行，应记得提醒，避免技术人员忘记。再就是尽可能限制VPN用户的数量，以及定期更改密码等。
四、加密和签名管理
加密和签名技术最复杂，然而一般财务人员根本无须了解其中细节，只需从用户角度管理如何使用。根据密级的重要程度，依次可采用非对称式加密（如RSA）、对称式加密（如AES）、消息摘要（MD5）口令校验等进行保护。此处尽量不涉及具体技术。主要是对相关人员（包括财务处的领导、财务系统数据库和财务系统管理人员）培训，确保其了解以下几点：
（1）非对称式加密能提供（民用）最高等级的安全精度，但是加密速度极慢，是对称式加密的几千分之一。对称式加密也能提供足够高的精度，因此可用于加密大文件，同时在传递对称式加密密钥或数字签名时（都只有几个字节）才用到非对称式加密。同样原因，数字签名时只对大文件产生的消息摘要（MD5）进行签名。一般大学财务处相关数据本身的价值鲜有上百亿美元以上的情况，而且一般不属于国家安全密级，不可能调用多台量子计算机群来破解，所以，可以认为这种复合方案是不可破解的。
（2）目前有PGP Desktop Pro软件，不但对原来邮件，而且对系统内的文件乃至磁盘都能提供以上复合保护方案。对于保密等级较高的财务计算机，特别是移动性大的财务笔记本，可以用其保护。
（3）根据Stricture公司报告，相比黑客， 财务人员对自己口令和个人私钥（以及相关的保护口令、U盾、令牌、磁卡等）的管理不善，往往是信息安全存在的最大的漏洞。[1]
（4）因此，应强调财务处人员个人私钥（以及相关的保护口令、U盾、磁卡等）绝对不能经过第二个人的手。授权也不行。而对称式加密，如果要传递密钥，手段最好的是使用对方的公钥对该密钥加密。这些PGP，甚至outlook都有内置。简单培训即会使用。
（5）此外，对于保密性较强的场合，磁盘和数据库本身也有加密功能，应当使用，可以避免信息无意中外泄财务信息。而重要文件也可以使用7-zip、winrar等压缩工具额外加密。口令长度只要使用14位以上且包含数字、大小写字母及特殊字符的组合，则即使使用GPU集群暴力破解，也至少需要一年的破解时间。[5]因此，非绝密文件甚至可以上传到网盘，也能有足够的安全性（即使丢了也不怕泄密）。
（6）要求财务人员分级管理口令。至少分三级：一般网站口令、qq等特许权限的口令、财务或密级文件口令。对于后两者，可针对个人印象深刻的诗文词句，在专业人员帮助下，设计只有个人才知道的规律。例如，亲友的电话号或生日是362251，则循环跳3、6、2、2、5、1位选择作为口令的字，再拼接起来获得口令的组成部分。实在记性差的建议将口令记录到文件上；同样用一个能记住的口令借助压缩工具加密口令文件。无论何种情况，绝对不允许将密码记录在根本没有加密保护的手机或纸上。
五、权限管理
权限管理首先是到口令的保管问题和个人私钥（以及相关的保护口令、U盾、令牌、磁卡等）的管理，注意事项见上节第4～6点。其次是财务文件和数据库表或字段的授权问题。这也是最难处理的问题。为避免意见不一致，应当由最高领导针对网络权限、计算机权限、财务系统权限、数据库权限，分别按部门（处或科）性质划分权限，再由部门负责人为下属划分具体权限。如对权限和保密等级要求较高，可以使用基于Lotus Domino群件的工作流管理信息系统。但是这对于相关人员的素质也有着更高的要求。曾经有单位负责人忘记密码而导致系统作废的例子。最后是存取记录日志，但这需要熟练的技术人员处理权限使用异常的蛛丝马迹。
六、杀毒防木马管理
目前基于网络的病毒防火墙尚不成熟。一般仍是基于主机的病毒木马防护系统起作用。目前360或金山卫士等防护系统都表现良好。只要用户不“裸奔”（指用户图快不装防护系统或者主动关闭系统的行为）不“手痒”（指不理会系统报警、随意允许不明软件下载/执行/安装，随意关闭系统补丁更新，或进入木马风险的网站），不修改防护系统自动更新的设置，就无须过多关注了。此外，就是管理好u盘，不允许在不了解（指机器是否有异常有感染病毒的迹象）的机器上使用。同时u盘在插上后、使用前，应等待防护系统的自动扫描完成。
七、结语
网上财务风险可以归结为：第一，硬件失效。第二，灾难。第三，身份假冒和非法访问。第四，网络窃听。第五，信息截获篡改。第六，网络入侵。第七，内部泄密。第八，对接受信息抵赖或对信息否认。第九，数据完整性破坏。第十，非法复制和非法使用。第十一，信息恶意破坏。第十二，病毒和木马等。而上述技术管理的有效范围是：备份冗余管理：第一、第二、第九、第十一、第十二（共5项）；防火墙和入侵检测管理：第三、第四、第五、第六、第十一（共5项）；加密和签名管理：第五、第七、第八、第九、第十、第十二（共6项）；权限管理：第三、第六、第七、第十（共4项）；杀毒防木马管理第十二（共1项）。
因此，按帕累托分级的思想，财务人员应在专业人员的辅助下，重视备份冗余、防火墙管理、加密和签名管理三大技术，同时，遵照权限管理和杀毒防木马程序的一定之规，则能基本实现财务安全。
（周洁单位为福建工程学院财务处；张永晖单位为福建工程学院财务处、德克萨斯理工大学罗尔斯工商管理学院）
[作者简介：周洁（1976―），女，湖南常德人，科长，会计师，主要研究方向：绩效管理，组织经济学。张永晖（1973―），男，湖南长沙人，博士，副教授，主要研究方向：网络经济学，组织经济学。基金项目：本文系福建省教育科学“十二五”规划2012年度常规课题重点资助项目（JAl2537s/FJCGZZ12-027）；福建省科技厅重点项目（2013H0002）；国家留学基金留金发[2013]3017（No.201309360002）。]
参考文献
[1] 胡航川.内网安全系统中网络访问与连接控制技术的研究与应用[D].北京：北京邮电大学，2015.
[2] 赵晓南，李战怀，曾雷杰.分级存储管理技术研究[J].计算机研究与发展，2011，S1（55）：16-20.
[3] 倪江陵.网络环境下会计信息系统安全问题防范对策研究[D].湖南大学，2008.
档案管理学笔记范文6
2008年11月12日，我国会计信息化委员会暨XBRL中国地区组织成立；2009年4月23日，财政部了《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》，确定了未来5－10年会计信息化工作的目标。此前，我国单纯的会计电算化或者形式上的系统改良、功能升级，已难以适应提高信息质量、满足信息需求、改进经营管理、提高监管效率的新要求。这两座里程碑，指明了我国会计信息化标准化、国际化发展的道路。这条道路满是希望，挑战也无时无处不在。
大型企业：起步早制度完备
武汉钢铁(集团)有限公司(下称武钢集团)的会计信息化工作称为财务信息化，这一“非常可怕”的趋势从1985年起步，几乎与我国会计信息化启动时间同步，至今进行了20余年，经历了三个阶段。
1985年，武钢集团启动会计电算化替代手工记账的工作。当时由于受计算机技术和网络技术的限制，由财务人员用BASICA语言自行开发的凭证汇总程序，在一定程度上替代了手工记账、汇总的工作。实现了用计算机进行账务处理替代传统的手工记账。由于计算机对财务数据计算速度快、准确性高，财务信息化将财务人员从复杂的记账、算账工作中解脱出来，使传统的财务工作获得了一次真正的飞越。
1994年10月，武钢集团财务信息化已经由简单记账朝业务核算方向发展。企业选用了当时较为成功的“远方通用会计核算软件”，在公司财务部建立微机局域网，采用NOVELL网络操作系统，统一制定会计科目编码，规范会计处理流程，统一制定报表格式和数据来源。实现了财务部会计核算从凭证制作到明细账、总账到会计报表全部上机，数据有权共享。经过调试和试用，于1995年初手工记账被完全替代，实现了会计核算手段的电算化，改变了传统的会计核算分工、会计处理流程，内部控制制度进一步完善。财务人员只要将记账凭证输入到计算机，计算机自动由记账凭证产生明细账，由明细账汇总产生总账，根据统一定义的报表格式和数据来源，由科目汇总表自动产生报表。因此，只要按正确的方法操作，就不会出现账证不符、账表不符的错误，会计基础工作明显加强。
2001年，武钢集团进行整体产销资讯系统的建设，与台湾中钢合作，在钢铁主业范围内开发了整体产销资讯系统。这一系统由财务管理、销售管理、技术质量管理、生产管理、出货管理、物流供应链管理、设备及工程管理、客户关系管理、生产储区优化、企业决策支持、信息门户管理、信息作业管理、能源计量电能管理、人力资源管理、办公自动化等十五大专业系统构成，使钢铁主业信息集中程度进一步提高。在武钢集团整体产销资讯系统中，各专业系统向财务系统收集账务处理信息，并执行自动抛账作业。财务人员全程主导开发武钢集团ERP系统。其中，整体产销资讯财务系统主要包括普通会计、成本会计、副产品存货、厂务会计、销售结算、报支、应付账款管理、材料备件管理、固定资产管理等子系统。通过实时采集、分级处理，逐级上抛的模式，形成了整体产销资讯信息平台，达到了信息系统中物流、资金流、信息流同步的目标，为财务信息化建设实现跨越式发展奠定了坚实的基础。
为了满足集团公司对财务信息实时性、准确性、真实性的要求，武钢集团财务信息化建设从股份公司的ERP(整体产销资讯系统)和集团集中管理两个层面推进。一方面在钢铁主业各单位实施产销ERP系统，另一方面以集中财务核算为主线，建立一个集中式、网络化的集团财务管理信息系统。2005年。武钢集团从管理目标和实际应用出发，充分考虑管理需求，搭建财务集中管理平台，实现多会计实体的“一个账套”财务集中核算管理，建立集中式财务管理信息系统：一是数据集中，所有核算单位的业务数据统一存放在总部的数据库中，便于系统管理员进行统一管理维护，集中进行数据备份，减少安全隐患，集团下属的核算实体通过网络联接数据库进行日常业务工作。二是核算集中，下属各单位都在一个账套中进行核算。通过对各单位操作员职责和权限的统一分配。既满足各核算单位日常的账务处理要求，又满足总部对标准数据、标准流程、职责、权限的统一设置和管理，以及总部对所有核算单位的实时查询分析的要求；真正实现集中核算、统一管理、实时查询分析。三是决策信息集中，由于信息系统的良好支持，公司决策层就可以实时获取各产业单位的真实业务数据，有了这些数据的支撑加以决策支持系统的辅助，公司决策层就可以及时对市场变化做出决策，就可以在整个公司层面进行企业战略规划，进行集中决策。
未来武钢集团的财务信息管理工作，将完善集团预算管理体系，强化集团预算管理功能。预算管理是财务管理的重要部分，是集团公司进行财务监控的核心之一。预算管理体系包括两个层次，即总公司预算管理体系和基层单位预算管理体系。总公司预算管理体系主要从宏观上对公司总体以及各下级单位运营状况进行控制和协调；各单位预算管理体系则是在总公司总体预算计划下对本单位的资金、成本、收入等进行预算控制。财务集中管理信息系统支持多版本预算管理，支持两种预算的编制方式，既可以在总公司战略规划的指导下，由总预算分解形成下级各单位的预算，也可以由下级各单位的预算汇总形成总预算，应提供多种预算分析和预算控制。决策支持实现管理驾驶舱，采用集中式集团财务管理后，随着集团财务数据的不断积累，集团数据仓库的建立以及在数据仓库基础上建立管理驾驶舱，实时准确地挖掘企业业务数据，构建实时关键数据指标，通过各种常见的图表形象标示出企业运行的关键指标，直观的监测企业运营状况，并可以对异常关键指标进行预警和挖掘分析，为企业决策者提供及时、准确的信息。
另一大型国有企业中远集装箱运输有限公司(下称中远集运)也较早感受到信息化的必要性和重要性。往年年初的时候，企业全球EDI(电子数据交换)平台项目经理陈怀海所在的中远集团计算机中心总是处于紧张待命的状态。业务部门在前方接订单，IT部门则在后方忙着修改IT系统。“新客户对系统的要求各不相同，老客户需求也在不断变化。”陈怀海说，“总是在不停地修改系统。有时候需要组织突击队，连日连夜加班。如果不能在客户要求的时间内完成，一个重要的订单就飞走了。”
陈怀海所在的计算机中心承担着整个中远集运公司的IT系统建设和运营维护任务。陈怀海的上级领导马涛主管信息系统研发工作。随着公司业务的不断开拓，系统越建越多，马涛的IT队伍已经沦为“救火队”，忙于应付随时出现的“险情”。最惊险的一次是在“9・11”之后，美国海关要求其他国家的运输船在本地港装货前再
提前24小时进行反恐报关，而以前则是货到美国港口24小时前报关。这就意味着，有些数据还没到达相关信息系统时，就要被抽取出来，那么信息系统必须做修改。IT部门得到的需求是在2001年11月中旬，实施完毕的最后期限是2002年1月1日。“当时运气不错，实施过程还算顺利，要是出点问题或者中间需求稍有变化，错过时间节点，我们的损失就大了!”马涛说。
但是现在，这种情况已经不复出现了。自从2005年7月成功实施基于SOA(服务导向架构)的EDI平台一期后，陈怀海和同事们可以更轻松地对系统进行修改或者新建。往常2～3周才能完成的工作，现在基本上2天就可以完成。
中远集团主要从事海洋运输，在货物运输的过程中，涉及到银行、海关、港口、码头、商检、卫生检疫等部门和单位，货物的流转和信息传递息息相关：如果采用纸面文件形式进行信息传输，工作量之大是不可想象的。所以，从80年代初中远集团就开始了EDI方面的研究，当时研发出的EDI标准后来成为了中国海运界的通用标准，一直沿用至今。
不少国有大中型企业，把会计信息化与资金集中管理结合起来，并逐步建立了全面预算管理制度。中石化、五矿集团等积极推行财务信息化管理；宝钢集团、中化集团等建立了全面预算管理制度；通用集团、一汽集团等对资金进行集中管理；神华集团、中石油等加强了成本控制管理；中海油、航天科工集团等加强了内部审计，都取得了良好效果。
国务院国有资产监督管理委员会信息中心主任石治平指出，大型国有企业是国民经济的主力军，是国家竞争力的主力军。从一定意义上讲，国家与国家之间的竞争是企业之间的竞争，特别是大型企业之间的竞争。大型国有企业的发展具有巨大的带动作用和示范带头作用。大型国有企业的信息化是以信息化带动工业化，走新型工业化道路的龙头，是国家信息化发展战略的重要组成部分。因此，大型国有企业有效推进信息化建设，不仅是企业提升竞争力，在全球化竞争中不断发展壮大的根本需要，也肩负着加快国家信息化进程，推进经济结构调整和经济增长方式转变，提升国家竞争力的光荣使命。
国资委党委副书记、副主任李伟说，争取用5年左右时间，使一批大型国有企业在企业管理精细化、产品研制数字化、生产控制智能化、信息共享网络化、商务运营电子化等方面，达到同行业世界先进水平。他强调，“实现这一目标有一定难度，却是大型国有企业生存和发展的必需”。
同时，石治平指出，大型国有企业的信息化水平并不平衡，首先与重视程度有关，也和行业差异有关，有的行业实行信息系统关系到企业的生存问题，必须从第一步开始打好基础，而部分行业的管理虽然和其他企业类似，但生产方式却有其特殊性，在这一环节要做好信息化工作就有些难度，信息化水平相对发展较慢。
中小企业：基础工作千头万绪
我国企业信息化实施成功率已提高到20％，大多以实力雄厚的大型企业为主。占我国企业数量99％的中小企业，却只有10％左右实施了信息化，而且由于资金、技术力量、管理水平等原因，实施效果并不理想。因此推进中小企业信息化建设，提升中小企业的整体管理水平就显得尤为重要。
职业经理人褚智青常年奔波于江、浙两省，在当地民营企业任高管，负责企业的各项制度与标准体系的建立健全。他曾任职的企业多从小作坊、小工厂成长起来，依靠家族管理、企业主的努力与能力，达到过亿资产的规模。
他目前所在的公司主营电机的生产与出口，全厂员工400余人，资产总规模24Z多元人民币，财务部包括部门主管在内，会计、出纳共有8人，其中成本会计两名，分别负责原材料和费用核算；销售会计两名，分别负责往来账和销售回款；出纳两名，一人负责银行的进出款项，一人负责报销、发放工资。
整个财务部门每人均配有电脑，但仅限于用EXCEL表格编制会计报表。“因此，与企业规模相比，财务部人数偏多，但工作还是经常不能按时完成。”从事过企业财务工作的褚智青认为，财务部门人员配置臃肿而工作效率过低。据他介绍，企业每个月的财务报表至少要在下个月中下旬才能编制完成。“部分年龄偏大的会计，连基本的电脑操作也不会。”仅有的报税退税软件，还是在税务部门要求下购买的。
上世纪九十年代末期企业扩张步伐加快，生产经营上规模，企业曾希望购买包括会计信息系统在内的ERP软件，但各部门和环节的基础工作薄弱，使这一计划至今未能付诸实践。褚智青将企业管理软件结构比喻为“分门别类的格子”，将企业各类生产经营数据放入这些格子中。就需要进行数据初始化工作。数据初始化是一项内容浩大的工作。若实行外包，几乎没有软件公司愿意接手此类“吃力不讨好”的工作，且对方不了解企业内部情况，极易出现数据输入误差，而影响软件使用的效果。若由企业各部门联合完成，却难以找到能熟练使用软件的合适人选，且各部门所报的物流、材料、产成品、半成品、报废品、次品、库存、发货、代销等数据要么不齐全，要么与财务部门所反映的会计信息不符。加之财务部门手工台账缺乏系统性、分类繁琐，企业的“ERP计划”最终搁浅。
同时，中小型企业的领导层与会计人员对会计信息化的理解和认同度并不高。一家小型生产企业的董事长告诉记者，包含会计信息系统在内的企业管理软件并不适用于规模小、人数少的企业。“在我们这样不到100人的单位，出门拐弯到隔壁办公室就能说清的事情，没有必要投入数百万装软件，利用不好，反而用大炮打了蚊子。”
“现在主要负责仓库物料出入库的凭证审核、内部投入产出汇总结算和材料成本的核算工作，尚未取得技术职称，计划明年参加考试。不会考到会计信息化吧，单位的注意力放在销售、产值方面，把电算化做好就不错了。”供职于一家中型民营企业的会计人员对记者说。
在褚智青眼中，他所走过的数十家民企均有实行会计信息化的需求和必要，却缺乏实行会计信息化的基础。究其原因，褚智青认为：
其一，多数企业只是利用电脑处理会计的基本核算，财务人员录入的数据，基本上只是单纯地为了记账，完成事后对业务的反映工作。
其二，财务软件开发人员会计知识贫乏，导致软件开发不到位，很难满足企业会计信息化和内部控制的需要，这使得有些核算还需手工完成。
其三，商业软件具有通用性，而对某个行业、企业来说，缺乏针对性，给使用者造成不便，无法满足需要。
其四，盲目引进，无视企业实情，不惜巨资盲目采购国外财务软件，而与企业实际情况相差较远。
其五，受制于成本效益原则，目前我国的会计软件单机版或网络版其价格在几千元到数万元。而中小企业生产经营所需的资金流数量有限，企业主更愿意将有限的资金投入到更急需的地方，使得会计信息化的时间向后推迟。
其六，软件市场不规范，部分从事财务软件销售和的公司，往往只重视自身的经济效益，追求量的突破，而没有真正在服务和技术上狠下功夫，卖了软件就大功告成，致使部分实行会计电算
化的单位由于购买的财务软件不合格，出故障频率高，或者技术服务跟不上，用户操作中有问题，要么找不到技术服务人员，无处问，没人管，要么技术服务人员解决不了软件应用问题。故用户始终不敢甩掉手工账，严重地影响会计信息化发展。
其七，企业管理由于缺乏规范性、标准化，没有严密的制度和过程控制，生产、销售、财务、仓库保管等基础性工作环节的数据失真或缺失，导致财务软件“有力没处使”，形成资源浪费。
其八，会计人员素质影响会计信息化进程，大部分民营企业会计年龄结构偏大，知识结构陈旧、老化，难以彻底更新、学习新的知识，客观上形成了推进会计信息化进程的阻力。“好比WORD软件的使用，使用者得具备识文断字、会打字等基本素质。”
在褚智青的工作笔记上，密密麻麻写下如下解决方案：
第一，配备和培训专业人员使人员配备和系统建设同步进行，以便系统一旦建成即可投入运行。
第二，整理手工账，包括整理所有的手工单据、凭证、卡片、账簿、报表，并核对无误，保证账单相符、账证相符、账卡相符、账账相符、账表相符、账实相符，并保证单位内部、本单位和外单位之间账项核对无误；根据已生成的会计科目体系及单位核算和管理的要求，建立起规范的管理和辅助核算科目体系；结合有关职能部门和内部管理需要，建立起一套健全的会计报表体系；全部数据准备完毕之后，逐笔进行正确性、合法性校验，为将手工会计核算资料输入计算机做好准备工作。
第三，进行总会计师、会计主管、数据操作录入员、出纳人员、系统管理员和维护员、数据管理员、档案管理员等不同类别的人员分工。
第四，进行财务数据初始化，这是实现会计信息化一项十分重要的工作，它是整个工作的基础。
第五，人机并行，在甩掉手工账之前，手工会计处理和计算机会计处理的并行时间至少需要3个月且两者结果一致。……
“上面的道理老板都知道，但很多企业往往走到第一步，最多到第二步就打了退堂鼓。在第一步买软件、电脑、铺设局域网，企业还踌躇满志，到涉及到基础性工作时，千头万绪消磨了企业最初的热情。”褚智青告诉记者，曾经任职过的一家企业投入数百万元购买财务软件后，由于数据缺失与前后矛盾，“愣是把计算机弄傻了”，不久这项投入成为闲置的“沉没成本”。
褚智青告诉记者，大部分民营中小型企业实现会计信息化前，“得解决千头万绪的问题，做好充分准备再上马”，但等待问题全部解决后再开展会计信息化，也不现实。可以在条件成熟6～7成时着手会计信息化，在尝试中逐步完善企业基础工作，使两者相得益彰。
武汉理工大学管理学院会计系副教授廖联凯，从事企业会计管理信息系统应用、战略管理会计、ERP、管理创新，他向记者介绍说，我国数量上占绝大多数的中小型企业，有开展会计信息化建设的硬件基础和一定的软件基础。若推行会计信息化，应该采取两步走的方法，即先“电算化”，再“信息化”。同时，在会计从业人员资格获取和继续教育中补充会计信息化内容并做出具体考核要求。这样一来，作为“信息化”基础的“电算化”就可以先在我国中小型企业实现，并且随着“电算化”的逐步深入逐步迈入到“信息化”。
软件行业：亟待提供统一、专业的服务
财政部副部长王军，在中国会计学会会计信息化委员会暨XBRL中国区组织的成立大会上提出，推进我国会计信息化建设的指导思想、发展目标和总体任务主要是“健全一个体系、建立一个平台、形成一套标准、打造一支队伍、培育一个产业”。“培育一个产业”是要培育一个为相关单位提供软硬件产品供给、技术服务和咨询服务，服务质量上乘、社会声誉良好、发展前景广阔的会计信息化服务产业，推动我国会计信息语言的标准化、规范化，会计信息运用的自动化、集成化，会计信息服务的市场化、社会化和会计行业的智能化、现代化。
关于会计信息化服务产业的发展，用友软件股份有限公司副总裁曾志勇提出分级响应、标准规范的建议。他认为，随着会计信息化的不断普及，应用各种会计信息化软件的用户不断增多，服务需求量不断增大，作为会计信息化软件提供的厂商或者会计信息化推广机构，不仅需要建一套专业的、全方位的服务体系，还要本着如何为广大最终客户提供多样化服务方式、统一标准的服务的理念，在全国各地发展服务中心，并辐射到每个重点市区县。然而，目前能提供会计信息化服务的各地商或培训机构很多，但是缺乏统一的服务标准，不能让用户获得专业的服务，并将软件效能应用得更好。因此，会计信息化软件提供商需要提供相应的服务管理体系，让信息化应用者能获得更为专业的服务。要想实现统一、专业服务，需要完善统一服务管理平台、统一的服务流程和规范、统一的现场服务记录单、统一标准的服务产品以及统一的能力提升与管理体系。
曾志勇表示，软件及服务提供商面对各种个性化的客户服务时，不仅需要对自身和各级机构进行服务质量要求，还需要对其提供的服务项目及交付标准进行统一管理，建立统一的服务标准和收费原则，以便客户选择适合自己的服务产品。在一些常规的服务项目上，可以实现定制服务，那就是根据用户需求进行定制，结合用户的业务需求及阶段会计信息化实施进程安排，协助用户进行业务流程梳理和岗位设置等，帮助用户成功应用会计信息化软件。服务人员还需要为用户确定工作范围、工作任务、工作计划等。同时，后续需要给提供客户培训和一些热线服务、现场服务及各项预警服务。
中国软件行业协会财务及企业管理软件分会理事长许建钢表示，我国的会计信息服务产业还处于幼芽状态，需要进行培育。虽然已经有好几家软件商提供各类上市公司的会计信息数据库，但是大多仅仅停留在提供上市公司会计信息，以及一些加工程度较低的初级产品，“更广泛的会计信息服务很少见”。
许建钢认为，在信息化咨询方面，部分软件商和咨询机构也开始注重对企业信息化各个阶段提供咨询服务，但是还没有脱离软件商品的销售利益，仅仅是把它看成一种促销手段或业务拓展的辅助手段，这种带有一定私利咨询服务的质量“不敢恭维”，客户也不愿意支付咨询费用。另一方面，目前客户接受咨询的习惯还没有养成，由于文化和体制背景的影响，往往很少有企业会认真地花钱买专家的咨询意见，企业更多的是听上级的政策和指示，如上级领导提了信息化的要求，就一窝蜂地象搞运动一样的投资，而不考虑企业的实情。大多数企业在信息化过程中甚至根本就没有接受咨询服务的预算。
至于，目前信息化服务产业与市场的需求还有多大距离，许建钢认为，从供应商的竞争激烈程度看，似乎供给很大，但在企业需要服务时常常又找不到合适的供应商，关键是个性化服务不足，供应商没有考虑企业的具体需求。
他也同时指出，我国会计信息化服务产业面临的问题是政府的支持和认识不够。“从《关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见》中就看出，只有一处谈到这个问题，而且没有相对具体的要求。把会计信息化服务产业仅仅定位于技术支持，也不利于这个
产业的发展。政府和协会在发展我国会计信息服务产业方面，应该多开展一些有益的工作”。
会计业界：行业拐点渐行渐近企业、会计人员需适应
“按照会计信息化发展的趋势，大型企业的传统会计工作将消亡，这是非常可怕的。在这20余年的财务信息化进程中，采购原材料不需要财务人员做账，进入仓库保管就自动抛账，制作凭证的工作由系统代替了……传统会计核算逐渐消失，各分厂的财务工作逐渐集中到集团总部，大型企业的会计工作职业定位已转化为事前预测、事中控制、事后反映的分析能力方面。”上海国家会计学院信息部部长、计算机应用专业教授刘勤说，“从这一角度而言，财务信息化改变了大型企业会计从业人员的职业定位。在西方发达国家已经形成这一状况，他们预测在中国未来10年，也将如此，如何适应、能否适应，是对广大会计从业人员的考验。”他认为，会计信息化无疑是对财会从业人员影响很大的一项IT技术。随着社会的进步，IT技术的发展，仅仅具有会计专业知识已不能适应工作要求。针对每个从业人员个体，由于其具体从事的工作性质、所处的岗位层次、所服务的行业等因素的不同，会计从业人员需要掌握的IT知识也会呈现较大的差异，这就是研究会计从业人员Ⅱ知识结构的难点所在，也是目前一些会计类证书考试选择模块的根本原因。
上海国家会计学院副院长、教授管一民说，中国1200万财会人员中，中高层次、高素质的财会人员却很少。其中，了解IT技术的发展，以及真正了解IT技术对会计行业影响的财会人员就更少了。会计信息化主要是通过网络技术支持的，一切网络信息的传递与处理都要通过计算机的操作来实现，这就要求会计人才既是一名高水准的会计师，又是一名出色的计算机操作员，能熟练掌握各种会计软件的操作，熟悉国际会计及商务惯例，具有广博的社会文化和专业知识背景。
“我们在从事培训的工作中发现，会计人员对自身专业知识之外的技术了解不多”。他认为，会计岗位在企业、事业单位以及其它组织等经济体中都存在着。企业经营中的资金流、物资流、信息流都与会计人员密切相关。当企业经营越来越借助于信息的时候，IT技术也越来越影响到了会计人员。因此，作为符合会计信息化需要的会计人员的工作，根据工作需要掌握一些相关的IT知识是非常必要的。
“回到十多年前，会计电算化都是个比较陌生的概念，手工记账普遍，那时候的财务软件公司还处于艰苦的创业阶段。”高级会计师、证券特许会计师、注册资产评估师、注册税务师张连起认为，时至今日，掌握信息化软件的使用已经是会计人员的一个基本技能。注册会计师的独立审计是有一个既定的审计标准和审计程序，审计比照这些标准执行后，如果出现了问题，可以减轻或者免除审计责任。这在“不作假账”的舆论压力下，如何遵守准则尤其显得重要。对于执行审计的注册会计师而言，了解ERP知识是其面临的一个紧迫问题。这个例子也可以提醒IT公司，在培训客户的时候，不仅要包括客户的财务人员，也要考虑到客户的审计师的IT知识更新的需要。
武汉理工大学管理学院会计系副教授廖联凯认为，会计信息化给会计工作内容、职业定位带来的变化，应从多个角度看。从核算角度而言，会计人员依然遵循现行会计准则和制度，按照以往的方式方法和流程制证登账做表。从XBRL的目标来看，不管是降低信息交换成本、提高财务信息的可获得性，或者通过互联网提供具有时效性的信息从而提高信息的相关性，还是可自动交换并摘录财务信息而不受个别公司软件和信息系统的限制、减少为了不同格式需求的资料而重复输入的问题、解决由互联网上获取的HTML格式的财务信息不能直接用作分析、比较的困难等，这些都是通过相应的软件系统功能来实现。会计人员只是“使用”这个软件或借助这个系统而已，此时，会计信息化对会计人员的工作内容并没带来多大变化，对其职业素养也没提出新要求，相关的软件功能使用，简单培训一下就可以学会。
